CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC VIỆT

 Tổ chức, theo dõi hồ sơ của toàn bộ CBCNV của Công ty, bao gồm: hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, BHXH, BHYT…  Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động.. Vì thế khi cô

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI

CÔNG TY TNHH ĐỨC VIỆT

2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Đức Việt

2.1.1 Giới thiệu chung

Tên công ty : CÔNG TY TNHH ĐỨC VIỆT

Tên giao dịch : DUC-VIET CO., LTD

Địa chỉ : KP7 thị trấn Uyên Hưng, huyện Tân Uyên, tỉnh Bình Dương Điện thoại : 0650 3640 900 – 083 5173584

Fax : 0650 3640 901 – 083 5173583

Ngày thành lập : 07/11/2002

Vốn điều lệ : 3.000.000.000 VNĐ

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

2.1.2.1 Hình thức hoạt động

Công ty TNHH Đức Việt là công ty trách nhiệm hữu hạn, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Bản Điều lệ công ty Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số:

3700473222 (số cũ 460200060) thay đổi lần thứ 3 ngày 14/01/2010 Công ty có tư cách pháp nhân, được hạch toán độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng Thời gian hoạt động của công ty là 50 năm, tính từ ngày được cấp Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty có thể giải thể trước thời hạn, hoặc có thể kéo dài thêm do quyết định bất thường của Hội đồng thành viên

Ban đầu công ty hoạt động với hai thành viên, vốn điều lệ là 3.000.000.000 VNĐ Sau một thời gian hoạt động, công ty đã kết nạp thêm thành viên mới và nâng tổng vốn điều lệ lên 10.000.000.000 VNĐ Công ty chỉ được chia lợi nhuận khi kinh doanh có lãi, đã hoàn thành các nghĩa vụ nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật và ngay sau khi chia lợi nhuận công ty vẫn thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài chính khác đến hạn trả

Công ty kinh doanh các ngành nghề chính sau:

- Kinh doanh các mặt hàng cao su, hóa chất (không độc hại), nông, lâm, hải sản,

lương thực, thực phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ, điện tử

- Vận tải hành khách, hàng hóa đường bộ.

- Cho thuê nhà xưởng, kho bãi, văn phòng.

- Khai thác bùn, sản xuất phân bón.

- Sản xuất các sản phẩm từ cao su công nghiệp, cao su tiêu dùng (săm, lốp xe,

găng tay cao su, găng tay y tế)

Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh dưới đây ta thấy, so với năm 2008 thì mức lợi nhuận đạt được của năm 2009 là 176,93%, tăng 76,93% tương ứng với mức tăng 6.089.142.761 đồng Năm 2010 tăng 135,84% so với năm 2009, tương ứng với mức tăng 5.019.297.337 đồng Mức tăng đột biến trên là do Công ty Đức Việt nắm bắt được thời cơ, dự đoán được nhu cầu thị trường khan hiếm hàng hóa do các đợt bão lụt xảy ra liên tiếp trên thế giới đặc biệt là ở các nước trồng cao su là Indonesia và Thái Lan đã làm sản lượng cao su thiếu hụt trầm trọng Vì thế, giá cao su biến động mạnh, trung bình giá từ 30.000 đ/kg năm 2008 lên 86.000 đ/kg cuối năm 2010 Và hiện tại giá cao su đang được giao dịch ở mức giá là 87.000 đ/ kg, mức cao nhất được thiết lập vào tháng 9/2011 là 105.000 đ/kg

Công ty Đức Việt tập trung vào các mặt hàng kinh doanh chủ yếu như: cao su, vận tải và cho thuê kho bãi Đơn vị đã thiết lập cho mình các mặt hàng kinh doanh truyền thống, có thị trường và bạn hàng tương đối ổn định nên hầu hết đều kinh doanh

có lãi ở tất cả các mặt hàng Các bạn hàng chủ lực của Công ty là: Công ty Cao su Phước Hòa, Công ty Cao su Dầu Tiếng, Công ty Casumina, Xí nghiệp cao su Hóc Môn, Xí nghiệp Đồng Nai, Công ty Cổ phần TNHH Pou Yuen Việt Nam, Công ty TNHH Hòa Thuận Chi nhánh Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại tổng hợp,

…

Công ty đã làm tròn nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, không có vi phạm pháp luật; các chủ trương chính sách của Nhà nước được thực hiện một cách nghiêm túc

Mã số 1

Doanh thu bán hàng và cung cấp

Trong đó: - Doanh thu bán hang hoá,

2 Các khoản giảm trừ doanh thu

0

0

d

Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu,

3 Doanh thu hoạt động tài chính 8 61,473,352 84,154,489 261,480,715

4 Chi phí sản xuất, kinh doanh hang hoá, dịch vụ ([09]=[10]+[11]+[12]) 9 517,618,401,890 479,343,049,427 702,014,749,898

a Giá vốn hang bán 10 512,258,490,813 476,275,015,982 700,293,423,929

b Chi phí bán hàng 11 889,928,031 617,648,612 736,111,348

c Chi phí quản lý doanh nghiệp 12 4,469,983,046 2,450,384,833 985,214,621

5 Chi phí tài chính 13 8,620,766,885 8,826,822,305 25,831,386,895

Trong đó: Chi phí lãi tiền vay dùng

cho sản xuất, kinh doanh 14 8,438,117,292 8,770,822,305 25,243,853,287

6

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

doanh

11 Thuế thu nhập doanh nghiệp 20 744,559,167 1,883,809,336 3,872,803,557 12

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

thu nhập doanh nghiệp

KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2008 ĐẾN 2010

Đơn vị tính: VNĐ

15,887,532,817 22,895,824,375 10

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

thu nhập doanh nghiệp

2.1.2.2 Cơ cấu quản lý và điều hành của Công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo mô hình chỉ đạo trực tuyến, nghĩa

là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức thực hiện theo một đường thẳng (sơ

đồ 2.1) Người thực hiện chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp Người phụ trách chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền Cơ cấu này tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh tình trạng người thừa

Thành viên HĐQT Giám đốc Thành viên HĐQT

Phòng Kinh doanh

Phó Giám đốc

Phòng Kế toán

Chủ tịch HĐTV

Phòng TCNS

hành phải thi hành những mệnh lệnh, chỉ thị khác nhau thậm chí mâu thuẫn nhau của người phụ trách

SƠ ĐỒ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY

Bộ máy lãnh đạo của công ty bao gồm: Hội đồng thành viên gồm 3 người, trong

đó có 2 thành viên và 1 người là Chủ tịch HĐTV kiêm Giám đốc và 1 người là phó Giám đốc công ty Việc xây dựng hệ thống theo mô hình này giúp cho người quản lý giải quyết công việc được nhanh chóng, linh động, ít tốn kém chi phí và kiểm tra dễ dàng Tuy nhiên cơ cấu này có nhược điểm là đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức toàn diện, nếu khối lượng công việc lớn thường làm cho họ bị quá tải

2.1.3 Tổ chức nhân sự các Phòng/ Ban trong Công ty

2.1.3.1 Tổ chức Phòng Kinh doanh

Trưởng Phòng Kinh doanh

Giao nhận

Bộ phận kho hàng

Bộ phận Kinh doanh

Phó Giám đốc kinh doanh

SƠ ĐỒ 2.2: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC PHÒNG KINH DOANH

2.1.3.1.1 Chức năng

- Tham mưu cho Ban giám đốcvề chính sách kinh doanh.

- Triển khai thực hiện công tác kinh doanh toàn công ty.

2.1.3.1.2 Nhiệm vụ

- Xây dựng, triển khai và thực hiện kế hoạch kinh doanh theo tháng quý năm.

Xây dựng kế hoạch mua, chọn nhà cung ứng, thiết lập hợp đồng mua bán, theo dõi đôn đốc nhà cung ứng giao hàng đúng hẹn đáp ứng lịch giao hàng của công ty

- Lập kế hoạch và thực hiện phân phối hàng hóa, vật tư theo đơn, lịch xuất hàng

chuyển giao cho bộ phận kho, bộ phận liên quan thực hiện

- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và thu hồi, thanh toán các khoản nợ.

- Lập báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh tháng, quý, 6 tháng, cả năm và

theo yêu cầu của ban giám đốc công ty

- Bảo đảm bí mật các thông tin kinh doanh đối với những người không có trách

nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của công ty

2.1.3.2 Tổ chức Phòng Tổ chức nhân sự (TCNS)

SƠ ĐỒ 2.3: SƠ ĐỒ TỒ CHỨC PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ

Trưởng Phòng TCNS

Hành Chính Nhân sự

2.1.3.2.1 Chức năng

- Tham mưu và thực hiện công tác quản trị hành chánh và nhân sự toàn công ty

2.1.3.2.2 Nhiệm vụ

- Nhân sự:

 Tuyển dụng, đào tạo, phân công và đánh giá nhân sự theo định hướng phát triển của Công ty

 Tổ chức, theo dõi hồ sơ của toàn bộ CBCNV của Công ty, bao gồm: hồ

sơ nhân sự, hợp đồng lao động, BHXH, BHYT…

 Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động

 Tiếp nhận và quản lý nhân sự thực tập

- Hành chánh:

 Tiếp nhận, xử lý quản lý thông tin (trao đổi trực tiếp, email, điện thọai) đến công ty thông qua Phòng

 Phát hành và lưu chuyển các công văn đến và đi của Công ty

 Vệ sinh, an toàn tài sản và an ninh tại trụ sở công ty

 Quản lý Thực hiện các hồ sơ pháp lý Công ty

 Quản lý và sử dụng con dấu theo qui định

 Quản lý cơ sở vật chất tại trụ sở công

 Mua và quản lý văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng

 Chăm lo đời sống CBCNV

 Thực hiện các công việc giao tế theo chỉ đạo ban Giám Đốc

2.1.3.3 Tổ chức Phòng Kế toán

SƠ ĐỒ 2.3: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp Thủ quỹ

Kế toán viên

2.1.3.3.1 Chức năng

- Tham mưu và thực hiện công tác quản trị tài chính – kế toán.

2.1.3.3.2 Nhiệm vụ

- Tổ chức quản lý và điều hành bộ máy kế toán toàn công ty.

- Thu thập, ghi chép kịp thời, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và

nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Thực hiện và kiểm tra việc hạch toán kế toán đúng theo quy định công ty và

chế độ kế toán

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh

doanh và cho các cơ quan hữu quan theo quy định

- Xây dựng, triển khai và thực hiện kế hoạch tài chính toàn công ty.

- Lập và nộp báo cáo tài chính, báo cáo thuế kịp thời theo quy định hiện hành

của công ty, của nhà nước

- Phân tích báo cáo tài chính và các hoạt động kinh tế theo nhu cầu quản trị.

- Kiểm tra giám sát: các khoản thu, chi tài chính; các nghĩa vụ thu, nộp, thanh

toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm quy chế, các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán

- Theo dõi, giám sát, đánh giá hiệu quả các dự án đầu tư, hợp tác kinh doanh

- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định.

2.2 Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Đức Việt

2.2.1 Tổng quan về nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Đức Việt

2.2.1.1 Tình hình nhân lực năm 2008-2010

BẢNG 2.1: BẢNG KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ NĂM 2010

T

T

LƯỢNG

NGHIỆP VỤ

TRÌNH ĐỘ

Ghi chú

Đại học

Cao đẳng

Ngoại ngữ

Vi tính

Quản trị kinh doanh

Tiêu chuẩn - Giỏi nghiệp vụ, có kinh nghiệm

- Sử dụng thành thạo vi tính

Qua bảng 2.1 bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự nêu trên chỉ là một bảng kế hoạch chung chung vì thiếu thông tin một cách trầm trọng Bảng kế hoạch không đề cập đến các vấn đề sau:

- Vị trí chức danh tuyển dụng

- Giới tính

- Thời điểm đăng tuyển

- Thời hạn tuyển dụng

- Lý do tuyển dụng

- Phương tiện tuyển dụng

- Kinh phí tuyển dụng

- Các tiêu chuẩn tuyển dụng quá sơ sài

Chúng ta có thể thấy rõ rằng công ty hoàn toàn không có kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bảng kế hoạch làm để cho có mà thôi Vì thế khi công ty có nhu cầu tuyển dụng thì nhân sự ra vào công ty luôn biến động, lúc nào cũng trong tư thế tuyển và tuyển cho đủ số lượng mà không để ý tới khả năng thực sự của nhân viên dự tuyển

BẢNG 2.2: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH NHÂN SỰ NĂM 2009/2010

ĐVT: Người PHÒNG/ BAN

Thời gian đến

Tăng (+)/ giảm (-)

Tổng cộng 41 35 27 62 +21

Bảng 2.2 cho thấy tổng số lao động trong công ty tính đến 31/12/2010 là 62 người, tăng 21 người, chiếm 51,22% so với năm 2010 Trong đó, số nhân viên nam là

35, chiếm 56,45% và nữ là 28, chiếm 43,55% Số nhân viên giảm là do một người xin nghỉ việc và một người nghỉ thai sản Hai nhân viên này nghỉ việc không báo trước cho lãnh đạo công ty vì thế cả phòng kế toán và phòng Tổ chức nhân sự hoàn toàn bị động Số nhân viên mới được bổ sung cho phòng kinh doanh

BẢNG 2.3: BẢNG THỐNG KÊ ĐỘ TUỔI NHÂN VIÊN

ĐVT: Tuổi

Bảng thống kê độ tuổi 2.3 trên đây thể hiện lực lượng lao động của công ty đang

ở trong độ tuổi trẻ, và trạng thái vững vàng, chín chắn, khả năng hoàn thành công việc cao Số lượng nhân viên từ 25 đến 35 chiếm đa số, cho thấy họ có tri thức, sức khỏe

và nhiệt huyết muốn chứng tỏ mình Tuy nhiên họ còn thiếu kinh nghiệm và dễ thay đổi công việc khi có nơi khác có mức lương và khả năng thăng tiến nhanh hơn Độ tuổi từ 36 đến 50 cũng có số lượng đáng kể, họ là những người có kinh nghiệm và nghị lực phấn đấu để thăng tiến trong nghề nghiệp và tìm kiếm địa vị

BẢNG 2.4: BẢNG SO SÁNH THỜI GIAN LAO ĐỘNG GIỮA NHÂN VIÊN

THƯỜNG VÀ NHÂN VIÊN CÓ CHỨC VỤ KHÁC

Thời gian lao động

Tỷ lệ (%) Không xác định Thời hạn xác

định

Tổng cộng 19 43 226,32

Qua bảng 2.4 so sánh thời hạn lao động giữa nhân viên thường và nhân viên có chức vụ khác trên đây ta thấy số nhân viên ký hợp đồng lao động có thời hạn khá nhiều, chiếm 226,32% Họ thường là nhân viên làm các công việc kinh doanh, lái xe, bảo vệ đang trong thời kỳ thử thách công việc Ta có thế nhận thấy, công ty Đức Việt khá thận trọng trong việc sử dụng nhân viên lâu dài Theo cách này, công ty có thể kiểm tra nhân viên trước rồi mới ký hợp đồng lao động Tuy nhiên, nó cũng làm cho tình hình nhân sự bị sáo trộn và có tác động không tích cực đến tâm lý người lao động

do luôn thay đổi Do đó, nhân viên có thể họ không bỏ hết sức lực, sự nhiệt tình cũng như tâm huyết cho công việc của chính họ và hơn cả là cho công ty

Số nhân viên có thời hạn hợp đồng không xác định thường là nhân viên có địa vị

và thâm niên trong công ty Họ là những người thân tín của Hội đồng thành viên nên không có sự thay đổi, trừ trường hợp bất khả kháng

2.2.1.2 Trình độ nguồn nhân lực của Công ty

BIỂU ĐỒ 2.1: THỐNG KÊ TRÌNH ĐỘ NHÂN VIÊN ĐẾN 31/09/2011

40.32%

35.48%

24.19%

Đại học Cao đẳng - Trung cấp Lao động phổ thông

Nhân viên của công ty có trình độ đại học chiếm 40,32% và được rải đều toàn công ty và các cấp quản lý Nhân viên có trình độ cao đẳng – trung cấp cũng chiếm đa

số cụ thể là 35,48%, tập trung chủ yếu ở bộ phận kinh doanh, kế toán Số lao động phổ thông chiếm 24,19%, nguyên nhân là công việc không đòi hỏi có trình độ (bảo vệ, xe nâng, lái xe, tạp vụ, bốc xếp) Mặt khác, do cấp quản lý phân tích công việc chưa đúng, yêu cầu tuyển dụng không đòi hỏi cao mà chỉ chú trọng đến vấn đề nhân viên làm được việc nên có nhiều trường hợp hiệu quả công việc không cao, đôi lúc gây ùn tắc Công ty nên hành động thực tế hơn trong vấn đề nâng cao trình độ nhân viên hơn

là thay vì hô hào như hiện nay

2.2.2 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hình thành và phát triển

của Công ty TNHH Đức Việt

2.2.2.1 Thuận lợi

Nhân viên trong công ty là những người có trình độ và năng lực chuyên môn Nhân viên phòng kinh doanh là những người nhạy bén trong việc nắm bắt thông tin chủ yếu liên quan đến các mặt hoạt động kinh doanh của công ty

Các nhân viên mới vào làm được đào tạo kỹ về vi tính, chuyên ngành để ứng dụng vào công việc một cách nhanh chóng Đấy cũng là nền móng vững chắc của công ty

Phòng ban trong công ty được trang bị đầy đủ trang thiết bị làm việc, hoạt động của công ty đều được vi tính hóa Do vậy, việc thông tin liên lạc giữa lãnh đạo công ty

và nhân viên các phòng ban, đối tác được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác

Trải qua gần mười năm hoạt động, công ty đã tạo được mối quan hệ thân thiết và

uy tín trên thương trường

2.2.2.2 Khó khăn

Bên cạnh những mặt thuận lợi nêu trên, trong quá trình phát triển của mình, công ty cũng gặp không ít khó khăn

Về thông tin tiếp thị: công ty không có phòng tiếp thị nên dẫn tới những khó

khăn sau:

- Công ty nắm bắt thông tin chủ yếu qua giao dịch với bạn hàng cũ nên đôi khi

thông tin không đầy đủ

- Công ty chưa có kênh thông tin cho riêng mình nên đã có trường hợp công ty bị

tuột mất cơ hội làm ăn với các đối tác mới Do thiếu thông tin nên đôi khi công

ty không chuẩn bị được nguồn tài chính kịp thời nên hoạt động kinh doanh bị kéo dài, không thực hiện đúng tiến độ của hợp đồng

- Khả năng hợp tác với khách hàng mới rất ít khi có vì ngại rủi ro do không tin

tưởng lẫn nhau

Về nhân sự: nhân sự các phòng ban trong công ty ít biến động, riêng phòng

kinh doanh thì nhân sự biến động mạnh Nguyên nhân là do

- Những năm trước nhân sự công ty không có sự thay đổi vì thế công ty không

có kế hoạch cũng như xây dựng một chương trình tuyển dụng, đào tạo cụ thể nào

- Không phân tích công việc trước khi tuyển dụng.

- Tiến trình thử việc diễn ra không đúng quy định

- Năng lực nhân viên mới chưa đáp ứng được với yêu cầu tuyển dụng do hai bên

đã hiểu sai về công việc được đăng tuyển mà nguyên nhân chính là công ty không mô tả công việc một các rõ ràng

- Các nhân viên cũ thì không chịu nâng cao trình độ và làm việc theo lối mòn.

Thực chất của vấn đề trên là vì nhân viên trong công ty đều là những người có quen biết với lãnh đạo công ty, do đó họ hay ỷ vào mối quan hệ đó làm cho công việc kinh doanh của công ty đôi khi không đạt hiệu quả như mong muốn

Công ty kinh doanh chủ yếu dựa vào vốn vay ngoài với lãi suất cao, mua hàng thì trả tiền ngay còn khi bán hàng thì bán gối đầu, cho trả chậm và kinh doanh dịch vụ kho bãi còn yếu kém

2.2.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Đức Việt

2.2.3.1 Lập kế hoạch tuyển dụng

Thực tế các bộ phận phòng ban trong công ty khá ổn định, nhu cầu tuyển dụng không nhiều Chỉ riêng phòng kinh doanh có nhiều biến động về nhân sự Năm 2010, phòng tuyển vào hơn 30 người và số người nghỉ việc cuối năm cũng gần 30 người Tuy nhiên việc tuyển dụng diễn ra tự phát, không có kế hoạch trước Khi nào cần các phòng ban đề xuất với phòng TCNS Phòng TCNS xin ý kiến Giám đốc, sau đó tổ chức tuyển dụng Chính vì thế quy trình tuyển dụng của công ty cũng không có