MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XN IN I TTXVN

MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XN IN I TTXVN 1- Những nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu tại XN in I - TTXVN Trải qua hơn ba mươi năm hình thành và phát triển, XN in I - TTXVN ngày càng hoàn thiện hơn về mọi mặt : Từ bộ máy quản lý, quá trình tổ chức sản xuất, về hoạt động kinh doanh, về các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đến trình độ cán bộ công nhân viên…trong đó phải kể đến bộ máy tổ chức kế toán và các hoạt động của bộ phận kế toán – một công cụ đắc lực của công tác quản lý. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, XN đã có nhiều thay đổi trong công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình hình mới.Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều chỉnh kịp thời theo các quy định mới ban hành của Bộ Tài Chính. Về cơ bản, XN đã tiến hành kế toán đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí về vật liệu và phản ánh vào hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, thể hiện một yêu cầu quản lý cao, chặt chẽ về vật liệu.Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán vật liệu ở XN in I - TTXVN đã đạt được một số kết quả sau đây : •Việc quản lý và bảo quản vật tư chủ yếu là do thủ kho phụ trách. Hiện nay, tại công ty có hai kho vật tư: Kho số 1 - kho giấy và kho số 2 - kho các vật liệu khác và công cụ, dụng cụ. Cả hai kho vật tư đều được sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện; đồng thời, được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, các thiết bị đo lường và sổ sách được ghi chép đầy đủ nên rất thuận tiện cho công tác quản lý và sử dụng vật tư. •Về tổ chức chứng từ, các mẫu chứng từ cũng như quy trình lập và luân chuyển chứng từ được tuân theo đúng thủ tục quy định. Chứng từ được sử dụng tại công ty có nhiều loại, phù hợp với chủng loại vật tư đa dạng và yêu cầu quản lý vật tư tạo điều kiện dễ dàng hơn cho công tác quản lý và hạch toán vật tư. •Khâu thu mua vật liệu đảm bảo cho sản xuất về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã của XN tương đối tốt. XN đã quản lý được việc sử dụng vật liệu , đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất, tránh tình trạng lãng phí, thiếu vật liệu.Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán. •Trình tự nhập xuất vật liệu ở XN tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rõ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu so sánh nên những sai sót đều được phát hiện kịp thời.Các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan. •Xí nghiệp đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản lý vật liệu là phản ánh chính xác giá trị vật liệu xuất dùng, để xác định chi phí vật liệu trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. •Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo dõi sự biến động của vật liệu , lập các sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung hạch toán. •XN có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sản xuất, sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả. •Háng quý, kế toán tổng hợp lập Báo cáo kế toán một lần làm 6 bản để lưu và đem nộp đi các nơi : Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Cục thuế Hà Nội, Cục thống kê Hà Nội và Cục quản lý vốn Hà Nội.Các báo cáo đều được lập theo đúng thủ tục quy định bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu ở XN in I - TTXVN tiến hành tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, phù hợp với điều kiện cụ thể của XN cũng như tạo điều kiện để giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất và sử dụng vật liệu. Từ đó cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho lãnh đạo XN để có những giải pháp trong việc quản lý và sử dụng vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được, việc tổ chức kế toán vật liệu tại XN vẫn còn có một số tồn tại nhất định. •Về phương pháp tính giá vật liệu xuất kho : Hiện nay tại XN đang áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá vật liệu xuất kho. Nhưng do tình nhập xuất thường xuyên, số lượng lúc nhiều, lúc ít và cứ mỗi lần xảy ra nghiệp vụ nhập xuất kho kế toán lại phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu, dẫn đến tình trạng công việc sẽ nhiều hơn và không khoa học. • Về quá trình thu mua và sử dụng vật liệu : Hiện nay XN đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, XN kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là ít gây ứ đọng vốn lưu động song gây bất lợi khi có sự biến động bất thường trên thị trường vật tư.Tuy XN khi giao vật liệu cho các đơn vị sản xuất đã có kế hoạch cung ứng vật liệu song nếu một hợp đồng có thời gian thực hiện dài thì trên hợp đồng sẽ cung cấp làm nhiều lần và không thể lần nào cũng theo giá ghi trên hợp đồng vì phải có sự thay đổi theo giá thị trường. Nếu có một lúc nào đó nhu cầu về một loại vật liệu đột nhiên tăng lớn, sự biến đổi trong giá thành như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất và việc thực hiện hợp đồng. • Về việc sử dụng sổ Danh điểm : XN in I - TTXVN là một DN có quy mô không lớn nhưng do đặc trưng của ngành in, khối lượng vật liệu sử dụng cho hoạt động in ấn rất đa dạng về số lượng và chủng loại. Một điêù dễ nhận thấy là công tác quản lý vật liệu sẽ rất vất vả và việc kế toán vật liệu cũng đòi hỏi phải tỷ mỷ, chi tiết. Nhưng cho đến nay XN vẫn chưa lập Sổ danh điểm vật liệu mà chỉ chia ra từng nhóm, từng loại vật tư. Chính điều này gây không ít khó khăn cho công tác kế toán vật liệu và cả trong công tác đối chiếu và quản lý vật tư. •Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu : Hiện nay, XN in I - TTXVN đang áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức Chứng từ ghi sổ. Đối với một DN có quy mô như XN in I – TTXVN, việc áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp. Về sổ sách cũng như quy trình lập và ghi sổ tại XN đều được thực hiện theo đúng quy định : Các chứng từ ghi sổ được lập cho Phiếu nhập riêng và Phiếu xuất riêng ; Quá trình luân chuyển vào sổ được thực hiện theo chế độ kế toán ban hành. Tuy nhiên với thời gian lập Chứng từ ghi sổ một tháng một lần, khối lượng công việc dồn vào lúc cuối tháng như XN đang thực hiện là quá lớn. Hàng tháng, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh cuă XN rất nhiều. Do vậy công việc của kế toán tổng hợp phải tập trung quá mức vào lúc cuối tháng nên nhiều khi không thể hoàn thành công việc theo đúng thời gian. • Về việc sử dụng tài khoản kế toán : Hệ thống tài khoản sử dụng của XN có những chỗ chưa hợp lý : + Một số tài khoản không được sử dụng theo đúng quy định như: TK 631 - Giá thành sản xuất, TK 511 - Doanh thu. +Một số tài khoản không được sử dụng tại XN mà thực tế tại XN có phát sinh những nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản đó như: TK 632 - Giá vốn hàng bán, TK 721 - Thu nhập bất thường, TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công, TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như em đã nêu trong Chương II, nhìn chung các nghiệp vụ đều được hạch toán theo đúng quy định của Chế độ kế toán nhưng có một số nghiệp vụ không tuân theo đúng quy định. 2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại XN in I - TTXVN •Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán VL hàng ngày các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về VL, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn kho VL theo giá hạch toán. Giá hạch toán Số lượng Đơn giá vật liệu = vật liệu x hạch nhập (xuất) nhập (xuất) toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau: Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu : Hệ Giá TT VL tồn đầu kỳ + Giá TT VL nhập trong kỳ số = giá Giá HT VL tồn đầu kỳ + Giá HT VL nhập trong kỳ Xác định giá thực tế VL xuất trong kỳ: Giá thực tế Giá hạch toán Hệ VL xuất = VL xuất x số trong kỳ trong kỳ giá Việc tính giá theo phương pháp giá hạch toán được thể hiện thông qua Bảng kê số 3 - Tính giá thành vật liệu và công cụ, dụng cụ (Bảng số 2): Bảng số : BẢNG KÊ SỐ 3 Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ Tháng . năm . TK152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 153 - Chỉ tiêu Nguyên liệu, vật liệu chính Vật liệu phụ Công cụ, dụng cụ Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 2 3 4 5 6 7 I. Tồn kho đầu tháng II. Nhập kho trong tháng III. Tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng (I+II) IV. Hệ số giá V. Xuất dùng trong tháng VI. Tồn kho cuối tháng • Về quá trình thu mua và sử dụng vật liệu : Như trên đã đề cập, việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ hoàn thành hợp đồng có phần hạn chế. Do vậy XN nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định những vật liệu chính, có giá trị lớn như : Giấy, mực, đặc biệt là những vật liệu nhập từ Đức, Trung Quốc,…để tránh tình trạng thị trường, giá cả có những biến động lớn. Cách tính định mức dự trữ vật liệu như sau : Dự trữ tối thiểu + Dự trữ liên tục Định mức dự trữ = ------------------------------------------- 2 Trong đó : -Dự trữ tối thiểu : Là khối lượng vật liệu cần phải có để đáp ứng thời gian luân chuyển của XN. -Dự trữ liên tục : ( Mức vật liệu được sử dụng hàng ngày ) là nhu cầu vật liệu hàng ngày và khoảng cách giữa các kỳ cung ứng vật liệu Nhu cầu năm Nhu cầu hàng ngày = ------------------ 360 Mặt khác, để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, XN cần tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch chủ động mua và cung ứng vật liệu kịp thời trên cơ sở xác định định mức được sử dụng, đồng thời sẽ giúp cho người quản lý giám sát được việc sử dụng vật liệu của bộ phận sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật liệu . Có thể lập các định mức theo mẫu sau : Hệ thống các định mức vật liệu STT Đơn vị sử dụng Tên vật liệu Định mức sx Định mức dự trữ • Về việc sử dụng Sổ danh điểm : Để đảm bảo quản lý tốt và hạch toán một cách chính xác từng loại vật liệu, XN nên sử dụng Sổ danh điểm. Sổ danh điểm có thể được mở bằng cách : Ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loai vật liệu trong mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu , số nhóm vật liệu trong mỗi loại, dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ, nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Cụ thể, có thể dựa vào số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu để xây dựng bộ mã vật liệu trong XN.Mã các loại vật liệu gồm có : 152.1-vật liệu chính ; 152.2- vật liệu phụ ; 152.3-nhiên liệu ; 152.4- phụ tùng thay thế. Trong mỗi loại vật liệu ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm. ở XN, do vật liệu rất đa dạng về chủng loại nên có thể diễn tả nhóm TK cấp 2 bằng nhóm mã số đầu tiên gồm 4 chữ sô, nhóm mã số thứ hai biểu diễn nhóm vật liệu 2 chữ số và nhóm cuối cùng biểu diễn tên vật tư 3 chữ số Ví dụ : Giấy Bãi Bằng 58g/m 2 khổ 79x109 có thể ký hiệu 152101001 trong đó 1521- Nguyên vật liệu chính 01 - Giấy 001 - Bãi Bằng 58g/m 2 khổ 79x109 Như vậy mã một sẽ là 1521.1522.1523.1524 tương ứng với 4 TK cấp 2 ;nhóm mã 2 sẽ là các nhóm vật liệu : Giấy, mực, kẽm,… ; nhóm 3 thể hiện đặc điểm của từng loãi vật liệu trên từng loại vật liệu : Giấy Bãi Bằng, Giấy Tân Mai… SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Mã số Loại vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Mã 1 TK cấp 2 Mã 2 nhóm VL Mã 3 Tên VL 1521 01 001 Bãi bằng 58g/m 2 khổ 79x109 tờ 1521 01 002 Bãi bằng 58g/m 2 khổ 84x125 tờ 1521 01 003 Bãi bằng 74g/m 2 khổ 84x125 tờ 1521 01 . 1521 02 001 Mực đen Anh kg 1521 02 002 Mực trắng Nhật kg 1521 02 003 Mực xanh Trung Quốc kg 1521 02 . 1521 03 001 Kẽm Trung Quốc khổ 64x68 tấm 1521 03 002 Kẽm A3P24 tấm 1521 03 . • Về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu : Phương pháp hạch toán chi tiết VL mà công ty đang sử dụng là phương pháp thẻ song song. Phương pháp này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và [...]... hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán Công tác kế toán n i chung và công tác hạch toán kế toán vật liệu có được hoàn thành tốt hay không trước tiên ph i phụ thuộc vào cách thức tổ chức công tác kế toán t i công ty và m i quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán T i Công ty In Công đoàn Việt Nam, sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong phòng kế toán - t i vụ rất rõ ràng, từng nhân viên... t i đa hoá l i nhuận XN in I - TTXVN cũng không nằm ngo i i u tất yếu đó Qua một th i gian thực tập t i XN in I - TTXVN , em nhận thấy XN đã tổ chức sắp xếp và từng bước đưa công tác quản lý và kế toán VL i vào nền nếp, góp phần nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như cho hoạt động sản xuất kinh doanh của XN Tuy nhiên, để công tác kế toán n i chung và công tác kế toán vật tư n i riêng thực... vậy sự phân công này đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán i u này được thể hiện rất rõ: Kế toán trưởng kiêm kế toán thanh toán, kế toán công nợ kiêm kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp l i kiêm cả kế toán t i sản cố định Việc kiêm nhiệm nhiều phần hành một lúc như vậy chính là nguyên nhân làm cho hiệu quả công việc nhiều khi bị hạn chế Các kế toán viên sẽ không tránh kh i việc làm tắt... thành một công cụ quản lý kinh tế đắc lực thì đ i h i XN ph i tìm ra gi i pháp hữu hiệu hơn nữa nhằm kiện toàn và tổ chức công tác kế toán một cách khoa học vừa đảm bảo phù hợp v i thực tế vừa đảm bảo đúng theo Chế độ kế toán m i ban hành Th i gian thực tập t i XN in I - TTXVN không chỉ giúp em củng cố l i kiến thức đã được học t i trường mà còn giúp em bước đầu có những hiểu biết về thực tế công tác kế. .. lo i vật tư Phiếu nhập Số NT Số Đơn lượng Thành tiền giá Ngo i công việc hàng ngày như trên, cu i tháng thủ kho còn ph i căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cu i tháng của từng danh i m vật liệu vào sổ số dư Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cu i tháng Trong sổ số dư các danh i m vật liệu được in sẵn, sắp xếp... xuất, kinh doanh dở dang Như vậy TK 631 - Giá thành sản xuất đã bị sử dụng sai tính chất Do vậy dẫn đến việc hạch toán sai một số nghiệp vụ kế toán như nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu h i: Nợ TK 1528 - Vật liệu khác Có TK 631 - Giá thành sản xuất Trong khi ph i hạch toán như sau: Nợ TK 1528 - Vật liệu khác Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang • Về tổ chức công tác kế toán t i công ty và m i quan... ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào chi phí sản xuất kinh doanh Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Dư Có: Giá trị dự phòng giảm giá hiện có c, Trình tự hạch toán: • Vào niên độ kế toán năm N, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng... i m của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng l i có tính trùng lắp Hiện nay, t i cả kho và phòng kế toán đều theo d i về mặt hiện vật và kế toán vật tư còn ph i theo d i cả về mặt giá trị Thêm vào đó, hàng tháng, khi đ i chiếu số liệu tồn kho VL trên sổ sách v i số liệu tồn kho thực tế kế toán l i không hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn i u này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra, đ i. .. Khi nghiệp vụ bán phế liệu phát sinh, khoản thu do bán phế liệu ph i được coi như một khoản thu nhập bất thường và đáng lẽ ph i hạch toán như sau: • Nợ TK 821 - Chi phí bất thường Có TK 1528 - Phế liệu thu h i • Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 721 - Thu nhập bất thường Thì t i XN, kế toán hạch toán: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 1528 - Phế liệu thu h i  Trong khi t i XN có phát sinh nghiệp vụ nhận giữ hộ vật. .. viên kế toán vật liệu phụ trách theo d i kho nào ph i thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng v i thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ Nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đ i chiếu v i các chứng từ kế toán có liên quan Sau đó kế toán tính giá . MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU T I XN IN I TTXVN 1- Những nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu t i XN in. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu t i XN in I - TTXVN •Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho Để khắc phục khó khăn n i trên và