Tin học ứng dụng trong ngành kế toán chương 1

Tin học ứng dụng trong ngành kế toán

Chương 1

ÔN TẬP MS.EXCEL

Bộ môn Quản trị doanh nghiệp

Khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh

TRẦN THANH LIÊM

tinhocungdung1@gmail.com

2

Giới thiệu môn học

 3 tín chỉ ( 2 tín chỉ lý thuyết, 1 tín chỉ thực hành)

 Chương 1 ôn tập lại excel

 Chương 2: Tổ chức quản lý cơ sở dữ liệu

 Chương 3: Phân tích số liệu

 Chương 4: Phân tích tài chính

 Chương 5: Bài toán quy hoạch tuyến tính

3

Giới thiệu về Excel

 Excel là 1 chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường Windows, bao gồm nhiều ô được tạo

thành bởi các dòng và các cột.

 Excel có nhiều tính năng ưu việt trong tính toán, lập bảng biểu báo cáo, vẽ đồ thì và sử dụng hàm ứng

dụng.Giao diện thân thiện với người dùng nên Excel được sử dụng rộng rãi trên thế giới trong quản lý

văn phòng, kinh tế và quản trị kinh doanh

4

Giới thiệu về Excel

 Có nhiều phiên bản khác nhau của Excel:

phiên bản đầu tiên được phát hành năm 1985, trung bình 2 năm lại có một phiên bản mới và hiện nay phiên bản mới nhất là Excel 2007

 Phiên bản phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất là Excel 2003

5

1 Các thao tác cơ bản:

tượng hoặc chọn nút Start/Programs/

Phím tắt di chuyển

 Ctrl + mũi tên: di chuyển đến vùng dữ liệu kế tiếp

 Ctrl + Home : Di chuyển về ô A1

 Ctrl + End: Di chuyển về ô có dữ liệu cuối cùng

 Ctrl + Shift + Home: Bôi đen từ ô hiện tại đến ô A1

 Ctrl + Shift + End: Bôi đen từ ô hiện tại đến ô

có dữ liệu cuối cùng

10

Phím tắt định dạng

 Ctrl + scroll (thanh cuốn) : tăng giảm Zoom

12

Cài đặt hệ thống

 Trong excel có một số định dạng VD: ngày

tháng, dấu cách thập phân, đơn vị tiền tệ sử dụng theo dạng chuẩn tiếng anh

 Bước 1: Cài đặt hệ thống

Start / Control panel / Regional

and Language options / Customize / Date

14

-Dấu ngăn cách thập phân -Dấu ngăn cách hàng nghìn

- Số âm

-Hệ đo lường (m, inch)

 Bước 2: Cài đặt trong Excel

 Bôi đen vùng cần định dạng

 Format / Cells / Custome

 Trong Custome: chèn định dạng mong muốn

 OK

17

2 M t s thành ph n c ột số thành phần cơ ố thành phần cơ ần cơ ơ

b n c a Ms Excel ản của Ms Excel ủa Ms Excel

2.1 Màn hình EXCEL

Formatting Bar (Thanh định dạng)

Cài đặt thanh công cụ

20

2.2 Tệp tài liệu trong EXCEL:

2.4 Các kiểu dữ liệu

- Kiểu số (Numbers): bắt đầu bởi các số, các dấu, đơn vị tiền tệ

- Kiểu chuỗi (Strings)/ văn bản (Text): bắt đầu bằng chữ cái

- Kiểu công thức (Formula): bắt đầu bằng các dấu = hoặc +,

2.5.Các toán tử trong Excel:

Các toán tử trong Excel thông thường bao gồm:

+, -, * , / , ^ , %, =, >, <, <> (), >=, <=, √

2.6 Địa chỉ trong EXCEL

Địa chỉ tương đối

Những ô có địa chỉ tuyệt đối sẽ không thay đổi trong các phép sao chép.

3 Một số kỹ thuật cơ bản trong xử lý

dữ liệu trên bảng tính Ms Excel

1 Kỹ thuật di chuyển trong bảng tính

2 Kỹ thuật xử lý trên ô

3 Kỹ thuật xử lý trên vùng

4 Kỹ thuật chèn thêm/ xoá cột, dòng

5 Kỹ thuật định d ạng dữ liệu bảng tính

3.1 Kỹ thuật di chuyển trên bảng tính

 Các phím mũi tên: Di chuyển lên (), xuống (), sang trái (), sang phải () một ô trên bảng tính.

 Page Up, Page Down: Di chuyển lên, xuống một trang màn hình.

 Alt + Page Up: Di chuyển sang phải một trang màn hình.

 Alt + Page Down: Di chuyển sang trái một trang màn hình

 Ctrl + Page Up: Chuyển về bảng tính (Sheet) kề trước.

 Ctrl + Page Down: Chuyển sang bảng tính (Sheet) kế tiếp.

 Ctrl + Home: Trở về ô A1

- Bôi đen vùng dữ liệu cần sao chép

- Menu: Edit / Copy  Edit/ Paste.

- Bấm Shift và di chuyển phím mũi tên

+ Chọn vùng không liên tục: ấn Ctrl đồng thời bấm chuột vào các

vị trí cần chọn.

+ Chọn cả cột / cả dòng: Bấm chuột vào dòng/ cột tiêu đề

Sao chép vùng dữ liệu:

+ Menu: Chọn vùng  Edit/ Copy  Edit / Paste.

+ Mouse: rê chuột đến góc hiện dấu "+", ấn Ctrl và kéo rê chuột đến những nơi cần chép vào…

Xoá vùng dữ liệu.

Di chuyển vùng dữ liệu.

3.4 Kỹ thuật chèn thêm/ xoá cột hoặc

dòng vào bảng tính

Trình tự:

- Chọn hàng (cột) tại nơi muốn chèn thêm,

- Bấm Insert/ Row (chèn hàng) hoặc Insert/ Column (chèn cột)/ Insert cell (chèn ô)

3.5 Kỹ thuật định dạng dữ liệu bảng tính

a Thay đổi độ rộng của dòng hoặc cột

Cách thực

hiện Thay đổi độ rộng của Dòng Thay đổi độ rộng của Cột

Dùng Chuột Đưa con trỏ chuột về gianh giới

giữa 2 hàng, sau đó kéo rê chột lên phía trên (thu hẹp dòng) hoặc kéo rê chuột xuống phía dưới (mở rộng dòng)

Đưa con trỏ chuột về gianh giới giữa 2 Cột, sau đó kéo rê chột sang bên trái (thu hẹp cột) hoặc kéo rê chuột sang bên phải (mở rộng cột)

Dùng Menu Chọn dòng  Format/ Row/

Height  Nhập độ rộng dòng tuỳ chọn

Chọn cột  Format/ Column/ Width  Nhập độ rộng cột tuỳ chọn

Bấm chọn Number để định dạng số liệu:

 General: Dạng tổng quát,

 Number: Định dạng kiểu số,

 Currency: Định dạng kiểu tiền tệ,

 Accounting: Định dạng chuyên dùng cho kế toán,

 Date: Định dạng kiểu ngày, tháng,

 Time: Định dạng kiểu giờ, phút, giây,

 Percentage: Định dạng kiểu số phần trăm (%),

 Fraction: Định dạng kiểu phân số,

 Scientific: Định dạng kiểu khoa học- kỹ thuật (12.00E+01).

 Text: Định dạng kiểu văn bản,

 Special: Định dạng đặc biệt,

 Custom: Định dạng theo yêu cầu riêng biệt.1

36

4 MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL

Một số hàm thông dụng

a Hàm SUM:

Tính tổng số của một dãy các đối số.

Cú pháp: = SUM (Value1; Value 2; )

b Hàm AND:

Trả về giá trị đúng khi thoả mãn tất cả các điều kiện được chỉ ra.

Cú pháp: = AND (Logical 1; logical 2; )

c Hàm OR:

Trả về giá trị đúng khi thoả mãn một trong số các điều kiện được chỉ ra.

Cú pháp: =OR (Logical 1; logical 2; )

d Hàm IF:

Trả về giá trị đúng (Value if True) nếu thoả mãn điều kiện được chỉ ra

(logical test) hoặc trả về giá trị khác (Value if False) nếu không thoả mãn điều kiện đặt ra

Cú pháp: =IF(Điều kiện, giá trị khi ĐK đúng, giá trị khi ĐK sai)

Ví dụ: Sử

dụng hàm IF

40

e Hàm VLOOKUP (Vertical LookUp)

- Điền vào ô hiện

kinh tế như

tính thuế, tính

lương

Table_array Bảng tham chiếu: Cố định bảng tham chiếu

Col_index_num Số thứ tự cột cần lấy giá trị của bảng tham chiếu (từ trái

qua phải)

Range_lookup Cách dò:

0 :(dò thông thường) Bảng tham chiếu ko cần sắp xếp 1: (dò nâng cao): Trước khi dò phải sắp xếp bảng tham chiếu theo chiều tăng dần

Bước 2

Copy công thức xuống các ô còn lại D10:D14

f Hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up):

Chú ý hàm vlookup và Hlookup

 Phân biệt giữa range-lookup 0 và 1

- Điền thiếu thông tin trong hàm (cần điền tất

 Range: Miền dữ liệu cần phải thoả mãn điều kiện (Criteria)

 Criteria: Điều kiện đặt ra trong việc tính tổng.

 Sum_range: Miền cần tính tổng các số thoả mãn điều kiện

Tính tổng Doanh thu các tháng có doanh thu

từ 5.200 triệu đồng trở lên

49

HÀM RANK

 Sắp xếp thứ tự của một số trong dãy

 Cú pháp: =RANK(number,ref,order)

 - number: địa chỉ ô cần sếp loại

 -ref: địa chỉ dãy số liệu

 -order: 0: sắp xếp thứ tự tăng dần

 1: sắp xếp thứ tự giảm dần

51

Nghiên cứu thêm một số hàm

Mod, len, left, right,upper, lower, round, abs,

proper, int,

52

Câu hỏi ôn tập chương 1

Câu 1 Đâu là địa chỉ đúng trong excel (tích đúng sai)

Câu 2 Trong Excel khi nhập số liệu

vào

 a Dữ liệu số nằm về phía bên phải ô

 b Dữ liệu số nằm về phái bên trái ô

 c Dữ liệu số nằm ở giữa ô

 d Cả 3 ý trên đều đúng

54

Câu 3: Tính kết quả hàm sau:

=average(2;4)+abs(-5)+int(8,1)

55

Câu 4.

Tại ô A1 nhập chữ “Tin hoc” cho biết kết quả khi thực hiện lệnh

=proper(A1), Upper(A1), Lower(A1)

Câu 5 Tại ô A1 nhập giá trị 1,5

Cho biết kết quả khi thực hiện lệnh:

=round(A1); =roundup(A1); roundown(A1)

a 1,5

b 2

c 1

57

Câu 6

Hàm =MOD(number,divisor) dùng để

a.Cho ra số dư của phép chia

b.Cho ra số nguyên của phép chia

c. Cho ra phần thập phân

58

Bài 7 sử dụng hàm để tính tổng