VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG
3.1. ĐỊNH HƢỚNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ
KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG
Luận văn sẽ đưa ra một định hướng để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại công ty nhằm giúp cho các hoạt động phát huy đầy đủ vai trò trong ứng dụng ERP.
Khi ứng dụng hệ thống ERP cần hoàn thiện hơn việc tái cấu trúc hệ thống quản lý để tiếp tục hoàn thiện hệ thống thông tin vì đây là một giải pháp công nghệ đòi hỏi quản lý doanh nghiệp bằng quy trình. Tái cấu trúc một doanh nghiệp là quá trình khảo soát, đánh giá lại cấu trúc hiện tại và đề xuất mô hình cấu trúc mới, nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.
Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch chiến lược an ninh đối với hệ thống máy tính nhằm đảm bảo an toàn mạng, internet, kết nối trong hệ thống, lưu trữ và sao lưu dự phòng.
Thiết lập quy trình hoạt động và mối quan hệ giữa các quy trình là công việc cần thực hiện trong việc ứng dụng ERP. Quy trình này không chỉ giúp cho người dùng có thể hiểu rõ công việc của mình mà còn giúp cho việc kiểm tra chéo giữa các bộ phận. Như đã biết, một bộ phận không thể thực hiện nhiệm vụ nếu bộ phận trước đó chưa thực hiện. Thế nên, khi một công việc không thể hoàn thành theo kịp tiến độ có thể tìm hiểu được nguyên nhân ở khâu nào.
vào, xử lý cho đến kết quả đầu ra. Các thủ tục kiểm soát nhập liệu cần được thực hiện, mọi sai sót trên hệ thống cần được tiến hành thông qua bút toán điều chỉnh. Ngoài ra, quản lý chất lượng thông tin cũng cần được kiểm tra thường xuyên từ những phản hồi của người sử dụng.
Đặc điểm của hệ thống ERP là mang tính linh hoạt, toàn diện và liên kết cao do sử dụng cơ sở dữ liệu tậ trung. Cấu trúc của một hệ thống ERP thường có nhiều phân hệ như: phân hệ kế toán, phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng,… Tùy theo nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp mà số lượng phân hệ cũng sẽ được lựa chọn để triển khai khác nhau. Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP cần đảm bảo đáp ứng cung cấp cả thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị.
Thay đổi văn hóa doanh nghiệp và tư duy của nhân viên. Ngày nay, ERP là một giải pháp công nghệ quản lý mới được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Do đặc điểm của ERP liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, thế nên, mọi tác động của cá nhân đều ảnh hưởng đến tất cả hệ thống, Vì vậy, để đảm bảo tính kiểm soát cũng như mức độ an toàn của dữ liệu, trách nhiệm của từng người cần được quy định bằng văn bản cụ thể.
- Cung cấp các báo cáo tức thời: việc nhập các giao dịch và in ra các báo cáo đảm báo tính tức thời (online). Loại bỏ những sai lệch, chậm trễ của hệ thống phân tán hiện thời. Có cơ chế kiểm soát tiến trình công việc. Phân định trách nhiệm công việc để kiểm soát. Hỗ trợ lãnh đạo giám sát tiến trình công việc.
- Đảm bảo tính bảo mật: Bảo mật thông tin giữa các bộ phận. Bảo mật thông tin giữa các quy trình. Đảm bảo tính minh bạch. Phân quyền quản lý và hạch toán. Lưu vết thông tin dữ liệu khi được nhập mới/ sửa/ xóa.