MODUN KỸ NĂNG 03: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN Theo Thông tư số 03 2014 TTBTTTT ngày 11 3 2014 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢNMục đích: giúp cho người học có kỹ năng xử lý được văn bản bằng một chương trình ứng dụng cụ thể vận dụng cho việc sử dụng máy tính sau này. Hiểu được những điều cơ bản về văn bản, soạn thảo và xử lý văn bản Có kỹ năng sử dụng được một phần mềm xử lý văn bản cụ thể như là Word Có kỹ năng định dạng được văn bản theo ý muốn bản thân Có kỹ năng chèn thêm các đối tượng khác vào văn bản Có kỹ năng Kết xuất và phân phối văn bản Biết được quy định trong soạn thảo văn bản hành chính Có kỹ năng sử dụng máy in Để tải tài liệu các bạn có thể liên hệ với mình hoặc ghé thăm FB: ron8293 Mọi tài liệu chia sẻ kiến thức này mình đều chia sẻ miễn phí với tất cả mọi người. Mong mọi người ko sử dụng tài liệu này vào mục đích thương mại. Nếu thấy tài liệu bổ ích hay ủng hộ cho mình nhé. Xin cảm ơn.
MÔ ĐUN KỸ NĂNG 3: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN (IU03) 3.1 KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN, SOẠN THẢO VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN 3.1.1 Khái niệm văn 3.1.1.1 Văn 3.1.1.2 Cách tổ chức định dạng văn 3.1.2 Soạn thảo văn xử lý văn 3.1.2.1 Các thao tác để tạo văn 3.1.2.2 Một số phần mềm xử lý văn 3.1.2.3 Chức phần mềm xử lý văn 3.2 SỬ DỤNG MỘT PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN CỤ THỂ 3.2.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn 3.2.1.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn 3.2.1.2 Cửa sổ phần mềm xử lý văn a Menu File b Menu Home c Menu Insert d Menu Page Layout 3.2.1.3 thay đổi kích thước cửa sổ, mở nhiều cửa sổ xếp chúng hình làm việc 3.2.1.4 Thay đổi số thiết đặt ban đầu 3.2.2 3.2.2.1 3.2.2.2 3.2.2.3 3.2.2.4 3.2.2.5 3.2.2.6 3.2.2.7 3.2.3 3.2.3.1 3.2.3.2 3.2.3.3 3.2.3.4 3.2.3.5 3.2.3.6 3.2.4 Mở văn có sẵn, tạo văn mới, lưu, xóa văn 10 Tìm mở văn có sẵn 10 chuyển tài liệu từ định dạng khác thành văn làm việc 10 soạn thảo tài liệu 10 Lưu tài liệu 11 Biết kiểu tệp tin khác dùng để lưu văn bản, tài liệu 11 Mở nhiều văn lúc 11 Xóa văn 11 Biên tập nội dung văn 11 Các đơn vị văn 11 Di chuyển đến trang văn khác 11 Thêm, xóa, sửa đơn vị khác văn 11 Tìm kiếm, thay 12 Cắt, dán, chép, di chuyển 12 Hủy kết vừa làm (undo), lấy lại kết vừa làm (redo) 13 Xử lý lỗi hiển thị tiếng Việt 13 3.2.4.1 Điều chỉnh tự động (autocorrect) 13 Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 3.2.4.2 Loại bỏ đường sóng, chép dán (smart cut and paste) 14 3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 15 3.3.1 Định dạng văn (text) 15 3.3.1.1 3.3.1.2 3.3.1.3 3.3.1.4 3.3.1.5 3.3.2 Thay đổi phông chữ, kiểu hiển thị khác 15 Chỉ số (subscript), số (superscript) 16 Thay đổi màu ký tự màu văn 16 Chuyển đổi chữ hoa/chữ thường 16 Ngắt từ (hyphernation) xuống dòng 17 Định dạng đoạn văn 17 3.3.2.1 Đoạn văn (paragraph), chọn (đánh dấu) đoạn văn 17 3.3.2.2 Dấu đoạn (paragraph mark), dấu ngắt dòng (line break) 17 3.3.2.3 Thụt lề (indent), lề (trái, giữa, phải, hai biên) 18 3.3.2.4 Nhảy cách (tab) 18 3.3.2.5 Khoảng cách đoạn văn 19 3.3.2.6 Khoảng cách dãn dòng đoạn văn 19 3.3.2.7 Gạch đầu dòng (bullet) đánh số tự động (numbering) 20 3.3.2.8 Đường viền, bóng/nền cho đoạn văn 20 a Tạo đường viền 20 b Tạo bóng 21 3.3.3 Kiểu dáng (style) 22 3.3.3.1 Kiểu dáng (style) 22 3.3.3.2 Áp dụng kiểu dáng 22 3.3.3.3 Sao chép định dạng 23 3.4 NHÚNG (EMBED) CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC NHAU VÀO VĂN BẢN 23 3.4.1 3.4.1.1 3.4.1.2 3.4.1.3 3.4.1.4 3.4.1.5 3.4.1.6 3.4.1.7 3.4.1.8 3.4.2 Bảng 23 Thêm bảng vào văn 23 Nhập biên tập liệu ô bảng 23 Chọn dòng, cột, ơ, tồn bảng 24 Thêm, xóa dòng cột 25 Sửa đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng 25 Kiểu đường viền, chiều rộng, chiều cao, màu sắc cho ô 25 Bóng màu cho bảng 26 Xóa bảng khỏi văn 27 Hình minh họa (đối tượng đồ họa) 27 3.4.2.1 Chèn hình minh họa 27 3.4.2.2 Chọn đối tượng đồ họa, chép, di chuyển đối 27 3.4.2.3 Kích thước hình minh họa Xóa hình minh họa 27 3.4.3 Hộp văn 27 3.4.3.1 Nhập hộp văn (text box) 27 3.4.3.2 Định dạng cho hộp văn 28 3.4.3.3 Lưu hộp văn 28 Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 3.4.4 Tham chiếu (reference) 28 3.4.4.1 Chân trang (footnote), thích cuối (endnote) 28 3.4.4.2 Đánh số trang 28 3.4.5 3.4.5.1 3.4.5.2 3.4.5.3 3.4.5.4 Hoàn tất văn 28 Căn lề toàn văn (căn trái, phải, giữa, hai bên) 28 Dấu ngắt trang (page break) 29 Đầu trang (header), chân trang (footer) cho văn 29 Đặt chế độ bảo vệ khác cho văn 29 3.5 KẾT XUẤT VÀ PHÂN PHỐI VĂN BẢN 31 3.5.1 In văn 31 3.5.1.1 3.5.1.2 3.5.1.3 3.5.1.4 3.5.2 3.5.2.1 3.5.2.2 3.5.2.3 3.5.2.4 Đặt, hiệu chỉnh tham số cho trang in 31 Tác vụ (task) in, hàng đợi (queue) in 32 Theo dõi trạng thái in, xóa, khơi phục tác vụ in 32 In văn 33 Phân phối văn 33 Lưu văn kiểu tệp khác 33 Đặt mật để kiểm soát truy nhập tệp văn 34 Đính kèm văn theo thư điện tử 35 Lưu văn mạng 36 3.6 SOẠN THƠNG ĐIỆP VÀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 36 3.6.1 Soạn thảo thông điệp 36 3.6.1.1 Soạn thơng điệp bình thường 36 3.6.2 Soạn xử lý văn hành mẫu 36 3.6.2.1 Soạn định dạng văn hành (tùy chọn) theo mẫu quy định 36 3.7 TẠO LẬP VĂN BẢN, PHÂN CẤP, TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG 37 Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 3.1 KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN, SOẠN THẢO VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN 3.1.1 Khái niệm văn 3.1.1.1 Văn Văn loại hình thức phương tiện để ghi nhận lưu trữ truyền đạt thông tin từ người sang người khác thông qua chữ viết 3.1.1.2 Cách tổ chức định dạng văn Mỗi văn có tổ chức bố cục riêng nó, cần tổ chức bố cục trước để văn có tính qn Trong bố cục chia làm nhiều phần tử khác phần tử định dạng theo cách riêng đảm bảo tính thống tồn vẹn cho văn 3.1.2 Soạn thảo văn xử lý văn 3.1.2.1 Các thao tác để tạo văn Xem thêm phụ lục 3.7 TẠO LẬP VĂN BẢN, ĐÁNH SỐ PHÂN CẤP VÀ MỤC LỤC TỰ ĐỘNG Thông thường để soạn thảo văn cần làm bước sau - Cần có cơng cụ gõ tiếng Việt - Tùy chỉnh thông tin ban đầu cho văn như: khổ giấy, lề khổ giấy, font chính, kích thước chữ - Nếu văn chia theo mục cần tạo Style cần thiết cho mục đó, tạo đánh số thứ tự mục theo cấu trúc - Tùy chọn dãn dòng trình bày định dạng đoạn văn để làm mẫu - Soạn thảo văn (thường xuyên lưu trữ để tránh trường hợp liệu) - Lưu kết làm việc cuối 3.1.2.2 Một số phần mềm xử lý văn LibreOffice Writer: phần mềm xử lý văn mã nguồn mở, miễn phí quyền, nằm chương trình văn phòng tồn diện LibreOffice OpenOffice Writer: phần mềm xử lý văn mã nguồn mở, miễn phí quyền, nằm chương trình văn phòng OpenOffice Microsoft Word: phần mềm xử lý văn bản quyền, nằm chương trình văn phong Microsoft Office 3.1.2.3 Chức phần mềm xử lý văn Một phần mềm xử lý văn cần có chức sau: - Hiển thị nội dung văn - Cho phép người dùng sửa đổi, bổ sung, nơi văn - Thể cho phép sử dụng loại font chữ, cỡ chữ, màu sắc khác văn - Có thể kèm theo hình ảnh, biểu đồ văn - Cho phép lưu giữ văn dạng tập tin - Hỗ trợ in ấn văn 3.2 SỬ DỤNG MỘT PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN CỤ THỂ 3.2.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 3.2.1.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn Mở phần mềm xử lý văn thực cách sau: Cách 1: nhấn đúp chuột trái vào biểu tượng phần mềm hình Desktop Cách 2: nhấn vào nút Start > chọn All Programs > chọn tiếp Microsoft Office > chọn Microsoft Word Cách 3: gõ từ khóa “word” vào tìm kiếm > chọn Microsoft Word 3.2.1.2 Cửa sổ phần mềm xử lý văn Trong nội dung tài liệu sử dụng hình ảnh Microsoft Word 2010 để trình bày Cửa sổ phần mềm xử lý văn gồm phần sau: - Thanh tiêu đề Title bar - Thanh chức Menu bar - Hệ thống Ribbon - Thanh thước ngang, thước dọc - Thanh cuộn ngang, cuộn dọc hình - Thanh trạng thái Status bar Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 a Menu File Menu File nơi hiển thị thông tin chung văn bản, cung cấp chức thao tác với tập tin văn soạn thảo cấu hình cho ứng dụng soạn thảo văn - Save: lưu văn đè lên tập tin cũ Save as: lưu thành tập tin Open: mở tập tin văn Close: đóng tập tin văn Info: gồm phần như: Properties (chứa thông tin chung tập tin văn bản, cho phép ta thay đổi thông tin chung), Protect Documet (bảo vệ tài liệu), Check for Issues (kiểm tra lỗi), Manage Versions (kiểm tra phiên bản) Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 - Recent: hiển thị văn tương tác gần - New: tao văn - Print: cung cấp tùy chọn in văn - Save and send: lưu gửi - Help: hỗ trợ sử dụng - Option: cấu hình chung b Menu Home Menu chứa hầu hết tùy chọn để định dạng văn đoạn văn - Clipboard: tác vụ liên quan đến vùng lưu trữ tạm thời nhớ là: Paste (cung cấp nhiều tác vụ để thực lện dán tài liệu với nhiều kiểu khác nhau), cut (cắt tài liệu), copy (sao chép), Format painter (sao chép định dạng văn bản) - Font: cho phép tùy chỉnh phơng chữ, kích thước chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, số trên, số dưới, màu nền, màu chữ, - Paragraph: giúp định dạng đoạn văn, đánh số, đánh dấu dòng, xếp, canh lề, dãn dòng, màu nền, kẻ khung, - Style: cho phép thiết kế mẫu định dạng sẵn có để sử dụng đồng - Editing: cung cấp chức tìm kiếm, thay thế, c Menu Insert - Pages: chèn thêm đối tượng trang Cover page (mẫu bìa trang trí), Bank Page (chèn thêm trang trắng mới), Page Break (ngắt trang) - Tables: chèn thêm bảng biểu - Illustrations: chèn thêm đối tượng đồ họa Picture (chèn thêm hình ảnh từ ổ đĩa), Clip Art (chèn thêm hình ảnh có sẵn chương trình), Shapes (chèn thêm hình vẽ), SmartArt (chèn thêm sơ đồ thông minh), Chart (chèn thêm biểu đồ), Screenshot (chèn thêm ảnh chụp hình) - Links: dùng để chèn liên kết điều hướng: Hyperlink (liên kết đến đối tượng khác đường dẫn web, tập tin khác, điểm đánh dấu, ), Bookmark (tạo điểm đánh dấu văn bản), Cross-reference (liên kết đến đối tượng đánh dấu style, heading, ) - Header and footer: thêm tiêu đề cố định trang Page number (để đánh số trang văn bản) - Text: chèn đối tượng chữ: Text box (chèn hộp để ghi văn bản), Quick parts (chèn khối nhanh cho văn bản), WordArt (chèn chữ nghệ thuật), Drop Cap (chèn chữ to đầu dòng), - Symbols: Chèn thêm ký tự: Equation (chèn ký tự, cơng thức tốn học), Symbol (chèn biểu tượng) Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 d Menu Page Layout Menu Page layout chứa chức canh chỉnh cho trang văn - Theme: cho phép tùy chọn văn theo mẫu có sẵn tùy chọn colors (màu sắc), phông chữ (Fonts), hiệu ứng (Effects) - Page Setup: chứa tùy chọn để canh chỉnh trang là: Margins (các khoảng cách canh lề), Orientaion (trang ngang hay trang dọc), Size (khổ trang), Columns (chia cột văn bản), Breaks (chèn dấu ngắt trang), Line Numbers (đánh số dòng), Hyphenation (ngắt từ xuống dòng) - Page Background: cho phép chèn là: Watermark (chèn chữ logo chìm), Page Color (chọn màu cho trang), Page Borders (viền khung) - Paragraph: tùy chọn canh lề cho đoạn văn - Arrange: tùy chỉnh cho đối tượng tranh ảnh hình vẽ như: Position (tùy chọn vị trí ảnh chèn vào), Wrap text (vị trí ảnh so với văn xung quanh), Bring Forward (đè lên đối tượng khác), Send Backward (bị đối tượng khác đè xuống dưới), Selection Pane (chọn đối tượng), Align (canh lề đối tượng), Group (nhóm đối tượng lại thành 1), Rotate (xoay đối tượng) 3.2.1.3 thay đổi kích thước cửa sổ, mở nhiều cửa sổ xếp chúng hình làm việc Để thay đổi kích thước cửa sổ ta dùng minimize, maximize góc phải hình nhấn chuột kéo cạnh cửa sổ word Mở nhiều tài liệu lúc hệ điều hành trình bày cửa sổ theo thứ tự 3.2.1.4 Thay đổi số thiết đặt ban đầu Để thay đổi số thiết lập ban đầu menu File > chọn Option Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 Tại có nhiều tùy chọn tùy chỉnh cho chương trình xử lý văn General (tùy chọn chung), Display (hiển thị), Proofing (kiểm tra tả), Save (lưu trữ), Language (ngơn ngữ), Ví dụ: thẻ Save (lưu trữ) ta thiết lập thông số như: Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 - Save file in this format: lưu tự động thành file với định dạng - Sve AutoRecover infomation every: khoản thời gian tự động lưu lần - Default file location: đường dẫn lưu tập tin mặc định - 3.2.2 Mở văn có sẵn, tạo văn mới, lưu, xóa văn 3.2.2.1 Tìm mở văn có sẵn Để tìm văn thao tác gần vào menu File > Recent Để mở văn có sẵn ta dùng cách sau: Cách 1: Nhấn đúp vào tập tin lưu trữ từ trước Cách 2: Mở Micrsoft Word chọn vào File > Open > chọn đến tập tin cần mở Cách 3: Mở Micrsoft Word, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O > chọn đến tập tin cần mở Để phóng to thu nhỏ văn ta thực sau Cách 1: nhấn chuột vào dấu + – kéo nút qua lại Cách 2: Giữ phím Ctrl lăn chuột tới lui 3.2.2.2 chuyển tài liệu từ định dạng khác thành văn làm việc Để chuyển từ tài liệu từ định dạng khác ta cần copy liệu tài liệu dán nội dung vào văn có làm việc dạng văn 3.2.2.3 soạn thảo tài liệu Gõ dấu tiếng Việt theo cách gõ Telex VNI mục 2.5 Sử dụng Tiếng Việt modun - Để chèn thêm số thứ tự, ký hiệu, chữ Hy Lạp vào văn ta sử dụng menu Insert > Symbol Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 10 3.4.3.2 Định dạng cho hộp văn Để định dạng cho text box ta làm tương tự định dạng cho văn (font) đoạn văn (paragraph) 3.4.3.3 Lưu hộp văn Sau hồn tất việc tạo text box phần mềm word tự lưu, muốn lưu toàn văn vào file nhấn Ctrl + S 3.4.4 Tham chiếu (reference) 3.4.4.1 Chân trang (footnote), thích cuối (endnote) Để thêm thích chân trang ta vào menu Reference > phần footnote > chọn Insert Footnote 3.4.4.2 Đánh số trang Để đánh số trang ta chọn menu Insert > phần Header & Footer > chọn Page Number > chọn kiểu đánh số 3.4.5 Hoàn tất văn 3.4.5.1 Căn lề toàn văn (căn trái, phải, giữa, hai bên) Canh lề cho toàn văn ta vào menu Page layout > chọn Margins > chọn kiểu canh lề có sẵn tự cài đặt canh lề Custom Margins Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 28 Thơng thường với văn hành trang trọng ta thường thiết lập canh lề trên, dưới, trái, phải 2cm, 2cm, 3cm, 2cm Đối với văn thơng thường 2cm, 2cm, 2cm, 1.5cm 3.4.5.2 Dấu ngắt trang (page break) Để thêm ngắt trang ta vào menu Insert > chọn Page Break Để hủy bỏ dấu ngắt trang sử dụng phím xóa lui Backspace phím Delete 3.4.5.3 Đầu trang (header), chân trang (footer) cho văn Để thêm header, footer ta chọn menu Insert > chọn Header Footer > chọn kiểu dáng vừa ý > nhập nội dung đầu trang, chân trang Hoặc nhấn đúp chuột trái vào phần đầu trang chân trang để chỉnh sửa nội dung 3.4.5.4 Đặt chế độ bảo vệ khác cho văn Một số chế độ bảo vệ khác cho văn là: Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 29 - Watermark: chèn chữ logo chìm để đánh dấu tài liệu Ta vào menu Page Layout > chọn Watermark > chọn kiểu đánh dấu > nhập nội dung hình ảnh - Đặt mật cho văn bản: Để đảm bảo an tồn cho văn ta đặt thêm mật cho văn Vào menu File > mục Info > chọn Permissions Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 30 3.5 KẾT XUẤT VÀ PHÂN PHỐI VĂN BẢN 3.5.1 In văn 3.5.1.1 Đặt, hiệu chỉnh tham số cho trang in Để tùy chỉnh trang in ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl +P chọn menu File > Print > tùy chọn theo ý mốn: - Print All Pages: in tất trang - Page: nhập trang in ví dụ 2: in trang 1-9: in trang đến 1,2,8: in trang 1,2,8 - Collated: tùy chọn kiểu in nhiều - Portrait Orientation: tùy chọn giấy ngang hay giấy dọc - Margins Setting: tùy chọn canh chỉnh viền - Page per sheet: số trang in tờ Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 31 3.5.1.2 Tác vụ (task) in, hàng đợi (queue) in Tài liệu đưa vào máy in theo hàng đợi (queue) có nghĩa tài liệu yêu cầu in trước in trước, tài liệu yêu cầu in sau in sau Tại thời điểm in tài liệu Tác vụ (task) in xem chuỗi yêu cầu in từ máy tính gửi đến máy in 3.5.1.3 Theo dõi trạng thái in, xóa, khơi phục tác vụ in Để xem tiến trình cơng việc in hàng đợi: hình nhấn chuột phải vào máy in chạy > chọn See what’s printing Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng máy in góc phải hình > chọn Open All Active Printers Dừng tác vụ in nhấn chuột phải vào tác vụ > chọn Pause Khởi động lại tác vụ in nhấn chuột phải vào tác vụ > chọn Restart Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 32 Xóa tác vụ in nhấn chuột phải vào tác vụ > chọn Cancel 3.5.1.4 In văn Tương tự mục 3.5.1.1 ta tùy chỉnh cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl +P chọn menu File > Print > tùy chọn theo - Print All Pages: in tất trang - Page: nhập trang in ví dụ 2: in trang 1-9: in trang đến 1,2,8: in trang 1,2,8 - Collated: tùy chọn kiểu in nhiều 3.5.2 Phân phối văn 3.5.2.1 Lưu văn kiểu tệp khác Để lưu định dạng tệp văn sang kiểu rtf, pdf loại tập tin khác thực sau: Khi soạn thảo word hoàn thành ta nhấn vào File > Save as > mục Save as type ta chọn loại tập tin PDF (.pdf) Rich Text Format (.rtf) Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 33 3.5.2.2 Đặt mật để kiểm soát truy nhập tệp văn - Đặt mật cho văn bản: Để đảm bảo an toàn cho văn ta đặt thêm mật cho văn Vào menu File > mục Info > chọn Permissions Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 34 3.5.2.3 Đính kèm văn theo thư điện tử Để đính kèm văn theo thư điện tử ta nhấn vào biểu tượng đính kèm tệp chọn đến tập tin văn lưu Hoặc sử dụng cách nhấn chuột trái giữ vào văn kéo thả vào hộp thoại soạn email Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 35 3.5.2.4 Lưu văn mạng Để lưu trữ văn mạng ta dùng nhiều ứng dụng khác Drive Google, Dropbox, MediaFire, Ví dụ Drive google để tải tài liệu lên ta chọn nút tệp lên chọn tiếp tải 3.6 SOẠN THƠNG ĐIỆP VÀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 3.6.1 Soạn thảo thơng điệp 3.6.1.1 Soạn thơng điệp bình thường 3.6.2 Soạn xử lý văn hành mẫu Soạn định dạng văn hành (tùy chọn) theo mẫu quy định Văn hành chính, biểu mẫu quy định rõ ràng cụ thể theo quy định nhà nước Có thể xem thêm Thông tư 01/2011/TT-BNV việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 3.6.2.1 Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 36 3.7 TẠO LẬP VĂN BẢN, PHÂN CẤP, TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG Để bắt đầu tài liệu có đánh số phân cấp mục lục tự động ta cần làm bước sau: Khởi tạo tài liệu trắng Thiết lập định dạng ban đầu: khổ giấy A4, lề khổ giấy phải trái 2232 222 1.5, Font: Time new roman, Size: 13 14 tùy thích Khởi tạo style thường dùng Heading 1, 2, 3, cho dễ phân cấp Có thể định dạng xong đặt vào Style cách: Định dạng xong dòng Bơi đen Nhấn chuột phải vào style cần gán chọn Update to Match Selection Sau hoàn thành hết ta hình Style tạo Có thể định dạng thêm style Nomal cho đoạn văn bình thường để làm mẫu Tạo danh sách đánh số theo mục Chọn Menu Home > chọn biểu tượng > chọn Multileve List vừa ý, ví dụ Mọi thơng tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 37 Nếu chưa vừa ý tạo Multileve List khác cách chọn Menu Home > chọn biểu tượng > Define New Multileve List Nhấn vào More >> để hiển thị nhiều tùy chọn Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 38 Click leve to modify: Chọn cấp muốn sửa Number format: tùy chình lại cách nhảy số ví dụ thêm từ chương Lưu ý số nhảy lên 2, 3, 4, dòng Link leve to style: kết nối cấp độ với style tùy chỉnh theo style chọn Nhấn Ok hệ thống tự nhảy số, style tự động thêm thứ tự Mọi thơng tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 39 Nhập thêm phần nội dung tài liệu Tạo mục lục tự động Ta vào menu References > chọn Table of Contents > chọn kiểu mục lục cần tạo mẫu Custom Table of Contents Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 40 Chọn Option… để định dạng lại cấp độ xếp Số nhỏ cấp cao Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 41 Chọn Modify… để hiển thị định dạng hiển thị cấp độ Muốn chỉnh sửa định dạng ta chọn tiếp Modify… tùy chỉnh nút Format Hoàn thiện tài liệu Lưu lại ô đĩa Mọi thông tin phản hồi xin liên hệ Ron8293(Ngọc): 0905 730 886 42 ... cấp chức tìm kiếm, thay thế, c Menu Insert - Pages: chèn thêm đối tượng trang Cover page (mẫu bìa trang trí), Bank Page (chèn thêm trang trắng mới), Page Break (ngắt trang) - Tables: chèn thêm... (trang ngang hay trang dọc), Size (khổ trang), Columns (chia cột văn bản), Breaks (chèn dấu ngắt trang), Line Numbers (đánh số dòng), Hyphenation (ngắt từ xu ng dòng) - Page Background: cho phép chèn... trí ảnh chèn vào), Wrap text (vị trí ảnh so với văn xung quanh), Bring Forward (đè lên đối tượng khác), Send Backward (bị đối tượng khác đè xu ng dưới), Selection Pane (chọn đối tượng), Align