ỨNG DỤNG THƯƠNG mại điện tử của DOANH NGHIỆP VINAMILK VIỆT NAM

Và ERP là một trong những phần mềm hệ thống hiện đại góp phần giúp các doanh nghiệp thực hiện điều này.. Cho phép tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

ỨNG DỤNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ CỦA DOANH

NGHIỆP VINAMILK VIỆT NAM

Họ và tên: Nguyễn Thị Thùy An

Mã sinh viên: 1512230002 Lớp tín chỉ: TMA306(2-1617).3_LT Giảng viên: Ths Nguyễn Thị Hồng Vân Tháng 3 năm 2017

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự thành bại của một doanh nghiệp Mọi doanh nghiệp muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trường hiện nay đều phải liên tục nâng cấp cơ sở hạ tầng và cải tiến công nghệ kĩ thuật bởi sức cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp đối thủ và cũng để đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng

Một doanh nghiệp đi vào hoạt động có bao nhiêu là vấn đề phát sinh cần quản

lý Nào là quản lý kho nguyên vật liệu, quản lý hàng lưu kho, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng, Do đó, doanh nghiệp càng lớn mạnh thì các hoạt động càng phức tạp, đòi hỏi sử dụng công nghệ cao Và ERP là một trong những phần mềm hệ thống hiện đại góp phần giúp các doanh nghiệp thực hiện điều này ERP như một hệ thống quản lý mọi thông tin hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn

Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay hầu hết là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, song họ đều nhận thấy được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với doanh nghiệp mình Hơn ai hết, Vinamilk, doanh nghiệp hàng đầu về sản xuất sữa ở Việt Nam lại càng thấu hiểu điều đấy Bằng việc sử dụng các phần mềm hệ thống quản

lý mà đặc biệt là hệ thống ERP, Vinamilk ngày càng lớn mạnh

MỤC LỤC

I, Cơ sở lí luận:

1 Khái niệm ERP 3

2 Lịch sử ra đờivà phát triển của ERP 3

3 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn nhân lực 5

4 Các yếu tố quyết định để triển khai thành công hệ thống ERP 6

4.1 Nguồn nhân lực 6

4.2 Quy trình 6

4.3 Ngân sách 7

4.4 Đầu tư 7

II Thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét ERP của doanh nghiệp Vinamilk. 1 Giới thiệu công ty 7

1.1 Giới thiệu chung về Vinamilk 7

1.2 Mục tiêu của công ty 8

2.Hoạt động của công ty trước khi áp dụng ERP 9

3.Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP 10

3.1 Thực trạng triển khai về nhân lực: 10

3.2 Thực trạng triển khai về quy trình 11

3.3 Thực trạng triển khai về công nghệ 11

3.4 Thực trạng triển khai về đầu tư 12

4.Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk 12

4.1 Thành công đạt được 12

4.2 Hạn chế 13

5.Kinh nghiệm triển khai 13

I, Cơ sở lí luận:

1 Khái niệm ERP:

ERP – enterprise resource planning – tạm dịch là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp Cho phép tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng văn phòng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực

ERP liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện quy trình xử lý một cách tự động hóa Nhờ Erp, các doanh nghiệp

có thể quản trị tài chính nhân sự, tiền lương và dịch vụ, hỗ trợ mua bán hàng biết được tình trạng tồn kho, sản xuất chăm sóc khách hàng tiếp thị sản phẩm, tốt hơn

Hệ thống này được xây dựng với mục tiêu tổng quát là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như: nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc bằng cách

sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm Erp sẽ cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên

Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian, theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình

2 Lịch sử ra đờivà phát triển của ERP:

ERP bắt đầu xuất hiện từ những năm 60 Từ đó đến nay, ERP được phát triển và

mở rộng chức năng cho vai trò quản lý doanh nghiệp

Lúc ban đầu, ERP mới đóng vai trò như một hê thống hoạch định nhu cầu

nguyên liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, mà cụ thể là tìm ra phương

thức xử lý đơn hàng nguyên vật liệu ERP giúp các nhà lãnh đạo trả lời các câu hỏi:

- Sản xuất cái gì?

- Để sản xuất cần những gì?

- Hiện nay doanh nghiệp đã có sẵn những gì?

- Còn cần những gì nữa để sản xuất?

Sau đó, ERP không còn đơn thuần là hoạch định nguyên vật liệu Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm đưa ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhập dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược lại với kế hoạch Qua đó, doanh nghiệp có thể xem xét sửa đổi kế hoạch cho phù hợp mức độ ưu tiên

Hoạch định cho sản xuất là kết quả tiếp theo và là sự mở rộng cho sự phát triển trên của ERP Đây là phương thức hoạch định các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp Ở giai đoạn này, hệ thống đã hoạch định đến từng đơn vị, lập kế hoạch tài chính và mô phỏng khản năng cung ứng nhằm giúp trả lời câu hỏi: “Sẽ thế nào nếu ” Hệ thống đã được cải thiện nhiều chức năngvà được liên kết với nhau chặt chẽ Từ lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các báo cáo tài chính như: ngân quỹ, dự báo kho hàng, kế hoạch kinh doanh,

ERP tiếp tục được mở rộng cho hoạt động hoạch định nguồn nhân lực ở doanh nghiệp Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn, các dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các doanh nghiệp kinh doanh đa quốc gia Hệ thống ERP được cải

thiện với mục tiêu giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ

Cùng với sự phát triển của hệ thống Internet, ERP tiếp tục phát triển ERP trở thành hệ thống Inter-Enterprise Co-operation với mục tiê tăng hiệu quả thông qua

sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM) SCM là họ PM khó chuẩn hóa

và định nghĩa nhất trong các hệ thống PM quản lý Một phần mềm SCM có thể chỉ nhắm vào một khâu trong dây chuyền cũng có thể là nhắm tới cả dây chuyền sản xuất

Và cuối cùng, ERP được mở rộng với chức năng tạo giá trị thông qua cộng tác trong cộng đồng kinh doanh

3 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn nhân lực:

Khi cố gắng máy tính hóa các quy trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các nhu cầu kinh doanh đặc thù Trong nhiều trường hợp, điều này sẽ dẫn đến hình thành các hệ thống tách biệt, gây khó khăn cho việc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt quá trình kinh doanh Cần thiết lập một hệ thống kế hoạch hóa các nguồn lực Vì thế mà ERP ra đời

ERP là một bộ các gói phần mềm module trên máy tính tự động hóa các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên cảu doanh nghiệp, bao trùm gần như tất cả các quá trình kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của doanh nghiệp

ERP không phải phần mềm cá biệt hóa cho từng doanh nghiệp mà là một hệ thống phổ cập, được xây dựng từ thực tiễn kinh doanh DO vậy, khi áp dụng phần mềm các doanh nghiệp nên thay đổi quy trình kinh doanh cho phù hợp

ERP vượt trội so với các phần mềm khác ở khả năng tích hợp ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thức hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau giúp mô phỏng và quản lý hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình

Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai

cả hệ thống module

4 Các yếu tố quyết định để triển khai thành công hệ thống ERP:

Có 4 yếu tố cơ bản để sử dụng ERP hiệu quả nhất:

- Nguồn nhân lực

- Quy trình

- Công nghệ

- Đầu tư

4.1 Nguồn nhân lực:

- Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành

- Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng

- Nhân viên phải thực sự có năng lực

- Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung

- Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra chặt chẽ

4.2 Quy trình:

- Thực hiện khảo sát, mô tả quy trình hiện tại củadoanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai ERP

- Áp dụng áp quy chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Quy trình này đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi

- Lựa chọn nhà cung cáp đáng tin cậy

4.3 Ngân sách:

- Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư

- Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào hệ thống ERP

4.4 Đầu tư:

ERP là một hệ thống đắt đỏ đòi hỏi chi phí triển khai rất cao Vì vậy, không phải công ty nào cũng muốn là có thể triển khai hệ thống phần mềm này

II Thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét ERP của doanh nghiệp Vinamilk.

1 Giới thiệu công ty:

1.1 Giới thiệu chung về Vinamilk:

Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy

Products Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam Công ty là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm lĩnh 75% thị phần sữa tại Việt Nam Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới 183 nhà phân phối và gần 94.000 điểm bán hàng phủ đều 64 tỉnh thành, sản phẩm

Vinamilk còn được xuất khẩu sang nhiều nước Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, khu vực Trung Đông, Đông Nam Á

Sau hơn 30 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xây dựng được 8 nhà máy, 1 xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máy mới, với sự đa dạng về sản phẩm, Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa tiệt trùng, thanh trùng và các sản phẩm được làm từ sữa

Ngoài ra, Vinamilk còn king doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật

tư, hóa chất, môi giới bất động sản,

1.2 Mục tiêu của công ty:

“Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách ngiệm ca của mình với cuộc sống con người và xã hội” Với sứ mệnh đó, Vinamilk đã xây dựng cho mình biểu tượng “niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người”

Năm giá trị cốt lõi của doanh nghiệp gồm: chính trực, tôn trọng, công bằng, tuân thủ, đạo đức

- Chính trực: liêm chính, trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch

- Tôn trọng: Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp, tôn trọng công

ty, tôn trọng đối tác Hợp tác trong sự tôn trọng

- Công bằng: công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên qua khác

- Tuân thủ: Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một các đạo đức

2 Hoạt động của công ty trước khi áp dụng ERP:

Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk là một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất sữa ở Việt Nam Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp và đang hướng

tạp.Khi chưa áp dụng ERP vào hoạt động của công ty thì Vinamilk đã gặp phải không ít khó khăn như:

- Quy trình quản lí hàng hóa Quy trình này hoàn toàn được thực hiện thủ công cả đầu vào lẫn đầu ra Điều này đã dẫn đến tình trạng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầy ra lại tiêu thụ quá chậm không đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, gây ảnh hưởng lớn tới doanh thu, lợi nhuận của công ty

- Chi phí Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn hàng, chưa đồng

bộ làm tăng chi phí sản xuất, lưu kho

- Hạch toán, kế toán Hạch toán thủ công với một công ty lớn như

Vinamilk là điều khó khăn Điều này không chỉ gây khó khăn cho bộ phận kế toán mà còn làm cán bộ quản lý gặp khó khăn trong kiểm tra các bước toán, cũng như quy trình Hơn nữa, lượng giấy tờ lớn không tránh khỏi sai sót, mất mát, hư hại

- Hệ thống thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu thực hiện giữa công

ty và các đại lý, hạn chế mở rộng thị phần và độ cập nhật của thông tin

3 Hoạt động của công ty sau khi triển khai ERP:

Để khắc phục những hạn chế trên, Vinamilk không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư máy móc, dây chuyền sản xuất, thiết bị hiện đại Năm 1999, Vinamilk đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quóc tế ISO 9002 và hiện đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn quốc tế 9001:2000 – phiên bản mới nhất trên thế giới

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính – kế toán, quản

lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động

(Business Intelligence – BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc Các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP của Vinamilk hiện thời có quy mô lớn nhất Việt Nam

3.1 Thực trạng triển khai về nhân lực:

Vinamilk có được sự quán triệt từ các cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn Nhờ tinh thần đoàn kết và lòng quyét tâm đó, các nhà quản trị và nhân viên Vinamilk đã vượt mọi thử thách và đạt được những thành tựu như hiện nay

3.2 Thực trạng triển khai về quy trình:

Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính Vì thế, trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa có nên sinh ra các phát sinh về vấn đề báo cáo, điều hành

Bên cạnh 3 phân hệ chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI cho cả 3 phân hệ đó Việc chia nhỏ quá trình giúp công

ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, cùng các bên liên quan giải quyết các vấn

đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm quy mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn

Thực hiện khảo sát quy mô hiện tại, phòng CTNN của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ

Quy trình triển khai ERP tuân theo quy trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất – thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk

3.3 Thực trạng triển khai về công nghệ:

 Ứng dụng vào kế toán, hạch toán

 Thay đổi quy trình phân phối: CRM hóa hệ thống phân phối qua phần mềm ứng dụng Qua đó, nhân viên được nâng cao trình đọ, chuyên nghiệp hơn; khách hàng cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng tăng

3.4 Thực trạng triển khai về đầu tư:

Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản ngân sách khá lớn Chi phí lớn nhất cho ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai Chi phí cơ bản là: chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì hệ thống, Ngoài ra các chi phí cho cơ sở hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng cũng tiêu tốn một khoản ngân sách không nhỏ

Hiện nay, ở Việt Nam chỉ có những doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới đủ khả năng xây dụng hệ thống ERP

Từ 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin tổng cộng 4 triệu đô-la Mỹ và phần lớn là dành cho hệ thống ERP

4 Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk:

4.1 Thành công đạt được:

Chỉ sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết

luận về hiệu quả của hệ thống này

ERP đã giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán, tài chính; các khâu quản lí kho hàng, phân phối, điều hành sản xuất, quan hệ khách hàng đã được quản lý có hệ thống hơn

Về công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức chuyên môn của nhân viên, Vinamilk còn tích cực trong các hoạt động đào tạo nhân viên về công nghệ thông tin Quản

lý nội bộ cũng trở nên dễ dàng hơn

Vinamilk cũng thành công hơn trong công tác phân phối sản phẩm Các nhà phân phối có thể kết nối hệ thống thông qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solômn của