1 số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty sản xuất và XNK tổng hợp Hà Nội - Haprosimex Group.DOC

1 số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty sản xuất và XNK tổng hợp Hà Nội - Haprosimex Group

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, với xu hướng quốc tế hoá nền kinh tế các, quốc gia đang tíchcực tham gia vào sự phân công và hợp tác quốc tế Mỗi một quốc gia đang trởthành một mắt xích của nền kinh tế thế giới; không một quốc gia nào dù mạnhđến đâu đi ngược với xu thế trên lại có thể phát triển Trong điều kiện nàythương mại quốc tế mở rộng cánh cửa để nền kinh tế các nước hướng ra thịtrường bên ngoài Để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất mỗi nước đều dựa vàonhững tiềm năng như tài nguyên, vị trí địa lý, lao động.

Nước ta đã chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhànước Các doanh nghiệp ngày càng chủ động sản xuất kinh doanh xuất nhậpkhẩu, kể cả danh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp tư nhân, ngày càng nhiềucác công ty tham gia vào giao dịch thương mại quốc tế Trong trong quá trìnhbuôn bán quốc tế nhiều công ty, tổ chức đã đạt được nhiều kết quả tốt Tuynhiên vẫn không tránh khỏi những thiếu xót và hạn chế Cụ thể là do trình độnghiệp vụ ngoại thương còn non kém, cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu chưađược đào tạo một cách có hệ thống, chưa am hiểu về tập quán thương mại, luậtbuôn bán quốc tế v.v Đặc biệt là trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (HaprosimexGroup) là một trong những con chim đầu đàn của ngành thương mại thủ đô.Hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu là lĩnh vực kinh doanh chính của công ty.Công ty luôn luôn phấn đấu vượt mọi khó khăn hoàn thành tốt mục tiêu nhiệmvụ của mình Song bên cạnh đó do khi chúng ta mở cửa nền kinh tế, khả năng,trình độ, kinh nghiệm còn hạn chế dẫn đến hiệu quả kinh tế của công ty vẫnchưa đạt mức cao nhất.

Qua thời gian thực tập ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp HàNội, em thấy công ty Haprosimex Group vẫn còn tồn tại những hạn chế trongcông tác nghiệp vụ, đặc biệt là trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Trong khi xuất khẩu lại là lĩnh vực hoạt động chính của công ty Chính vì vậy

mà em mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện côngtác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩutổng hợp Hà Nội (Haprosimex Group)" với mong muốn góp phần nhỏ bé của

mình vào việc hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhằm nâng caohiệu quả kinh doanh ở công ty.

Đối tượng và nhiệm vụ nghiên cứu: Chuyên đề đi vào phân tích thực

trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Haprosimex Group Từđó đề xuất một số giải pháp đối với công ty cũng như kiến nghị đối với Nhànước nhằm giúp công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty ngày cànghoàn thiện hơn.

Phương pháp nghiên cứu: Chuyên đề sẽ sử dụng phương pháp duy vật

lịch sử, duy vật biện chứng kết hợp với các phương pháp khác để so sánh, phântích trên cơ sở các số liệu về tình hình công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tạicông ty trong giai đoạn 2004 – 2006.

Nội dung gồm các phần sau:

Chương I: MỘT SỐ VÂN ĐỀ CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU VÀ CÔNG TÁC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

Chương II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY HAPROSIMEX GROUP

CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢIPHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TYHAPROSIMEX GROUP TRONG THỜI GIAN TỚI

Mặc dù đã có nhiều cố gắng song thời gian nghiên cứu và khả nănglý luận của em còn nhiều hạn chế nên chuyên đề của em không tránh khỏi nhữngthiếu xót Em rất mong nhận được sự giúp đỡ và chỉ bảo của các thầy cô để bổ sung và hoàn thiện chuyên đề này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương I: MỘT SỐ VÂN ĐỀ CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨUVÀ CÔNG TÁC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

I Xuất khẩu và hợp đồng xuất khẩu

1 Khái niệm và nội dung chủ yếu của hoạt động xuất khẩu

1.1 Khái niệm

Thương mại quốc tế từ lâu đã đóng góp một vai trò vô cùng quan trọngđối với sự phát triển kinh tế của các quốc gia Đó là các hoạt động thương mạivượt qua biên giới của một quốc gia, tạo thành một hệ thống thương mại mangtính toàn cầu Xuất khẩu và nhập khẩu là hai hoạt động cơ bản của thương mạiquốc tế và mỗi hoạt động đó lại đóng góp một vai trò khác nhau đối với sự pháttriển kinh tế của mỗi quốc gia Trong đó, hoạt động xuất khẩu có thể mang lạinguồn ngoại tệ lớn cho các quốc gia làm tiền đề cho hoạt động nhập khẩu Xuấtkhẩu là lĩnh vực quan trọng nhằm tạo điều kiện cho các nước tham gia vào phâncông lao động và tận dụng nguồn lực bên ngoài làm giàu cho đất nước Do đó,các chính sách thương mại của các quốc gia thường hướng vào xuất khẩu, đẩymạnh xuất khẩu Thúc đẩy sản xuất hàng xuất khẩu là một trong ba mục tiêu màĐảng và Nhà nước ta đã đề ra nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển.

Theo nghĩa thông dụng nhất thì xuất khẩu là hoạt động trao đổi hàng hóagiữa các nước thông qua mua bán nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận.

Trong luật thương mại Việt Nam định nghĩa: “Xuất khẩu hàng hóa làviệc hàng hóa được đưa ra ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặcbiệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quyđịnh của pháp luật”.

Các hình thức xuất khẩu gồm có: trực tiếp; gián tiếp; nghị định thư; xuấtkhẩu tại chỗ; gia công chế biến; buôn bán đối lưu; tạm xuất, tái nhập; tạm nhập,tái xuất.

1.2 Nội dung chủ yếu của hoạt động xuất khẩu

Hoạt động xuất khẩu phải trải qua nhiều giai đoạn phức tạp, bắt đầu từkhi xác định hàng hóa xuất khẩu cho đến khi kết thúc hoạt động xuất khẩu nhằmTổ chức sản xuất,

đem lại hiệu quả kinh tế Tùy thuộc vào mặt hàng và thị trường xuất khẩu thìdoanh nghiệp phải thực hiện theo các bước khác nhau, thông thường nội dungcủa hoạt động xuất khẩu gồm các khâu cơ bản sau:

1.2.1 Nghiên cứu thị trường xuất khẩu

Ở giai đoạn này doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin vềthị trường, về mặt hàng cung cấp, xác định đối tác, bạn hàng… Qua đó tiến hànhxác định phương thức kinh doanh như thế nào, xây dựng phương án kinh doanhra sao…

Các thông tin phải thu thập bao gồm:

* Thông tin sơ cấp và thứ cấp về hàng hóa, bao gồm:

- Thương phẩm của hàng hóa : thông tin này giúp doanh nghiệpthấy được giá trị, công dụng và tính chất của hàng hóa

- Yêu cầu của thị trường đối với hàng hóa như: quy cách, chủngloại,chất lượng, bao bì.

- Phạm vi lưu thông của hàng hóa

- Tình hình sản xuất mặt hàng như: yếu tố thời vụ, năng lực sảnxuất của doanh nghiệp.

- Chu kỳ sống của sản phẩm

- Một số chỉ tiêu cơ bản về hiệu quả kinh doanh mặt hàng như: tỷsuất ngoại tệ xuất khẩu, được tính bằng tổng số nội tệ chi ra là bao nhiêuđể khi xuất khẩu sẽ thu được một đơn vị ngoại tệ, sau đó so sánh với tỷgiá hối đoái để biết được hiệu quả xuất khẩu

Nghiên cứu thịtrường

Lập phương ánkinh doanh

Giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng

Tổ chức thực hiện hợp đồngĐánh giá kết quả

hoạt động xuất khẩu

Tổ chức sản xuất thu mua tạo nguồnhàng

* Thông tin về thị trường:

- Thông tin về đất nước, con người, tình hình kinh tế, chính trị, xã

- Thông tin về hệ thống ngân hàng.

- Thông tin về khách hàng, bạn hàng như: năng lực tài chính, khảnăng thực hiện hợp đồng.

- Thông tin về giá quốc tế của mặt hàng xuất khẩu 1.2.2 Lập phương án kinh doanh

Lập phương án kinh doanh nhằm mục đích giúp cho doanh nghiệp tínhđược hiệu quả kinh tế, tiết kiệm chi phí.

Doanh nghiệp phải xác định mục tiêu của hoạt động xuất khẩu như vì lợinhuận, vì quan hệ, vì khai thông thị trường; phải ước tính được các chỉ tiêu vềkết quả hoạt động kinh doanh như doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…để đưa ra cácphương án kinh doanh có tính khả thi nhất.

Doanh nghiệp phải đưa ra nhiều phương án kinh doanh khác nhau để lựachọn sao cho phù hợp với điều kiện, khả năng của mình nhất Tất cả các phươngán đưa ra đều phải đảm bảo tính cụ thể, tính khả thi, tính linh hoạt, tính nhấtquán, tính hợp lý.

1.2.3 Tổ chức thu mua, sản xuất tạo nguồn hàng

Trước khi xuất khẩu doanh nghiệp phải xác định cho được nguồn hàng.Với các mặt hàng khác nhau thì có những đòi hỏi khác nhau về chất lượng, kiểudáng, mẫu mã,…nên doanh nghiệp cần sản xuất thu mua cho phù hợp nếu khôngsẽ bỏ lỡ thời cơ, làm mất thị trường xuất khẩu.

1.2.4 Giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng

Trên cơ sở đã xác định những thông tin về thị trường, lựa chọn được bạnhàng, thu mua và sản xuất hàng hóa doanh nghiệp tiến hành xác định thời gian,địa điểm tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng xuất khẩu Nội dunggiao dịch đàm phán bao gồm:

- Tên và chủng loại hàng hóa giao dịch mua bán.- Giao dịch về chất lượng hàng hóa

1.2.5 Tổ chức thực hiện hợp đồng

Khi hợp đồng đã được ký kết, doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện hợpđồng Để thực hiện hợp đồng, thông thường doanh nghiệp xuất khẩu phải thựchiện các công việc sau:

- Xin giấy phép xuất khẩu - Chuẩn bị hàng xuất khẩu

- Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu - Thuê tàu hoặc lưu cước

- Mua bảo hiểm

- Làm thủ tục hải quan- Giao hàng xuất khẩu

- Thực hiện các thủ tục thanh toán

- Khiếu nại và giải quyết khiếu nại1.2.6 Đánh giá kết quả hoạt động xuất khẩu

Sau khi kết thúc quá trình thực hiện hợp đồng thì doanh nghiệp tiến hànhđánh giá kết quả hoạt động xuất khẩu dựa trên một số chỉ tiêu như: tỷ suất ngoạitệ xuất khẩu, lợi nhuận, doanh lợi, hiệu qua kinh doanh tương đối, hiệu quả sửdụng vốn, chi phí thực hiện hợp đồng, mức độ rủi do Từ đó hạch toán lãi lỗ đểlập phương án kinh doanh cho kỳ tới một cách kịp thời nhất.

2 Khái niệm và sự cần thiết của hợp đồng xuất khẩu

2.1 Khái niệm hợp đồng xuất khẩu

Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu là sựthỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy địnhbên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ có liên quan đếnhàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua phải thanh toántiền hàng.

Ở Việt Nam, điều 80 Luật Thương mại được Quốc hội khóa IX, kỳ họpthứ 11 thông qua ngày 10/5/1997, quy định về hợp đồng ngoại thương như sau:“Hợp đồng mua bán hàng hóa với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bánhàng hóa được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam và một bên làthương nhân nước ngoài”.

Trong các văn bản quy chế khác của Bộ Thương mại Việt Nam thì hợpđồng ngoại thương thường có đặc điểm sau:

- Đặc điểm 1: Hàng hóa

Hàng hóa là đối tượng mua bán của hợp đồng, được chuyển ra khỏi đấtnước người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng.

- Đặc điểm 2: Đồng tiền thanh toán

Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặcđối với cả hai bên.

- Đặc điểm 3: Chủ thể của hợp đồng

Đây là đặc điểm quan trọng nhất của hợp đồng: Chủ thể của hợp đồngngoại thương là người mua và người bán phải có cơ sở kinh doanh đăng ký tạihai quốc gia khác nhau.

2.2 Sự cần thiết của hợp đồng xuất khẩu

Ngày nay sự phát triển kinh tế của một quốc gia không thể tách rời vớicác quốc gia khác trên thế giới Thực tế đã chứng minh rằng các quốc gia khôngthể tồn tại tách biệt với thế giới bên ngoài mà có thể đảm bảo đầy đủ điều kiệnvật chất và có thể phát triển Vì thế cần phải phát triển thương mại quốc tế đểphát triển đất nước.

Tuy nhiên, trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh thương mạiquốc tế nói riêng cũng rất nhiều phức tạp Mặc dù, đã được bàn bạc, thoả thuậnkỹ nhưng nếu không có hợp đồng thì nhiều khi vẫn có thể bị huỷ bỏ Điều nàydễ xảy ra nếu thực tế sẽ không có lợi cho một bên nào đó.

Trên thực tế giao dịch bằng miệng nhiều khi vẫn có hiệu lực và bị ràngbuộc Nhưng nếu có tranh chấp sẽ không có chứng cứ cụ thể để giải quyết.Trường hợp giao kết bằng điện thoại, telex thông thường phải lưu giữ những nộidung chào hàng xác định và các thông báo gửi tin ưng thuận, nếu có tranh chấpthì đó là chứng cứ Tuy nhiên nếu có tranh chấp xảy ra không có hợp đồng là rấtkhó xử Vì thế trong kinh doanh thương mại quốc tế hợp đồng là rất cần thiết vì:

- Trong kinh doanh thương mại quốc tế giữa các nước với nhau, nếu cósự khác nhau về chủ thể ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, tôn giáo, tập quán Đồngthời có sự hiểu nhầm về thuật ngữ thống nhất đã dùng trong bản hợp đồng Vìthế khi có hợp đồng và các điều khoản qui định trong hợp đồng thì các bên cóthể hiểu một cách thống nhất với nhau.

- Hợp đồng là văn bản bằng chứng ghi rõ những điều khoản trên giấytrắng mực đen và chữ ký của 2 bên tham gia hợp đồng Vì thế sẽ là căn cứ pháplý ràng buộc các bên thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản đã thoả thuận.Đồng thời nó là cơ sở để thực hiện và kiểm tra việc thực hiện hợp đồng củadoanh nghiệp đã ký kết.

- Hợp đồng sẽ là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp xảy ra nếu nhưcác bên không thực hiện đúng và đầy đủ trong hợp đồng Nhằm đảm bảo quyềnvà nghĩa vụ của các bên.

II Nội dung của công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Tùy thuộc vào các yếu tố có liên quan mà nội dung công tác thực hiệnmỗi hợp đồng xuất khẩu sẽ khác nhau, tuy nhiên đa số các hợp đồng xuất khẩuđều có nội dung thực hiện như sau:

1 Xin giấy phép xuất khẩu

Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lýcông tác xuất khẩu của các doanh nghiệp trong nước Vì vậy ngay sau khi ký kếthợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải ngay lập tức chuẩn bị các giấy tờ cầnthiết để xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa đó thuộc diện phải xin giấyphép) để thực hiện hợp đồng đó.

Giấy phép xuất khẩu ở đây được hiểu là tất cả các giấy phép mà doanhnghiệp cần phải có để có thể xuất khẩu loại hàng hóa mà doanh nghiệp đã ký kếttrong hợp đồng xuất khẩu.

Thông thường, để xin giấy phép các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồsơ xin giấy phép xuất khẩu bao gồm các loại giấy tờ sau:

+ Đơn xin giấy phép xuất khẩu + Hợp đồng xuất khẩu

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, mã số xuất nhập khẩu.+ Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu và chứng minh năng lực xuất khẩu, cácbản thanh quyết toán của giấy phép cũ, bộ chứng từ chứng minh chất lượnghàng hóa xuất khẩu.

2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, công ty xuất khẩu phảitiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợpđồng đã ký với nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằngL/C).

Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gomtập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàngxuất khẩu.

2.1 Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu

Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn.Trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuấtmanh mún, phân tán, vì vậy, trong rất nhiều trường hợp muốn làm thành lô hàngxuất khẩu, công ty xuất khẩu phải tiến hành thu gom từ rất nhiều cơ sở sản xuất.Cơ sở pháp lý để làm việc đó ký kết hợp đồng kinh tế giữa công ty xuất khẩuvới các cơ sở sản xuất.

Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồngmua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng….

2.2 Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu

Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời,nhưng đại bộ phận hàng hóa đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trìnhvận chuyển và bảo quản Muốn làm tốt được công việc đóng gói bao bì, một mặtcần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cầnnắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn bao gói thích hợp.2.2.1 Loại bao bì

Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao bì Các loạithông thường là:

- Hòm (case, box): Dùng cho những hàng có giá trị tương đối cao hoặcdễ hỏng, dễ vỡ.

- Bao (bag): Dùng cho các sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu hóachất.

- Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hóa có thể ép gọn mà phẩmchất không bị hỏng thì đều có thể đóng thành kiện.

- Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng,chất bột và nhiều loại hàngkhác nữa phải đóng vào thùng.

Ngoài mấy loại bao bì thường dùng trên đây, còn có một số loại khácnhư: sọt, chai lọ, chum…

Các loại bao bì trên đây là bao bì bên ngoài (outer packing) Ngoài racòn có bao bì bên trong (inner packing), bao bì trực tiếp (immediate packing).2.2.2 Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói

Yêu cầu chung về đóng gói bao bì ngoại thương là an toàn, rẻ tiền vàthẩm mỹ Điều đó có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo sự nguyên vẹn về chấtlượng, về chất lượng hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải đảmbảo hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải đảm bảo thu hút sự chú ý củangười tiêu thụ Khi lựa chọn loại bao bì, công ty xuất khẩu phải xét đến nhữngđiều đã thảo thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến tính chất của hàng hóa.Ngoài ra cần xét đến những nhân tố dưới đây:

+ Điều kiện vận tải: khi lựa chọn bao bì người ta phải xét đến đoạnđường dài hay ngắn, phương pháp và thời gian của việc vận chuyển, sự chungđụng với hàng hóa khác.

+ Điều kiện khí hậu: Đối với những hàng hóa giao cho các nước có độẩm không khí cao (tới 90%) và nhiệt độ trung bình tới 30 – 40 độ C, hoặc hànghóa đi qua những nước có khí hậu như vậy thì bao bì phải là những loại đặc biệtbền vững Thường thường đó là những hòm gỗ hoặc kim khí được hàn hoặc gắnkín.

+ Điều kiện về luật pháp hoặc thuế quan: ở một số nước, luật pháp cấmnhập khẩu những hàng hóa có bao bì làm từ những loại nguyên liệu nhất định,một số nước khác lại cho phép nếu có giấy tờ chứng nhận rằng nguyên liệu sảnxuất bao bì đã được khử trùng Bên cạnh đó, ở một số nước thuộc khối liên hiệpAnh, hải quan đòi hỏi phải xuất trình những chứng từ về xuất xứ của bao bì đểáp dụng các mức thuế suất khác nhau.

+ Điều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường được tính theo trọnglượng cả bao bì hoặc thể tích của hàng hóa Vì vậy rút bớt trọng lượng bao bìhoặc thu hẹp thể tích của hàng hóa sẽ tiết kiêm được chi phí vận chuyển.

2.3 Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu

Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ đượcghi bên ngoài các bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giaonhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa.

Việc ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: sáng sủa, dễ đọc, khôngphai màu, không thấm nước, không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hóa.

3 Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu

Trước khi giao hàng, công ty xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàngvề phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm) hoặc nếu hànghóa xuất khẩu là động vật hoặc thực vật phải kiểm tra về khả năng lây lan bệnh(tức kiểm dịch động thực vật).

Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ởcửa khẩu Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định nhất Còn việckiểm tra hàng hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sởvà thực hiện thủ tục quốc tế.

Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do tổ chức “kiểm tra chất lượng sản phẩm”(KCS) tiến hành Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệmchính về phẩm chất hàng hóa

Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở là do phòng bảo vệ thực vật (của huyện,quận hoặc ở nông trường) tiến hành Việc kiểm dịch động vật ở cơ sở là phòng(trạm) thú y (của huyện, quận hoặc ở nông trường) tiến hành.

4.Thuê tàu hoặc lưu cước

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, việc thuê tàu chở hàngđược tiến hành dựa vào 3 căn cứ sau: Những điều khoản của hợp đồng mua bánngoại thương; đặc điểm của hàng hóa được mua bán; và điều kiện vận tải.

Khi doanh nghiệp ký kết hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF hoặc Cand F (cảng đến) thì doanh nghiệp phải tiến hành việc thuê phương tiện vận tải.

Tùy vào đặc điểm hàng hóa, tính chất kinh doanh…mà doanh nghiệp cóthể lựa chọn một trong các hình thức vận tải sau đây: Vận tải đường biển, vận tải

đường không, vận tải đường sắt, vận tải đường bộ, vận tải đa phương thức hoặcmột số hình thức đặc thù khác.

Hiện nay trên thế giới phương tiện vận tải được sử dụng phổ biến nhất làvận tải đường biển, nó thường chiếm khoảng 60 – 70% lưu lượng hàng hóa đượcmua bán trên thế giới Tiếp đó là vận tải đường không và vận tải đa phươngthức.

Đối với phương thức vận tải đường biển, doanh nghiệp có thể lựa chọncác hình thức : thuê tàu chuyến, thuê tàu chợ, thuê bao tàu, hoặc vận chuyểnbằng container Việc lựa chọn hình thức nào là tùy thuộc vào điều kiện giaohàng, khối lượng hàng xuất khẩu.

Việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin vềtình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu Vì vậy trongnhiều trường hợp, công ty xuất khẩu thường ủy thác việc thuê tàu, lưu cước chomột công ty hàng hải : công ty thuê tàu và môi giới hàng hải, công ty đại lý tàubiển…

Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên ủy thác thuê tàu với bênnhận ủy thác thuê tàu là hợp đồng ủy thác Có hai loại hợp đồng ủy thác thuêtàu:

+ Hợp đồng ủy thác thuê tàu cả năm+ Hợp đồng ủy thác thuê tàu chuyến

Công ty xuất khẩu căn cứ vào đặc điểm vận chuyển của hàng hóa để lựachọn loại hình hợp đồng thích hợp.

5 Mua bảo hiểm

Hàng hóa chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Vì thếbảo hiểm hàng hóa đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoạithương Doanh nghiệp xuất khẩu chỉ phải mua bảo hiểm cho hàng hóa khi họ kýkết hợp đồng mua bán hàng hóa theo điều kiện CIF hoặc CIP và điều kiện củanhóm D.

Để mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, doanhnghiệp xuất khẩu cần thực hiện một số công việc sau:

+ Liên hệ với các công ty bảo hiểm để lấy hồ sơ quảng cáo các sản phẩmbảo hiểm.

+ Lựa chọn công ty bảo hiểm,sản phẩm bảo hiểm và loại hình bảo hiểm.+ Nghiên cứu điều kiện bảo hiểm cần mua (A,B,C).

Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa vào 4 căn cứ sau:- Các điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương

- Tính chất của hàng hóa

- Tính chất bao bì và phương thức xếp hàng- Loại tàu chuyên chở

+ Đến công ty bảo hiểm làm giấy yêu cầu được bảo hiểm cho hàng hóachuyên chở và ký kết hợp đồng bảo hiểm bằng văn bản.

+ Thanh toán phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểmhoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.

Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp cần chú ý tớimột số vấn đề cơ bản sau:

Trị giá bảo hiểm: Trị giá bảo hiểm của hàng hóa xuất khẩu được tínhtheo công thức sau:

(C+F)

V= 110%CIF = - x (a +1) (1-R)

Trong đó: V là giá trị bảo hiểm; F là cước phí vận tải; C là giá FOB củahàng hóa; R là tỷ lệ phí bảo hiểm; a là tỷ lệ lời dự tính ( theo thông lệ của quốctế: a= 10%).

Tỷ lệ phí bảo hiểm: Đây là chỉ số % dùng để tính phí bảo hiểm cho

hàng hóa xuất khẩu, tỷ lệ này thường dao động từ 2/1000 (hai phần ngàn) đến2/100 (hai phần trăm) tùy thuộc vào các yếu tố sau:

(1) Đặc điểm tính chất của hàng hóa chuyên chở;

(2) Tuổi của tàu, cấp tàu,quốc tịch tàu, chủ tàu…;

(3) Điều kiện bốc và dỡ hàng ở cảng đi và đến, hành trình của tàu…;(4) Loại bao bì của hàng được bảo hiểm: hàng rời, bao kiện haycontainer…;

(5) Sự lựa chọn điều kiện bảo hiểm: A; B; hay C.

Hiện nay, tỷ lệ phí bảo hiểm bình quân theo thông lệ quốc tế là 8/1000(tám phần ngàn).

Phí bảo hiểm: Là khoản tiền mà nhà xuất khẩu phải trả cho công

ty bảo hiểm khi mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu để được bồi thường khicó rủi ro xảy ra đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Phí bảo hiểm sẽ được tính theo công thức sau:

(C + F)

I = CIF x R = - x (a + 1) x R (1 – R)

Trong trường hợp tàu già ( trên 15 năm ) thì:

I = CIF x R` (với R` = R + R1 + R2)

Trong đó : I là phí bảo hiểm; C là giá FOR của hàng hóa; F là cước phívận tải; R là tỷ lệ phí bảo hiểm; R1 là tỷ lệ phụ phí; R2 là tỷ lệ phí tàu già; a là tỷlệ lời dự tính.

6 Làm thủ tục hải quan

Theo khoản 9 Điều 1 của Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật hảiquan được Quốc hội thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005 thì thủ tục hai quankhi thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa bao gồm 3 bước sau:

(1) Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơhải quan; trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hảiquan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống sử lý dữ liệu điện tửcủa hải quan.

(2) Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định choviệc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải.

(3) Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định củapháp luật.

Địa điểm làm thủ tục hải quan: Khoản 10 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung

một số điều của Luật hải quan nêu rõ:

Ðịa điểm làm thủ tục hải quan là trụ sở Hải quan cửa khẩu, trụ sở Hảiquan ngoài cửa khẩu

Trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử thì nơi tiếp nhận, xửlý hồ sơ hải quan có thể là trụ sở Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộctrung ương.

Trong trường hợp cần thiết, việc kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu,nhập khẩu có thể được thực hiện tại địa điểm khác do Tổng cục Hải quan quyđịnh

Hồ sơ hải quan: Khi làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, doanh

nghiệp xuất khẩu phải lập bộ hồ sơ hải quan cho hàng hóa xuất khẩu trước khithông quan Hồ sơ hải quan gồm có:

a) Tờ khai hải quan; b) Hóa đơn thương mại;

c) Hợp đồng mua bán hàng hóa;

d) Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa xuấtkhẩu, nhập khẩu, quá cảnh, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnhmà theo quy định của pháp luật phải có giấy phép;

đ) Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàngmà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan

Hồ sơ hải quan là hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử Hồ sơ hải quan điện tửphải bảo đảm tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở Hảiquan Trong trường hợp có lý do chính đáng, được thủ trưởng cơ quan hải quannơi tiếp nhận hồ sơ hải quan đồng ý, người khai hải quan được gia hạn thời gianphải nộp, xuất trình một số chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; bổ sung, sửa chữa

thay thế tờ khai hải quan đã đăng ký đến trước thời điểm kiểm tra thực tế hànghóa, phương tiện vận tải hoặc trước thời điểm miễn kiểm tra thực tế hàng hóa;nộp tờ khai hải quan và hoàn chỉnh tờ khai trong thời hạn quy định; khai một lầnđể xuất khẩu, nhập khẩu nhiều lần trong một thời gian nhất định.

Thời hạn khai báo và nộp tờ khai hải quan: Khoản 11 Điều 1 Luật

sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật hải quan nêu rõ:”Hàng hóa xuất khẩuđược thực hiện chậm nhất là 08 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; tờkhai hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngàyđăng ký”.

Địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất khẩu: theo quy định thì hàng hóa

xuất khẩu có thể được kiểm tra hải quan tại một trong ba địa điểm sau đây: Tạicửa khẩu, tại địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu, tại địa điểm khác doTổng cục hải quan quy định trong trường hợp cần thiết.

Tiến hành việc kiểm tra hàng hóa xuất khẩu có thể được tiến hành theomột trong ba phương thức sau: Miễn kiểm tra thực tế, Kiểm tra xác suất thực tê,Kiểm tra thực tế toàn bộ.

Nghĩa vụ kê khai và nộp thuế: Doanh nghiệp xuất khẩu tự kê khai thuế

trong tờ khai hải quan và phải tự chịu trách nhiệm về việc kê khai của mình.Trong thời hạn 6 tháng, kể từ ngày đăng ký tờ khai, nếu phát hiện có sựnhầm lẫn trong việc kê khai, tính thuế, nộp thuế thì phải báo cho cơ quan hảiquan nơi làm thủ tục để điều chỉnh số tiền thuế phải nộp

7 Giao hàng xuất khẩu

Hàng xuất khẩu của ta được giao về cơ bản bằng đường biển và đườngsắt Nếu hàng được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các côngviệc sau:

+ Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyênchở cho người vận tải (đại diện hàng hải hoặc thuyền trưởng hoặc công ty đại lýtàu biển) để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (Stowage plan).

+ Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng.

+ Bố trí phương tiện vận tải đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.

+ Lấy biên lai thuyền phó (Mate,s receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấyvận đơn đường biển.

Vận đơn đường biển phải là vận đơn nhập khẩu hoàn hảo, đã bốc hàng(Clean on board B/L) và phải chuyển nhượng được (Negotiable).

Nếu hàng hóa được giao bằng container khi chiếm đủ một container(FCL), chủ hàng phải đăng ký thuê container, đóng hàng vào container và lậpbảng kê hàng trong container (container list) Khi hàng giao không chiếm hếtmột container (LCL), chủ hàng phải lập “bản đăng ký hàng chuyên chở” (cargolist) Sau khi đăng ký được chấp thuận, chủ hàng giao hàng đến ga container chongười vận tải.

Nếu hàng hóa chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăngký với cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hóa vàkhối lượng hàng hóa Khi đã được cấp toa xe, chủ hàng tổ chức bốc xếp hàng,niêm phong cặp chì làm các chứng từ vận tài, trong đó chủ yếu là vận đơnđường sắt.

8 Thực hiện các thủ tục thanh toán

a)Thanh toán bằng thư tín dụng

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng,đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tíndụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/C và khả năngthuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu L/C đó Nếu L/C không đáp ứngđược các yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồi ta mới giao hàng.Khi lập bộ chứng tử thanh toán, những điểm quan trọng cần được quántriệt là: Nhanh chóng, chính xác, phù hơp với những yêu cầu của L/C cả về nộidung lẫn hình thức.

b) Thanh toán bằng phương thức nhờ thu

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phươngthức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, thì đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải

hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để ủy thác cho ngânhàng việc thu đòi tiền.

Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và nhanh chóng giaocho Ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn.

9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nạiđòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xétyêu cầu của khách hàng (đơn vị nhập khẩu ) Việc giải quyết khiếu nại phải khẩntrương, kịp thời, có tình, có lý.

Nếu khiếu nại của khách hàng là có cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thểgiải quyết bằng một trong những phương pháp sau:

+ Giao hàng thiếu.+ Sửa chữa hàng hỏng.

+ Giao hàng tốt thay thế hàng kém chất lượng.

+ Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hóa giaovào thời gian sau đó.

Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiệnnhau tại hội đồng trọng tài (nếu có thỏa thuận trọng tài) hoặc tại tào án.

III Các nhân tố chủ yếu tác động tới công tác thực hiện hợp đồng xuấtkhẩu

1 Các nhân tố chủ quan

1.1 Mục tiêu của doanh nghiệp

Mục tiêu của doanh nghiệp sẽ quyết định toàn bộ quá trình hoạt độngcủa doanh nghiệp nói chung cũng như công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩunói riêng.

Tùy theo mục tiêu của doang nghiệp trong mỗi thương vụ kinh doanh làvì lợi nhuận, vì quan hệ hay vì mở rộng thị trường… mà công tác thực hiện hợpđồng xuất khẩu sẽ được thúc đẩy nhanh hay chậm.

1.2 Khả năng vốn của doanh nghiệp

Vốn là yếu tố hàng đầu quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp nóichung và của công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng.

Vốn là yếu tố hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp có thể thuê lao động,đầu tư sản xuất, thu mua tạo nguồn hàng cho hoạt động xuất khẩu Vốn là yếu tốcần thiết để doanh nghiệp hiện đại hóa nhằm đáp ứng tốt hơn cho hoạt động củadoanh nghiệp.

1.3 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Nguồn nhân lực của doanh nghiệp thể hiện ở cả hai mặt là số lượng vàchất lượng cán bộ công nhân viên trong công ty Một doanh nghiệp có đủ độingũ lao động có tay nghề, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng được yêucầu kinh doanh trong điều kiện mới là yếu tố quan trọng góp phần quyết địnhđến thắng lợi của doanh nghiệp.

Với đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao, giàu kinh nghiệm thìcông tác thực hiện hợp đồng sẽ được đảm bảo cả về mặt thời gian và chất lượngnâng cao uy tín của công ty với các bạn hàng.

1.4 Cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật và công nghệ

Để công tác thực hiện hợp đồng diễn ra một cách nhanh chóng và kịpthời thì không chỉ cần có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn và giàu kinhnghiệm mà còn phải có một cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ hiện đại phụcvụ cho công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

Các cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật là hệ thống kho tàng, mặt bằng sảnxuất, máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển… đáp ứng nhu cầu của hoạtđộng xuất khẩu Ngoài ra cũng cần phải trang bị các sản phẩm ứng dụng côngnghệ hiện đại như máy tính, internet, phần mềm chuyên dụng để phục vụ chocông tác thực hiện hợp đồng; tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả của công tácthực hiện hợp đồng.

1.5 Cơ cấu tổ chức và chính sách đãi ngộ nhân sự của công ty

Tổ chức bộ máy của doanh nhgiệp có phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đềra sẽ tạo lập năng lực và chất lượng hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh pháttriển, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu qua kinh tế Nếu bộ máy của công tyđược bố trí hợp lý thì các cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng chỉ đạo cấp dưới trong côngtác nghiệp vụ Nếu bộ máy quản trị và kinh doanh của doanh nghiệp cồng kềnhkém hiệu lực, bảo thủ trì trệ, không đáp ứng được những đòi hỏi mới trên thịtrường, làm cản trở công tác thực hiện hợp đồng hoặc bỏ lỡ thời cơ kinh doanhthì sẽ gây ra hậu quả trên nhiều mặt: tâm lý, tinh thần, chính trị và đặc biệt làsuy giảm về kinh tế.

Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, nhiều công ty nổi tiếng trên thếgiới cũng nhận thấy rằng, nhiệm vụ kinh doanh sẽ không hoàn thành nếu khôngcó những con người hết lòng vì doanh nghiệp Trong quá trình thực hiện hợpđồng xuất khẩu cũng vậy, công ty cần có những chính sách đãi ngộ hợp lý nhưkhen thưởng, động viên, khích lệ…khi công việc được hoàn thành thuận lợihoặc vượt trên dự kiến Việc làm đó tạo ra bầu không khí thân mật gắn bó trongđơn vị, cùng lao động và cùng hưởng thụ theo sự cống hiến của từng người.

2 Các nhân tố khách quan

2.1 Khách hàng

Khách hàng là nhân tố được xem xét đến hàng đầu Theo quan điểm củamarketing hiện đại thì mọi hoạt động của doanh nghiệp đều phải xuất phát từkhách hàng và nhằm hướng tới khách hàng Trong kinh doanh nói chung cũngnhư trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng thì sự am hiểu vềkhách hàng là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của hoạt động.

2.2 Môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh được coi là nhân tố có tác động lớn đối với hoạtđộng xuất khẩu của doanh nghiệp; và do đó cũng ảnh hưởng tới công tác thựchiện hợp đồng.

Sự biến động của môi trường kinh doanh sẽ tác động thuận chiều haynghịch chiều là phụ thuộc vào khả năng thích ứng, sự chuẩn bị của mỗi doanhnghiệp.

2.3 Chính sách, pháp luật của Nhà nước

Các chính sách về thuế quan, hạn ngạch, tỷ giá hối đoái …sẽ ảnh hưởngtrực tiếp tới công tác thực hiện hợp đồng Các chính sách này sẽ ảnh hưởng tớihoạt động của tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường song nó sẽ ảnhhưởng trực tiếp tới hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.

2.4 Luật pháp quốc tế

Hiện nay, khi các nền kinh tế tiến lại ngày càng gần nhau hơn thì để cóthể điều chỉnh các quan hệ đó mà không có bên nào phải chịu bất lợi thì sự rađời của các văn bản pháp lý mang tính quốc tế là cần thiết.

Luật pháp quốc tế ở đây được hiểu là hệ thống pháp luật được áp dụngkhi điều chỉnh quan hệ của hai chủ thể có quốc tịch hay trụ sở khác nhau Chúngcó thể là: Điều ước quốc tế, Tập quán quốc tế, Tiền tệ pháp hoặc Luật quốc gia.

Khi doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất khẩu thì tức là họ đã thamgia vào hoạt động thương mại quốc tế, chính vì vậy họ không thể đứng ngoài sựđiều chỉnh của các văn bản trên.

2.5 Các nhân tố hỗ trợ khác

Sự phát triển của ngành vận tải, của ngành bảo hiểm và của hệ thốngngân hàng sẽ là các nhân tố thúc đẩy công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩuđược thuận tiện và nhanh chóng.

Ngành vận tải giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và thời giancho công việc vận chuyển hàng hóa Ngành bảo hiểm giúp cho doanh nghiệphạn chế được các rủi ro trong hoạt động xuất khẩu nói chung cũng như công tácthực hiện hợp đồng nói riêng Hệ thống ngân hàng giúp cho việc thanh toán diễnra một cách thuận lợi, họ còn đưa ra các cảnh báo hữu ích cho doanh nghiệp khitiến hành các giao dịch với các công ty nước ngoài.

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THỰC HIỆNHỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY HAPROSIMEX GROUPI Giới thiệu chung về công ty Haprosimex Group

1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (HaprosimexGroup) được thành lập theo quyết định số 528/UBND-QĐ ngày 29/01/1993 củaUBND TP Hà Nội với số vốn điều lệ là 200 tỷ Đây là loại hình doanh nghiệp100 % vốn Nhà Nước chịu sự quản lý của UBND TP.Hà Nội, lĩnh vực hoạtđộng chính là sản xuất và xuất nhập khẩu

Haprosimex là công ty hàng đầu chuyên sản xuất và xuất nhập khẩu mộtloạt các mặt hàng như: sản phẩm thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc, hàng nônglâm sản …

Haprosimex có quan hệ kinh doanh với khoảng 60 nước và vùng lãnhthổ ở hầu hết các khu vực trên toàn thế giới như: Châu Á, Đông Âu, EU, ChâuPhi, Bắc Mỹ và Úc.

Khẩu hiệu và phương châm của công ty là “TẤT CẢ VÌ KHÁCHHÀNG”, do đó công ty luôn đánh giá cao tất cả ý kiến đóng góp của khách hàngdựa trên sự hợp tác các bên cùng có lợi Công ty sẵn sàng đáp ứng tất cả các yêucầu của khách hàng với chất lượng tốt nhất, giá cả cạnh tranh, số lượng và thờigian giao hàng đảm bảo.

Trên thực tế, từ nhiều năm nay, Công ty Sản xuất- xuất nhập khẩu tổnghợp Hà Nội (Haprosimex) hiện là công ty mẹ của Haprosimex Group đã thíđiểm hoạt động theo mô hình công ty mẹ - con và đã đạt được những kết quảkhả quan Các đơn vị thành viên của Haprosimex với chức năng sản xuất đangành nghề, trong đó chủ yếu là sản xuất hàng dệt, may mặc, dệt len, chế biếnnông lâm sản để xuất khẩu … đã luôn chủ động đầu tư mở rộng sản xuất kinhdoanh, trang bị thêm máy móc thiết bị hiện đại, đồng bộ, máy chuyên dùng,nhằm nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm, tạo thế chủ động trong sản xuất.

Với phương châm phát triển lâu dài, bền vững, Haprosimex luôn là đơn vị điđầu trong việc đầu tư những dự án sản xuất hàng xuất khẩu của TP Hà Nội.

Xí nghiệp mũ xuất khẩu của công ty với những loại mũ thêu cao cấp đãđứng vững ở thị trường rất khó tính như Nhật, Mỹ, Hàn Quốc, kim ngạch xuấtkhẩu ngày càng tăng Hai đơn vị sản xuất hàng may mặc của HaprosimexGroup là Xí nghiệp may Thanh Trì và Liên doanh MSA- Hapro đã đi đầu trongviệc đầu tư dây chuyền công nghệ hiện đại được đánh giá là cao cấp trong khuvực Đông Nam Á như công nghệ may không chỉ, với những máy móc đặcchủng, mỗi chiếc giá hơn 20.000 USD, sản xuất được những mặt hàng cao cấpđang được thế giới rất ưa chuộng Theo ông Nguyễn Cự Tẩm- Tổng Giám đốcHaprosimex Group - cho biết, hiện nay những sản phẩm may giá rẻ rất khó cạnhtranh vì quá nhiều đơn vị làm, Haprosimex Group đi theo hướng đầu tư làmhàng cao cấp, như vậy sẽ tạo được ấn tượng hơn, mang lại lợi nhuận cao hơn.Do chịu khó đầu tư nên Haprosimex Group là một trong số ít những đơn vị đượchãng NIKE chọn làm đối tác với những đơn hàng rất lớn.

Công tác xúc tiến thương mại để đẩy mạnh xuất khẩu được HaprosimexGroup đặc biệt coi trọng Haprosimex Group là doanh nghiệp đầu tiên của ViệtNam thành lập chi nhánh và mở showroom diện tích 1.200m2, giới thiệu và bánsản phẩm tại Nam Phi Đây sẽ là “bàn đạp” để thâm nhập vào thị trường Nam vàTrung Phi Việc mở thành công showroom này của Haprosimex Group bước đầuđã có tín hiệu tốt, kim ngạch xuất khẩu hàng hóa của Haprosimex Group sangthị trường này tăng trưởng cao Đồng thời, showroom này không chỉ là nơi giớithiệu và chào bán những sản phẩm của Haprosimex Group mà tương lai sẽ là nơigiới thiệu hàng hóa của Việt Nam nói chung và của Hà Nội nói riêng với thịtrường Nam Phi.

Ngoài ra, cán bộ thị trường của Haprosimex Group còn nghiên cứu thịtrường thế giới để tìm cách khai thác thị trường ngách mà các công ty kháckhông để ý Đầu năm 2007, Haprosimex Group đã xuất khẩu loại giấyphotocopy sang thị trường Nhật Bản, mở ra triển vọng xuất khẩu lâu dài.

Nhờ những nỗ lực tìm tòi, kim ngạch xuất khẩu của công ty luôn tăngtrưởng cao Những năm qua, Haprosimex luôn là doanh nghiệp có kim ngạchxuất khẩu dẫn đầu Thủ đô và liên tục được Nhà nước, Chính phủ, và UBNDTP Hà Nội khen thưởng trên các lĩnh vực hoạt động.

+ Một vài thông tin chủ yếu:

- Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt: Công ty sản xuất và xuất nhập khẩutổng hợp Hà Nội

- Tên giao dịch quốc tế: HANOI GENERAL PRODUCTION ANDIMPORT - EXPORT COMPANY

- Tên viết tắt: Haprosimex group- Giám đốc: Nguyễn Cự Tẩm

- Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp Nhà Nước- Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và xuất nhập khẩu- Địa chỉ: 22 Hàng Lược, Quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội- Điện thoại: (84)-4-8267708

- Fax: (84)-4-8264014

- Website: http://www.Haprosimex com.vn

2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty :

2.1 Chức năng

Haprosimex thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu vốn Nhà Nước củatổng công ty sản xuất và xuất nhập khẩu Hà Nội, đồng thời chịu trách nhiệmtrước UBND TP Hà Nội về việc bảo toàn số vốn được giao.

Haprosimex giữ vai trò chủ đạo tập trung chi phối và liên kết các hoạtđộng của công ty con theo chiến lược phát triển ngành thương mại thủ đô trongtừng giai đoạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty mẹ - tổng công tysản xuất và xuất nhập khẩu hà nội và các công ty được UBND thành phố giao.

Haprosimex kiểm tra giám sát việc quản lý sử dụng vốn, tài sản, thựchiện các chế độ chính sách, phương thức hoạt động kinh doanh của các công ty

con theo điều lệ của các công ty con và các đơn vị phụ thuộc đã được cấp cóthẩm quyền phê chuẩn và theo quyết định hiện hành của pháp luật.

Haprosimex tổ chức hoạt động kinh doanh đa ngành nghề, trong đóngành nghề chính là kinh doanh thương mại , xuất nhập khẩu và dịch vụ, sảnxuất và chế biến hàng nông, lâm, hải sản, thực phẩm…

- Tổ chức nghiên cứu, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ kỹthuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếukhách hàng.

- Chấp hành pháp luật Nhà nước, thực hiện chế độ chính sách về quản lývà sử dụng nguồn vốn vật tư, tài sản, nguồn lực, thực hiện hạch toán kinh tế, bảotoàn vốn và phát triển, thực hiện nghĩa vụ vốn đối với Nhà nước.

- Thực hiện mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các tổchức nước ngoài và trong nước.

- Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ công nhân, cán bộ viênchức theo pháp luật, chính sách của Nhà nước và sự quản lý phân cấp của Bộ đểthực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống, tạo điềukiện lao động thuận lợi cho người lao động và thực hiện vệ sinh môi trường,thực hiện phân phối công bằng.

- Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gin an ninh chính trị vàtrật tự an toàn xã hội theo quy định của pháp luật, phạm vi quản lý của công ty.

Trên cơ sở nhiệm vụ của công ty, Tổng giám đốc quy định nhiệm vụ cụthể của các phòng ban như sau:

+ Các phòng kinh doanh: Có chức năng tổ chức hoạt kinh doanh xuấtnhập khẩu theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty Nhiệm vụ cụ thể làxây dựng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và tổ chức thực hiện kế hoạch đósau khi đã được công ty phê duyệt Được phép ủy thác và nhận làm ủy thác xuấtnhập khẩu với các tổ chức kinh tế trên toàn thế giới; tổ chức liên doanh, liên kếttrong kinh doanh xuất nhập khẩu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nướcnhằm thực hiện các kế hoạch được giao.

+ Phòng kế toán: Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty, các côngtác báo cáo kế toán của Nhà nước theo định kỳ và chế độ tài chính kế toán Thựchiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán và thống kê bảng biểutheo quy định của Nhà nước, chứng từ thu chi rõ ràng hợp lệ, chủ trương đề xuấtvới cấp trên về chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản chủadoanh nghiệp nhằm hỗ trợ và đáp ứng cho công ty kinh doanh có haiku quả hơn.

+ Phòng kế hoạch đầu tư tài chính có chức năng tham mưu và hướng dẫnthực hiện các nghiệp vụ công tác như: kế hoạch thống kê, nghiên cứu đề xuất,định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự báo kế hoạch sản xuất kinhdoanh hàng năm, phối hợp với các phòng nghiệp vụ xuất khẩu Tổ chức thựchiện các phương án, kế hoạch của công ty tham gia đấu thầu, hội chợ triển lãmvà quảng cáo, quản lý và tổ chức hướng đãn thực hiện công tác pháp chế ápdụng vào qúa trính sản xuất kinh doanh

+ Phòng hành chính tổ chức và đối ngoại: Có nhiệm vụ quản lý các loạicông văn, giấy tờ, hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên; quản lý thủ tụchành chính văn phòng , công văn đi đến, con dấu của công ty, quản lý tài sản đồdùng văn phòng của công ty , liân hệ và phối hợp chặt chẽ với cơ quan tổ chứclao động về đào tạo cán bộ và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viêncủa công ty Hướng dẫn và thực hiện công tác đối ngoại.

Các phòng ban phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin chứng từcho phòng kế toán để phòng kịp thời hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinhnhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty.

3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức

* Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của công ty bao gồm: a) Hội đồng quản trị;

b) Ban kiểm soát;c) Tổng giám đốc;

d) Các phó tổng giám đốc;e) Kế toán trưởng;

f) Bộ máy giúp việc;

Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của công tycó thể thay đổi để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh do đại diện chủ sởhữu công ty quyết định.

Hiện nay, Haprosimex Group đã chính thức ra mắt hoạt động theo cơ chếcông ty mẹ - công ty con, gồm 12 công ty thành viên và công ty mẹ, với mụctiêu tổ chức hệ thống phân phối trong nước, trong chiến lược phát triển thươngmại, kinh tế xã hội của Thủ đô.

* Các nhà máy, xí nghiệp trực thuộc:

- Công ty may xuất khẩu Thanh Trì: Km 11, Quốc lộ 1A, thị trấn VănĐiển, Thanh TRì, Hà Nội.

- Công ty mũ xuất khẩu Hà Nội: 233/9A Đường Xuân Thủy, Cầu Giấy,Hà Nội.

- Công ty dệt kim Haprosimex : Khu công nghiệp Ninh Hiệp, Gia Lâm ,Hà Nội.

- Chi nhánh Haprosimex tại TP Hồ Chí Minh: 43D/27 Hồ Văn Huê,Q.Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh.

- Công ty liên doanh Hapro – MSA: 545 Nguyễn Văn Cừ, Q.Long Biên,Hà Nội.

- Công ty liên doanh MSA – Hapro: B16 khu công nghiệp Sài Đồng B,Q Long Biên, Hà Nội.

- Công ty cổ phần SX – XNK Thanh Hà: 122+123 M2 Láng Trung,Đống Đa, Hà Nội.

- Công ty cổ phần SX – KD bao bì và hàng XK Hà Nội: 94 Hoàng Cầu,Đống Đa, Hà Nội.

- Công ty cổ phần mỹ nghệ Hà Nội: 150 Phố Huế, Hai Bà Trưng, HàNội.

- Công ty cổ phần Thanh Phong: 209 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, CầuGiấy, Hà Nội.

- Công ty cổ phần may 40: 88 hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội.

- Chi nhánh công ty Haprosimex tại Cộng Hòa Nam Phi: 168Bronkhorst str, New Muckleneuk – pretoria Po Box 1750 South Aftica.

Bộ máy tổ chức của Haprosimex Group hiện nay được thiết kế theo môhình phân cấp quản lý và tập trung lãnh đạo nhằm phát huy tối đa năng lực điềuhành của các cấp quản lý và khả năng sáng tạo của cán bộ công nhân viên, đápứng nhanh, chính xác các yêu cầu, nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh Dướiđây là sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Các phó tổng giámđốc

Kế toán trưởng

Các công tyliên doanhCác đơn vị

thành viênBộ máy giúp việc

Ban kiểm soát

Phòng kinhdoanh 1,2,3,4,5,6Phòng kế hoạch

đầu tư tài chínhPhòng tài chính

kế toánPhòng tổ chức

hành chính đốingoại

Công ty có tài khoản riêng tại:

Ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), số tài khoản:0021.370.021.201

Ngân hàng ABM AMRO, số tài khoản: 000.00.20.01.128Ngân hàng HSBC, số tài khoản: 001-034347-01

* Đặc điểm cơ sở vật chất:

Về cơ sở vật chất kỹ thuật, công ty có một hệ thống trang thiết bị đầy đủvà hiện đại đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất kinh doanh một cách thuậnlợi Hệ thống thông tin bao gồm các máy điện thoại, telex,fax, compurter đếncác phòng ban, chi nhánh để có thể liên lạc với nước ngoài 24/24 giờ Điều đóđã góp phần đem lại nhũng thông tin kịp thời cho hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra công ty còn có chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, mộtphòng trưng bày mẫu được đặt tại cơ sở chính 22 phố Hàng Lược, một xí nghiệpmũ xuất khẩu ở Hải Dương, các tổ sản xuất mây tre đan xuất khẩu cùng nhiềuchi nhánh, trụ sở khác…

Thời gian qua, bên cạnh các nhà máy xí nghiệp hiện có, Công ty đãthành lập thêm các đơn vị sản xuất mới, trang bị thêm các trang thiết bị hiện đạichuyên dùng cho các đơn vị, tạo thế chủ động, nâng cao năng lực sản xuất.

Haprosimex vừa đưa chi nhánh của Công ty liên doanh MSA- Hapro tại Khucông nghiệp Phố Nối A đi vào hoạt động thu hút thêm gần 800 lao động mới.Công ty đầu tư mở rộng sản xuất tại Xí nghiệp sản xuất chế biến hàng xuất khẩuHưng Yên Hiện nay, Haprosimex đang tiến hành xây dựng, lắp đặt hệ thốngmáy móc thiết bị cho Xí nghiệp Dệt kim xuất khẩu tại Khu công nghiệp NinhHiệp, dự kiến đến cuối quý II năm nay sẽ đi vào hoạt động với công suất 2.700tấn/năm.

4.2 Đặc điểm nguồn nhân lực

Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội là nơi trực tiếp ký

kết và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, xúc tiến thương mại Khi mớithành lập số cán bộ công nhân viên trong công ty chỉ có 70 người đến nay sauhơn 13 năm mở rộng hoạt động sản xuất và kinh doanh số cán bộ công nhânviên trong công ty là 2500 người.

Trình độ cán bộ trong công ty đều từ bậc đại học trở lên, có trình độtiếng Anh tốt, am hiểu luật pháp và tập quán thương mại quốc tế Công nhân ởcác nhà máy xí nghiệp có tay nghề cao, các kỹ thuật viên có bằng cấp và giàukinh nghiệm.

Lao động trong công ty làm việc ngày 8 tiếng theo giờ hành chính Tuynhiên, là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nên cũng có khi cán bộ côngnhân viên phải làm thêm giờ để đảm bảo yêu cầu của khách hàng về sản phẩmvà thời gian thực hiện hợp đồng Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viêntrong công ty, đối với khối kinh doanh là 3,5 triệu đồng một tháng, đối với khốisản xuất là 1,5 triệu đồng một tháng.

Nhìn chung, Haprosimex Group có hệ thống cơ sở vật chất tốt, hiệnđại đáp ứng được yêu cầu kinh doanh của công ty, hầu hết đội ngũ cán bộ cótrình độ, sức khỏe và kinh nghiệm cao Do đó công ty đã tạo được uy tín trongsản xuất cũng như kinh doanh xuất nhập khẩu.