Bài tập nhóm Môn: Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 1 Câu 1: Đề bài: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu DFD và Lưu đồflow chart cho các chứng từ kế toán sau: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ
Trang 1Bài tập nhóm Môn: Hệ thống thông tin kế toán
Nhóm 1
Câu 1:
Đề bài: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu DFD và Lưu đồ(flow chart) cho các chứng từ kế toán sau: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương
Bài làm
B1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả
Công ty Đại Diện thực hiện thanh toán tiền lương cho nhân viên theo chu trình sau:
Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hằng ngày cho nhân viên, cuối tháng cho nhân viên ký xác nhận rồi chuyển cho Kế toán tiền lương Kế toán tiền lương nhận bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ(nếu nhân viên nào làm thêm giờ) Căn cứ vào các bảng kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương thành 2 liên, liên 2 giao cho nhân viên, liên còn lại cùng các chứng từ liên quan được chuyển cho kế toán trưởng để kiểm tra và xác nhận Nếu đồng ý thì chuyển bảng thanh toán tiền lương cho Giám đốc xét duyệt và
ký, nếu không đồng ý thì chuyển lại cho Kế toán tiền lương xem xét lại Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào bảng lương, sau đó chuyển lại cho Kế toán
trưởng Kế toán trưởng nhận bảng lương và chuyển cho Kế toán tiền lương Căn
cứ vào bảng lương đã được duyệt, Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên Nhân viên nhận lương và kí nhận Thực hiện xong kế toán tiền lương lưu lại tất
cả các chứng từ
Trang 2B2: Lập bảng đối tượng, các hoạt động liên quan
Đối
tượng
Hoạt động Đánh dấu
Bộ phận
chấm công
- Chấm công hàng ngày cho nhân viên
- Lập bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ
- Cuối tháng chuyển bảng chấm công cho Kế toán tiền lương
+ + +
Nhân viên - Ký và xác nhận lên bảng chấm công, bảng chấm công
làm thêm giờ
- Nhận bảng thanh toán tiền lương tạm thời (liên 2)
- Nhận lương và ký nhận vào BTTTL
-Kế toán tiền
lương
- Nhận bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ từ
bộ phận chấm công
- Lập bảng thanh toán tiền lương (2 liên)
- Chuyển BTTTL (liên 1), Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, phiêu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành cho KT trưởng
- Nhận lại bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ sau khi kế toán trưởng kiểm tra xong
- Nhận lại BTTTL đã được ký duyệt, trả lương cho nhân viên
- Lưu bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ,
-+ +
-+
Kế toán
trưởng
- Nhận các chứng từ từ kế toán tiền lương
- Kiểm tra và xác nhận bảng lương
- Chuyển bảng lương cho Giám đốc ký duyệt (nếu đồng ý), hoặc chuyển lại cho KT tiền lương (nếu không đồng ý)
- Nhận bảng lương từ GĐ (nếu đồng ý), chuyển lại cho KT tiền lương
-+
-Giám Đốc - Nhận BTTTL (liên 1) từ Kế toán trưởng, xét duyệt và ký
- Chuyển lại BTTTL cho KT trưởng
-+
Trang 3Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)
BCC, BCCLTG
BTTTL đã được duyệt(liên 1)
BTTTL đã được duyệt(liên 2)
BTTTL đã được duyệt(liên 1)
Trả lương nhân viên
BCC, BCCLTG đã được duyệt
Lập Bảng thanh toán tiền lương(BTTTL) (2 liên)
Xét duyệt BCC, BCCLTG
Lập Bảng chấm công(BCC), Bảng chấm công làm thêm giờ(BCCLTG)
Nhân viên
Trang 4Lưu đồ (flow chart) t
Nhân viên phòng nào?
Kế toán trưởng B1
Ký duyệt B1
Kế toán tiền lương
Kiểm tra xác nhận
N
B1 A2
A1
B2 B1
BTTTL
2 liên
Lập bảng thanh toán tiền
lương
A2 A1
Ký xác nhận
A1
BCCLTG BCC
Chấm công cho nhân
viên
Lập bảng chấm công
Giám đốc
Kế toán trưởng
Kế toán tiền lương
Bộ phận chấm công
Trang 5Câu 2: (Trình bày khá chi tiết) Tuy nhiên n hóm nên làm thành dạng bảng
(Các biện pháp này nên gắn với các mục tiêu kiểm soát)
I Những yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Thành Phát:
1 Phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu chỉ gửi đến 1 nhân viên giám sát
dễ gây gian lận trong việc lôi kéo nhau và lơ là công việc dẫn đến các lỗ
hổng sau:
Hàng còn tồn kho nhưng người yêu cầu mua hàng không nắm rõ dẫn đến trường hợp “thấy thiếu là mua” mà không kiểm tra kỹ càng.
Hàng còn tồn kho nhưng vẫn mua vì lý do chính trị hoặc quyền lợi không chính đáng khác.
Dùng quỹ công ty để mua hàng phục vụ cho công việc cá nhân.
Đề nghị mua hàng không đúng loại cần dùng, gây lãng phí khi không sử dụng.
2 Nhân viên bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp
Đơn đặt hàng không được xử lý theo đúng quy trình và chưa được phê
duyệt của người có thẩm quyền mà đã chuyển cho nhà cung cấp thực hiện
dễ dẫn đến các lỗ hổng sau:
Rủi ro lựa chọn theo cảm tính, chọn bừa một nhà cung cấp.
Chọn theo quan hệ thân quen, người nhà
Nhận hối lộ, tiền hoa hồng để lựa chọn nhà cung cấp đó
3 Khi nhận nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp vào kho và được xuất cho các
bộ phận sản xuấ theo yêu cầu
khâu kiểm kê hàng nhập kho đã bị bỏ qua dẫn đến các lỗ hổng sau:
Rất có thể mặt hàng giao không đúng, không đạt yêu cầu nhưng vẫn cho nhập kho
Hàng kém chất lượng, sai quy cách vẫn cho nhận và nhập kho
không sử dụng được và phải mua lại, gây lãng phí và thiệt hại phải dừng sản xuất chẳng hạn
Trang 64 Nhân viên bộ phận mua hàng đối lượng hàng hóa trên hóa đơn với số thực nhận dựa trên đơn đặt hàng và kí tắt vào hóa đơn để duyệt thanh toán
bộ phận mua hàng và kí duyệt thanh toán là một khiến cho hàng mua không được kiểm soát, đễ tham nhũng
II Bổ sung hoặc sửa đổi các thủ tục kiểm soát để khắc phục những yếu kém trên.
1 Kiểm soát khâu đề nghị mua hàng.
-Ngoài nhân viên giám sát, phải thông qua bộ phận kiểm soát hàng tồn kho
để đối chiếu xem xét nhằm đưa ra đơn đặt mua hàng đúng và đầy đủ nhất -Phiếu yêu cầu mua hàng phải được lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 gửi
bộ phận mua hàng Mục đích để kiểm soát HTK đạt hiệu quả hơn
2 Kiểm soát khâu đặt hàng.
-Mục đích là để DN có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất lượng cao với giá cả hợp lý nhất Sau khi nhận được giấy đề nghị mua hàng (đã được phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua hàng xem xét lại chất lượng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trường Bên cạnh đó, các DN cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng Các thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp:
Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn được nhà cung cấp tốt nhất;
Nên hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá không hợp lý vì họ nhận được tiền hoa hồng từ nhà cung cấp;
Ban hành các quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp Tiến hành kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng;
Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt;
Trang 7 Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp;
Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp;
DN nên cập nhật thường xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp vì giúp DN thực hiện giao dịch mua hàng với những nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ năng lực cũng như hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng
Đơn đặt hàng phải được lập thành 4 liên: liên 4 phải được gửi cho bộ phận sản xuất để đối chiếu với liên 1 phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu
3 Kiểm soát quá trình nhận hàng.
Các thủ tục kiểm soát đối với quá trình này như sau:
- Để kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng
- Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và được lập thành ba liên gửi cho các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng
và kế toán Báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục và được bảo quản cẩn thận, nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận có liên quan
- Nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt
- Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót các chi tiết quan trọng, DN nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng,…và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng
- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai đối với hàng đã nhận được
4 Kiểm soát hoạt động thanh toán.
Phải tách bạch hai bộ phận mua hàng và thanh toán Việc thanh toán phải giao cho kế toán thanh toán đảm nhận
Trang 8 Khi nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán hàng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu hóa đơn với các chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, PNK, và
tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp