Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN (Theo thông tư 032014BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014) MODULE 03: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN (IU03) Bài 1: Kiến thức cơ bản về văn bản, soạn thảo và xử lý văn bản 1.1. Khái niệm văn bản 1.1.1. Khái niệm văn bản Định nghĩa văn bản. Đặc trưng của văn bản: (i) Tính hoàn chỉnh (ii) Tính liên kết; Một số loại văn thường gặp: văn bản quy phạm pháp luật, đơn, thư, công văn, quyết định, tài liệu …. 1.1.2. Tổ chức và định dạng một văn bản Cách thức tổ chức văn bản: (i) nội dung; (ii) hình thức; (iii) tính chất Tổ chức định dạng: (i) theo khuôn mẫu, quy định; (ii) quy định chung 1.2. Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản 1.2.1. Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản: chuẩn bị; lập đề cương, viết bản thảo; trình duyệt, ký văn bản; hoàn thiện thủ tục hành chính. Quá trình xử lý văn bản. 1.2.2. Một số phần mềm xử lý văn bản Giới thiệu sơ lược một số phần mềm xử lý văn bản: Microsoft Word; OpenOffice; LibreOffice; AbiWord; Bean…. 1.2.3. Chức năng chính của một phần mềm xử lý văn bản
Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN (Theo thông tư 03/2014/BTTTT ngày 11 tháng năm 2014) MODULE 03: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN (IU03) Bài 1: Kiến thức văn bản, soạn thảo xử lý văn 1.1 Khái niệm văn 1.1.1 Khái niệm văn - Định nghĩa văn - Đặc trưng văn bản: (i) Tính hồn chỉnh (ii) Tính liên kết; - Một số loại văn thường gặp: văn quy phạm pháp luật, đơn, thư, công văn, định, tài liệu … Tổ chức định dạng văn - Cách thức tổ chức văn bản: (i) nội dung; (ii) hình thức; (iii) tính chất - Tổ chức định dạng: (i) theo khuôn mẫu, quy định; (ii) quy định chung 1.1.2 1.2 Soạn thảo văn xử lý văn 1.2.1 Soạn thảo văn xử lý văn - Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản: chuẩn bị; lập đề cương, viết thảo; trình duyệt, ký văn bản; hồn thiện thủ tục hành - Q trình xử lý văn Một số phần mềm xử lý văn 1.2.2 Giới thiệu sơ lược số phần mềm xử lý văn bản: Microsoft Word; OpenOffice; LibreOffice; AbiWord; Bean… 1.2.3 Chức phần mềm xử lý văn - Nhập lưu trữ văn - Sửa đổi văn - Trình bày văn Bài 2: Sử dụng phần mềm xử lý văn cụ thể 2.1 2.1.1 2.1.2 Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons - Tối ưu hóa, ưu điểm Ribbon office 2010 - Sự khác biệt với hệ thống menu cũ - Những khó khăn chuyển đổi Hệ thống Menu Module 3: Xử lý văn Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Office 2010 tạo nên cấp độ thay đổi menu chương trình Khi lựa chọn thay sổ xuống menu trước đây, toàn cửa sổ Office 2010 sẽ thay đổi màu sắc cung cấp cho bạn các tùy chọn Save, Open, Close, Preview… Hệ thống menu cung cấp các thông tin chi tiết tác giả, kích thước tập tin, các thông tin sửa đổi file…Hệ thống menu Office 2010 rõ ràng chi tiết nhiều Chức Backstage View Trong Office 2010, nút bấm thay đổi bởi tab Ribbon, nằm ở cùng bên trái Khi click vào tab này, hình gọi Backstage View sẽ lên Trên hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, hình bên phải sẽ tùy chọn các chức tương ứng với tác vụ 2.1.3 2.1.4 Chức Paster Preview Paste Preview cho phép xem trước nội dung soạn thảo sẽ trông nội dung khác dán vào đó, giúp tiết kiệm thời gian Ngồi tính còn cho phép lưu giữ định dạng nội dung cần dán, kết hợp các định dạng loại bỏ định dạng nội dung trước dán 2.1.5 Chức Text Effect - Một số tính Text Effect - Sự khác biệt so với các version trước Chú ý: Chức sử dụng cho file Word tạo từ Word 2010 có định dạng *.docx người dùng lưu file dạng *.doc hiệu ứng sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn 2.1.6 Lưu dạng PDF XPS Ngoài các định dạng hỗ trợ bởi MS Office phiên trước Doc, Docx… Office 2010 hỗ trợ lưu file định dạng PDF XPS mà cài đặt thêm Add-in Office 2007 2.1.7 Hiển thị thông tin chi tiết file Để biết thông tin file văn làm việc cần nhấp chuột vào nút Office Button Mọi thông tin sẽ hiển thị dung lượng (tính đến lần lưu cuối cùng), số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người tạo… 2.1.8 Khả mở rộng hình Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn bảng Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía góc phải cửa sổ làm việc ứng dụng Office 2010 nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 2.1.9 Chức chỉnh sửa Media chuyên nghiệp Module 3: Xử lý văn Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Không biết đến với công cụ soạn thảo văn tính toán, Office 2010 còn biết đến với công cụ chỉnh sửa ảnh video mạnh mẽ Cụ thể, bạn dễ dàng chỉnh sửa biên tập nội dung hình ảnh video trong Microsoft PowerPoint Bạn chí loại bỏ hình ảnh với Office Nói cách khác, Office 2010 có nhiều tính mà bạn làm với các file media Mặc dù sẽ khơng phải phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên dụng Photoshop, Office 2010 thực làm cho việc tạo chỉnh sửa nội dung các hình ảnh dễ dàng 2.1.10 Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn Đây điểm có Office 2010, Menu Insert dễ dàng nhận thấy nút lệnh Screenshot Khi chọn lệnh hình máy tính sẽ mờ trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người dùng nhấp chuột khoanh vùng cần chụp vùng sẽ sáng lên thả chuột người dùng sẽ có ảnh chèn vào văn vùng vừa chọn 2.1.11 Xử lý ảnh trình chuyên nghiệp Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập chế độ hiệu ứng cho đối tượng picture chèn vào văn Chỉ cần chọn đối tượng sau vào Menu Picture Tools\Format người dùng dễ dàng nhận thất lựa chọn để thay đổi hiệu ứng cho ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect 2.1.12 Phát triển chức tìm kiếm Nếu với Office 2007 phiên trước hộp thoại tìm kiếm khơng có khác biệt với Office Word 2010 MS phát triển chức thành chức khá linh hoạt tốc độ tìm kiếm cải thiện đáng kể Khi chọn lệnh tìm kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại bên trái nhường chỗ cho hộp thoại tìm kiếm Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào Search Document từ giống sẽ đánh dấu văn đồng thời hộp thoại phần đoạn văn gần với từ tìm kiếm để người dùng dễ dàng di chuyển đến vùng có từ tìm kiếm 2.1.13 Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ Phiên Office cung cấp tính cho phép hạn chế việc thay đổi mà khơng có cho phép tác giả, ngồi còn cung cấp thêm vào “chế độ bảo vệ” (protection mode) để tránh việc bạn vơ tình sửa nội dung file ý muốn Office 2010 cho phép chọn lựa số người nhận tài liệu phép chỉnh sửa, xem mà khơng có quyền chỉnh sửa 2.2 Mở, đóng phần mềm xử lý văn Module 3: Xử lý văn Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 2.2.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn Khởi động: Để bắt đầu chương trình Microsoft Office 2010, chọn Start, trỏ tới All Programs, chọn Microsoft Office nhấp chuột chọn Microsoft Word 2010 Nếu biểu tượng shortcut các chương trình xuất hình tác vụ, khởi động chương trình bằng cách chọn biểu tượng Đóng: để thoát chương trình: (i) nhấp chuột vào File chọn Exit, (ii) Chọn nút (Close), (iii) bấm tổ hợp phím ALT + F4 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3 2.3.1 2.3.2 Giao diện phần mềm - Giới thiệu thành phần cửa sổ - Tính thành phần Thay đổi kích thước, mở nhiều cửa sổ xếp hình làm việc - Thay đổi kích thước - Di chuyển cửa sổ - Sắp xếp cửa sổ Thay đổi số thiết đặt ban đầu - Thay đổi ngôn ngữ - Thay đổi vị trí lưu văn tự động Mở văn có sẵn, tạo văn mới, lưu, xóa văn Mở văn có sẵn Phóng to, thu nhỏ văn - Mở văn có sẵn - Phóng to thu nhỏ tài liệu Lưu tài liệu mở Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S (giống Word 2007) Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn sẽ yêu cầu đặt tên file chọn nơi lưu Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự Word 2007) Mặc định, tài liệu Word 2010 lưu với định dạng *.docx, khác với *.doc mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn sẽ mở Word 2003 trở trước không cài thêm chuyển đổi Để tương thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document) Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Module 3: Xử lý văn Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm liệu, bạn nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm liệu, bạn nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save 2.3.3 Các kiểu tệp tin khác dùng để lưu văn bản, tài liệu Trong Word 2010 cho phép chúng ta lưu file ở số dạng: Mặc định, từ Word 2007 trở đi, phần mở rộng mặc định *.docx Ngoài ra, Word 2010 cho phép chúng ta lưu ở số dạng khác như: (i) *.docm: Lưu file ở dạng Macro Word; (ii) *.doc: Lưu file định dạng Word 97-2003; (iii) *.dotx: Lưu templte Word; (iv) *.pdf: Lưu file ở dạng PDF; (v) *.htm, *: html: Lưu file định dạng Web … 2.3.4 Mở nhiều văn bản, xếp, kích hoạt văn Đôi làm việc với Word bạn cần có nhiều tài liệu liên quan để bổ trợ cho tài liệu mà bạn sử dụng Việc bật tất chúng lên mở qua mở lại để xem nghiên cứu thật thời gian mà khả sai sót lại tăng lên Word hỗ trợ làm việc với nhiều văn sau: Mở nhiều văn bản: Word cho phép mở nhiều văn lúc Việc mở các văn thao tác cách bình thường Sắp xếp văn bản: Chọn thẻ View để ý tới công cụ nhóm Window Trong đó: (i) Phần New Window sẽ giúp bạn bật file Word lên; (ii) Phần Arrange all sẽ giúp bạn chia hình làm nhiều phần ứng với số file Word bạn sử dụng Như ở ví dụ dùng file nên giao diện sẽ thị Một file nằm file nằm (iii) Phần Split phần chia đôi file văn bạn sử dụng làm phần Phần bạn kéo chuột tới trang để xem lại cái đó, phần bạn di chuyển chuột đến trang thứ 10, 15, 20 để tiếp tục làm việc mà không ảnh hưởng đến nội dung Có thể thấy hình bên Phần phần tiêu đề viết, phần phần soạn thảo văn tiếp 2.3.5 Xóa văn Để xóa văn soạn thảo Cách tốt ghi lại văn đó, đóng lại, chuyển tới thư mục lưu trữ văn Xóa tệp tin *.docx lưu Nếu muốn xóa hết nội dung văn bản, nhấn Ctrl + A, sau nhấn Delete Module 3: Xử lý văn Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT 2.4 2.4.1 Biên tập nội dung văn Một số khái niệm Khái niệm số đơn vị Word: Thành phần sở văn là kí tự Một vài kí tự ghép lại với thành từ từ phân biệt bởi dấu cách Tập hợp kí tự nằm hàng gọi dòng Nhiều câu lệnh liên tiếp nhau, tương đối hoàn chỉnh ý nghĩ tạo thành đoạn Trong Word, đoạn văn định nghĩa bằng cách nhấn phím Enter Phần văn thấy thời điểm hình gọi trang hiển thị (nhìn thấy) Phần văn thiết kế để in trang giấy gọi trang in Chọn (đánh dấu) đơn vị văn toàn nội dung văn bản: Bất kỳ chỗ văn bản; Một từ; Dòng văn bản; Một câu; Một đoạn văn; Nhiều đoạn văn; Một khối văn lớn; Toàn tài liệu; Đầu trang chân trang; Một khối văn dọc; Một hộp văn khung 2.4.2 Di chuyển đến trang văn khác Di chuyển cuộn: cho di chuyển chiều dọc tài liệu, cho di chuyển theo chiều ngang Dùng cuộn dọc, có thể: Di chuyển lên dòng bằng cách nhấn vào mũi tên hướng lên; Di chuyển xuống dòng bằng cách nhấn vào mũi tên hướng xuống; Sang trang tiếp theo, sử dụng nút next page; Về trang trước, sử dụng nút Trang trước; Sử dụng Browser Object để di chuyển xuyên suốt văn bản, từ đối tượng chọn đến đối tượng khác Di chuyển bàn phím: Có thể di chuyển theo chữ hay theo đoạn văn Cần phải giữ phím Ctrl bấm phím mũi tên, di chuyển điểm chèn Di chuyển lệnh Goto: Nhấn phím F5 để sử dụng lệnh Go To, sẽ hiển thị hộp thoại có nhiều tùy chọn khác để đến trang cụ thể Thông thường sử dụng số trang, số dòng để trực tiếp đến trang cụ thể sau nhấn nút Go To 2.4.3 Thêm (chèn, ghi đè), xóa, sửa đơn vị văn Chèn đè: Để thay đổi chế độ ghi đè ghi chèn chúng ta sử dụng phím Insert bàn phím Với chế độ chèn, chúng quan sát cách mà văn chèn thêm vào nội dung tồn mà không thay đổi nội dung tồn Với chế độ đè nội dung nhập vào sẽ thay dần nội dung bên phải Xóa văn bản: Sử dụng phím Backspace Delete Word 2010: Kỹ thuật để xóa văn nhấn phím backspace delete 2.4.4 Tìm kiếm, thay ký tự, từ, cụm từ Module 3: Xử lý văn Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Trong trình chỉnh sửa văn bản, thường xuyên gặp tình tìm từ cụ thể tài liệu muốn thay từ bằng từ khác ở số chỗ hay tất các nơi tài liệu Phần hướng dẫn cách để tìm từ hay cụm từ thay chúng qua các bước đơn giản Lệnh Find Word 2010 Hành động tìm thay từ Word 2010 2.4.5 Cắt, dán, chép, di chuyển đơn vị, phần văn Để sử dụng phương pháp chép, cắt dán, Word cung cấp nhớ tạm thời gọi clipboard Khi bạn cắt hay copy văn bản, Word để tạm thời vào nhớ clipboard, đến bước thứ hai, bạn sẽ dán văn vào vị trí mong muốn Sao chép & dán Word 2010 Cắt & dán Word 2010 Sao chép, cắt & dán tài liệu khác Word 2010 2.4.6 Sử dụng lệnh hủy kết vừa làm (undo), lấy lại kết vừa làm (redo) Microsoft cung cấp hai tính quan trọng Undo để khôi phục hành động trước Repeat & Redo để lặp lại hành động trước Ví dụ, bạn xóa nhầm văn bản, bạn sử dụng Undo để khơi phục nó, ngược lại bạn xóa ký tự, bạn sử dụng Redo để tiếp tục hành động 2.5 2.5.1 Xử lý lỗi hiển thị tiếng Việt Loại bỏ hiệu ứng điều chỉnh tự động (autocorrect) có sẵn phần mềm soạn thảo văn tiếng Việt Chức gõ tắt Auto Correct Unikey tương tự chức gõ tắt Word Thực chất chức kiểm tra tả, dùng để gõ nhanh từ, cụm từ thường xuyên sử dụng 2.5.2 Loại bỏ hiển thị khơng mong muốn (ví dụ: đường sóng) xuất văn tiếng Việt Xử lý lỗi chép dán (smart cut and paste) Grammar and Speeling Smart Cut and Paste Bài 3: Định dạng văn 3.1 3.1.1 Định dạng văn (text) Thay đổi phông chữ , kiểu hiển thị (đậm, nghiêng, gạch dưới) Module 3: Xử lý văn Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ sử dụng CNTT Thay đổi phông chữ, cỡ chữ: Để thay đổi phông chữ phần, đoạn hay câu, chọn vùng mà bạn muốn thay đổi phông chữ, cỡ chữ Trong vùng cơng cụ Font chọn vị trí vòng tròn đỏ để thay đổi phông chữ, chọn vòng tròn xanh để thay đổi cỡ chữ Hoặc, Để tăng kích cỡ chữ, bạn nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>) Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+) Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+