Các sai phạm trong kế toán và hướng xử lí

Các sai phạm trong kế toán và hướng xử lí

CÁC SAI PHẠM TRONG KẾ TOÁN VÀ HƯỚNG XỬ LÍ

Mục lụcMở Đầu

Nội Dung

1 Các sai phạm trong kế toán

Sai phạm (Deviation) là thuật ngữ dùng để chỉ những lỗi xảy ra tại đơn vị làm sai lệch các thông tin trong báo cáo tài chính tại đơn vị.

1.1.1 Gian lận

Gian lận là những hành vi cố ý làm sai lệch thông tin kinh tế, tài chính do một hay nhiều người trong Hội đồng Quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên… làm ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Gian lận có thể biểu hiện dưới các dạng giống như sai sót nhưng mang tính chất cố ý, hoặc làm giả chúng từ tài liệu, sửa đổi tài liệu… làm sai lệch báo cáo tài chính.

1.1.2 Không tuân thủ

Không tuân thủ: là những hành vi thực hiện sai, bỏ sót, thực hiện không đầy đủ, không kịp thời hoặc không thực hiện pháp luật và các quy định dù là vô tình hay cố ý của đơn vị Những hành vi này bao gồm hành vi của tập thể, cá nhân dưới danh

nghĩa đơn vị hoặc của những người đại diện cho đơn vị gây ra… Hành vi không tuân thủ không bao gồm những vi phạm cá nhân.

Trong nhiều trường hợp thực tế rất khó xác định được hành vi cố ý hay vô tình Sự phân biệt giữa các loại sai phạm trên khó có thể có một ranh giới rõ ràng Sau đây là một vài kinh nghiệm để nhận định sai phạm: Kế toán viên đã biết có sai lầm nhưng thay vì sửa chữa hợp lệ lại che giấu bằng các thủ đoạn như bù trừ, khoả lấp => Gian lận , sai lầm lập đi lập lại => Gian lận, sai phạm này ít xảy ra mà không mang lại quyền lợi gì cho kế toán viên hoặc đơn vị => Sai sót.

Ví dụ: Theo kết luận của Thanh tra TP.HCM trong nhiều năm qua, tại Công ty Công nghiệp cơ khí Sài Gòn (tên giao dịch viết tắt là SIMC) xảy ra nhiều sai phạm có tính nghiêm trọng Theo đó, trong nhiều năm qua, dưới sự quản lý điều hành của ông Nguyễn Việt Hùng – nguyên giám đốc công ty đã đưa công ty đến tình trạng hoạt động kinh doanh không hiệu quả, làm mất vốn nhà nước một cách

nghiêm trọng và đi đến phá sản Số lỗ luỹ kế, tính đến 30/6/2005 theo kết quả kiểm toán là hơn 37,3 tỷ đồng, tính đến 31/12/2005 theo xác định của kế toán trưởng công ty là gần 68,8 tỷ đồng.

Trong hàng loạt sai phạm, “nổi lên các dấu hiệu của hành vi tham nhũng có tính chất đặc biệt nghiêm trọng” ở 9 nội dung:

+ Thứ nhất, toàn bộ hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán được ghi chép không

trung thực, vi phạm nghiêm trọng Luật Kế toán.

+ Thứ hai, báo cáo tài chính không trung thực trong 10 năm, gây thiệt hại vốn

nhà nước một cách nghiêm trọng.

+ Thứ ba, chi sai quy định lương, thưởng lễ, Tết cho CBCNV gần 6,7 tỷ đồng,

trong đó công ty nhập khống thiết bị để rút 276 triệu đồng chi Tết 2000, 2001.

+ Thứ tư, thanh toán bằng ngoại tệ đồng USD không đúng quy định trong việc

mua máy móc, thiết bị phụ tùng thay thế trị giá 121.000USD (tương đương 1,89 tỷ đồng).

+ Thứ năm, sử dụng tổng cộng 2.503 hoá đơn Giá trị gia tăng khống từ năm

2000 đến 2004, gồm 529 hoá đơn đầu vào trị giá 59,9 tỷ đồng và 1.974 hoá đơn đầu ra trị giá 74,9 tỷ đồng, trong đó đáng chú ý có đến 1.875 hoá đơn đỏ bị huỷ trị giá gần 55,9 tỷ đồng (theo cơ quan thanh tra, việc làm này tạo nhiều khuất tất, tiêu cực nhưng không thể xác định được mức độ sai phạm vì số tiền chênh lệch đã được kế toán trưởng cấn trừ giữa hoá đơn đầu vào với đầu ra).

+ Thứ sáu, nhập, xuất thu chi khống đối với máy mài răng trị giá 1,96 tỷ đồng.+ Thứ bảy, mua sắm máy móc thiết bị không phù hợp với quy mô sản xuất, sau

đó phải bán thanh lý gây thiệt hại cho nhà nước xấp xỉ 4 tỷ đồng.

+ Thứ tám, dùng nhiều tài sản (9 nhà xưởng) thế chấp vay vốn ngân hàng hàng

chục tỷ đồng không đúng mục đích gây lỗ, không có khả năng chi trả (tính đến 31/12/2005 công ty còn nợ các khoản vay ngân hàng hơn 29 tỷ đồng), đồng thời lại lấy tài sản thế chấp (nhà số 33/5 Âu Cơ, quận Tân Bình) đem bán để trả nợ.

+ Thứ chín, không phản ánh đúng bản chất sự việc, nội dung và giá trị nghiệp

vụ kinh tế tài chính trong việc thu và trả lãi vốn huy động cá nhân, để ngoài sổ sách 231 triệu đồng…

Theo Thanh tra TP, “tất cả những sai phạm trên đã được hình thành một cách cố ý, có tổ chức, có hệ thống với nhiều thủ đoạn gian dối, tinh vi, thật giả lẫn lộn kéo dài trong nhiều năm, mang nhiều khuất tất, gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng…” Trách nhiệm trước hết thuộc về Ban giám đốc công ty, trong đó trực tiếp là ông Nguyễn Việt Hùng – nguyên giám đốc và bà Phạm Thị Lệ Hoàng – nguyên kế toán trưởng Trách nhiệm liên đới thuộc về ông Lư Minh Hoàng, bà Nguyễn Thị Tuyết Hồng - trưởng và phó Phòng Kinh tế - phát triển sản xuất, bà Phạm Thị Thu Cúc –

thủ quỹ, ông Nguyễn Văn Thành – quyền trưởng phòng Tổ chức – hành chính và các đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan Trên cơ sở đó, Thanh tra TP đã có văn bản kiến nghị Chủ tịch UBND TP xem xét chuyển sớm hồ sơ vụ việc sang cơ quan điều tra làm rõ để khởi tố hình sự.

1.1.3 Sai sót

1.1.3.1 Sai sót về hóa đơn

Khi mua hoá đơn:

+ Không ghi rõ đến cơ quan thuế để mua hoá đơn (chỉ ghi chung chung đến liên hệ công tác ).

+ Các chỉ tiêu như số giấy giới thiệu, ngày, họ tên và chức vụ người được cử đi, tên chữ ký của người đại diện pháp luật, đóng đấu không rõ ràng Nhân viên đến mua hoá đơn

+ Không mang theo chứng minh nhân dân (Người được giới thiệu ).+ Khi gần hết giờ hành chánh mới đến liên hệ mua hoá đơn

+ Cử người không hiểu biết về hoá đơn chứng từ (như bảo vệ, tạp vụ, nhân viên trực điện thoại ) đi mua hoá đơn.

+ Không đem theo Phiếu theo dõi tình hình cấp phát hóa đơn.+ Không lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở ký gần nhất.

+ Chưa chuẩn bị con dấu khắc tên doanh nghiệp, mã số thuế để đóng trên liên 2.

Khi mua hàng :

+ Không nhận hoá đơn tại nơi xuất hàng mà nhận hoá đơn do người bán đem đến (dễ bị nhận hoá đơn giả)

Khi xuất hàng :

+ Không xuất hoá đơn GTGT đối với Hàng hóa Xuất khẩu.

+ Không xuất hoá đơn đối với doanh thu hàng uỷ thác xuất khẩu + Không lót giấy carbon giữa các liên

+ Thiếu chữ ký người mua trên hoá đơn

+ Không ghi thuế suất thuế GTGT Báo cáo sử dụng hoá đơn : Không lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo định kỳ.( Tháng , Quý , Năm ) Các bảng kê hoá đơn bán ra, mua vào.

+ Ghi không đầy đủ cột mục theo qui định

+ Cột ngày chứng từ ghi không theo đúng định dạng 30/01/2002 (ghi sai là 01/30/2002 hoặc 30-Jan-02, 2002-01-30 v.v ).

+ Trong bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra không ghi đúng thứ tự số hoá đơn đã sử dụng, không kê hoá đơn đã huỷ vào bảng kê, đồng thời cũng dễ bị kê khai trùng nhiều lần cho cùng một hoá đơn

+ Không lập bảng kê riêng đối với hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT (như hàng đại lý bán đúng giá).

+ Trong bảng kê hoá đơn mua vào không lập bảng kê riêng đối với những hàng hoá dịch vụ phục vụ cho sản xuất, hàng không chịu thuế GTGT

1.1.3.2 Sai sót về kê khai thuế

Kê khai thuế GTGT hàng tháng.

+ Thiếu chỉ tiêu 5 (dòng thuế GTGT được khấu trừ)

+ Nhầm lẫn giữa các dòng làm sai lệch nội dung của tờ khai

+ Nhân viên kế toán làm cho nhiều công ty khác nhau, khi lập tờ khai bằng máy tính quên thay đổi mã số thuế, tên công ty, địa chỉ của công ty

+ Gộp doanh thu và thuế đầu ra của nhiều thuế suất ghi chung vào một dòng.+ Không tính gộp cả doanh thu của hàng hóa - dịch vụ không chịu thuế GTGT vào chỉ tiêu 1

+ Cấn trừ số thuế phát sinh âm kỳ này với nợ thuế GTGT chưa nộp của kỳ trước

+ Tính vào số thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá nhập khẩu theo thông báo của Hải Quan, trong khi chưa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu đó

+ Kê khai khấu trừ 3% đối với hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB nhưng mua về không phải để bán ra

+ Không tách riêng bảng kê hàng hóa - dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng được khấu trừ tỷ lệ 3% Kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng đã chặn trừ tại nguồn

+ Hàng tháng đã chặn trừ thuế thu nhập của người lao động nhưng chiếm dụng không kê khai và nộp vào ngân sách kịp thời đúng theo qui định của pháp lệnh thuế thu nhập

+ Những đơn vị có nộp thuế TNCN của người nước ngoài, không lập riêng tờ khai hoặc đã kê khai lẫn lôn giữa người Việt Nam với người nước ngoài Kê khai thuế Thu nhập doanh nghiệp hàng năm.

+ Không chủ động kê khai đúng thời gian theo qui định của Luật thuế, bị cơ quan thuế nhắc nhở, xử phạt hành chánh

+ Đơn vị tính : Nội dung số liệu không tương ứng với đơn vị tính đã ghi bên trên biểu mẫu

+ Không ghi đầy đủ các khoản chi phí theo đúng mẫu qui định

Quyết toán thuế GTGT năm:

+ Dòng thuế phải nộp ghi tổng số thuế đầu ra, và dòng thuế đã nộp ghi tổng thuế GTGT đầu vào

+ Dòng thuế đã nộp năm quyết toán : Ghi sai là số đã nộp cho năm báo cáo (bao gồm cả thuế đã nộp vào tháng 1 năm sau nộp cho tháng 12 năm trước) Đúng ra là số đã thực nộp trong năm báo cáo (bao gồm những chứng từ nộp từ ngày 1/1 đến 31/12 của năm báo cáo, không phân biệt nộp cho năm báo cáo hay truy nộp cho các năm trước)

Hồ sơ báo cáo quyết toán thuế:

+ Không thiết lập đầy đủ hồ sơ về tài sản cố định, mua sắm TSCĐ không có hoá đơn hợp lệ.

+ Thiếu bảng đăng ký tiền lương; hạch toán chi phí tiền lương nhưng thiếu hợp đồng lao động; bảng lương không có người ký nhận

+ Thiếu bảng kê hồ sơ quyết toán thuế (liệt kê danh sách hồ sơ đính kèm theo nhằm tránh thất lạc)

+ Doanh nghiệp được thụ hưởng chế độ miễn giảm do ưu đãi đầu tư nhưng quên hoặc không biết cách hạch toán và báo cáo quyết toán với cơ quan thuế; hoặc chờ cơ quan thuế đến kiểm tra để xác định số thuế được miễn giảm

+ Khi phát sinh khoản phải nộp (không thuộc các loại thuế thông thường) đã không lập tờ khai nộp cho cơ quan thuế.

1.1.3.3 Sai sót về hạch toán kế toán

Ngay sau khi lập đề nghị hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp đã không hạch toán làm giảm số dư nợ, không hạch toán đồng thời vào tài khoản phải thu phải trả, mà vẫn để số thuế nầy được tiếp tục khấu trừ cho kỳ sau

Ngay sau khi nhận được quyết định xử lý, xử phạt của cơ quan thuế, doanh nghiệp không thực hiện hạch toán ngay vào sổ sách kế toán hiện hành, làm số dư các tài khoản thanh toán với ngân sách khác biệt với số liệu của cơ quan thuế

Sổ sách kế toán áp dụng máy vi tính : Định kỳ hàng tháng không in ra toàn bộ sổ sách phát sinh; sổ đã in ra không có số trang, không có giám đốc và kế toán trưởng ký; không tự đóng dấu giáp lai

Đăng ký thuế:

+ Thay đổi kế toán trưởng, địa chỉ kinh doanh , tài khoản và ngân hàng , điện thoại, fax, e-mail không đăng ký với cơ quan thuế

Hoàn thuế GTGT (Hồ sơ chứng minh hàng xuất khẩu):

+ Không thuyết minh sự sai biệt giữa hoá đơn và tờ khai Hải quan; giữa hoá đơn và chứng từ thanh toán

+ Thiếu chứng từ thanh toán hợp pháp đối với hàng xuất khẩu + Không có xác nhận của Hải quan tại ô 47 của tờ khai Hải quan

+ Văn thư đề nghị hoàn thuế (mẫu 10/GTGT) không xác định mình thuộc đối tượng cụ thể nào được hoàn thuế (xuất khẩu hay âm luỹ kế 3 tháng v.v )

+ Bảng kê khai tổng hợp số thuế phát sinh đề nghị hoàn không khớp với số thuế GTGT đã kê khai hàng tháng (phải điều chỉnh lại số liệu đã kê khai nhầm trước khi lập hồ sơ hoàn thuế)

+ Phó giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký tên vào văn thư đề nghị hoàn thuế GTGT không được xem là hợp lệ

+ Tài khoản đề nghị chuyển số tiền thuế GTGT được hoàn không đúng với số hiệu tài khoản và tên ngân hàng đã đăng ký thuế.

Ví dụ: Các tình huống sai phạm nguyên tắc kế toán khi hạch toán.Tình huống1:

+ Công ty Phi Long làm về tổ chức sự kiện Năm 2006, công ty có tổ chức một số sự kiện cần thuê một số ca sĩ tham gia và hoàn thành vào tháng 12/2006 Kế toán đã xuất hóa đơn cho khách hàng và ghi nhận doanh thu trong năm 2006.Tuy nhiên, sang tới đầu tháng 1 năm 2007, Công ty mới chi trả thù lao cho các ca sĩ tham gia các chương trình này nên tại năm 2006 kế toán không ghi nhận chi phí thuê ca sĩ vào chi phí thực hiện chương trình mà tháng 1/2007 kế toán mới tập hợp vào TK154 sau đó kết chuyển sang TK 632 để xác định giá vốn Như vậy là doanh thu xác định trong 2006 trong khi chi phí lại ghi nhận trong năm 2007 Có người thì nói là không ảnh hưởng gì vì các doanh nghiệp xây lắp cũng đều làm như thế cả, nhưng cũng một số người cho làm như vậy thì sẽ bị thuế gạt phần chi phí đã ghi nhận tại năm 2007 đi trong khi các chi phí này đã đóng thuế TNCN đầy đủ cho các ca sĩ Kế toán làm đúng hay sai và cách xử lí trường hợp này.

 Sai phạm:

+ Sai phạm nguyên tắc cơ sở dồn tích Chi phí phải dược ghi nhận vào thời điểm phát sinh, tức là phải ghi nhân vào tháng 12/2006 chứ không phải thời điểm thực tế chi là đầu tháng 7.

+ Sai phạm nguyên tắc phù hợp Cuối năm 2006 chi ghi nhận doanh thu, lúc này chi phí sẽ thấp, thiệt hại là công ty sẽ phải đóng thêm thuế thu nhập doanh nghiệp (trong khi công ty đã đóng thuế TNCN đầy đủ cho các ca sĩ).

 Làm đúng:

+ Tại thời điểm 31/12/2006 bạn làm thanh lý , xác định chi phí phải trả các khoản, ghi Có Tk 331, 335 để hạch toán vào chi phí thì mới có giá vốn tương ứng với doanh thu thực hiện trong năm 2006

Tình huống 2:

+ Công ty Thiên Ngân viết hóa đơn tháng 5 cho khách hàng, nhưng áp nhầm thuế suất, vì vậy phải hủy hóa đơn Nhưng thời điểm phát hiện sai thì kế toán đã viết hóa đơn sang tháng 6 mất rồi Kế toán không ghi nhận khoảng nhần hóa đơn tháng 5 và vẫn kê khai hóa đơn tháng 6 bình thường với mức thuế thay đổi

+ Đồng thời , trên báo cáo thuế tháng 6 bạn phải làm mẫu 02A/GTGT, ghi rõ là điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra của tháng 5.

1.2 Nguyên nhân dẫn đến các sai phạm

Nói đến các sai phạm kể trên thì có những nguyên nhân thuộc về khách quan như:các lỗi thuộc về máy móc , phần mềm hỗ trợ kê khai (Lỗi phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế 3.0)…mà báo chí phản ánh trong thời gian qua cũng góp phần dẫn đến sai sót của nhân viên kế toán.

Những nguyên nhân chính không phải là ở máy móc hay phần mềm thiết bi mà là nguyên nhân chủ quan như:Tư cách nghề nghiệp kém, năng lực chuyên môn

chưa cao và tính thận trọng còn thiếu, thiếu chuẩn mực đạo đức cần có ở mỗi người kế toán, đó là thực trạng kế toán Việt Nam hiện nay.

Thêm vào đó là sự thay đổi liên tục của các sắc thuế theo thời gian mà đòi hỏi người kế toán phải nắm bắt, nhưng phần lớn kế toán đã không làm được điều đó dẫn đến các sai phạm khi kê khai và quyết toán thuế.

+ Có thể áp dụng hình phạt hình sự nếu điều đó là cần thiết.

2.2 Khắc phục tình huống sai phạm không đáng có

Công việc kế toán thuế là phần hành khó nhất và quan trọng nhất trong bất kỳ một doanh nghiệp nào Nhân sự kế toán thuế đỏi hỏi phải nắm chắc và biết cách vận

dụng triệt để cả luật kế toán và luật thuế Hơn nữa luật thuế lại liên tục thay đổi, chính sách nhiều và không phổ biến rõ ràng ,nếu không kịp thời nắm bắt sẽ rất dễ mắc sai phạm mà không hay biết, làm thất thoát cho doanh nghiệp.

2.2.1 Sai phạm hóa đơn chứng từ khi quyết toán thuế

Các Giám đốc điều hành Dự án, điều hành doanh nghiệp, các kế toán trưởng, kế toán thuế đang cảm thấy đau đầu vì trong thực tế tại DN phải chi ra rất nhiều khoản chi phí (thậm chí có đầy đủ hóa đơn, chứng từ) và được hạch toán đầy đủ theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán nhưng trong Thanh - kiểm tra quyết toán thuế vẫn bị xuất toán ra khỏi chi phí hợp lý được chấp nhận theo luật thuế TNDN Phải nhận biết sự khác biệt giữa chính sách kế toán và chính sách thuế như thế nào để

DN không bị “mất tiền” oan và đặc biệt là các nhà quản lý, kế toán phải có những

kỹ năng “đặc biệt” để quản lý chi phí hoạt động.Nếu các cán bộ kế toán chưa có kiến thức chuyên sâu trong quản lý chi phí tại DN mình, quyết toán đối với các cơ quan Thanh - kiểm tra của Nhà nước cần tham gia các khóa học tăng cường nghiệp vụ do nhà nước tổ chức như: Trung tâm Nghiên cứu, Đào tạo Cán bộ và Tư vấn Tài chính – Kế toán – Thuế (CENSTAF) thuộc CENSTAF GROUP – Thành viên Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VCTA), tổ chức có uy tín hàng đầu ở Thủ đô Hà Nội và cả nước về đào tạo kế toán, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn Tài chính - Kế toán - Thuế, Kiểm toán, Thanh tra tài chính, Quyết toán thuế, sẽ giúp các Doanh nghiệp giải quyết bài toán này.

2.2.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế,

tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (theo điều 4 khoản

7 của Luật kế toán) Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế