KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

3/1/2018 BÀI GIẢNG KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH PGS.TS Lê Văn Hảo TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG Tháng 02/2018 NỘI DUNG Giới thiệu học phần Tài liệu tham khảo Chủ đề 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Chủ đề 2: CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Chủ đề 3: QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Chủ đề 4: KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 3/1/2018 GIỚI THIỆU HỌC PHẦN Số tín chỉ: 02 Học phần tiên quyết: khơng có Bộ mơn quản lý: BM KHXH & NV Đánh giá: Chuyên cần: 5% Kết làm việc nhóm: 25% Kết đánh giá cá nhân: 20% Thi kết thúc: 50% GIỚI THIỆU HỌC PHẦN Mơ tả tóm tắt: Học phần trang bị cho người học kiến thức: tổng quan vấn đề, giải vấn đề; công cụ, kỹ để giải vấn đề định; tổ chức cho người học thực hành giải vấn đề định 3/1/2018 GIỚI THIỆU HỌC PHẦN Mục tiêu: Học phần nhằm giúp SV có khả nhận diện (mơ tả phân tích) vấn đề, xác định nguyên nhân vấn đề, định lựa chọn giải pháp tối ưu, đến thực thành công giải pháp để giải vấn đề học tập, công tác, sống GIỚI THIỆU HỌC PHẦN Ý nghĩa: Cuộc sống chuỗi vấn đề đòi hỏi phải giải định ngày Nếu giải định tốt, có nhiều hội thành công Ngược lại, phải loay hoay vòng luẩn quẩn “thử sửa sai”, tự tin dẫn đến thất bại Học phần góp phần trang bị cho người học kiến thức kỹ để hạn chế loay hoay vòng luẩn quẩn vậy, từ giúp thành cơng sống 3/1/2018 GIỚI THIỆU HỌC PHẦN Phương pháp học: Tham gia đầy đủ buổi học lớp Tích cực chia sẻ, trao đổi hoạt động nhóm, thảo luận lớp Tìm đọc tài liệu liên quan Thường xuyên vận dụng điều học vào sống Tích cực tham gia hoạt động tập thể, cộng đồng khơng ngừng vận dụng điều học TÀI LiỆU THAM KHẢO Bono, E D (2005) Tư tồn NXB Văn hóa thơng tin Lưu Nhật Huy Kỹ giải vấn đề Viện phát triển quản trị công nghệ New York State United Teachers (2015) Critical thinking and problem-solving for the 21st century learners Nguyễn Đông Triều Kỹ giải vấn đề định Trường ĐH Văn Hiến Office of Human Resource Management (2014) Effective Problem Solving & Decision Making Louisiana State University 3/1/2018 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Khái niệm “Vấn đề” Trường hợp dùng thuật ngữ “Vấn đề” không đúng: Vấn đề = Chủ đề (topic, issue) VD: Hôm tơi muốn trình bày 03 vấn đề: Hơn nhân gia đình, Giới tính, Tình u TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Khái niệm “Vấn đề” HP: Vấn đề = Problem Từ điển tiếng Việt: “Vấn đề điều cần xem xét, nghiên cứu, giải quyết” Ví dụ: Giải vấn đề Đặt vấn đề Vấn đề việc làm cho niên Khơng thành vấn đề Như có vấn đề 10 3/1/2018 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ “Vấn đề mục tiêu chưa biết cách thực chưa biết cách thực tối ưu” Ví dụ: Bạn mơ ước trở thành ca sĩ tiếng chưa biết cách để thực Đó vấn đề bạn 11 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Các tình phát sinh “Vấn đề”: Khi có khác biệt kết so với kết kỳ vọng; Khi khả đáp ứng thiếu so với yêu cầu để đạt kết kỳ vọng; Khi làm cách để đạt kết kỳ vọng 12 3/1/2018 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Phân loại “Vấn đề” theo tình huống: Các vấn đề sai lệch: Là việc xảy khơng theo kế hoạch/ dự định cần phải có biện pháp điều chỉnh Ví dụ: Máy móc bị trục trặc Khơng nhận ngun vật liệu Trong nhóm có người bị ốm Bế tắc công việc nhân 13 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Các vấn đề tiềm tàng: Là vấn đề nảy sinh tương lai cần đưa biện pháp phòng ngừa Ví dụ: Sự đồn kết thành viên nhóm Nhu cầu gia tăng khiến khó lòng đáp ứng Số nhân viên bỏ việc tăng 14 3/1/2018 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Các vấn đề cần hoàn thiện: Là vấn đề liên quan đến việc để có suất cao hơn, để trở nên hiệu thích ứng nhanh tương lai Ví dụ: Nâng cấp sản phẩm, trang thiết bị, phương pháp Lắp đặt hệ thống Trang bị kỹ cho nhân viên Thay đổi qui trình để đáp ứng tiêu chuẩn 15 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Phân loại “Vấn đề” theo cấp độ khó: Vấn đề mang tính hệ thống: VĐ có tính lặp lặp lại, thường xảy tổ chức; giải thủ tục chung Ví dụ: Giải yêu cầu tăng lương nhân viên quan 16 3/1/2018 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Vấn đề mang tính bán cấu trúc: giống VĐ mang tính hệ thống, nhiên thủ tục chung giải phần VĐ Ví dụ: Hồ giải bất đồng nhóm người 17 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Vấn đề mang tính hóc búa: VĐ giải thủ tục, ngun tắc thơng thường tính lạ phức tạp VĐ Ví dụ: Tổ chức dã ngoại đến nơi chưa có thơng tin 18 3/1/2018 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Định nghĩa Giải vấn đề “GQVĐ q trình xác định, phân tích ngun nhân, lựa chọn giải pháp tối ưu, triển khai đánh giá giải pháp nhằm loại bỏ mâu thuẫn thực tế mong muốn“ 19 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Kỹ thuật 4W+1H 20 10 3/1/2018 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Sử dụng 4W1H để mô tả chi tiết vấn đề: What: Vấn đề gì? Who: Vấn đề xảy với ai? When: Vấn đề xảy từ nào? Where: Vấn đề xảy đâu? How: Vấn đề xảy nào? 77 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân (Identify the causes) Xác định lý khiến vấn đề xảy Sử dụng Sơ đồ xương cá, Sơ đồ tư Kỹ thuật cơng não để phân tích ngun nhân, phân loại nguyên nhân (nguyên nhân chính, nguyên nhân phụ) 78 39 3/1/2018 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Bước 3: Xây dựng (Brainstorm solutions) giải pháp Đề tất giải pháp có thơng qua Kỹ thuật cơng não Phân nhóm giải pháp (chính sách, nhân lực, tài chính, …) Sử dụng Sơ đồ tư để tóm tắt giải pháp 79 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Bước 4: Lựa chọn giải pháp tối ưu (Select the best solution) Xây dựng tiêu chí đánh giá giải pháp Ví dụ: Lợi ích: Liệu giải pháp hiệu thực Nguồn lực: nguồn lực thực giải pháp cao hay thấp Các nguồn lực bao gồm: Kinh phí, nhân lực, vật lực Thời gian: thời gian thực thi giải pháp nhanh hay chậm 80 40 3/1/2018 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Tính khả thi: Phương án thực khơng, liệu có rào cản xảy ra? Rủi ro: Những rủi ro xảy mức độ thiệt hại? Đạo đức: Liệu có vi phạm luật pháp hay đạo đức? 81 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Bước 5: Lập kế hoạch giải vấn đề (Implement a solution plan) Kế hoạch trình bày bước việc cần làm để giải vấn đề Kế hoạch cần liệt kê nguồn lực cần thiết cho việc thực thi, tên hoạt động, người chịu trách nhiệm thời gian hồn thành 82 41 3/1/2018 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Sử dụng công cụ SMART để lập kế hoạch: 83 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Specific: Cụ thể Measurable: Có thể đo Achievable: Có thể đạt Relevant: Đáp ứng mục tiêu Timed: Thời gian xác định 84 42 3/1/2018 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Bước 6: Giám sát đánh giá (Follow-up, evaluate, monitor progress) Có thực kế hoạch? Có đáp ứng tiêu chí giải pháp? Có đạt mục tiêu? Tổng kết rút kinh nghiệm, học Nếu vấn đề chưa giải quyết, thực lại Quy trình! 85 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Bài tập nhóm: Sử dụng Quy trình giải vấn đề để xác định giải vấn đề Nhà trường 86 43 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 87 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Khái niệm định Quyết định Ra Quyết định việc đưa ý kiến cuối việc cụ thể, sở cân nhắc khả năng, quan điểm, ý kiến, giải pháp Ra định phần việc giải vấn đề, công đoạn gần cuối lại khó khăn nhất, đòi hỏi lĩnh người đưa định 88 44 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH “Đối với nhà quản trị, có định thực thời điểm tạo nên thành công cho công ty, đồng thời trì vị cạnh tranh thị trường Tuy nhiên, có định sai lầm làm tổn thất hàng triệu đôla, quan trọng phá sản làm thương hiệu biến khỏi thương trường” 89 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH dạng định bản: QĐ theo chuẩn: bao gồm QĐ thơng thường có tính lặp lặp lại Giải pháp cho QĐ loại thường thủ tục, luật lệ sách quy định sẵn QĐ cấp thời: QĐ đòi hỏi nhanh xác Đây loại QĐ thường nảy sinh bất ngờ không báo trước 90 45 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH QĐ có chiều sâu: đòi hỏi phải có kế hoạch, thảo luận suy xét kỹ Đây loại QĐ thường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động thực thay đổi lớn cá nhân tổ chức Đây QĐ gây nhiều tranh luận, bất đồng xung đột 91 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Một số sai lầm phổ biến QĐ: Quá tự tin, dựa nhiều vào kinh nghiệm khứ: Tự tin phẩm chất tốt không nên xem nhẹ thơng tin từ bên ngồi Kinh nghiệm q khứ chưa hẳn áp dụng tình hình thay đổi 92 46 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Khơng có mục tiêu, mục đích rõ ràng: Khơng có mục tiêu trước QĐ khơng có tiêu chí để đánh giá tính hiệu QĐ Khơng có mục đích đắn/rõ ràng khó thuyết phục người ủng hộ QĐ 93 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Ra QĐ vội vàng: Đôi lúc bị gây sức ép để QĐ cách vội vàng, chưa suy xét kỹ có thơng tin đầy đủ Tầm nhìn hạn hẹp: Nhìn nhận vấn đề không dựa mối tương tác với việc, tượng chung quanh; khơng nhìn rộng theo thời gian 94 47 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Nhận thức thiên vị (bias): Ra QĐ dựa vào đức tin, niềm tin, cảm nhận có sẳn thân việc, tượng, người Ví dụ: QĐ chọn SV giỏi để làm nhóm trưởng thảo luận cho SV học giỏi thường có kỹ lãnh đạo tốt 95 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Các phương pháp định: Phương pháp độc đốn: bạn tự ý QĐ mà khơng cần lấy ý kiến người Ưu điểm: tiết kiệm thời gian Hạn chế: khó tìm đồng thuận, dễ gặp sai lầm Điều kiện áp dụng: QĐ vấn đề thơng thường, có khn mẫu; bạn người có nhiều kinh nghiệm liên quan 96 48 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Phương pháp phát biểu cuối cùng: QĐ sau người cho ý kiến Ưu điểm: tận dụng ý kiến người, phát huy dân chủ Hạn chế: cần nhiều thời gian, ý kiến số đông chưa hẳn Điều kiện áp dụng: vấn đề có tính phức tạp, cần ủng hộ đa số, tính dân chủ đề cao 97 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Phương pháp nhóm tinh hoa: lấy ý kiến số người “tinh hoa” nhóm trước QĐ Ưu điểm: tận dụng ý kiến người giỏi, có nhiều kinh nghiệm Hạn chế: cần nhiều thời gian, nhóm tinh hoa chưa hẳn có ý kiến đại diện cho số đơng Điều kiện áp dụng: vấn đề có tính phức tạp, cần giải nhanh, tập hợp tất người 98 49 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Phương pháp cố vấn: nhờ chuyên gia tư vấn trước QĐ Ưu điểm: tận dụng ý kiến người giỏi, có nhiều kinh nghiệm Hạn chế: chuyên gia bên ngồi thường khơng hiểu rõ tình hình tổ chức Điều kiện áp dụng: vấn đề có tính chun sâu, người tổ chức/nhóm am hiểu 99 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Phương pháp đa số: thông qua QĐ đa số (quá bán, tối thiểu 2/3, 100%) trí Ưu điểm: tạo đồng thuận tốt, có chống đối Hạn chế: lựa chọn đa số lúc Điều kiện áp dụng: vấn đề có liên quan mật thiết đến người, cần có QĐ mang tính pháp lý cao 100 50 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Bài tập nhóm: Cho ví dụ (liên quan đến hoạt động nhà trường) định theo phương pháp học Chọn phát biểu sau định giải thích ý nghĩa 101 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 102 51 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 103 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 104 52 3/1/2018 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 105 THÔNG TIN GV PGS.TS Lê Văn Hảo Giảng viên cao cấp Trường ĐH Nha Trang Email: haolv@ntu.edu.vn ĐT: 090.510.2855 106 53 ... THUẬT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ “Cách tốt tưởng tốt ý tưởng” good idea để có ý bạn phải có thật nhiều (The best way to get a is to get a lot of ideas) Linus Carl Pauling – Nobel hòa bình 1963 56 28 3/1/2018... QUYẾT VẤN ĐỀ Sáu mũ tư (Six thinking hats) Do Tiến sĩ Edward de Bono nghiên cứu phát triển vào năm 1980 Năm 1985, Tiến sĩ Edward de Bono phân tích chi tiết “Six Thinking Hats” Bản dịch tiếng... số khác khơng tham gia 58 29 3/1/2018 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Cách thức tiến hành: Giai đoạn 1: Sáng tạo, mở rộng Tổ chức một/nhiều nhóm làm việc Xác định khoảng thời gian trao đổi