[Phần 3 - Kỹ năng mềm] Giải quyết vấn đề

[Phần 3 - Kỹ năng mềm] Giải quyết vấn đề

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S TRUNG TÂM PH BIN KIN THC D ÁN PTTH 3. Không Vn ! Tháng 11, 2003 Da theo tài liu ca Trng i hc Qun Lý Henley Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn ! K NNG GII QUYT VN  Các nhóm công tác đc thành lp vì mt mc đích duy nht là gii quyt vn đ. Trong cuc sng và công vic hàng ngày luôn hin din nhng vn đ cn gii quyt. Ngi này kim sng bng cách c gng gii quyt vn đ ca ngi khác. Cung cp dch v cho công dân, qun lý mt phòng ban chuyên môn có ngha là chúng ta phi liên tc gii quyt vn đ. V c bn, mt vài nhng vn đ cn gii quyt trông có v ging nhau, nhng vi đà phát trin ngày càng phc tp ca các s kin trên toàn cu, các vn đ mi ny sinh hng ngày, hng gi. Trong tài liu này, bn s hc cách s dng nhng k nng khác nhau đ tip cn, tìm hiu và cui cùng gii quyt mt vn đ… cho ti khi vn đ mi xut hin. 1. Vn đ cn gii quyt là gì? Theo đnh ngha T đin, "vn đ cn gii quyt là mt vic gì đó cha rõ ràng, hoc là mt khó khn cn phi đc xác đnh rõ và là mt vn đ khó hiu, khó hoàn thành hoc khó gii quyt". Trong phm vi mc đích ca nhóm công tác, chúng ta có th hiu vn đ nh là vic xác đnh nhng hành đng cn phi thc hin đ hoàn thành mt mc tiêu. T đó, chúng ta có th đt ra các gi đnh sau: • Vn đ là khó gii quyt • Vn đ cn gii quyt thng xy ra ngay trong hin ti (nhng không phi luôn luôn!) D Án Phát Trin ô Th ng Hi 1 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn ! • Vn đ cn gii quyt thng là xác đnh, chính xác và c th (nhng không phi luôn luôn!) • Vn đ cn gii quyt thng là mt gii pháp không hoàn ho, n cha mt nguy c cn đc tháo g (nhng không phi luôn luôn!) • Vn đ cn gii quyt đòi hi phi có gii pháp. 2. Phân loi vn đ Có th chia vn đ thành 3 loi: • Vn đ trc mt xut hin trong trng hp mt cá nhân đang gp phi khó khn cn đc tháo g • Vn đ d báo là nhng khó khn d kin s phát sinh nu tình hình nh hin ti tip tc din ra • Vn đ suy din là gi đnh và có th s xy ra nu tình hình hin ti thay đi. Trong trng hp này, quy trình gii quyt vn đ s đc gi là phát hin vn đ. Ba loi vn đ trên có th tách ra thành các dng: • Vn đ mang tính h thng có khuynh hng xy ra  cp thc thi ca mt t chc khi phi đa ra nhng quyt đnh tng t lp đi lp li. Nhng vn đ thuc loi này thng đc gii quyt bng cách áp dng nhng th tc • Vn đ mang tính bán-cu trúc cng ging nh vn đ mang tính h thng nhng nhng th tc sn có ch có th gii quyt đc mt phn ca vn đ. D Án Phát Trin ô Th ng Hi 2 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn ! • Vn đ mang tính h thng hóc búa là nhng vn đ cu trúc cha tng gp phi. Khó khn ca loi vn đ này có th bt ngun t: o Mi l: cu trúc ca vn đ cha h đc nhn bit o Phc tp: do thay đi bn cht ca môi trng và lng thông tin cha đng trong môi trng đó o M h: khi có nhiu gii pháp, và mi gii pháp s mang li kt qu khác nhau. 3. Phng pháp Gii quyt Vn đ N lc N lc là phng pháp mà ngi gii quyt vn đ phi n lc tìm kim công phu cho đn khi tìm ra đc mt gii pháp. Nu có nhiu s la chn, có th tn mt nhiu thi gian. Tuy nhiên, trong hu ht trng hp, cn thit phi thu hp phm vi tìm kim trong chng mc có th chp nhn đc bng phng pháp th nghim. Th nghim Th nghim là phng pháp làm th "theo kinh nghim" có th đnh hng cho ngi gii quyt vn đ đi đn gii pháp, bng cách thu hp phm vi tìm kim. Có nhiu phng pháp đ thu hp phm vi tìm kim: Phng pháp tip cn bao gm các chin lc nh: • Leo núi mô phng đng tác ca mt ngi leo núi mi khi đt tng bc chân lên vách núi đ dn dn leo đn đích. D Án Phát Trin ô Th ng Hi 3 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn ! Sau mi bc, cn phi đánh giá li tình hình trc khi quyt đnh đt nhng bc tip theo. • Phân tích bin pháp-kt qu to điu kin cho ngi gii quyt vn đ cân nhc k các bin pháp gii quyt vn đ bng cách rút gn mc tiêu ban đu thành nhiu mc tiêunh. Phng pháp k hoch bao gm: • K hoch mô hình là da vào mt mô hình c th hoc t to ra đ có th thông hiu và tho lun vn đ. • K hoch tng đng là s so sánh gia vn đ hin ti và mt vn đ trong quá kh. Gii pháp đi vi vn đ trong quá kh cng có th giúp gii quyt nhng vn đ hin ti. • K hoch tru tng là da vào các gii pháp đi vi mt mt vn đ ít phc tp, và qua đó, có th s dng nh là mt đim xut phát đ gii quyt các vn đ phc tp hn. o ngc là chin lc làm ngc tr li, đi t mc đích đn tình hình. Sáng to Gii quyt Vn đ Có ý đnh m rng hoc thay đi phm vi tìm kim. Có ba chin lc sau đây: • Tng kích thích nhm thay đi nhn thc đi vi vn đ giúp phát trin thêm nhng gii pháp mi. S dng s tng đng, phép n d, hoc c nhng mc tiêu mi đ kích thích và làm ny n nhng ý tng sáng to D Án Phát Trin ô Th ng Hi 4 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn ! • Tháo b kích thích đc bit thích hp khi tip cn nhng vn đ d sinh ng nhn. ây là loi vn đ gi to, ch là nhng triu chng bên ngoài. Tháo b nhng tác nhân kích thích không liên quan hoc sai lch s buc nhng ngi gii quyt vn đ hng đúng vào phm vi tìm kim gii pháp thích hp. • Sp xp li kích thích đt đc bng cách di chuyn nhng yu t liên quan đn vn đ theo mt phng thc nào đó đ ngi trong cuc có mt nhn thc khác so vi trc. Ví d, hãy nhìn nhn vn đ t góc đ ca ngi dân. Mc du có nhiu gii pháp khác nhau tng ng vi nhiu vn đ khác nhau, nhng, s không có gii pháp tr phi hi đ các tin đ sau đây: • Tn ti mt khong cách gia tình hình hin ti và tình hình mong đi • Nhn thc đc rng thc s có khong cách đó • Có đng c mun thu hp khong cách • Kh nng đo lng khong cách đ bit chc rng nó có gim • K nng và ngun lc cn thit đ xoá b khong cách. 4. Quy trình gii quyt Vn đ Quy trình gii quyt vn đ phi đc thc hin cht ch đ các thành viên nhóm gii quyt vn đ có th kim soát đc các cuc tho lun cng nh giúp h kim ch bt phát t nhiên và tránh sa vào nhng cuc tranh cãi không liên quan và đi chch hng. Sau đây là chu trình gii quyt vn đ: D Án Phát Trin ô Th ng Hi 5 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn !  ra mc tiêu Hiu Vn đ Xác đnh Gii pháp ánh giá gii pháp La chn Thc thi Quan sát / theo dõi Nhn ra Vn đ • Quan sát: Quy trình gii quyt vn đ khi đng khi có ngi phát hin rng có cái gì đó cha n hoc mt c hi cho tng lai. • Nhn ra vn đ: Nhn ra đc vn đ khi có đ lng thông tin cn thit. •  ra mc tiêu: Khi đã nhn bit vn đ, ngi gii quyt phi đ ra mc tiêu đ có th có hng đn nhng cái đích c th. • Hiu vn đ: ây là khâu quan trng nht bi vì nu không hiu hoc hiu sai vn đ, các bc đi tip theo s b nh hng. • Xác đnh gii pháp: ng nhiên, khó khn ca giai đon này tu thuc vào đ phc tp ca vn đ. Có th xác đnh các gii pháp bng cách s dng các phng pháp gii quyt vn đ. • ánh giá gii pháp: im mnh và yu ca mi gii pháp cn đc tho lun mt cách k lng. Nhiu vn đ khác có th đc xác đnh trong giai đon này. • La chn: Ngi có trách nhim gii quyt vn đ phi quyt đnh gii pháp nào có nhiu kh nng thành công nht. D Án Phát Trin ô Th ng Hi 6 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn ! • Thc thi: Khi đã quyt đnh, thành công tu thuc vào nng lc và k nng thc thi gii pháp. • Theo dõi: Khi thc hin gii pháp, cn tin hành theo dõi nhm đm bo đt đc mc tiêu đt ra ban đu. Nu không đt đc mc tiêu, chúng ta đã có vn đ! Toàn b quy trình phi khi đng tr li. 5. Sáng to là gì? Tính sáng to trong phm trù t chc đc xác đnh là " s sáng to ca nhng cá nhân cùng làm vic trong mt h thng t chc xã hi phc hp, to ra đc mt sn phm, mt ý tng, mt dch v, mt th tc hoc mt quy trình làm vic mi, hu ích, có giá tr." 6. Tr ngi cho Sáng to Mi mt ngi, ai cng đu có tim nng sáng to, tuy nhiên, cng có nhng tr ngi ngn cn s sáng to ca h: Tr ngi v nhn thc • Do chp nhn nhng d liu rõ ràng là sai trái • Khó khn trong vic phân tách vn đ, không th phân bit vn đ c bn và vn đ ni b ngoài • Thu hp hoc m rng vn đ mt cách thái quá • Không s dng tt c các giác quan đ quan sát, ch da vào th giác mà thôi • Không th quan sát, điu tra nhng cái hin nhiên • Khó khn trong nhìn nhn nhng mi quan h ít liên quan D Án Phát Trin ô Th ng Hi 7 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn ! • Gi đnh thiu chín chn v bn cht ca vn đ • Quá nhn mnh đn gii pháp hn là xác đnh vn đ • S dng d liu sai, vn dng nhng khái nim rút ra t nhng lnh vc khác không th áp dng đc. ng k nào là dài nht? Cn tr v trí tu • Khuynh hng ch s dng nhng phng pháp đã có hiu qu trc đây • Da vào suy ngh lô-gic • Do d khi dùng trc giác • Quá tin vào s liu và kinh nghim trong quá kh • Vi vàng trong suy ngh và trong gii quyt vn đ • Không đ kh nng đ hu b mt gii pháp không kh thi • S bc l nhng điu không bit • Ám nh v chc nng đc giao, cng nhc và không nht quán, phong tc và tp quán I + I = Theo bn, là bao nhiêu? Cn tr v Cm xúc • S khuyt đim • S b giám sát • Không kh nng thích ng vi vn đ cha ngã ng D Án Phát Trin ô Th ng Hi 8 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn ! • Không sn sàng đi đng vòng đ ti đích • Thiu đng c tìm gii pháp • Thái đ tiêu cc đi vi ý tng mi Cn tr v Vn Hoá • Bay bng phng tin có trng lng nng hn không khí là không hp lý, không thc t, và không th thc hin đc (nhà du hành, 1902) • Có mt th trng th gii cn đn 5, có th là 6 chic máy tính (ch tch IBM, 1947) • 640 K là đ cho mi ngi (Bill Gates, Microsoft, 1981) • Nhng gì có th sáng ch thì đã đc sáng ch (mt quan chc ca Cc Sáng ch,M 1899) • Nhng điu cm k • Tin rng đm mình trong "suy tng bay bng" là lãng phí thi gian • Tin rng bt c vn đ nào cng có th gii quyt bng t duy khoa hc và tin • a thích phng pháp truyn thng hoc "cách làm ca chúng ta" hn là thích ng vi thay đi • Cm thy "không lch s" khi tin hành điu tra hoc đt câu hi "ti sao" • Mong mun có đc s thoi mái trong môi trng quen thuc • Không có kh nng dung hoà các ý kinkhác nhau • Tin rng vui đùa ch là trò tr con Bn nhìn thy bao nhiêu hình vuông? Cn tr v Môi trng làm vic • Thiu hp tác và lòng tin gia các đng nghip D Án Phát Trin ô Th ng Hi 9 . ÁN PTTH 3. Không Vn ! Tháng 11, 20 03 Da theo tài liu ca Trng i hc Qun Lý Henley Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn. dn leo đn đích. D Án Phát Trin ô Th ng Hi 3 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 3. Không Vn ! Sau mi bc, cn phi đánh giá li