II. Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong
1. Tổng quan về hoạt động xuất khẩu tại công ty
Công ty Haprosimex Group hoạt động trên lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập dựa trên cơ sở lấy thu bù chi, khai thác nguồn vật tư nhân lực tài nguyên thiên nhiên của đất nước đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nhằm thu ngoại tệ góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế của đất nước. Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với quy định của pháp luật.
* Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty :
- Hàng may mặc: áo phông, jacket,quần, đồ đan lát,lụa, mũ…
- Hàng thủ công mỹ nghệ: song mây, mây tre, sơn mài, gốm và sứ, đồ trạm bạc, thảm và chiếu…
- Sản phẩm nông sản và lâm sản: vừng, lạc, hạt mầm, cà phê, gạo, hồi, lạc, quế, tiêu, các loại thảo dược, dầu thực vật….
* Các mặt hàng nhập khẩu của công ty: - Phụ kiện, xe máy, ôtô, xe đẩy, xe tải…
- Thiết bị, phụ tùng máy móc phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và xây dựng.
Hiện tại, các mặt hàng xuất nhập khẩu của công ty chủ yếu được thực hiện theo hình thức xuất nhập khẩu trực tiếp. Với hình thức xuất nhập khẩu này thì công ty có thể giảm được chi phí trung gian do không phải phân chia lợi nhuận, và có thể nắm bắt được nhu cầu cũng như các góp ý của khách hàng, nắm bắt nhu cầu khối lượng hàng hóa trực tiếp từ khách hàng để có những biện pháp kịp thời và nhanh chóng.
1.1 Kết quả kim ngạch xuất nhập khẩu qua các năm
Để mở rộng hoạt động kinh doanh và tìm kiếm lợi nhuận, công ty đã tiến hành nhập khẩu một số mặt hàng phục vụ cho nhu cầu sản xuất, tiêu dùng trong nước. Tuy nhiên, thực hiện các hợp đồng xuất khẩu vẫn là nguồn thu lớn nhất của công ty. Dưới đây là bảng tỷ trọng kim ngạch xuất nhập khẩu qua các năm:
Bảng 1: Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2004 – 2006
Đơn vị: USD Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Kim ngạch Tỷ trọng (%) Kim ngạch Tỷ trọng (%) Kim ngạch Tỷ trọng (%) Kim ngạch xuất khẩu 59.456.793 60,04 56.634.241 66,87 90.584.145 79,85 Kim ngạch nhập khẩu 39.577.660 39,96 28.060.974 33,13 22.852.283 20,15 Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu 99.034.453 100 84.695.215 100 113.436.428 100
Có thể nói, trong mấy năm trở lại đây, công tác thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại công ty Haprosimex đã đạt được nhiều kết quả to lớn cả về kim ngạch xuất nhập khẩu lẫn chất lượng công tác thực hiện, đặc biệt là trong năm 2006.
Qua bảng 1 ta có thể thấy giá trị kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các năm 2004 – 2006 như sau: Năm 2004, giá trị kim ngạch xuất khẩu là 59.456.793 (USD); năm 2005, giá trị kim ngạch xuất khẩu là 56.634.241(USD). So với năm 2004 thì năm 2005 thì kim ngạch xuất khẩu có giảm đi đôi chút (giảm 4,75%), tuy nhiên sự giảm xuống này là do các nguyên nhân khách quan như do giá hàng xuất khẩu giảm, do cúm gia cầm, do giá xăng dầu lên cao làm tăng chi phí sản xuất. Bên cạnh các nguyên nhân khách quan là nguyên nhân chủ quan, chỉ có các hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản và may mặc là tăng về kim ngạch, còn các hợp đồng xuất khẩu thuộc nhóm hàng mũ xuất khẩu; thủ công mỹ nghệ; thực phẩm, tiêu dùng và cao su giảm so với năm trước. Bước sang năm 2006 thì kim ngạch xuất khẩu của công ty có sự tăng trưởng vượt bậc, giá trị kim ngạch là 90.584.145 (USD), đạt tốc độ tăng 159,94% so với năm 2005. Sở dĩ có sự tăng trưởng vượt bậc này là do việc sản xuất các sản phẩm mới của công ty đã dần ổn định và được thị trường chấp nhận. Bên cạnh đó là do sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là các cán bộ làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Tính chung lại thì trong giai đoạn 2004 – 2006 kim ngạch xuất khẩu của công ty luôn có tốc độ tăng trưởng khoảng 25%, điều này thể hiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty đã được thực hiện khá tốt.
Cũng qua bảng 1 ta thấy giá trị kim ngạch nhập khẩu các năm 2004, 2005, 2006 lần lượt là 39.577.660 USD, 28.060.974 USD, và 22.852.283 USD. Như vậy ta có thể thấy là giá trị kim ngạch nhập khẩu giảm qua các năm và tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu ngày một giảm, năm 2004 là 39,96% thì đến năm 2006 chỉ còn 20,15%. Điều này chứng
tỏ hoạt động xuất khẩu là hoạt động đem lại doanh thu lớn nhất cho công ty, công ty đã khẳng định được thế mạnh của mình là xuất khẩu.
1.2 Kết quả kinh doanh xuất khẩu theo thị trường:
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã có quan hệ làm ăn uy tín với rất nhiều bạn hàng nước ngoài. Đồng thời với việc tiếp tục duy trì mối quan hệ với các đối tác xuất khẩu truyền thống, lâu năm, công ty còn tích cực chủ động tìm kiếm bạn hàng mới nhằm mở rộng thị trường xuất khẩu. Hiện nay công ty có quan hệ làm ăn với khoảng 60 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới.
Thị trường xuất khẩu chính của công ty như: Mỹ, Nhật, Đức, Hàn Quốc, Ấn Độ…mỗi nước đều có những nhu cầu về hàng hóa riêng mà công ty có thể đáp ứng, bên cạnh đó là các khó khăn mà mỗi thị trường tạo ra mà công ty phải vượt qua. Đây đều là những thị trường có nhiều triển vọng, nhu cầu tiêu dùng lớn. Tuy theo nhu cầu của từng thị trường và khả năng đáp ứng của công ty mà công ty tiến hành kinh doanh xuất khẩu sao cho có hiệu quả nhất. Sau đây là bảng kim ngạch xuất khẩu theo thị trường của công ty:
Bảng 2: Kim ngạch xuất khẩu theo thị trường của công ty Thị trường 2004 2005 2006 Kim ngạch (USD) Tỷ trọng (%) Kimngạch (USD) Tỷ trọng (%) Kim ngạch (USD ) Tỷ trọng (%) Mỹ 15.561.798 26,17 16.124.356 28,47 19.867.898 21,93 Nhật 7.003.940 11,78 6.409.397 11,32 5.540.428 6,12 Đức 767.715 1,29 2.532.334 4,47 13.406.597 14,80 Pháp 3.447.598 5,8 62.406 0,11 99.269 0,11 Ấn Độ 636.997 1.07 2.676.948 4,73 3.341.038 3,69 Hàn Quốc 2.404.900 4,04 1.938.304 3,42 6.219.069 6,87 Các nước khác 29.633.645 49,85 26.890.496 47,48 42.109.846 46,48 Tổng kim ngạch xuất khẩu 59.456.793 100 56.634.241 100 90.584.145 100
Nguồn: Báo cáo xuất nhập khẩu của công ty qua các năm 2004 – 2006
Nhìn vào bảng trên ta thấy Mỹ là thị trường xuất khẩu lớn nhất của công ty, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong kim ngạch xuất khẩu. Tiếp đến là thị trường Nhật. Tuy nhiên sang năm 2006 thị trường Nhất chỉ xếp thứ 3, thị trường Đức vươn lên đứng thứ hai. Năm 2004, thị trường Pháp chiếm 5,8% tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu, thì sang năm 2005, 2006 chỉ còn 0,11% tỷ trọng. Trong khi đó, thị trường Đức năm 2004 chỉ chiếm 1,29% thì năm 2006 là 14,80%. Điều nay chứng tỏ thị trường xuất khẩu của công ty rất lớn và khá đa dạng nhưng sự ổn định là chưa cao.
1.3 Kết quả kinh doanh xuất khẩu theo mặt hàng
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội chủ yếu xuất khẩu ba nhóm hàng chính là hàng nông sản, hàng may mặc, hàng thủ công mỹ nghệ. Đây đều là các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, do đó sự tăng kim ngạch xuất khẩu của công ty góp phần làm tăng kim ngạch xuất khẩu của cả nước. Năm 2006, kim ngạch xuất khẩu cà phê chiếm 8% kim ngạch xuất khẩu cà phê của cả nước, tiêu chiếm 11% kim ngạch xuất khẩu của cả nước.
Trong các mặt hàng xuất khẩu của công ty thì mặt hàng nông sản và may mặc là hai sản phẩm xuất khẩu chủ lực của công ty. Năm 2004, kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản là 19.626.100(USD), chiếm 33,01% tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty; sang năm 2005 kim ngạch là 20.824.145(USD), chiếm 36,89%, tăng 106,10% so với năm 2004; kim ngạch xuất khẩu năm 2006 là 52.026.616(USD), chiếm 57,43%, tăng 249,84% so với cung kỳ năm trước. Đây là một trong những nguyên nhân khiến tổng giá trị xuất khẩu năm 2006 tăng cao.
Trong hai năm 2004 và 2005 tỷ trọng xuất khẩu các nhóm hàng ít có sự thay đổi lớn trong tổng kim ngạch xuất khẩu. Tuy nhiên sang năm 2006 do nhóm hàng nông sản tăng đột biến từ 36,89%(2005) lên 57,43% làm tỷ trọng các nhóm hàng khác giảm khá lớn trong tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2006. Đây chỉ là sự giảm về tỷ trọng, còn giá trị kim ngạch xuất khẩu các nhốm hàng này vẫn có xu hướng tăng qua các năm, chỉ riêng nhóm hàng thủ công mỹ nghệ là có giảm đôi chút.
Bảng 3 : Kim ngạch xuất khẩu theo sản phẩm Nhóm hàng 2004 2005 2006 So sánh (%) Kim ngạch (USD) Tỷ trọng (%) Kim ngạch (USD) Tỷ trọng (%) Kim ngạch (USD) Tỷ trọng (%) 2005/2004 2006/2005 Nông sản 19.626.100 33,01 20.824.145 36,89 52.026.616 57,43 106,10 249,84 May mặc 20.747.143 34,89 22.136.285 39,09 23.617.312 26,07 106,70 106,70 Mũ xuất khẩu 11.821.900 19,88 7.306.777 12,90 7.343.793 8,11 61,81 100,51 Hàng thủ công mỹ nghệ 5.998.784 10,09 5.370.907 9,48 4.878.297 5,39 89,53 90,83 Thực phẩm, tiêu dùng 52.530 0,09 42.593 0,08 202.849 0,22 81,08 476,36 Cao su 1.210.336 2,04 883.534 1,56 2.515.278 2,78 73 284,68 Tổng 59.456.793 100 56.634.241 100 90.584.145 100 95,25 159,95
2.Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua
2.1 Xin giấy phép xuất khẩu
Sau khi hợp đồng được ký kết giữa Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội và khách hàng thì để thực hiện hợp đồng đó công ty phải xin phép xuất khẩu tại Bộ thương mại. Với tất cả các hợp đồng gia công xuất khẩu và hợp đồng mua bán thì phòng kinh doanh phải mang hợp đồng này lên phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại để đăng ký hợp đồng. Nếu Bộ thương mại xem xét hợp đồng này có phù hợp với thông lệ quốc tế và pháp luật xuất khẩu của Nhà nước, đáp ứng trong phạm vi giấy phép kinh doanh và các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu. Phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại sẽ xác nhận vào bản hợp đồng, khi đó hợp đồng coi như đã được đăng ký.
Sau khi đăng ký hợp đồng xuất khẩu thì để hoàn thiện thủ tục xin giấy phép xuất khẩu, phòng kinh doanh xem xét khách hàng đã mở L /C hay chưa. Nếu đã mở rồi thì phòng kinh doanh chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm:
- Hợp đồng đã đăng ký với Bộ Thương mại - Giấy phép kinh doanh xuất khẩu trực tiếp - Giấy phép xuất khẩu chuyến
- Hoá đơn hàng
- Hoá đơn thương mại - L/C
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, phòng kinh doanh có trách nhiệm đưa lên phòng Thương mại để xin giấy phép xuất khẩu chuyến. Nếu hồ sơ hợp lệ đầy đủ, chính xác thì phòng cấp giấy phép sẽ ký xác nhận cho phép xuất khẩu lô hàng.
2.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Đối với hàng công ty sản xuất như may mặc, mây tre đan v.v... phòng kế hoạch thị trường giao chỉ tiêu cho các phòng sản xuất, về số lượng, ngày giao
hàng, kích cỡ màu, dạng mầu đóng gói. Sau khi tiến hành sản xuất xong, công ty có trách nhiệm thẩm tra chất lượng và tiến hành kiểm tra giám sát việc đóng gói hàng và đưa hàng vào kho chờ xuất khẩu.
Đối với hàng công ty phải thu mua thông qua các hợp đồng kinh tế như hàng nông lâm sản, hàng mây tre đan, hàng thủ công mỹ nghệ. Công ty tiến hành đặt hàng tại các doanh nghiệp tư nhân tại các vùng nghề, làng nghề. Đối với hàng mây tre đan, đến thời hạn giao hàng công ty tiến hành việc thu gom và nghiệm thu hàng hoá đồng thời mời khách hàng nước ngoài hoặc đại diện khách hàng nước ngoài cùng tiến hành nghiệm thu.
Sau khi hàng hoá đạt tiêu chuẩn hợp đồng, Khách hàng cấp cho công ty giấy chứng nhận phẩm chất để công ty đóng gói niêm phong và vận chuyển tới cảng đã thoả thuận. Mặt hàng mây tre đan, thủ công mỹ nghệ là loại hàng cần nhẹ nhàng bảo quản. Công ty thường đóng gói bằng bao bì coton và đóng vào container tại tại địa điểm thu hoá ở công ty.
2.3 Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Trước khi giao hàng công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì theo quy định (Tuân thủ theo quy định của Điều 61, Luật Thương mại Việt Nam).
Thông thường việc kiểm tra này do khách mua trực tiếp thực hiện tại kho hàng của công ty hoặc giao thoả thuận uỷ quyền cho Vinacontrol thực hiện.
Để đảm bảo uy tín với khách hàng. Công ty phải luôn thường xuyên xuống các nơi sản xuất giám sát, đôn đốc về mặt chất lượng ngay từ khi lựa chọn nguyên liệu, nguồn hàng, kỹ thuật chế biến, sản xuất cho đến khi giao hàng cho người mua. Khi phát hiện sai xót gì về chất lượng quy định theo hợp đồng. Công ty loại bỏ ngay số hàng đó ra khỏi lô hàng, giữ vững nguyên tắc giao đúng, giao đủ, cả về số lượng, chất lượng. Tuy nhiên, đối với hàng mây tre đan cần phải lưu ý các quy cách phẩm chất về độ ẩm, mối mọt dung sai, kích cỡ, dài rộng cao thấp, dung sai về số lượng.
2.4 Thuê tàu hoặc lưu cước
Cũng như nhiều đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay ở nước ta, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội thường không đảm nhận nghĩa vụ thuê tàu. Hàng hóa xuất khẩu của công ty khá đa dạng và chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển. Các hợp đồng xuất khẩu của công ty thường được
ký kết theo điều kiện FOB cảng Việt Nam; một số ít là được ký kết theo điều kiện CIF cảng Việt Nam.
Với lô hàng bán theo điều kiện FOB. Đây là hình thức bán chủ yếu của công ty. Bán theo điều kiện này thì công ty không phải thuê tàu cũng như mua bảo hiểm. Với những lô hàng này thì công ty phải tổ chức giao hàng và việc giao hàng như thế nào đã được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc từ những thông tin của người mua.
Với những lô hàng bán theo điều kiện CIF. Theo điều kiện này thì công ty phải có trách nhiệm thuê tàu. Công ty tiến hành tìm, nghiên cứu hãng tàu nào để có thể giảm giá cước, thời gian vận chuyển nhanh, an toàn. Sau khi tìm được hãng tàu phù hợp thì công ty tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng thuê tàu với các hãng tàu đó.
Các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vào B/L và giao cho Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội.
2.5 Mua bảo hiểm
Chuyên chở bằng đường biển thường gặp những rủi ro tổn thất. Bởi vậy tất cả các lô hàng bán theo điều kiện CIF Incoterms 1990 công ty đều tiến hành mua bảo hiểm. Công ty thường mua bảo hiểm theo từng chuyến hàng theo điều kiện C và mua tại Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Giá trị Bảo hiểm công ty mua tuỳ từng chuyến hàng có thể là 10%, 20%.
Tuy nhiên, hầu hết các hợp đồng xuất khẩu của công ty thường được ký kết theo điều kiện FOB. Theo điều kiện này công ty không phải mua bào hiểm cho hàng hóa xuất khẩu. Việc mua bảo hiểm cho hàng hóa do người mua thực hiện.
2.6 Làm thủ tục hải quan
Việc hoàn thành thủ tục hải quan đối với một lô hàng được kiểm tra và kẹp trì niêm phong hạt kho của công ty, nơi xếp hàng lên container.
Công ty chuẩn bị một bộ hồ sơ để đăng ký với Cục Hải quan Hà Nội, hoặc Hải quan Gia Lâm, hoặc Hải quan Hải Phòng. Bộ hồ sơ gồm các giấy tờ