Bài giảng Quản trị các loại tiệc_ Phần 2_1164551

CHƢƠNG QUẢN LÝ VÀ DOANH THU VÀ CHI PHÍ Sau học xong chương này, học viên có khả năng: - Hiểu công việc liên quan đến quản lý chi phí, giá doanh thu - Nhận biết biện pháp quản lý chi phí - Biết cách lập dự tốn chi phí thức ăn, đồ uống, chi phí nhân cơng cho bữa tiệc - Biết cách lập dự tốn doanh thu tính lợi nhuận hoạt động kinh doanh tiệc mang lại 3.1 Quản lý chi phí Quản lý chi phí phần chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm khơng cắt giảm chi phí mà cịn tạo ưu cạnh tranh rõ rệt thị trường Các nhà quản lý cần phải nắm thơng tin chi phí để định Tính tốn, kiểm sốt chi phí giúp doanh nghiệp kiểm sốt ngân quỹ tính giá thành sản phẩm dịch vụ Việc kiểm sốt chi phí doanh nghiệp khơng tốn giải pháp tài chính, mà giải pháp cách dùng người nhà quản trị Đây vấn đề sống cịn doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hiện nay, giải pháp thông thường mà doanh nghiệp áp dụng cắt giảm khoản chi phí, duyệt gắt gao khoản chi liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu kiểm sốt chi phí khơng đạt mong đợi doanh ngiệp nhân viên cho giám đốc “keo kiệt” Đặc biệt, vấn đề doanh nhgiệp, khách sạn, nhà hàng quy mô nhỏ, thường hay gặp phải nhầm lẫn việc kiểm sốt chi phí với cắt giảm chi phí lúng túng xây dựng ý thức tiết kiệm nhân viên 60 Sau bữa tiệc nhà quản trị phải đánh giá, phân tích báo cáo chi phí có cách ứng xử thích hợp với nhân viên việc kiểm sốt chi phí, đưa chế độ thưởng phạt hợp lý 3.1.1 Dự tốn chi phí ngun vật liệu thức ăn Chi phí thức ăn loại chi phí trực tiếp biến đổi theo mức hoạt động tăng giảm Nghĩa bữa tiệc có số lượng khách đơng có chi phí thức ăn cao ngược lại Đối với bữa tiệc, chi phí thức ăn chi phí nguyên vật liệu bao gồm chi phí thực phẩm phụ liệu để chế biến thành ăn Chi phí chiếm tỷ trọng cao tất chi phí Khách sạn, nhà hàng phải xác định tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu giá bán hay giá tiền suất ăn khách đặt cho bữa tiệc Chi phí cịn gọi chi phí tiêu chuẩn nguyên liệu Để xác định chi phí nguyên vật liệu thức ăn, cần tiến hành bước sau: Bƣớc 1: Dự toán doanh thu thức ăn bữa tiệc Doanh thu thức ăn tổng số tiền dự kiến thu từ việc cung cấp ăn cho bữa tiệc Doanh thu thức ăn = Số suất ăn x Giá suất ăn Bài tập 1: Khách đặt bữa tiệc 500 khách với giá 300.000đ/suất ăn chưa tính đồ uống Doanh thu thức ăn = 500 k x 300.000đ = 150.000.000 đ Bƣớc 2: Xây dựng chi phí tiêu chuẩn Là tỷ lệ chi phí thực phẩm xác định cho ăn , hay suất ăn phù hợp với giá bán nhằm đảm bảo định lượng chất lượng ăn Chi phí khách sạn, nhà hàng xác định phù hợp với cấp hạng khách sạn, nhà hàng Khách sạn cao cấp tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn thấp Bƣớc 3: Dự tốn chi phí ngun vật liệu Chi phí nguyên vật liệu tổng số tiền chi cho việc mua thực phẩm phụ 61 liệu để làm ăn Chi phí ngun vật liệu = Doanh thu thức ăn x Chi phí tiêu chuẩn Bài tập 1: Chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu khách sạn quy định 45% doanh thu Tính chi phí ngun liệu cho bữa tiệc 500 khách nói (ở tập) Chi phí nguyên vật liệu = 150.000.000 đ x 45% = 67.500.000đ 3.1.2 Dự toán chi phí đồ uống Chi phí đồ uống số tiền dành cho việc dụng đồ uống bữa tiệc Căn vào chủng loại đồ uống số lượng loại đồ uống dự kiến sử dụng cho bữa tiệc trình bày mục 2.13 để lập dự tốn chi phí đồ uống Đồ uống sử dụng bữa tiệc chủ yếu loại rượu, bia nước giải khát chế biến sẵn Do khách sạn, nhà hàng không sản xuất loại đồ uống phí đồ uống thực chất giá vốn mua vào C= Q1xG1+Q2xG2+QnxGn Trong đó: - C: Chi phí đồ uống - Q 1: Số lượng loại đồ uống thứ - Q 2: Số lượng loại đồ uống thứ hai - Q n: Số lượng loại đồ uống thứ n - G: Giá vốn loại đồ uống - Gn: Giá vốn loại đồ uống thứ n Bài tập 4: Một bữa tiệc dự tính sử dụng loại đồ uống với giá vốn sau: 62 DỰ TỐN CHI PHÍ ĐỒ UỐNG Loại Tiệc:…………………… Chủ Tiệc:…………………… Ngày……….tháng………năm Đơn vị tính: Đồng TT Tên đồ uống ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Champagne chai 05 120.000 600.000 Vang trắng chai 10 100.000 1.000.000 Vang đỏ chai 10 100.000 1.000.000 Bia heineken thùng 05 380.000 1.900.000 Nước khoáng thùng 03 100.000 300.000 Nước thùng 03 150.000 450.000 Nước trái tươi lít 10 50.000 500.000 Cộng 5.750.000 3.1.3 Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu, hàng hóa Chi phí ngun vật liệu, hàng hóa sử dụng bữa tiệc chiếm tỷ trọng cao tất chi phí Nó vừa định hiệu quả, lợi nhuận đạt thông qua phục vụ tiệc vừa ảnh hưởng đến chất lượng ăn đồ uống Chi phí kiểm sốt nhà quản trị tuân thủ theo bước kiểm soát chi phí sau - Trước hết, phải lập định mức chi phí, cụ thể định mức chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu ăn, suất ăn Sau định mức cho khoản chi phí khác theo tiêu chuẩn gắn với hoạt động khách sạn, nhà hàng - Tham khảo chi phí bữa tiệc trước đây, đưa so sánh chuẩn vào diễn biến giá thị trường chiến lược phát triển khách sạn, nhà hàng 63 - Bước thu thập thơng tin chi phí thực tế Cơng việc khơng trách nhiệm phịng kế tốn, mà phải tham gia phận khác để khách sạn, nhà hàng chủ động việc xử lý thơng tin chi phí Các chi phí phải phân bổ thành loại cụ thể chi phí biến đổi, chi phí cố định - Ngồi ra, nhà quản lý phải phân tích biến động giá thị trường theo định kỳ, dựa thơng tin chi phí thực tế so sánh với định mức thiết lập để dễ dàng xác định khác biệt chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng nơi phát sinh chi phí biến động Sau điều tra biết nguyên nhân biến động chi phí, xác định chi phí kiểm sốt chi phí bữa tiệc - Để kiếm sốt chi phí ngun vật liệu, hàng hóa nhà quản trị cần phải chuẩn hóa cơng thức chế biến loại đồ uống pha chế ăn Cơng thức sở để nhân viên pha chế đồ uống nhân viên đầu bếp có pháp lý (quy định khách sạn, nhà hàng) thực công việc Khi xây dựng cơng thức phải cân nhắc định lượng thành phần nguyên liệu điều chỉnh cho phù hợp Từ xác định tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn phù hợp với cấp hạng khách sạn, nhà hàng - Sau bữa tiệc, sau tháng hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi phí nguyên vật liệu so sánh tỷ lệ chi phí thực tế với tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn, đồng thời so sánh tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế với tổng chi phí nguyên vật liệu dự kiến Tổng chi phí thực phẩm thực tế Tỷ lệ chi phí thực phẩm thực tế = x 100% Tổng doanh thu ăn 64 Tổng chi phí đồ uống thực tế Tỷ lệ chi phí đồ uống thực tế = x 100% Tổng doanh thu đồ uống Chi phí thực phẩm thực tế = Tồn đầu kỳ + Mua vào - Tồn cuối kỳ Để kiểm sốt chi phí hàng hóa, nguyên vật liệu sử dụng cho bữa tiệc, có thực đơn, cần thiết phải lập bảng kê chi tiết mua hàng 3.1.4 Lập bảng kê chi tiết hàng hóa Bảng kê chi tiết hàng hóa bảng tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu đồ uống thức ăn bữa tiệc Trước lập bảng kê chi tiết hàng hóa, cần dựa vào yếu tố sau để dự tính thành phần định lượng loại: - Thực đơn bữa tiệc: Cho biết tên đồ uống, tên ăn - Bảng dự tốn chi phí đồ uống: Để biết chủng loại, số lượng giá tiền - Cơng thức chế biến ăn: Để biết thành phần thực phẩm định lượng loại - Giá thị trường loại nguyên vật liệu Bảng kê chi tiết hàng hóa giúp cho người quản lý biết được: - Những nguyên liệu cần mua, số lượng - Số tiền chi cho loại nguyên vật liệu nằm ngân sách cho phép - Chênh lệch dự toán chi tiết với dự toán ngân sách - Điều chỉnh số lượng phù hợp với ngân sách dự kiến 65 BẢNG KÊ CHI TIẾT MUA HÀNG TT Tên nguyên liệu ĐVT A Số lƣợng B C Đơn giá D Thành tiền E=CxD I Đồ uống Champagne chai 05 120.000 600.000 Vang trắng chai 10 100.000 1.000.000 Vang đỏ chai 10 100.000 1.000.000 Bia heineken thùng 05 380.000 1.900.000 Nước khoáng thùng 03 100.000 300.000 Nước thùng 03 150.000 450.000 Nước trái tươi lít 10 50.000 500.000 Cộng 5.750.000 II Đồ ăn Thăn bò kg 05 180.000 900.000 Đùi cừu kg 04 450.000 1.800.000 Tôm sú kg 03 220.000 660.000 Thịt nạc heo Sườn heo ………………… ……… ……… …………… …………… ………………… ……… ……… …………… …………… 10 Tổng cộng 73.250.000 3.1.5 Dự tốn chi phí cố định Chi phí cố định chi phí khơng thay đổi công suất hoạt động khách sạn, nhà hàng tăng giảm phạm vi thời gian định Nghĩa kỳ kinh doanh (ngày, tháng, năm) số lượng khách tăng lên hay giảm xuống, số suất ăn, đố uống bán nhiều hay tổng chi phí cố định phân bổ cho 66 kỳ tồn không thay đồi Đối với bữa tiệc việc dự tính chi phí vào tổng chi phí cố định phân bổ kỳ số lượng bữa tiệc dự kiến phục vụ f=F:Q Trong đó: - f: Chi phí cố định bữa tiệc - F Tổng chi phí cố định kỳ - Q: Số lượng bữa tiệc phục vụ kỳ Thơng thường bữa tiệc có số lượng khách quy mơ khác nhau, nên tính chi phí cố định cho bữa tiệc khác Một bữa tiệc đông khách hơn, sử dụng nhiều chi phí nhân cơng, chi phí thiết bị phải chịu chi phí cố định cao Bài tập 5: Tổng ci phí cố định phân bổ bình quân tháng cho phận tiệc 120.000.000 đồng rong tháng khách sạn dự kiến phục vụ 12 bữa tiệc Tính chi phí cố định bình qn bữa tiệc f = 120.000.000 đ : 12 tiệc = 10.000.000 đ 3.1.6 Kiểm sốt chi phí nhân cơng Chi phí nhân cơng chi phí lao động trực tiếp: Là tiền lương khoản liên quan trả cho cơng nhân lao động trực tiếp mà chúng phân bổ toàn theo lượng thời gian sử dụng để tạo đơn vị sản phẩm để cung cấp dịch vụ cụ thể Để kiểm sốt chi phí nhân cơng, nhà quản trị cần thực số tiêu sau đây: - Xây dựng đơn giá tiền lương thích hợp - Xây dựng quỹ lương dựa doanh thu - Xây dựng tiêu tiền lương - So sánh quỹ lương thực tế với quỹ lương kế hoạch 67 - So sánh quỹ lương thực tế với quỹ lương năm ngoái - So sánh tỷ lệ tiền lương thực tế với dự tóan - Xây dựng xác kế hoạch nhân - Xây dựng quy chuẩn công việc, định mức thời gian hồn thành cơng việc Bài tập 2: Tình hình phận tiệc khách sạn tháng 10 sau: - Tổng doanh thu: 250.000 USD - Tỷ trọng chi phí nhân cơng doanh thu: 22% - Số lao động cố định bình quân sử dụng: 20 người - Ngày công định mức tháng theo hợp đồng: 26 cơng/lao động Tính tiêu tiền lương tháng 10! Giải: - Quỹ lương kế hoạch = 25.000 USD x 22% = 5.500 USD - 50 công nhật thời vụ tương đương lao động/tháng - Tổng số lao động bình quân: 20 + = 22 người - Chỉ tiêu lương bình quân lao động = 5.500 USD : 22 người = 250 USD 3.2 Quản lý doanh thu tiệc 3.2.1 Khái niệm doanh thu Tiêu thụ sản phẩm trình nhà hàng, khách sạn bán nhận tiền bán, phục vụ bữa tiệc theo hợp đồng thỏa thuận nhà hàng, khách sạn cung cấp dịch vụ tiệc khách hàng đặt tiệc Kết thúc trình tổ chức ohục vụ tiệc nhà hàng, khách sạn có doanh thu bán hàng Doanh thu hay cịn gọi thu nhập tồn số tiền thu tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ nhà hàng, khách sạn Doanh thu tiệc bao gồm doanh thu bán hàng: Món ăn, đồ uống doanh thu từ cung cấp dịch vụ khác kèm theo dàn nhạc, quay phim, chụp hình, vv… 68 3.2.2 Ý nghĩa tiêu doanh thu - Doanh thu bán hàng phản ánh quy mô trình chế biến, phục vụ, phản ánh trình độ tổ chức đạo sản xuất kinh doanh nhà hàng, khách sạn Có doanh thu chứng tỏ nhà hàng, khách sạn cung cấp dịch vụ, sản phẩm người tiêu dùng chấp nhận mặt khối lượng, giá trị sử dụng, chất lượng giá phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng - Doanh thu bán hàng nguồn vốn để nhà hàng, khách sạn trang trải khoản chi phí trình hoạt động kinh doanh, trả lương, trả thưởng, trích BHXH, nộp thuế theo luật định - Thực doanh thu bán hàng kết thúc giai đoạn cuối trình luân chuyển vốn, tạo điều kiện thuận lợi cho trình sản xuất sau 3.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu tiệc Doanh thu từ dịch vụ tiệc chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố khách quan chủ quan Trong có yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như: - Số lượng khách hàng dự tiệc, số ăn tiêu thụ lao vụ, dịch vụ kèm theo cung ứng cho bữa tiệc - Kết cấu thực đơn, cách thức phục vụ phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng doanh thu cao - Chất lượng sản phẩm : sản phẩm có chất lượng cao giá bán cao Nâng cao chất lượng sản phẩm chất lượng cung cấp dịch vụ tăng thêm giá trị sản phẩm giá trị dịch vụ tạo điều kiện tiêu thụ dễ dàng, nhanh chóng thu tiền bán hàng, tăng doanh thu bán hàng - Giá bán sản phẩm : Khi định giá bán sản phẩm giá cung ứng dịch vụ phải cân nhắc cho giá bán phải bù phần nguyên liệu, vật chất tiêu hao, đủ trả lương cho người lao động có lợi nhuận để thực tái đầu tư Thông thường giá bán bữa tiệc quan hệ cung cầu thị trường định 69 ... uống thứ n - G: Giá vốn loại đồ uống - Gn: Giá vốn loại đồ uống thứ n Bài tập 4: Một bữa tiệc dự tính sử dụng loại đồ uống với giá vốn sau: 62 DỰ TOÁN CHI PHÍ ĐỒ UỐNG Loại Tiệc:…………………… Chủ Tiệc:……………………... Người quản lý phải đưa dẫn, động viên để thúc đẩy nhân viên thực cơng việc có hiệu - Mỗi tổ, nhóm hay cá nhân phải giao trách nhiệm rõ ràng thực nhiệm vụ Các nhà quản trị phải có phương pháp quản. .. CHỨC PHỤC CÁC LOẠI VỤ TIỆC Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Tiếp thu kiến thức loại hình kinh doanh tiệc; - Phân biệt khác loại tiệc - Mô tả nguyên tắc hình thức tổ chức loại tiệc