Bài giảng Quản lý dự án: Chương 4 giúp người học hiểu về Phân phối các nguồn lực dự án và quản lý chi phí. Nội dung trình bày cụ thể gồm có: biểu đồ phụ tải nguồn lực, điều chỉnh đều nguồn lực, dự toán ngân sách của dự án, phương pháp dự toán ngân sách, kế hoạch chi phí cực tiểu, quản lý chi phí dự án?
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ Bộ môn quản lý xây dựng QUẢN LÝ DỰ ÁN CHƯƠNG 4: PHÂN PHỐI CÁC NGUỒN LỰC DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ NỘI DUNG CHƯƠNG 4.1 BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC 4.2 ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC 4.3 DỰ TOÁN NGÂN SÁCH CỦA DỰ ÁN 4.4 PHƢƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 4.5 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN? 4.1 BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC • Khái niệm Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ thời kỳ định cho công việc tồn vòng đời dự án • Tác dụng: Trình bày hình ảnh có nhu cầu cao, thấp khác loại nguồn lực giai đoạn Là sở để lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị… cho dự án Là sở để nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan theo yêu cầu tiến độ dự án 4.1 BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC • Phƣơng pháp xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM (Gantt) Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh Bước 3: Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực 4.2 ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC • Khái niệm Điều chỉnh nguồn lực phương pháp tối thiểu hóa mức khác biệt cầu nguồn lực thời kỳ cách điều chuyển nguồn lực công việc phạm vi thời gian dự trữ cho phép không làm thay đổi thời điểm kết thúc dự án • Tác dụng: Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tương đối ổn định nên dự án giảm thiểu mức dự trữ hàng hóa liên quan Cphí nhân công Tạo điều kiện cho nhà quản lý dự án chủ động đặt mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất vào thời điểm cố định, định kỳ 4.2 ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC • Điều phối nguồn lực sở thời gian dự trữ tối thiểu - Bước 1: vẽ sơ đồ PERT, xây dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực - Bước 2: Tính thời gian dự trữ cơng việc - Bước 3: Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm Khi nhu cầu vượt mức cho phép, liệt kê công việc cạnh tranh nguồn lực xếp chúng theo trình từ thời gian dự trữ toàn phần từ thấp đến cao 4.2 ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC • Điều phối nguồn lực sở thời gian dự trữ tối thiểu - Bước 4: Điều chỉnh nguồn lực theo ngun tắc phân phối cho cơng việc có thời gian dự trữ thấp trước, tiếp đến cơng việc có thời gian dự trữ thấp thứ 2… Những cơng việc có thời gian dự trữ lớn phải điều chỉnh Quá trình điều chỉnh đảm bảo cho việc kéo dài thời gian hoàn thành dự án mức thấp ý xếp lại công việc không nằm đường găng ưu tiên nguồn lực cho công việc găng 4.2 ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC Công việc Công việc trước Thời gian (ngày) Yêu cầu lao động (người) A - 2 B - C - 4.1 BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC Cơng việc Thời gian Số lập trình viên trước (ngày) cần thiết (người) A - B - C - D A E C F B G D 10 H E 2 Công việc Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực? Nguồn lực lớn dự án cần người? 4.1 BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC Số lập Công Thời việc gian trước (ngày) A - I B - C B D A E D F A K D G E H E I G Cơng việc trình viên cần thiết (người) 4.4 PHƯƠNG PHÁP DỰ TỐN NGÂN SÁCH • Dự tốn ngân sách theo khoản mục công việc a Lập ngân sách theo khoản mục Việc dự toán tiến hành sở thực năm trước cho khoản mục chi tiêu sau, sau tổng hợp lại theo đơn vị phận khác tổ chức Khoản mục (1) Tiền lương Nguyên liệu Chi phí điện nước Thực tế năm trước (2) Kế hoạch Chênh lệch Dự án (3) (4) = (3) – (2) A B 4.4 PHƯƠNG PHÁP DỰ TỐN NGÂN SÁCH • Dự tốn ngân sách theo khoản mục cơng việc b Dự tốn ngân sách theo cơng việc - Bước Chọn hoạt động (công việc) cấu phân tách cơng việc (WBS) để lập dự tốn chi phí - Bước Xác định tiêu chuẩn hồn thiện cho công việc (tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh tế… ) Nếu bị hạn chế nguồn lực chuyển bước sau: - Bước Xác định nguồn lực cần thiết để thực công việc - Bước Xác định định mức nguồn lực phù hợp - Bước Xem xét tác động xảy kéo dài thêm thời gian - Bước Tính tốn chi phí thực cơng việc 4.4 PHƯƠNG PHÁP DỰ TỐN NGÂN SÁCH • Dự tốn ngân sách theo khoản mục cơng việc Nếu bị giới hạn thời gian chuyển bước sau: - Bước Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực công việc - Bước Trên sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hồn thiện cơng việc - Bước Tính tốn chi phí thực cơng việc Nếu không bị hạn chế nguồn lực thời gian chuyển bước sau: - Bước Xác định định mức nguồn lực phù hợp cho công việc - Bước Tính tốn chi phí thực cơng việc 4.4 PHƯƠNG PHÁP DỰ TỐN NGÂN SÁCH • Dự tốn ngân sách theo khoản mục cơng việc c Xác định tổng dự toán Trên sở phân tách công việc (WBS) sơ đồ mạng, tổng mức dự toán dự án xác định theo bước sau: * Xác định tổng chi phí trực tiếp cho công việc hạng mục công việc * Dự tốn quy mơ khoản mục chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí văn phòng, chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng, tiền cơng ngồi chi phí khác) Phân bổ loại chi phí cho cơng việc theo phương pháp hợp lý * Tổng dự tốn kinh phí cho dự án 4.5 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU Trong q trình lập dự án xây dựng hai phương án: Phương án bình thường (1) phương án đẩy nhanh (2) phương án dự tính mức chi phí cho cơng việc dự án mức bình thường (được xem thấp nhất) thời gian thực dự án tương đối dài (được xem dài nhất) Phương án có thời gian thực dự án ngắn (được xem ngắn nhất) cần chi phí nhiều (chi phí trường hợp xem lớn nhất) Trên sở hai phương án nhà quản lý dự án xây dựng phương án điều chỉnh kế hoạch chi phí cực tiểu Tạo phương án hợp lý hơn, có chi phí thấp phương án đẩy nhanh thời gian rút ngắn phương án bình thường 4.5 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU Bài 3: Cho dự án có cơng việc sau: Phƣơng án bình thƣờng Cơng Cơng việc TT Chi phí Nguồn việc trƣớc 1Thời gian (ngày) (triệu đồng) lực a 30 i Phƣơng án đẩy nhanh Thời gian Chi phí (ngày) (triệu đồng) 35 b - 42 i 56 c - 45 i 59 d a 32 i 40 e b 21 i 41 f b 21 i 33 g c 48 i 80 i d,e 10 30 i 35 k d,e 30 i 40 10 l i,f,g 10 i 20 4.5 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU • Một số khái niệm Thời gian bình thường Thời gian bình thường thực cơng việc thời gian hồn thành cơng việc điều kiện bình thường, Chi phí bình thường Chi phí bình thường cơng việc chi phí cho cơng việc thực điều kiện bình thường Thời gian đẩy nhanh Thời gian đẩy nhanh thời gian thực công việc điều kiện rút ngắn đến mức cho phép hợp lý (không thể rút ngắn nữa) điều kiện kỹ thuật, trình độ lao động nhân tố khác Chi phí đẩy nhanh Chi phí đẩy nhanh cơng việc chi phí thực cơng việc gắn với thời gian đẩy nhanh, mức chi phí xem cao thời gian thực cơng việc khơng thể rút ngắn thêm điều kiện 4.5 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU • Các bƣớc thực kế hoạch chi phí cực tiểu Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng tìm đường găng cho phương án (chương trình) bình thường Bước 2: Tính tổng chi phí PA bình thường (PA đẩy nhanh) Bước 3: Chọn đường găng công việc mà đẩy nhanh tiến độ thực làm tăng chi phí thấp Giảm tối đa thời gian thực công việc Bước 4: Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực công việc đường găng mục tiêu đạt giảm thêm Cuối thiết lập phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu thời gian rút ngắn so với phương án bình thường Bước 5: Xác định thời gian thực tổng chi phí phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN • Phân tích dòng chi phí dự án Mục đích: Giúp nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch chủ động tìm kiếm đủ vốn cung cấp theo tiến độ đầu tư nhằm nâng cao hiệu đồng vốn Xác định dòng chi chí: Dựa sở chi phí thực theo cơng việc số ngày hồn thành cơng việc Giả định chi phí sử dụng đồng ngày thực cơng việc, đó, cho phép tính chi phí bình qn ngày thực công việc dự án Dựa vào kế hoạch triển khai sớm mức chi phí ngày, xây dựng đường cong chi phí tích lũy Đường cong đường cong chi phí tích lũy theo kế hoạch triển khai muộn (thiết lập cách tương tự) sở để quản lý chi phí dự án 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN • Phân tích dòng chi phí dự án - Trên sở hai dòng chi phí, nhà quản lý định lựa chọn kế hoạch triển khai sớm muộn nhằm tiết kiệm tối đa c/phí Ví dụ Chi phí Thời Công gian việc (ngày) trước A - 30 B - C D Cơng việc Chi phí (tr.đ) ngày Thời gian bắt đầu Sớm Muộn 0 30 15 a 15 5 a 78 13 E b 60 20 10 F c 32 8 H c 42 8 I f, d, e 6 12 13 (tr.đ) 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN • Kế hoạch triển khai sớm: Thứ tự thời gian Công việc thực 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 a a a a a c c c f f f f h h h h d d d d b d d b 22 23 h h i e e e 6 Chi phí cho công việc ngày (tr.đ) 5 13 13 13 8 8 7 7 13 13 13 7 15 15 20 20 20 Chi phí ngày 21 21 26 26 26 18 18 18 28 28 28 15 13 Chi phí tích lũy 21 42 68 94 120 138 156 174 202 230 258 273 286 293 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN • Kế hoạch triển khai muộn Thứ tự thời gian 10 11 12 13 14 15 16 17 a a a a a c c c d Công việc thực 18 19 20 21 22 d b d b f h d e f h d e f h d e f h 13 15 13 20 13 20 13 20 h 6 6 5 Chi phí cho cơng việc ngày (tr.đ) 13 13 15 23 h i Chi phí ngày 6 6 5 18 35 43 48 48 48 13 Chi phí tích lũy 12 18 24 30 35 40 58 93 136 184 232 280 293 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN • Kế hoạch triển khai muộn Kế hoạch triển khai sớm Ngày Kế hoạch triển khai muộn Cơng việc Chi phí/ngày (tr.đ) Chi phí tích lũy (tr.đ) Cơng việc Chi phí/ngày (tr.đ) Chi phí tích lũy (tr.đ) 10-11 a, b 21 42 a 12 12-14 a, e 26 120 a 30 15-16 c, d 18 155 c 40 17 c, d 18 173 d, b, h 18 58 18 f, h, d 28 192 d, b, h, f 35 93 19 f, h, d 28 212 d, e, h, f 43 136 20 f, h, d 28 231 d, e, h, f 48 184 21 f, h 15 238 d, e, h, f 48 232 22 h, i 13 251 d, e, h, f 48 280 23 h 258 h, i 13 293 4.6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN • Kiểm sốt chi phí dự án Là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định thay đổi so với kế hoạch, sở đề xuất giải pháp để quản lý hiệu chi phí dự án Nội dung: * Kiểm sốt việc thực chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch * Ngăn cản thay đổi không phép, không so với đường chi phí sở * Thơng tin cho cấp thẩm quyền thay đổi phép ... DUNG CHƯƠNG 4. 1 BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC 4. 2 ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC 4. 3 DỰ TOÁN NGÂN SÁCH CỦA DỰ ÁN 4. 4 PHƢƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 4. 5 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU 4. 6 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN? 4. 1... sớm sớm muộn A 5 0 B 20 14 14 C 10 24 20 14 D 12 12 E 12 15 15 12 F 10 24 19 14 K 12 19 24 17 H 15 17 24 22 G 15 18 18 15 I 18 24 24 18 gian bắt đầu muộn Thời gian dự trữ 4. 2 ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN... việc, đồng thời phải văn hóa tất giả thiết lập dự toán 4. 4 PHƯƠNG PHÁP DỰ TỐN NGÂN SÁCH • Phương pháp dự tốn ngân sách từ cao xuống thấp Thứ tự thực Cấp bậc quản lý Các nhà quản lý cấp cao Chuẩn