GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ PHƯỚC ANH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM TRẦN TÀI LỘC GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN VĂN HĨA DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ PHƯỚC ANH Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Mã số : 60.34.04.02 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS HỒ TIẾN DŨNG TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2015 81 MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Kết cấu luận văn CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn hóa 1.1.2 Khái niệm văn hóa doanh nghiệp 1.2 Vai trị văn hóa doanh nghiệp 1.2.1 Văn hóa doanh nghiệp tạo nên sắc riêng có doanh nghiệp 1.2.2 Văn hóa doanh nghiệp nguồn lực tạo lợi cạnh tranh 1.2.3 Văn hóa doanh nghiệp ảnh hƣởng đến hoạch định chiến lƣợc 10 1.2.4 Văn hóa doanh nghiệp tạo động lực làm việc 10 1.2.5 Văn hóa doanh nghiệp giúp điều phối kiểm sốt 11 1.2.6 Văn hóa doanh nghiệp giúp giảm xung đột 11 1.3 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hình thành văn hóa doanh nghiệp 11 1.3.1 Văn hóa dân tộc - Văn hóa vùng miềm 11 1.3.2 Nhà lãnh đạo 12 1.3.3 Những giá trị văn học hỏi đƣợc 13 1.4 Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp 14 82 1.4.1 Cấp độ thứ - giá trị hữu hình doanh nghiệp 14 1.4.1.1 Kiến trúc đặc trƣng diện mạo doanh nghiệp 14 1.4.1.2 Các lễ k niệm, lễ nghi sinh hoạt văn hóa 15 1.4.1.3 Ngơn ngữ, hiệu 15 1.4.1.4 Biểu tƣợng; đồng phục, truyền thuyết, giai thoại 15 1.4.2 Cấp độ thứ hai - Những giá trị đƣợc tuyên bố 16 1.4.2.1 Triết lý kinh doanh 16 1.4.2.2 Tầm nhìn sứ mệnh 17 1.4.2.3 Mục tiêu chiến lƣợc 17 1.4.3 Cấp độ thứ ba - Những quan niệm 18 1.5 Định vị văn hóa doanh nghiệp 18 1.5.1 Mơ hình văn hóa tổ chức Kim Cameron Robert Quinn 19 1.5.1.1 Mơ hình văn hóa hợp tác (Collaborat e- clan culture) 20 1.5.1.2 Mô hình Văn hóa sáng tạo (Create – Adhocracy culture) 20 1.5.1.3 Mơ hình Văn hóa cạnh tranh (Compete – Market culture) 21 1.5.1.4 Mô hình Văn hóa cấp bậc (Control – Hierarchy culture) 21 1.5.2 Cơng cụ đánh giá văn hóa doanh nghiệp( OCAI) 21 1.6 Phát triển VHDN 22 1.6.1 Tác dụng việc phát triển VHDN 23 1.6.2 Các giai đoạn phát triển VHDN 24 1.6.2.1 Giai đoạn hình thành 24 1.6.2.2 Giai đoạn phát triển 25 1.6.2.3 Giai đoạn trƣởng thành suy thối 25 TĨM TẮT CHƢƠNG 26 83 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ PHƢỚC ANH 27 2.1 Giới thiệu chung Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh 27 2.1.1 Thông tin sơ lƣợc Công ty 27 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển 28 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 28 2.1.4 Tình hình nhân 29 2.1.5 Tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty giai đoạn 20122014 33 2.2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh 33 2.2.1 Thực trạng cấp độ văn hóa Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh 34 2.2.1.1 Thực trạng cấp độ văn hóa thứ - q trình cấu trúc hữu hình cơng ty 35 2.2.1.2 Thực trạng cấp độ văn hóa thứ hai - Những giá trị đƣợc tuyên bố 40 2.2.1.3 Thực trạng cấp độ văn hóa thứ ba - Những quan niệm chung 42 2.3 Định vị loại hình văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh 46 2.4 Ƣu điểm hạn chế VHDN Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh 49 2.4.1 Ƣu điểm 49 2.4.2 Hạn chế 49 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 50 TÓM TẮT CHƢƠNG 51 84 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH TMDV PHƢỚC ANH 52 3.1 Quan điểm mục tiêu phát triển văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh 52 3.1.1 Quan điểm phát triển văn hóa doanh nghiệp Công ty 52 3.1.2 Mục tiêu phát triển VHDN Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh 53 3.2 Giải pháp phát triển văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh 54 3.2.1 Nhóm giải pháp phát triển cấp độ văn hóa Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh 54 3.2.1.1 Giải pháp phát triển giá trị văn hóa hữu hình cơng ty 54 3.2.1.2 Giải pháp phát triển giá trị đƣợc tuyên bố 61 3.2.1.3 Giải pháp phát triển quan niệm chung 64 3.2.2 Nhóm giải pháp phát triển mơ hình văn hóa doanh nghiệp Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh 67 3.2.2.1 Định hƣớng 67 3.2.2.2 Giải pháp cụ thể 68 3.2.3 Một số giải pháp bổ trợ 75 3.2.3.1 Nâng cao ý thức VHDN cho thành viên 75 3.2.3.2 Kết hợp truyền thống đại phát triển VHDN 75 3.2.3.3 Tăng cƣờng đầu tƣ vật chất cho phát triển VHDN 75 3.3 Kiến nghị 76 3.3.1 Kiến nghị Chính Phủ 76 3.3.2 Kiến nghị Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 76 3.4 Những hạn chế đề tài kiến nghị nghiên cứu 77 TÓM TẮT CHƢƠNG 78 KẾT LUẬN 79 85 86 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Phân bổ nhân lực phận 30 Bảng 2.2 Số liệu cấu trình độ CBCNV 30 Bảng 2.3 Số liệu cấu ngành nghề CBCNV 31 Bảng 2.4 Số liệu cấu độ tuổi CBCNV 32 Bảng 2.5: Doanh thu công ty giai đoạn năm 2012-2014 33 Bảng 2.6: Đánh giá CBCNV kiến trúc trụ sở trang trí nội thất 36 Cơng ty - (Trích nguồn thu thập tác giả) 36 Bảng 2.7: Đánh giá CBCNV biểu tƣợng (Logo) hiệu (Logan) Công ty - (Trích nguồn thu thập tác giả) 37 Bảng 2.8: Đánh giá CBCNV Các lễ k niệm, lễ nghi sinh hoạt văn hóa Cơng ty - (Trích nguồn thu thập tác giả) 37 Bảng 2.9: Đánh giá CBCNV đồng phục Cơng ty - (Trích nguồn thu thập tác giả) 38 Bảng 2.10: Đánh giá CBCNV lịch sử, truyền thống Công ty 39 Bảng 2.11: Đánh giá CBCNV chuẩn mực hành vi ứng xử Công ty 40 Bảng 2.12: Đánh giá CBCNV giá trị cốt lõi Công ty 41 Bảng 2.13: Đánh giá CBCNV quan niệm chung Công ty 43 Bảng 2.14: Các kênh thông tin giá trị văn hóa cơng ty 44 Bảng 2.15: Kết khảo sát tƣơng đồng nhận biết cấp độ văn hố cơng ty lãnh đạo nhân viên (Trích nguồn thu thập tác giả) 45 Bảng 2.16 Đánh giá CBCNV loại hình văn hóa cơng ty 47 87 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1: Biểu đồ nhận dạng mơ hình văn hóa 22 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh 29 Hình 2.2 Biểu đồ cấu trình độ CBCNV 31 Hình 2.3 Biểu đồ cấu ngành nghề CBCNV 31 Hình 2.4 Biểu đồ cấu độ tuổi CBCNV 32 Hình 2.5: Biểu đồ nhận dạng loại hình văn hóa mong muốn 48 CBCNV Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh 48 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm gần đây, nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm đến việc xây dựng VHDN, đặc biệt Việt Nam hội nhập ngày sâu, rộng vào kinh tế toàn cầu, điều địi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải nhanh chóng hồn thiện nhân cách, trí tuệ, đồn kết, đồng lòng, xây dựng cộng đồng doanh nghiệp mạnh mẽ với hành trang “ Văn hóa kinh doanh Việt Nam” vững vàng, chủ động, sẳn sàng trƣớc thử thách Các doanh nghiệp khơng thể có phát triển bền vững khơng xây dựng cho mơi trƣờng văn hóa đặc thù Văn hóa doanh nghiệp đƣợc xây dựng suốt trình tồn phát triển doanh nghiệp, VHDN xác lập hệ thống giá trị đƣợc ngƣời làm việc doanh nghiệp chấp nhận, đề cao, ứng xử theo giá trị tạo nên khác biệt doanh nghiệp Nhận thức đƣợc tầm quan trọng VHDN, từ thành lập đến ban lãnh đạo Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh tích cực xây dựng giá trị cốt lõi VHDN suốt q trình SXKD cơng ty Tuy nhiên, qua nghiên cứu báo cáo tổng kết năm tài liệu văn hóa cơng ty xây dựng, tác giả nhận thấy việc xây dựng phát triển VHDN cơng ty cịn số tồn tại, hạn chế nhƣ sau: Thứ nhất, giá trị hữu hình cơng ty chƣa tồn diện nội dung chƣa đƣợc mang tính đại chúng Cụ thể, hoạt động văn nghệ, thể thao, du lịch, họp mặt… đƣợc cơng ty có tổ chức nhƣng chƣa thật “cầu nối” gắn kết ngƣời với giải tỏa sức ép công việc hàng ngày Thứ hai, tầm nhìn, sứ mệnh mục tiêu chiến lƣợc công ty không đƣợc đề cập thƣờng xuyên báo cáo dẫn đến có ban lãnh đạo cơng ty nhận thức đƣợc cịn nhân viên không hiểu biết vấn đề Thứ ba, kết đánh giá, khen thƣởng khả sáng tạo, cống hiến trí tuệ tập trung vào lãnh đạo phận Thứ tƣ, Công ty tập trung vào kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài, kết thành tích đạt đƣợc tập trung vào lãnh đạo công ty, điều cho thấy tảng loại hình VHDN cơng ty Văn hóa cấp bậc văn hóa cạnh tranh Ngồi ra, bên cạnh yếu tố nhƣ vốn, lao động, trình độ cơng nghệ… Văn hóa doanh nghiệp ln xem yếu tố then chốt định lực cạnh tranh cơng ty, đƣợc xem yếu tố dẫn đến thành công công ty Với thực trạng trên, để củng cố phát triển VHDN công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh nhằm cao lực hoạt động phát triển bền vững sản xuất kinh doanh, tác giả chọn đề tài “Giải pháp phát triển văn hóa doanh nghiệp Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại dịch vụ Phƣớc Anh” làm đề tài nghiên cứu khoa học giúp cho Công ty đánh giá lại giá trị cốt lõi VHDN công ty xây dựng thời gian qua đƣa giải pháp phát triển VHDN phù hợp chiến lƣợc phát triển công ty thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế cách bền vững Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài phân tích, đánh giá trạng yếu tố cấu thành VHDN định vị mơ hình VHDN Công ty Các mục tiêu cụ thể là:  Khảo sát, phân tích, đánh giá trạng yếu tố cấu thành VHDN Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh  Khảo sát để nhận dạng, định vị mơ hình VHDN Công ty mong muốn tƣơng lai  Đề xuất giải pháp phát triển VHDN Công ty Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu đề tài VHDN nói chung VHDN Công ty từ thành lập Phạm vi nghiên cứu đề tài Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ Phƣớc Anh với tồn thể cán bộ, cơng nhân viên Công ty Thời gian nghiên cứu khảo sát: Từ tháng 09/2014 đến tháng 02/2015 Phƣơng pháp nghiên cứu Các phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc sử dụng đề tài bao gồm:  Phƣơng pháp phân tích thông qua thông tin thứ cấp bao gồm quy định tài liệu văn hóa Cơng ty nhận định chuyên gia để đánh giá thực trạng VHDN Công ty  Phƣơng pháp chuyên gia: Thảo luận gởi phiếu khảo sát cho cán 100 Để khơng lãng phí nổ lực bỏ ra, đơn vị không nên dừng lại sau thực 3S Sau bƣớc để thực “Săn sóc”: - Bƣớc 1: Duy trì 3S đầu , - Bƣớc 2: Tạo thói quen u thích - Bƣớc 3: Áp dụng quản lý trực quan - Bƣớc 4: Đánh giá 5S lãnh đạo cấp cao - Bƣớc 5: Tổ chức phong trào thi đua phòng ban, phân xƣởng tổ chức nhằm lôi kéo, hút ngƣời tham gia chƣơng trình 5S Khi thực “Săn sóc” cần nêu rõ tên ngƣời chịu trách nhiệm nơi làm việc hay máy móc Việc kiểm tra đánh giá thƣờng xuyên thành viên tổ 5S đơn vị thực Đừng tìm chỗ xấu, để phê bình mà phải ý tìm hay, tốt để khen thƣởng, động viên + Thực S5 (sẵn sàng) - Bƣớc 1: Tiếp tục thực 4S ổn định, cần phải làm cho ngƣời thực 4S nói cách tự giác nhƣ thói quen hay lẽ sống Khơng có cách thúc ép thực 5S tốt thƣờng xuyên thực hành ngƣời yêu 5S - Bƣớc 2: Xây dựng qui tắc hay ràng buộc chung nhƣ qui tắc an toàn vệ sinh, k luật lao động, qui định quản lý, trang phục, v.v… - Bƣớc 3: Giáo dục huấn luyện ngƣời thực qui tắc, ràng buộc Cần phải tạo bầu khơng khí lành mạnh để ngƣời thấy thiếu 5S, muốn cần phải lƣu-ý xem nơi làm việc nhƣ ngơi nhà thứ hai Nếu ta mong muốn thƣờng xun làm cho ngơi nhà sẽ, vệ sinh, ngăn nắp, lại không cố gắng làm cho nơi làm việc sẽ, thoải mái, dễ chịu nhƣ nhà 101 PHỤ LỤC QUY TẮC ỨNG XỬ TRONG CÔNG TY TNHH TM DV PHƢỚC ANH 1.Ứng xử nội bộ: 1.1 Văn hóa công sở: - CBCNV tuân thủ theo quy định mặc đồng phục, đeo bảng tên thời gian làm việc thời gian công tác - Tác phong giao tiếp ứng xử chuyên nghiệp, văn minh lịch - Đi, đứng tƣ đàng hồng, khơng qua dội dàng hay chậm chạp - Không để tay túi quần trình giao tiếp - Đi vào khỏi phịng đóng mở nhẹ nhàng, trƣớc vào phòng khác nên gõ cửa, khỏi phịng phải đóng - Khơng khốc vai, nắm tay nhau, nhìn chằm chằm vào trỏ vào phịng làm việc ngƣời khác - Khơng dựa vào tƣờng hay vật xung quanh nói chuyện 1.2.Văn hóa chào hỏi: - Đứng với tƣ đĩnh đạc, mắt nhìn thẳng ngƣời đối diện thể tôn trọng - Giữ lƣng thẳng, gật đầu nhẹ nhàng chào Miệng cƣời, ánh mắt thân thiện thể thiện chí - Khi ngƣời đƣợc chào bận giao tiếp với ngƣời khác, cần cƣời gật đầu nhẹ nhàng Đối tƣợng Khách hàng/đối tác Quy tắc chào Thời điểm chào hỏi Khi khách hàng Xin chào ông/bà (anh/chị) đến 102 Tạm biệt ông/bà Cấp dƣới chào cấp (anh/chị) Khi khách hàng Bắt tay, cƣời Đồng nghiệp chào Khi gặp lần đầu Chào anh/chị Xin chào anh/chị/em ngày Khi gặp lần đầu ngày Thứ tự ƣu tiên chào: + Giữa nhân viên với cấp trên: Nhân viên chào cấp trƣớc, đƣợc chào cấp chào lại + Giữa đồng nghiệp cấp: Ngƣời tuổi chào ngƣời nhiều tuổi trƣớc Cách thức bắt tay: + Dùng tay phải để bắt tay, bắt tay mắt nhìn thẳng ngƣời đối diện + Bắt tay với tƣ bình đẳng (phụ nữ ngồi) hữu nghị tơn trọng lẫn Chỉ nên siết nhẹ biểu nồng ấm thân thiết Bắt tay lần lƣợt ngƣời theo thứ tự đến trƣớc, đến sau, ngƣời cao tuổi hơn, ngƣời có chức vụ cao Khi vị trí xã hội thấp hơn, cần chờ đổi tác chìa tay trƣớc + Không cúi lƣng hay cầm hai tay ngƣời đối diện bắt tay, không tỏ thái độ khúm núm, dù đối tƣợng nhân vật quan trọng đến mức + Không bắt tay lâu, lắc mạnh, lắc lia lịa, kèm theo cƣời nói oang oang, huênh hoang, toe toét, giơ hai tay Không buông thõng thả lỏng tay biểu hời hợt, lạnh nhạt, gƣợng ép bắt tay 1.3 Văn hóa giới thiệu tự giới thiệu: - Giới thiệu: + Giới thiệu ngƣời có địa vị thấp cho ngƣời có địa vị cao + Giới thiệu tên kèm theo chức vụ ngƣời đảm nhiệm + Giới thiệu ngƣời quan trƣớc với đối tác/ngƣời đến (ƣu tiên giới thiệu theo chức vụ, tuổi tác từ cao đến thấp) - Tự giới thiệu: + Với đối tác cần giới thiệu ngắn gọn tên, phận làm việc đơn vị, tránh rƣờm rà nhƣng không đại khái, qua loa + Thái độ tự giới thiệu lịch sự, khiêm nhƣờng 1.4 Văn hóa sử dụng danh thiếp: - Ln chuẩn bị sẳn danh thiếp để gặp đối tác trao đƣợc danh thiếp thay lời giới thiệu đầu tiên, đặc biệt với đối tác ngƣời nƣớc ngồi - Dành thiếp gửi kèm theo quà tặng, đồ lƣu niệm, dùng để thăm hỏi, cảm ơn - Không dùng danh thiếp cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn - Khơng viết thơng tin khác danh thiếp in sẵn - Ngƣời tự giới thiệu đƣa danh thiếp trƣớc đứng lên đƣa Ngƣời đƣợc giới thiệu đƣa danh thiếp sau nhận đƣợc danh thiếp ngƣời đối diện - Giữ khoảng cách cánh tay nhận danh thiếp Nhìn xác nhận lại thông tin danh thiếp - Nếu cần thiết, hỏi thông tin cách phát âm tên thơng tin chƣa rõ danh thiếp - Khi trao đổi danh thiếp với nhiều ngƣời, bắt đầu với ngƣời vị trí cao Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, bắt đầu với ngƣời đứng đầu hai nhóm - Chú ý đƣa danh thiếp tay trái nhận bàng tay phải 1.5 Văn hóa trị chuyện: - Diễn đạt câu nói ngắn gọn, dễ hiểu truyền cảm, thể thái độ thân thiện, vui vẻ hòa đồng - Sử dụng từ ngữ đơn giản, rõ ràng xác, khơng dùng từ trừu tƣợng q chun mơn - Nói “tơi” để diễn tả ý kiến với ngƣời đối điện 1.6 Văn hóa ứng xử với đồng nghiệp: - Giữa lãnh đạo với nhân viên: - Khi gặp lãnh đạo, nhân viên phải chào trƣớc, thể kính trọng lễ phép Lãnh đạo phải đáp lại cách chào hỏi thân thiện gật đầu mỉm cƣời đáp lại cần thiết phải nói câu xin lỗi vội nghe điện thoại - Giữa nhân viên với nhân viên: + Ngƣời tuổi chào ngƣời lớn tuổi trƣớc + Các CBCNV gặp phải chào hỏi lịch sự, mực 1.7 Văn hóa giao tiếp điện thoại: - Trả lời không muộn hồi chuông - Khi gọi đi, câu đầu tiên: Chào hỏi + xƣng danh; nhận điện thoại, câu đầu tiên: Alô + tên đơn vị/tên + xin nghe - Nói chuyện qua điện thoại phải ngắn gọn, rõ ràng, không ảnh hƣởng ngƣời xung quanh, giọng nói rành mạch, truyền cảm để ngƣời nghe hiểu đƣợc - Không nên tranh cãi qua điện thoại Nếu cần thiết giữ thái độ bình tĩnh, vấn đè giải qua điện thoại nên hẹn gặp để trao đổi trực tiếp - Giọng nói lịch sự, lắng nghe lời ngƣời khác Không cắt ngang chừng câu nói ngƣời khác biết ngƣời ta định nói trƣớc - Kết thúc gọi lời chào cảm ơn đặt máy nhẹ nhàng - Đặt chuông điện thoại đủ nghe (đặc biệt điện thoại di động) để không ảnh hƣởng ngƣời khác, đặc biệt sinh hoạt, hội họp, hội nghị, phải đặt chế độ báo có gọi không để chuông báo - Trƣờng hợp ngƣời gọi để lại lời nhắn, ngƣời nhận điện thoại phải có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn - Không sử dụng điện thoại quan, đơn vị để thực nói chuyện mục đích cá nhân 1.8 Văn hóa hội họp: - Nghi thức họp: + Đến trƣớc 3-5 phút trƣớc họp bắt đầu Hiểu rõ yêu cầu nội dung họp Khi không tham gia họp với lý đáng đến muộn phải thơng báo với ngƣời tổ chức trƣớc họp đƣợc bắt đầu + Nếu có điểm chƣa rõ họp phải trao đổi với ngƣời có trách nhiệm, tuân thủ điều hành ngƣời chủ trì Điện thoại ln chế độ rung + Hạn chế nghe điện thoại họp, nghe điện thoại khỏi phịng họp thoả mãn điều kiện: khơng phải ngƣời thuyết trình, phát biểu, khơng thuộc đối tƣợng việc thuyết trình, phát biểu + Không làm việc riêng họp Tôn trọng ý kiến ngƣời khác, thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng họp Chú ý lắng nghe ý kiến ngƣời khác trƣớc trình bày ý kiến mình, tránh ngắt lời ngƣời khác Đăng ký đƣa tín hiệu xin phép trƣớc phát biểu - Vị trí ngồi buổi họp: * Trong buổi họp có đổi tác đơn vi: + Lãnh đạo cao đơn vị thành phần họp ngồi vào ghế chủ toạ Đối tác ngồi đối diện với Lãnh đạo cao + Ngƣời quan trọng thứ hai đơn vị ngồi phía tay phải Lãnh đạo cao + Ngƣời quan trọng thứ hai đối tác ngồi phía bên tay phải đối tác + Các vị trí khác xếp theo thứ tự ƣu tiên (ngồi phía tay phải quan trọng phía tay trái) * Trong buổi họp nội + Lãnh đạo ngồi vào ghế chủ toạ đƣợc bố trí trung tâm quay mặt phòng họp nhằm bao quát hết thành phần tham dự + Ngƣời quan trọng ngồi sau lãnh đạo, vị trí bên cạnh phía tay phải tay trái lãnh đạo + Các vị trí khác xếp theo thứ tự ƣu tiên (ngồi phía tay phải quan trọng phía tay trái), nên bố trí bảng tên, chức vụ nhân vật quan trọng Lưu ý: Việc xếp ghế ngồi bàn phải đảm bảo hợp lý để ngƣời đứng lên phát biểu buổi họp đƣợc dễ dàng thoải mái 1.9 Văn hóa tổ chức tiệc dự tiệc: - Bố trí chỗ ngồi dự tiệc: + Chỗ ngồi tiệc chiêu đãi phải tƣơng xứng với cƣơng vị khách mời + Để khách ngồi thoải mái, rộng rãi; chỗ ngồi hai khách cách khoảng 0,6 - 0,7m + Nếu bàn hình chữ nhật khơng nên rộng q 1,6m để khách trị chuyện đƣợc với Bàn trịn đƣờng kính 2m xếp cho 8-10 ngƣời, đƣờng kính 4m xếp cho 16 ngƣời, đƣờng kính 4,5m xếp cho 18-20 ngƣời + Xếp theo địa vị ngoại giao ngƣời dự tiệc Nếu nên xếp xen kẽ nam nữ, chủ khách + Nếu nam nữ địa vị ƣu tiên cho nữ, chủ khách có địa vị ƣu tiên cho khách, xếp vợ, chồng (hoặc ngƣời thân) ngồi cạnh + Chủ tiệc ngồi vị trí trung tâm quay cửa để dễ quan sát + Cần tính đến trình độ ngoại ngữ ngƣời dự tiệc - Phong thái dự tiệc: + Khi CBCNV đƣợc mời tham dự tiệc, trang phục phải phù hợp với bữa tiệc, lịch sự, trang nhã, thoải mái tự tin giao tiếp + Ngồi ăn với tƣ đàng hoàng, tự nhiên, không để khu u tay lên bàn không dùng tay để cầm, bốc thức ăn mà phải dùng đũa, dao, thìa, + Ăn xong để đĩa ngƣời phục vụ đem khơng đẩy đĩa sang phía bên cạnh, đặc biệt phía khách mời + Khơng nên dùng đũa, thìa để gắp thức ăn cho khách + Khơng húp canh, nhai nhồm nhồm, gặm xƣơng, nhè xƣơng thiếu văn hoá + Vừa ăn vừa nói chuyện với ngƣời bên cạnh, nhƣng lƣu ý tránh nhai thức ăn Trong bữa tiệc nói chuyện vui vẻ hịa nhập vào chủ đề cách cởi mở thân thiện, khơng nên nói nhiều trị, nói điều tiết lộ bí mật quan + Không ép khách uống nhiều rƣợu bia đặc biệt khách lãnh đạo cấp trên, lãnh đạo cấp Bộ, Ngành, Đảng, Chính phủ đối tác ngƣời nƣớc ngồi; thân khơng uống nhiều rƣợu bia, tuyệt đối khơng để say + Nếu muốn ngồi cần lặng lẽ không gây ý cho ngƣời khác + Khi xỉa cần che miệng Chủ tiệc không ăn xong trƣớc khách 1.10 Văn hóa xe tơ: - Ngƣời có chức vụ cao ngồi bên phải hàng ghế sau xe, tiếp ngƣời quan trọng thứ ngồi vị trí tay trái ngƣời lãnh đạo cao Trƣờng hợp đặc biệt xếp ba ngƣời ngồi ghế sau nhƣng ngƣời ngồi ngƣời có chức vụ thấp so với hai ngƣời bên cạnh - Cán nhân viên thƣ ký, phiên dịch viên ngồi ghế hàng với lái xe Cán nhân viên (trừ phụ nữ) xe dừng, xuống trƣớc mở cửa cho lãnh đạo 1.11 Văn hóa cơng việc: - Mọi hành động, lời nói, việc làm văn phải đƣợc thực theo nguyên tắc tuân thủ quy định pháp luật Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh - Đề cao trách nhiệm cá nhân, khơng trốn tránh, đối phó, đổ thừa, đùn đẩy trách nhiệm Ln có thái độ cầu thị, thẳng thắn, chân thành tham gia đóng góp thực giải cơng việc - Tồn tâm tồn ý cơng việc, thực hết trách nhiệm đƣợc giao, đảm bảo hồn thành cơng việc cách nhanh chóng, xác hiệu - Luôn hợp tác, chia sẻ kiến thức, thông tin để giải công việc đạt chất lƣợng hiệu cao nhất, lợi ích chung Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh nhƣ phát triển chung đất nƣớc - Cấp phải tạo điều kiện để cấp dƣới trình bày ý tƣởng mình, tạo mơi trƣờng thoải mái, thuận lợi để thảo luận, bàn bạc, tôn trọng ý kiến cá nhân chịu trách nhiệm định Ngƣợc lại, cấp dƣới có quyền đề xuất ý tƣởng giải pháp thực tốt cơng việc, mang lại giá trị lợi ích chung nhƣng cấp định phải tuyệt đối tuân thủ - Không lạm dụng quyền lực hay chức vụ, lợi dụng nhiệm vụ đƣợc phân công để thực hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp, vi phạm quy trình, quy phạm, nội quy đơn vị, ngành chủ trƣơng sách Đảng, pháp luật Nhà nƣớc - Thẳng thắn thừa nhận sai lầm (nếu có) thực cầu tiến sửa chữa khuyết điểm 1.12 Văn hóa nơi làm việc: - Đối với nơi làm việc cá nhân: + Giữ gìn cảnh quan nơi làm việc sẽ, gọn gàng, xếp dụng cụ, thiết bị phục vụ công việc, vật dụng cá nhân ngăn nắp, khoa học + Khi hết khỏi nơi làm việc, tài liệu phải đƣợc xếp lại ngắn, thiết bị văn phòng sử dụng điện phải đƣa chế độ không làm việc - Đối với nơi làm việc chung: + Giữ gìn cơng sở xanh, sạch, đẹp, an toàn, văn minh Bàn ghế, vật dụng thiết bị văn phòng phải bố trí khoa học, thơng thống, đảm bảo u cầu tiêu chuẩn an toàn vệ sinh lao động phịng chổng cháy nổ, khơng vứt rác, giấy bỏ vật liệu khác bừa bãi Không ăn quà vặt phịng làm việc, + Khơng tụ tập, tán gẫu, trò chuyện ồn gây ảnh hƣởng đến ngƣời xung quanh - Văn hóa làm việc: + Đi làm giờ, biết chào hỏi ngƣời đến chỗ làm Liên lạc trƣớc với ngƣời quản lý để xin phép buộc phải vắng mặt hay muộn + Ln ý thức đƣợc hành vi Lời nói ngắn gọn, dễ nghe Tránh cắt ngang lời ngƣời khác gây việc khiến ngƣời khác bực + Không rời chỗ làm thời gian làm việc trừ trƣờng hợp phải công tác + Thái độ vui vẻ, cởi mở với đồng nghiệp, không biểu lộ vấn đề cá nhân làm việc Tránh cản trở ngƣời khác trình làm việc + Tắt hết thiết bị điện đặt thiết bị an toàn vào chỗ quy định chào tạm biệt trƣớc rời văn phịng 1.13 Văn hóa quan hệ bạn bè, đồng nghiệp: - Tôn trọng đồng nghiệp: + Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh cam kết tạo bầu khơng khí làm việc tơn trọng lẫn nhau, loại trừ quấy rối, xúc phạm, đe doạ CBCNV + Cán quản lý phải giải thích rõ lời nói hành động quấy rối, xúc phạm chấp nhận đƣợc hành vi đạo đức nghề nghiệp không cần phải loại bỏ - Sử dụng phân quyền: + Làm việc Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh vị trí cơng việc cán có đƣợc phân quyền định theo có quyền hạn định Cơng ty TNHH TM DV Phƣớc Anh cam kết sử dụng phân quyền thận trọng sở tơn trọng, bình đẳng CBCNV, khách hàng, đối tác,… + Lạm dụng quyền hạn mức thƣờng khó nhận biết khơng thể lƣờng trƣớc Sử dụng quyền hạn cách vô ý thiếu tôn trọng dẫn đến hậu xấu khách hàng, đối tác đồng nghiệp, thái độ nhân viên thƣờng đƣợc biết đến nhƣ tiếng nói tổ chức, ảnh hƣởng xấu tới uy tín Cơng ty TNHH TM DV Phƣớc Anh CBCNV cần nhận thức rõ tổn hại tiềm tàng sử dụng quyền hạn cách vơ ý thiếu tơn trọng mang lại - Tuyển dụng đề bạt: + Việc tuyển dụng đề bạt tuân thủ quy trình tuyển dụng quy chế tuyển dụng, đề bạt cán đƣợc quy định sách nhân Cơng ty TNHH TM DV Phƣớc Anh Công tác tuyển dụng cần bảo đảm tính khách quan, trung thực + Cấm hành vi tiêu cực, mƣu lợi cá nhân, quan liêu, cửa quyền tuyển dụng làm ảnh hƣởng đến hình ảnh uy tín Cơng ty TNHH TM DV Phƣớc Anh Văn hóa quan hệ với bên ngồi - Trong mơi trƣờng Cơng ty TNHH TM DV Phƣớc Anh, cán quản lý nhân viên chia sẻ trách nhiệm, giữ cho tổ chức tránh đƣợc rắc rối nảy sinh hay mâu thuẫn lợi ích hoạt động bên ngồi đem đến Cụ thể, nhân viên tham gia hoạt động xã hội, văn hoá, thể thao, định phải tuân theo nghĩa vụ, quy định thực phân bổ thời gian hợp lý để vừa hoàn thành chức trách, nhiệm vụ đơn vị vừa tham gia tốt hoạt động đó, tránh đƣợc rắc rối, ảnh hƣởng đến lợi ích Cơng ty TNHH TM DV Phƣớc Anh - Cơng ty TNHH TM DV Phƣớc Anh khuyến khích CBCNV học tập, trau dồi kiến thức nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, bảo đảm tn thủ quy định pháp luật quy định Công ty Bên cạnh khuyến khích CBCNV tham gia hoạt động bên ngồi-mang lại lợi ích cho Cơng ty làm phát triển thêm kinh nghiệm chuyên nghiệp kỹ nhân viên, xây dựng hình ảnh Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh cộng đồng xã hội Ứng xử với khách hàng với phƣơng châm “Sự hài lòng khách hàng thành cơng chúng tơi”: - Thái độ văn hố giao tiếp với khách hàng mang ý nghĩa quan trọng hoạt động quan hệ Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh với khách hàng, doanh nghiệp, nhà cung cấp, đối tác tổ chức, cá nhân khác Thái độ chuẩn mực, có văn hóa CBCNV khách hàng mang lại lợi ích lớn cho Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh, ngƣợc lại bất lợi cho Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh CBCNV thể thái độ ngƣợc lại Mọi CBCNV phải tuân thủ Quy định giao tiếp, với khách hàng Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh ban hành Trong giao tiếp với khách hàng phải nhiệt tình, trung thực, lịch sự, đảm bảo an tồn cho Cơng ty khách hàng - Khi giao dịch với khách hàng, CBCNV đại diện Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh giá trị văn hóa Cơng ty Công ty giao trách nhiệm cho CBCNV tin tƣởng họ đem tới khách hàng hình ảnh đẹp ngành điện Công ty - CBCNV thực nhiệm vụ giao tiếp khách hàng phải sử dụng trang phục thẻ nghiệp vụ theo quy định Giao tiếp với thái độ ân cần, gần gũi, biểu thân thiện, tôn trọng khách hàng - Đón tiếp khách hàng với lời chào hỏi trƣớc, cử nụ cƣời, ánh mắt gần gũi thân thiện chủ động giúp đỡ thấy khách hàng có biểu cần giúp đỡ (kể khách đến để gặp mình) - Nhanh chóng giải thắc mắc khách hàng, tuyệt đối tránh hành vi, cử chỉ, lời nói thiếu văn minh, đe dọa, cửa quyền, gây phiền hà cho khách hàng - Giao lƣu cởi mở với khách hàng phạm vi quyền hạn cho phép, sẵn sàng lắng nghe đề nghị ý tƣởng cải tiến hợp lý khách hàng Biết lắng nghe, cố gắng hiểu đƣợc khách hàng để đƣa cách diễn đạt phù hợp với khả hiểu biết khả ý họ - Trong giao tiếp với khách hàng phải thể thái độ tôn trọng cấp đồng nghiệp, không phát ngôn tùy tiện làm phƣơng hại đến tổ chức, cấp đồng nghiệp - Thực cam kết với khách hàng Quan hệ với đối tác với phƣơng châm “Hợp tác phát triển”: - Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh coi đối tác ngồi cơng ty, ngồi nƣớc nhƣ ngƣời bạn có mục đích, ln mong muốn mở rộng quan hệ hợp tác, thân thiện, bền vững sở hiểu biết, thơng cảm bình đẳng, bên có lợi tin tƣởng lâu dài Mở rộng quan hệ với đối tác nƣớc có nhiều thuận lợi kêu gọi đầu tƣ, hợp tác liền doanh, mở rộng hoạt động dịch vụ, kỹ thuật, tài - thƣơng mại, bảo hiểm, nghiên cứu khoa học, đào tạo - Khi tiếp xúc với đối tác, CBCNV Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh khẳng định vai trị, vị trí thơng qua cách giới thiệu, thái độ cƣ xử lịch thiệp, nghi thức hình thức phù hợp làm hài lịng đối tác, tránh phơ trƣơng, quảng bá khơng thực chất tiềm lợi - Thực quan hệ với đối tác sở tuân thủ pháp luật, cạnh tranh lành mạnh sở công nghệ tiên tiến, chất lƣợng sản phẩm đáp ứng yêu cầu hai bên Khi làm việc với đối tác nƣớc ngồi hay cơng tác nƣớc ngồi, CBCNV Cơng ty tn thủ tơn trọng luật pháp, văn hóa nƣớc bạn, tơn trọng hiệp định, thỏa thuận, biên ghi nhớ, mà Việt Nam ký kết tham gia - Công ty coi trọng mối quan hệ với thành viên, cổ đông đối tác, tôn trọng quyền lợi, minh bạch hoạt động sản xuất kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật - Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh bảo đảm phƣơng thức nội hoạt động đầu tƣ, mua sắm đƣợc áp dụng công minh bạch - Tuyệt đối không nhận hoa hồng, quà biếu, đặc ân, hay vận động bên khác từ phía đối tác (Nguồn: Quy định tài liệu VHDN Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh)