HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NVL TẠI XN NHỮNG GIẢI PHÁP CHIẾN LƯỢC TRONG THỜI GIAN TỚI

Tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trong những năm gần đây với sự đoàn kết và nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên, cùng với sự năng động sáng tạo của lãnh đạo xí nghiệ

Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL tại XN Những giải pháp chiến lợc trong thời gian tới

I Đánh giá chung về công tác

1 Đánh giá NVL

Hiện nay, trong nền kinh tế thị trờng, cung với yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp đều hớng tới tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội

Vì vậy cần phải có biện pháp quản lý NVL một cách tiết kiệm, sử dụng đúng đối tợng, đúng mục đích, hao phí ít nhất, mang lại hiệu quả kinh

tế cao nhất Để đạt đợc mục đích này, xí nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp từ khâu kỹ thuật đến quản lý

Tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trong những năm gần

đây với sự đoàn kết và nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên, cùng với

sự năng động sáng tạo của lãnh đạo xí nghiệp với tinh thần dám nghĩ, dám làm Xí nghiệp đang từng bớc tháo gỡ khó khăn và làm ăn có hiệu quả

2 Những u điểm cơ bản của công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

a Trớc hết xí nghiệp là một doanh nghiệp sản xuất hàng kỳ có nhu cầu về NVL là rất lớn, hàng loạt nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mặt khác do việc hoạch định nhu cầu NVL trên máy tính còn cha đợc chú trọng nên trình

tự hoạch định nhu cầu theo 4 bớc áp dụng thực tế là hợp lý

b Đối với công tác hoạch định nói chung, xí nghiệp tổ chức hoạch

định nhu cầu trớc khi hoạch định khả năng cung ứng Trong khả năng cung ứng đã đặc biệt chú trọng đến khả năng cung ứng theo chủng loại và số l-ợng Đây là 2 yếu tố quan trọng trong quá trình hoạch định cung ứng Vì thế

mà xí nghiệp có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL Thực hiện hệ

thống định mức NVL, do đó tiết kiệm đợc chi phí NVL, mang lại hiệu quả kinh tế cao

c Trong công tác thu mua NVL, phòng cung ứng vật t của xí nghiệp

có trách nhiệm quản lý chặt chẽ ngay từ khâu giá cũ, số lợng, kiểm tra chất lợng, vật liệu trớc khi lập phiếu nhập kho

d Về bảo quản, dự trữ vật liệu, xí nghiệp dự trữ vật t ở mức hợp lý,

đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn Bên cạnh đó, kho của

xí nghiệp đợc xây dựng khá tốt, phù hợp với quy mô sản xuất

e Về cách phân loại NVL, xí nghiệp đã dựa vào vai trò, công dụng vật liệu kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình để phân chia NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu Và phân loại nh vậy là hoàn toàn hợp lý,

đảm bảo thích hợp giữa lý thuyết và thực tế

f Đặc biệt xí nghiệp đã áp dung phơng pháp dự trữ bảo hiểm với quỹ

dự trữ bảo hiểm tuyệt đối trong từng giai đoạn, điều này thể hiện mức độ và khả năng sản xuất kinh doanh của xí nghiệp luôn trong tình trạng tốt

3 Một số tồn tại cần cải tiến và hoàn thiện

a Trong sơ đồ quy trình hoạch định, xí nghiệp lập thêm hồ sơ mức độ tơng quan của các yếu tố đầu vào thực ra hồ sơ này không cần thiết lắm và thực tế xí nghiệp cho thấy hồ sơ này có thể ghép vào với hồ sơ hoá đơn NVL, hồ sơ NVL dự trữ

* Đầu ra: Việc xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày mà thực hiện 2 tuần một lần là cha hoàn toàn hợp lý Bởi nh thế thì mức độ cập nhật của thông tin trong hoạt động sản xuất cha đầy đủ Thực tế cho thấy rằng phòng kế hoạch thờng phải phân tích gộp số liệu trong vòng 1 tuần, trong khi đó việc cung cầu NVL diễn ra hàng ngày Đây chính là lý do giải thích tại sao nhiều lúc NVL của xí nghiệp vợt hay thấp hơn mức kế hoạch trong ngắn hạn

Do đó xí nghiệp cần áp dụng nghiệp vụ quản lý báo cáo NVL hàng ngày

b Sơ đồ hạch toán NVL đang áp dụng tại xí nghiệp

Chứng từ gốc và bảng phân bổ vật liệu Nhật ký chứng từ số 1 NKCT số 5

Số cái TK 152 Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán cho chi tiết vật liệu Thẻ và sổ kế toán cho chi tiết vật liệu

(2)

Nh trên: thực tế trong quá trình hoạt động sơ đồ vẫn cha hoàn toàn hoàn thiện ở vị trí số 2 cần thêm báo cáo nhập xuất NVL

Báo cáo này là nhân tố quan trọng trớc khi đi đến báo cáo tài chính

Nh đã nói ở phần trên: cán bộ phụ trách kế hoạch vật t sau khi tiến hành phân tích các số liệu báo cáo của bộ phận kế toán, cùng với cán bộ phụ trách tài chính đa ra quyết định tài chính hợp lý, tiết kiệm chi phí nhất

c Phân loại NVL

Để thuận tiện trong công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp nên xây dựng hệ thống danh điểm vật t Theo phơng pháp này, mỗi thứ vật liệu màng một số liệu riêng gọi là số danh điểm, mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ Muốn vậy thì doanh nghiệp phải phân loại tài khoản

TK 1521 NVL chính

TK 1522 NVL phụ

TK 152 Nhiên liệu

TK 1524 Phụ tùng thay thế

TK 1528 NVL khác

Trên cơ sở đó, để quản lý tốt từng thứ, loại vật liệu trong từng nhóm Toàn bộ các danh điểm vật liệu nêu trên sẽ đợc thể hiện trên sổ danh điểm vật liệu Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý và hạch toán trên máy vi tính nh tình hình hiện nay của xí nghiệp

Mẫu số danh điểm vật t.

ơ

n v

ị

Đ

ơ

n gi

á

G

hi c h ú

Nhóm vật

liệu

Danh điểm vật liệu

1521 Nguyªn vËt liÖu

chÝnh

g

g

g

g

phô

Ýt

g

g

g

1522 - 01 ống sứ Cái

d Việc áp dụng máy vi tính vào công tác hoạch định nhu cầu NVL

Để việc tiến hành hoạch định tốt hơn nữa, xí nghiệp nên chú trọng hơn tới hệ thống máy vi tính sẵn có Số lợng máy vi tính nhìn chung là khá

đầy đủ các chơng trình máy tính tơng đối cập nhật

Cụ thể xí nghiệp, đặc biệt là phòng kế hoạch cần thiết phòng kế toán tổng hợp trong quá trình hạch toán nhu cầu trên máy

Dùng phần mềm “lioness” phân tích các bớc trong quá trình hoạch

định Với việc xây dựng lịch trình sản xuất, xác định kết cấu sảm phẩm, thời gian lắp ráp một cách cụ thể chi tiết Từ đó xác định nhu cầu đặt hàng Phòng kế hoạch sau khi đa ra nhu cầu cụ thể từ việc phân tích có thể dùng chơng trình "Metastock" hay “Omni stock” để hoạch định nhu cầu Tuy là chơng trình phân tích đầu t chứng khoán nhng nền tảng cơ bản của nó vẫn tập trung vào khả năng cung và cầu của hàng hoá

Cuối cùng có thể dùng “Power point” để thực hiện một trình duyệt phân tích báo cáo trớc lãnh đạo

Hiện nay xí nghiệp mới dùng mạng “lanscape” mạng thông tin nội bộ trong xí nghiệp cũng nh toàn Công ty

Nếu có thể, xí nghiệp có thể vào mạng toàn cầu bởi những thông tin trên mạng là trực tuyến và rất quan trọng đối với xí nghiệp, đặc biệt là thơng hiệu và sảm phẩm Điều này cũng quan trọng hơn khi ta đợc chứng kiến hai

đợt hội chợ tháng 3 và 4 năm 2003: Hội chợ hàng Việt Nam chất lợng cao

và Hội chợ Expo 2003

II Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp.

1 Phối kết hợp hơn nữa chức năng giữa các phòng ban trong xí nghiệp.

Đây chính là một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định hoạt

động của doanh nghiệp có tốt hay không Đối với xí nghiệp đã có sự liên hệ khá chặt chẽ giữa các bộ phận, nhng cụ thể hơn: phòng kế toán tổng hợp phải thờng xuyên truyền số liệu, báo cáo tình hình NVL cho phòng kế… hoạch một cách kịp thời, đầy đủ

Phòng tổng hợp và hành chính với chức năng chủ yếu là nắm rõ ràng,

cụ thể tình hình hoạt động của xí nghiệp mọi mặt Cần bố trí, tổ chức nhiều cuộc họp giao ban, mở rộng toàn xí nghiệp, qua đó thấy đợc u nhợc điểm trong quá trình hoạt động của xí nghiệp qua từng giai đoạn, thấy đợc nhu cầu, đời sống của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp Phòng kỹ thuật

điều độ sản xuất phải thờng xuyên theo dõi, giám sát hoạt động của các phân xởng, thấy đợc khả năng, u nhợc điểm hoạt động của hệ thống máy móc Phù hợp với loại NVL nào? sản xuất bao nhiêu sảm phẩm trong thời gian bao nhiêu thì phù hợp Từ đó kết hợp với phòng kế hoạch có kế hoạch

cụ thể cho việc sản xuất

2 Chủ động tạo nguồn cung ứng trên cơ sở luôn luôn hoạch định trớc một bớc nhu cầu NVL.

Đây là hoạt động cần thiết, không thể thiếu mà bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng phải chủ động thực hiện, tuy nhiên cách thực hiện và khả năng thực hiện lại khác nhau

Đối với xí nghiệp, nhu cầu sản xuất cung ứng diễn ra hàng ngày Đòi hỏi đội ngũ cán bộ các phòng ban cần chủ động trong công tác hoạch định

3 Hoàn thiện công tác kho bãi, nhằm đẩy mạnh khả năng cung ứng.

Hiện tại xí nghiệp có 2 kho NVL với khả năng cha tơng đối lớn, tuy nhiên xởng vật liệu xây dựng cơ khí Quang Trung - Thanh Xuân còn hạn chế về một số yếu tố: điều kiện vận chuyển tới kho, chức hạn chế vật liệu gang thô do điều kiện nhiệt độ …

Nh vậy cần tập trung hoàn thiện kho này của xí nghiệp, tăng sức chứa

điều kiện tốt hơn mới đáp ứng đ… ợc yêu cầu sản xuất cung ứng ngày càng nhiều của xí nghiệp

Kết luận

Có thể nói rằng nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu đợc của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Trong quá trình sản xuất, nó đợc kết tinh vào sảm phẩm và là một bộ phận cấu thành của giá thành sảm phẩm

Có nhiều phơng pháp quản lý và hoạch định nhu cầu NVL, mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các phơng pháp phù hợp với điều kiện, tình trạng của doanh nghiệp mình, tuy nhiên bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nhận thấy sự cần thiết và tầm quan trọng của việc quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, hạch toán cho đến hoạch định tổng hợp chung Đặc biệt,

tổ chức tốt công tác hoạch định không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hớng cho sản xuất

Chuyên đề của em đã trình bày một cách khái quát tình hình hoạch

định nhu cầu nguyên vật liệu tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội Qua đó thấy rằng, trong việc hoạch định nguyên vật liệu tại xí nghiệp có nhiều u điểm nhng cũng còn nhiều tồn tại cần khắc phục

Trên cơ sở đó phân tích thực tế và vận dụng lý luận công tác hoạch

định chiến lợc nói chung và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu nói riêng

ở xí nghiệp, đã có nhiều bớc sáng tạo, phù hợp với tình hình thực tế của xí nghiệp Khâu quản lý vật t đợc thực hiện một cách nghiêm túc, định mức vật t đợc xây dựng chính xác

Để góp phần hoàn thiện công tác hoạch định, em đã mạnh dạn đa ra một số ý kiến nhỏ Tuy nhiên, do thời gian thực tập còn hạn chế và trình độ bản thân còn có hạn chế nên không tránh khỏi sai sót khiếm khuyết nhất

định Vì vậy, em mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến, sự giúp đỡ của các thầy cô giáo để cho chuyên đề của em có ý nghĩa thực tiễn hơn

Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội,

em đã nhận đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của tiến sỹ: Phan Huy Đờng và sự chỉ bảo tận tình của các cô chú, anh chị tại Phòng kế toán - tổng hợp cũng

nh các phòng ban khác trong toàn xí nghiệp

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn.

Mục tài liệu tham khảo

1 Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp

TS Trơng Đoàn Thể, Khoa QTKDCN & XD - Bộ môn kinh

tế công nghiệp - Đại học KTQD - NXB Thống kê - Hà Nội 2002

2 Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh

Khoa kế toán - Kiểm toán - ĐHKTQD - NXB Thống kê - Hà Nội - 2001

3 Thời báo tài chính số 5/99

4 Tạp chí ngân hàng - số 7, tháng 4/1998

5 Báo đầu t chứng khoán - số 159, ngày 23/12/2002