Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Kế toán: Tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng

Mục tiêu của luận văn là đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng. Đề xuất hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện triển khai ERP tại công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng.

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TRẦN THỊ THU HUYỀN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Đà Nẵng - Năm 2019 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn KH: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 1:PGS.TS Ngô Hà Tấn Phản biện 2: TS Hồ Văn Nhàn Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 02 năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cuộc cách mạng cơng nghệ 4.0 có tác động đến kinh tế xã hội Hàng trăm triệu doanh nghiệp hưởng lợi từ dịch vụ sáng tạo cung cấp hãng công nghệ Công nghệ thông tin trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển Việc ứng dụng công nghệ thông tin xu tất yếu Trong thị trường kinh tế tối ưu hóa sử dụng nguồn lực cách phù hợp góp phần tạo nên thành cơng cho doanh nghiệp, tạo vị cạnh tranh thị trường Hiện kế tốn khơng người ghi chép thơng tin, lên báo cáo mà cịn tham gia đóng vai trò quan trọng quản trị kinh doanh Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, kinh doanh hiệu khơng thể thiếu hệ thống tài hoạt động hiệu quả, kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Để làm vấn đề thơng tin kế toán phải luân chuyển đầy đủ kịp thời Hệ thống thơng tin kế tốn chặt chẽ giúp doanh nghiệp ngăn chặn gian lận sai sót cách hiệu quả, phần khơng thể thiếu quản trị doanh nghiệp Cùng với phát triển khoa học, tin học áp dụng vào hệ thống thơng tin kế tốn Nó khơng dừng phần mềm kế tốn mà cịn bao trùm tất hoạt động phòng ban doanh nghiệp Từ tập đồn đa quốc gia đến cơng ty có quy mơ vừa nhỏ, HTTTKT giúp cho máy doanh nghiệp vận hành cách trơn tru, tiết kiệm thời gian tiền bạc Phần lớn doanh nghiệp thường chưa coi trọng việc quản trị thông tin doanh nghiệp như: thông tin khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, liệu kế tốn… Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế tóan để ghi lại xử lý nghiệp vụ kế toán, chủ yếu sử dụng cho phận kế toán Các thông tin thường lưu trữ cách rời rạc, khơng có kết nối phận doanh nghiệp Việc lưu trữ, quản lý thông tin rời rạc, khơng có tính liên kết khiến cho chủ doanh nghiệp khó có nhìn tổng quan doanh nghiệp, cần thông tin thi nhiều thời gian để yêu cầu phận tổng hợp Vì để nâng cao hiệu cơng tác kế tốn nói riêng, hệ thống thơng tin kế tốn nói chung, nhiều doanh nghiệp ngày trọng đến việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể nhằm giải quyết, khắc phục hạn chế mà phần mềm kế toán mang lại Các phần mềm quản lý tổng thể ERP nhìn nhận đắn tầm quan hiệu thực tiễn đem lại ERP, viết tắt “Enterprise Resource Planning” – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cơng cụ tích hợp q trình kinh doanh doanh nghiệp tảng sử dụng sở liệu tập trung Nó gồm nhiều phân hệ chức cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác tùy theo nhu cầu Khác với phần mềm kế tốn, ERP giải pháp giúp cho cơng tác kế toán khắc phục hạn chế mặt không gian, thời gian nhờ khả chia sẻ liên kết cao phận, từ giúp cho q trình cung cấp thơng tin mang tính kịp thời tin cậy Trước đây, phần mềm dùng doanh nghiệp thường không kết nối, liên kết với phận kế toán, kinh doanh, … với Có cơng việc bị lặp lặp lại nhiều lần, khơng theo quy trình Để đảm bảo hoạt động diễn cách nhịp nhàng, đồng cần phải phối hợp hoạt động chức năng, phận, cá nhân tham gia chu trình Do vậy, cần phải tổ chức trao đổi liệu, thông tin cách khoa học phận để công việc thực xuyên suốt cơng đoạn, tránh chồng chéo, sai sót Công ty Cổ Phần In Dịch Vụ Đà Nẵng cơng ty có bề dày lịch sử 40 năm, thành lập sở cải tạo xưởng in tư nhân trước năm 1975 Vì cơng ty có bề dày kinh nghiệm, mong muốn không bị đào thải khỏi thị trường, nên công ty coi trọng việc ứng dụng CNTT phận kế tốn nói riêng phận khác nói chung Phần mềm kế tốn cơng ty sử dụng Misa Phần mềm Công ty mua từ lâu, dùng chủ yếu cho phận kế toán phận kinh doanh, nhiên chưa có kết nối chia sẻ thông tin hai phận, nhiều thông tin phải nhập lại nhiều lần Các phận công ty sử dụng phần mềm khác nhau, kết nối thông tin hai chiều kế toán đến phận chức khác chưa cung cấp đầy đủ kịp thời, chuẩn xác thông tin cầ sử dụng gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu hoạt động Ban lãnh đạo công ty thấy cần phải thay đổi, yêu cầu việc cần phải có phần mềm có khả quản lý, kết nối nghiệp vụ, phận doanh nghiệp nhu cầu cấp thiết Hiểu tầm quan trọng, công ty nghiên cứu vận hành hệ thống InERP vào đầu năm 01/01/2018 InERP phần mềm viết đội ngũ IT công ty đào tạo, dùng để quản lý hoạt động doanh nghiệp Trong thời gian đầu năm 2018 đến tại, công ty bước chuyển đổi từ phần mềm kế toán sang ERP, bước đầu đem lại hiệu cho tồn doanh nghiệp Tuy nhiên sử dụng nên tổ chức thơng tin kế tốn nói chung, tổ chức thơng tin kế tốn nói riêng cịn nhiều bất cập vướng mắc Qúa trình trao đổi thơng tin kế tốn phận khác chưa có liên kết đồng Các nhân viên chưa kịp thích ứng với thay đổi hệ thống nên sử dụng đồng thời hai phần mềm song song song, ERP phục vụ cho trình hoạt động doanh nghiệp, Misa sử dụng để kết xuất báo cáo làm báo cáo liên quan đến thuế Trước hạn chế mà công ty gặp phải, tác giả chọn đề tài “Tổ chức thông tin kế tốn phục vụ triển khai ERP Cơng ty cổ phần In Dịch Vụ Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu luận văn Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế tốn phục vụ triển khai ERP cơng ty cổ phần In Dịch Vụ Đà Nẵng - Đề xuất hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn điều kiện triển khai ERP công ty cổ phần In Dịch Vụ Đà Nẵng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: tổ chức thơng tin kế tốn điều kiện triển khai ERP Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần In Dịch Vụ Đà Nẵng năm 2018 Phƣơng pháp nghiên cứu - Dữ liệu nguồn liệu: Luận văn sử dụng hai nguồn liệu thứ cấp sơ cấp Nguồn liệu thứ cấp lý luận chung hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) ERP Nguồn liệu sơ cấp quy trình áp dụng Cơng ty CP In Dịch vụ Đà Nẵng - Phương pháp thu thập liệu Tác giả tìm kiếm sở lý luận hệ thống thơng tin kế tốn nước quốc tế thơng qua sách, thư viện, internet… Tìm kiếm văn quy định phân công nhiệm vụ công việc, mẫu văn bản; quy định trình tự cơng việc; quy định báo cáo; quy định liên quan đến HTTTKT Quan sát vấn số nhân viên công ty nhằm đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế tốn Cơng ty CP In Dịch vụ Đà Nẵng ứng dụng ERP Từ thơng tin thu thập tổng hợp, phân tích, đánh giá,… nhằm đề xuất hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn công ty Bố cục đề tài Bố cục luận văn: Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn bao gồm: Chương 1: Một số vấn đề lý luận ERP tổ chức thơng tin kế tốn điều kiện triển khai ERP Chương 2: Đánh giá tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ triển khai ERP Công ty cổ phần In Dịch Vụ Đà Nẵng Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ triển khai ERP Công ty cổ phần In Dịch Vụ Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, tác giả tham khảo số tài liệu liên quan đến tổ chức thông tin kế tốn số doanh nghiệp nói chung công tác ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp nói riêng Việc ứng dụng ERP hệ thống doanh nghiệp phải phối hợp đồng bộ, trao đổi thông tin phận chức Khi ứng dụng công nghệ thơng tin nói chung ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình cách tiếp cận mới, phù hợp để tăng cường chức phối hợp, trao đổi thông tin phận Điều tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) phân tích rõ nghiên cứu “ Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu hệ thống thơng tin kế tốn” [4] để phân tích rõ cần thiết việc tiếp cận HTTTKT theo chu trình Nghiên cứu đề xuất việc tổ chức thơng tin kế tốn theo bốn chu trình gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi chu trình tài Trong chu trình cần xác định rõ đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn sở xác định rõ loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho phận chức chu trình hay quy trình cụ thể để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo phân quyền truy cập để khai thác liệu, thơng tin cách nhanh chóng xác Nghiên cứu sở để tổ chức chu trình doanh nghiệp, định hướng tổ chức thông tin kế toán để đáp ứng đầy đủ chức kế tốn chu trình Phan Thanh Hảo (2018) [6] với luận án “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ” Trên sở hệ thống hóa cách rõ nét khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống ERP, khác biệt ứng dụng hệ thống ERP tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Đồng thời, thông qua thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ, nêu lên ưu nhược điểm từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Đề tài “Hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP bệnh viện C Đà Nẵng” [5] tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh tổng hợp đầy đủ lý thuyết hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống phần mềm ERP, quy trình ứng dụng ERP vào hệ thống thơng tin kế tốn, đưa giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ERP vào cơng tác kế tốn bệnh viện Bên cạnh đó, có nhiều tác giả nghiên cứu tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP doanh nghiệp Nghiên cứu tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) [1], nghiên cứu Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim ứng dụng ERP, nêu lên lợi ích mang lại từ việc ứng dụng đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng cường hiệu việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế tốn tài kế tốn quản trị doanh nghiệp Cũng nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015) [2] nghiên cứu phân tích thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình kế tốn Cơng ty cổ phần Vận tải đa phương thức đưa giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn theo định hướng ERP đầy đủ Ngoài giới có nhiều nghiên cứu liên quan đến HTTTKT doanh nghiệp Bài viết “The Current Role of accounting information systems” ZSUZSANNA TOSTH (2012) [8] khẳng định HTTTTKT khung hoạt động kế toán thực tiễn HTTTKT có vai trị quan trọng việc định nhà quản ý, giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống quẩn trị chi phí báo cáo kiểm sốt Sự phát triển cơng nghệ thơng tin làm tăng khả cung cấp thông tin HTTTKT Như hệ tự động hóa, phần mềm kế tốn đời làm cho cơng tác kế tốn xử lý dễ dàng hơn, nhanh đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý Tuy nhiên, để dáp ứng yêu cầu quản trị mức cao hơn, hệ thống phần mềm quản trị ERP đời, cung cấp hệ thống sở liệu thơng tin rộng cho kế tốn, nhà kiểm soát nhà quản lý Bài viết phân tích vai trị HTTTKT việc định nhà quản trị; vai trò tin học phát triển HTTTKT Tuy nhiên, nhiều vai trò khác HTTTKT mà viết chưa đề cập chưa có ví dụ thực tiễn Qua nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy việc ứng dụng ERP tác động lớn đến HTTTKT, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện HTTTKT nhằm nâng cao hiệu cơng tác kế tốn, nâng cao hiệu kinh doanh nhờ khả kiểm sốt tốt chi phí, cơng nợ, tối ưu hố nguồn lực có Kế thừa từ nghiên cứu trước với hạn chế chưa có nghiên cứu tìm hiểu cụ thể nhu cầu thơng tin kế tốn phận chức trước ứng dụng ERP, để triển khai phát huy đầy đủ nhu cầu thông tin cần thiết Mặt khác, HTTTKT Công ty In Đà Nẵng dần lộ rõ nhiều hạn chế phát triển nhanh chóng cơng ty, địi hỏi cần có thay đổi để tạo điều kiện cho phát triển sau Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh, công ty In Đà Nẵng vừa thuộc loại hình thương mại sản xuất có nhiều đặc thù khác với đơn vị kinh doanh thông thường Quy trình bán hàng, quy trình sản xuất cần phải có kiểm sốt chặt chẽ hoạt động quy trình có nhiều khác biệt Vì tác giả vận dụng vào thực tiễn Công ty Cổ Phần In Dịch Vụ Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng HTTTKT, bên cạnh nhận diện nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn Từ đề xuất giải pháp hồn thiện HTTTKT theo định hướng ERP Công ty Dịch vụ: Cho thuê văn phịng, kho vui chơi, giải trí, phục vụ thiếu nhi 2.1.3 Chức nhiệm vụ: - Thiết kế, tạo mẫu , làm phim, chế điện tử - Chuyên in loại biểu mẫu, sách giáo khoa, kinh điển, catalogue, vé số, lịch tờ, lịch lốc, nhãn hộp loại máy in nhiều màu Đức, Nhật - Đóng xén loại sổ sách dây chuyền khép kín, chất lượng cao - Cáng láng, cán màng mờ, bế hộp nhãn giấy decal - Nhập khẩu, kinh doanh loại vật tư ngành in, xuất ấn phẩm 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Bộ máy quản lý Công ty tổ chức theo cấu trực tuyến chức Đứng đầu giám đốc trực tiếp đạo hoạt động sản xuất hoạt động kinh doanh Công ty hoạt động phịng ban Các phịng ban có nhiệm vụ tham mưu phần hành phân công Hình 2.1 Cơ cấu máy tổ chức cơng ty CP In Dịch Vụ Đà Nẵng 2.1.5 Cơ cấu tổ chức máy kế tốn Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức phịng kế tốn 2.1.6 Đặc điểm cấu sản xuất cơng ty Hình 2.3 Sơ đồ cấu tổ chức sản xuất 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CƠNG TY 2.2.1 Qúa trình triển khai thực ERP công ty cổ phần In Dịch vụ Đà Nẵng Trước triển khai hệ thống ERP, Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Misa Phần mềm Misa xem công cụ đắc lực, hỗ trợ cho phận kế toán việc nhập liệu, tổng hợp số liệu, thực nhanh chóng sổ sách, báo cáo kế tốn cần thiết Bộ phận kinh doanh sử dụng phần mềm Misa để làm báo giá, lên đơn đặt hàng,lệnh xuất hàng theo dõi số liệu hàng tồn kho, cơng nợ khách hàng Ngồi ra, phận vật tư thực lệnh xuất vật tư phần mềm Với tính cịn hạn chế phần mềm Misa lợi ích phần mềm ERP mang lại, ban lãnh đạo Công Ty Cổ Phần In Dịch Vụ Đà Nẵng định ứng dụng hệ thống ERP từ năm 2018 Qúa trình triển khai ERP Công ty Cổ phần In Dịch vụ Đà Nẵng chia thành giai đoạn: - Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án - Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế - Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống - Giai đoạn 4: Chuẩn bị vận hành hệ thống - Giai đoạn 5: Vận hành hỗ trợ Hiện Công ty giai đoạn 4: giai đoạn chuẩn bị vận hành hệ thống 2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn đơn vị cịn gặp nhiều khó khăn Do tư tưởng nhà quản lý thời bao cấp, họ quen với việc dùng thủ công, họ cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn phải đầu tư lớn máy móc, thiết bị phần mềm 2.2.3 Xây dựng hệ thống chứng từ kế tốn Tại Cơng ty CP In Dịch Vụ Đà Nẵng , tổ chức hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán quy định Chế độ kế toán thời điểm đơn vị áp dụng Cụ thể: Từ năm 2014 trở trước: hệ thống tài khoản kế toán quy định chế độ kế toán theo QĐ/2006-BTC ngày 14/9/2006; Từ năm 2015 trở hệ thống tài khoản kế toán quy định chế độ kế toán theo TT200/2014-BTC ngày 22/12/2014 2.2.4 Tổ chức sở liệu mã hóa liệu Trong mơi trường ERP, hệ thống thơng tin kế tốn điểm bắt đầu mà kết qủa q trình xử lý thơng tin Cơ sở liệu đầu vào cảu phận trở thành sở liệu đầu phận khác Tất phân hệ sử dụng chung nguồn liệu, sử dụng liệu tập trung giúp cho việc thu thập lưu trữ liệu không bị trùng lặp Cơng việc kế tốn mơi trường ERP khơng việc nhập liệu thơng thường mà cịn phải kiểm tra liệu đầu vào từ phận khác, phân tích, xử lý số liệu để thực báo cáo 2.2.5 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phù hợp với đối tượng kế toán đối tượng quản lý chi tiết, phù hợp với yêu cầu quản lý doanh nghiệp Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ Tài Bên cạnh cịn xây dựng thêm tài khoản chi tiết phục vụ cho nhu cầu theo dõi, hạch tốn chi tiết cơng ty 2.2.6 Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình 2.2.6.1 Chu trình doanh thu Trong trình bán hàng – thu tiền phần mềm cũ, phận kinh doanh thực chức nhận đơn đặt hàng, kiểm tra công nợ tồn kho, lập lệnh bán hàng, chuẩn bị hàng giao hàng Bộ phận kế tốn phụ trách lập hóa đơn, thu tiền, theo dõi khoản phải thu ghi sổ, lập báo cáo Các thông tin cập nhật lưu trữ theo phận riêng lẻ thủ kho theo dõi riêng lượng hàng xuất hàng ngày, sau hàng tháng đối chiếu lượng hàng xuất với nhân viên kinh doanh sản lượng tồn kho với kế toán kho Một số liệu lưu trữ thủ công file Excel, sở liệu trùng lắp, chồng chéo với nhau, thông tin dư thừa, khơng đồng bộ, dễ sai sót, chưa tích hợp Những nhược điểm khắc phục hầu hết doanh nghiệp sử dụng ERP, tổ chức thông tin kế tốn theo quy trình rõ ràng 2.2.6.2 Chu trình cung ứng Ban lãnh đạo công ty mong muốn phân hệ quản lý kho hàng giúp doanh nghiêp quản lý chặt chẽ Trước có nhu cầu mua vật tư, phận có nhu cầu lập tờ trình u cầu mua hàng gửi phịng kế hoạch Sau xác định nhu cầu mặt hàng cần phải cung ứng, phận mua hàng tiến hành lập đơn mua hàng, thu thập báo giá lựa chọn nhà cung cấp phù hợp theo tiêu thức chủ yếu giá cả, chất lượng hàng hóa tin cậy lẫn Sau đổi mới, quy trình nhận biết nhu cầu vật tư đặt hàng không thay đổi đáng kể Căn vào yêu cầu mua hàng duyệt hệ thống với báo giá có chữ ký phê duyệt lãnh đạo, phận mua hàng thực lập đơn mua hàng Có khác biệt với hệ thống cũ, nhân viên công ty tiết kiệm nhiều thời gian so với trước đây, giúp phận mua hàng tự động lập danh sách vật liệu, hàng hóa cần mua Với hệ thống ERP, tạo đơn mua hàng phận quản lý quản lý nhu cầu mua nguyên vật liệu mà không cần phải theo dõi thủ cơng trước 2.2.6.3 Chu trình chuyển đổi Tại công ty, thực trạng tổ chức thông tin kế tốn chu trình chuyển đổi thể qua quy trignh sau: quy trình quản lý sản xuất, quy trình nhân tiền lương 2.2.6.4 Chu trình tài Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình tài bao gồm tất hoạt động, chức doanh nghiệp Các hoạt động liên quan đến chu trình doanh thu, cung ứng chuyển đổi tách riêng Các hoạt động cịn lại chu trình tài là: Hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tư xây dựng mua sắm tài sản cố định, hệ thống kế toán tổng hợp – lập báo cáo tài 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG TRONG ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP 2.3.1 Ƣu điểm Qua phân tích thực trạng Cơng ty Cổ phần In Dịch vụ Đà Nẵng, nhận thấy bước đầu công ty xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP Qua khảo sát thực tế doanh nghiệp, luận văn rút số lợi ích hệ thống SAP ERP mang lại cho hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty Cổ Phần In Dịch Vụ Đà Nẵng - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng ty: có liên kết số liệu phân hệ phần mềm, đồng thời giảm thiểu quy trình xử lý thủ công, hầu hết nguồn thông tin xử lý thơng qua hệ thống mạng máy tính - Việc xây dựng hạn mức tín dụng cho khách hàng ứng dụng ERP, giúp công ty theo dõi, kiểm tra đánh giá khả toán khách hàng trước ký kết hợp đồng kịp thời, nhanh chóng - Hệ thống chứng từ cơng ty tổ chức hoàn thiện với đầy đủ chứng từ cần thiết biểu mẫu thiết kế phù hợp với chế độ kế tốn Chứng từ ln lập thời điểm phát sinh nghiệp vụ Các nghiệp vụ ghi sổ cách nhanh chóng, xử lý nghiệp vụ chuẩn xác, sai sót - Ở Cơng ty In Đà Nẵng, số quy trình kiểm sốt chặt chẽ Mỗi quy trình phân hệ có hướng dẫn cụ thể, rõ ràng bước thực hiện, giúp cho người sử dụng nắm bắt, hiểu rõ quy trình, tránh sai sót q trình sử dụng 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm, tổ chức thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP công ty nhiều hạn chế - Phần mềm ERP giúp cho việc lập phiếu xuất kho dễ dàng phận kho kinh doanh lập lệnh, phần mềm tự kết chuyển thông tin lệnh đến phân hệ quản lý kho Nhân viên kho nhìn vị trí hàng hóa để lấy hàng Tuy nhiên, kế tốn kho khơng thể sử dụng phần mềm ERP để lập báo cáo kế toán phần mềm khơng hỗ trợ Việc quản lý hàng hóa xuất kho thực tế số lượng hàng hóa dự tốn cuối đưa cho kế tốn xuất hóa đơn có xác hay khơng khơng thực Đây nhược điểm chưa thể khắc phục phần mềm ERP khơng có liên kết số liệu dịch vụ kế toán - Phần mềm ERP chưa có tính lập báo cáo, chưa có báo cáo phân tích, báo cáo quản trị, báo cáo tài chính… gây bất tiện cho người sử dụng - Vì đưa vào sử dụng nên Công ty chưa đầu tư máy chủ để hỗ trợ Phần mềm kế tốn cài vào máy chủ có nhớ thấp, làm cho hệ thống sử dụng bị chậm bị ngắt kết nối giây lát, phải dùng đường dẫn link khác để vào sử dụng KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong nội dung chương 2, tác giả tìm hiểu thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty Cổ Phần In Dịch Vụ Đà Nẵng, tập trung nghiên cứu thực tế thơng tin kế tốn chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi chu trình tài Mỗi chu trình cơng ty có thay đổi bản, phù hợp với hệ thống ERP Tuy nhiên, hệ thống thông tin kế tốn Cơng ty ứng dụng ERP Với thực tế nhu cầu thông tin kế tốn thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty với tìm hiểu hệ thống ERP, luận văn đưa giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP phần trình bày chương nhằm giúp cho hoạt động then chốt công ty vận hành thực tốt vai trò nhiệm vụ CHƢƠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG 3.1 ĐỊNH HƢỚNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG Luận văn đưa định hướng để hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn cơng ty nhằm giúp cho hoạt động phát huy đầy đủ vai trò ứng dụng ERP Khi ứng dụng hệ thống ERP cần hoàn thiện việc tái cấu trúc hệ thống quản lý để tiếp tục hồn thiện hệ thống thơng tin giải pháp cơng nghệ địi hỏi quản lý doanh nghiệp quy trình Tái cấu trúc doanh nghiệp q trình khảo sốt, đánh giá lại cấu trúc đề xuất mơ hình cấu trúc mới, nhằm giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch chiến lược an ninh hệ thống máy tính nhằm đảm bảo an toàn mạng, internet, kết nối hệ thống, lưu trữ lưu dự phòng Thiết lập quy trình hoạt động mối quan hệ quy trình cơng việc cần thực việc ứng dụng ERP Quy trình khơng giúp cho người dùng hiểu rõ cơng việc mà cịn giúp cho việc kiểm tra chéo phận Như biết, phận thực nhiệm vụ phận trước chưa thực Thế nên, công việc hồn thành theo kịp tiến độ tìm hiểu nguyên nhân khâu Khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp cần kiểm soát theo hệ thống từ đầu vào, xử lý kết đầu Các thủ tục kiểm soát nhập liệu cần thực hiện, sai sót hệ thống cần tiến hành thơng qua bút tốn điều chỉnh Ngồi ra, quản lý chất lượng thông tin cần kiểm tra thường xuyên từ phản hồi người sử dụng Đặc điểm hệ thống ERP mang tính linh hoạt, toàn diện liên kết cao sử dụng sở liệu tậ trung Cấu trúc hệ thống ERP thường có nhiều phân hệ như: phân hệ kế toán, phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng,… Tùy theo nhu cầu đặc thù doanh nghiệp mà số lượng phân hệ lựa chọn để triển khai khác Hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP cần đảm bảo đáp ứng cung cấp thông tin kế tốn tài thơng tin kế tốn quản trị Thay đổi văn hóa doanh nghiệp tư nhân viên Ngày nay, ERP giải pháp công nghệ quản lý nhiều doanh nghiệp quan tâm Do đặc điểm ERP liên quan đến toàn doanh nghiệp, nên, tác động cá nhân ảnh hưởng đến tất hệ thống, Vì vậy, để đảm bảo tính kiểm sốt mức độ an toàn liệu, trách nhiệm người cần quy định văn cụ thể - Cung cấp báo cáo tức thời: việc nhập giao dịch in báo cáo đảm báo tính tức thời (online) Loại bỏ sai lệch, chậm trễ hệ thống phân tán thời Có chế kiểm sốt tiến trình cơng việc Phân định trách nhiệm cơng việc để kiểm sốt Hỗ trợ lãnh đạo giám sát tiến trình cơng việc - Đảm bảo tính bảo mật: Bảo mật thông tin phận Bảo mật thơng tin quy trình Đảm bảo tính minh bạch Phân quyền quản lý hạch tốn Lưu vết thông tin liệu nhập mới/ sửa/ xóa 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức máy kế toán Doanh nghiệp cần quan tâm đến số lượng chất lượng nhân viên để xây dựng cấu nhân kế tốn mơi trường ERP Doanh nghiệp cần định số lượng nhân viên cần thiết phận cơng việc cụ thể gì, u cầu cơng việc Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp công việc, thời gian thực đồng thời đảm bảo công nhân viên với Công việc nhân viên cần soạn thảo thể qua bảng mô tả công việc Doanh nghiệp cần lựa chọn nhân viên kế tốn có đủ trình độ chun mơn, kinh nghiệm, kỹ (làm việc nhóm, sử dụng máy tính, phân tích,…), hiểu biết quy trình kinh doanh, nhận thức vai trị ERP cơng tác kế tốn có đạo đức nghề nghiệp 3.2.2 Hồn thiện tổ chức chu trình kinh doanh Khi ứng dụng ERP vào doanh nghiệp, để hoạt động cách trơn tru phải xây dựng quy trình chuẩn, quy trình kế tốn phải thống với quy trình doanh nghiệp Quy trình chuẩn phịng ban có gắn kết với nhau, chức khơng có chồng chéo với nhau, nhân bố trí hợp lý, báo cáo đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời chi phí kiểm sốt chặt chẽ Trong luận văn này, tác giả trình bày chu trình doanh thu, chu trình cung ứng chu trình chuyển đổi * Đối với chu trình doanh thu Khi sử dụng ERP thơng tin tình hình cơng nợ, hạn mức tín dụng khách hàng cập nhật cách nhanh chóng tự động chuyển đến phận liên quan Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ kiểm sốt cơng nợ khách hàng nhờ việc truy xuất liệu cách nhanh chóng * Đối với chu trình cung ứng Trong điều kiện ứng dụng ERP, giải pháp mua hàng Công ty Cổ Phần In Dịch Vụ Đà Nẵng gồm trình mua hàng từ lập yêu cầu dự trù mua hàng phận, trình phê duyệt mua hàng cụ thể quy trình giao diện hệ thống nên việc quản lý công đoạn mua hàng trở nên dễ dàng khoa học Bộ phận kế toán kế thừa nguồn thông tin, liệu từ phận mua hàng chuyển đến, thực công tác kiểm tra chéo phận kế toán, kho hàng phận mua hàng tốt * Đối với chu trình chuyển đổi Hệ thống ERP giúp cho doanh nghiệp việc lập kế hoạch, tính tốn thời gian sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu… Nhờ liên kết liệu với phần hành khác, hệ thống tự động nhận liệu từ tài khoản ngun vật liệu, nhân cơng, chi phí, chi phí sản xuất chung… để tính giá thành dịch vụ 3.2.3 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn chu trình báo cáo kế toán Với tồn HTTTKT số liệu kế tốn khơng kịp thời, sử dụng hệ thống ERP tồn khơng cịn Phần mềm InERP liên kết liệu tất phịng ban tham gia vào chu trình kinh doanh Khi chứng từ kế toán lập, phần mềm tự động cập nhật vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế Tại thời điểm, nhà quản trị biết toàn hoạt động phận, hiệu kinh doanh mà đợi báo cáo phận gửi lên, chủ động quản trị doanh nghiệp, lập kế hoạch tài 3.2.4 Tăng cƣờng sở hạ tầng thông tin Để áp dụng phần mềm InERP, công ty cần trang bị máy chủ có cấu hình đủ mạnh có tính tốn đến lượng máy trạm sử dụng tương lai gần Bên cạnh đó, máy trạm có thời gian sử dụng lâu, năm (5) năm nên thay để đảm bảo tốc độ xử lý hình đủ rộng để xem toàn giao diện 3.2.5 Hoàn thiện tổ chức liệu, phần mềm xử lý liệu Với phương hướng hồn thiện HTTTKT Cơng ty CP In Dịch Vụ Đà Nẵng áp dụng hệ thống ERP, người viết lựa chọn phần mềm InERP phù hợp với đặc thù đơn vị dịch vụ sản xuất Giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp InERP bao gồm phân hệ phần mềm sau: phân hệ phần mềm quản lý tài kế tốn ; phân hệ phần mềm quản lý bán hàng ; phân hệ phần mềm quản lý mua hàng; phân hệ phần mềm quản lý kho Phần mềm InERP giúp luân chuyển thông tin nghiệp vụ phịng ban kịp thời xác, phối hợp nghiệp vụ liên quan đến nhiều phòng ban cách nhịp nhàng hiệu quả, giảm thiểu sử dụng luân chuyển thủ công loại giấy tờ Các liệu cần nhập lần chia sẻ cho tất phòng ban chức Cơng ty 3.2.6 Hệ thống kiểm sốt nội Công ty Cổ Phần In Dịch Vụ Đà Nẵng Công ty CP In Dịch Vụ Đà Nẵng xây dựng ban kiểm sốt cịn yếu Cơng cụ sử dụng hệ thống kiểm soát nội Cơng ty HTTTKT với chu trình kinh doanh khép kín với nội quy cơng ty Đây công cụ hữu hiệu hoạt động kiểm sốt nội Chu trình kinh doanh cơng ty phức tạp Chính vậy, trách nhiệm kiểm sốt hoạt động tài phịng kế tốn nặng nề Kế tốn tham gia vào cơng tác kiểm sốt nội cơng ty qua kiểm sốt chứng từ kế tốn tình hình tài doanh nghiệp 3.2.7 Nâng cao trình độ sử dụng phần mềm ERP nhân viên quản lý công ty Để vận hành hệ thống, người dùng bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống đội ngũ nhân viên cần phải đào tạo để sử dụng hệ thống cách hiệu Việc đào tạo cần thực nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành máy 3.2.9 Hỗ trợ từ ban lãnh đạo công ty Ban lãnh đạo công ty phải ghi nhớ ERP công cụ kỳ diệu để chuyển hóa tất cả, khơng đảm bảo cho thành công doanh nghiệp Ban lãnh đạo phải người thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều kiện động viên Phải có cam kết hỗ trợ mạnh mẽ suốt trình triển khai ứng dụng ERP Cần phải có đồng lịng từ ban quản trị cấp cao đến nhân viên Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản trị cần phải giải thích rõ tác dụng ERP cần phải tìm hiểu, quan tâm đến khó khăn nhân viên thực ERP KẾT LUẬN Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP công cụ hiệu giúp doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh xu hội nhập quốc tế, không giải pháp công nghệ mà thay đổi tư quản lý Các doanh nghiệp ứng dụng ERP để quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị xem yếu tố then chốt, chìa khóa cho thành cơng Cơng Ty Cổ Phần Cổ phần In Dịch Vụ In Đà Nẵng khơng nằm ngồi xu thế giới, nhu cầu quản lý ngày cao, đòi hỏi thơng tin phải xác kịp thời, lý ban lãnh đạo công ty định áp dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp Đề tài đưa tìm hiểu chung hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống ERP, khác biệt ứng dụng hệ thống ERP tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp, đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Công Ty Cổ Phần Cổ phần In Dịch Vụ In Đà Nẵng để thấy hạn chế bất cập cịn tồn Để từ đó, đưa đề xuất nhằm hồn thiện tổ chức thơng tin kế toán điều kiện ứng dụng phần mềm ERP, đề xuất giải pháp thiết thực cải tiến quy trình chu trình doanh nghiệp nhằm giúp cho việc triển khai hệ thống ERP sau Công ty thuận lợi đạt hiệu Việc áp dụng hệ thống quản lý ERP mẻ doanh nghiệp Việt Nam, q trình khơng q phức tạp khơng q đơn giản Việc làm địi hỏi nhiều nguồn lực, tâm, nhận thức ban lãnh đạo Cơng ty Với kiến thức cịn hạn chế, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong Qúy thầy quan tâm đóng góp ý kiến để luận văn hoàn thiện ... việc tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ triển khai ERP Công ty Cổ Phần In Dịch Vụ Đà Nẵng chương CHƢƠNG ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ... PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG 3.1 ĐỊNH HƢỚNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG Luận văn đưa định hướng để hồn thiện tổ chức thơng tin kế. .. VỤ ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành & phát triển Tên cơng ty : Công ty Cổ Phần In Dịch Vụ Đà Nẵng Tên giao dịch : DaNang Printing and