Tài liệu tin học ôn thi công chức phần word

Tài liệu tin học ôn thi công chức phần Word PHẦN HỆ ĐIỀU HÀNH MS WINDOWS XP GIỚI THIỆU CHUNG Hệ điều hành Windows hệ điều hành đa nhiệm hãng Microsoft sản xuất dùng cho máy vi tính Hiện Windows dùng rộng rãi khắp giới tính dễ học, dễ sử dụng DOS nhờ giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn, hộp thoại biểu tượng Windows hãng Microsoft công bố lần đầu vào năm 1985, tới phát triển qua nhiều phiên bản: Windows 3.x, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XP, WindowsVista, Windows Trong tài liệu giới thiệu hệ điều hành Windows Windows XP Ra đời năm 2001, hệ điều hành Windows XP kết hợp xuất sắc độ an toàn, độ tin cậy hệ điều hành Windows 2000 khả tương thích hệ điều hành Windows 98 Trong số tính hệ điều hành Windows XP, công cụ bảo mật cho phép người dùng giữ cho máy tính an toàn công nghệ hoạt động chế độ cho phép máy tính hoạt động hiệu tin cậy Windows XP có phiên bản: Windows XP Home Edition dành cho người dùng gia đình, Windows XP Profesional thêm tính quản lý, bảo mật dành cho quản trị hệ thống , Windows XP Media Center Edition thêm tính media hỗ trợ người dùng nghe nhạc xem DVD CÁC THAO TÁC CƠ BẢN CỦA WINDOWS XP 2.1 Khởi động Windows XP Trong hầu hết hệ thống Windows XP tự khởi động người sử dụng bật máy Trường hợp cài đặt Windows XP cho nhiều cấu hình câu hỏi lựa chọn cấu hình xuất trước Windows XP khởi động Nếu thiết lập cấu hình Windows cho nhiều người sử dụng có kết nối với mạng máy tính thấy hộp thoại đăng nhập mạng xuất Người dùng phải chọn tên người sử dụng gõ vào mật (password) để vào hình làm việc 2.2 Thao tác với biểu tượng cửa sổ 2.2.1 Biểu tượng Biểu tượng (icon) hình ảnh đồ hoạ thu nhỏ (picture) biểu diễn cho chương trình, thiết bị, thư mục tệp Windows 2.2.2 Cửa sổ Cửa sổ vùng hình để hiển thị thông tin chương trình thực nội dung thư mục Trong Windows XP, người dùng mở lúc nhiều cửa sổ Hinh 1: Giao diện cửa sổ 2.2.2.1 Các thành phần cửa sổ Nút menu hệ thống: gồm lệnh sử dụng để di chuyển, thay đổi kích thước đóng cửa sổ Kích hoạt menu hệ thống cách kích chuột vào nút menu hệ thống nhấn tổ hợp phím Alt+SpaceBar Thanh tiêu đề: Trên tiêu đề tên cửa sổ, đường dẫn tới thư mục (nếu cửa sổ chứa thông tin thư mục) tên chương trình (nếu cửa sổ chương trình) Thanh menu: Gồm lệnh hệ điều hành (hoặc chương trình) dạng menu (thực đơn, hay trình đơn - theo cách gọi số tài liệu khác) Gọi đến lệnh cách chọn mục mức (hay cấp) menu đến cấp cuối Menu mức cao gọi menu mức cha (có dấu  bên cạnh) Menu mức thấp gọi menu mức (hay menu con) Lệnh bị mờ lệnh chọn thời điểm Lệnh có dấu mở tiếp hộp thoại Kí tự gạch chân lệnh: phím nóng chọn bàn phím Thanh công cụ: Gồm số biểu tượng lệnh thông dụng Gọi đến lệnh cách kích chuột nút lệnh tương ứng TaskPane: Chứa lệnh thường sử dụng Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ biểu tượng nằm tác vụ (Taskbar xem phần Màn hình giao tiếp Windows XP) Nút Maximize/Restore: Phóng to kích thước cửa sổ thời lên toàn hình (maximize) đưa cửa sổ trạng thái ban đầu (restore) Nút Close: Đóng cửa sổ thời Với cửa sổ chương trình, nút Close có tác dụng kết thúc chương trình Vùng làm việc: Là vùng chứa nội dung cửa sổ Với cửa sổ chương trình, thông tin thao tác với chương trình diễn vùng làm việc Thanh cuộn: Được dùng dịch chuyển để xem phần khuất hình Có thể có cuộn đứng cuộn ngang Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin thư mục chương trình 2.2.2.2 Các thao tác với cửa sổ Di chuyển cửa sổ: Thực cách đưa trỏ chuột đến tiêu đề rê chuột để di chuyển cửa sổ Hoặc kích chuột menu hệ thống, chọn mục Move sau dùng phím mũi tên bàn phím để di chuyển sổ Thay đổi kích thước cửa sổ: Thực cách đưa trỏ chuột đến cạnh góc cửa sổ rê chuột để thay đổi kích thước Hoặc kích chuột menu hệ thống, chọn mục Size sau dùng phím mũi tên bàn phím để thay đổi, kết thúc ấn phím Enter Phóng to/Thu nhỏ/Khôi phục kích thước cửa sổ: Thực cách kích chuột nút chức tương ứng góc phải cửa sổ, chọn lệnh menu hệ thống Chuyển cửa sổ làm việc thời: Kích chuột vùng cửa sổ định chuyển tới trường hợp nhìn thấy phần cửa sổ Hoặc kích chuột vào tên cửa sổ tác vụ hình Hoặc gõ tổ hợp phím Alt+Tab để duyệt qua cửa sổ mở dừng lại cửa sổ cần làm việc Sắp xếp cửa sổ mở: Để xếp cửa sổ ta kích chuột phải vùng trống lại tác vụ chọn mục menu tương ứng với kiểu xếp sau: Cascade Windows: phần cửa sổ chồng lên theo kiểu ngói lợp, cửa sổ nằm góc trái hình Tile Windows Horizontally: cửa sổ không chồng lên mà nằm cạnh theo chiều ngang hình Tile Windows Vertically: cửa sổ không chồng lên mà nằm cạnh theo chiều dọc hình Đóng cửa sổ thời: Thực theo cách sau: Kích chuột nút Close cửa sổ tiêu đề Hoặc kích chuột nút menu hệ thống chọn mục Close Hoặc gõ tổ hợp phím Alt+F4 2.3 Màn hình giao tiếp Windows XP Màn hình giao tiếp (desktop) Windows XP vùng làm việc lớn hình máy tính Tuỳ thuộc vào máy tính cách cài đặt, hình giao tiếp Windows XP khác Dưới hình thường gặp sau cài đặt Windows XP theo chế độ chuẩn Hinh Màn hình Desktop Các thành phần chủ yếu hình giao tiếp bao gồm: - Các biểu tượng chương trình thư mục Các biểu tượng chủ yếu hình giao tiếp Windows XP : • My computer: biểu tượng tài nguyên có máy tính • My Network places: biểu tượng tài nguyên mạng • Recycle bin: nơi chứa tạm thời tệp bị xoá Windows trước bị xoá vĩnh viễn khỏi máy tính - Thanh tác vụ (taskbar): nằm đáy hình Thanh tác vụ chia thành vùng : Hinh Thanh tác vụ • • • Vùng chứa chương trình thường sử dụng: nằm phía bên trái, sau nút Start Vùng chứa biểu tượng cửa sổ mở Vùng chứa số biểu tượng chương trình mang tính phục vụ chạy (System tray) - Nút Start: thành phần quan trọng hình giao tiếp, nằm bên trái tác vụ 2.4 Nút Start Khi kích chuột vào nút Start, menu xuất cho phép người dùng tiến hành thao tác với Windows XP, khởi động chương trình, thực lệnh, thiết lập thông số cho Windows, thay đổi thành phần tài nguyên máy tính, mở văn bản, tìm kiếm, trợ giúp, tắt máy menu Start 2.4.1 All Programs Trong mục All Programs menu Start danh sách nhóm chương trình chương trình cài đặt Windows Để khởi động chương trình, kích chuột vào nút Start, chọn mục All Programs chọn chương trình định khởi động Nếu chương trình thuộc vào nhóm chương trình, chọn dần nhóm chương trình chứa để đến vị trí đặt chương trình Lưu ý: Vị trí chương trình menu Start khác với vị trí chương trình ổ đĩa Chương trình menu Start biểu tượng trỏ đến tệp chương trình nằm ổ đĩa Sau chương trình khởi động, Windows mở cửa sổ dành cho chương trình biểu tượng chương trình nằm tác vụ Người dùng nhanh chóng chuyển sang chương trình khác cách kích chuột biểu tượng này, duyệt qua cửa sổ chương trình thư mục mở cách gõ Alt+Tab Kết thúc chương trình cách đóng cửa sổ chứa chương trình (xem phần khái niệm cửa sổ) 2.4.2 My Documents Khi kích chuột mục My Documents menu Start cửa sổ thư mục My Documents mở Trong thư mục thường có thư mục con: Thư mục My Music chứa tệp âm nhạc, tệp video Thư mục My Pictues chứa tệp hình ảnh Windows quản lý 2.4.3 My Recent Documents My Recent Documents gồm danh sách tệp truy cập gần Người sử dụng mở lại tệp cách kích chuột vào nút Start, chọn My Recent Documents kích chuột lên tên tệp định mở Windows XP khởi động chương trình liên kết (associated) với tệp (thường qua phần mở rộng tên tệp) mở tệp chọn 2.4.4 Control Panel Trong mục Control Panel menu Start thành phần hệ thống máy tính Windows Người dùng thiết lập thay đổi thông số cho Windows thông qua mục Để mở cửa sổ Control Panel, ta chọn mục Control Panel từ menu Start Hinh Cửa sổ Control Panel Sau số mục bản: Appearance and Themes: Thay đổi tham số hiển thị hình (Themes, Desktop, Screen Saver…) + Themes: Thay đổi chế độ hiển thị cửa sổ + Desktop: Thay đổi hình ảnh hình + Screen Saver: Thay đổi chế độ nghỉ hình (hình ảnh, thời gian…) + Appearance: Thay đổi màu, font chữ, kích cỡ chữ hệ giao tiếp người dùng Windows, chọn mẫu ô Scheme Hinh Hộp thoại Display Properties + Settings: Thay đổi độ phân giải hình Kích chuột vào trượt Screen Resolution để tay đổi độ phân giải từ 800x600 đến 128x800 pixels (tuỳ loại hình) Chọn vào mục Color quality để chọn chế độ màu 32 bit 16 bit Add or remove Program: Cài đặt gỡ bỏ chương trình ứng dụng Hinh 6: hộp thoại Add or Remove Programs • Change or remove Programs: Thay đổi gỡ bỏ chương trình ứng dụng, muốn gỡ bỏ chương trình ta chọn tên chương trình chọn nút Remove • Add new program: Cài đặt chương trình ứng dụng • Add/Remove: Cài đặt gỡ bỏ chương trình Date, Time, Language, and Regional Options: Tuỳ biến thời gian, ngôn ngữ định dạng cách hiển thị số, ngày, Windows ngầm định dấu chấm để ngăn cách phần thập phân, dấu phẩy để ngăn cách phần nghìn, dấu $ để biểu diễn tiền tệ, dạng tháng/ngày/năm để biểu diễn ngày tháng Để thay đổi cách dùng dấu chấm ngăn cách phần nghìn, dấu phẩy ngăn cách phần thập phân biểu diễn ngày, giờ, tiền tệ theo kiểu tiếng Việt hộp thoại Regional and Language Options ta chọn vào nút Customize mô tả sau: Hinh 7: hộp thoại chỉnh định dạng hệ điều hành Network and Internet Connections Sounds, Speech, and Audio Devices Printers and Other Hardware User Accounts Cài đặt, thay đổi thông số truy cập mạng Cài đặt, thay đổi thông số thiết bị âm Cài đặt thay đổi thông số máy in thiết bị ngoại vi khác Tạo thay đổi tên, mật người phép truy cập máy 2.4.5 Help and Support Trong mục thông tin trợ giúp Microsoft dành cho người sử dụng Các thông tin trợ giúp cung cấp nhiều dạng khác (văn bản, danh mục, âm thanh, hình ảnh, video hướng dẫn, ), cho phép người dùng tìm kiếm nhanh thông tin cần thiết Đặc biệt, phần trợ giúp giải cố (Troubleshooting) hướng dẫn người dùng qua bước để giải phần lớn trục trặc phần cứng phần mềm gặp phải trình làm việc 2.4.6 Search Mục Search menu Start cho phép người dùng tìm kiếm thư mục, tệp, máy tính đăng nhập mạng, chí thư điện tử có máy Việc tìm kiếm dựa nhiều thông số khác nhau, thông thường tìm kiếm qua tên đối tượng Windows XP có chế tìm mạnh, cho phép người dùng tìm kiếm theo nhóm từ thay rộng rãi Hộp thoại Search results có hai phần, bên trái cho phép người dùng chọn tham số tìm kiếm: Tệp hình ảnh/ âm nhạc/ video/ tệp văn word/ máy tính… Hinh 8: chức tìm kiếm Thường hay sử dụng mục All Files and folders, người dùng lại chọn tiếp tham số như: • All or part of the file name: Gõ tên tệp muốn tìm, dùng ký hiệu thay • A word or phrace in the file: Một từ ký hiệu có tên tệp • Look in: Nơi cần tìm, tên ổ đĩa/ tên thư mục • When was it modified?: Tìm theo cấu trúc • What size is it?:Tìm theo kích thước tệp Sau chọn tham số chọn nút Search Phần bên phải hộp thoại hiển thị danh sách tệp thư mục tìm thấy 2.4.7 Run Đây công cụ linh hoạt Windows XP, cho phép người sử dụng khởi động chương trình chưa đăng ký trước với Windows XP thông qua câu lệnh chạy tệp chương trình WINDOW Tại ô Open người dùng gõ đường dẫn dạng đầy đủ (đường dẫn tuyệt đối) tên tệp cần thực Nếu không nhớ đường dẫn ta chọn nút Browse tìm đến tệp cần thực hiện, lệnh tự động điền vào ô Open 2.4.8 Log Off Mục Log Off Windows XP cho phép người dùng đóng tất ứng dụng mở để rời mạng với tên người dùng thời đăng nhập lại mạng với tên người dùng khác Lưu ý : Log Off đóng chương trình ứng dụng không đóng tệp hệ thống mở Window Vì sau Log Off không tắt máy tính mà phải đăng nhập lại với tên người dùng 2.4.9 Turn Off Computer Mục cho phép người dùng đóng tất chương trình, kể tệp hệ thống Windows XP Hinh 9: hộp thoại Turn off Computer • Tắt máy: Chọn Turn Off • Khởi động lại máy: Chọn mục Restart Lưu ý : để bảo đảm an toàn cho máy tính Windows XP, người dùng tắt máy sau đóng chương trình lệnh Start Turn Off Computer  Turn Off 2.5 Các thao tác My Computer Bên cửa sổ My computer tài nguyên có máy tính Bằng cửa sổ này, người dùng truy cập vào ổ đĩa, thiết lập lại thông số máy tính, kết nối với máy tính khác xa, chia xẻ ổ đĩa để dùng chung mạng, Tuy nhiên, nói phần trên, thao tác liên quan đến hệ thống thường yêu cầu người dùng phải có hiểu biết sâu máy tính Windows XP, nên phần này, tập trung giới thiệu nhiệm vụ quản lý ổ đĩa, tệp thư mục My Computer Đây nhiệm vụ gặp thường xuyên hoạt động hàng ngày làm việc với máy tính 2.5.1 Tạo thư mục - Sử dụng cửa sổ My Computer để đến vị trí thư mục định tạo thư mục - Chọn cách sau: • • Thực menu File  New  Folder Kích chuột phải vào vùng trống vùng làm việc cửa sổ, chọn mục New  Folder menu đầu trỏ chuột • Kích chuột mục Make a new folder Task Pane - Gõ vào tên thư mục 2.5.2 Sao chép tệp - thư mục - Sử dụng cửa sổ My Computer để đến vị trí tệp hay thư mục định chép - Chọn tệp thư mục cần chép cách: • Nếu chọn tệp (hoặc thư mục) kích chuột vào tên tệp (thư mục) • Nếu chọn nhiều tệp thư mục liên tiếp kích chuột tên tệp (thư mục) danh sách, sau giữ phím Shift đồng thời kích chuột tên tệp (thư mục) cuối danh sách • Nếu chọn nhiều tệp thư mục không liên tiếp giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột tên tệp hay thư mục cần chọn • Nếu muốn bỏ chọn tệp hay thư mục chọn giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột tên tệp hay thư mục • Chọn cách sau: • Thực menu Edit  chọn mục Copy • Kích chuột phải vùng chọn, chọn mục Copy menu đầu trỏ chuột • Kích chuột mục Copy this file (hoặc Copy the selected items chọn nhiều đối tượng) TaskPane • Ấn tổ hợp phím Ctrl+C Lúc này, tệp thư mục chọn chép vào nhớ (clipboard) - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí định đặt tệp hay thư mục - Chọn cách sau: • • • Thực menu Edit  chọn mục Paste Kích chuột phải vùng chọn, chọn mục Paste menu đầu trỏ chuột Ấn tổ hợp phím Ctrl+V Khi đó, tệp thư mục dán từ nhớ (clipboard) vào thư mục thời Chú ý: Trong trường hợp cần chép đến nơi đặc biệt thư mục My Documents, Desktop, ổ đĩa khác sử dụng cách sau: - Sử dụng cửa sổ My computer để đến vị trí tệp (thư mục) 10 Hình 89: thẻ Design - định dạng bảng biểu • Table Styles: cung cấp chọn ta mẫu định dạng viền: Ta chọn biểu tượng More ô , danh sách mẫu định dạng viền hiển thị Ta lựa chọn kiểu mẫu định dạng thích hợp cho bảng Hình 90: Danh sách mẫu bảng biểu có sẵn Khi kiểu mẫu áp dụng, muốn chỉnh sửa lại kiểu mẫu ta chọn lệnh Modify Table Style • Clear: xóa mẫu định dạng viền áp dụng cho bảng • New Table Style: tạo mẫu áp dụng cho lần định dạng viền sau Khi nhấn chọn Modify Table Style, hộp thoại Modify Style hiển thị: 67 Hình 91: hộp thoại Modify Style • Name: đặt tên cho kiểu mẫu định dạng viền ta sửa • Style based on: lựa chọn kiểu mẫu định dạng khác cho bảng • Apply formatting to: lựa chọn vùng bảng cần hiệu chỉnh • Các biểu tượng chữ, kích cỡ kiểu cho chữ bảng giúp ta định dạng • Biểu tượng giúp ta định dạng viền cho bảng • Biểu tượng giúp ta định dạng độ dày nét viền cho bảng • Biểu tượng giúp ta chọn màu viền cho bảng • Biểu tượng giúp ta lựa chọn ẩn nét viền bảng Ta chọn biểu tượng có danh sách hiển thị cho ta lựa chọn • Biểu tượng • Biểu tượng tượng • giúp ta lựa chọn tô màu cho bảng giúp ta lựa chọn canh chữ ô Ta chọn biểu hiển thị bảng cho ta lựa chọn Thao tác lựa chọn xong, ta nhấn vào nút OK để áp dụng Ngoài thao tác sử dụng mẫu có sẵn, ta sử dụng nhanh lệnh Borders thẻ Design Một danh sách lệnh hiển thị: 68 Hình 92: Danh sách dạng đường khung biểu Ta lựa chọn kiểu hiển thị khung bảng Các kiểu thể biểu tượng minh họa nên ta dễ lựa chọn Ngoài lựa chọn lệnh ứng dụng sẵn, ta nhấn chọn biểu tượng lệnh and Shading hiển thị, ta chọn lớp Borders Borders and Shading.Hộp thoại Borders Hình 93: hộp thoại Boder and shading • Xác định kiểu đường viền khung Setting • Xác định dạng nét đường viền khung Style • Xác định màu cho đường viền bảng màu Color • Xác định độ dày cho đường viền khung Width • • Ta click vào vị trí cạnh khung Preview để chọn hay bỏ cạnh đường viền tương ứng cho ô Click OK để chấp nhận 69 6.2 Tô màu cho bảng: Để trang trí cho bảng, ta tô màu cho ô, dòng, cột, hay toàn bảng Ta thực sau: Chọn ô bảng muốn tô màu Hoặc chọn lệnh Shading thẻ Design Một danh sách ô màu hiển thị, ta lựa chọn ô màu thích hợp áp dụng cho ô bảng Hình 94 lệnh shading • No Color: màu suốt cho ô • More Colors: lựa chọn màu khác ô màu hiển thị Hoặc ta chọn lệnh Borders nhóm lệnh Design, danh sách hiển thị ta chọn tiếp lệnh • Borders and Shading Hộp thoại Borders and Shading hiển thị, ta chọn lớp Shading Hình 95: lớp hộp thoại Shading - tô màu • Xác định màu tô bảng màu Fill 70    Xác định kiểu tô bảng khung Style Khung Preview cho ta xem trước kết lựa chọn Click OK để chấp nhận Ngoài thao tác sử dụng lệnh, ta sử dụng bút vẽ để vẽ trực tiếp lên viền bảng để thay đổi nét viền, màu viền, • Chọn ô muốn tô màu bảng • Trên thẻ lệnh, chọn nhóm lệnh Design Hình 96: Vẽ hình khung bảng biểu Nhóm Draw Borders hiển thị cung cấp cho ta lựa chọn: • Line Style: lựa chọn kiểu nét viền cho bảng • Line Weight: lựa chọn độ dày cho nét viền • Pen Color: lựa chọn màu sắc cho bút vẽ Khi ta lựa chọn xong thông số trên, ta chọn lệnh trang vẽ ta thấy trỏ chuột hiển thị thành biểu tượng viền để tô màu cho viền Muốn xóa viền, ta chọn lệnh chuột hiển thị thành biểu tượng Draw Table Lúc , ta nhấn chuột lên nét Eraser Lúc trang vẽ ta thấy trỏ , ta nhấn chuột lên nét viền cần xóa để thực xóa 71 Bài - Một số công cụ nâng cao MS Word 2007 23 Mục tiêu Cung cấp cho học viên nội dung nâng cao sử dụng hữu ích để tạo văn đặc biệt 24 Hòa nhập thư soạn thảo tự động: 24.1 Mục đích: Soạn thảo nhiều văn có bố cục, kết cấu giống thông tin chi tiết khác nhau: Ví dụ: Cùng sọan thảo thư cần gửi cho nhiều người khác nhau, giấy xác nhận sinh viên có bố cục giống sinh viên cần thông tin chi tiết khác nhau, Sử dung chức măng Mail Merge MS Word để thực Hình 97 ứng dụng Mail Merge Các yếu tố: Tài liệu gốc: tài liệu chứa nội dung giống với tất người Tài liệu là: thư, phong bì, e- mail, văn Thông tin chi tiết muốn kết hợp với tài liệu chính: chứa đựng nguồn liệu dùng lưu trữ thông tin theo cấu trúc (thường dạng bảng) Ví dụ thông tin người nhận thư (tên người nhận, địa chỉ), thông tin sinh viên (trong giấy xác nhận) v.v… Tài liệu hoàn thành: tài liệu mà MS Word tự động soạn thảo theo cách người dùng quy định 72 24.2 Mô hình trộn thư Hình 98: mô hình Mail Merge Các Bước thực Bước 1: Soạn thảo tài liệu gốc: chỗ cần tự động điền bỏ trống bỏ trống Bước 2: Tạo nguồn liệu (data source): bạn sử dụng nguồn liệu khác để tạo Vd: MS Excel, MS Access, file văn Word dạng bảng biểu Chú ý để thuận tiện cho việc xử lý liệu nên tạo nguồn liệu file Excel có dòng dành cho tên trường Bước 3: Tiến hành bước tạo văn hoàn thành: có nhiều tùy chọn: soạn thảo thư, soạn thảo phong bì, soạn thảo nhãn v.v… 24.3 Ví dụ: Ta xem xét tình sau: giả sử phải soạn thảo Giấy Mời để gởi tới ta sinh viên tham dự buổi liên hoan văn nghệ Chi đoàn tổ chức Danh sách khách mời liệt kê bảng Word (hoặc Excel) sau: Hình 99: Bảng liệu 73 Tính Mail Merge Word giúp xử lý đơn giản nhanh chóng tạo Giấy Mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết Bước 1: Tạo sở liệu danh sách khách mời: Chúng ta kẻ bảng tạo tệp bảng tính excel để tạo sở liệu Ngoài ta sử dụng chức Type new List thẻ Mailings để soạn sở liệu sau Trong thẻ Mailings, chọn tiếp lệnh Select Recipients Hình 100: Thẻ Mailings Một danh sách lệnh hiển thị: Hình 101: thực đơn selected Recipients Hình 102: hộp thoại New Address List • Chọn lệnh Customize Columns để thêm chỉnh sửa trường • Muốn thêm dòng mẫu tin mới, ta nhấn chọn New Entry • Delete Entry: bỏ dòng mẫu tin • Find: để tìm kiếm • Nhập xong, ta nhấn OK 74 Hộp thoại Save As List hiển thị, ta đặt tên ô File Name nhấn Save để lưu Hình 103: hộp thoại Save address List Chú ý: để hiển thị tiếng Việt trường danh sách ta nên chọn bảng mã Unicode Bước 2: Soạn mẫu tài liệu cần trộn: Ta soạn mẫu Giấy Mời có nội dung sau: Hình 104: Nội dung thư Bước 3: Thực trộn mẫu tin vào Giấy Mời: Trong thẻ Mailings, chọn thao tác Start Mail Merge để đơn giản ta chọn chức Step by Step Mail Merge Wizard (xây dựng theo bước hệ soạn thảo dẫn) 75 Hình 105: Chức trộn thư theo dẫn Hộp thoại Mail Merge hiển thị: Step 1: chọn mẫu văn muốn tạo (Letters) chuyển sang steps Hình 106 từ Step đến step Step 2: Chọn Use the current document để xác định văn nguồn văn hành chọn Next Select recipients chuyển sang step Step 3: Chọn Use an existing list, chọn tiếp Select a different list Nếu muốn thêm nguồn liệu khác Khi ta nhấn chọn Select a different list, hộp thoại Select a Different list hiển thị: Hình 107: hộp thoại chọn nguồn liệu 76 Ta chọn tên liệu mà ta vừa tạo hộp thoại New Address List, chọn xong ta nhấn Open, chọn tiếp Next Write your letter để qua Step Hình 108: Step Đặt nội dung tự động vào văn Step 4: Trong Giấy Mời, ta đặt trỏ chuột nơi cần chèn tên khách mời Chọn điểm chèn xong, bước 4,chọn lệnh Insert Merge Field hiển thị: More items Hộp thoại Chọn mục Họ tên ô Fields (vì mục tương ứng với vị trí với khách mời Giấy Mời) nhấn Insert Tương tự vậy, ta đặt điểm chèn vị trí Lớp Giấy Mời nhấn chọn mục Lớp ô Fields Khi chọn xong, Giấy Mời ta thấy hiển thị hai trường Hình 109: kết kết thúc step Hai trường thay họ tên lớp khách mời chọn Next Preview your letters chuyển sang step 77 Hình 110:Step xem trước nội dung thư Step 5: Ta thấy mẫu tin thay hiển thị Giấy Mời Để hiển thị mẫu tin ta nhấn biểu tượng lệnh , lui lại mẫu tin ta nhấn biểu tượng lệnh ô nhấn nhìn Giấy Mời ta thấy có thay đổi Nhấn chọn Next Complete the merge để chuyển step kết thúc việc trộn mẫu tin tài liệu Khi kết thúc việc trộn mẫu tin, ta nhìn nhóm thẻ lệnh Mailings: Hình 111: step – Kết xuất văn : (lui mẫu tin), (số thứ tự mẫu tin hành), (tới mẫu tin) Với mẫu tin hành, muốn in ta nhấn lệnh in để in mẫu tin giấy Để hiển thị trang in tất mẫu tin, ta chọn Finish & Merge Một menu lệnh hiển thị , ta chọn lệnh Edit Individual Document Hộp thoại Merge to New Document hiển thị: 78 Hình 112: hộp thoại Merge to new Documents Ta chọn All nhấn OK Một tập tin Word tạo chứa toàn mẫu tin có danh sách Việc ta nhấn lệnh in để in toàn giấy in 25 Tạo văn theo Template Biểu mẫu loại tài liệu có sẵn nội dung như: văn bản, kiểu trang trí, định dạng Sử dụng biểu mẫu giúp soạn thảo nhanh tài liệu lặp lại Tạo loại biểu mẫu sau Mẫu trang bìa Fax có sẵn Hình 113 Biểu mẫu Fax • Biểu mẫu lịch làm việc sẵn có Hình 114: dạng biểu mẫu có sẵn 79 Các bước tạo biểu mẫu: Bước 1: Chọn lệnh new để tạo văn mới, cửa sổ new documents chọn Install Temlates Hình 115: chọn biểu mẫu có sẵn Bước 2: chọn biểu mẫu thích hợp với công việc: chọn documents muốn tạo văn chọn Template nêu muốn tạo biểu mẫu Ngoài ta sử dụng loại biểu mẫu có sẵn mạng theo tiêu chí phần Microsoft Office Online Bước thêm trường thông tin cần thiết vào phần biểu mẫu 26 In ấn văn Thực lệnh Micsoft Office Print, (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P)  xuất hộp thoại Print với lựa chọn sau: Hình 116: Hộp thoại Print 80 • Printer: chọn loại máy in số tham số cần thiết khác cho máy in • Page range: chọn phạm vi in • All: In toàn tệp văn • Current page: In trang thời (là trang văn có trỏ bàn phím) • Selection: In phần văn chọn • Pages: In số trang văn (Chẳng hạn chọn 1,3,4 in trang 1, trang trang 4; chọn 5-7 in từ trang đến trang 7) • Number of copies: số cần in • Print : Lựa chọn thứ tự in • All pages in range: in trang chọn • Odd pages: in trang lẻ số trang chọn • Even pages: in trang chẵn số trang chọn • Chọn OK để kết thúc lựa chọn hộp thoại bắt đầu in • Chọn Cancel để bỏ qua lựa chọn Ngoài ta số tùy chọn in ấn khác như: • Quick Print: Đưa trực tiếp văn máy in sử dụng tham số mặc định • Print preview: xem trước in 81 [...]... Vietkey, Unikey là hai bộ gõ thông dụng 23 5.4 Soạn thảo công thức toán học Microsoft Equation là một công cụ chuyên dùng để tạo ra các công thức toán và khoa học phức tạp Để chèn một công thức vào văn bản, ta làm như sau: Đặt con trỏ bàn phím tại vị trí cần chèn công thức Từ thẻ Insert  chọn chức năng Equation trong nhóm symbols Hình 2 13 chức năng Equation trong nhóm Symbols Khi đó, trên thanh Ribbon... bản: • MS Word for Window 3.x • MS Word for Window 95 • MS Word for Window 98 • MS Word 2000 • MS Word XP • MS Word 2003 • MS Word 2007 • MS word 2010 Ở các phiên bản đầu, MS Word được Microsoft xây dựng như một phần mềm riêng biệt, còn trong các phiên bản gần đây, MS Word được tổ hợp với một số chương trình ứng dụng phổ biến khác của Microsoft như MS Excel, MS PowerPoint, thành một bộ phần mềm chuyên... dùng cho công tác văn phòng, lấy tên là Microsoft Office (MS office) Để có hệ soạn thảo trên máy tính, chung ta phải cài đặt bộ công cụ văn phòng MS office Hiện nay phiên bản được sử dụng phổ biến là MS word 2007 Chúng tôi trình bày và hướng dẫn trên MS word 2007 từ các kiến thức đó học viên có thể sử dụng thành thạo MS word 2010 Các đặc điểm của hệ soạn thảo MS word 2007: 14 • Giao diện thân thi n với... như một công cụ nhập, lưu trữ và in ấn các văn bản Đã có rất nhiều hệ soạn thảo văn bản trên máy tính ra đời như: NE, Bked, Word Perfect, Notepad, WordPad, Microsoft Word, Hiện nay, hệ soạn thảo được sử dụng phổ biến là hệ soạn thảo MS word MS Word được Microsoft giới thi u lần đầu tiên vào năm 1983 cho các máy tính IBM chạy hệ điều hành DOS Sau đó, cùng với sự phát triển của hệ điều hành, MS Word đã... hết các hệ soạn thảo văn bản hiện nay đều cung cấp các công cụ tương đối mạnh, cho phép người sử dụng tạo ra các bản in mang tính chuyên nghiệp cao Chú ý: Định dạng văn bản là một trong những công việc trình bày băn bản Đưa văn bản ra màn hình hoặc máy in: thông thường các hệ soạn thảo văn bản đều có công cụ cho phép xem văn bản trước khi in Công cụ này cho phép người dùng kiểm tra lại lần cuối kết... (status bar): chứa các thông tin về trạng thái của văn bản 18 Hình 2 5: thực đơn ngữ cảnh & thanh công cụ mini Khi người sử dụng chọn đối tượng soạn thảo và click chuột phải, tại vị trí click chuột xuất hiện thêm 2 thành phần: 1 Thực đơn ngữ cảnh: kế thừa tử các phiên bản trước đó chứa các lệnh thường sư dụng dưới dạng thực đơn 2 Thanh công cụ mini: đây là thành phần mới của MS word 2007 chứa các lệnh... của MS word 2007 chứa các lệnh thường sử dụng tại trường hợp đó dưới dạng thanh công cụ 4.2 Giới thi u các chế độ hiển thị văn bản của MS word MS Word 2007 cho phép hiển thị văn bản theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào công việc và mục đích của người sử dụng Các kiểu hiển thị trong MS Word 2007 Draft: văn bản chỉ hiện thị phần ký tự, cửa sổ hiển thị văn bản chỉ có một thước ngang và giữa các trang... cần chuyển và nơi cần chuyển đến 13 PHẦN 2 HỆ SOẠN THẢO MICROSOFT WORD 2007 Bài 1 - Giới thi u hệ soạn thảo, giao diện, các thao tác nhập văn bản 1 Mục tiêu Giúp học viên có kỹ năng sử dụng hệ soạn thảo để soạn thảo các loại văn bản thông dung khác nhau bao gồm: Văn bản hành chính, văn bản học thuật, các thông báo, tờ rơi v.v… 2 Tổng quan hệ soạn thảo MS Word 2.1 Giới thi u về hệ soạn thảo Hệ soạn thảo... dưới: sử dụng tổ hợp phím (Ctrl, =) hoặc biểu tượng subscript trong nhóm Font 5.2 Tìm kiếm và thay thế Để hỗ trợ công việc soạn thảo, MS Word 2007 cung cấp các công cụ tìm kiếm, thay thế các từ, cụm từ trong văn bản với nhiều tùy chọn nằm ở nhóm Editing trong thẻ Home Hình 2 9: nhóm Editing trong thẻ Home 1 Tìm kiếm: Bước 1: mở lớp hộp thoại Find: • Chọn Find • Ctrl+ F 21 Hình 2 10 lớp hộp thoại Find... Office \ Exit Word Lưu ý: Trong trường hợp thoát khỏi chương trình mà chưa ghi lại những thay đổi trong tệp văn bản đang soạn, MS Word sẽ đưa ra thông báo: Hình 2 2 Thông báo khi thoát khỏi hệ soạn thảo Chọn Yes: lưu lại những thay đổi trong văn bản Chọn No: không lưu lại những thay đổi trước đó Chọn Cancel: huỷ thao tác đóng văn bản, trở lại màn hình soạn thảo 16 4 Giới thi u về giao diện MS WORD 2007