Vẽ sơ đồ DFD và FC

Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra và xử lý đơn đặt hàng, đơn đặt hàng được lưu tại bộ phận bán hàng.. Khi đã được xét duyệt, 1 liên của lệnh bán

Nhóm 7????

Thiếu tên nhóm, tên thành viên Trình bày ẩu

Bài 1: Yêu cầu vẽ Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) và vẽ Lưu đồ (Flow chart) cho các chứng từ kế toán sau: Hóa đơn GTGT và Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

Bài làm:

Yêu cầu 1: Hóa đơn GTGT

Đề bài:

Công ty TNHH A sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách hàng Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra và

xử lý đơn đặt hàng, đơn đặt hàng được lưu tại bộ phận bán hàng Sau đó lệnh bán hàng được lập thành 3 liên và được chuyển sang bộ phận xét duyệt để xét duyệt Khi đã được xét duyệt, 1 liên của lệnh bán hàng được đưa qua bộ phận kế toán làm căn cứ để lập Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, 1 liên được đưa qua bộ phận giao hàng và liên còn lại được đưa về bộ phận bán hàng và lưu tại đó Tại bộ phận

kế toán, Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên và phiếu xuất kho 4 liên Liên 1 của Hóa đơn GTGT được lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 giao cho

bộ phận giao hàng 2 liên của phiếu xuất kho được gửi cho bộ phận giao hàng, 1 liên lưu tại bộ phận lập và liên còn lại đưa cho bộ phận bán hàng và lưu Khi nhận được 1 liên của lệnh bán hàng, 2 liên của phiếu xuất kho và liên 3 của Hóa đơn GTGT, bộ phận giao hàng lập phiếu giao hàng thành 3 liên 1 liên của phiếu giao hàng lưu tại bộ phận lập, 1 liên dùng để làm căn cứ ghi sổ và liên còn lại được giao cho khách hàng kèm phiếu xuất kho Bộ phận kế toán tập hợp các chứng từ, đối chiếu, ghi sổ chi tiết khách hàng, sổ nhật ký bán hàng và lưu chứng từ theo tên khách hàng

1. Sơ đồ dòng dữ liệu DFD

 Sơ đồ DFD cấp cơ bản

Hệ thống xử lý đơn đặt hàng Khách hàng

 Sơ đồ DFD cấp chi tiết.

Các bước xử lý:

1.0: Xử lý đơn đặt hàng

2.0: Lập lệnh bán hàng

3.0: Xử lý lệnh bán hàng

4.0: Lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho

5.0: Lập phiếu giao hàng

6.0: Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

7.0: Cập nhật chi tiết và sổ nhật ký bán hàng

Đơn ĐH, LBH, PXK (1liên) Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng đượcxử lý

Hóa đơn GTGT (liên 1), PXK (1 liên) LBH

LBH được xét duyệt(3 liên) LBH được XD (3liên) Hóa đơn GTGT (3 liên)

Phiếu xuất kho (4 liên)

Xử lý đơn đặt

2.0 Khách hàng

Lập Hóa đơn GTGT và PXK 4.0

Xét duyệt LBH 3.0

Lập phiếu giao

hàng 5.0

Cập nhập sổ chi tiết và sổ nhật ký bán hàng 7.0 Ghi nhận nghiệp

vụ bán hàng 6.0

2. Lưu đồ chứng từ (Flow chart) (Kỹ thuât trình bày kém, không biết group các hình vẽ bảng biểu, các em nên nâng cao khả năng tin học cơ bản lên nhé)

(ghi rõ tên bộ phận) Bộ phận GH

Bộ phận KT

LBH được xét duyệt

LB H

Khách

Lập HĐ GTGT và PXK

LBH Lập phiếu

giao hàng Đơn đặt

hàng

Xét duyệt LBH

pxk

HĐ GTGT 3

liên HĐ

Xử lý đơn

ĐH

LBH được xét duyệt

Phiếu giao hàng

BPBH N

KH

N N

LBH

Đơn

đặt

N BPBH

Khách hàng

N

Yêu cầu 2 Yêu cầu vẽ sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) và lưu đồ ( Flow Chart) cho chứng

từ kế toán : Bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi

Ghi sổ chi tiết KH và nhật ký bán hàng

Sổ chi tiết KH và sổ

LBH, Hoá đơn GTGT, Phiếu gaio hàng

N

Đề bài : Khi khách hàng có đơn đặt hàng thì phòng kinh doanh của bên làm đại lý

sẽ lập bảng kê( 2 liên) rồi chuyển cho phòng kế toán đề nghị xuất hóa đơn Hóa

đơn được lập thành 3 liên, 1 liên giao khách hàng, 1 liên lưu tại phòng kế toán 1

liên còn lại của hóa đơn cùng với bảng kê được chuyển sang phòng bán hàng của

bên cung cấp Phòng bán hàng này sẽ nhận hóa đơn và bảng kê, kiểm tra đối chiếu

lại rồi chuyển cho phòng kế toán đề nghị thanh toán 1 liên hóa đơn và 1 liên bảng

kê được lưu lại tại phòng kế toán của bên cung cấp

Bài làm

1. Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD)

 Sơ đồ DFD cấp cơ bản

Đ Đ H Đ Đ H được bảng kê

Xử lý

HĐ

HĐ

HĐ + Bảng kê Được xét

Hệ thống xử lý đơn đặt hàng Khách hàng

3.0 Lập hóa đơn 2.0 Lập bảng kê

Khách hàng

1.0 Xử lý đơn đặt hàng

4.0 Xét duyệt hóa đơn + bảng kê

6.0 Ghi nhận nghiệp vụ BH

HĐ+ BK

2. Lưu đồ chứng từ ( Flow Chart)

Phòng KD Phòng kế toán Phòng bán hàng Phòng kế toán

Bài 2 ( bài 3 trang 184) : Thủ tục xử lý bán hàng tại công ty TNHH Mai Lan được

mô tả như sau :

Khi phòng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng, hay hợp đồng bán hàng từ phía

khách hàng, phòng sẽ gửi tới phòng Tài chính 1 bản để phòng này tìm hiểu về

khách hàng trước khi quyết định bán chịu hay bán chịu trong hạn mức tín dụng

còn lại Phòng kinh doanh gửi tới phòng kế toán 1 bản để phòng kế toán lập hóa

đơn bán hàng

HĐ, bảng kê

đã được kiểm tra

Bảng

Bảng kê (2 liên) Khách hàng

Ghi nhận ngiệp

vụ BH

Kiểm tra HĐ, bảng kê Bảng kê

Đơn đặt hàng

Hóa đơn Bảng kê

HĐ, bảng kê

đã được kiểm tra

N

Khi được lệnh bán hàng của phòng tài chính, phòng kế toán lập hóa đơn gồm 3

liên :

- Liên 1 lưu, làm chứng từ vào sổ

- Liên 2 giao cho khách hàng

- Liên 3 theo dõi công nợ và dùng cho thanh toán

Nhận được hóa đơn bán hàng từ phòng kế toán, bộ phận giao hàng sẽ chuyển

hàng cho khách hàng Nếu là bán chịu thì nhân viên kế toán công nợ sẽ theo

dõi công nợ của khách hàng, nếu khoản nợ quá hạn nợ, nhân viên này sẽ gửi

thư đòi nợ

Khi khách hàng trả nợ thì thủ quỹ ghi phiếu thu tiền lập thành 2 liên :

- Liên 1 lưu, làm chứng từ vào sổ, giảm công nợ phải thu khách hàng

- Liên 2 giao cho khách hàng

Mỗi phần hành đều có sự chấp thuận của người có thẩm quyền trong công ty

như giám đốc, trưởng phòng tài chính, kế toán trưởng và thủ kho và thể hiện

qua chữ kí trên chứng từ

Yêu cầu : Lập lưu đồ chứng từ cho chu trình trên

Bài làm :

PKD Phòng tài chính Phòng kế toán BP giao hàng KT công nợ Thủ quỹ

Khách

hàng

B Kiểm tra KP

thu của KH

Hóa đơn A

Đ Đ H ( 1 liên)

Đ Đ H ( 1 liên)

Đ Đ H

(3 liên)

Nhận tiền và lập phiếu thu Giao hàng

Lập HĐ

Xét duyệt bán chịu

KT, theo dõi, công nợ B

Hóa đơn ( 3 liên)

N

Phiếu thu ( 2 liên)

KH Lệnh bán

hàng xét duyệt

KH A

Điều chỉnh công nợ KH

C

HĐ

Hóa đơn

Lệnh

BH xét duyệt, đơn Đ H

C

Ghi sổ NK bán hàng

Ghi sổ chi tiết KH

Sổ NK BH

HĐ, LBH xét duyệt, đơn ĐH

Sổ chi tiết KH N

HĐ, phiếu