đề cương ôn thi môn quản trị dự án

Câu 1:khái niệm dự án,quản trị dự ánDự án là một tiến trình đặc thù bao gồm các hoạt động được kết nối xâu chuỗi với nhau nhằm đạt được mục tiêu xác định -quản trị dự án là ngành khoa h

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

MỤC LỤC

Câu 1:khái niệm dự án,quản trị dự án 3

Câu 2: phân biệt hoạt động thường xuyên và hoạt động dự án của doanh nghiệp 3

Câu 3: các đặc điểm của dự án 3

Câu 4: mối quan hệ giữa 3 mục tiêu chính của dự án:thời gian ,kinh phí ,kết quả .5 Câu 5: phân loại dự án: 5

Chương 2: 6

Câu 1: các phương thức thức thực hiện dự án”quy ước”,”chủ đầu tư tự quản lý”,”chủ nhiệm điều hành dự án “ ,”chìa khóa trao tay” 6

Câu 2: các mô hình tổ chức dự án theo chức năng ,chuyên trách quản lý dự án ,dạng ma trận 9

Câu 4: các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức dự án: 12

Câu 4: khái niệm ,vai trò,trách nhiệm ,các kiến thức,kỹ năng ,phẩm chất,thái độ cần có của nhà quản trị dự án? 12

Chương 3 : 13

Các khái niệm xác định dự án,xây dựng điều lệ dự án và lập kế hoạch dự án 13

Câu 2 :những nguyên nhân dẫn đến hình thành ý tưởng dự án 13

Câu 3 :những chủ thể chính có thể khởi xướng ý tưởng dự án 14

Câu 4 : đánh giá ý tưởng dự án 14

Câu 6 : các nội dung chính của bản điều lệ dự án : 14

Câu 7 : các yêu cầu của việc lập kế hoạch dự án 15

Câu 8 : các chủ thể liên quan đến dự án : 15

Câu 9 :các nội dung chính của kế hoạch dự án : 15

Câu 10 : các quy trình lập kế hoạch dự án: 16

Câu 11 :các phương pháp chính được sử dụng để lập kế hoạch dự án 16

CHƯƠNG 4 : 17

Câu 1 :khái niệm vai trò của phân tách công việc 17

Câu 2 : các phương pháp phân tách công việc 17

Câu 3 : các mối quan hệ phụ thuộc giữa hai công việc của dự án :bắt buộc,tùy

chọn,bên ngoài và FS,SS ,FF, SF 18

Câu 4 : khái niệm mạng công việc 18

Chương 8 20

Câu 1: khái niệm rủi ro dự án,quản trị rủi do dự án 20

Câu 2: các loại rủi ro thường gặp trong các giai đoạn quản trị dự án 20

Câu 3: phòng ngừa, san sẻ, khắc phục dự án 23

Câu 4 Qúa trình quản trị rủi ro dự án 24

Câu 5:Lấy ví dụ minh họa cho nội dung lý thuyết hoặc phân tích giải thích một ý trong nội dung lý thuyết 24

CHƯƠNG 4 25

Câu 1:Khái niệm, vai trò của phân tách công việc 25

Câu 2 Các phương pháp phân tách công việc 25

Câu 3:Các mối quan hệ phụ thuộc giữa hai công việc của dự án: bắt buộc, tùy chọn, bên ngoài và FS, SS, FF, SF 25

Câu 4:khái niệm pp mạng công việc 25

Câu 5:phương pháp mạng công việc AOA,AON 25

CHƯƠNG 3: 26

Câu11.Các phương pháp chính được sử dụng để lập kế hoạch dự án 26

Chương 9 26

Câu 1 khái niệm, vai trò của giám sát dự án 26

Câu 2: các pp giám sát dự án 26

Câu 3:khái niệm kết thúc dự án 28

Câu 4:các hình thức chủ yếu để kết thúc dự án 28

Câu 1:khái niệm dự án,quản trị dự án

Dự án là một tiến trình đặc thù bao gồm các hoạt động được kết nối( xâu chuỗi ) với

nhau nhằm đạt được mục tiêu xác định

-quản trị dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch ,tổ chức và quản

lý,giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoành thành đúng

thời gian trong phạm vi ngân sách đã được duyệt đảm bảo chất lượng ,đạt được mục

tiêu cụ thể của dự án và các mục tiêu đã đề ra

Câu 2: phân biệt hoạt động thường xuyên và hoạt động dự án của doanh nghiệp

Điểm giống nhau:

+ đều là bộ phận cấu thành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+đều hướng tới muc tiêu kinh doanh chung

+ đều phải được hoạch định trên cơ sở mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp trong

mỗi giai đoạn hay thời kỳ phát triển

+đều tuân thủ quy trình và nghiệp vụ mang tính kỹ thuật thống nhất

Điểm khác nhau

Hoạt động kinh doanh thường xuyên Hoạt động dự án kinh doanh

-nhiệm vụ có tính lặp đi lặp lại liên tục

-sản phẩm hàng hóa,dịch vụ được sản

xuất và cung cấp ra thị trường với khối

lượng lớn(sản xuất hàng loạt trong 1 thời

kỳ

-thời gian tiến hành gắn liền với thời gian

tồn tại của doanh nghiệp

-môi trường làm việc tương đối ổn định

-các yếu tố thuộc hệ thống quản trị có tính

-thời gian tiến hành được xác định ,có giới hạn nhất định

-môi trường làm việc thường xuyên thay đổi-các yếu tố thuộc hệ thống quản trị thường có sự thay đổi cho phù hợp với từng dự án

-tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Câu 3: các đặc điểm của dự án

-dự án có mục tiêu xác định: Tất cả các dự án thành công đều phải có mục tiêu, kết

quả được xác định rõ ràng như xây dựng một toà nhà chung cư, một hệ thống mạng cơ

quan, một hệ thống mạng cáp truyền hình… Mỗi dự án bao gồm tập hợp các nhiệm vụ

cần thực hiện, mỗi nhiệm vụ cụ thể khi thực hiện sẽ thu được kết quả độc lập và tập

hợp các kết quả đó tạo thành kết quả chung của dự án Các kết quả có thể theo dõi, đánh giá bằng hệ thống các tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác nhau được quản lý, thực hiện trên cơ sở đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu về thời gian, nguồn lực (chi phí) và chất lượng.

-dự án có thời gian xác định: Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển và kết thúc Nó không kéo dài mãi mãi Khi dự án kếtthúc, kết quả dự án được chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng, tổ chức dự án giải thể Mỗi dự án đều dùng một lượng nguồn lực nhất định để thực hiện Nó bao gồm nhân lực (giám đốc dự án, thành viên dự án), vật lực (thiết bị, nguyên liệu) và tài lực.-dự án có tính sang tạo: Khác với các quá trình sản xuất liên tục có tính dây chuyền, lặp đi lặp lại, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính mới, đặc thù thể hiện sức sáng tạo của con người Do đó, sản phẩm và dịch vụ thu được từ dự án là duy nhất, hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng loại Tuy nhiên, trong nhiều dự án, tính duy nhất thường khó nhận ra Vì vậy, mỗi dự án cần phải tạo ra những giá trị mới chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khácnhau, đối tượng sử dụng khác nhau … Từ đó cho thấy nếu 2 dự án hoàn toàn giống nhau và không tạo được giá trị nào mới, nó thể hiện có sự đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, đây là tình trạng phổ biến của các dự án nói chung, dự án Công nghệ thông tin (CNTT) nói riêng

-dự án có tính bất định và rủi ro cao: Hầu hết các dự án đòi hỏi phải sử dụng lượng tiền vốn, vật liệu và lao động với quy mô rất lớn trong một khoảng thời gian giới hạn Đặc biệt đối với các dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi cứ sau 18 tháng, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao Vì thế trước khi th ực hiện dự án cần phân tích đầy đủ các nhân tố bên trong và bên ngoài mà chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới dự án Trong quá trình thực hiện mục tiêu dự án cũng cần tiến hành quản lý có hiệu quả nhằm tránh những sai sót xảy ra Môi trường tổ chức, thực hiện dự án phức tạp và năng động: Quan hệ giữa các dự án trong một tổ chức là quan

hệ chia sẻ cùng một nguồn lực như đội ngũ nhân viên làm công tác thiết kế hệ thống, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo, chuyển giao công nghệ,… Đồng thời lại có thể cạnh tranh lẫn nhau về cả tiền vốn, thiết bị Từ đó, có thể thấy rằng, môi trường quản lý dự án có nhiều mối quan hệ phức tạp nhưng hết sức năng động

-môi trường của dự án phức tạp: Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như nhà bảo trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan quản lý nhà nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà bảo trợ mà sự tham gia của các thành

phần trên có sự khác nhau Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản

lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác

Mỗi dự án đều là một nhiệm vụ có tính trình tự và giai đoạn Đây là sự khác biệt lớn nhất giữa dự án với nhiệm vụ công việc mang tính trùng lặp Mỗi dự án nên căn cứ vào điều kiện cụ thể để tiến hành quản lý hệ thống và việc thực hiện dự án phải có tínhtrình tự và giai đoạn

Câu 4: mối quan hệ giữa 3 mục tiêu chính của dự án:thời gian ,kinh phí ,kết quả

Có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

Thời gian của dự án càng dài thì kinh phí càng nhiều kết quả tốt và ngược lại

Câu 5: phân loại dự án:

-phân loại dự án theo lĩnh vực đầu tư: dự án sản xuất,thương mại,dịch vụ,xây dựng

- phân loại dự án theo thời hạn ấn định: dự án ngắn hạn,trung hạn ,dài hạn

- phân loại dự án theo quy mô hoạt động :dự án lớn,dự án vừa và nhỏ

- phân loại dự án theo các giai đoạn thực thi: dự án tiền khả thi và dự án khả thi

Câu 6:các giai đoạn của quản trị dự án

1 Khởi động dự án

Ý tưởng của dự án được thử nghiệm cẩn thận để chắc chắn rằng dự án đó có mang lại lợi ích cho doanh nghiệp/ tổ chức hay không Trong suốt giai đoạn này, sẽ xác định thành viên thuộc Nhóm người đưa ra quyết định nếu dự án có khả năng được triển khai

là một thời điểm tốt để cập nhật các thông tin quan trọng liên quan đến quản trị dự án

4 Báo cáo kết quả dự án

Quản lý dự án (Project Manager - PM) sẽ giám sát tình trạng hiện tại và tiến độ thực hiện dự án, cũng như các nguồn lực cần thiết trong dự án Trong giai đoạn này, Quản

lý dự án (PM) có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc bất cứ điều gì cần thiết để kịp tiến độ thực hiện

5 Đóng dự án

Sau khi hoàn thành các công việc và khách hàng chấp nhận với kết quả dự án, Nhóm

dự án nên đánh giá dự án để học tập và tiếp tục phát huy những điểm thành công cũngnhư rút kinh nghiệm từ những sai sót

Mỗi ngành nghề, lĩnh vực có các dự án và quy trình quản trị dự án khác nhau tuy nhiên, trên đây là những giai đoạn cơ bản của một dự án Các mục tiêu bao trùm chủ yếu là để cung cấp một sản phẩm, thay đổi một quá trình hoặc để giải quyết một vấn

đề để mang lại lợi ích cho tổ chức

Tổ chức thực

hiện dự án 1

Tổ chức thực hiện dự án 2

Tự thực hiện

Có đủ bộ máy năng lực

-cách thức chủ nhiệm điều hành dự án

Chủ đầu tư Chủ nhiệm đầu tư dự án

Tổ chức thực hiện dự án 1

Tổ chức thực hiện dự án 2

Cách thức chìa kháo trao tay

Câu 2: các mô hình tổ chức dự án theo chức năng ,chuyên trách quản lý dự án ,dạng ma trận

Giám đốc

-mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

Chuyên viên marketing

Ban quản lý dự án

…

Chuyên viên quản lý sản xuất

Phòng khác

Phòng kế toán-tài chính

Phòng tổ chức hành chính

Giám đốc

Chuyên viên

quản lý tài

chính

Chủ nhiệm

chương trình

Dự án viên Giám đốc tài chính

Câu 4: các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức dự án:

Yếu tố thuộc doanh nghiệp(tổ chức mẹ ) Yếu tố thuộc bản thân dự án

-mức độ huy động nguồn lực

-hệ thống quàn lý

-văn hóa doanh nghiệp

-tầm quan trọng-quy mô

-tính sáng tạo-nhu cầu tích hợp-độ phức tạp của môi trường-đọ hạn chế của thời gian và ngân sách-độ ổn định trong sử dụng các nguồn lực

Câu 4: khái niệm ,vai trò,trách nhiệm ,các kiến thức,kỹ năng ,phẩm chất,thái độ cần có của nhà quản trị dự án?

-khái niệm:là những người tham gia trực tiếp vào công tác quản lý dự án(nên còn được gọi là cán bộ quản lý dự án)

+thích ứng với thay đổi

-trách nhiệm của nhà quản trị dự án

+chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp hoặc lãnh đạo cấp trên

+chịu trách nhiệm đối với chính dự án và các thành viên trong e kíp dự án

+xây dựng ê-kíp dự án và bố trí công việc cho các thành viên khi giải thể dự án

-những năng lực cần có của nhà quản lý dự án

+Chuyên môn sâu về dự án

+các lĩnh vực chuyên môn

lien quan

+kinh nghiệm

+kỹ năng tổ chức+kỹ năng giao tiếp+tạo dựng nhóm làm việc+kỹ năng lãnh đạo

+bản lĩnh chính trị+vượt qua khó khăn+các phẩm chất cá nhân

Chương 3 :

Các khái niệm xác định dự án,xây dựng điều lệ dự án và lập kế hoạch dự án

-xác định dự án :từ những ý tưởng kinh doanh hay những ý đồ đầu tư đã được phân tách và lựa chọn ,việc xây dựng dự án kinh doanh luôn được coi là công việc vô cùng quan trọng ,ảnh hưởng có tính quyết định đến thành công của dự án Đồng thời đây cũng là một trong những nội dung đầu tiên của công tác quản trị dự án,làm cơ sở nền tảng cho các giai đoạn tiếp theo của công tác này.Vì vậy việc xây dựng dự án phải được tiến ahfnh một cách nghiêm túc,đảm bảo tính khoa học và phù hợp với thực tế

 Các công việc của xác định dự án bao gồm :

+khởi nguồn ý tưởng

+đánh giá ý tưởng dự án

+xây dựng điều lệ

-xây dựng điều lệ dự án :là quà trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồntại của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền huy động các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động của dự án

-lập kế hoạch của dự án : là việc tổ chưc dự án theo một trình tự logic,xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt đượt mục tiêu của dự án,dự tính những công việc cần làm ,nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu xác định của dự án

Câu 2 :những nguyên nhân dẫn đến hình thành ý tưởng dự án

-cơ hội thị trường

-nhu cầu của doanh nghiệp

Câu 3 :những chủ thể chính có thể khởi xướng ý tưởng dự án

-chuyên gia kỹ thuật

-lãnh đạo địa phương

-doanh nhân

-chính phủ và cộng đồng quốc tế

Câu 4 : đánh giá ý tưởng dự án

-cần gắn với việc xây dựng và triển khai chiến lược

-có thể cần tiến hành nghiên cứu khả thi

-nên cần xâ dựng tiêu chí,quy trình lựa chọn và hệ thống quản lý danh mục dự án

Câu 6 : các nội dung chính của bản điều lệ dự án :

-khái niệm xây dựng điều lệ dự án : là quá trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án quy định cho người quản lý dự án có quyền huy động các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động của dự án

Nội dung của bản điểu lệ dự án :

-phần tóm tắt nhu cầu/tình huống kinh doanh

-mục đích/diễn giải dự án mục tiêu kinh doanh

-mô tả dự án mục tiêu và tiêu chí thành công của dự án

Yêu cầuHạn chếGiả địnhTuyên bố phạm vị sơ bộ-rủi ro

-người quản lý dự án

-phê duyệt

Câu 7 : các yêu cầu của việc lập kế hoạch dự án

Toàn diện ,rõ ràngTuân thủ đúng yêu cầu của nhà nướcThống nhất giữa các bên liên quan đến dự ánNên có sự tham gia thực sự của các chủ thể liên quan đến dự án

Dựa trên những thông tin đầy đủ ,chính xác

Câu 8 : các chủ thể liên quan đến dự án :

Câu 9 :các nội dung chính của kế hoạch dự án :

10 nội dung

 Giới thiệu tổng quan về dự án

 Mục tiêu của dự án

 Thời gian và tiến độ

 Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý dự án

 Kê hoạch phân phối nguồn lực

 Ngân sách và dự toán kinh phí dự án

Câu 10 : các quy trình lập kế hoạch dự án:

Câu 11 :các phương pháp chính được sử dụng để lập kế hoạch dự án

1:Xác lập mục tiêu dự án

2:Phát triển kế hoạch

5:Dự án kinh phí và phân bổ nguồn lực cho mỗi

công việc kế hoạch

6:Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án

4:Lập lịch trình thực hiện dự án 3:Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án

CHƯƠNG 4 :

Câu 1 :khái niệm vai trò của phân tách công việc

 Phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm và nhiệm vụ và những công việc

cụ thể

 Xác định ,liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án

Câu 2 : các phương pháp phân tách công việc

Có thể sử dụng 6 cấp độ để phân tách công việc

-ba cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý

-ba cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật

Phương pháp phân tích theo các giai đoạn hình thành ,phát triển

Theo chức năng Phương pháp phân tích theo mô hình tổ chức

Theo logic

Phương pháp thiết kế dòng

logic

chức năng chu kỳ

Cơ cấu phân tách công việc Phương pháp

Toàn bộ dự án(nhóm dự án)

Toàn bộ dự án

đoạn chính(các chu kỳ)

Các bộ phận cấu thành dự án

6 Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ

thể

Công việc cụ thể

Câu 3 : các mối quan hệ phụ thuộc giữa hai công việc của dự án :bắt buộc,tùy

chọn,bên ngoài và FS,SS ,FF, SF

Câu 4 : khái niệm mạng công việc

Là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ,mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định về cả thời gian và thứ tự trước sau

Câu 5 : phương pháp biểu diễn công việc AOA,AON

Sơ đồ PERT gồm 2 phương pháp chính

+phương pháp đặt công việc trên mũi tên AOA

+ phương pháp đặt công việc trong nút AON

-phương pháp AOA

Một số khái niệm liên quan

o Công việc là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiêm vụ cụ thể cần thực hiện của dự án.Nó đòi hỏi thời gian,nguồn lực và chi phí hoàn thành

o Sự kiện là điểm chuyển tiếp đánh dấu 1 hay một nhóm công việc đã hoàn thành

và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp

o đường là sự kết nối liên tục các công việc tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối