[Phần 7 - Kỹ năng mềm] Quản lý dự án

[Phần 7 - Kỹ năng mềm] Quản lý dự án

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S TRUNG TÂM PH BIN KIN THC D ÁN PTTH 7. Qun lý d án Tháng 11 nm 2003 Da theo tài liu ca trng i hc Qun lý Henley D án PTT ng Hi-Trung tâm Ph bin Kin thc: 7. Qun lý D án QUN LÝ D ÁN Tt c chúng ta đu phi qun lý d án. Vic la chn đ mua mt chic xe máy hoc xây dng mt cn nhà riêng… đu là nhng ví d v d án. ng nhiên, trong lnh vc chuyên môn ca bn, có nhiu d án phc tp hn liên quan đn nhng thay đi, xây dng c s h tng hoc đào to. Trong tài liu này, bn s tìm hiu v chuyên đ: Th nào là mt d án, làm th nào đ qun lý các loi d án khác nhau và làm sao đ qun lý thành công các d án. 1. D án là gì? Có th đnh ngha D án nh sau: "D án là mt quá trình mang đc thù riêng bao gm mt lot các hot đng đc phi hp và kim soát, có đnh ngày khi đu và kt thúc, đc thc hin vi nhng hn ch v thi gian, chi phí và ngun lc nhm đt đc mc tiêu phù hp vi nhng yêu cu c th". nh ngha này th hin hai đc đim ch yu: • Nhim v có tính đc thù riêng • Phi đáp ng nhng yêu cu c th. Do vy: • D án mang nhng yu t không chc chn và ri ro • D án ch tn ti trong mt thi gian nht đnh • D án yêu cu có s kt hp nhiu ngun lc đa dng. D án Phát trin ô th  ng Hi 1 D án PTT ng Hi-Trung tâm Ph bin Kin thc: 7. Qun lý D án D án còn có nhng đc đim khác nh: • Mt d án cá bit có th là mt phn ca mt d án ln • Trong quá trình trin khai thc hin, các mc tiêu và đc đim kt qu mt s d án s đc xác đnh li. • Kt qu ca d án có th là mt sn phm hoc mt s đn v ca sn phm. • B máy t chc ch là tm thi và đc thành lp trong thi gian thc hin d án • S tng tác gia các hot đng d án có th phc tp. D án Phát trin ô th ng Hi giai đon 3 bt đu t ngày 1 tháng 7 nm 2003 và s kt thúc vào ngày 30 tháng 6 nm 2006 vi quy mô và ngun lc đã đc xác đnh. 2. Các loi D án D án đc phân loi nh sau: • D án loi 1: mc tiêu và phng pháp thc hin đ đt đc nhng mc tiêu đó đã đc xác đnh rõ ràng • D án loi 2: mc tiêu đc xác đnh rõ, nhng phng pháp đ đt đc mc tiêu cha đc xác đnh c th • D án loi 3: mc tiêu cha xác đnh rõ, nhng phng pháp đ đt đc mc tiêu thì c th, rõ ràng • D án loi 4: c mc tiêu ln phng pháp đ đt đc mc tiêu đu không đc xác đnh rõ ràng. D án Phát trin ô th  ng Hi 2 D án PTT ng Hi-Trung tâm Ph bin Kin thc: 7. Qun lý D án Các loi “tiu-d án” ca D án PTTH giai đon 3: Không Loi 2: Thu • Qun lý Rác thi rn • H tr khu vc t nhân Loi 4: Khí • Ci cách Hành chính công • Chin lc Phát trin thành ph Có Type 1: Th • Xây bãi rác • Quy hoch ô th • Bo trì h thng thoát nc Type 3: Ho • Phát trin Cng đng • ào to Có Không Phng pháp thc hin đc xác đinh rõ Nhiu kh nng tht b i Mc tiêu D án xác đnh rõ Nhiu kh nng thành công 3. Vòng đi ca D án Vì có thi gian khi đu và kt thúc nên d án có mt vòng đi. Vòng đi ca D án bao gm nhiu giai đon phát trin t ý tng đn vic trin khai nhm đt đc kt qu ca D án. Trong vòng đi này, công tác qun lý chú trng vào phng thc kim soát nhm gim thiu nhng ngun lc và tin ca dành cho nhng mc tiêu không chc chn. Khái nim vòng đi xut phát t ba quan đim sau: • D án có thi gian khi đu và kt thúc • D án gii quyt mt vn đ hoc nhm đt ti mt nhu cu v t chc • Quá trình qun lý đc thc hin song song vi vòng đi. D án Phát trin ô th  ng Hi 3 D án PTT ng Hi-Trung tâm Ph bin Kin thc: 7. Qun lý D án Hu ht các d án phát trin s dng vòng đi bn giai đon: Giai đon Tên gi Nhng mc tiêu qun lý Hình thành  án và • Quy mô và mc tiêu khi xng • Tính kh thi • c tính ban đu +/- 30% • ánh giá các kh nng • Quyt đnh trin khai hay không Phát trin Thit k và đánh giá • Xây dng D án • K hoch thc hin và phân b ngun lc • D toán +/- 10% • K hoch ban đu • Phê duyt Trng Thc hin và qun lý • Giáo dc và thông tin thành • Qui hoch chi tit và thit k • Khng ch  mc +/- 5% • B trí công vic • Theo dõi tin trình • Qun lý và phc hi Kt thúc Hoàn công và kt thúc • Hoàn thành công vic • S dng kt qu • t đc các mc đích • Gii th nhân viên • Kim toán và xem xét Ngân Hàng Th gii s dng vòng đi mt cách c th hn: 1. Xác đnh các ni dung ca d án 2. Chun b d liu 3. ánh giá d liu và la chn gii pháp cho d án 4. àm phán và huy đng thành lp t chc d án 5. Trin khai bao gm thit k chi tit và xây dng d án 6. Thc hin D án 7. ánh giá tng kt sau d án D án Phát trin ô th  ng Hi 4 D án PTT ng Hi-Trung tâm Ph bin Kin thc: 7. Qun lý D án 4. Ni dung qun lý D án By yu t nh hng đn qun lý d án: Hai yu t do tác đng bên ngoài: 1. Ngun tài tr và chng trình: ngun tài chính do nhà tài tr và ch d án cung cp, kt qu mong đi và thi gian "hoàn " vn. 2. nh hng bên ngoài nh tác đng v chính tr, kinh t, xã hi, pháp lý, môi trng. Hai yu t phát sinh t chin lc ca d án: 3. Thái đ: th hin tm quan trng ca d án và s h tr ca các bên liên quan. 4. Xác đnh: d án cn xác đnh rõ phi làm gì, phng pháp tip cn thit k d án và chin lc thc hin. Ba yu t xut phát t bên trong t chc d án 5. Con ngi: s qun lý và lãnh đo 6. H thng: k hoch, ch đ báo cáo và kim soát đ đo lng tin đ ca d án 7. T chc: vai trò, trách nhim và quan h gia các bên tham gia. 5. Nhng tr ngi trong Qun lý D án Mt s d án thng gp phi nhng tr ngi sau: D án Phát trin ô th  ng Hi 5 D án PTT ng Hi-Trung tâm Ph bin Kin thc: 7. Qun lý D án Tr ngi khi hình thành D án: • K hoch ca d án không khp vi k hoch ca ch đu t • Th tc qun lý không đc xác lp • Th t u tiên không đc thông báo đn các bên liên quan • Không có tm nhìn chung. Tr ngi khi lp k hoch: • S dng các công c quá phc tp, nh phn mm, chin lc và k hoch phc tp • Không khuyn khích sáng to • D tính v ngun lc không thc t Tr ngi trong t chc và thc hin: • Thiu hp tác trong ni b d án • Thiu phù hp vn hoá và kém chia s thông tin • Ngun lc không có sn khi cn thit • Không th kim tra đ bit kh nng đa phng có đ đáp ng yêu cu ca vic thc thi d án hay không • Trách nhim qun lý không xác đnh hoc không rõ ràng Tr ngi trong kim soát: • Không hiu mc đích ca kim soát • Không theo dõi tin đ theo k hoch • Các cuc hp đánh giá không hiu qu • Trách nhim không đi kèm vi quyn hn. D án Phát trin ô th  ng Hi 6 D án PTT ng Hi-Trung tâm Ph bin Kin thc: 7. Qun lý D án 6. Nhng nguyên tc đ Qun lý D án hiu qu  vn dng tt by yu t và tránh tr ngi, phng pháp qun lý d án cn da theo các nguyên tc sau đây: • Qun lý thông qua chia tách cu trúc nhm xác đnh và kim soát quy mô, tránh nhng thay đi và ri ro. Cu trúc chia tách là trng tâm ca qun lý d án vì cách này cho phép vic sp xp, b trí mt ngi hoc mt nhóm công tác chu trách nhim thc hin mt công đon ca công vic  mt trình đ nht đnh. Vic lp k hoch và h thng kim soát da trên nguyên tc này. • Chú trng vào kt qu quan trng hn chú trng vào công vic. Chúng ta lp k hoch d án đ đt nhng kt qu mà chúng ta mong mun hn là lên k hoch nhng công vic s tin hành thc hin. Nó giúp cho vic kim soát quy mô đc tt hn vì chúng ta ch tin hành nhng công vic s mang li nhng kt qu mà chúng ta cn đt đc. • Cân bng các kt qu phi đt đc thông qua k hoch chin lc đ đm bo rng kt qu thu đc phù hp vi mc tiêu ca d án. Thông thng, đi ng cán b d án ch có th chú trng vào mt lnh vc ca kt qu, ví nh ch chú ý đn khía cnh k thut mà không chú ý đn nhng lnh vc quan trng hn nh phát trin t chc và đào to. • S dng cu trúc báo cáo đn gin và rõ ràng: K hoch cng phi rõ ràng và đn gin đ mi ngi có th bit đc h s đóng góp nhng gì. K hoch phc tp s gây ra ri ren. Bn cn s dng mt cu trúc báo cáo đn gin và không cn đn phn mm phc tp. D án Phát trin ô th  ng Hi 7 D án PTT ng Hi-Trung tâm Ph bin Kin thc: 7. Qun lý D án 7. Các chc nng qun lý D án Qun lý d án bao gm nm chc nng: quy mô, t chc, cht lng, chi phí và thi gian. Qun lý Quy mô Qun lý quy mô gm 4 bc cn thit sau: • Phát trin ni dung thông qua mc tiêu d án và c cu phân nh • Xác đnh quy mô công vic thông qua c cu phân nh công vic • U quyn và thc hin công vic, theo dõi và kim soát tin đ • Nghim thu và đánh giá công vic đã hoàn thành. Phân nh Phân nh là mt k thut chia d án thành nhiu phn nh đ qun lý và kim soát. ây là mt phng pháp tp trung vào kt qu. Ví d, d án PTT ng Hi đc chia thành nhiu hp phn, tiu hp phn và tip đn là các hot đng, nhim v và các bc đi. C cu phân nh phi bao gm các mc s kin. nh ngha Ch yu là đ mô t: • Mc đích: trình bày nhu cu phát trin mà d án cn đt đc. • Quy mô: mô t ban đu phng pháp s áp dng đ tho mãn mc đích D án Phát trin ô th  ng Hi 8 D án PTT ng Hi-Trung tâm Ph bin Kin thc: 7. Qun lý D án • Kt qu: đánh giá kt qu vic thc hin d án bng s đo lng đi vi đnh tính và đnh lng. Qun lý T chc D án Mc đích ca t chc d án là tp trung các ngun lc đy đ và thích hp (con ngi, vt liu và tài chính) đ thc hin các hot đng ca d án nhm đt đc các mc tiêu mt cách thành công. Qun lý t chc D án bao gm: • Thng lng nhng hp đng chính thc và không chính thc gia các bên liên quan • To dng và phát trin các mi quan h • Xây dng và duy trì h thng thông tin • Phân b chc nng và trách nhim cho mi cp đ ca công vic đã đc chia nh • Áp dng cu trúc báo cáo đn gin và rõ ràng. Qun lý Cht lng D án s đc coi là đt cht lng nu kt qu ca d án: • áp ng các yêu cu k thut • Phù hp mc đích • áp ng yêu cu ca nhng bên đc hng li • Tho mãn nhng bên hng li. Qun lý cht lng d án da trên mô hình nm yu t: • Cht lng kt qu là mc đích cui cùng • Cht lng ca quá trình qun lý là mt đóng góp quan D án Phát trin ô th  ng Hi 9 . ông Hi 19 Quang Trung – ng Hi, Qung Bình T: 052 821 378 ; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn D án Phát Trin ô th ng Hi do C quan Hp tác. chính thc và không chính thc gia các bên liên quan • To dng và phát trin các mi quan h • Xây dng và duy trì h thng thông tin • Phân b chc nng