Tổ chức công tác văn phòng tại trung tâm xúc tiến đầu tư trực thuộc ủy ban nhân dân thành phố hải phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Đào Thị Minh Huyền TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐÀO THỊ MINH HUYỀN TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHỊNG Chun ngành Quản trị văn phịng Mã số: 60340406 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊNH THÀNH XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giảng viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn TS Nguyễn Thịnh Thành PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Tổ chức cơng tác văn phịng Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phịng” cơng trình nghiên cứu tơi Trong cơng trình nghiên cứu này, tơi có tham khảo, tổng hợp kết nhiều cơng trình nghiên cứu khác có thích theo quy định Cơng trình chưa cơng bố phương tiện Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học nội dung nghiên cứu đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Đào Thị Minh Huyền LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực đề tài, gặp nhiều khó khăn việc thu thập nghiên cứu tài liệu, song tác giả nhận giúp đỡ nhiệt tình thầy giáo hướng dẫn TS Nguyễn Thịnh Thành Tác giả nhận cộng tác chia sẻ thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng, cán bộ, cơng chức, viên chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giúp đỡ quan trọng Do hạn chế chủ quan khách quan, bao gồm khó khăn thay đổi, biến động liên tục nhân chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Do tác giả mong nhận ý kiến đóng góp nhà nghiên cứu, thầy cô giáo độc giả để luận văn hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Đào Thị Minh Huyền MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tư liệu phương pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Bố cục luận văn CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 11 1.1 Khái niệm vai trò tổ chức cơng tác văn phịng 11 1.1.1 Khái niệm tổ chức cơng tác văn phịng 11 1.1.2 Vai trò việc tổ chức cơng tác văn phịng 12 1.2 Nội dung tổ chức công tác văn phòng 15 1.3 Các nguyên tắc yêu cầu tổ chức cơng tác văn phịng 18 1.4 Những quy định hành nhà nước cơng tác văn phịng 19 CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 25 2.1 Giới thiệu Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng 25 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng 25 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Phịng Hành chính, Tổ chức Xúc tiến đầu tư .29 2.1.3 Đặc điểm Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng Phịng Hành chính, Tổ chức Xúc tiến Đầu tư 31 2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác văn phịng Trung tâm Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng .36 2.2.1 Tổ chức máy nhân văn phòng 37 2.2.2 Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp .40 2.2.3 Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại truyền thông 49 2.2.4 Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 57 2.2.5 Tổ chức hội họp, kiện lễ tân 67 2.2.6 Tổ chức công tác hậu cần 71 2.2.7 Tổ chức kiểm tra, đánh giá cơng tác văn phịng 73 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 77 3.1 Những hạn chế nguyên nhân tổ chức cơng tác văn phịng Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng 77 3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức công tác văn phòng Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng 79 3.2.1 Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán văn phịng .79 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống văn quy định cơng tác văn phịng .82 3.2.3 Chuẩn hóa cơng tác văn phịng 85 3.2.4.Thành lập phận chuyên trách xử lý thông tin phục vụ đầu tư .88 KẾT LUẬN 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC 99 DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH Tên bảng, hình STT 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Bảng 2.1: Bảng so sánh Phịng Hành - Xúc tiến văn phịng quan nhà nước Bảng 2.2: Bảng số lượng trình độ nhân Phịng Hành chính, Tổ chức Xúc tiến đầu tư Bảng 2.3: Bảng tổng hợp quy định, quy chế làm việc Hình 2.4: Một số hình ảnh sách Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hình 2.5: Hình ảnh USB tài liệu Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hình 2.6: Hình ảnh giao diện Cổng thơng tin điện tử thức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hình 2.7: Hình ảnh logo slogan Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Bảng 2.8: Bảng thống kê số lượng văn ban hành Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Bảng 2.9: Hội nghị xúc tiến đầu tư khai trương Website hppc.gov.vn năm 2017 Bảng 2.10: Tọa đàm xúc tiến đầu tư Nhật Bản Hải Phòng năm 2018 Trang 36 39 43 53 54 55 56 61 70 71 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước (FDI) phát huy vai trị rõ rệt năm qua Việc thu hút nguồn vốn FDI để khai thác hiệu tiềm vốn có quốc gia yêu cầu thiết đặt hầu hết địa phương nước Một quốc gia phát triển, tăng trưởng khai thác tiềm lực sẵn có khơng có nguồn vốn đầu tư Nó góp phần làm tăng thêm tài sản vật chất, tài sản trí tuệ tài sản vơ hình, từ góp phần làm tăng lực sản xuất xã hội Hòa xu phát triển hội nhập, ban lãnh đạo thành phố Hải Phòng sớm nhận thức tầm quan trọng hoạt động thu hút vốn FDI Đặc biệt, để Hải Phòng xứng đáng “một trung tâm công nghiệp, thương mại, dịch vụ nước vùng Duyên hải Bắc Bộ; thành phố cảng, cửa ngõ biển tỉnh phía Bắc nước…” nhiệm vụ hoạt động thu hút vốn FDI trở nên nặng nề Hơn nữa, xuất phát từ thực trạng hoạt động xúc tiến đầu tư thành phố manh mún, thiếu tập trung nguồn lực, thiếu sức mạnh tính đồng bộ; nhà đầu tư phải tự làm nhiều thủ tục hành chính, phải qua nhiều quan, nhiều khâu, thời gian cấp phép đầu tư kéo dài, gây trở ngại tạo tâm lý không tốt cho nhà đầu tư; thành phố chưa có tổ chức xúc tiến đầu tư có vị trí pháp lý phù hợp, đủ lực để thực có hiệu công tác xúc tiến đầu tư ngồi nước; hoạt động xúc tiến đầu tư chưa giúp khai thác tốt tiềm năng, lợi lớn thành phố để thu hút mạnh mẽ đầu tư, thúc đẩy thành phố phát triển đột phá Mục tiêu thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố (Trung tâm Xúc tiến Đầu tư) tạo tổ chức có vị trí pháp lý phù hợp đủ lực để thực có hiệu lực, hiệu chức năng, nhiệm vụ xúc tiến đầu tư; thực đẩy mạnh cải cách hành hoạt động đầu tư đảm bảo yêu cầu giảm (giảm thủ tục, giảm thời gian, giảm chi phí); giải theo chế “một cửa” thủ tục đầu tư, nâng cao hiệu xúc tiến, hỗ trợ nhà đầu tư Việc thành lập Trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi thực tiễn, thể tâm trị lãnh đạo thành phố việc tạo môi trường đầu tư hấp dẫn để tăng cường thu hút nguồn vốn đầu tư nói chung nguồn vốn FDI nói riêng vào thành phố Để góp phần vào việc thu hút nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, Trung tâm cần tăng cường biện pháp tiếp tục đẩy mạnh thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngồi khu cơng nghiệp, khu kinh tế địa bàn thành phố Hải Phịng, khơng thể khơng nói đến cơng tác văn phịng Bởi, cơng tác văn phịng cơng tác quan trọng khơng thể thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, văn phịng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nề nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn quan, tổ chức, đơn vị Văn phòng với vai trò phận tham mưu trực tiếp lĩnh vực xúc tiến đầu tư, thương mại, du lịch có đóng góp khơng nhỏ cho phát triển chung Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt đơn vị để bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho q trình quản lý Vì việc tổ chức cơng tác văn phịng, tìm ưu điểm, nguyên nhân dẫn tới hạn chế; để từ đưa giải pháp khoa học nhằm bước nâng cao hiệu hoạt động văn phịng bối cảnh đại hóa yêu cầu thiết Với cấu tổ chức đặc thù mà phận văn phòng thực chức năng, nhiệm vụ phịng chun mơn hoạt động xúc tiến đầu tư có nhiều điểm khác biệt cách tổ chức công tác văn phịng so với văn phịng thơng thường Phịng Hành Tổ chức Xúc tiến đầu tư (Phịng Hành - Xúc tiến) phận giúp Ban Giám đốc hoạch định công việc cụ thể đạo, để dần đưa Trung tâm Xúc tiến Đầu tư vào nề nếp ổn định theo hướng phát triển chung thành phố, từ ban đầu cần nhấn mạnh vai trị quan trọng việc tổ chức cơng tác văn phòng Xuất phát từ lý trên, chọn đề tài “Tổ chức công tác văn phòng Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng” làm luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu đề tài Thực đề tài này, mong muốn đạt mục tiêu chủ yếu sau: - Thứ nhất, sở lý luận tổ chức cơng tác văn phịng, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác văn phịng Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng hạn chế nguyên nhân vấn đề - Thứ hai, đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao chất lượng, hiệu tổ chức cơng tác văn phịng Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để đạt mục tiêu đề ra, thực nhiệm vụ sau: - Khái quát lý luận chung tổ chức công tác văn phòng; - Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nêu rõ tính đặc thù Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng; - Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng Trung tâm Xúc tiến đầu tư từ thành lập đến nay, đặc biệt nêu bật tính đặc thù từ cấu tổ chức thể tổ chức cơng tác văn phịng; - Đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn phòng Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài - Về đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài thực trạng tổ chức cơng tác văn phịng Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phịng biện pháp nhằm hồn thiện hoạt động - Phạm vi nghiên cứu + Về không gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực Trung tâm đầu Xúc tiến tư thành phố Hải Phòng + Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động tổ chức cơng tác văn phịng Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng từ thành lập (2016) Mặc dù đơn vị thành lập, từ ban đầu quan tâm tới tổ chức công tác văn phịng Chúng ta nhìn nhận xem xét hoạt động nhằm rút kinh nghiệm cho quan có cấu tổ chức đặc thù (văn phòng thực chức năng, nhiệm vụ phịng chun mơn) ... đầu tư địa bàn thành phố 32 2.1.3 Đặc điểm Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng Phòng Hành chính, Tổ chức Xúc tiến Đầu tư Mục tiêu thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố tạo tổ chức. .. QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 77 3.1 Những hạn chế nguyên nhân tổ chức cơng tác văn phịng Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải. .. hoạt động đầu tư, xúc tiến đầu tư, xúc tiến thương mại, xúc tiến du lịch Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố giao * Cơ cấu tổ chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư (Xem Phụ