TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG TRONG ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP
2.3.1 Ƣu điểm
Qua phân tích thực trạng tại Công ty Cổ phần In và Dịch vụ Đà Nẵng, có thể nhận thấy bước đầu công ty đã xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo đúng định hướng ERP. Qua khảo sát thực tế ở doanh nghiệp, luận văn đã rút ra một số lợi ích của hệ thống SAP ERP mang lại cho hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng
- Ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty: có sự liên kết số liệu giữa các phân hệ phần mềm, đồng thời giảm thiểu được quy trình xử lý thủ công, hầu hết mọi nguồn thông tin đều được xử lý thông qua hệ thống mạng máy tính.
- Việc xây dựng hạn mức tín dụng cho khách hàng khi ứng dụng ERP, giúp công ty theo dõi, kiểm tra và đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng kịp thời, nhanh chóng.
- Hệ thống chứng từ tại công ty được tổ chức khá hoàn thiện với đầy đủ các chứng từ cần thiết và biểu mẫu được thiết kế phù hợp với chế độ kế toán. Chứng từ luôn được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Các nghiệp vụ được ghi sổ một cách nhanh chóng, xử lý nghiệp vụ chuẩn xác, ít sai sót.
- Ở Công ty In Đà Nẵng, một số quy trình được kiểm soát chặt chẽ. Mỗi quy trình ở các phân hệ đều có hướng dẫn cụ thể, rõ ràng từng bước thực hiện, giúp cho người sử dụng có thể nắm bắt, hiểu rõ quy trình, tránh các sai sót trong quá trình sử dụng.
2.3.2 Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty vẫn còn nhiều hạn chế.
-Phần mềm ERP giúp cho việc lập phiếu xuất kho dễ dàng do ngay khi bộ phận kho và kinh doanh lập lệnh, phần mềm đã tự kết chuyển thông tin trên lệnh đến phân hệ quản lý kho. Nhân viên kho nhìn được vị trí của hàng hóa để đi lấy hàng. Tuy nhiên, kế toán kho không thể sử dụng phần mềm ERP để lập các báo cáo kế toán do phần mềm không hỗ trợ. Việc quản lý hàng hóa đã xuất kho thực tế và số lượng hàng hóa trên dự toán cuối cùng được đưa cho kế toán xuất hóa đơn có chính xác hay không không thực hiện được. Đây là nhược điểm chưa thể khắc phục của phần mềm ERP do không có sự liên kết giữa số liệu dịch vụ và kế toán.
-Phần mềm ERP chưa có các tính năng lập báo cáo, chưa có các báo cáo phân tích, báo cáo quản trị, báo cáo tài chính… gây ra sự bất tiện cho người sử dụng.
-Vì mới đưa vào sử dụng nên Công ty chưa đầu tư máy chủ để hỗ trợ. Phần mềm kế toán được cài vào máy chủ có bộ nhớ thấp, làm cho hệ thống sử dụng bị chậm hoặc bị ngắt kết nối trong giây lát, phải dùng đường dẫn link khác để vào sử dụng.