Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình tập huấn Nâng cao hiệu quả sử dụng tin học trong nhà trường thông tin đến các bạn một số thao tác với văn bản; cấu hình word; định dạng văn bản, cách sử dụng template; tạo bảng và các định dạng; sử dụng mail merge; thiết kế trang và sử dụng máy in...
Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Mục lục Thao tác với văn (tạo mới, đặt mật khẩu, kèm font,…) 1.1 Tạo 1.2 Ghi tài liệu 1.3 Mở tài liệu 1.4 Bảo vệ tài liệu 1.5 Nhúng Font vào tài liệu Cấu hình Word Một số thao tác xử lý nhanh văn (phím tắt, tìm kiếm, ) 3.1 Thao tác tìm kiếm 3.2 Thao tác thay 3.3 Tạo phím tắt Định dạng văn bản, cách sử dụng template 4.1 Tạo Style 4.2 Chỉnh sửa style 4.3 Cách sử dụng style 4.4 Cách chép style Tạo bảng cách định dạng 5.1 Tạo bảng 5.2 Sửa bảng 5.2.1 Chọn ô, hàng, cột 5.2.2 Chèn thêm ô vào bảng 5.2.3 Chèn thêm hàng, cột bảng 10 5.2.4 Xoá hàng, cột bảng 10 5.2.5 Thêm đường kẻ vào bảng 10 Sử dụng Mail Merge 10 6.1 Quá trình chuẩn bị 10 6.2 Kích hoạt tính Mail Merge 11 6.3 Thao tác với tài liệu sau trộn 11 Thiết kế trang sử dụng máy in 12 7.1 Định dạng trang in 12 7.2 Thêm tiêu đề trang 14 7.3 Chèn số trang tự động 14 Cài máy in 15 8.1 Cài máy in gắn máy (local printer) 18 8.2 Cài đặt máy in chia sẻ mạng 21 Các công cụ kèm theo Word (Mathtype, PDF maker, chuyển đổi font) 23 9.1 Mathtype 23 9.2 PDF maker 23 9.2.1 AdobeAcrobat Professional 6.0 trở lên 23 9.3 Chuyển đồi font 24 10 Cách sử dụng help 25 11 Các lỗi hay xảy cách khắc phục 26 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Thao tác với văn (tạo mới, đặt mật khẩu, kèm font,…) 1.1 Tạo Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải cất lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng DOC Thường tệp tài liệu bạn cất vào thư mục C:\Documents and Settings\TEN_NGUOI_DUNG\My Documents đĩa cứng (có thể truy cập nhanh đến thư mục cách chọn My Documents hình Destop) Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thông số làm việc với Word (Tools Ỉ Options Ỉ File Locations Ỉ Documents Ỉ Modify Æ nơi lưu trữ thư mục Documents) Sau khởi động Word, hình trắng xuất Đó tài liệu mà Word tự động tạo Tuy nhiên để tạo tài liệu mới, ta sử dụng cách sau: - Mở mục chọn File | New… - Nhấn nút New công cụ Standard 1.2 Ghi tài liệu Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, ta chọn cách sau: - Mở mục chọn File | Save ; - Nhấn nút Save công cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Sẽ có hai khả xảy ra: Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu tệp tin có tên Xác định thư mục (Folder) - nơi chứa tệp tin gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ don_xac_nhan) nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu Tất nội dung văn (được hiển thị thời điểm ghi hình) ghi vào tệp với tên vừa đặt Ta phải chu ý điều sau với thao tác ghi: + Nên ghi tên tệp dễ gợi nhớ khoa học + Nên ghi thường xuyên để tránh trường hợp liệu máy bị trục trặc + Nên ghi vào nơi an toàn (khơng nên ghi hình Destop, thư mục Windows, thư mục My Documents Ỉ Vì cài lại máy không để ý dễ liệu) 1.3 Mở tài liệu Để mở tài liệu Word có đĩa, ta chọn cách sau đây: - Mở mục chọn File | Open - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện, ta chọn đến thư mục cất giữ tên tệp cần mở Để mở nhanh văn mở từ trước: File Ỉ danh sách văn mở (thường văn mở gần nhất) File Ỉ Open Ỉ Tools Ỉ Search Ỉ Ta gõ vào vài từ văn mà ta nhớ có lựa chọn tìm kiếm khác Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường 1.4 Bảo vệ tài liệu Việc bảo vệ liệu Word phân thành hai mức: mức độ cao bảo vệ mở tệp tài liệu, mức độ thứ hai bảo vệ thay đổi liệu tệp tài liệu Nguyên tắc bảo vệ cho mức là: gán mật (Password) cho tệp Bước 1: Mở tài liệu cần bảo word; Bước 2: Mở hộp thoại Options Ỉ Security; Tùy theo chế độ bảo vệ mở bảo vệ sửa (modify) ta điền mật vào ô tương ứng Word tự động yêu cầu người dùng nhập mật lần để khẳng định việc nhập mật hoàn tồn xác 1.5 Nhúng Font vào tài liệu Việc thực thao tác giúp cho ta dùng (đọc tài liệu) máy Từ Tools Ỉ Options Ỉ Save Ỉ check vào Embeded TrueType Fonts Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Cấu hình Word Dùng để cấu hình mơi trường làm việc theo sở thích người Từ Tools Ỉ Options Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường + View: Cách hiển thị Word + General: - measurement units: Chọn đơn vị đo để hiển thị định dạng văn - Recently used file list: Danh sách văn mở gần + Edit: cấu hình liên quan đến thao tác soạn thảo - Smart cut and paste: Nếu chọn chức word tự động 123456789 + Save: thao tác liên quan đến ghi văn - Save autorecover info every: chọn thời gian chương trình tự động ghi nháp văn - Có nhiều thuộc tính mà thiết lập đây, số thuộc tính hay sử dụng nhất: o Status bar: để hiển thị trạng thái Status bar; o ScreenTips: cho phép hiển thị mẫu giới thiệu (Tips) hình word; o Animated text: cho phép hiển thị hiệu ứng trình diễn văn o Hozirontal scrollbar: để hiển thị cuộn ngang cửa sổ tài liệu; Vertical scrollbar: để hiển thị cuộn dọc cửa sổ tài liệu; o Drawing: cho phép hiển thị hình vẽ lên tài liệu in chúng máy in Nếu không chọn mục này, ta khơng thể nhìn thấy hình vẽ Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường công cụ Drawing in hình máy in; o Text Boundary: hiển thị đường viền bao cho trang văn đối tượng khác tài liệu Điều giúp ta phân định rõ ràng biên giới đối tượng có tài liệu làm việc Một số thao tác xử lý nhanh văn (phím tắt, tìm kiếm, ) 3.1 Thao tác tìm kiếm Để tìm kiếm cụm từ tài liệu mình, làm sau: Bước 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm; Nếu khơng lựa chọn vùng văn bản, Word thực tìm kiếm tồn tài liệu Bước 2: Khởi động tính tìm kiếm văn cách: kích hoạt mục chọn Edit | Find nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện: Bước 3: Thiết lập thơng tin tìm kiếm thẻ Find Ý nghĩa mục tin sau: - Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find what: ví dụ: Viet nam; - Thiết lập tuỳ chọn tìm kiếm mục Search Options sau: - Match case - tìm kiếm mà khơng phân biệt chữ hoa, chữ thường; - Find whole words only- tìm từ độc lập Bước 4: Nhấn nút Find next, máy đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm 3.2 Thao tác thay Tính giúp tìm cụm từ văn bản, đồng thời thay cụm từ tìm cụm từ Để thực tính này, làm sau: Bước 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm; khởi động tính tìm kiếm văn bản; Buớc 2: Thiết lập thông tin cụm từ cần tìm cụm từ thay thẻ Replace hộp thoại - Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what - Gõ cụm từ thay mục Replace with: Hộp thoại thiết lập thơng tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, tìm thấy thay cụm từ Việt Nam Bước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm Khi tìm thấy, bấm nút Replace để thay cụm từ tìm cụm từ định mục Replace with: nhấn nút Replace All, Word tự động thay toàn cụm từ tìm định 3.3 Tạo phím tắt - Hỗ trợ việc thao tác với bàn phím hiệu linh hoạt soạn thảo văn Tools Ỉ Customize Ỉ Keyboard Ỉ chọn mục cần đặt phím tắt Ỉ nhấn tổ hợp phím (thường Ctrl + phím ) vào press new shortcut key ặ Assign ẻ Khi Nõng cao hiu sử dụng tin học nhà trường thực thao tác với mục cần chọn thay nhấn chuột vào mục ta cần nhấn tổ hợp phím (Ctrl + phím đặt) 3.4 Các phím tắt hay dùng Ngồi phím tắt thơng dụng cho định dạng văn như: copy, cut, paste, in đậm, in nghiêng, gạch Word cịn nhiều phím tắt hữu dụng mà người biết đến: Shift + F3 : thay đổi kiểu chữ thường, in hoa toàn bộ, in hoa chữ đầu Ctrl + Shift + C : chép định dạng Ctrl + Shift + V : áp dụng định dạng chép Ctrl + = : tạo chữ Subscript (Vd: H2O) Ctrl + Shift + = : tạo chữ Superscript (Vd: a2) Ctrl + ] : tăng kích cỡ phơng lên đơn vị Ctrl + [ : giảm kích cỡ phơng xuống đơn vị Ctrl + Y : lặp lại thao tác trước F12: Save As 10 Ctrl + Alt + : áp dụng định dạng cấp 11 Ctrl + Alt + : áp dụng định dạng cấp 12 Ctrl + Alt + : áp dụng định dạng cấp 13 Ctrl + Alt + K : tự động định dạng cho khối văn chọn Ctrl + Shift + N : áp dụng định dạng Normal Định dạng văn bản, cách sử dụng template - Đối với văn ngắn: thói quen thường ta định dạng tay (bôi đen, chọn font, cỡ) Văn dài quy mô: việc làm không hiệu khó thay đổi theo yêu cầu Style tập hợp định dạng văn (font, cỡ, màu, kích thước,…) đoạn, có tên gọi gán tổ hợp phím nóng để giúp việc định dạng nhanh chóng hiệu 4.1 Tạo Style Bước 1: Mở mục chọn Format | Style Hộp thoại Style xuất hiện: Bước 2: Để tạo Style mới, nhấn nút New, hộp thoại: New Style xuất cho phép thiết lập thông tin cho Style mới: Gõ tên cho Style vào mục Name: ví dụ Muc1; - Nhấn nút Format để chọn chức định dạng cho Style này: - Font để định dạng phông chữ cho Style; - Paragraph định dạng đoạn; - Tabs để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần); - Border để chọn kiểu đ-ờng viền cho Style (nếu cần); - Frame để chọn kiểu khung cho Style (nếu cần); - Numbering để chọn kiểu gạch đầu dòng (nếu cần); - Nhấn nút Shortcut key để gán phím nóng cho Style + Nếu chọn Autoupdate, định dạng Style tự động thay theo mục vừa tạo Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường + Nếu chọn Add to template, Style lưu lại tệp Normal.dot word Khi Style sử dụng tệp văn Nếu không chọn mục này, Style có tác dụng tệp văn mở 4.2 Chỉnh sửa style - Format Ỉ styles Ỉ Hiện hộp thoại Ỉ Chọn style cần sửa Æ chọn Modify Thực giống mục 4.1 4.3 Cách sử dụng style Tại đoạn văn bất kỳ, để định dạng ta việc chon style yêu thích phù hợp cách Format ta chọn style (hoặc nhấn phím tắt) 4.4 Cách chép style - Khi ta có văn đẹp (style chuẩn,…) ta cần lấy mẫu để định dạng cho văn ta làm sau o Bước 1: Format Ỉ styles and formatting Ỉ Show Custom… Ỉ Styles Ỉ Organizer Cửa sổ bên tay trái: cho ta chọn tệp nguồn chứa style (tệp format chuẩn) Cửa sổ bên tay phải: tệp cần format o Bước2: Từ cửa sổ bên tay trái ta chọn style Ỉ nhấn vào copy Ỉ style copy (chuyển) sang bên tay phải Æ tệp bên tay phải có style chọn Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Tạo bảng cách định dạng 5.1 Tạo bảng - Đưa trỏ đến vị trí cần đặt bảng - Chọn chức Insert table từ menu Table Hộp hội thoại Table xuất - Trong mục Number of Columns, Number of Rows nhập vào số cột số hàng muốn tạo bảng - Trong mục Column Width, chọn chiều rộng cột Sau nhấn chuột vào nút OK 5.2 Sửa bảng 5.2.1 Chọn ô, hàng, cột - Muốn chọn tồn ơ, bấm lề trái - Muốn chọn tồn hàng, bấm trỏ chuột vào chọn (phía bên trái hàng) - Muốn chọn toàn cột, bấm vào mép bảng Khi đặt trỏ chuột vị trí trỏ có dạng - Muốn chọn nhiều ô, hàng, cột bấm rê trỏ chuột chạy qua ô, hàng, cột cần chọn 5.2.2 Chèn thêm ô vào bảng - Chọn ô nơi mà bạn muốn chèn thêm ô vào - Chọn chức Insert Cells từ menu Table Xuất hộp hội thoại Insert Cells: - Nhấn chuột chọn mục sau: * Shift Cells Right - chèn ô vào bên trái ô chọn * Shift Cells Down - chèn ô vào phía chọn Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường * Insert Entire Row - chèn toàn hàng hay hàng * Insert Entire Column - chèn toàn cột hay cột - Nhấn chuột vào nút OK nhấn phím Enter 5.2.3 Chèn thêm hàng, cột bảng - Chọn hàng (các cột) số lượng hàng, cột mà bạn muốn chèn - Chọn chức Insert Rows (hay Insert Columns) từ menu Table 5.2.4 Xoá hàng, cột bảng - Chọn hàng (các cột) mà bạn muốn xoá - Chọn chức Delete Rows (hay Delete Columns) từ menu Table 5.2.5 Thêm đường kẻ vào bảng - Đưa trỏ vào bảng chọn chức Select Table từ menu Table Toàn bảng chọn - Chọn chức Border and Sharding từ menu Format Xuất hộp hội thoại Border and Sharding - Trong mục Presets, chọn mục sau: * None - loại đường kẻ xung quanh kẻ ô thêm vào trước * Box - tạo đường kẻ xung quanh bảng * Gird - tạo đường kẻ xung quanh đường kẻ ô bảng - Trong mục Line, chọn kiểu đường kẻ dùng bảng - Trong mục Color chọn màu dùng tơ đường kẻ - Sau nhấn chột vào nút OK nhấn phím Enter Sử dụng Mail Merge Mục đích: Khi người dùng cần in phiếu báo điểm, giấy mời,… Ỉ Nói chung tất dạng tài liệu tương đối giống (chỉ khác vài chi tiết, ví dụ: họ tên người nhận, địa người nhận) - Ví dụ minh họa: Giấy mời họp phụ huynh học sinh Ỉ Ta thấy: giấy mời khác tên học sinh với tên bố mẹ - 6.1 Quá trình chuẩn bị Bước 1: Chuẩn bị liệu (bảng soạn thảo Word, Excel,…) + Tạo bảng có cột: tên phụ huynh tên học sinh (một cách tương ứng) Bước 2: Soạn mẫu tài liệu trộn Ỉ Vì mục tiêu ta cần điền thông tin (ứng với cột bảng) vào tài liệu trộn Nên tài liệu trộn có dạng sau 10 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Sau ta in Tài liệu trộn (Chọn Merge to printer) ghi tài liệu trộn tệp (Merge to new document) Ỉ Khu khoanh đỏ Bài tập Có danh sách lớp: yêu cầu họp phụ huynh học sinh học Thiết kế trang sử dụng máy in Để soạn thảo văn mang tính chuyên nghiệp ta thường thực theo sơ đồ sau: + Định dạng trang in: bước phải làm soạn thảo tài liệu Word; + Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất kỹ định dạng, soạn thảo văn đề cập + Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang; + Print Preview: khâu quan trọng cho phép ta xem nội dung trang in trước in; + In ấn tài liệu: thực in tài liệu giấy 7.1 Định dạng trang in Từ File | Page Setup để kích hoạt Hộp thoại Page Setup xuất 12 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường + Tab (thẻ) Paper: dùng để lựa chọn khổ giấy in, bao gồm khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, tuỳ thuộc vào loại máy in bạn Bình thường, văn soạn thảo khổ A4; - Ngoài thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy; - Mục Apply to: để định phạm vi trang in áp dụng thiết lập Nếu Whole Document - áp dụng cho toàn tài liệu; This point forward - áp dụng trang chọn trở cuối tài liệu; - Mục Preview: cho phép nhìn thấy cấu trúc trang in thiết lập; - Nhấn nút Default ta muốn áp dụng thiết lập ngầm định cho tệp tài liệu sau Word; - Nhấn OK để đồng ý đóng hộp thoại lại + Tab (thẻ) Margin: cho phép thiết lập lề trang in - Mục Top: để thiết lập chiều cao lề trang in; - Mục Bottom: để thiết lập chiều cao lề trang in; - Mục Left: để thiết lập chiều rộng lề bên trái trang in; - Mục Right: để thiết lập chiều rộng lề bên phải trang in; - Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu; 13 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường - Mục Orientation: để chọn chiều in khổ giấy (Portrait: in theo chiều dọc; Lanscape: in theo chiều ngang khổ giấy) - Sau ta chọn phạm vi áp dụng định dạng cho văn bản, sau nhấn OK để đồng ý việc thay đổi 7.2 Thêm tiêu đề trang Từ View Ỉ Header and Footer Bài tập: Tạo tiêu đề theo trang chẵn lẻ Gợi ý: Page setup Ỉ Layout Ỉ Different odd and even, sau chèn tiêu đề giống mục 7.2 7.3 Chèn số trang tự động Từ Insert Æ Page Numbers 14 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường 7.4 In ấn MS word Vào File\chọn Print… (Ctrl + P) Xuất hộp thoại Print Printer: Máy in Nếu máy tính bạn cài đặt nhiều loại máy in sử dụng lưu ý lựa chọn loại máy in phù hợp Nếu máy tính cài loại máy in bạn khơng cần quan tâm đến phần Name: Tên loại máy in Status: Trạng thái Type: Loại máy in Where: Cổng kết nối với máy tính Page range: Vùng in ☼ All: In tất trang file 15 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường 9 ☼ Current page: In trang trỏ định vị ☼ Pages: In trang định rõ: Ví dụ: nhập số vào hộp box • -> in trang số • 2,3,5 -> in trang số 2, 3, • 2-6 -> in từ trang số đến trang số (2, 3, 4, 5, 6) ☼ Selection: Chỉ in vùng lựa chọn (vùng bạn bôi đen) Number of copies: In Mục Print: Mặc định chế độ All pages in range 9 All pages in range: In toàn trang Odd pages: Chỉ in trang lẻ Even pages: Chỉ in trang chẵn Collate: In từ trang đến hết, quay lại in tiếp từ trang đến hết Collate: In hết trang 1, trang 2,… đến hết trang cuối Properties: Chọn chi tiết loại giấy in Lưu ý: Nếu file bạn đặt số trang (ví dụ số trang bắt đầu đánh từ số 10 trở đi), bạn đặt lệnh in trang số máy in khơng thực lệnh in 7.5 Hủy bỏ lệnh in Trường hợp bạn thực lệnh in lại muốn hủy bỏ lệnh in này, bạn không nên thực ln thao tác xóa bỏ lệnh in máy in in bỏ lệnh in dễ xảy trường hợp bị kẹt giấy Trước hết cần bỏ giấy khỏi máy in sau thực bước sau: Kích chuột phải vào biểu tượng máy in Taskbar, chọn Open All Active Printers and Faxes Sau chọn Cancel Cài máy in Từ Ỉ Settings Ỉ Printers and Faxes 16 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Sau chọn Add a printer (vùng khoanh trịn) Ỉ nhấn Next Khi xuất cửa sổ hỏi ta cài máy in đâu (máy in chia sẻ - shared qua mạng máy in máy tính) Có hai khả trình bày 17 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường 8.1 Cài máy in gắn máy (local printer) + Local printer attached to this computer: Cài đặt máy in kết nối với máy tính Ngoài ta chọn Automatically detect and install my plug and Play printer Ỉ Máy tính tự động dị tìm máy in kết nối với máy tính cài (thường ta khơng chọn chức mà ta tự chọn máy in) + Nhấn Next để chọn cấu hình cài máy in 18 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường + Chỉ cổng mà máy tính kết nối với máy in (thường cài chương trình tự động nhận cổng mà máy tính gắn kết với máy in) Æ Nhấn Next để tiếp tục Windows hỗ trợ số loại máy in nhà sản xuất liệt kê hình vẽ + Bên cột Manufacturer: chọn nhà sản xuất + Printer: chọn kiểu máy in 19 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Nếu khơng có danh sách ta chọn vào Have Disk… Chỉ đường dẫn chứa Driver (chương trình nhận dạng loại thiết bị đó) cách nhấn vào Browse nhấn OK + Trong ô Printer name: đặt tên cho máy in Nếu muốn máy in máy in ngầm định (mọi thao tác in, ta chọn in không máy in lệnh in se dùng máy in mà ta chọn làm ngầm định để in) ta chọn vào Yes (ngược lại ta chọn No) + Sau nhấn Next để tiếp tục 20 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường + Nếu muốn chi sẻ máy in (cho người khác dùng qua mạng) ta chọn Share name, không muốn chia sẻ máy in (dùng máy tính gắn máy in) ta chọn Do not share this printer Ỉ Nhấn Next hồn tất q trình cài đặt 8.2 Cài đặt máy in chia sẻ mạng + A network printer, or a printer attached to another computer: Máy in gắn máy tính khác, chế độ dùng chung (mọi người có quyền dùng được)Ỉ Sau nhấn Next Ỉ Xuất cửa sổ hỏi tên máy in cần cài gắn máy tính (thường ta để nguyên) nhấn Next (xem hình vẽ đây) 21 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Xuất cửa sổ để ta chọn máy in cách trực quan Sau nhấn Next để tiếp tục q trình cài đặt Ỉ Các thao tác (ví dụ đặt máy in làm máy in ngầm định,…) giống mục cài máy in Local 22 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Các công cụ kèm theo Word (Mathtype, PDF maker, chuyển đổi font) 9.1 Mathtype Dùng để gõ cơng thức nói chung cơng thức tốn học nói riêng Đây phần mềm hữu ích cho việc soạn thảo văn nhiều cơng thức 9.2 PDF maker Chương trình dùng tạo cac tệp văn dạng PDF (một định dạng “cứng” cho phép hiển thị máy tính khác cần cài chương trình hỗ trợ tệp PDF Ưu điểm PDF giữ nguyên định dạng, không bị lỗi Font người khác khó sửa tệp văn đó) Một số chương trình tạo PDF 9.2.1 AdobeAcrobat Professional 6.0 trở lên Cài đặt: giống chương trình phần mềm thơng thường Cách sử dụng + Sau cài xong lần khởi động Word Ỉ Ta phải chọn cho phép AdobeAcrobat chạy macro Ỉ Khi có công cụ công cụ Word (để ẩn công cụ ta bấm chuột phải vào vùng trắng cơng cụ Ỉ bỏ chọn PDFmaker 6.0) + Từ văn (nên ghi trước tạo tệp PDF), chưa ghi hộp thoại xuất + Nhấn yes để tiếp tục Ỉ 23 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Ghi tên tệp cần tạo vào File name Ỉ chọn thư mục lưu trữ nhấn Save 9.3 Chuyển đồi font - Chuyển đổi kiểu font (ABCỈ VniỈUnicode ngược lại) Có nhiều chương trình cho phép chuyển đổi, lấy ví dụ Unikey (tương tự cho Vietkey) bấm chuột phải, có chế độ - Từ biểu tượng + Để chuyển đổi file ta chọn Công cụ 24 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường ) để chọn Ta chọn File nguồn (bấm vào văn cần chuyển mã Khi chương trình tự động nhận mã nguồn Tiếp đến ta chọn tên văn ghi lại sau chuyển (văn đích) bảng mã đích Sau nhấn chuyển mã cấu hình xong + Chuyển nhanh đoạn văn (đã copy vào Clipboard): Chuyển mã nhanh (bằng cách bấm chuột phải vào Unikey) Ỉ Sau chương trình thơng báo chuyển xong Æ Ta thực thao tác dán (Paste) vào vùng (nơi) cần dán 10 Cách sử dụng help Khi thực không (hay cần giúp đỡ) thao tác đó, ta nhấn F1 lên cửa sổ sau: Gõ vào thơng báo lỗi (hoặc từ cần giúp đỡ) nhấn nút Ỉ Kết tìm kiếm cho việc giúp đỡ Ỉ Dựa vào ta khắc phục lỗi Ví dụ: để biết cách tạo bảng ta gõ vào vài từ tiếng Anh (ví dụ Table create table,…) 25 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường 11 Các lỗi hay xảy cách khắc phục 11.1 Khi chế độ Print Preview cần sửa lỗi văn ta thực theo cách sau: bấm vào nút Magnifier ( ) Toolbar Print Preview Lúc này, chuột hình kính lúp trở thành hình chữ I ta sửa lỗi văn giống trạng thái soạn thảo 11.2 In tiếng Việt với Unicode Hầu hết máy in in văn soạn thảo Unicode Với trường hợp khơng in tiếng Việt font Unicode ngun nhân chủ yếu máy không “hiểu” font Unicode tự động thay font khác có sẵn máy in Cách khắc phục khác tùy theo máy in cụ thể, có số điểm chung Trước hết cần làm sau: Start -> Settings - Printers - > Bấm chuột phải vào biểu tượng máy in -> chọn Properties Tiếp theo, sổ Properties, di chuyển tab (thẻ) thay đổi thông số theo tổng hợp cách sau (nếu có): - Chuyển giá trị "Spooling data format" sang "RAW" Chọn sử dụng chức "Always use True type Fonts" Chọn để máy in “Download font” từ máy tính trước in Chọn để máy in không thay (Substitute) font trước in Chọn chức “Print Text as graphics” Ngồi ra, tải trình điều khiển (driver) cài lại cho máy in giúp máy in hoạt động tốt với Unicode hầu hết trường hợp 11.3 Khi gõ chữ tự động tách rời Mở Word, vào Tools/Option/Edit bỏ dấu check mục use Smart cut & paste 11.4 Chữ “i” biến thành “I” Từ Tools/AutoCorrect bỏ dấu check mục Replace text as you type 11.5 26 ... TrueType Fonts Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Cấu hình Word Dùng để cấu hình mơi trường làm việc theo sở thích người Từ Tools Ỉ Options Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường + View:... mục vừa tạo Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường + Nếu chọn Add to template, Style lưu lại tệp Normal.dot word Khi Style sử dụng tệp văn Nếu không chọn mục này, Style có tác dụng tệp văn... cần điền thông tin (ứng với cột bảng) vào tài liệu trộn Nên tài liệu trộn có dạng sau 10 Nâng cao hiệu sử dụng tin học nhà trường Trân trọng kính mời Ơng (Bà): Phụ huynh học sinh em:
