[Phần 2 - Kỹ năng mềm] Lãnh đạo và động viên
DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT D ÁN PHÁT TRI N Ô TH NG H I COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM H P TÁC VI T NAM-TH Y S TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C D ÁN PT T H Lãnh o ng viên Tháng 11, 2003 D a theo tài li u c a tr ng i h c Qu n lý Henley quy n sách c a John P Kotter, John L Thomson, Tom Peters John A Shtogren Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh LÃNH Lãnh O VÀ o ng viên NG VIÊN o không ph i chuy n qu n lý, mà t o d ng ph i có m t t m nhìn bi n t m nhìn tr thành hi n th c Dân t c Vi t Nam ngày k t qu c a vi c th c hi n t m nhìn c a Ch t ch H Chí Minh Ng i ã thành công vi c chia s m c tiêu chung c a dân t c t i nh ng trái tim kh i óc c a m i ng Trong tài li u này, b n s lãnh c h c v s khác bi t gi a qu n lý o, làm cách ng viên m i ng Lãnh i dân t m nhìn c a b n có s c thuy t ph c i th c hi n t m nhìn o gì? Cùng v i vi c khuôn kh ho t ng, giá tr t o ng l c cho nhân viên, phân b ngân sách ngu n l c, nhi m v c a ng th i lãnh o xác nh ph ng h t o thu n l i cho vi c ch n l a gi i pháp, nh ng n l c c a t ch c ng t ng mb o c th c hi n m t cách có tr ng tâm Trách nhi m c a m t ng i lãnh o bao g m: i di n cho bên liên quan lãnh Ch o t ch c o th c hi n thông qua m t s m nh ho c m c ích Hình thành th c hi n nh ng thay i v chi n l cc a t ch c Theo dõi giám sát ho t ng liên quan l D án Phát Tri n n k t qu ng, c bi t ho t tài chính, n ng su t, ch t ng, d ch v m i phát tri n nhân l c ô Th ng H i Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh o Cung c p sách h ng viên ng d n th c hi n cho cán b qu n lý khác t o i u ki n thu n l i cho công tác qu n lý thay D i chi n l c i ây quan ni m ph bi n v lãnh o: úng Sai Lãnh o c n thi t i v i Quan Lãnh o ch t n t i c p t t c c p m t ni m cao nh t c a t ch c t ch c Quan Lãnh o m t k n ng Ai c ng có kh n ng lãnh ni m hi m có o K n ng lãnh o b m K n ng lãnh o có th t c t q trình h c Quan sinh, khơng ph i rèn h i, rèn luy n ni m luy n Nh ng ng i lãnh o M t s ng i lãnh o có s c thuy t ph c, nh ng Quan nh ng ng i có s c ni m thuy t ph c h u h t không Lãnh o không ph i Ng i lãnh o ki m Quan th c hi n quy n l c mà soát, ch o, thúc gi c, trao quy n cho ng i ni m lôi kéo khác Ch c n ng lãnh o ng u v i s thay Ch c n ng c a ng i Quan lãnh o ch gi i quy t i, ch c n ng qu n ni m lý ng u v i nh ng v n ph c t p v n ph c t p D án Phát Tri n ô Th ng H i Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh o o có t m chi n l Vai trò c a ng i Lãnh M t nhà lãnh ng viên o có t m chi n l o t ch c c a Ng m c tiêu chi n l c c ph i có kh n ng ch i ó ph i c dài h n m b o r ng c xây d ng nh ng nhân viên ch u trách nhi m th c hi n ph i hi u rõ ng h nh ng m c tiêu chi n l Nh ng chi n l m t c c d c ki n s c th c hi n thông qua c u t ch c nhà Lãnh o có t m chi n l c l a ch n Ng i lãnh o ph i thi t l p c m t h th ng thơng tin giúp nhân viên có th hi u rõ v chi n l m b o ng nh ng thay D án Phát Tri n ô Th ng H i i lãnh o chi n l i ang di n c c, c c p nh t v Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh o ng viên S khác bi t gi a qu n lý lãnh o Khi qu n lý, chúng ta: Khi lãnh o, chúng ta: Gi i quy t nh ng công vi c D oán tr c nh ng kh c n ph i làm ngày hơm n ng có th x y ngày mai N l c em l i cho t ch c C g ng tri n khai công vi c nhi u h n b ng cách trì a nh ng vi c m i ho t ng D a nguyên t c D n d t b ng vi c nêu quy trình m b o ho t g ng thông qua hành ng c th c hi n theo ng ch ng minh giá tr úng k ho ch ng b c a cơng vi c – Làm nh tơi nói – Làm nh làm Truy n t rõ ràng ch d n Bi t l ng nghe có th hi u m i ng i hi u th c hi n th hi n s tôn tr ng theo Chia s v i nhân viên v m c Cung c p chi ti t công vi c tiêu chung ch cho h th y c hoàn thành v trí c a h ó S d ng k n ng xác a h ng d n t ng th nh ph ng pháp h th nh tho ng ki m tra th ng Trao quy n cho m i ng i S d ng chu i m nh l nh làm nh ng mà h cho truy n t ch d n t t nh t Cùng làm vi c v i m i ng i Tr c p cho nhân viên làm xây d ng nh ng nhi m v nh ng cơng vi c khó kh n làm Thúc gi c m i ng i làm vi c ng viên m i ng i phát nhi u h n huy h t kh n ng c a D a vào chuyên gia Thành l p nhóm gi i giao nhi m v cho nh ng quy t v n ph c t p ng i có n ng l c nh t Gi m thi u s ph n i b ng Nâng cao cam k t b ng cách cách s d ng k t h p kêu g i m i ng i ch ng ph ng pháp logic d ki n tham gia Phát huy t i a lòng nhi t Gi m thi u t i a s lo s thay huy t dám ch p nh n th i thách c a vi c thay i Gi m thi u r i ro tránh m c Khuy n khích th nghi m, D án Phát Tri n ô Th ng H i Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh sai l m C g ng n gi n hố, rõ ràng gi tính liên t c T m nhìn chi n l ng viên i m i ch p nh n r i ro Ch p nh n khó kh n khơng ng i s xáo tr n Chú tr ng tính trung th c tr c - Hãy làm nh ng c xem úng Chú tr ng tính xác hi u q a - Hãy làm úng! o c B n ph i hình thành truy n t v i m i ng i m t b c tranh t ng lai h p d n Tuy nhiên, b n không th d n d t m i ng i n ng i khác v n ch a hình thành rõ nét v b c tranh ó Lãnh o, tr c n i ó n u suy ngh c a b n c h t thay i v n ng, ch ng yên B n c n ph i có m t mong tr c b n b t u lãnh Là t c, m t ích n o M t t m nhìn ph i tho mãn mu n không ph i c câu h i: “Chúng ta c gì? “ ng l c m nh m m i ng Liên k t m i ng i i g n k t ho t ng a d ng v i M t t m nhìn n u c th c hi n úng s mang l i s h ng kh i, tho i mái phát huy tính sáng t o T m nhìn ph i b t ngu n t m i cá nhân ch không ph i s n ph m c a vi c l p k ho ch chi n l c áp t t xu ng C n có th i gian m i ng i hi u v t m nhìn cam k t D án Phát Tri n ô Th ng H i t c Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh T T m nhìn nS o ng viên m nh: T m nhìn mơ t t ch c s phát tri n nh th t ng lai xa B n tuyên b s ch c, c th m nh ph n nh m c ích c a t c p tính ch t ho t n lý t i t ch c t n t i, ng, i t ng khách hàng mà t ch c s ph c v cách làm tho mãn khách hàng M t tuyên b s m nh rõ ràng c n có c i m sau: T o h ng thú truy n c m h ng Liên quan n t t c bên tham gia t ch c, ch không ch riêng cho nhân viên hay nhà qu n lý Nêu rõ s khác bi t gi a t ch c v i t ch c t ng t khác Xác nh ho t ng mà t ch c mu n tham gia, không nh t thi t ph i th c s tham gia m c tiêu có tính kh thi có th Lãnh D ol ng c o hi u qu i ây nh ng n ng l c k n ng c n thi t lãnh o hi u qu : Có kh n ng xây d ng t m nhìn d a v n hoá h th ng giá tr c a t ch c Có ni m tin vào thành công, th m nh nh ng n ng l c có th phát tri n c a t ch c Có kh n ng thành l p i u hành m t nhà qu n lý có hi u qu D án Phát Tri n ô Th ng H i i ng nh ng Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh o ng viên Có kh n ng nh n bi t t ng h p nh ng ti n tri n quan tr ng, t bên bên t ch c Có k n ng phân quy n, phân c p trách nhi m khuy n khích, ng viên có hi u qu Có uy tín n ng l c, s d ng quy n l c gây nh h ng t o s thay i Có k n ng th c hi n cơng vi c Có quy t tâm kiên ã Có s c ch u ng v tinh th n th ch t Linh ho t, nh n th y c u, ph nh theo u i t m nhìn s m nh c nhu c u thay i chi n l c, c ng th c th c hi n Qu n lý b ng cách ti p xúc tr c ti p v i c p d i G p g nói chuy n v i m i ng tr ng h ng viên h ây i ph ng pháp quan c xem m t ph ng pháp ng d n có hi u qu B n c n ph i có nh ng l c th th n, ti p xúc v i nhân viên t ch c, l ng nghe nói chuy n v i h v nh ng v n riêng t nh ng v n c a t ch c B t u v i nh ng nhân viên c p d i t ch c V i cách làm này, b n s ch cho nh ng nhân viên th y r ng h r t quan tr ng lãnh i v i t ch c Nh ng ng o c a t ch c ã bi t rõ v Không nên thay i tr t t hi n có b ng cách giao m t khác Th ng H i c p i u công vi c gây mâu thu n v i s phân công c a ng D án Phát Tri n i i Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh o ng viên Ch c n ng c a vi c qu n lý b ng cách ti p xúc tr c ti p v ic pd i gi i áp nh ng th c m c hay nh ng quan tâm c a m i ng i mà n u không i, nh ng i u không bao gi c tai b n n M t ch c n ng khác h ng d n truy n t giá tr m t cách tr c ti p v i nhân viên Có th nh n bi t c nh ng v n mà nhân viên không dám ph n ánh v i b n Ph ng pháp d ng thay ng c bi t quan tr ng tr i, ch cho m i ng ng h p áp i th y r ng có i ang ch u trách nhi m Th ng viên? ng viên nh ng n ng theo cách c a h i khác hành ng viên ng hay c x c d a hai khái ni m c b n: Nhu c u t có c a m i cá nhân Nh ng m c tiêu mà cá nhân ang h ng t i i u quan tr ng c n ph i nhìn nh n vai trò c a vi c nh n th c v ng viên M i ng i có cách nhìn nh n khác i v i m t tình hình c th , tu theo cách nhìn nh n c a m i ng i ý ngh a c a tình hu ng ó nh n th c c a h không nh t thi t b t khách quan c a tình hu ng ó D án Phát Tri n ô Th ng H i i v i m i ng nh h i Do ng b i th c Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh M i ng o ng viên i mu n t cơng vi c c a h ? N u mu n nhân viên có óng góp hi u qu cho t ch c, i u quan tr ng h ph i c m th y khích Các y u t c n thi t có th c ng viên, khuy n ng viên m i ng i là: Ti m n ng óng góp hồn thành thơng qua cơng vi c Ghi nh n c g ng thành công C h i th ng ti n L ng v trí t ch c Cơng vi c thú v Trách nhi m Khơng khí làm vi c tho i mái ng viên cách s d ng có hi u qu khát v ng c a nhân viên mu n c i thi n công vi c d a 10 nguyên t c c b n sau: T t c m i ng c i u mu n c ng viên ho c có th ng viên M i ng i hành ng có lý c a riêng h , ch khơng lý c a b n hay c a tơi Con ng i thay Chìa khố i b i s quan tâm, áp l c hay nhu c u giao ti p hi u qu g p g t ng cá nhân Cách t t nh t m i ng i l ng nghe b n b n ph i bi t l ng nghe m i ng i Lòng t hào m t ng l c m nh m Cho dù không th thay b n v n có th thay i i c b n ch t c a ng c hành vi c a h Nh n th c c a nhân viên tr thành hi n th c c a ng lãnh D án Phát Tri n ô Th o ng H i i, i Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh o ng viên B n s có c hành vi mà b n ln mong Chúng ta th ng có chi u h i c ng c ng bào ch a có nh ng hành vi khó có th ch p nh n i v i ng i khác Làm cách Có nhi u cách ng viên m i ng thúc y m i ng ph i hi u rõ nhu c u mong i? i, nh ng tr c tiên b n i c a h B n có th ng viên, khuy n khích thơng qua vi c: Thi t k công vi c Khen th ng S tham gia c a nhân viên K n ng ng viên, khuy n khích ng viên khuy n khích thơng qua thi t k cơng vi c: Ch n ng i phù h p v i công vi c: Gi i thích m t cách trung th c cơng vi c c n v n phịng” thành “gi cho c th c hi n Thay gìn mơi tr i “v sinh ng làm vi c lành ng nghi p c a b n” Luân chuy n m t ng it m t công vi c chuyên môn sang m t công vi c khác Phân b công vi c phù h p v i ng nh , n i u thành m t vi c a d ng h n thú v h n Thi t k l i công vi c D án Phát Tri n ô Th i: K t h p nhi u vi c ng H i 10 nâng cao ng l c c a h Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh o ng viên ng viên khuy n khích thơng qua khen th Có nhi u hình th c khen th ng ng khác nhau, tu theo t ng hoàn c nh ngu n l c c a t ch c Tuy nhiên, cho dù d hình th c nào, khen th d i ng c ng c n tho mãn tiêu chí i ây: Thúc y m i ng i làm vi c m c tiêu chi n l cc a t ch c Liên quan Khen th n ho t ng c a t ch c ng s th c y c ng c nh ng hành vi c x mà t t c c p mong i t i c p Phù h p v i phong cách lãnh o T o nên s kích thích thu hút trì k n ng mà t ch c c n có t i t t c c p ng viên khuyên khích thơng qua s tham gia c a nhân viên Khi tham gia vào quy t xác nh v qu n lý, ch ng h n nh nh m c tiêu gi i quy t v n , thi t k th c hi n i m i t ch c, nhân viên s c m nh n vai trị c a i v i t ch c, v y h s c g ng làm vi c h t s c D án Phát Tri n t ô Th ng H i c m c tiêu c a t ch c 11 Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh Các k thu t D ng viên ng viên i ây nh ng k thu t Mong o ng viên khuy n khích c b n: i i u t t nh t t nh ng ng i mà b n ang lãnh o b ng cách t p trung vào i m m nh h n i m y u, kh i d y khát khao thành công C n nh r ng m i ng i có nh ng nhu c u khác nh ng nhu c u thay t m c tiêu cao t h i ng x ng v i kh n ng c a nhân viên, m c tiêu có tính thách th c nh ng kh thi, th i cung c p h T o m t môi tr ng ng d n th c hi n ng làm vi c ó th t b i không c xem m c l i, giúp nhân viên x lý v i vi c ch a c ch p thu n Lãnh o ph i có ngh thu t giúp nhân viên s a ch a l i nh ng không gây nh h ng n nhi t tình cơng vi c H tr nhân viên i úng h b n d nd th ng, s d ng nh h i úng h ng c a ng, nh ng không làm thay c a h Ch cho h th y b n r t tin t ng vào t ng lai, b n ph i nh t quán Quan sát khen ng i tr c t p th Khai thác tâm lý c nh tranh (m t cách phù h p) S d ng bi n pháp k lu t c ng r n nh ng công b ng D án Phát Tri n ô Th ng H i 12 Mu n bi t thêm thông tin tài li u: ELECTROWATT-INFRA VIETNAM D án Phát tri n ô th ông H i 19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình T: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn D án Phát Tri n ô th ng H i C quan H p tác Phát tri n Thu S tài tr ...Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh LÃNH Lãnh O VÀ o ng viên NG VIÊN o không ph i chuy n qu n lý, mà t o d ng cịn ph i có m t t m nhìn... Sai Lãnh o c n thi t i v i Quan Lãnh o ch t n t i c p t t c c p m t ni m cao nh t c a t ch c t ch c Quan Lãnh o m t k n ng Ai c ng có kh n ng lãnh ni m hi m có o K n ng lãnh o b m K n ng lãnh. .. nhân viên có th hi u rõ v chi n l m b o ng nh ng thay D án Phát Tri n ô Th ng H i i lãnh o chi n l i ang di n c c, c c p nh t v Trung tâm Ph bi n ki n th c- d án PT T H: K n ng lãnh o ng viên