Bài thu hoạch kỹ năng lãnh đạo cấp phòng: Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng. Những khó khăn, trở ngại và đề xuất giải pháp khắc phục trong công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng. Tham mưu công tác cho lãnh đạo là một trong những nhiệm vụ quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến kết quả và hiệu quả công việc. Điều này đòi hỏi người được giao nhiệm vụ lãnh đạo cấp phòng phải có kỹ năng tham mưu và cần không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức, kỹ năng tham mưu.
CHỦ ĐỀ: Kỹ tham mưu lãnh đạo cấp phòng Những khó khăn, trở ngại đề xuất giải pháp khắc phục công tác tham mưu lãnh đạo cấp phòng PHẦN MỞ ĐẦU Phòng cấp máy quản lý nhà nước Chức chung cấp phòng chuyển tải tổ chức thực định cấp trực tiếp phản ánh yêu cầu, nguyện vọng, đề xuất công chức đơn vị với lãnh đạo cấp Trong quan hệ với chủ trương sách Nhà nước, phòng cấp có chức tư vấn triển khai Về vị trí, Phòng tổ chức chun môn, kỹ thuật, nghiệp vụ quan, đơn vị Phòng cấu tổ chức cấp bộ, tổng cục, cục, sở, ngành cấp huyện quan hành chính, đơn vị nghiệp nhà nước Nội dung cơng việc phòng lĩnh vực có tính chun mơn, kỹ thuật nghiệp vụ Do vị trí, cấp độ phòng khác nên nhiệm vụ cụ thể phòng cấp khác Nhiệm vụ, quyền hạn lãnh đạo phòng chủ yếu tập trung vào hai mảng: (i) Chỉ đạo thực chủ trương, sách, định quản lý cấp trên; (ii) Tham mưu công tác cho lãnh đạo Tham mưu công tác cho lãnh đạo nhiệm vụ quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến kết hiệu cơng việc Điều đòi hỏi người giao nhiệm vụ lãnh đạo cấp phòng phải có kỹ tham mưu cần không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức, kỹ tham mưu PHẦN II KỸ NĂNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG I TỔNG QUAN VỀ “THAM MƯU” Khái niệm “tham mưu” Khái niệm tham mưu hiểu là: “Tham mưu tổ chức cá nhân tham gia (tham dự) vào việc đề xuất thiết kế kế hoạch, chương trình tổ chức thực (thi cơng) kế hoạch, chương trình chủ thể quyền lực lãnh đạo, quản lý định” Tham mưu không tham dự, đề xuất chủ trương cho người lãnh đạo, quản lý cấp mình, mà hướng dẫn đạo thực lĩnh vực đảm trách cho cấp lãnh đạo quản lý quan tham mưu cấp Trên sở chức năng, nhiệm vụ, người lãnh đạo phòng cụ thể hóa nội dung cần tham mưu cho cấp gồm: (i) Tham mưu xây dựng, bổ sung, hoàn thiện chế, sách quy trình quản lý; (ii) Tham mưu xây dựng tổ chức thực kế hoạch cơng tác phòng; (iii) Tham mưu kế hoạch biện pháp kiểm tra, giám sát thực để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, hoạt động nguồn lực; (iv) Tham mưu phối hợp triển khai thực đề án, kế hoạch chung Xét chức tham gia lẫn chức hướng dẫn tổ chức thực quan cơng chức tham mưu có thuộc tính lãnh đạo, quản lý đồng thời phải chịu trách nhiệm với người lãnh đạo, quản lý lĩnh vực tham mưu Không nên hiểu đơn tham mưu giúp việc, bảo làm Tham mưu có trách nhiệm đồng thời phải có quyền hạn u cầu tham mưu Người lãnh đạo phòng làm cơng tác tham mưu cần có lĩnh, hiểu biết hệ tiêu chuẩn cụ thể Một số yêu cầu cụ thể công tác tham mưu lãnh đạo phòng bao gồm: (i)Tham mưu phải bảo đảm tính phù hợp pháp luật, đáp ứng mục tiêu, nhiệm vụ tổ chức; (ii)Trung thực xác với thái độ nghiêm túc công việc; (iii)Tham mưu phải kịp thời, có tính ngun tẳc cao, xem xét giải công việc cụ thể với thái độ khách quan, biện chứng; (iv)Tham mưu phải đầy đủ, tồn diện, song khơng định kiến, hẹp hòi, khơng bảo thủ Tham mưu phải góp phần hình thành, củng cố phát triển văn hóa tổ chức, hồn thiện quy trình cơng tác phát huy tiềm thành viên, đóng góp vào thành cơng phòng nói riêng quan nói chung; (v)Tham mưu đồng thời phải góp phần nâng cao hiệu phối hợp công tác phòng, cá nhân tổ chức, đơn vị, nâng cao hiệu qưả phối hợp công tác đơn vị ngành Do vậy, người lãnh đạo phòng làm cơng tác tham mưu phải có lực chun mơn sâu, tinh thơng lĩnh vực đảm trách, với tính chun nghiệp cao Tài trách nhiệm tham mưu khả chuyên sâu để đưa phương án, kế hoạch, chương trình, phương án tính tốn dự báo có tính hiệu hệ chương trình, phương án Ngồi ra, để thực tốt cơng tác tham mưu, lãnh đạo phòng cần có kỹ năng: (i)Kỹ phát lựa chọn vấn đề; (ii)Kỹ chuẩn bị thông tin, cứ, lỹ lẽ; (iii)Kỹ lựa chọn thời gian địa điểm; (iv)Kỹ lựa chọn phương pháp dự kiến kết quả; (v)Kỹ trình bày thuyết phục Các nguyên tắc tham mưu Trong công tác tham mưu, lãnh đạo phòng cần tuân thủ nguyên tắc sau: (i) Tham mưu phải vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấp có thẩm quyền giao; (ii)Tham mưu phải nhằm thực cho mục tiêu đơn vị cấp phòng Tuyệt đối khơng để đầu óc vụ lợi, thiên vị, xen lẫn động cá nhân; (iii)Tham mưu phải tuân thủ theo pháp luật; (iv)Phải dựa sở khoa học, khách quan; (v)Trung thành với lợi ích nhân dân, dân tộc, phấn đấu hơm tương lai tốt đẹp đất nước Tóm tại, tham mưu nhiệm vụ quan trọng lãnh đạo phòng, cơng tác tham mưu nghề chun sâu, có tính chun nghiệp cao Lãnh đạo phòng phải có hiểu biết, kỹ năng, lực để thực tốt nhiệm vụ tham mưu theo yêu cầu nguyên tắc định II CÁC KỸ NĂNG THAM MƯU TRONG LĨNH VỰC CƠNG TÁC Để thực tốt cơng tác tham mưu, người lãnh đạo phòng cần phải thu thập xử lý thơng tin xác để nắm bắt rõ vấn đề cần tham mưu, có kỹ soạn thảo quản lý văn khoa học kỹ trình bày, thuyết phục để tham gia đề xuất chủ trương cho người lãnh đạo, quản lý cấp mình, đồng thời hướng dẫn đạo thực lĩnh vực đảm trách cho cấp lãnh đạo quản lý quan tham mưu cấp Thu thập xử lý thông tin a) Thu thập thông tin Khi thực thi hoạt động cơng vụ, điều quan trọng có thơng tin liệu phù hợp, cần thiết phục vụ cho công việc thân quan, đơn vị, qua đóng góp cho việc hồn thành mục tiêu chung Tuy nhiên thông tin vật, tượng cần thống kê thường thay đổi theo thời điểm thống kê, để có thơng tin xác cần nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực địa, kiểm tra thực tế, vấn, dùng phiếu điều tra - Nghiên cứu tài liệu: bao gồm đọc báo cáo tình hình mặt hoạt động sở, văn quy phạm pháp luật Đây phương pháp cần áp dụng, giúp nắm bắt tình hình nhanh, có nhìn bao qt, tổng hợp chi phí thấp, giúp cơng tác tham mưu định hướng, quy định nhà nước - Khảo sát thực địa: việc triển khai thu thập thông tin trực tiếp, giúp thu thơng tin hữu ích, kịp thời, từ tham mưu, đề xuất phù hợp với thực tế - Kiểm tra thực tế: cách kiểm tra, quan sát công việc tiến hành, giúp nắm ưu, nhược điểm cơng việc tiến hành, từ có đề xuất, kiến nghị cải tiến công việc hiệu có tham mưu phù hợp với thực tế - Phỏng vấn: cách thu thập thông tin trực tiếp từ đối tượng vấn, cho thông tin nhanh, theo mục tiêu đề ra, giúp cho công tác tham mưu bám sát, hữu ích với thực tế - Phiếu điều tra: cách xây dựng câu hỏi khung để điều tra, thu thập thơng tin, thơng tin chung chuyên sâu vấn Tuy nhiên cần phải lựa chọn số lượng mẫu điều tra phù hợp, đảm bảo độ tin cậy thông tin thu thập Mỗi phương pháp có ưu điểm nhược điểm riêng, cần phối hợp phương pháp cách phù hợp để có thơng tin xác, tin cậy, nhanh chóng, tiết kiệm Người tham mưu tốt phải vận dụng linh hoạt phương pháp thu thập thơng tin, tùy tình huống, trường hợp cụ thể mà lựa chọn phương pháp phù hợp, không chủ quan thiên lêch phương pháp b) Xử lý thông tin Thông tin sau thu thập dù đảm bảo tính xác chưa thể tham mưu mà cần tổng hợp, phân loại thông tin theo lĩnh vực, theo mục tiêu quản lý để có kết luận thực trạng, tình hình vấn đề cần tham mưu Lúc thơng tin trở thành liệu, tức từ đơn vị nhỏ trở thành đơn vị phân tích lớn (ví dụ thơng tin từ điểm trường, trường trở thành thông tin cấp học) cần lưu trữ dạng phù hợp để phân tích Điều quan trọng xếp liệu dạng hệ thống mang tính tổng quát Để làm điều cần có bảng biểu mẫu báo cáo thiết kế phù hợp, bao quát thơng tin có để đảm bảo việc tổng hợp nhanh chóng Trong thu thập thơng tin định lượng (số liệu) hữu ích ứng dụng CNTT với bảng biểu thiết kế phần mềm đơn vị sở cần nhập thơng tin theo biểu mẫu có sẵn Đối với thơng tin dạng định tính, sau thu thập qua báo cáo, phiếu khảo sát cần tổng hợp phân tích theo phương pháp khoa học để tránh việc đánh giá chủ quan Việc tổng hợp thông tin cuối hệ thống báo cáo tổng quan lãnh đạo phòng phải kiểm sốt tính xác, khoa học thơng tin báo cáo cuối trước tham mưu Soạn thảo quản lý văn a) Soạn thảo văn Kết công tác tham mưu thường văn xây dựng, bổ sung, hồn thiện, đạo, điều hành chế sách, quy trình quản lý văn kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát việc thực đề án, kế hoạch Nếu kỹ soạn thảo văn không tốt làm chậm trễ thời gian tham mưu, kéo dài thời gian thủ tục hành chính; văn khơng thể thức, nội dung khó hiểu làm ảnh hưởng tới hiệu quản lý cấp ảnh hưởng trực tiếp tới chức đạo, hướng dẫn tham mưu lãnh đạo cấp phòng Do q trình tham mưu lãnh đạo phòng cần phải làm chủ kỹ soạn thảo, quy định trình bày văn hành (theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính); quy định trình bày văn quy phạm pháp luật (theo Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015); trình bày văn chuyên ngành lĩnh vực tài kế toán, lĩnh vực xây dựng theo quy định Bộ Tài chính, Bộ Xây dựng b) Quản lý văn Trong công tác tham mưu cần vào văn quy định, văn đạo điều hành cấp trên, văn cung cấp thông tin số liệu cấp dưới, văn lưu giữ ; công việc cụ thể có nhiều văn liên quan theo thời gian văn cần lưu giữ phức tạp số lượng lẫn chủng loại Do để có thực cơng tác tham mưu cần phải quản lý tốt văn đi, văn đến xây dựng hồ sơ văn cách khoa học, hợp lý Quản lý tốt văn đến giúp giải công việc đảm bảo theo tiến độ, khơng bỏ sót nhiệm vụ Quản lý tốt văn xây dựng hồ sơ văn khoa học, hợp lý giúp quản lý, nắm bắt tình hình thực nhiệm vụ, để thực tốt cơng tác tham mưu Trình bày thuyết phục Để thực công tác tham mưu, lãnh đạo phòng thường xun phải báo cáo, trình bày, đề xuất kiến nghị với cấp trực tiếp, công chức quản lý quan, đơn vị liên quan Có hai hình thức trình bày, văn lời nói (i)Trình bày văn bản: yêu cầu văn phải trình bày rõ ràng, mạch lạc, thể nội dung vấn đề, tránh lan man, lạc đề văn phong sáng sủa, có tính thuyết phục Nên lưu ý đến yếu tố cấp bậc, chức vụ đối tượng đọc văn bản, văn gửi cho lãnh đạo cấp trên, gửi quan bên hay đơn vị đồng cấp quan Cần có kỹ lựa chọn, xác định loại văn phù hợp, báo cáo, cơng văn, tờ trình, thơng báo hay giấy mời,… (ii) Trình bày lời nói: với chức tham mưu, việc trình bày lời nói việc làm thường xun, cần thiết Khi trình bày lời nói đơi có số khó khăn nhỏ lãnh đạo khơng có nhiều thời gian để nghe trình bày áp đặt ý kiến lãnh đạo Ngoài ra, trao đổi cơng việc với cấp dưới, trình bày rõ ràng thuyết phục tăng hiệu công tác điều hành Do vậy, người tham mưu cần rèn luyện kỹ trình bày lời nói, gồm kỹ năng: (i) lên kế hoạch, (ii) chuẩn bị, (iii) thực hành, (iv) trình bày Trong trình bày cần lưu ý yếu tố cấp bậc, chức vụ đối tượng lắng nghe Khi trình bày với cấp trên, nên làm rõ điểm, ý chính, trao đổi xác ý lắng nghe/ghi chép nhận xét, ý kiến cấp Khi nói chuyện với cấp dưới, ln ln giải thích chi tiết vấn đề lấy ý kiến nhân viên cấp xem họ suy nghĩ phản hồi vấn đề Để vận động, lơi kéo đồng tình ủng hộ cấp trên, tham gia chấp hành nhân viên cấp đơn vị pháp luật, chủ trương, sách Nhà nước hay để hòa giải mâu thuẫn bất đồng, để thống quan điểm, lập trường, giải cơng việc, u cầu lãnh đạo cấp phòng cần có kỹ thuyết phục Một yếu tố góp phần nâng cao kỹ thuyết phục lãnh đạo cấp phòng uy tín, phẩm chất, lực cách thể tình cảm lập luận Ngồi ra, trang phục, tướng mạo tuổi tác góp phần không nhỏ vào khả thuyết phục lãnh đạo Để thuyết phục có hiệu quả, cần tìm hiểu đối tượng vấn đề cần thuyết phục, tạo mơi trường giao tiếp tốt bầu khơng khí tin cậy, kết hợp nhuần nhuyễn tình lý, để tình trước đơi với lý, phải phù hợp, linh hoạt với trường hợp cụ thể Ngoài cần bổ sung, rèn luyện số kỹ xảo thuyết phục như: dẫn chứng, minh họa, nêu lên tình giả định xấu khơng thực kế hoạch, khơi dậy lòng tự tơn, tự trọng, … để định hướng theo lý lẽ thuyết phục III NHỮNG KHĨ KHĂN TRỞ NGẠI THƯỜNG GẶP KHI THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC Khó khăn trở ngại thực chức tham mưu Có nhiều khó khăn trở ngại từ nhiều phía thực chức tham mưu lãnh đạo cấp phòng, nhiên có số khó khăn cản trở sau: a) Nguyên nhân chủ quan Người lãnh đạo cấp phòng làm cơng tác tham mưu khơng có đủ trình độ kiến thức chun mơn (yếu chun mơn) người lãnh đạo, quản lý cấp phòng khơng có trình độ chun mơn tốt khơng có khả phối hợp chun mơn với thành viên phòng Hay nói cách khác, người lãnh đạo khơng có chun mơn khơng có yếu tố để ảnh hưởng đến người khác, không thuyết phục người khác, không lôi người khác Người lãnh đạo cấp phòng khơng đủ phẩm chất trị, lập trường tư tưởng không vững vàng, tham mưu trái chủ trương, đường lối Đảng, không quy định pháp luật tham mưu khơng chuẩn Người lãnh đạo cấp phòng khơng đủ kỹ kinh nghiệm Năng lực lãnh đạo nhà lãnh đạo, quản lý cấp phòng phát triển qua kinh nghiệm thực tế, qua cọ xát, thử thách với công việc hàng ngày Từ tảng lý thuyết kết hợp với thực tiễn thân, người lãnh đạo có định đắn xử lý tình xảy hoạt động phòng Nếu thiếu kinh nghiệm người lãnh đạo cấp phòng gặp khó khăn diễn đạt văn bản, thuyết phục không thuyết phục không lúc, chỗ Nếu người lãnh đạo cấp phòng người hẹp hòi, ích kỷ đặt lợi ích cá nhân lên hết mà khơng nghĩ đến lợi ích chung việc tham mưu không đạt hiệu b) Nguyên nhân khách quan Từ phía người tham mưu: Quản lý cấp tham mưu người độc đốn, cố chấp, bảo thủ, quan liêu… khơng chịu nghe ý kiến tham mưu từ cấp khơng phát huy tính sáng tạo kinh nghiệm cấp Bên cạnh đó, lực nhân viên phòng cấp sở hạn chế ảnh hưởng tới công tác tham mưu, dẫn đến trình tham mưu chậm trễ, thiếu xác thực khơng đạt u cầu Về chế quản lý, lãnh đạo cấp phòng khơng có quyền hạn trực tiếp việc tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, điều chuyển, sa thải nhân viên thuộc lĩnh vực quản lý dẫn tới bất cập đội ngũ không giải triệt để Có nhiều vấn đề lúc cần phải xử lý: Trong q trình tham mưu có nhiều cơng việc kế hoạch đến hạn phải tham mưu nhiều công việc đột xuất xảy phải giải quyết, ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng, tiến độ trình tham mưu Thời gian giải công việc: Đôi nội dung yêu cầu tham mưu có thời hạn xử lý ngắn điều ảnh hưởng đến chất lượng văn tham mưu Thời gian dành cho việc thu thập, cập nhật thông tin dẫn đến số liệu, dẫn chứng chưa đủ sức thuyết phục Ngồi có cản trở từ yếu tố khác như: bối cảnh kinh tế, trị chi phối, bất cập văn đạo điều hành, chậm trễ thủ tục hành khiến nội dung tham mưu khơng thể thực Giải pháp khắc phục a) Về phía người tham mưu Ln vững tinh thần quan điểm tham mưu phải nghĩ đến lợi ích chung Tăng cường hiểu biết sâu chuyên môn, nghiệp vụ để tham mưu có hiệu Người lãnh đạo có trình độ chun mơn tốt gương cho thành viên khác noi theo, có khả phối hợp chuyên môn với thành viên khác, sử dụng chuyên môn yếu tố ảnh hưởng đến người khác, lơi người khác theo mình, người cầm cân nảy mực Nắm vững trị, đường lối, chủ trương Đảng, định Nhà nước để tham mưu cho Tăng cường kỹ để phục vụ cho công tác tham mưu như: soạn thảo văn bản, kỹ thuyết trình, thuyết phục… b) Về phía người tham mưu: Cần có nhìn biện chứng, tránh định kiến điều tạo nên hậu khơng tốt, mặt làm cho người quyền chống lại người lãnh đạo mức độ trực tiếp gián tiếp Mặt khác làm giảm bớt tham gia thành viên giải công việc đơn vị Người tham mưu cần có kỹ nghe thật tốt, phải biết lắng nghe, biết chọn lựa ý kiến tham mưu để đưa định hiệu Nhân viên phòng phải nâng cao tinh thần chủ động công việc, tự học tự bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm Hồn thiện đồng chế tổ chức, tuyển dụng, bố trí sử dụng cán bộ, xây dựng chế đặc thù riêng cho cán bộ, chuyên viên có lực máy tham mưu theo hướng khuyến khích nhân chất lượng cao, linh hoạt bổ nhiệm, tuyển dụng PHẦN III KẾT LUẬN Tham mưu kỹ quan trọng, cần thiết lãnh đạo cấp phòng Để đảm bảo hiệu công tác tham mưu, người tham mưu cần không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức, nắm yêu cầu nguyên tắc công tác tham mưu, kỹ tham mưu, có kỹ như: thu thập xử lý thông tin, soạn thảo quản lý văn bản, trình bày thuyết phục Trong cơng tác tham mưu gặp nhiều khó khăn, trở ngại, người tham mưu người tham mưu cần khắc phục để nâng cao hiệu công tác tham mưu 10 ... Người lãnh đạo cấp phòng khơng đủ kỹ kinh nghiệm Năng lực lãnh đạo nhà lãnh đạo, quản lý cấp phòng phát triển qua kinh nghiệm thực tế, qua cọ xát, thử thách với công việc hàng ngày Từ tảng lý thuyết... lãnh đạo có định đắn xử lý tình xảy hoạt động phòng Nếu thiếu kinh nghiệm người lãnh đạo cấp phòng gặp khó khăn diễn đạt văn bản, thuyết phục không thuyết phục không lúc, chỗ Nếu người lãnh đạo. .. trọng lãnh đạo phòng, cơng tác tham mưu nghề chun sâu, có tính chun nghiệp cao Lãnh đạo phòng phải có hiểu biết, kỹ năng, lực để thực tốt nhiệm vụ tham mưu theo yêu cầu nguyên tắc định II CÁC KỸ NĂNG