03 3 tài liệu tin hoc ôn thi công chức (module 03) xử lý văn bản cơ bản office 2010

MỤC LỤC BÀI 1: PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 1.1 Khái niệm văn 1.2 Giới thiệu Microsoft Word 1.2.1 Cách mở đóng Microsoft Word 1.2.2 Các thành phần cửa sổ Microsoft Word 1.2.3 Các thao tác cửa sổ 17 1.2.4 Các thao tác tập tin văn .18 BÀI TẬP THỰC HÀNH 20 BÀI 2: HIỆU CHỈNH VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 21 2.1 Hiệu chỉnh văn 21 2.1.1 Lựa chọn văn 21 2.1.2 Sao chép, cắt dán, xóa khối văn chọn 23 2.1.3 Tìm kiếm thay ký tự văn 26 2.1.4 Sử dụng, loại bỏ autocorrect 28 2.2 Định dạng văn 29 2.2.1 Định dạng văn .29 2.2.2 Định dạng đoạn văn 34 2.3 Kiểu dáng (Style) 52 2.3.1 Khái niệm style 52 2.3.2 Áp dụng style vào văn 52 2.3.3 Sao chép định dạng .55 BÀI TẬP THỰC HÀNH 57 BÀI 3: THÊM CÁC ĐỐI TƢỢNG VÀO VĂN BẢN 60 3.1 Bảng .60 3.1.1 Thêm bảng vào văn .60 3.1.2 Cách thêm xóa bảng 62 3.1.3 Các phím dùng để di chuyển trỏ bảng 62 3.1.4 Điều chỉnh độ rộng cột chiều cao dòng .63 3.1.5 Thêm, xóa dòng cột 63 3.1.6 Kẻ khung tô ô 68 3.2 Đối tƣợng đồ họa 69 3.2.1 Thêm hình ảnh vào vị trí xác định văn 69 3.2.2 Chọn đối tƣợng đồ họa, chép, di chuyển đối tƣợng tài liệu sang tài liệu khác 72 3.2.3 Thay đổi kích thƣớc đối tƣợng đồ họa 73 3.2.4 Xóa đối tƣợng đồ họa 73 3.3 Hộp văn (text box) 73 3.3.1 Nhập văn vào text box 74 3.3.2 Định dạng text box .75 3.4 Tham chiếu .81 3.4.1 Đánh số trang .81 3.4.2 Thêm, xóa, sửa thích đầu chân trang (header and footer) 84 3.5 Các đối tƣợng khác 88 3.5.1 Căn lề toàn văn 88 3.5.2 Thêm, xóa ngắt trang 90 BÀI TẬP THỰC HÀNH 90 BÀI 4: IN ẤN 93 4.1 In ấn .93 4.1.1 Các thành phần cửa sổ Print 93 4.1.2 Các bƣớc tiến hành in 95 4.2 Lƣu văn với định dạng khác .95 BÀI TẬP THỰC HÀNH 99 Modul Microsoft Word BÀI 1: PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 1.1 Khái niệm văn Văn thô Văn thơ văn chƣa đƣợc trình bày, cần có đủ nội dung tả Nhƣ vậy, sau khởi động chƣơng trình Microsoft Word, bạn có sẵn cửa sổ văn (hoặc sau dùng lệnh New) bạn bắt tay vào việc nhập văn thô Một số thuật ngữ thường dùng - Character (Ký tự): Khi bạn gõ phím bàn phím hình ký tự tƣơng ứng in đƣợc giấy ký tự Nhƣ vậy, phím ký tự bàn phím tất phím chữ, phím số, phím dấu , phím thƣờng đƣợc bố trí khu vực bàn phím giúp cho hai bàn tay bạn gõ ký tự thuận lợi - Word (Từ): Mỗi nhóm ký tự liền đƣợc phân cách khoảng trắng (phím Space Bar) đƣợc gọi từ Từ ngắn có ký tự từ dài khơng có giới hạn - Paragraph: Là đoạn văn đƣợc kết thúc cách xuống dòng Nếu bạn gõ phím Enter mà khơng gõ thêm chữ Paragraph rỗng, ngồi Paragraph dòng chữ ngắn thơng thƣờng Paragraph có nhiều dòng chữ 1.2 Giới thiệu Microsoft Word Microsoft Word phần mềm chuyên xử lý văn phổ biến Microsoft Word có tính sau: - Cung cấp đầy đủ tính soạn thảo định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng - Giao diện đồ họa thông qua hệ thống thực đơn hội thoại Trang Modul Microsoft Word - Có chƣơng trình kiểm tra, sửaa lỗi tả, gõ tắt, tìm kiếm,… số thao tác tự động khác - Có chức tạo bảng biểu mạnh nhƣ cho phép xếp liệu, chọn mẫu có sẵn,… - Cho phép trộn thƣ 1.2.1 Cách mở đóng Microsoft Word Khởi động - Cách 1: Start ->Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2010 - Cách 2: Click vào biểu tƣợng MS Word hình - Cách 3: Tab FileNewBlank document Thốt - Cách 1: Nhấn nút X (close) màu đỏ gốc phải hình - Cách 2: File Exit - Cách 3: Alt + F4 Trang Modul Microsoft Word 1.2.2 Các thành phần cửa sổ Microsoft Word Quick Access Toolbar File tab Ribbon Thanh cuộn Thanh thƣớc đo Vùng soạn thảo Thanh trạng thái - Quick Access Toolbar (Thanh công cụ nhanh): Chứa lệnh thao tác nhanh - Tab File: Chứa lệnh thao tác với tệp - Thanh Ribbon: Chứa gần nhƣ toàn lệnh thao tác với chƣơng trình, chúng đƣợc phân chia thành nhóm khác - Thanh thước đo: Dùng để đặt Tab, paragraph cho văn - Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn lên xuống, sang trái sang phải - Thanh trạng thái: Chứa số thông tin thời văn nhƣ chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại,… - Mà hình soạn thảo: Là phần lớn hình chƣơng trình, nơi để ngƣời dùng soạn thảo nội dung văn Trang Modul Microsoft Word 1.2.2.1 Thanh Ribbon Thanh Ribbon cơng cụ chứa gần nhƣ tồn lệnh để thao tác với chƣơng trình, nhƣ lệnh Font chữ Paragraph, định dạng in ấn,… Ribbon chứa lệnh đƣợc tổ chức từ thành phần: - Tabs: Xuất đầu trang Ribbon, chứa lệnh có liên quan Ví dụ nhƣ Home, Insert, Page Layout - Groups: Là tổ chức lệnh có liên quan, xuất bên dƣới nhóm Ribbon Ví dụ nhƣ nhóm lệnh phơng chữ, liên kết … - Commands: Các lệnh xuất nhóm Menu Ribbon word 2010 gồm tab: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View Tab Home: Dán văn copy Cắt đoạn văn Sao chép văn Kiểu chữ in đậm Trang Modul Microsoft Word Kiểu chữ in nghiêng Kiểu chữ gạch chân.(Gạch chân chữ Word 2010) Kiểu chữ gạch chữ ( Chức gạch giữa) Tăng kích thƣớc chữ ( Word tăng lên size “Word”) Giảm kích thƣớc chữ ( office 2010 giảm xuống size “office 2010”) Chọn Size chữ 11 (size chữ) Chọn font chữ (Font chữ sử dụng Times New Rowman) Viết chữ dƣới chân (Cơng thức hóa học Nƣớc H2O) Viết mũ đầu (Cơng thức tính cạnh huyền tam giác vuông : a2 + b2 = c2) Màu chữ văn word (màu này) Màu chữ văn ( chọn màu chữ cho dễ nhìn) Effects lựa chọn kiểu chữ hiệu ứng ( ) Chọn list bull dùng để liệt kê ý Chọn list số dùng để đánh liệt kê mục Chọn list Multilevel xây dựng list mục ý cho toàn văn word Căn văn Trang Modul Microsoft Word Căn trái văn Căn phải văn Căn dòng văn Tùy chỉnh kích thƣớc dòng với Đổ màu dòng văn đƣợc chọn Xóa định dạng văn bản, bạn xóa định dạng tồn văn đoạn hay dòng tùy thuộc vào nhu cầu bạn Lùi đầu dòng văn sang phải Lùi dòng văn word sang trái Sắp xếp list theo bảng chữ Kẻ lề cho văn Tìm kiếm word – tìm chữ word 2010 văn Tìm kiếm sửa chữa – đổi chữ Wodr thành word Chọn đoạn hay toàn văn Chọn kiểu văn có sẵn Tùy chỉnh kiểu văn có sẵn Trang Modul Microsoft Word Tab Insert: chứa nhóm lệnh liên quan đến việc chèn đối tƣợng vào văn Cover Page: Chọn kiểu trang bìa Blank Page: Thêm trang trắng sau văn viết Page Break: Ngắt trang văn Table: Thêm bảng vào văn soạn thảo Picture: Thêm hình ảnh vào văn Clip Art: Thêm đa phƣơng tiện vào văn Shapes: Thêm khung vào văn (có nhiều khung để lựa chọn) SmartArt: Thêm sơ đồ vào văn word Trang Modul Microsoft Word Bài 3: Thiết kế mẫu sau 1234THỜI GIAN 8h – 16h30 12/05/2001 Internet phát triển nhƣ ? Làm để khai thác hiệu Internet ? Các mạnh thƣơng mại điện tử ? Internet đem lại cho bạn lợi ích TRƢỜNG ĐẠI HOC ABC Địa chỉ: 63 Lê Văn Long, Đà Nẵng Điện thoại: 05113519991 Email: abc@gmail.com Bài 4: Soạn thảo nội dung sau Quê hƣơng chùm khế Cho trèo hái ngày Quê hƣơng đƣờng học Con rợp bƣớm vàng bay Quê hƣơng diều biếc Tuổi thơ thả đồng Quê hƣơng đò nhỏ Êm đềm khua nƣớc ven sơng Q hƣơng cầu tre nhỏ Mẹ nón nghiêng che Quê hƣơng đêm trăng tỏ Hoa cau rụng trắng thềm Quê hƣơng ngƣời Nhƣ mẹ Quê hƣơng không nhớ Sẽ không lớn nỗi thành ngƣời Trang 91 Modul Microsoft Word Yêu cầu: 1/ Cắt đoạn thơ sang trang khác 2/ Định dạng cho đoạn thơ trang canh trái, trang canh giữa, trang canh phải, trang vị trí số thƣớc đo 3/ Tạo header “Bài thơ Quê Hƣơng” 4/ Phần Footer đánh số trang (Ví dụ trang “Trang 1/4”) 5/ Xóa số trang vừa đánh, bắt đầu đánh số trang từ trang thứ Trang 92 Modul Microsoft Word BÀI 4: IN ẤN 4.1 In ấn 4.1.1 Các thành phần cửa sổ Print Các thiết lập cần thiết cho in nhƣ sau: – 1: Chọn số lượng in Trang 93 Modul Microsoft Word – 2: Chọn máy in – 3: Chọn trang in chọn in thuộc tính văn – 4: Chọn in hai mặt, tính khơng có số dòng máy in – 5: Lựa chọn xếp in (ví dụ trang 1,2,3;1,2,3…) khơng xếp (ví dụ trang 1,1;2,2;…) – 6: Chọn hướng in theo chiều dọc phương ngang giấy – 7: Chọn cỡ giấy – 8: Canh lề trang in – 9: Chọn số lượng trang in mặt giấy – Page Setup  Printer:  Name: Chọn tên máy in Trang 94 Modul Microsoft Word  Propeties: Chọn khổ giấy in thích hợp với khổ giấy đƣợc định dạng Page Setup  Page range:  All: In tất trang có văn  Current page: Chỉ in trang hành  Selection: Chỉ in đoạn văn đƣợc đánh dấu trƣớc  Pages: In theo số trang chọn lựa cách gõ số trang vào, dùng dấu phẩy “,” để phân cách trang  Copies:  Number of copies: Số cần in  Print What: In văn bản, in thuộc tính văn bản, in kiểu trình bày paragraph…  Print:  All pages in range: In toàn văn đƣợc chọn  Odd pages: Chỉ in trang lẻ  Even pages: Chỉ in trang chẳn  Zoom:  Pages per sheet: In văn phần trang giấy 4.1.2 Các bước tiến hành in Bước 1: Tab File  Print (tổ hợp phím Ctrl + P) Bước 2: Thiết lập cần thiết cho trang in Bước 3: Sau lựa chọn xong bấm Print để bắt đầu in 4.2 Lưu văn với định dạng khác Khi bạn lƣu tài liệu Word, định dạng tập tin mặc định Word 2010 định dạng docx Để lƣu tài liệu thành định dạng tập tin khác, bấm vào tab File, bấm Save As để mở hộp thoại Save As, sau thay đổi thiết lập Save As Type với định dạng mà bạn muốn sử dụng Trang 95 Modul Microsoft Word Nếu bạn muốn lƣu tập tin để đƣợc sử dụng với phiên cũ Word, bạn cần phải lƣu định dạng doc Để làm điều cách thay đổi tùy chọn hộp Save As Type Word 97-2003 Document Nếu muốn lƣu tài liệu Word thành định dạng đƣợc mở ứng dụng khác, sử dụng định dạng sau: - Rich Text Format (* Rtf): định dạng trì định dạng tài liệu - Plain Text (* Txt): định dạng trì có văn tài liệu Nếu muốn ngƣời khác xem tài liệu nhƣng khơng thay đổi, bạn lƣu tài liệu theo hai định dạng: - PDF (pdf): Định dạng đƣợc ƣa thích thơng dụng sở in ấn thƣơng mại nhƣ ngƣời dùng Bạn nên sử dụng định dạng bạn biết ngƣời nhận có trình đọc PDF, chẳng hạn nhƣ dobe crobat Reader cài đặt máy tính họ - XPS (XPS) Định dạng tạo tất phơng chữ, hình ảnh màu sắc máy tính ngƣời nhận Trang 96 Modul Microsoft Word Cả hai định dạng PDF XPS đƣợc thiết kế để cung cấp tài liệu dƣới dạng điên tử Các văn đồ họa dạng pdf xps tĩnh nội dung không dễ dàng chỉnh sửa, định dạng lý tƣởng cho văn quy phạm pháp luật Cả hai loại tập tin dễ dàng đƣợc gửi qua e-mail tới nhiều ngƣời nhận đƣợc thực khả sẵn sàng trang web để tải cho ngƣời muốn Tuy nhiên, tập tin tài liệu Word khơng tài liệu Word để mở, xem, chỉnh sửa Word Khi bạn muốn lƣu tài liệu Word thành định dạng PDF XPS, hộp thoại Save As có tính mở rộng để bạn tối ƣu hóa kích thƣớc tập tin tài liệu cho phƣơng thức phân phối dự định bạn Bạn bấm vào tùy chọn để hiển thị hộp thoại mà bạn làm nhƣ sau: Trang 97 Modul Microsoft Word - Chỉ trang XPS pdf phiên tài liệu - Bao gồm loại trừ bình luận thay đổi - Bao gồm không bao gồm hạng mục nhƣ trang đánh dấu thuộc tính - Thiết lập tùy chọn PDF định Trang 98 Modul Microsoft Word BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài 1: Soạn nội dung 10 dòng gồm đoạn Yêu cầu: 1/ Tiêu đề: size 18, in đậm, canh 2/ Nội dung: size 14 3/ Các dòng cách 1.5 lines, đoạn cách 12pt 4/ Định dạng lề giấy: Top = 2cm, Bottom = 2cm, Left = 3cm, Right = cm Trang 99 Modul Microsoft Word PHỤ LỤC Phím tắt Word – Thao tác với phím CTRL Ctrl + N Mở trang văn Ctrl + O Mở file văn Ctrl + S Lƣu lại văn Ctrl + C Sao chép văn Ctrl + X Thực lệnh Cắt nội dung văn Ctrl + V Dán nội dung văn Ctrl + F Tìm kiếm từ/cụm từ văn Ctrl + H Mở hộp thoại thay từ/cụm từ văn Ctrl + P Mở cửa sổ thiết lập in ấn Ctrl + Z Quay lại thao tác trƣớc Ctrl + Y Khơi phục trạng sau bạn sử dụng phím tắt Ctrl + Z Ctrl + F4, Ctrl + W, Alt + F4 Đóng cửa sổ văn làm việc Ctrl + E Căn bên đoạn văn Ctrl + L Căn lề trái cho văn Ctrl + R Căn lề phải cho văn Ctrl + M Đầu dòng thụt vào đoạn Ctrl + T Thụt đầu dòng từ đoạn thứ trở Ctrl + Q Xóa tồn định dạng lề văn Ctrl + B In đậm chữ/ câu chữ bôi đen văn Ctrl + D Mở hộp thoại định dạng font chữ Ctrl + I In nghiêng đoạn văn đƣợc bôi đen Ctrl + U Gạch chân văn bôi đen Trang 100 Modul Microsoft Word Ctrl + Mũi tên Di chuyển qua phải/trái kí tự Ctrl + Home Lên đầu văn Ctrl + End Thao tác Xuống cuối văn nhanh Ctrl + A Chọn tất văn bản, bơi đen tồn văn Ctrl + Tab Di chuyển qua thẻ hộp thoại Ctrl + = Tạo số dƣới (ví dụ CaCO3) Ctrl + F2 Lệnh xem trƣớc in (Print Preview) Ctrl + F3 Thực cắt Spike Ctrl + F4 Lệnh đóng cửa sổ văn Ctrl + F5 Phục hồi kích thƣớc cửa sổ văn Ctrl + F6 Di chuyển đến cửa sổ văn Ctrl + F7 Lệnh di chuyển Menu hệ thống Ctrl + F8 Lệnh thay đổi kích thƣớc cửa sổ menu hệ thống Ctrl + F9 Chèn thêm trƣờng trống Ctrl + F10 Thực phóng to cửa sổ văn Ctrl + F11 Thực khóa trƣờng Ctrl + F12 Thực lệnh mở văn Ctrl + Backspace Thực xóa từ phía trƣớc – Thao tác với phím CTRL + SHIFT, CTRL + ALT Ctrl + Shift + C Sao chép toàn định dạng vùng liệu Ctrl + Shift + V Dán định dạng chép Ctrl + Shift + M Xóa định dạng Ctrl + M Ctrl + Shift + T Xóa định dạng thụt dòng Ctrl+T Ctrl + Shift + Home Lệnh tạo vùng chọn từ vị trí lên đầu văn Ctrl + Shift + End Lệnh tạo vùng chọn từ vị trí xuống cuối văn Trang 101 Modul Microsoft Word Ctrl + Shift + -> (mũi tên phải) Lựa chọn từ phía sau Ctrl + Shift + (mũi tên phải) Chọn kí tự phía sau Shift + AutoText word) F4 Lặp lại hành động gần F5 Thực lệnh Goto (giống với menu Edit > Goto) F6 Di chuyển đến Panel Frame F7 Thực lệnh kiểm tra tả F8 Mở rộng vùng chọn F9 Cập nhật cho trƣờng chọn F10 Kích hoạt menu lệnh F11 Di chuyển đến trƣờng F12 Lệnh lƣu lài liệu với tên khác (giống với chức File > Save s… ) Trang 105 ) ... 57 BÀI 3: THÊM CÁC ĐỐI TƢỢNG VÀO VĂN BẢN 60 3. 1 Bảng .60 3. 1.1 Thêm bảng vào văn .60 3. 1.2 Cách thêm xóa bảng 62 3. 1 .3 Các phím dùng để di chuyển trỏ bảng... 73 3 .3 Hộp văn (text box) 73 3 .3. 1 Nhập văn vào text box 74 3. 3.2 Định dạng text box .75 3. 4 Tham chiếu .81 3. 4.1 Đánh số trang .81 3. 4.2... nên sử dụng chức Open: Dùng để mở tập tài liệu có sẵn máy tính lên Close: Dùng để văn bảng word không sử dụng Info: Xem thông tin office file… + Xem thông tin quyền office Trang 13 Modul Microsoft