03 3 tài liệu tin hoc ôn thi công chức (module 03) xử lý văn bản cơ bản office 2010

- Thanh thước đo: Dùng để đặt Tab, paragraph cho văn bản - Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải - Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của

MỤC LỤC

BÀI 1: PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 1

1.1 Khái niệm văn bản 1

1.2 Giới thiệu Microsoft Word 1

1.2.1 Cách mở và đóng Microsoft Word 2

1.2.2 Các thành phần cơ bản của cửa sổ Microsoft Word 3

1.2.3 Các thao tác trên cửa sổ 17

1.2.4 Các thao tác trên tập tin văn bản 18

BÀI TẬP THỰC HÀNH 20

BÀI 2: HIỆU CHỈNH VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 21

2.1 Hiệu chỉnh văn bản 21

2.1.1 Lựa chọn văn bản 21

2.1.2 Sao chép, cắt dán, xóa khối văn bản đã chọn 23

2.1.3 Tìm kiếm và thay thế ký tự trong văn bản 26

2.1.4 Sử dụng, loại bỏ autocorrect 28

2.2 Định dạng văn bản 29

2.2.1 Định dạng văn bản 29

2.2.2 Định dạng đoạn văn bản 34

2.3 Kiểu dáng (Style) 52

2.3.1 Khái niệm style 52

2.3.2 Áp dụng style vào văn bản 52

2.3.3 Sao chép định dạng 55

BÀI TẬP THỰC HÀNH 57

BÀI 3: THÊM CÁC ĐỐI TƢỢNG VÀO VĂN BẢN 60

3.1 Bảng 60

3.1.1 Thêm bảng vào văn bản 60

3.1.2 Cách thêm và xóa một bảng 62

3.1.3 Các phím dùng để di chuyển con trỏ trong bảng 62

3.1.4 Điều chỉnh độ rộng của cột và chiều cao của dòng 63

3.1.5 Thêm, xóa dòng và cột 63

3.1.6 Kẻ khung và tô nền trong các ô 68

3.2 Đối tượng đồ họa 69

3.2.1 Thêm hình ảnh vào một vị trí xác định trong văn bản 69

3.2.2 Chọn đối tượng đồ họa, sao chép, di chuyển đối tượng trong một tài liệu hoặc sang một tài liệu khác 72

3.2.3 Thay đổi kích thước đối tượng đồ họa 73

3.2.4 Xóa đối tượng đồ họa 73

3.3 Hộp văn bản (text box) 73

3.3.1 Nhập văn bản vào text box 74

3.3.2 Định dạng text box 75

3.4 Tham chiếu 81

3.4.1 Đánh số trang 81

3.4.2 Thêm, xóa, sửa chú thích đầu và chân trang (header and footer) 84

3.5 Các đối tượng khác 88

3.5.1 Căn lề toàn bộ văn bản 88

3.5.2 Thêm, xóa ngắt trang 90

BÀI TẬP THỰC HÀNH 90

BÀI 4: IN ẤN 93

4.1 In ấn 93

4.1.1 Các thành phần của cửa sổ Print 93

4.1.2 Các bước tiến hành in 95

4.2 Lưu văn bản với các định dạng khác nhau 95

BÀI TẬP THỰC HÀNH 99

BÀI 1: PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN

- Character (Ký tự): Khi bạn gõ một phím trên bàn phím thì trên màn hình sẽ hiện

ra một ký tự tương ứng và in được ra giấy thì đó là một ký tự Như vậy, phím ký tự trên bàn phím là tất cả các phím chữ, phím số, phím dấu , các phím này thường được bố trí ở khu vực giữa bàn phím giúp cho hai bàn tay của bạn khi gõ các ký tự

sẽ thuận lợi hơn

- Word (Từ): Mỗi nhóm ký tự liền nhau và được phân cách bằng khoảng trắng

(phím Space Bar) được gọi là một từ Từ ngắn nhất chỉ có một ký tự còn từ dài nhất thì không có giới hạn

- Paragraph: Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng cách xuống dòng Nếu bạn

chỉ gõ phím Enter mà không gõ thêm chữ nào thì đó là một Paragraph rỗng, ngoài

ra Paragraph có thể chỉ là một dòng chữ ngắn còn thông thường thì một Paragraph

sẽ có nhiều dòng chữ

1.2 Giới thiệu Microsoft Word

Microsoft Word là phần mềm chuyên xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay Microsoft Word có các tính năng sau:

- Cung cấp đầy đủ nhất các tính năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ

sử dụng

- Giao diện đồ họa thông qua hệ thống thực đơn và các hội thoại

- Có các chương trình kiểm tra, sửaa lỗi chính tả, gõ tắt, tìm kiếm,… và một số thao tác tự động khác

- Có chức năng tạo bảng biểu mạnh như cho phép sắp xếp dữ liệu, chọn mẫu có sẵn,…

- Cho phép trộn thư

1.2.1 Cách mở và đóng Microsoft Word

Khởi động

- Cách 1: Start ->Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2010

- Cách 2: Click vào biểu tượng MS Word trên màn hình

- Cách 3: Tab FileNewBlank document

Thoát

- Cách 1: Nhấn nút X (close) màu đỏ trên gốc phải màn hình

- Cách 2: File Exit

- Cách 3: Alt + F4

1.2.2 Các thành phần cơ bản của cửa sổ Microsoft Word

- Quick Access Toolbar (Thanh công cụ nhanh): Chứa các lệnh thao tác nhanh

- Tab File: Chứa lệnh thao tác với tệp

- Thanh Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng

được phân chia thành các nhóm khác nhau

- Thanh thước đo: Dùng để đặt Tab, paragraph cho văn bản

- Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải

- Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển

thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,…

- Mà hình soạn thảo: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là nơi

để người dùng soạn thảo nội dung của văn bản

1.2.2.1 Thanh Ribbon

Thanh Ribbon là thanh công cụ chứa gần như toàn bộ các lệnh để thao tác với chương trình, như các lệnh về Font chữ về Paragraph, định dạng in ấn,…

Ribbon chứa các lệnh được tổ chức từ 3 thành phần:

- Tabs: Xuất hiện ngay trên đầu trang của Ribbon, chứa các lệnh có liên quan Ví

dụ như Home, Insert, Page Layout

- Groups: Là tổ chức các lệnh có liên quan, xuất hiện bên dưới mỗi nhóm trên

Ribbon Ví dụ như các nhóm lệnh về phông chữ, về liên kết …

- Commands: Các lệnh xuất hiện trong mỗi nhóm ở trên

Menu Ribbon trong word 2010 gồm 7 tab: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View

Tab Home:

Dán văn bản copy

Cắt đoạn văn bản Sao chép văn bản Kiểu chữ in đậm

Kiểu chữ in nghiêng

Kiểu chữ gạch chân.(Gạch chân chữ Word 2010) Kiểu chữ gạch giữa chữ ( Chức năng gạch giữa) Tăng kích thước chữ ( Word tăng lên 1 size “Word”)

Giảm kích thước chữ ( office 2010 giảm xuống 1 size “office 2010”)

Chọn Size chữ là 11 (size chữ) Chọn font chữ (Font chữ đang sử dụng là Times New Rowman)

Viết chữ dưới chân (Công thức hóa học của Nước là H2 O)

Viết mũ trên đầu (Công thức tính cạnh huyền trong tam giác

vuông là : a 2 + b 2 = c 2)

Màu chữ nền văn bản word (màu nền là thế này) Màu chữ văn bản ( chọn màu chữ cho dễ nhìn)

Effects lựa chọn kiểu chữ hiệu ứng ( )

Chọn list bull dùng để liệt kê ý

Chọn list số dùng để đánh liệt kê mục

Chọn list Multilevel xây dựng 1 list mục và ý cho toàn văn bản word

Căn giữa văn bản

Căn trái văn bản Căn phải văn bản Căn đều dòng văn bản

Tùy chỉnh kích thước giữa các dòng với nhau

Đổ màu nền cả dòng văn bản được chọn

Xóa định dạng của văn bản, bạn có thể xóa định dạng toàn văn bản hoặc 1 đoạn hay 1 dòng tùy thuộc vào nhu cầu của bạn Lùi đầu dòng văn bản sang phải

Lùi dòng văn bản word sang trái

Sắp xếp list theo bảng chữ cái

Kẻ lề cho văn bản

Tìm kiếm trên word – tìm chữ word 2010 trong văn bản Tìm kiếm và sửa chữa – đổi chữ Wodr thành word Chọn đoạn hay toàn văn bản

Chọn kiểu văn bản có sẵn

Tùy chỉnh kiểu văn bản có sẵn

Tab Insert: chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng vào văn

bản

Cover Page: Chọn kiểu trang bìa

Blank Page: Thêm 1 trang trắng ngay sau văn bản đang

viết

Page Break: Ngắt trang văn bản

Table: Thêm bảng vào văn bản soạn thảo

Picture: Thêm hình ảnh vào văn bản

Clip Art: Thêm đa phương tiện vào văn bản

Shapes: Thêm 1 khung vào văn bản (có rất nhiều khung để lựa

chọn)

SmartArt: Thêm sơ đồ vào văn bản word

Chart: Thêm biểu đồ vào văn bản

Screenshot: Chụp hình văn bản

Hyperlink: Chèn liên kết vào văn bản (có thể là liên kết file,

thƣ mục, địa chỉ web…) tôi ví dụ liên kết cụm từ tìm hiểu menu trên word 2010 về bài viết của tôi

Header: Thêm Đầu trang văn bản

Footer: Cuối trang văn bản word

Page number: đánh số trang văn bản word

Text Box: Chọn 1 khung văn bản chèn vào

Word Art: Chọn chữ kiểu đẹp mắt

Drop Cap: Chọn kiểu chữ to đầu dòng

Date & time: Tùy chỉnh kiểu thời gian và ngày tháng

Equation: Viết công thức như: toán học, hóa học

Symbol: Chèn ký tự đặc biệt: ví dụ bạn có thương hiệu chọn ký

tự ® ngay sau tên thương hiệu, hay bạn có sản phẩm thì chọn

™, hay đề nghị không copy thì chọn ©…

Tab Page Layout: chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của văn bản

Themes: Chọn mẫu văn bản word

Colors: Mẫu màu chữ toàn văn bản

Fonts: Font mẫu toàn văn bản

Margins: Mẫu định dạng khoảng cách lề trái, lề phải, trên, dưới

cho văn bản

Columns: Chia văn bản thành nhiều cột

Size: Chọn kích thước trang soạn thảo văn bản word

Breaks: Ngắt trang hiện tại, qua trang mới

Line Numbers: Đếm số dòng của word (có rất nhiều kiểu đếm

khác nhau)

Watermark: Dấu chìm dưới văn bản (chống copy)

Page color: Màu nền toàn văn bản

Page borders: Kẻ lề (boder) toàn văn bản

Spacing: Tùy chỉnh khoảng cách dòng trên và dưới

Indent: Căn lề khoảng cách trái hay phải

Position: Tùy chỉnh cách đặt hình ảnh khi chèn và văn bản

Wrap text: Tùy chỉnh text văn bản và hình ảnh

Rotate: Xoay hình khi chèn vào văn bản

Tab References:

Chứa các nhóm lệnh liên quan đến một số thủ thuật đặc biệt cho văn bản như đánh mục lục tự động, tạo nghi chú cho văn bản,…

Tab Mailings:

Chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc tạo lập một phong bì thƣ, một mẫu biểu

phục vụ cho việc chộn văn bản

Tab Review:

Chứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác nhƣ kiểm tra ngữ pháp cho văn bản, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản,…

Tab View: chứa các nhóm lệnh hiển thị

Print Layout: Chọn mẫu khung văn bản soạn thảo dạng

trang giấy in

Full Screen Reading: Đọc văn bản soạn thảo ở chế độ toàn

màn hình

Web Layout: Chọn mẫu khung văn bản soạn thảo dạng

Web

Draft văn bản soạn thảo dạng draft, với kiểu này bạn sẽ

không nhìn thấy foter và header, thao tác edit văn bản sẽ nhanh hơn

Ruler: thanh căn lề và căn định dạng, nếu check vào là hiển

thị, bỏ check là không hiển thị

Gridlines: Kẻ ô vuông đều toàn văn bản

Navigation: Hiển thị thanh công cụ Navigation

Zoom: Tùy chỉnh độ zoom văn bản, có rất nhiều tùy chọn để

lựa chọn

100%: Đƣa độ zoom trang văn bản về 100% (mặc định)

One Page: Hiển thị văn bản soạn thảo word theo 1 cột

Two Pages: Hiển thị văn bản soạn thảo theo 2 cột

New windows: Mở văn bản đang soạn thảo trên cửa sổ mới

Split: Cắt trang văn bản đang soạn thảo

View side by side: Xem toàn bộ các trang word đang mở trên một màn hình

Switch Windows: Chuyển đổi nhanh trang word soạn thảo

(mở trang còn lại)

1.2.2.2 Office button

Office Button (Tab File) chứa các lệnh thao tác với File văn bản, như thêm mới,

mở một File đã tồn tại, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi các thông tin về File,… Để hộp thoại Office Button xuất hiện bạn nhấp chuột chọn biểu tượng Tab File bên phía trái thanh Ribbon

Save: chức năng lưu bài soạn thảo của bạn lại Tôi khuyên

bạn nên lưu văn bản bất cứ khi nào bạn dừng công việc và xem đó là một thói quen (bạn cũng có thể dùng phím tổ hợp nóng Ctr+S để lưu)

Save As: Khi bạn muốn Save một bản soạn thảo mới khác

với bản cũ thì bạn nên sử dụng chức năng này

Open: Dùng để mở một tập tài liệu có sẵn trong máy tính

lên

Close: Dùng để thoát văn bảng word hiện tại khi không sử

dụng

Info: Xem thông tin office và file…

+ Xem thông tin bản quyền của office

+ Thông tin file + Cài đặt mật khẩu + Định dạng sửa chữa

Recent: hiển thị những văn bản và thu mục chứa văn bản

mở trước đó Recent Document: Những văn bản đã từng mở lên trước đó Recent Place: Những thu mục chứa những văn bản mở lên trước đó

Save và Sent: Tính năng này giúp bạn lưu file và send file

soạn thảo của bạn đến: Web, blog, email, share powerpoint

Print: cài đặt và In file

Help: Đây là tính năng hỏi đáp của word 2010

Option: Dùng để cài đặt cho office 2010

Exit Thoát khỏi word

1.2.2.3 Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo

- Thanh trạng thái: Nằm dưới đáy màn hình chính bao gồm các thông tin như chế

độ hiển thị, phần trăm hiển thị, tổng số từ, số trang, trang hiện tại,…

- Thanh cuộn: Dùng để di chuyển màn hình soạn thỏa lên trên hoặc xuống dưới,

sang trái hoặc sang phải Thanh cuộn bao gồm 2 thanh là thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc

- Thanh thước đo: Có chức năng dùng để căn chỉnh vị trí các đối tượng trên văn

bản, cũng như căn lề, bố cục cho văn bản Thanh thước đo cũng bao gồm thành thước ngang và thanh thước dọc Để hiển thị thanh thước đo ta vào Tab View chọn Ruler

1.2.2.4 Ẩn hiện các thanh công cụ

Để ẩn thanh công cụ ta nhấn vào phím mũi tên lên xuống

Ngoài ra để ẩn bất kỳ thành phần nào trên thanh công cụ này ta có thể click vào phần trống của nó và chọn Cusomize the Ribbon Hoặc vào File > Options > Cusomize Ribbon

Đánh dấu check và uncheck vào các tab các bạn muốn hiển thị hoặc ẩn trong thanh công cụ

1.2.3 Các thao tác trên cửa sổ

1.2.3.1 Thay đổi kích thước cửa sổ

- Cách 1: double click lên thanh tiêu đề của cửa sổ làm việc

- Cách 2: click vào biểu tượng gạch ngang (thu nhỏ xuống thanh taskbar) và ô

vuông (thu nhỏ hoặc phóng to toàn màn hình) bên góc phải cửa sổ làm việc

- Cách 3: rê chuột vào góc của cửa sổ làm việc sẽ xuất hiện mũi tên 2 chiều sau đó

giữ chuột kéo to cửa sổ làm việc ra hoặc thu nhỏ lại

1.2.3.2 Mở nhiều cửa sổ làm việc

Đôi khi chúng ta gặp trường hợp mở nhiều tài liệu Word lên cùng một lúc nhưng nó lại không hiện thị ra ngoài, có nghĩa là tài liệu mới mở ra thì không thấy tài liệu cũ đâu cả,

và muốn xuất hiện lại tài liệu cũ thì phải vào tab View chọn Switch Windows để chuyển qua lại giữa các tài liệu, điều đó làm chúng ta đôi khi thật sự khó chịu Muốn chuyển qua lại giữa các tài liệu phải sử dụng chức năng Switch Windows trong thẻ View

Để khắc phục tình trạng đó các bạn chỉ cần thực hiện thao tác sau đây là được: Chọn thẻ File > Options > Advanced > Check chọn vào mục Show all windows in the Taskbar

Bật chế độ Show all windows in the Taskbar để mở nhiều file Word cùng 1 lúc

1.2.3.3 Sắp xếp các cửa sổ trên màn hình làm việc

Sắp xếp cửa sổ là thao tác cơ bản của phần mềm Word, thao tác này giúp người sử dụng quan sát cùng lúc nhiều hơn 1 tập tin Các chức năng sắp xếp cửa sổ nằm trong nhóm Window của thẻ View

Chức năng này cho phép chia đôi tài liệu hiện tại thành 2 phần

View Side by Side

Chức năng View Side by Side giúp so sánh 2 tài liệu bằng cách bật hiển thị song song Trong trường hợp có từ 2 tập tin trở lên được mở, phần mềm Word sẽ xác nhận việc so sánh tập tin đang làm việc với tập tin nào trong các tập tin còn lại đang được mở

1.2.4 Các thao tác trên tập tin văn bản

1.2.4.1 Mở văn bản mới

- Cách 1 : Vào Menu chọn File -> New -> Blank Document

- Cách 2 : Nhấn biểu tượng New trên thanh công cụ

Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Open

1.2.4.3 Lưu văn bản

- Cách 1: File -> Save

- Cách 2: Nhấn Ctrl+S

- Cách 3: Kích nút Save trên thanh công cụ

1.2.4.4 Lưu văn bản với một tên khác

Nhấn Open để mở

Chọn thƣ

mục chứa

tập tin

Đổi file Word sang các định dạng khác

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1: Soạn thảo văn bản với nội dung như sau

Hàng ngày, con người muốn, tồn tại và phát triển thì phải hấp thu các chất dinh

dư ng cần thiết vào cơ thể qua đường tiêu hóa Ngoài các chất sinh năng lượng như: protid, lipide, glucid và các khoáng chất, các loại vitamin cũng rất cần cho cơ thể Vậy vitamin hấp thu như thế nào để bảo đảm nhu cầu?

Đã từ lâu, các nhà khoa học đã chia vitamin thành hai nhóm: vitamin tan trong nước và vitamin tan trong chất béo Các loại vitamin tan trong nước khi hấp thu với số lượng nhiều và thừa đều có thể dễ dàng bài tiết ra ngoài nên ít có nguy cơ

đe dọa tình trạng nhiễm độc vitamin Trái lại, các loại vitamin tan trong chất béo nếu hấp thu vào cơ thể quá nhiều thì khó có thể đào thải ra ngoài được, lượng dư thừa đều được dự trữ lại trong các mô m và gan Để bảo đảm đủ chất dinh dư ng hàng ngày, Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) đã khuyến nghị về nhu cầu sử dụng của một số vitamin quan trọng như: , D3, B1, B2, C, B12, kể cả acid folic

Yêu cầu:

1/ Lưu văn bản trên với tên “BT1”

2/ Mở văn bản vừa mới lưu với tên “BT1” lưu văn bản theo định dạng word

97-2003

BÀI 2: HIỆU CHỈNH VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

2.1 Hiệu chỉnh văn bản

2.1.1 Lựa chọn văn bản

Khi soạn thảo bạn phải thường xuyên lựa chọn (bôi đen) một phần (một dòng, một đoạn, một trang,…) hay toàn bộ văn bản để thực hiện các thao tác chỉnh sửa Dưới đây là các cách khác nhau để lựa chọn nội dung văn bản

Dùng chuột

- Chọn một chữ: Nhấp đúp chuột trái vào chữ cần bôi đen

- Chọn một phần nội dung văn bản: Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí đầu tiên cần bôi đen, giữ chuột trái và rê tới vị trí cuối cùng của đoạn văn bản cần bôi đen

Dùng bàn phím

- Shift + →: Lựa chọn văn bản bên phải vị trí con trỏ hiện thời

- Shift + ←: Lựa chọn văn bản bên trái vị trí con trỏ hiện thời

- Shift + ↑: Lựa chọn phần bên trái của dòng hiện tại và phần bên phải của dòng

phía trên so với vị trí con trỏ hiện thời

- Shift + ↓: Lựa chọn phần bên phải của dòng hiện tại và phần bên trái của dòng

phía trên so với vị trí con trỏ hiện thời

- Ctrl + Shift + →: Chọn phần còn lại bên phải của chữ gần nhất so với vị trí con

trỏ hiện thời

- Ctrl + Shift + ←: Chọn phần còn lại bên trái của chữ gần nhất so với vị trí con

trỏ hiện thời

- Ctrl + Shift + ↓: Chọn phần còn lại bên phải của đoạn văn bản hiện thời tính từ

vị trí con trỏ hiện thời

- Ctrl + Shift + ↑: Chọn phần còn lại bên trái của đoạn văn bản hiện thời tính từ vị

trí con trỏ hiện thời

- Shift + End: Chọn phần còn lại bên phải của dòng diện tại, tính từ vị trí con trỏ

- Shift + PageUp/PageDown: Khi bạn bấm giữ phím Shift rồi bấm tiếp phím

PageDown, văn bản sẽ đƣợc chọn theo từng trang màn hình xuống, hoặc lên khi bấm PageUp

- Ctrl + A: Khi bạn bấm 2 phím này, toàn bộ văn bản sẽ đƣợc chọn

Sử dụng thanh công cụ Ribbon

Để lựa chọn văn bản bằng nút lệnh trên thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn Tab Home, tìm đến nhóm lệnh Editing Nhấp chuột chọn Select

- Select All: Lựa chọn toàn bộ nội dung văn bản

- Select Objects: Chỉ cho lựa chọn các đối tƣợng (hình ảnh, đối tƣợng shape) có

trên văn bản

- Select Text with Similar Formatting: Lựa chọn nội dung văn bản có định dạng

giống nhƣ văn bản ở vị trí con trỏ hiện thời

2.1.2 Sao chép, cắt dán, xóa khối văn bản đã chọn

Sao chép văn bản

Trong quá trình soạn thảo, chỉnh sửa văn bản bạn thường xuyên có nhu cầu sao chép một phần, hoặc toàn bộ nội dung từ văn bản này sang văn bản khác hoặc giữa các đoạn trong cùng một văn bản Để thực hiện bạn có thể làm theo các bước sau đây:

- Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) nội dung văn bản cần sao chép

- Bước 2: Tiếp theo thực hiện theo một trong các cách sau đây:

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

- Nhấp phải chuột chọn Copy

- Trong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm Clipboard chọn nút Copy

Cắt văn bản

Trong một số trường hợp bạn cần di chuyển một đoạn văn bản từ vị trí này tới vị trí khác, hay từ văn bản này sang văn bản khác bạn có thể sử dụng chức năng Cut văn bản của Microsoft Word 2013 Cách thực hiện như sau:

- Bước 1: Chọn nội dung văn bản cần cắt (Cut)

- Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

- Nhấp phải chuột chọn Cut

- Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon, tìm tới nhóm Clipboard chọn biểu tượng Cut

Dán văn bản

Sao khi sao chép hay cắt nội dung văn bản ở hai phần trước nhu cầu tiếp theo của bạn chắc chắn là cần phải dán nó vào một vị trí nào đó Để thực hiện bạn làm như sau:

- Bước 1: Nhấp trỏ chuột tới vị trí cần dán văn bản

- Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây:

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

- Nhấp phải chuột trong mục Paste Options

+ Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lại định dạng như

nguyên gốc

+ Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa trộn định dạng gốc với định

dạng của vị trí cần dán

+ Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng

của vị trí con trỏ hiện thời

- Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Clipboard

- Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Clipboard

- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F)

- Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn hãy nhập vào đoạn văn bản cần tìm

- Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, bạn nhấn Find Next Để tìm tất cả từ hoặc cụm

từ cùng một lúc trong văn bản, bạn nhấn Find in, sau đó nhấn Main Document

- Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC

Thay thế ký tự:

- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H)

- Ở mục Find what, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn tìm

- Ở mục Replace with, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế

- Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, bạn nhấn Find Next

- Để thay thế đoạn văn bản, bạn nhấn Replace Sau khi nhấn xong, Word sẽ

chuyển sang đoạn văn bản tiếp theo

- Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm đƣợc, bạn nhấn Replace ll

Để đến một trang bất kỳ:

- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+G)\

- Nhập số của trang muốn di chuyển đến, sau đó nhấn Go To

2.1.4 Sử dụng, loại bỏ autocorrect

Chức năng utoFormat tự động định dạng một tài liệu khi bạn soạn thảo Các

bước thực hiện như sau:

File Options, chọn Proofing, chọn uto Correct Options

Hiển thị hộp thoại sau:

- Correct TWo INitian CApitals : nếu hai ký tự đầu tiên trong một từ được gõ

bằng chữ in thì nó sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường

VD: gõ TWo INitian C pitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals

- Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đầu một

câu mới và ký tự đầu câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường

- Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tuần được gõ bằng

tiếng nh) sẽ đổi thành chữ in

- Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi gõ phím Caps Lock, đèn

Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nhầm trạng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đầu tiên của một từ, sau đó nhả phím Shift

gõ các ký tự còn lại của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ đổi từ đã gõ về đúng dạng đồng thời làm tắt luôn đèn caps lock

- Replace text as you type : tự động gõ từ sai thành từ đúng

Trong hộp thoại trên, từ sai được liệt kê ở bên cột trái tương ứng với từ đúng ở bên cột phải Như vậy chỉ khi nào gõ đúng từ sai ở bên trái thì Word sẽ tự động thay thế từ đúng ở bên phải

Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace Nhập nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp With, sau đó click nút dd để đưa vào danh sách utoCorrect

Thực hiện tuần tự các bước để nhập thêm các từ viết tắt khác Khi thực hiện xong, nhấn OK để thoát khỏi hộp thoại

Muốn xoá từ viết tắt nào, bạn click chọn từ trong danh sách và nhấn Delete

Muốn sửa đổi, chọn từ trong danh sách và nhập lại vào nội dung trong khung Replace hoặc With

Trong khi gõ văn bản, muốn sử dụng utoCorrect bạn nhập vào từ viết tắt, sau đó nhập thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm hỏi, )

để đưa nội dung thay thế tương ứng vào văn bản

2.2 Định dạng văn bản

2.2.1 Định dạng văn bản

2.2.1.1 Chọn font chữ

Trước khi soạn thảo văn bản bạn nên thiết lập Font chữ cho văn bản bởi tất cả những định dạng này sẽ không thay đổi trong quá trình bạn hoàn thiện văn bản, như vậy sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian làm việc Các lệnh liên quan đến thiết lập Font chữ cho văn bản nằm ở nhóm lệnh Font trong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon

Để thay đổi Font chữ bạn nhấp chọn mũi tên trỏ xuống trong mục trên tên Font chữ, một danh sách liệt kê các Font chữ có trong hệ thống xuất hiện bạn chọn tới Font chữ cần thiết lập Thông thường chúng ta chọn Font Times New Roman cho văn bản

Tiếp theo bạn chọn cơ chữ trong mục Font Size, ngoài việc chọn những cơ chữ có sẵn trong danh sách bạn cũng có thể nhập trực tiếp c chữ cần thiết lập vào ô này Thông thường với văn bản chúng ta chọn c chữ 14

Còn có rất nhiều tùy chỉnh về Font chữ tuy nhiên khi bắt đầu văn bản chúng ta chỉ cần thiết lập những thuộc tính chung nhất, các thay đổi về sau sẽ được thực hiện cho từng đoạn văn bản và chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn trong phần tiếp theo

2.2.1.2 Kiểu

- Bold: Chữ đậm

- Italic: Chữ nghiêng

- Underline: Chữ gạch chân, để thay đổi kiểu gach chân bạn nhấp chọn mũi

tên trỏ xuống bên cạch biểu tượng này rồi chọn kiểu gạch chân mà mình cần thiết lập

Nếu như chưa vừa ý với danh sách kiểu gạch chân hiện tại bạn có thể nhấp chọn mục Mỏe Underlines (chi tiết hộp thoại này sẽ được hướng dẫn trong các phần sau) Ngoài ra nếu không vừa ý với mầu đen bạn cũng có thể chọn các mầu khác bằng cách di chuyển chuột tới mục Underline color và chọn mầu tương ứng ở hộp mầu bên phải

2.2.1.3 Chọn màu chữ, màu nền cho văn bản

- Font Color: Mầu chữ, tương tự như mầu nền bạn nhấp chọn biểu tượng

này để thiết lập mầu hiện tại cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn, ngoài ra có thể chọn các mầu khác bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống bên phải biểu tượng này

- Text Highlight Color: Thay đổi mầu nền cho chữ, nếu nhấp chọn biểu

tượng này chương trình sẽ tự động lấy mầu đang hiển thị làm mầu nền cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn Để thay đổi mầu bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, hộp màu xuất hiện bạn có thể lựa chọn các mầu khác có trong bản màu

Trong trường hợp muốn xóa mầu nền bạn chọn No Color

2.2.1.4 Định dạng chỉ số dưới (Subcript), chỉ số trên (superscript)

- SubScript: Đánh chỉ số dưới cho chữ (ví dụ X2)

- SuperScript: Đánh chỉ số trên cho chữ (Ví dụ X2)

2.2.1.5 Chuyển đổi chữ hoa / chữ thường

- Change Case: Thay đổi thành kiểu chữ hoa hay chữ thường

Giả sử chúng ta có đoạn văn bản thô như sau:

+ Sentence case: giữ nguyên như văn bản thô đã soạn thảo

+ Lowercase: Chuyển toàn bộ thành chữ thường

+ Upper case: Chuyển toàn bộ nội dung thành chữ viết hoa

+ Capitalize Each Word: Viết hoa các chữ cái đầu của từ và viết thường các chữ

còn lại

+ Toggle Case: Viết thường các chữ cái đầu của từ và viết hoa các chữ còn lại

2.2.1.6 Ngắt từ xuống dòng

Muốn xuống dòng qua dòng mới sử dụng phím Enter trên bàn phím

Muốn qua trang mới sử dụng Ctrl+Enter

2.2.2 Định dạng đoạn văn bản

2.2.2.1 Chọn một đoạn văn bản

Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí đầu đoạn văn bản muốn đánh dấu và nhấn nút trái chuột sau đó nhấn và giữ phím Shift rồi di chuyển dấu trỏ chuột đến cuối đoạn văn bản và nhấn nút trái chuột một lần nữa để chọn

2.2.2.2 Thêm, xóa cá dấu đoạn, dấu ngắt dòng

Đây là 1 tính năng check tính tối ưu của văn bản word khi được người dùng trình bày Biểu tượng ¶ càng ít thì chứng tỏ văn bản của bạn được tối ưu "chuẩn" nhất

và dung lượng cũng thấp nhất Ví dụ đơn giản như việc bạn muốn cách 2 đoạn văn

bản trong word ra xa nhau 1 chút, nhiều bạn sẽ nghĩ ngay tới việc nhấn Enter, mỗi

phần xuống dòng sẽ là 1 ¶

Trong khi nếu xử lý văn bản chuẩn khi cách 2 đoạn ra xa nhau các bạn cần phải

chỉnh lại trong Paragraph, và thay đổi khoảng cách giữa 2 đoạn xa nhau, nhƣ thế

sẽ không có 2 ¶ dƣ thừa

Để bật tắt tính năng này các bạn chỉ việc vào Tab Home > Click chọn biểu tƣợng

¶

2.2.2.3 Căn lề đoạn văn bản (Alignment)

Canh lề cho phép bạn thiết lập cách văn bản xuất hiện Để thay đổi lề ta thực hiện

nhƣ sau:

- Kích tab Home

+ Align Left (Ctrl+L): văn bản được canh lề sang mép bên trái

+ Center (Ctrl+E): Văn bản được căn giữa các lề

+ Align Right (Ctrl+R): Văn bản được canh lề sang mép bên phải

+Justify (Ctrl+J): Văn bản được dàn dều cả hai bên trái và phải

2.2.2.4 Thục lề (Indent)

Thụt lề đoạn cho phép bạn xác định văn bản trong một đoạn canh lề khác nhau Có một số tùy chọn cho việc thụt lề:

- First Line: Điều khiển đường biên bên trái cho dòng đầu tiên của đoạn

- Hanging: Điều khiển đường biên trên trái với tất cả các dòng trong một đoạn

ngoại trừ dòng đầu tiên

- Left: Điều khiển đường biên bên trái với mọi dòng trong một đoạn

- Right: Điều khiển đường biên bên phải với mọi dòng trong một đoạn

Để thụt lề đoạn, bạn có thể thực hiện như sau:

- Kích nút Indent để điều khiển thụt lề

- Kích nút Indent thêm vài lần để tăng kích thước thụt lề

Hoặc:

- Kích vào hộp thoại trên nhóm Parggraph

- Chọn thẻ Indents and Spacing