Liên hệ ứng dụng phần mềm ERP tại Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động

Liên hệ ứng dụng phần mềm ERP tại Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp có cách tổ chức nhân sự theo phòng ban, mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình và gần như độc lập đối với các phòng ban khác. Việc chuyển thông tin trong nội bộ doanh nghiệp được thực hiện một cách thủ công, năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Vấn đề đặt ra cần có một hệ thống quản lý có thể thực hiện xử lý tất cả các quy trình để giúp doanh nghiệp có khả năng tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực của mình. Hoạch định các nguồn lực một cách hiệu quả để nhắm đến mục tiêu giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp luôn phải đối mặt, nhất là trong thời kỳ hội nhập hiện nay. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem như một giải pháp quản lý dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, được ra đời trên cơ sở các yêu cầu bức thiết của doanh nghiệp trong việc đảm bảo các nguồn lực có sẵn (nhân lực, vật lực, tài lực) với số lượng đủ khi cần thông qua việc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch, mang lại hiệu quả rất lớn cho các doanh nghiệp và nhu cầu triển khai hệ thống ERP (đặc biệt là các giải pháp ERP của các hãng phần mềm nước ngoài như SAP, Oracle, Microsoft,…) tại các doanh nghiệp ngày càng gia tăng. Trên thực tế, ERP đã được áp dụng sâu rộng trong hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn hàng đầu thế giới bởi lẽ giải pháp phần mềm này mang đến sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, các biện pháp chuyên môn nghiệp vụ cũng như giúp doanh nghiệp khai thác triệt để nguồn nhân lực của mình nhằm thúc đẩy tăng trưởng nhanh và bền vững. Vậy cụ thể ERP là gì? Nó có vai trò như thế nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh? Và việc ứng dụng ERP đã được tiến hành ra sao tại Việt Nam? Để trả lời cho câu hỏi này thì nhóm 4 chúng em xin làm đề tài thảo luận về “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)” dưới đây. Phần Một : Cơ sở lý thuyết I. Giới thiệu về ERP : 1.1 ERP là gì? Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning lập kế hoạch nguồn lực, quản trị tổng thể doanh nghiệp) chuẩn hóa, sắp xếp hợp lý và tích hợp các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp xuyên các mảng tài chính, nguồn nhân lực, mua sắm, phân phối và các phòng ban khác. Thông thường phần mềm hoạt động trên một nền tảng tích hợp sử dụng các dữ liệu chung hoạt động trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Năm 1990, Gartner đã đưa ra thuật ngữ ERP để mô tả sự phát triển của hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) và lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) khi chúng mở rộng ra ngoài sản xuất vào các bộ phận khác của doanh nghiệp, thường là tài chính và nhân sự. Hệ thống ERP phát triển nhanh chóng trong những năm 1990 liên quan Y2K và sự ra đời của đồng Euro. Hầu hết các doanh nghiệp đều xem Y2K và Euro là chi phí kinh doanh và ERP là một cách hiệu quả về chi phí để thay thế các hệ thống cũ bằng gói tiêu chuẩn hóa và đồng thời giải quyết các vấn đề trên. Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này. R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải: Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng. Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty. Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty. P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuấtkinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo. Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. 1.2 Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vàora (importexport) ravào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu DrillDown… Mua một giải pháp ERP, chúng ta nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là “Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kết nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài. 1.3 Các tính năng chính của hệ thống ERP là gì? Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống ERP rất khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm ERP đều có các đặc điểm sau: • Tích hợp toàn doanh nghiệp. Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp từ đầu đến cuối trong các phòng ban và đơn vị kinh doanh. Ví dụ: khi có đơn hàng mới sẽ tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn số lượng tồn kho khả dụng của sản phẩm và cập nhật lịch giao hàng. Khi đơn đặt hàng được gửi, hóa đơn sẽ được gửi. • Các hoạt động theo thời gian thực (hoặc gần như theo thời gian thực). Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây sau khi nhận đơn đặt hàng, các vấn đề nếu có xảy ra sẽ được xác định nhanh chóng, giúp người bán có thêm thời gian để khắc phục tình huống. • Một cơ sở dữ liệu chung. Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của ERP. Nó cho phép dữ liệu được nhập một lần với mọi bộ phận cùng sử dụng. Từng phòng ban phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa. • Giao diện và cảm nhận nhất quán. Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với giao diện người dùng nhất quán giảm chi phí đào tạo và trông chuyên nghiệp hơn. 1.4 Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào? Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp (tier) dựa trên quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới. Các lớp điển hình bao gồm: • Các ERP lớp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả các vấn đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán v.v... Có 45 hệ thống ERP lớp I. • Các ERP lớp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia nhưng thiếu tầm với toàn cầu. Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn. Hầu hết các hệ thống ERP này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I. Tùy thuộc vào cách các nhà cung cấp được phân loại có 25 đến 45 nhà cung cấp trong lớp này. • Các ERP lớp III hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa. Hầu hết xử lý một số ngôn ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất. Tùy thuộc vào cách ERP được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này. • Các ERP lớp IV được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế toán và không được coi là một ERP đầy đủ. 1.5 Tại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ & TMĐT BỘ MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÀI THẢO LUẬN Đề tài: Tìm hiểu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đàm Gia Mạnh Nhóm: Lớp HP: 1962eCIT0311 Page of 32 Mục lục Page of 32 Lời mở đầu Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp có cách tổ chức nhân theo phòng ban, phòng ban có riêng hệ thống máy tính để xử lý cơng việc gần độc lập phòng ban khác Việc chuyển thông tin nội doanh nghiệp thực cách thủ công, suất thấp tính kiểm sốt Vấn đề đặt cần có hệ thống quản lý thực xử lý tất quy trình để giúp doanh nghiệp có khả tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực Hoạch định nguồn lực cách hiệu để nhắm đến mục tiêu giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh vấn đề mà doanh nghiệp phải đối mặt, thời kỳ hội nhập Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) xem giải pháp quản lý dựa tảng ứng dụng công nghệ thông tin, đời sở yêu cầu thiết doanh nghiệp việc đảm bảo nguồn lực có sẵn (nhân lực, vật lực, tài lực) với số lượng đủ cần thông qua việc sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch, mang lại hiệu lớn cho doanh nghiệp nhu cầu triển khai hệ thống ERP (đặc biệt giải pháp ERP hãng phần mềm nước SAP, Oracle, Microsoft,…) doanh nghiệp ngày gia tăng Trên thực tế, ERP áp dụng sâu rộng hầu hết doanh nghiệp, đặc biệt tập đoàn hàng đầu giới lẽ giải pháp phần mềm mang đến liên kết chặt chẽ phòng ban, biện pháp chuyên môn nghiệp vụ giúp doanh nghiệp khai thác triệt để nguồn nhân lực nhằm thúc đẩy tăng trưởng nhanh bền vững Vậy cụ thể ERP gì? Nó có vai trò hoạt động sản xuất kinh doanh? Và việc ứng dụng ERP tiến hành Việt Nam? Để trả lời cho câu hỏi nhóm chúng em xin làm đề tài thảo luận “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)” Page of 32 Phần Một : Cơ sở lý thuyết I Giới thiệu ERP : 1.1 ERP gì? Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning - lập kế hoạch nguồn lực, quản trị tổng thể doanh nghiệp) chuẩn hóa, xếp hợp lý tích hợp quy trình kinh doanh doanh nghiệp - xuyên mảng tài chính, nguồn nhân lực, mua sắm, phân phối phòng ban khác Thơng thường phần mềm hoạt động tảng tích hợp sử dụng liệu chung hoạt động sở liệu Năm 1990, Gartner đưa thuật ngữ ERP để mô tả phát triển hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) chúng mở rộng sản xuất vào phận khác doanh nghiệp, thường tài nhân - Hệ thống ERP phát triển nhanh chóng năm 1990 liên quan Y2K đời đồng Euro Hầu hết doanh nghiệp xem Y2K Euro chi phí kinh doanh ERP cách hiệu chi phí để thay hệ thống cũ gói tiêu chuẩn hóa đồng thời giải vấn đề Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R P thể trọn vẹn ý nghĩa giải pháp quản trị doanh nghiệp R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource nguồn lực nói chung bao gồm tài chính, nhân lực cơng nghệ Tuy nhiên, ERP, resource có nghĩa tài nguyên Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị cơng ty đòi hỏi phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể phải: - Làm cho phòng ban có khả khai thác nguồn lực phục vụ cho cơng ty - Hoạch định xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực phận cho phận ln có phối hợp nhịp nhàng - Thiết lập quy trình khai thác đạt hiệu cao - Luôn cập nhật thông tin cách xác, kịp thời tình trạng nguồn lực công ty - Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, phải trải qua thời kỳ “lột xác”, nghĩa cần thay đổi văn hóa kinh doanh bên ngồi cơng ty Page of 32 P: Planning (Hoạch định): Planning khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch sao? - Trước hết, ERP tính tốn dự báo khả phát sinh trình điều hành sản xuất/kinh doanh cơng ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính tốn xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, suất, khả cung ứng… Cách làm cho phép cơng ty ln có đủ vật tư sản xuất, mà không để lượng tồn kho lớn gây đọng vốn - Hệ thống giải pháp ERP cơng cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch cho nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn hoạch định sách giá, chiết khấu, hình thức mua hàng, hỗ trợ tính tốn phương án mua ngun liệu, tính mơ hình sản xuất tối ưu… Đây biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo mối liên kết văn phòng cơng ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban nội phòng ban, hình thành nên quy trình xử lý nghiệp vụ mà nhân viên công ty phải tuân theo - Triển khai ERP q trình tin học hóa tồn diện hoạt động doanh nghiệp dựa qui trình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động doanh nghiệp phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hoá, giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch 1.2 Đặc điểm bật hệ thống ERP Đặc điểm bật ERP hệ thống phần mềm mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình - ERP loại bỏ hệ thống máy tính riêng lẻ phận doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP thay chúng chương trình phần mềm hợp phân chia theo phân hệ phần mềm khác tạo nên mối quan hệ thống với Phần mềm ERP linh động việc cài đặt phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp Page of 32 Các tính kỹ thuật quan trọng cần phải có phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều cơng ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả phân tích liệu DrillDown… Mua giải pháp ERP, nhận lúc sản phẩm: Một “Ý tưởng quản trị”, hai “Chương trình phần mềm” ba “Phương tiện kết nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm tốn, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thơng suốt, tăng tính động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục môi trường bên ngồi Trên giới, có nhiều cơng ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Việc triển khai thành cơng ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài 1.3 Các tính hệ thống ERP gì? Quy mơ, phạm vi chức hệ thống ERP khác Tuy nhiên, hầu hết phần mềm ERP có đặc điểm sau: Tích hợp tồn doanh nghiệp Các quy trình nghiệp vụ tích hợp từ đầu đến cuối phòng ban đơn vị kinh doanh Ví dụ: có đơn hàng tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn số lượng tồn kho khả dụng sản phẩm cập nhật lịch giao hàng Khi đơn đặt hàng gửi, hóa đơn gửi • Các hoạt động theo thời gian thực (hoặc gần theo thời gian thực) Vì quy trình ví dụ xảy vòng vài giây sau nhận đơn đặt hàng, vấn đề có xảy xác định nhanh chóng, giúp người bán có thêm thời gian để khắc phục tình • Một sở liệu chung Một sở liệu chung lợi ban đầu ERP Nó cho phép liệu nhập lần với phận sử dụng Từng phòng ban phải tuân thủ tiêu chuẩn liệu phê duyệt quy tắc chỉnh sửa • Giao diện cảm nhận quán Các nhà cung cấp ERP sớm nhận phần mềm với giao diện người dùng quán giảm chi phí đào tạo trơng chun nghiệp • Page of 32 1.4 Các hệ thống ERP phân loại nào? Hệ thống ERP thường phân loại theo lớp (tier) dựa quy mô độ phức tạp doanh nghiệp mà hệ thống ERP hướng tới Các lớp điển hình bao gồm: Các ERP lớp I hỗ trợ doanh nghiệp lớn, toàn cầu xử lý tất vấn đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế tốn v.v Có 4-5 hệ thống ERP lớp I • Các ERP lớp II hỗ trợ doanh nghiệp lớn hoạt động nhiều quốc gia thiếu tầm với toàn cầu Khách hàng lớp II đơn vị độc lập đơn vị kinh doanh doanh nghiệp toàn cầu lớn Hầu hết hệ thống ERP có quốc tế hóa thiếu độ rộng Lớp I Tùy thuộc vào cách nhà cung cấp phân loại có 25 đến 45 nhà cung cấp lớp • Các ERP lớp III hỗ trợ doanh nghiệp quy mô vừa Hầu hết xử lý số ngôn ngữ tiền tệ có bảng chữ Tùy thuộc vào cách ERP phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp • Các ERP lớp IV thiết kế cho doanh nghiệp nhỏ Hệ thống ERP thiết kế cho doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế tốn khơng coi ERP đầy đủ 1.5 Tại doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP? • ERP cải thiện hiệu suất hiệu doanh nghiệp cách: Tích hợp thơng tin tài Nếu khơng có hệ thống tích hợp, phòng ban, chẳng hạn tài chính, bán hàng v.v cần phải dựa vào hệ thống riêng biệt, hệ thống có số doanh thu chi phí khác Nhân viên tất cấp lãng phí thời gian đối chiếu số liệu thay thảo luận cách cải thiện doanh nghiệp  Tích hợp đơn hàng Một hệ thống ERP điều phối việc nhận đơn hàng, sản xuất, kho hàng, kế toán phân phối Điều đơn giản bị lỗi với hệ thống loạt hệ thống riêng biệt cho bước tiến trình thực đơn hàng  Giúp thấu hiểu khách hàng Hầu hết ERP với công cụ CRM theo dõi tất tương tác khách hàng Ghép nối tương tác với thông tin đơn đặt hàng, giao hàng, trả lại hàng, yêu cầu dịch vụ v.v giúp thấu hiểu hành vi nhu cầu khách hàng  Chuẩn hóa việc mua sắm Khi thiếu hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân tích theo dõi mua hàng tồn doanh nghiệp thách thức Các doanh nghiệp lớn thường thấy đơn vị kinh doanh khác mua sản phẩm không nhận lợi ích giảm giá theo khối lượng Các công cụ  Page of 32 mua sắm ERP trang bị mua theo nhóm giúp đàm phán với nhà cung cấp cách xác định nhà cung cấp, sản phẩm dịch vụ thường sử dụng toàn doanh nghiệp  Tiêu chuẩn hóa tăng tốc sản xuất Các công ty sản xuất, đặc biệt công ty hay sát nhập mua lại, thường thấy nhiều đơn vị kinh doanh tạo vật dụng tương tự phương pháp hệ thống máy tính khác Hệ thống ERP tiêu chuẩn hóa tự động hố quy trình sản xuất hỗ trợ Tiêu chuẩn hóa giúp tiết kiệm thời gian, tăng suất giảm số lượng kiểm kê  Chuẩn hóa thơng tin nhân Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh, thiếu cách đơn giản để giao tiếp với nhân viên lợi ích theo dõi số chi phí nhân viên Hệ thống ERP, với cổng tự phục vụ, cho phép nhân viên trì thơng tin cá nhân riêng mình, đồng thời tạo điều kiện cho báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ, lên lịch, đào tạo v.v Bằng cách tích hợp thơng tin, chẳng hạn cấp, chứng kinh nghiệm công việc, vào kho lưu trữ nhân sự, cá nhân với lực cụ thể dễ dàng xếp cho phù hợp với nhiệm vụ tiềm 1.6 Những lợi ích hệ thống ERP gì? ERP cải thiện hiệu kinh doanh theo nhiều cách Đặc biệt: - - - Hiệu suất nội Vận hành hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành quy trình kinh doanh Quyết định tốt ERP thúc đẩy hợp tác thông qua liệu chia sẻ Dữ liệu chia sẻ giúp loại bỏ thời gian lãng phí tranh cãi liệu sai cho phép phòng ban dành thời gian phân tích liệu, rút kết luận định tốt Ra định hiệu cân tập trung với số quyền tự trị địa phương Chỉ huy kiểm soát tập trung đáp ứng nhu cầu địa phương quyền tự chủ hoàn toàn ngăn cản phối hợp toàn doanh nghiệp Dữ liệu chia sẻ quy trình kinh doanh chung cho phép định đưa giới hạn cho phép trụ sở cá nhân gần, sát với tình thực tế Tăng linh hoạt Tiêu chuẩn hóa đơn giản hóa dẫn đến cấu trúc cứng nhắc Điều tạo doanh nghiệp linh hoạt thích nghi nhanh chóng đồng thời tăng khả hợp tác Bảo mật nâng cao Một sở liệu tập trung dễ dàng để bảo mật so với liệu nằm rải rác hàng loạt máy chủ điểm khác Page of 32 II Cơ cấu, cách thức hoạt động ERP quy trình triển khai: 2.1 Cơ cấu, cách thức hoạt động ERP Các phân hệ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: - Phân hệ quản lý nguồn lực (tài nguyên) tài (Financial Resource Management) - Phân hệ quản lý nguồn lực nhân lực (Human Resource Management) - Phân hệ quản lý mối quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management) - Phân hệ quản lý nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning) - Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management) Một số phần mềm ERP đại có thêm giải pháp liên kết module cố định với thiết bị hỗ trợ điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay, … 2.1.1 Một số lợi ích triển khai ERP doanh nghiệp Page of 32 Tất quy trình làm việc thực ERP, nên doanh nghiệp có sở liệu tập trung Đó tiền đề cho việc “data mining” - phân tích liệu theo nhiều góc khác nhằm trợ giúp đưa định kinh doanh - ERP giúp kiểm soát thơng tin tài chính, giảm chi phí tổng sở hữu Thơng thường, thơng tin tài phải tập hợp số liệu từ nhiều phận khác nên chắn có độ chênh lệch định Khi sử dụng giải pháp ERP, thứ liên quan đến tài tổng hợp lại nơi - phiên xuyên suốt tất phòng ban, sở Phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp cơng ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch toán thủ công Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất phần mềm ERP giúp công ty sản xuất nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu quy trình sản xuất Chẳng hạn, cơng ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất cách thủ cơng dẫn đến tính tốn sai thường sử dụng khơng hết cơng suất máy móc cơng nhân Nói cách khác, điều có nghĩa áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm - ERP giúp tích hợp thơng tin đặt hàng, cải thiện quan hệ khách hàng: Với hệ thống ERP, đơn hàng khách hàng theo lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng giao hàng cho khách hàng phận Tài xuất hóa đơn Hệ thống phần mềm ERP giúp cơng ty Page 10 of 32 3.1 Ứng dụng ERP Việt Nam Cuộc cách mạng công nghỉệp 4.0 tạo nên hội thách thức mới, đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải làm để nâng cao lực cạnh tranh để chủ động tham gia vào thị trường giới Giải pháp để doanh nghiệp tự hồn thành khơng khác ứng dụng cơng nghệ thơng tin hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Trên giới, công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi kinh doanh Việt Nam gần giai đoạn đầu Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp quan tâm điều lại trở nên quan trọng hết mà phát triển cạnh tranh doanh nghiệp ngày lớn, mà doanh nghiệp nước xuất ngày nhiều thị trường Việt Nam Tại Việt Nam, doanh nghiệp vừa nhỏ thường xuất phát từ mơ hình kinh doanh nhỏ lẻ theo cách kinh doanh truyền thống, lãnh đạo doanh nghiệp có tầm nhìn xa việc đầu tư cơng nghệ thơng tin nói chung ứng dụng ERP nói riêng để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Nhờ sức ảnh hưởng cách mạng cơng nghiệp 4.0, tình hình ứng dụng ERP ngày phát triển Việt Nam: ngày nhiều doanh nghiệp ngành nghề khác ứng dụng hệ thống vào công tác quản lý, đặc biệt có cạnh tranh gay gắt giải pháp nước Trong năm trở lại đây, thị trường Việt Nam dần mở cửa đón nhận ERP, việc sử dụng phần mềm quản lý ERP trở nên phổ biến phát triển mạnh mẽ Ngày có nhiều cơng ty lớn nhỏ sử dụng ERP với mong muốn hoàn thiện cơng tác quản lý Bên cạnh nhu cầu muốn khai thác tối đa nguồn lực cơng ty, hạn chế việc lãng phí nguồn lực chế quản lý khơng hiệu Đó lý mà doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP Ban đầu sử dụng phần mềm chủ yếu cơng ty lớn, sau công ty nhỏ nhận tầm quan trọng phần mềm ERP theo đuôi công ty lớn để sử dụng Tuy nhiên có số cơng ty đứng ngồi quan sát cân nhắc có nên dùng phần mềm hay không, nên dùng vào thời điểm thích hợp Các doanh nghiệp ngày nhận thức rõ phần mềm ERP, xu hướng sử dụng ERP theo ngành ngày thể rõ Nhiều doanh nghiệp ngành nghề khác bắt đầu ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý, đặc biệt doanh nghiệp ngành đồ uống công ty bia Huế, bia Carlsberg; ngành bánh kẹo Kinh Đô, Bibica, Phạm Nguyên; ngành dệt may công ty May 10, công ty may Tiền Tiến, công ty Savimex; ngành bán lẻ Thế giới Page 18 of 32 di động, Viễn Thông A, Trần Anh, Trước đây, ERP chủ yếu áp dụng tập đồn lớn, cơng ty khác nhận lợi ích bắt đầu sử dụng Số lượng doanh nghiệp ngành ứng dụng hệ thống nhiều cạnh tranh lớn, tạo điều kiện cho ERP phát triển sau Tuy nhiên, doanh nghiệp Việt Nam lúng túng việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện Bởi nay, doanh nghiệp thiếu thông tin, lực tư vấn yếu hệ thống ERP nhà cung cấp chủ yếu đặt mục tiêu bán sản phẩm, thu tiền đặt cọc lên việc hoàn tất việc triển khai dự án nghĩa Do đó, doanh nghiệp thường lựa chọn dựa ba yếu tố: (1) tên tuổi giải pháp, (2) tên tuổi đơn vị triển khai giải pháp, (3) sách báo, tạp chí ERP Một số doanh nghiệp lớn thường tìm tới đơn vị tư vấn độc lập họ hiểu rõ nghiệp vụ, quy trình sản xuất, giải pháp ERP với khả phân tích, đánh giá thực trạng doanh nghiệp nên nhanh chóng đưa yêu cầu cần thiết với gói giải pháp phù hợp Các công ty cung cấp triển khai ERP Việt Nam nhiều thực công việc đơn vị tư vấn Nếu nhà cung cấp triển khai đủ mạnh, đội ngũ giỏi giàu kinh nghiệm, kết hợp với đội ngũ phía doanh nghiệp ứng dụng động tâm, dự án ERP triển khai thành cơng mà không cần tới đơn vị tư vấn độc lập Ở Việt Nam, thông thường hai phận đảm nhiệm việc tìm giải pháp ERP cho cơng ty phận công nghệ thông tin (CNTT) phận kế tốn Bộ phận CNTT cơng ty đơi viết ln phần mềm cho cơng ty có nhiều cơng ty sử dụng phần mềm ổn Chính phận kiêm ln việc tìm ERP thay có nhu cầu Còn phận kế tốn thường xử lý nghiệp vụ giao Một số đơn vị cho kế tốn có quyền lực cao, việc chọn ERP việc phải thoả mãn phận kế toán trước Tuy nhiên, đặc thù số doanh nghiệp, ví dụ từ xưa đến họ quen với cơng tác tay việc thay đổi cách làm họ khó Cho nên lựa chọn ERP phải đồng tất Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam theo trào lưu hội nhập nên sốt sắng việc nâng cấp hệ thống quản trị doanh nghiệp mình, lại chưa thực nắm cốt lõi vấn đề Hiểu nguồn gốc vấn đề nhìn xu hướng phát triển giải pháp tiền đề để doanh nghiệp đưa lựa chọn đắn Thành công dự án Việc nhận thức đắn việc sử dụng phần mềm ERP giúp cho doanh nghiệp bắt kịp công ty khác, không bị tụt lùi thị trường Page 19 of 32 Trên thị trường Việt Nam có loại là: Phần mềm ERP đóng gói: Đây loại phần mềm nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế nghiệp vụ số lĩnh vực doanh nghiệp Từ liệu thu thập kết hợp với chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng doanh nghiệp, nhà sản xuất tập hợp thành điểm chung xây dựng nên mơ hình tổng thể Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Đây loại phần mềm nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp áp dụng, doanh nghiệp đưa yêu cầu để phát triển Phần mềm ERP nước ngồi: Loại thường có cơng nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn giá cao nhiều phần chưa phù hợp với tình hình doanh nghiệp nước 3.2 Ứng dụng phần mềm ERP Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động: a) Thế giới di động nhận giấy phép phát triển ERP Từ tháng 5/2017, Khu công nghệ cao trao chứng nhận đầu tư cho dự án phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động (MWG) Cơng ty thành lập có tên Công ty TNHH MTV Công nghệ thông tin Thế Giới Di Động, trụ sở Khu công nghệ cao, P.Tân Phú, Quận 9, TP.HCM Nhiệm vụ công ty cung cấp dịch vụ, giải pháp công nghệ thông tin (hệ thống ERP, website, bảo mật hệ thống,…) cho tất chuỗi bán lẻ nước Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động cơng ty b) Q trình hình thành hệ thống ERP thegioididong Vào năm 2004, Thế giới di động thành lập với mục tiêu làm phần mềm đơn giản để quản lý website (trang tin tức công nghệ, giới thiệu sản phẩm cách tốt đến cho khách hàng) Lúc có cửa hàng nên việc kiểm sốt khâu kế tốn, kinh doanh, hàng hóa dễ Nhưng sau mở thêm cửa hàng nữa, nhu cầu quản lý khác đi, nhu cầu luân chuyển hàng hóa trở thành tốn khó Page 20 of 32 Trước khó khăn đó, anh Nguyễn Đức Tài (ơng chủ TGDĐ) yêu cầu viết phần mềm để chuyển imei từ kho đến kho kia, quản lý sản phẩm điện thoại quản lý đích danh nên phải dựa imei điện thoại Anh chia sẻ khoảng thời gian đó, ơng thấy viết giải phần nhỏ công việc, không mang lại nhiều thuận lợi sau nên anh đề nghị người nghĩ đến phần mềm quản lý tổng thể từ kế toán đến hàng hóa ý tưởng Ban giám đốc đồng ý “Liền sau tơi tìm hiểu thị trường phần mềm nước, tiếc hầu hết phần mềm lúc khơng có tính quản lý đích danh phù hợp đặc thù TGDĐ Cuối tơi mạnh dạn đề nghị – “thơi để phận IT tập trung xây dựng phần mềm này” “Chúng ngồi lại hoạch định phân hệ, đến cuối 2004 phần mềm xây dựng xong vận hành từ đầu 2005 Thật phần mềm ban đầu có chức quản lý hàng hóa đơn giản, theo thời gian chiến lược kinh doanh công ty bổ sung, phát triển thêm nhiều phân hệ khác”.– Nguyễn Đức Tài (ông chủ TGDĐ) c) Các phân hệ giải pháp ERP thegioididong Cũng giải pháp ERP khác, giải pháp TGDĐ gồm chức quản lý bán hàng, tài kế tốn, nhân tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng, kho hàng, bảo hành… Hiện nay, họ bổ sung thêm phân hệ logistics – nhằm quản lý điều chỉnh luồng di chuyển hàng hóa, tối ưu việc giao hàng thời hạn, giảm chi phí vận hành phục vụ kế hoạch bán hàng online, giao hàng tận nhà mà TGDĐ tập trung đẩy mạnh Trong trình triển khai ERP thegioididong gặp nhiều khó khăn, nhờ hỗ trợ từ cơng nghệ tiên tiến góp mặt toàn nhân viên mà mà hệ thống triển khai d) Giải pháp ERP giúp cho hoạt động kinh doanh TGDĐ? Vì giải pháp xây dựng dựa nhu cầu nên nhìn chung chúng giải nhiều yêu cầu đặc thù theo mơ hình kinh doanh TGDĐ Điều quan trọng mà giải pháp mang lại tạo môi trường online đa tương tác cho phép toàn nhân viên TGDĐ dùng phần mềm để phối hợp làm việc Hay phân hệ quản lý bán hàng, cho phép xem báo cáo lập tức, biết siêu thị bán bao nhiêu, tồn bao nhiêu, tối ưu hóa thông tin Page 21 of 32 sản phẩm Tại siêu thị TGDĐ, để ý bạn thấy kệ trưng bày TGDĐ có hệ thống đèn LED hiển thị thông tin tên, giá sản phẩm Những thông tin hiển thị hệ thống từ văn phòng tự động xếp sau chuyển đến siêu thị nhằm tối ưu việc tìm kiếm sản phẩm cho khách hàng Nhân viên siêu thị theo thông tin hiển thị đèn LED để xếp sản phẩm tương ứng Hay phân hệ nhân tiền lương, với công nghệ dùng vân tay, hệ thống cho phép nhân viên biết xác ngày họ làm, vào lúc giờ, bị trừ tiền Cuối tháng người quản lý tiền lương cần click chuột hệ thống tự động tính lương gửi bảng lương chi tiết đến người mà không nhận thắc mắc, khiếu nại từ nhân viên Về tuyển dụng đánh giá thử việc dùng chứng từ điện tử hệ thống, phận nhân dựa theo để định ký hợp đồng hay khơng “Trung bình 100 nhân viên cần nhân sự, riêng TGDĐ, hệ thống làm việc thay người nên với gần 10000 nhân viên nước phận nhân 10 người, phận tiền lương có người” – ODOO VIETNAM Một số tài liệu tham khảo: https://upbiz.vn/posts/cjvytxpmp3e7y08941z4r64ix https://vnodoo.com/tin-tuc/he-thong-erp-cua-the-gioi-di-dong/ Page 22 of 32 Phần Hai: Bài tập I I.1 Mô tả hệ thống: Hạ tầng hệ thống: Để lưu trữ giữ liệu KH, công ty sử dụng hai phương thức lưu trữ truyền thống hồ sơ, sổ sách, lưu trữ hệ thống CSDL Thơng tin KH bao gồm: Tên KH, mã KH, địa chỉ, số điện thoại, Dữ liệu lưu trữ quản trị dựa tảng công nghệ CSDL My SQL Hệ thống máy chủ Sever Dell công ty nhằm quản lý liệu tập trung kết nối máy tính cơng ty văn phòng đại diện khác Mỗi nhân viên có máy tính nối mạng Hệ thống máy chủ cài Win7, SQL Sever Cơ sở hạ tầng trung tâm liệu máy tính văn phòng đại diện Đà Lạt, thành phố HCM kết nối với hệ thống Hà Nội qua đường truyền 32Mbps I.2 Các phận liên quan tới việc quản lý khách hàng: - Phòng kinh doanh: Hàng tuần, phòng kinh doanh triển khai kế hoạch cơng tác: - - + Tìm kiếm khách hàng mới: • Đối với khách hàng cá nhân: lập đơn đặt hàng, lập lệnh xuất bán chuyển xuống phận kho • Đối với khách hàng đại lý: viết phiếu đề nghị mở đại lý, lập hồ sơ đại lý hợp đồng đại lý • Đối với khách hàng cơng trình dự án: viết giấy đề nghị bán, viết đơn đặt hàng, viết lệnh xuất bán chuyển xuống phận kho + Gặp gỡ khách hàng có: thúc đẩy bán hàng, tốn cơng nợ, thực khuyến mãi, xử lý khiếu nại khách hàng + Đánh giá kết quả, tổng kết công tác bán hàng: tổng hợp công việc thực ngày, tuần Cuối quý, năm cần đánh giá tổng hợp công việc thực hiện, so sánh với mục tiêu đề ra, đề phương án, mục tiêu cho quý, năm Phòng xuất nhập khẩu: + Lên kế hoạch nhập khẩu: liên lạc với đối tác để đặt hàng theo đơn đặt hàng khách hàng + Bảo hành sản phẩm dịch vụ: tiếp nhận yêu cầu bảo hành khách hàng + Giải khiếu nại vấn đề liên quan với khách hàng nhà cung cấp Bộ phận kế toán kho: + Kế tốn: Theo dõi, thống kế cơng nợ khách hàng, chiết khấu, hoa hồng hưởng, theo dõi chuyển khoản khách hàng qua ngân hàng + Kho: Cung cấp thơng tin tình hình sản phẩm cho quản lý, lấy thông tin cho việc lập kế hoạch bán hàng Page 23 of 32 Ban giám đốc: Xem xét báo cáo quản lý công việc thường niên, lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ trình quản trị quan hệ khách hàng I.3 Quy trình quản trị khách hàng: - Quản lý thơng tin khách hàng: tìm kiếm, thu thập thông tin khách hàng, tư vấn sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp Phân loại nhóm khách hàng, cập nhật thơng tin khách hàng để dễ dàng tìm kiếm cần thiết - Quản lý hợp đồng đơn hàng: Báo giá thông tin sản phẩm đến khách hàng Soạn thảo, kí kết hợp đồng với khách hàng, phân loại hợp đồng đơn hàng theo sản phẩm dịch vụ cung cấp cụ thể Các thông tin hợp đồng cần lưu trữ: số hợp đồng, tên hợp đồng, tên KH, nhóm KH, tên nhân viên phụ trách hợp đồng, ngày lập kết thúc hợp đồng Đơn đặt hàng cần có thơng tin sau đây: mã đơn hàng, tên khách hàng, dịch vụ/sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng, giá cả, thơi gian giao hàng - Quản lý dịch vụ chăm sóc khách hàng: Giải đáp thắc mắc khách hàng, sửa chữa đổi sản phẩm lỗi cho khách hàng thời hạn bảo hành - Thống kê, báo cáo: phận, phòng ban tổng hợp thơng tin kinh doanh, lập báo cáo tình hình làm việc với thơng tin khách hàng, thơng tin chăm sóc khách hàng cuối tháng, quý kết thúc năm làm việc II Xác định thực thể: - Khách hàng (Mã khách hàng, ngày sinh, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ) Đơn đặt hàng (Mã đơn đặt hàng, ngày lập, mã khách hàng, nội dung đặt, thành tiền) Lệnh xuất bán (mã mặt hàng, tên hàng, số lượng, ngày lập, thành tiền) Hồ sơ đại lý (Số hồ sơ, mã khách hàng, ngày lập, nội dung) Báo cáo ( Mã số, tên, đơn vị, ngày, nội dung) Phiếu sử dụng dịch vụ (tên khách hàng, nhóm, số điện thoại, dịch vụ, địa chỉ) Phiếu theo dõi khách hang( mã khách hang, tên khách hang, nhóm, số điện thoại, địa chỉ, số lần mua) Phiếu nhập kho ( số hiệu phiếu, tên đơn vị nhận, tên hàng hóa, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, đơn vị, thành tiền, ngày nhập) Phiếu xuất kho ( số hiệu phiếu, tên đơn vị, ngày xuất, số lượng, đơn giá đơn vị, tên hàng hóa, mã hàng hóa, thành tiền) 10 Nhà cung cấp ( mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ) 11 Phiếu bảo hành ( mã phiếu, tên khách hàng, số điện thoại, mã hàng hóa, ngày bàn giao, ngày hết hạn bảo hành, địa điểm bảo hành) 12 Hợp đồng ( mã hợp đồng, ngày kí hợp đồng, mã hàng hóa, số lượng, đơn vị, đơn giá) Page 24 of 32 13 14 III Thẻ kho (mã thẻ, số kho, mã hàng, đơn giá, đơn vị) Hàng hóa( tên hàang, mã hàang, đơn giá, số lượng) Xác định mối quan hệ: Nhân viên Viết báo cáo Lập phiếu mở đại lý Nhân viên (1,n) (1,n) Báo cáo Đại lý Nộp phiếu nhập, xuất kho (1,n) Nhân viên Nhân viên Làm hợp đồng (1,n) Kho Nhà cung cấp Chuyển HH theo lệnh xuất kho (1,n) Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Chuyển vật dụng (1,1) Chuyển vật dụng (1,1) Gửi giấy đề nghị bánChuyển vật dụng (1,n) Kho Phiếu bảo hành Phiếu theo dõi KH KH dự ánPhiếu Page 25 of 32 theo dõi KH Nhân viên Nhân viên KH cá nhânNhân viên Đơn đặt hàngChuyển vật dụng (1,n) Giao hàng hóaChuyển vật dụng (1,n) Điền thông tin vào phiếu BHChuyển vật dụng Điền TT vào phiếu theo dõi KHChuyển vật dụng KH cá nhânNhân viên Nhà cung cấpNhân viên Kho Nhân viên (1,1) (1,n) Cung cấp HHhuyển vật dụng (1,n) Chuyển HH theo lệnh xuất bánển vật dụng (1,n) KH cá nhânPhiếu theo dõi KH KH cá nhânPhiếu theo dõi KH Phiếu bảo hànhPhiếu theo Phiếu theo dõi KH Kho Phiếu theo dõi KH Đại lýPhiếu theo dõi KH Page 26 of 32 IV Mô hình thực thể liên kết: Page 27 of 32 V Các tác nhân kho liệu cần xây dựng hệ thống: Các tác nhân ngoài: - Khách hàng: Cung cấp thông tin đơn đặt hàng cho cơng ty • Khách hàng cá nhân • Đại lý cửa hàng phân phối • Khách hàng từ dự án, nhóm cơng trình - Nhà cung cấp: Là đối tác nước ngoài, cung cấp cho cơng ty thơng tin hàng hóa, dịch vụ dựa yêu cầu đơn đặt hàng công ty Ban giám đốc: Xem xét báo cáo quản lý công việc thường niên, lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ trình quản trị hệ khách hàng Kho liệu: - Sản phẩm: cung cấp thiết bị mơ thực hành vật lý, hóa học, sinh học, điện, điện tử viễn thông, công nghệ thông tin, tự động hóa, xử lý mơi trường Các mặt hàng xuất với đối tác nước - Thông tin khách hàng: (khách hàng cá nhân, đại lý - cửa hàng phân phối, khách hàng từ dự án) - Khách hàng cá nhân: chiểm tỉ lệ nhỏ, giao dịch trực tiếp với công ty thông qua điện thoại - Khách hàng đại lý, cửa hàng phân phối: thu thập thông tin thông qua số liệu (tình hình kinh doanh, tổng doanh số bán hàng năm) - Khách hàng từ dự án: chiếm tỉ trọng lớn tổng số khách hàng, khách hàng thường xuyên công ty (70%-80%) - Thông tin kinh doanh: lưu trữ liệu khách hàng công ty trì đồng thời hai phương thức lưu trữ thông tin lưu trữ theo truyền thống hồ sơ, sổ sách giấy tờ, lưu trữ hệ thống CSDL Dữ liệu khách hàng lưu trữ quản trị dựa tảng công nghệ CSDL My SQL - Quản lý khách hàng: liệu khách hàng mới, khách hàng có, đánh giá kết tổng hợp cơng tác bán hàng - Phòng xuất nhập khẩu: kho liệu tính bảng giá sản phẩm, bảo hành dịch vụ sản phẩm, vấn đề khiếu nại liên quan - Bộ phận kế tốn kho: liệu cơng nợ khách hàng, tình hình sản phẩm thơng tin cần thiết cho kế hoạch bán hàng, - Quản lý thông tin khách hàng: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm, thu thập thông tin khách hàng, tiến hành tiếp xúc với khách hàng, tư vấn công ty sản phẩm dịch vụ công ty cung cấp Các thông tin khách hàng nhân viên kinh doanh thu thập, phân loại thành nhóm khách hàng, cập nhật thông tin thay đổi khách hàng để dễ dàng phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin cần thiết - Hợp đồng: lưu trữ mã số đơn hàng, tên hợp đồng, tên khách hàng, nhóm khách hàng, tên nhân viên phụ trách hợp đồng, ngày lập hợp đồng ngày kết thúc hợp đồng - Page 28 of 32 - - Đơn đặt hàng: mã số đơn hàng, tên khách hàng, dịch vụ sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng , giá cả, thời gian giao hàng Thơng tin chăm sóc khách hàng: thơng tin vấn đề phát sinh dự kiến sau giao dịch Các thông tin yêu cầu khách hàng cần công ty lưu giữ để thuận tiện cho việc quản lý, tìm kiếm thơng tin, đồng thời nâng cao hiệu dịch vụ chăm sóc khách hàng Báo cáo: Cuối tháng, quý kết thúc năm làm việc, giám đốc công ty yêu cầu phận, phòng ban tổng hợp thơng tin kinh doanh, để lập báo cáo tình hình làm việc Các thơng tin khách hàng, thơng tin chăm sóc khách hàng, tổng hợp, phân loại báo cáo cụ thể cho ban giám đốc biết Kết luận Page 29 of 32 Qua phân tích, hiểu sâu sắc hệ thống ERP quản lý doanh nghiệp việc vận dụng cách để mang lại hiểu Qua cần nhìn nhận yếu mà doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ cần khắc phục để theo kịp với thời đại công nghệ thông tin Vận dụng ERP vào quản lý chuyện sớm chiều mà nên vận dụng cách hợp lý cho loại hình doanh nghiệp, tùy vào hoàn cảnh cụ thể mà doanh nghiệp có chiến lược bước hợp lý Cụ thể việc ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến “nguồn lực” thành “tài ngun” Q trình đòi hỏi hợp tác chặt chẽ doanh nghiệp nhà tư vấn Đây giai đoạn "chuẩn hóa liệu" Giai đoạn định thành bại việc triển khai hệ thống ERP Do cần phải thận trọng đưa kế hoạch thực để lập lại “vết xe đổ” “ngày hôm trước” để phát huy hệ thống với tính chất ưu việt TRƯỜNG: ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI NHĨM: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC BIÊN BẢN THẢO LUẬN Page 30 of 32 Môn học: Hệ thống thông tin quản lý LHP: 1962eCIT0311 Giáo viên hướng dẫn: Đàm Gia Mạnh Đề tài: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Các thành viên nhóm: Trần Xuân Hiếu Dương Thị Lệ Hương Hoàng Thị Hoa Lưu Thị Minh Hương Nguyễn Thị Hoa Nguyễn Thị Hường Đặng Văn Hóa (Thư kí) Nguyễn Ngọc Huy Nguyễn Thị Vân Hồng (Nhóm trưởng) Nội dung cơng việc: - Thuyết trình: Lưu Thị Minh Hương - Slide: Đặng Văn Hóa Mở đầu + Kết luận + Tổng hợp Word: Nguyễn Ngọc Huy Nội dung: + Giới thiệu ERP + xác định thực thể: Hoàng Thị Hoa + Nguyễn Thị Hoa + Cơ cấu + cách thức hoạt động ERP: Dương Thị Lệ Hương + Lưu Thị Minh Hương+ Nguyễn Thị Hường + Ứng dụng ERP Việt Nam: Đặng Văn Hóa + Nguyễn Thị Vân Hồng + Xác định mối quan hệ + Sơ đồ: Nguyễn Thị Vân Hồng + Dương Thị Lệ Hương+ Nguyễn Thị Hường Đánh giá chung: Các buổi họp nhóm gần đầy đủ thành viên(Trần Xuân Hiếu vắng buổi họp nhóm cuối), buổi họp sơi nổi, thành viên tích cực xây dựng ý kiến, nhóm thống quan điểm, ý tưởng thực tốt công việc giao Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2019 Thư kí Nhóm trưởng Đặng Văn Hóa Nguyễn Thị Vân Hồng PHIẾU ĐÁNH GIÁ ĐIỂM CÁC THÀNH VIÊN NHĨM 04 Mơn: Hệ thống thơng tin quản lý Lớp học phần: 1962eCIT0311 Page 31 of 32 STT Họ tên sinh viên Mã SV Lớp HC Trần Xuân Hiếu 17D140154 K53I3 Hoàng Thị Hoa 18D140316 K54I6 Nguyễn Thị Hoa 18D140017 K54I1 Đặng Văn Hóa 18D140078 K54I2 Nguyễn Thị Vân Hồng 18D140258 K54I5 Dương Thị Lệ Hương 18D140022 K54I1 Lưu Thị Minh Hương 18D140023 K54I1 Nguyễn Thị Hường 18D140083 K54I2 98 Nguyễn Ngọc Huy 18D140199 K54I4 Số buổi tham gia họp nhóm Điểm cá nhân tự nhận Điểm nhóm chấm Chữ ký Hà Nội, ngày tháng Xác nhận thư ký năm Xác nhận nhóm trưởng Page 32 of 32 Ghi