LV Thạc sỹ_hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH NYK logistics việt nam

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học, độc lập Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Tác giả luận văn MỤC LỤC PHỤ LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ: BẢNG: BIỂU: i TÓM TẮT Một hệ thống kiểm soát nội tốt cho phép doanh nghiệp quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty mình, góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp đứng vững trước cạnh tranh ngày gay gắt thị trường Công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam công ty bước đầu bắt tay vào xây dựng hệ thống kiểm soát nội nên gặp nhiều khó khăn vướng mắc như: việc ln chuyển thơng tin từ phịng ban cơng ty cịn chậm, cơng tác theo dõi doanh thu chi phí cơng ty cịn nhiều bất cập, hệ thống báo cáo chưa có biểu mẫu chuẩn…Xuất phát từ nhận thức em chọn đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty TNHH NYK Logistics Việt Nam” Luận văn tiến hành nghiên cứu, hệ thống hóa vấn đề lý luận chung kiểm soát nội doanh nghiệp trình tìm hiểu thực tế HTKSNB cơng ty, rút phân tích, đánh giá thực trạng đưa ý kiến, giái pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty trách nhiệm hữu hạn NYK Logistics Việt Nam Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn kết cấu thành chương Chương 1, luận văn trình bày lý luận chung hệ thống KSNB doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics nói riêng Trong mối quan hệ với quản lý, kiểm soát giai đoạn hay pha quản lý mà thực tất giai đoạn q trình này, hiểu kiểm soát chức quản lý Kiểm sốt hoạt động giám sát thực tiễn, từ cung cấp thông tin cho nhà quản lý, giúp nhà quản lý đánh giá tình hình thực tế để có định phù hợp kịp thời đảm bảo tính khả thi mục tiêu đề Trong doanh nghiệp chức kiểm tra kiểm soát thực hệ thống kiểm soát nội Hệ thống kiểm sốt nội hiểu tồn ii sách, bước kiếm sốt thủ tục kiểm soát thiết lập nhằm kiểm soát hoạt động đơn vị sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị như: bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy thông tin, đảm bảo việc thực chế độ pháp lý, hiệu lực quản lý HTKSNB nhà quản lý xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý Khi thiếp lập vận hành HTKSNB nhà quản lý thường hướng tới mục đích đề sau: Một, điều hành quản lý hoạt động kinh doanh cách có hiệu quả; Hai, đảm bảo chắn quy định chế độ quản lý thực thể thức; Ba, phát kịp thời hạn chế, thiếu sót trình hoạt động kinh doanh để đưa điều chỉnh biện pháp đối phó kịp thời; Bốn, phát hiện, ngăn chặn sai phạm gian lận kinh doanh; Năm, ghi chép kế toán đầy đủ, tin cậy thể thức nghiệp vụ hoạt động kinh doanh; Sáu, bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích Để thực chức kiểm tra kiểm soát hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp thường bao gồm phận cấu thành sau: Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên đơn vị bên đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội Các yếu tố thuộc mơi trường kiểm sốt đặc thù quản lý, cấu tổ chức máy đơn vị, sách nhân sự, cơng tác kế hoạch, ủy ban kiểm sốt yếu tố cuối mơi trường bên ngồi Hệ thống kế tốn phận quan trọng hệ thống thông tin doanh nghiệp Hệ thống kế toán đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống báo cáo kế tốn Trong đó, q trình lập ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng cơng tác kiêm sốt nội doanh nghiệp Mục đích hệ thống kế toán tổ chức nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài tổ chức đó, thoả mãn chức thơng tin kiểm tra hoạt động kế toán iii Các thủ tục kiểm sốt sách thủ tục giúp cho thị nhà quản lý thực hiện.Nó bảo đảm hoạt động cần thiết để quản lý rủi ro phát sinh trình thực mục tiêu đơn vị Các thủ tục kiểm soát thiết lập đơn vị dựa ba nguyên tắc bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Ngồi thủ tục kiểm sốt cịn bao gồm việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, q trình kiểm sốt vật chất tài sản sổ sách kiểm soát độc lập việc thực hoạt động đơn vị Kiểm toán nội phận độc lập đơn vị, thực chức kiểm tra đánh giá hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội đơn vị Bộ phận kiểm toán nội doanh nghiệp giúp cung cấp quan sát, đánh giá thường xuyên toàn hoạt động doanh nghiệp, bao gồm tính hiệu việc thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm soát nội Bộ phận kiểm toán nội hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp có thông tin kịp thời xác thực hoạt động doanh nghiệp, chất lượng hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh bổ sung qui chế kiểm sốt thích hợp hiệu Một hệ thống kiểm soát nội xây dựng hồn hảo cấu trúc, hiệu thật tùy thuộc chủ yếu vào nhân tố người, tức phụ thuộc vào lực làm việc tính đáng tin cậy lực lượng nhân Hệ thống kiểm soát nội dù thiết kế hồn hảo đến đâu khơng thể ngăn ngừa hay phát sai phạm xảy Bản thân hệ thống kiểm soát nội tồn hạn chế cố hữu sai sót người gây thiếu ý thức, mâu thuẫn quyền lợi, biến động tình hình, thủ tục kiểm sốt bị lạc hậu bị vi phạm… Bên cạnh việc trình bày phần lý luận chung hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp, luận văn trình bày đặc điểm doanh nghiệp logistics ảnh hưởng tới việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội Thứ nhất, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics thường cung cấp dịch vụ dịch vụ bốc xếp hàng hóa, dich vụ kho bãi lưu giữ hàng hóa, dịch vụ đại iv lý vận tải, đại lý làm thủ tục hải quan dịch vụ bổ trợ khác Đây hoạt động mang tính đặc thù phức tạp quản lý Để kiểm sốt tốt hoạt động nghiệp vụ địi hỏi nhu cầu chất lượng đội ngũ cán nhân viên cao, có tay nghề chun mơn vững HTKSNB doanh nghiệp phải xây dựng qui trình hoạt động cho phịng ban cách cụ thể, thủ tục kiểm soát phải đảm bảo tuân thủ cách nghiêm ngặt nhằm giảm bớt rủi ro phát sinh q trình thực Thứ hai, loại hình dịch vụ cung cấp đa dạng từ gom hàng, lưu kho, đóng gói, tổ chức vận chuyển, làm thủ tục thông quan…mỗi dịch vụ cung cấp lại có đặc thù riêng lại chuỗi liên tục trình cung cấp dịch vụ logistics cho khách hàng, điều đòi hỏi cấu tổ chức doanh nghiệp kinh doanh logistics phải xây dựng theo hướng chun mơn hóa, chức nhiệm vụ phòng ban tổ chức theo loại hình dịch vụ, tránh trùng lặp nhiệm vụ quyền hạn phòng ban Thứ ba, trình kinh doanh dịch vụ logistics chuỗi liên tục dịch vụ cung cấp phịng ban khác cơng ty, điều đòi hỏi doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics phải xây dựng hệ thống thông tin tốt đảm bảo ln chuyển thơng tin nhanh chóng, xác kịp thời Thứ tư, hoạt động Logistics ln phát sinh giao dịch tài với các chủ hàng, tổ chức thuộc bên thứ ba, đại lý bên nước Với bên lại có hợp đồng phân chia lợi nhuận, phạm vi quyền hạn trách nhiệm khác Số lượng đại lý thường lớn điều đòi hỏi cơng tác tổ chức tài kế tốn doanh nghiệp phải trọng đến việc theo dõi toán khoản thu chi, đối chiếu công nợ với đại lý nước Thứ năm, dịch vụ logistics tổ chức vận chuyển hàng hóa khắp nơi khắp giới tất loại hình vận chuyển Khi hàng hóa vận chuyển phải chịu chi phối thông lệ quốc tế, luật pháp nước khác tùy thuộc vào lịch trình hàng hóa Do thiếu hiểu biết hay bất cẩn nghiệp vụ dẫn đến vi phạm luật pháp nước địa luật pháp quốc tế, dẫn v đến rủi ro cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics Chính hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp kinh doanh logistics phải xây dựng cách chặt chẽ, kiểm sốt tốt qui trình, tính tn thủ hoạt động nghiệp vụ, đảm bảo pháp luật nước có liên quan nhằm nâng cao hiệu quả, giảm thiểu rủi ro Từ đặc điểm vậy, thấy doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics có mơi trường hoạt động phức tạp, dịch vụ đa dạng chịu nhiều chi phối từ thông lệ, luật pháp quốc tế, có mối quan hệ rộng với khách hàng đại lý nước Để đạt mục tiêu hoạt động kinh doanh địi hỏi hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics phải thiết kế phù hợp với đặc thù riêng ngành nghề kinh doanh Chương 2, luận văn đề cập đến thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam Trong chương luận văn trình bày khái quát trình hình thành phát triển cơng ty, đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty, thực trạng tổ chức hệ thống kiểm sốt nội cơng ty TNHH NYK logistics Việt Nam từ rút đánh giá mặt đạt hạn chế tồn việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Về lịch sử hình thành phát triển cơng ty, công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam thành lập vào hoạt động từ tháng năm 2006, công ty liên doanh hai công ty công ty cổ phần đại lý hàng hải việt nam công ty NYK logistics South Asia Pte (Singapore) Công ty thành lập với tên ban đầu công ty Tiếp vận Hồng Hà Văn phịng cơng ty đặt P805, tòa nhà HITC, 239 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội Lúc đầu công ty cung cấp dịch vụ vận tải, kho bãi làm thủ tục hải quan với văn phòng hoạt động Hải Phòng, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh Qua năm vào hoạt đơng cơng ty có bước tiến vững chắc, tốc độ tăng trưởng kinh doanh tốt, mở rộng phạm vi kinh doanh Ngoài trụ sở đặt Hà Nội, cơng ty có thêm chi nhánh vi phụ thuộc đặt Bắc Ninh thành phố Hồ Chí Minh văn phòng hoạt động khác Về đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam công ty kinh doanh lĩnh vực Logistics với hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận quốc tế, kho bãi, vận chuyển, đại lý hàng tàu Cơng ty cung cấp loại hình dịch vụ đa dạng với đại lý rộng khắp toàn giới Các dịch vụ mà công ty cung cấp chủ yếu là: dịch vụ vận tải, dịch vụ kho bãi, dịch vụ làm thủ tục hải quan, dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ thu gom giao nhận hàng xuất định Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty TNHH NYK logistics xây dựng gồm yếu tố mơi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin kế tốn, thủ tục kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt Đặc thù quản lý, công ty liên doanh hai công ty công ty cổ phần đại lý hàng hải Việt Nam công ty NYK logistics South Asia Pte (Singapore) nên công ty chịu ảnh hưởng cách quản lý xây dựng hệ thống kiểm soát nội từ hai công ty trên, đặc biệt ảnh hưởng phong cách quản lý công ty NYK logistics South Asia Người lãnh đạo công ty người có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực logistics, chun mơn cao, trải qua nhiều vị trí ngành logistics nên nắm rõ loại hình hoạt động cơng ty Ban lãnh đạo cơng ty có ý thức xây dựng ban hành quy trình hoạt động doanh nghiệp quy trình mua sắm tài sản cố định, quy trình tuyển dụng, quy định khen thưởng, kỷ luật Tuy nhiên ban giám đốc lại chưa trọng đến tính đồng đầy đủ việc xây dựng quy trình Cơ cấu tổ chức, công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam xây dựng cấu tổ chức theo hướng chun mơn hóa hoạt động phịng ban dựa đặc điểm kinh doanh loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp theo phương châm gọn nhẹ hiệu Cơ cấu tổ chức công ty hình thành nên hệ thống quản lý xuyên suốt từ xuống việc ban hành định, thực thi mệnh vii lệnh, phân quyền hạn trách nhiệm, phạm vi công việc, tạo khả kiểm tra giám sát hoạt động kinh doanh thuận lợi Chính sách nhân sự, sách đào tạo cơng ty chủ yếu đào tạo chỗ, phận chủ động kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên Về sách tiền lương phúc lợi cơng ty chưa thực khuyến khích người lao động gắn bó lâu dài với công ty Mức lương sách phúc lợi cơng ty so với mặt chung công ty ngành nghề chưa cạnh tranh Hàng năm cơng ty có tiến hành đánh giá nhân viên để ghi nhận cố gắng, thành tích cá nhân, nhân viên cơng ty Công tác kế hoạch, kế hoạch kinh doanh công ty xây dựng từ dài hạn đến ngắn hạn Từ kế hoạch kinh doanh chung công ty triển khai chi tiết kế hoạch cho phòng ban Hàng năm giai đoạn cuối năm tài phịng ban gửi báo cáo kết thực năm vừa cho ban giám đốc, bao gồm kế hoạch doanh thu, chi phí hoạt động … Q trình thực kế hoạch theo dõi hàng tháng, vào số liệu báo cáo tình hình hoạt động thực tế, so sánh với số liệu kế hoạch để tìm chênh lệch Mơi trường bên ngồi, nhân tố bên ngồi luật pháp nước, luật pháp nước liên quan, thông lệ quốc tế Hoạt động lĩnh vực logistics đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải am hiểu thông lệ quốc tế, qui định luật pháp nước Hệ thống kế toán Mơ hình tổ chức phịng kế tốn cơng ty phân theo kế tốn mảng dịch vụ cơng ty cung cấp Kế toán trưởng lãnh đạo cao phịng tài kế tốn, đạo thực tồn cơng tác kế tốn, thơng tin kinh tế, đạo cơng tác tài cơng ty theo chế độ hành nhà nước quy định cơng ty Kế tốn tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số liệu với kế tốn phận, phát sai sót để kịp thời đưa biện pháp xử lý, hạch toán lập sổ sách theo dõi phần hành kế toán không thuộc phạm vi nghiệp vụ 80 HỆ THỚNG TÀI KHOẢN KẾ TỐN SỚ HIỆU TK Cấp Cấp Cấp Cấp 4 TÊN TÀI KHOẢN LOẠI TK TÀI SẢN NGẮN HẠN 111 1111 1112 1113 Tiền mặt Tiền Việt Nam Ngoại tệ Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 1121 Tiền gửi Ngân hàng Tiền Việt Nam 112 112101 Tiền Việt Nam – Ngân hàng Tokyo 112102 Mitsubishi Tiền Việt Nam – Ngân hàng TM cổ phần Nhà Hà Nội 1122 Ngoại tệ 112201 1123 Ngoại tệ - USD Ngân hàng Tokyo Mitsubishi Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 1131 1132 Tiền chuyển Tiền Việt Nam Ngoại tệ 131+ Mã Phải thu khách hàng Phải thu khách hàng 113 131 khách hàng 133 136 1331 Thuế GTGT khấu trừ Thuế GTGT khấu trừ hàng hoá, 1332 dịch vụ Thuế GTGT khấu trừ TSCĐ Phải thu nội 81 1361 1368 Vốn kinh doanh đơn vị trực thuộc Phải thu nội khác 1381 1385 Phải thu khác Tài sản thiếu chờ xử lý Phải thu dịch vụ đại lý giao nhận vận tải 138 13851 Phải thu dịch vụ đại lý giao nhận vận tải – thu chi hộ khách hàng 13851 + Phải thu dịch vụ đại lý giao nhận vận tải Mã khách – thu chi hộ khách hàng hàng 1388 139 141 141+ Phải thu khác Dự phòng phải thu khó địi Tạm ứng Tên nhân Chi tiết tạm ứng nhân viên viên 142 144 Chi phí trả trước ngắn hạn Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn LOẠI TK TÀI SẢN DÀI HẠN 211 2111 2112 2113 2114 2118 212 213 2131 2132 2133 2134 2135 2136 2138 214 2141 2142 2143 Tài sản cố định hữu hình Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị Phương tiện vận tải, truyền dẫn Thiết bị, dụng cụ quản lý TSCĐ khác Tài sản cố định thuê tài Tài sản cố định vơ hình Quyền sử dụng đất Quyền phát hành Bản quyền, sáng chế Nhãn hiệu hàng hố Phần mềm máy vi tính Giấy phép giấy phép nhượng quyền TSCĐ vơ hình khác Hao mòn tài sản cố định Hao mòn TSCĐ hữu hình Hao mịn TSCĐ th tài Hao mịn TSCĐ vơ hình 82 241 242 243 244 Xây dựng dở dang Mua sắm TSCĐ Xây dựng Sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí trả trước dài hạn Tài sản thuế thu nhập hoãn lại Ký quỹ, ký cược dài hạn 311 LOẠI TK NỢ PHẢI TRẢ Vay ngắn hạn 2411 2412 2413 3111 Vay ngắn hạn tiền mặt 3111+ Vay ngắn hạn tiền mặt theo đối tượng Mã đối tượng 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 3151 Nợ dài hạn chi tiết theo đối tượng +Mã đối tượng 331 331+ Mã Phải trả cho người bán khách Phải trả cho khách hàng hàng 333 3331 33311 33312 3332 3333 3334 3335 3336 3337 3338 3339 334 3341 3348 335 Thuế khoản phải nộp Nhà nước Thuế giá trị gia tăng phải nộp Thuế GTGT đầu Thuế GTGT hàng nhập Thuế tiêu thụ đặc biệt Thuế xuất, nhập Thuế thu nhập doanh nghiệp Thuế thu nhập cá nhân Thuế tài nguyên Thuế nhà đất, tiền thuê đất Các loại thuế khác Phí, lệ phí khoản phải nộp khác Phải trả người lao động Phải trả công nhân viên Phải trả người lao động khác Chi phí phải trả 83 336 338 341 3381 3382 3383 3384 3385 3386 3387 3388 341 + Mã Phải trả nội Phải trả, phải nộp khác Tài sản thừa chờ giải Kinh phí cơng đồn Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Phải trả cổ phần hoá Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn Doanh thu chưa thực Phải trả, phải nộp khác Vay dài hạn đối tượng Vay dài hạn chi tiết theo đối tượng 342 + Mã 342 đối tượng Nợ dài hạn Nợ dài hạn chi tiết theo đối tượng Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn Thuế thu nhập hoãn lại phải trả Quỹ dự phòng trợ cấp việc làm Dự phòng phải trả 344 347 351 352 LOẠI TK VỐN CHỦ SỞ HỮU 411 Nguồn vốn kinh doanh Vốn đầu tư chủ sở hữu 4111 Vốn đầu tư chủ sở hữu - VOSA 41112 Vốn đầu tư chủ sở hữu – NYK Logistics 4131 Singapore Pte Ltd Chênh lệch đánh giá lại tài sản Chênh lệch tỷ giá hối đoái Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối 4132 năm tài Chênh lệch tỷ giá hối đoái giai đoạn 412 413 414 415 418 41111 đầu tư XDCB Quỹ đầu tư phát triển Quỹ dự phịng tài Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 84 421 4311 4312 4313 Lợi nhuận chưa phân phối Lợi nhuận chưa phân phối năm trước Lợi nhuận chưa phân phối năm Quỹ khen thưởng, phúc lợi Quỹ khen thưởng Quỹ phúc lợi Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ 5113 LOẠI TK DOANH THU Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Doanh thu cung cấp dịch vụ 4211 4212 431 511 51134 Doanh thu cung cấp dịch vụ đại lý giao nhận 511341 vận tải 511342 Doanh thu dịch vụ vận tải 511343 Doanh thu dịch vụ kho bãi 511344 Doanh thu dịch vụ kê khai hải quan 511345 Doanh thu dịch vụ đại lý hãng tàu Doanh thu dịch vụ gom giao hàng xuất định Doanh thu hoạt động tài 515 5154 Thu lãi tiền gửi 5156 Thu lãi bán ngoại tệ LOẠI TK CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 632 Giá vốn hàng bán 6321 Giá vốn hàng bán - cung cấp dịch vụ 63214 Giá vốn hàng bán dịch vụ đại lý giao nhận 632141 vận tải 632142 Giá vốn dịch vụ vận tải 632143 Giá vốn dịch vụ kho bãi 632144 Giá vốn dịch vụ kê khai hải quan 632145 Giá vốn dịch vụ đại lý hãng tàu Giá vốn dịch vụ thu gom, giao hàng xuất 85 định Chi phí tài 635 642 6421 6422 6423 6424 6425 6426 6427 6428 6351 Chi phí hoạt động góp vốn liên doanh 6353 Chi cho thuê tài sản 6354 Lãi tiền vay 6356 Lỗ bán ngoại tệ Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phịng Chi phí khấu hao TSCĐ Thuế, phí lệ phí Chi phí dự phịng Chi phí dịch vụ mua ngồi Chi phí tiền khác LOẠI TK THU NHẬP KHÁC 711 Thu nhập khác 7118 Thu nhập bất thường khác LOẠI TK CHI PHÍ KHÁC 811 Chi phí khác 8118 Chi phí bất thường khác 8211 8212 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Chi phí thuế TNDN hành Chi phí thuế TNDN hỗn lại 821 LOẠI TK XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 911 Xác định kết kinh doanh 9111 Kết hoạt động sản xuất kinh doanh 9112 Kết hoạt động tài 9113 Phụ lục Kết hoạt động khác 86 QUI ĐỊNH QUẢN LÝ QUỸ TIỀN MẶT NYK LOGISTICS VIETNAM CO., LTD QUI ĐỊNH QUẢN LÝ QUỸ TIỀN MẶT MỤC TIÊU Văn hướng dẫn qui định quản lý quỹ tiền mặt công ty CÁC MẪU BIỂU LIÊN QUAN 4.1 Mẫu phiếu chi (C1) 4.2 Mẫu phiếu thu (C2) 4.3 Mẫu sổ quĩ (C3) 4.4 Biên kiểm kê quỹ tiền mặt (C4) NỘI DUNG 3.1 Quỹ tiền mặt ln trì mức tối thiểu không vượt mức tối đa ban giám đốc công ty định Mức quỹ tiền mặt tối đa quỹ 400 triệu đồng, mức tối thiểu 50 triệu đồng Quỹ tiền mặt sử dụng cho khoản toán 20 triệu đồng chi tạm ứng chi phí hoạt động cho nhân viên công ty phát sinh 3.2 Khách hàng công ty hướng dẫn để tốn hóa đơn qua tài khoản cơng ty mở ngân hàng Hạn chế tối thiểu việc thu tiền từ khách hàng tiền mặt Nếu có khoản doanh thu thu khách hàng tiền mặt cuối ngày kế tốn viên phải có trách nhiệm nộp vào tài khoản ngân hàng công ty, không dùng tiền cho khoản tốn tiền mặt 3.3 Quỹ tiền mặt phải ln cất két sắt an tồn, ln cất giữ riêng rẽ khỏi nguồn quỹ khác 3.4 Việc kiểm quỹ phải thủ quỹ tiến hành định kỳ tháng lần chứng kiến cấp Biên kiểm quỹ phải có chữ ký đầy đủ bên tham gia lưu giữ riêng 87 3.5 Kế toán trưởng ban giám đốc công ty chịu trách nhiệm việc kiểm kê quỹ định kỳ bất thường 3.6 Các yêu cầu thủ quỹ • Đảm bảo phiếu thu phiếu chi có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền ký duyệt, chữ ký kế tốn viên lập phiếu chi trước chi tiền thu tiền • Đảm bảo người nộp tiền người nhận tiền ký nhận đầy đủ lên chứng từ sau tốn • Các chứng từ tốn phải đóng dấu “Đã tốn” • Ghi chép đầy đủ khoản thu chi phát sinh vào sổ quỹ đối chiếu với số dư sổ kế toán 85 NYK LOGISTICS VIETNAM CO.,LTD Mẫu C1 PHIẾU CHI (PAYMENT VOUCHER) Liên Hà Nội, Ngày (Date Số : tháng / / năm Quyển số : ) Họ tên người nhận tiền (Receipt by) Địa : (address) Lý chi :(Payment for) Số tiền: (Amount) Kèm theo (attached file) Hà Nội, Ngày tháng năm Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết chữ) :………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………… 86 NYK LOGISTICS VIETNAM CO.,LTD Mẫu C2 PHIẾU THU (RECIEPT VOUCHER) Liên Số : Hà Nội, Ngày tháng năm (Date / / ) Quyển số : Họ tên người nộp tiền: (Deposit by) Địa : (address) Lý nộp : (Deposit for) Số tiền: (Amount) Kèm theo (attached file) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Hà Nội, Ngày tháng năm Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nộp đủ số tiền (viết chữ) :………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… 89 Mẫu NYK LOGISTICS VN CO.,LTD C3 SỔ QUỸ Tháng Số TT (1) Chứng từ Ngà Tên Ngày Số Số y người chứng phiếu phiếu tháng nhận/nộp từ thu chi (2) (3) (4) (5) (6) năm (7) Tồn đầu kỳ Tồn cuối kỳ Thủ quỹ Th u Chi Tồn Chi (8) (9) (10) (11) Diễn giải - Kế toán trưởng - 90 BIÊN BẢN KIỂM KÊ TIỀN MẶT (Mẫu C4) Hôm nay, ngày tháng năm , Cty TNHH NYK Logistics VN, chúng tơi gồm: Ơng/Bà: Chức vụ: Ông/Bà: Chức vụ: Cùng tiến hành kiểm kê tiền mặt quỹ với chứng kiến , kết sau: Loại tiền: đồng Stt Loại tiền Số lượng Số tiền 500.000đ 200.000đ 100.000đ 50.000đ 20.000đ 10.000 đ 5.000đ 2.000đ 1.000đ 10 500 đ 11 200 đ 12 100 đ 13 Các loại giấy tờ khác (ngân phiếu, séc ) 14 Tổng cộng 15 Số liệu theo sổ sách 16 Chênh lệch Lý chênh lệch: Các loại giấy tờ khác bao gồm (tên, số lượng, số tiền): Người đếm Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký ghi rõ họ tên Ký ghi rõ họ tên Ký ghi rõ họ tên 91 Phụ lục 3: HƯỚNG DẪN QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ I NHÂN VIÊN THỰC HIỆN: Nhân viên chứng từ hàng nhập, hàng xuất phòng dịch vụ đại lý hãng tàu II NỘI DUNG: Hàng xuất Bước 1: nhận thông tin từ nhân viên theo dõi đơn hàng hay từ khách hàng trước xuất hàng Nhân viên xem xét trước liệu để chuẩn bị cho việc lập chứng từ Bước 2: cập nhận thông tin xuất hàng Các nội dung cần phải có đầy đủ thơng tin: + Tên & địa người gửi hàng + Tên & địa người nhận hàng + Cảng dỡ hàng + Tên hàng/ Trọng lượng/ Thể tích + Số hiệu container/ Số chì + Phương thức trả cước Bước 3: Kiểm tra đối chiếu thông tin lô hàng + Kiểm tra lại thông tin lô hàng, phát có thơng tin bị sai sót phải báo lại cho nhận viên trường để kiểm tra + Nếu thơng tin đồng tiến hành lập vận đơn nháp chứng từ liên quan khác (nếu có) gửi cho khách hàng kiểm tra trước lập chứng từ hoàn chỉnh Phải hoàn thành vận đơn nháp & chứng từ khác chậm làm việc sau nhận chi tiết Bước 4: Lập chứng từ hoàn chỉnh + Gửi lại thông tin cho khách hàng xác nhận, sau có xác nhận lập chứng từ hồn chỉnh + Trình ký + Giao chứng từ cho khách hàng + Chuyển chứng từ cho phịng kế tốn để thu tiền khách hàng + Lưu hồ sơ theo qui định Hàng nhập 92 Bước 1: nhận thông tin & chứng từ hàng nhập từ đại lý nước Bước 2: nhận thông báo hàng từ hãng tàu, hãng giao nhận Bước 3: nhận chứng từ hàng nhập từ hãng tàu, hãng giao nhận Các nội dung cần phải có đầy đủ thơng tin: + Tên tàu + Ngày cập cảng + Số container/ số chì + Số vận đơn + Tên người gửi hàng/ nhận hàng + Tên hàng + Trọng lượng/ Thể tích hàng + Phương thức trả cước + Các chi tiết khác Bước 4: Kiểm tra đối chiếu thông tin lô hàng + Kiểm tra lại thông tin lô hàng, phát có thơng tin bị sai sót phải báo lại cho nhận viên trường để kiểm tra + Nếu thơng tin đồng tiến hành lập lệnh giao hàng thông báo cho khách hàng đến lấy giấy nhận hàng + Nếu hàng nhập chung chủ phải tiến hành khai thác kho CFS để chia lẻ Bước 5: Gửi giấy báo nhận hàng để họ đến nhận lệnh giao hàng chậm ngày trước ngày tàu cập cảng + Lập, phát hành lệnh giao hàng/ Giấy ủy quyền cho khách hàng Nếu khách hàng phải trả cước phải báo kế tốn để thu tiền trước giao hàng + Chuyển chứng từ cho phịng kế tốn để theo dõi cơng nợ với đầu đại lý, theo dõi chi phí phát sinh + Lưu hồ sơ theo qui định 93 Phụ lục 4: HƯỚNG DẪN QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA NHÂN VIÊN HIỆN TRƯỜNG I Nhân viên thực hiện: Nhân viên trường phòng dịch vụ kê khai hải quan II Nội dung: Bước 1: Tiếp nhận dịch vụ Nhận yêu cầu từ nhân viên phòng ban liên quan/ khách hàng + Số đơn hàng + Các thông tin vận chuyển hàng + Đơn yêu cầu khách hàng Bước 2: Xem xét, kiểm tra lại yêu cầu: + Loại hình dịch vụ: khai quan, vận chuyển, đóng hàng, dịch vụ khác Bước 3: Kiểm tra khả thực khả người cung ứng + Kiểm tra khả thực dịch vụ đáp ứng nguồn nhân lực, trang thiết bị công ty + Kiểm tra khả nhà cung ứng phải mua dịch vụ Bước 4: Thực dịch vụ + Liên hệ với quan chức để xin cấp giấy phép, giấy tờ kiểm định cần thiết + Lập hồ sơ hải quan chi tiết lô hàng + Kiểm tra tình hình đóng hàng + Vận chuyển lơ hàng theo u cầu (nếu có) + Xuất trình hàng hố để đối chiếu với hồ sơ khai quan + Tiến hành giải phóng hàng hố Bước 5: Chuyển chứng từ cho phòng ban liên quan, lưu hồ sơ theo qui định ... THỚNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH NYK LOGISTICS VIỆT NAM 2.1 Tổng quan công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam Công ty TNHH. .. tiễn liên quan đến hệ thống kiểm soát nội công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu đề cập vấn đề hệ thống kiểm sốt nội cơng ty TNHH NYK Logistics Việt Nam với đặc thù... cơng ty TNHH NYK logistics Việt Nam từ rút đánh giá mặt đạt hạn chế tồn việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội cơng ty Về lịch sử hình thành phát triển công ty, công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam