chuyen de dinh dang theo dieu kien trong excel 97 2010

Chuyên đề định dạng theo điều kiện trong excel 97-2010 - Format Condition trong excel

G G P P E E - - T T h h á á n n g g 7 7 / / 2 2 0 0 1 1 0 0 T T r r ầ ầ n n T T h h a a n n h h P P h h o o n n g g Nội dung 1. Các vấn đề cơ bản 5 1.1. Giới thiệu 5 1.2. CF dùng danh mục điều kiện sẵn có 6 1.3. Thứ tự ưu tiên của các CF 11 1.4. CF sử dụng các công thức làm điều kiện . 13 1.4.1. Địa chỉ Tuyệt đối và Tương đối trong công thức của CF . 14 1.4.2. Công thức mảng (array formula) trong CF 15 1.4.3. Sử dụng tên (Name) trong CF . 15 1.4.4. Sử dụng Date và Time trong CF 16 1.5. Thêm, sao chép, thay đổi và xoá CF . 17 1.5.1. Thêm CF . 17 1.5.2. Sao chép định dạng của CF cho các ô khác 17 1.5.3. Thay đổi hoặc xoá CF 17 1.6. Dùng Go To tìm kiếm các ô có áp dụng CF . 18 1.7. Một số vấn đề thường gặp 19 1.7.1. CF không áp dụng đúng 19 1.7.2. Các thiết lập trong hộp thoại CF biến mất 19 1.7.3. Không thể sử dụng một số kiểu định dạng trong CF . 19 1.7.4. Các định dạng màu Font và tô bóng cho ô tự động thay đổi . 19 2. Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao . 20 2.1. Các ví dụ cơ bản . 20 2.1.1. Các vấn đề thường gặp . 20 2.1.1.1. Ẩn các lỗi (Hide Errors) 20 2.1.1.2. Tô màu nền các ô rỗng (ISBLANK) 20 2.1.1.3. Ẩn bớt các giá trị trùng (Hide Duplicate Values) . 21 2.1.1.4. Tô màu các giá trị trùng lặp trong cột (Highlight Duplicates in Column) . 22 2.1.1.5. Tô màu các phần tử thuộc danh sách (Highlight Items in a List) . 22 2.1.1.6. Tô màu các con số trùng với các con số cho trước 23 2.1.1.7. Tô màu các ngày sắp đến hạn (Highlight Upcoming Expiry Dates) . 23 2.1.1.8. Ẩn nội dung các ô khi in (Hide Cell Contents When Printing) 24 2.1.1.9. Tô màu nền cách dòng (Shade Alternating Rows) 24 2.1.1.10. Tô màu nền nhóm N dòng cách quãng (Shade Bands of Rows) . 25 2.1.1.11. Tô màu nền cách dòng trong danh sách đang áp dụng Filter (Shade Alternating Filtered Rows) . 25 2.1.1.12. Tạo các hình nền màu (Create Coloured Shapes) 26 2.1.1.13. Điều khiển định dạng kiểu Font chữ . 27 2.1.2. Một số ví dụ về CF với dữ liệu Date – Time . 27 2.1.2.1. Tô màu các ngày lớn hơn ngày 18/09/2000 (trong ô B24) một năm 27 2.1.2.2. Tô màu nền các ngày từ 1/1/2001 đến ngày 30/4/2001 28 2.1.2.3. Tô màu nền các ngày trong tuần hiện hành (tuần bắt đầu là ngày chủ nhật) . 28 2.1.2.4. Tô màu nền các ngày cuối tuần (tuần bắt đầu là ngày chủ nhật) 29 2.1.2.5. Tô màu nền cho các ngày lễ 29 2.1.2.6. Tô màu các cột là ngày chủ nhật hàng tuần 30 2.1.2.7. Sử dụng hàm DateDif và CF để tô nền các thành viên nhỏ hơn 18 tuổi 31 2.1.2.8. Kết hợp TODAY và MONTH tô nền những người có sinh nhật trong tháng . 31 2.1.3. Một số ví dụ về CF với dữ liệu dạng Text . 32 2.1.3.1. Tô màu nền các ô chứa chuỗi cần tìm 32 2.1.3.2. Tô màu nền các ô có chứa chuỗi con cần tìm 32 2.1.3.3. Tô màu nền các ô chứa chuỗi có các chữ bắt đầu giống chuỗi cần tìm 33 2.1.3.4. Tô màu cả dòng khi có một ô thuộc dòng có chứa chuỗi cần tìm 34 2.1.3.5. Tô màu các dòng có lượng hàng tồn kho . 35 2.1.4. Các ví dụ CF sử dụng hàm thống kê 36 2.1.4.1. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị lớn nhất trong vùng số liệu . 36 2.1.4.2. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị lớn nhất, nhì, ba trong vùng số liệu . 36 2.1.4.3. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị nhỏ nhất trong vùng số liệu 37 2.1.4.4. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị nhỏ nhất khác không (0) trong vùng số liệu 37 2.1.4.5. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị nhỏ nhất, nhì, ba trong vùng số liệu 37 2.1.4.6. Tìm và tô nền của ô chứa giá trị lớn hơn giá trị trung bình cộng . 38 2.2. Các ví dụ nâng cao . 38 2.2.1. Tô màu các ô chứa công thức . 38 2.2.2. Tô màu các ô đặt ở chế độ unlock . 39 2.2.3. Tìm các số có sai biệt lớn hơn khoảng ±5% . 39 2.2.4. Tìm nhóm 5 có giá trị cao nhất/ thấp nhất 40 2.2.5. Tìm nhóm 10% có giá trị cao nhất/ thấp nhất . 41 2.2.6. Tạo sơ đồ GANTT . 42 2.2.7. CF khi có nhiều hơn 3 điều kiện . 43 3. Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 . 47 3.1. Giới thiệu 47 3.2. Các qui luật có thể áp dụng khi sử dụng CF tự tạo 49 3.3. Định dạng theo điều kiện sử dụng hình ảnh . 49 3.3.1. Sử dụng data bars . 49 3.3.2. Sử dụng color scales . 52 3.3.3. Sử dụng Icon Sets . 54 3.3.4. Chỉ cho hiển thị một icon trong bộ Icon? 57 3.4. Định dạng theo điều kiện với công thức làm điều kiện . 59 3.4.1. Tô màu các ngày cuối tuần 60 3.4.2. Tô màu nền cách dòng 61 3.4.3. Tô màu nền trắng đen kiểu carô 62 3.4.4. Hiển thị giá trị tổng khi tất cả số liệu được nhập đầy đủ 63 3.5. Một số thao tác cần thiết khi sử dụng định dạng theo điều kiện 64 3.5.1. Quản lý các qui luật định dạng theo điều kiện 64 3.5.1.1. Thêm mới qui luật định dạng 65 3.5.1.2. Hiệu chỉnh qui luật định dạng đang có 65 3.5.1.3. Sắp xếp thứ tự áp dụng các qui luật định dạng . 66 3.5.2. Sao chép định dạng theo điều kiện 67 3.5.3. Xóa định dạng theo điều kiện . 67 3.5.4. Tìm kiếm các ô có áp dụng CF trong bảng tính 68 www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010 Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 5 ĐỊNH DẠNG THEO ĐIỀU KIỆN TRONG EXCEL 97-2010 Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting - CF) được Microsoft bổ sung vào Excel kể từ phiên bản Microsoft Excel 97. CF trong Excel là một công cụ mạnh giúp chúng ta định dạng các chuỗi văn bản trong các ô, các giá trị và các ô về màu sắc, kiểu mẫu nền, kẻ khung… CF khi áp dụng vào các ô (cell) nó sẽ đè lên các định dạng thông thường của ô về màu sắc, kiểu thể hiện văn bản và số… Tuy nhiên nếu chúng ta xoá bỏ CF của các ô thì định dạng đã có trước kia của các ô này sẽ được phục hồi. CF trong các phiên bản Excel 2003 trở về trước có một số giới hạn về số lượng điều kiện (tối đa là 3) và điều này đã được khắc phục trong phiên bản Excel 2007 với số lượng điều kiện cho phép là 64. Tài liệu này sẽ cố gắng trình bày về CF thật bao quát, nhằm giúp các bạn có thể áp dụng được CF trong tất cả phiên bản Excel hiện có cũng như một số kỹ thuật CF bằng VBA. Tài liệu cũng đề cập thật chi tiết về các điểm mới của CF trong phiên bản mới nhất Excel 2007. Tài liệu có sử dụng lại một số bài viết và ví dụ thực tế về CF trên diễn đàn GPE (handung107, levanduyet, …). Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của tất cả các bạn, góp ý xin gửi về ttphong@giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô (cell) hay nhiều ô (range of cells) trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức. Ví dụ như bạn có thể tạo cho định dạng của ô đó là chữ in đậm màu xanh khi giá trị của nó lớn hơn 100. Khi giá trị của ô thoả điều kiện thì các định dạng bạn tạo ra ứng với điều kiện đó sẽ được áp dụng cho ô đó. Nếu giá trị của ô không thoả điều kiện bạn tạo ra thì định dạng của ô đó sẽ áp dụng định dạng mặc định (default formatting) Một ô có thể có 3 định dạng theo điều kiện. Ví dụ như bảng phân tích độ nhạy của Lợi nhuận bên dưới ta sẽ dùng CF cho các ô C21:K31 với 3 điều kiện: www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010 Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 6  Nếu giá trị của ô lớn hơn 0 thì nó sẽ được thể hiện là màu xanh (lời),  Nếu gía trị của ô là 0 thì chữ sẽ màu cam (hoà vốn),  Và nếu giá trị của ô nhỏ hơn 0 thì chữ màu đỏ (lỗ). Bạn chú ý rằng CF giống như việc thêm một hay nhiều công thức vào mỗi ô mỗi khi bạn sử dụng, vì vậy áp dụng CF cho một số lớn các ô có thể gây ra việc thực hiện chương trình bị chậm đi. Do đó bạn hãy chú ý khi áp dụng CF cho một số lớn các ô trong bảng tính. Hai minh hoạ đơn giản đã trình bày chỉ là phần nổi rất nhỏ về khả năng của CF, các phần tiếp theo sẽ giúp bạn từng bước tiếp cận và làm chủ CF – một tính năng tuyệt vời của Excel. Trong phần này sẽ trình bày về tuỳ chọn CF đơn giản nhất là Cell Value is trong hộp thoại CF, và kết hợp với các toán tử trong danh sách sẵn có để ra điều kiện định dạng. Hộp định dạng theo điều kiện cho Excel XP được thể hiện ở hình dưới đây. Trong đó có các tuỳ chọn:  Cell Value Is: căn cứ vào giá trị chứa trong ô để làm đối số so sánh và từ đó áp dụng các định dạng nếu thoã mãn điều kiện (điều kiện trả về TRUE trong kết quả so sánh). www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010 Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 7  Formula Is: căn cứ vào kết quả tính toán của các công thức làm đối số so sánh và từ đó áp dụng các định dạng nếu thoã mãn điều kiện (kết quả so sanh là TRUE). Phần này sẽ trình bày ở mục sau. Giải thích các toán tử so sánh:  Between: giá trị trong ô nằm trong đoạn từ a đến b (bao gồm 2 cận trên và dưới a, b)  Not between: giá trị trong ô không nằm trong đoạn [a, b]  Equal to: giá trị trong ô bằng (=) với giá trị so sánh  Not equal to: giá trị trong ô không bằng (≠) giá trị so sánh  Greater than: giá trị trong ô lớn hơn (>) giá trị so sánh  Less than: giá trị trong ô nhỏ hơn (<) giá trị so sánh  Greater than or equal to: giá trị trong ô lớn hơn hoặc bằng (≥) giá trị so sánh  Less than or equal to: giá trị trong ô nhỏ hơn hoặc bằng (≤) giá trị so sánh Ví dụ 2.1: Dùng CF định dạng cho các ô trong vùng B4:E12 sao cho các giá trị lớn hơn 100 sẽ tô màu chữ xanh và in đậm. B1. Chọn vùng cần định dạng B4:E12 B2. Vào Format | chọn Conditional Formatting… hộp thoại Conditional Formating hiện ra B3. Chọn các tuỳ chọn như hình sau:  Tại Condition 1, chọn tuỳ chọn là Cell Value Is  Chọn toán tử so sánh là greater than  Nhập vào giá trị 100 tại hộp trống bên phải B4. Nhấn nút Format… hộp thoại Format Cells xuất hiện như hình sau  Chọn Bold (In đậm) tại Font style  Chọn màu xanh tại Color  Nhấn OK hoàn tất định dạng www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010 Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 8 B5. Nhấn OK để bắt đầu áp dụng CF cho các ô trong vùng đang chọn. Ví dụ 2.2: Dùng CF định dạng cho các ô trong vùng H4:K12 sao cho các giá trị từ 80 đến 100 sẽ tô màu chữ xanh, in đậm và nền ô màu vàng; các ô còn lại tô chữ màu tím và nền ô màu xám. B1. Chọn vùng H4:K12 cần định dạng CF B2. Vào Format | chọn Conditional Formatting… hộp thoại Conditional Formating hiện ra B3. Chọn các tuỳ chọn như hình sau:  Tại Condition 1, chọn tuỳ chọn là Cell Value Is, chọn toán tử so sánh là between và nhập vào giá trị 80 và 100 tại 2 ô trống kế bên. Nhấn nút Format: o Tại ngăn Font chọn Bold tại Font style, chọn tiếp màu xanh tại Color o Chuyển qua ngăn Patterns và chọn màu vàng tại Cell shading o Nhấn OK hoàn tất CF1.  Nhấn nút Add >> để thêm điều kiện mới  Tại Condition 2, chọn tuỳ chọn là Cell Value Is, chọn toán tử so sánh là not between và nhập vào giá trị 80 và 100 tại 2 ô trống kế bên. Nhấn nút Format: o Tại ngăn Font chọn màu tím tại Color o Chuyển qua ngăn Patterns và chọn màu xám tại Cell shading o Nhấn OK hoàn tất CF2. www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010 Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 9 B4. Nhấn OK để bắt đầu áp dụng CF cho các ô trong vùng đang chọn và bên dưới là kết quả Ví dụ 2.3: Dùng CF định dạng cho bảng kết quả phân tích độ nhạy của Lợi nhuận tại vùng C21:K31 với 3 điều kiện:  Nếu giá trị của ô lớn hơn 0 thì nó sẽ được thể hiện là màu xanh (lời),  Nếu gía trị của ô là 0 thì chữ sẽ màu cam (hoà vốn),  Và nếu giá trị của ô nhỏ hơn 0 thì chữ màu đỏ (lỗ). Bạn hãy tự thực hiện các thao tác sao cho các CF1, CF2 và CF3 như hình sau: www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010 Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 10 Lưu ý các đối số trong điều kiện so sánh có thể dùng tham chiếu đến địa chỉ thay cho các hằng số. Ví dụ 2.4. Ví dụ ta có bảng dữ liệu B36:F40 như hình dưới, hãy dùng CF tô màu vàng cho các ô chứa giá trị bằng với giá trị trong ô F42. Sử dụng địa chỉ tham chiếu thay cho hằng số trong các điều kiện so sánh. B1. Chọn vùng B36:F40 B2. Vào Format | chọn Conditional Formatting… hộp thoại Conditional Formating hiện ra B3. Chọn các tuỳ chọn như hình sau:  Chọn tuỳ chọn là Cell Value Is, chọn toán tử so sánh là greater than và nhập vào tham chiếu =F42 tại ô trống kế bên. Nhấn nút Format, chọn ngăn Patterns và chọn màu vàng tại Cell shading, nhấn OK hoàn tất B4. Nhấn OK để bắt đầu áp dụng CF cho các ô trong vùng đang chọn . DẠNG THEO ĐIỀU KIỆN TRONG EXCEL 97- 2010 Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting - CF) được Microsoft bổ sung vào Excel kể từ phiên bản Microsoft Excel. CF trong bảng tính .............................................................. 68 www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97- 2010