Quy trình Chấm công và chi trả thu nhập nhầm Đảm bảo, giúp phòng hành chínhnhân sự xác định ngày công đúng, đủ và công tác tính, chi trả thu nhập cho cán bộ nhân viên Công ty được kịp thời, chính xác.
QUY TRÌNH CHẤM CƠNG VÀ CHI TRẢ THU NHẬP Mã số: … Soát xét: Hiệu lực: … Mục đích Đảm bảo xác định ngày cơng đúng, đủ cơng tác tính, chi trả thu nhập cho cán nhân viên Cơng ty kịp thời, xác Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng a Phạm vi điều chỉnh: q trình chấm cơng, xác nhận ngày công, theo dõi phép chi trả thu nhập cho CBNV Công ty b Đối tượng áp dụng: Đơn vị Cán nhân viên Công ty Giải thích từ ngữ a Cơng ty: gọi tắt Công ty Công ty Cổ Phần b Đơn vị: gọi tắt Phòng, Ban, Bộ phận, Khách sạn, Nhà hàng… thuộc Công ty c CBNV: viết tắt Cán nhân viên Công ty d HĐLĐ: viết tắt Hợp đồng lao động e Cấp thẩm quyền: người có thẩm quyền xem xét, ký duyệt hồ sơ nghỉ phép, chi trả thu nhập cho CBNV theo quy định Hệ thống phân định quyền hạn thẩm quyền ký kết văn Công ty f Chấm công: việc CBNV thực thao tác chấm công thẻ vân tay máy chấm công đặt đơn vị trước bắt đầu sau kết thúc làm việc g Hồ sơ chấm công: gồm bảng chấm cơng, bảng giải trình, đơn xin nghỉ phép, đề nghị làm ngồi Quy định chung a Chấm cơng thẻ vân tay: tất CBNV (ngoại trừ vị trí từ Trưởng/ Phó Đơn vị tương đương trở lên) phải thực chấm công lần/ngày vào trước vào làm việc sau b Thời gian để tính ngày cơng làm việc: theo thời gian làm việc cụ thể: Đối với khối Văn phịng : 08h/ ngày, khơng q 40 giờ/ tuần (ngoại trừ vị trí Bảo vệ) c CBNV trễ/ sớm có trách nhiệm lập Bảng giải trình ngày cơng trễ/ sớm trình Trưởng Đơn vị phê duyệt d Các trường hợp không chấm cơng mà khơng có lý đáng (khơng có Bảng giải trình Cấp thẩm quyền phụ trách Đơn vị chấp thuận) khơng tính cơng cho ngày làm việc e Ngày/ cơng làm thêm: i Ngày/ công làm thêm ngày/ công làm việc tiêu chuẩn khoản b và/hoặc nêu HĐLĐ/ phụ lục HĐLĐ ii Việc tính cơng thực cho trường hợp làm thêm theo yêu cầu Trưởng Đơn vị có xác nhận Cấp thẩm quyền phụ trách Đơn vị; khơng 1/5 QUY TRÌNH CHẤM CƠNG VÀ CHI TRẢ THU NHẬP Mã số: … Soát xét: Hiệu lực: … tính cơng ngồi trường hợp làm thêm để hồn thành cơng việc thường nhật công việc theo kế hoạch, dự án phân cơng, CBNV có tính chất cơng việc thường xuyên làm thêm khoán vào lương, cấp từ Trưởng Đơn vị trở lên iii CBNV phải thực chấm công làm thêm trừ trường hợp làm thêm bên Cơng ty Trường hợp phải có xác nhận Trưởng Đơn vị f Nghỉ phép: tham khảo chi tiết Quy trình nghỉ phép Cơng ty g Trưởng Đơn vị chịu trách nhiệm cuối việc xác minh tính xác phù hợp với yêu cầu công việc ngày/ công làm, ngày nghỉ, ngày/ làm thêm CBNV thuộc Đơn vị quản lý h Trách nhiệm Phòng Tổng hợp công tác chấm công, chi trả thu nhập: i Thực việc cài đặt thẻ chấm công vân tay cho CBNV để chấm công theo quy định Công ty ii Có trách nhiệm phổ biến, giải đáp thắc mắc CBNV quy định Công ty liên quan đến việc chấm cơng, tính trả thu nhập cho CBNV iii Đảm bảo tính xác việc tính, chi trả thu nhập cho CBNV 2/5 QUY TRÌNH CHẤM CƠNG VÀ CHI TRẢ THU NHẬP Mã số: … Soát xét: Hiệu lực: … Lưu đồ 3/5 QUY TRÌNH CHẤM CƠNG VÀ CHI TRẢ THU NHẬP Mã số: … Soát xét: Hiệu lực: … Diễn giải Bước Công việc thực Diễn giải chi tiết Chấm công CBNV thực chấm công theo quy định đến Công ty làm việc hàng ngày − Trường hợp làm giờ: CBNV lập Đề nghị làm ngồi trình Cấp thẩm quyền phê duyệt − Trường hợp cơng tác ngồi/ khơng chấm cơng lý bất khả kháng/ xin phép vào trễ sớm: CBNV lập Bảng giải trình trình Trưởng Đơn vị phê duyệt − Trường hợp nghỉ phép: hồ sơ thủ tục nghỉ phép theo Quy trình nghỉ phép Dữ liệu ngày cơng Đối với trường hợp chấm công máy chấm công: trước ngày chi trả thu nhập tối đa 05 ngày, Phòng Tổng hợp xuất liệu ngày công từ máy chấm công gửi đến Đơn vị để xác nhận, đồng thời đề nghị Đơn vị bổ sung chứng từ liên quan: Đề nghị làm giờ, Bảng giải trình (nếu có) Lập/ Hồn thiện bảng chấm công Trường hợp chấm công máy: Trưởng Đơn vị xem xét liệu chấm cơng Phịng Tổng hợp cung cấp thu thập: Đề nghị làm giờ, Bảng giải trình, thơng tin nghỉ phép CBNV (nếu có), lập bảng chấm cơng − Tất hồ sơ chấm cơng chuyển Phịng Tổng hợp để kiểm tra Kiểm tra ngày cơng Phịng Tổng hợp tiếp nhận bảng chấm công từ Đơn vị, tiến hành kiểm tra/ đối chiếu (ngày phép/ ngày nghỉ/ trễ-về sớm…) xác nhận bảng chấm công Lập bảng thu nhập Phòng Tổng hợp lập Bảng thu nhập để tính thu nhập cho CBNV, lập Bảng danh sách chi thu nhập trình Trưởng phịng Tổng hợp, Kế tốn trưởng ký sau trình Cấp thẩm quyền phê duyệt Phê duyệt Thanh toán thu nhập Lưu hồ sơ − Sau Cấp thẩm quyền phê duyệt chuyển sang bước − Trường hợp khơng duyệt: thực lại bước − Phòng TCKT lập Ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng − Phòng Tổng hợp gửi Danh sách chi thu nhập đến ngân hàng để chuyển thu nhập vào tài khoản CBNV − Các Đơn vị liên quan lưu trữ hồ sơ theo quy định 4/5 QUY TRÌNH CHẤM CƠNG VÀ CHI TRẢ THU NHẬP Mã số: … Soát xét: Hiệu lực: … Điều khoản thi hành a b Trách nhiệm thi hành: i Phịng Tổng hợp có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thực Quy trình ii Các Đơn vị CBNV Cơng ty có trách nhiệm thi hành nghiêm túc nội dung Quy trình Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ: Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ Quy trình thuộc thẩm quyền Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Danh mục phụ lục, biểu mẫu liên quan Stt Tên Mã số Giấy đề nghị làm ngồi NSĐT/QT-05/M01 Bảng giải trình NSĐT/QT-05/M02 Bảng chấm công NSĐT/QT-05/M03 Bảng thu nhập NSĐT/QT-05/M04 Danh sách chi trả thu nhập NSĐT/QT-05/M05 5/5 ... hành kiểm tra/ đối chi? ??u (ngày phép/ ngày nghỉ/ trễ-về sớm…) xác nhận bảng chấm cơng Lập bảng thu nhập Phịng Tổng hợp lập Bảng thu nhập để tính thu nhập cho CBNV, lập Bảng danh sách chi thu nhập... trả thu nhập cho CBNV iii Đảm bảo tính xác việc tính, chi trả thu nhập cho CBNV 2/5 QUY TRÌNH CHẤM CƠNG VÀ CHI TRẢ THU NHẬP Mã số: … Soát xét: Hiệu lực: … Lưu đồ 3/5 QUY TRÌNH CHẤM CƠNG VÀ CHI. .. NSĐT /QT- 05/M01 Bảng giải trình NSĐT /QT- 05/M02 Bảng chấm công NSĐT /QT- 05/M03 Bảng thu nhập NSĐT /QT- 05/M04 Danh sách chi trả thu nhập NSĐT /QT- 05/M05 5/5