Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9108-2:2013 về Thông tin và tư liệu - nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số được giới hạn với các sản phẩm thường được gọi là “hệ thống quản lý hồ sơ số” hay “hệ thống quản lý nội dung cho doanh nghiệp”.
Trang 1TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-2:2013 ISO 16175-2:2011
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ
THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ
Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
Lời nói đầu
TCVN 9108-2:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-2:2011
TCVN 9108-2:2013 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và tư liệu biên soạn,
Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố
Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:
- TCVN 9108-1:2011(ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc.
- TCVN 9108-2:2013(ISO 16175-2:2011) Phần 2: Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với quản lý hồ sơ.
- TCVN 9108-3:2011(ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số.
Lời giới thiệu
Quản lý hiệu quả các hồ sơ và thông tin là cơ sở để tổ chức hoạt động tốt vì nó hỗ trợ hoạt động kinh doanh và tạo cơ sở để cung cấp dịch vụ có hiệu quả Việc quản lý hiệu quả cũng cung cấp cơ chế mà theo đó các tổ chức có thể giải thích cho các quyết định và hành động của mình và duy trì (giữ lại) bộ nhớ của công ty Hơn nữa, quản lý hồ sơ tốt chỉ đơn giản là hành nghề kinh doanh tốt
Hệ thống quản lý hồ sơ số tạo điều kiện thuận lợi:
a) hiệu quả, bằng việc cung cấp thông tin có sẵn cho các hoạt động tác nghiệp và ra quyết định khi cần;b) sử dụng đúng đắn các nguồn lực tài chính, bằng cách cho phép loại bỏ kịp thời các hồ sơ lạc hậu;c) trách nhiệm, bằng cách cho phép tạo ra một hồ sơ hoàn chỉnh và có căn cứ ghi lại các hoạt động;d) tuân thủ, bằng cách chứng minh rằng các yêu cầu pháp lý đã được đáp ứng;
e) giảm thiểu rủi ro bằng cách quản lý các rủi ro liên quan đến sự mất mát hoặc tiêu hủy bất hợp pháp các hồ sơ, và từ việc tiếp cận hồ sơ không phù hợp hoặc trái phép
Nguyên tắc cơ bản chủ yếu của tiêu chuẩn này, Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý
hồ sơ số (sau đây thuật ngữ “Phần”'được sử dụng) là sự khác biệt giữa các hệ thống kinh doanh (hoặc
hệ thống thông tin kinh doanh) và hệ thống quản lý hồ sơ số (hoặc điện tử) Hệ thống kinh doanh chứa các dữ liệu thường được cập nhật liên tục, năng động, có thể là chuyển đổi (thao tác) và chứa dữ liệu đang sử dụng trong kinh doanh hiện tại (không dự phòng) Ngược lại, hệ thống quản lý hồ sơ số chứa dữ liệu không tự động liên kết với hoạt động kinh doanh (cố định), không thể được thay đổi (bất khả xâm phạm), và có thể là không lưu hành (dự phòng)
Vì vậy hệ thống kinh doanh không thuộc phạm vi của tiêu chuẩn này.(xem TCVN 9108-3:2011
(ISO1617-3: 2010), Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử – Phần 3: Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong các hệ thống kinh doanh).
Trang 2Hồ sơ trong một hệ thống quản lý hồ sơ số, tuy vậy,năng động (dynamic) theo nghĩa là chúng có thể được sử dụng (hoặc sử dụng lại) trong hoạt động/ngữ cảnh kinh doanh mới, vì vậy siêu dữ liệu mới sẽ được bổ sung vào thông qua việc sử dụng liên tục nội dung của hồ sơ này Hệ thống quản lý hồ sơ số cung cấp các thành phần công nghệ của khuôn khổ để quản lý hồ sơ có cấu trúc và hệ thống; chúng liên kết các hồ sơ số và phi số với các hoạt động kinh doanh; lưu giữ hồ sơ của các hành động trong quá khứ, và ấn định nội dung và cấu trúc của hồ sơ theo thời gian.
Đối tượng chính của tiêu chuẩn này là cán bộ chịu trách nhiệm thiết kế, xem xét và/hoặc vận hành hệ thống quản lý hồ sơ số trong các tổ chức cho dù hệ thống này là các ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ
số có sẵn thương mại, hoặc là các ứng dụng được đặt hàng riêng
Tiêu chuẩn này chủ yếu giải quyết yêu cầu của các nhà quản lý thông tin/ hồ sơ của tổ chức hoặc những người phụ trách dự án thu mua hệ thống, nhưng cũng sẽ liên quan đến người người đưa ra các tiêu chuẩn trong phạm vi quyền hạn và cộng đồng quản lý hồ sơ mở rộng hơn
Một đối tượng chính khác là các nhà cung cấp và phát triển phần mềm là những người tiếp thị và/hoặc phát triển các hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ số Tiêu chuẩn này được thiết kế để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của họ khi thiết kế chức năng quản lý hồ sơ trong các sản phẩm quản lý hồ sơ số
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ
số được tạo ra bởi các ứng dụng thư điện tử, xử lý văn bản, bảng tính và các ứng dụng tạo hình ảnh (như tài liệu văn bản, và hình ảnh động hoặc tỉnh), nơi chúng được xác định là có giá trị kinh doanh, cần được quản lý trong hệ thống quản lý hồ sơ số đáp ứng các yêu cầu chức năng đề ra trong tiêu chuẩn này
Các hồ sơ được quản lý bởi hệ thống quản lý hồ sơ số có thể được lưu trữ trên nhiều dạng phương tiện khác nhau, và có thể được quản lý trong các tập hợp hồ sơ kép bao gồm cả hai yếu tố số và phi số.Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu không cụ thể, hoặc không cần thiết cho việc quản lý hồ sơ,
ví dụ, yêu cầu thiết kế và quản lý hệ thống chung Tiêu chuẩn cũng không bao gồm các yêu cầu chung cho tất cả các ứng dụng phần mềm, chẳng hạn như tính hiệu quả, khả năng mở rộng và tính khả dụng Đưa ra các mục tiêu chính của tiêu chuẩn này, và nó cũng giả định trình độ hiểu biết về phát triển kỹ thuật thiết kế, quy trình mua sắm và đánh giá là những vấn đề không được đề cập trong tiêu chuẩn này Mặc dù không bao gồm trong các yêu cầu của tiêu chuẩn này, tầm quan trọng của yêu cầu chức năng quản lý tài liệu không phải là hồ sơ đối với các hệ thống quản lý hồ sơ vẫn được công nhận bằng việc đưa chúng trong mô hình mức cao tại điều 4.2: Tổng quan về các yêu cầu chức năng
Thông số kỹ thuật để bảo quản lâu dài các hồ sơ số cũng không thuộc phần này; vấn đề này cần được giải quyết cụ thể trong phạm vi chuyên môn của công tác bảo quản số hoặc 'lưu trữ số' ở mức chiến lược Những nghiên cứu về bảo quản số này vượt quá sứ mệnh của các hệ thống và là hệ thống độc lập, chúng nên được đánh giá trong một kế hoạch chuyển đổi và di trú cụ thể ở mức chiến thuật Tuy nhiên, việc thừa nhận sự cần thiết phải duy trì hồ sơ lâu dài theo yêu cầu sẽ được đề cập, và vấn đề lỗi thời của định dạng tiềm tàng cũng nên được xem xét khi áp dụng các yêu cầu chức năng này
Tiêu chuẩn này đưa ra tập hợp các yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số Những yêu cầu này áp dụng cho hồ sơ không phân biệt vật mang mà trong đó chúng được tạo ra và/ hoặc được lưu trữ Các yêu cầu này được dự định để:
Trang 3a) thiết lập các quy trình và yêu cầu để nhận dạng và quản lý hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ số.b) thiết lập chức năng quản lý hồ sơ để đưa vào đặc điểm kỹ thuật thiết kế, khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ số;
c) thông báo về yêu cầu chức năng quản lý hồ sơ phục vụ cho việc lựa chọn hệ thống quản lý hồ sơ số thương mại hiện có;
d) xem xét chức năng quản lý hồ sơ, hoặc đánh giá tính phù hợp của một hệ thống quản lý hồ sơ số hiện tại
2 Tài liệu viện dẫn
Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các bản sửa đổi, bổ sung (nếu có)
TCVN 9108-1:2011(ISO 16175-1:2010) Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ
sơ trong môi trường văn phòng điện tử- Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc)
TCVN 9108-3:2011(ISO 1617-3:2010) Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ
sơ trong môi trường văn phòng điện tử -Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh
TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) Thông tin và tư liệu- Quản lý hồ sơ Phần 1: Yêu cầu chung
ISO 2788:1986, Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual
thesauri (Tư liệu - Hướng dẫn xây dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đơn ngữ).
ISO 5964:1985, Documentation-Guidelines for the establishment and development of multilingual
thesauri (Tư liệu - Hướng dẫn xây dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đa ngữ).
ISO/TR 15801:2009, Document management - Information stored electronically - Part 2:
Recommendations for trustworthiness and reliability (Quản lý tư liệu-thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử Phần 2: Đề xuất về sự tin cậy và độ tin cậy)
ISO 23081-1:2006, Information and Docmentation - Records management processes - Metadata for
records - Part 1: Principles (Thông tin và tư liệu-Quá trình quản lý hồ sơ-Siêu dữ liệu cho hồ sơ-Phần 1: Nguyên tắc)
ISO 23081-2:2009, Information and Docmentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual
and implementation issues (Thông tin và tư liệu: Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ -Phần 2: Các vấn đề khái niệm và thực hiện)
International Council on Archives, Principles and functional requirements forRecords in electronic office
environment, Part 1- Overview and Statement of Principles, 2008 (Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử, Phần 1 –Tổng quan và nội dung nguyên tắc)
International Council on Archives, Principles and functional requirements forRecords in electronic office environment, Part 3- Guidelines and Functional Requirements for Records in Business information
systems, 2008 (Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử, Phần 3 – Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong các hệ thống thông tin kinh doanh).
Trang 4tất cả các giao dịch diễn ra liên quan đến nó Tùy thuộc vào bản chất của các giao dịch tham gia, hoạt động có thể được thực hiện liên quan đến một chức năng, hoặc có thể được thực hiện liên quan đến nhiều chức năng.
CHÚ THÍCH 1: Khung phân loại kinh doanh thường là phép phân loại bắt nguồn từ việc phân tích các hoạt động kinh doanh
dụ, hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng, cơ sở dữ liệu chuyên dụng hoặc tùy chỉnh, hệ thống nguồn nhân lực hoặc tài chính
CHÚ THÍCH 2: Hệ thống thông tin kinh doanh thường có chứa dữ liệu động,
đó thường là đối tượng được cập nhật liên tục, có thể thao tác được và chứa dữ liệu hiện tại
CHÚ THÍCH 3: Mặc dù các hệ thống quản lý hồ sơ số có thông tin kinh doanh, nhưng chúng khác với hầu hết những hệ thống khác ở chỗ chức năng chính là quản lý hồ sơ hơn là để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kinh doanh
Phân loại
(Classification)
Việc xác định và sắp xếp có hệ thống các hoạt động kinh doanh và/ hoặc hồ
sơ vào các loại theo quy ước có cấu trúc hợp lý, các phương pháp và quy tắc thủ tục được nêu trong hệ thống phân loại
CHÚ THÍCH 1: Phân loại bao gồm nhận dạng tài liệu hoặc quy ước đặt tên cho tệp tin, cấp phép cho người sử dụng và ràng buộc bảo mật trên hồ sơ
Quá trình loại bỏ hoặc xóa hồ sơ mà không có khả năng khôi phục
CHÚ THÍCH 1: Hủy bỏ hồ sơ số là một quá trình xử lý theo đó hồ sơ số và siêu dữ liệu của hồ sơ bị loại bỏ, xóa hoặc xóa sạch vĩnh viễn
theo ủy quyền và được chấp thuận theo kế hoạch của cơ quan xử lý
Tệp tin số
(Digital file)
Tập hợp các hồ sơ liên quan được lưu giữ trong mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ trong hệ thống kinh doanh và được quản lý như một đối tượng đơn lẻ
Trang 5CHÚ THÍCH 1: Một loại tập hợp hồ sơ số, cũng được gọi là tệp chứa.Đối tượng số
về hoạt động kinh doanh
CHÚ THÍCH 1: Các hệ thống này duy trì thông tin (siêu dữ liệu) theo ngữ cảnh thích hợp và mối liên kết giữa các hồ sơ
Xử lý
(Disposition)
Một loạt quy trình liên quan đến việc thực hiện các quyết định lưu giữ, hủy bỏ hoặc chuyển giao được tư liệu hóa trong sắp xếp, xử lý hoặc các công cụ khác
Chức năng
(Function)
Mức cao nhất của một khung phân loại kinh doanh
CHÚ THÍCH 1: Chức năng đại diện cho những trách nhiệm lớn được quản
lý bởi tổ chức để thực hiện các mục tiêu của mình
Hồ sơ bao gồm các thành phần số và phi số
CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ số và các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan của nó được duy trì trong các hệ thống quản lý hồ sơ số cùng với siêu dữ liệu quản
lý hồ sơ liên quan đến hồ sơ phi số
CHÚ THÍCH 2: Bản đánh dấu có thể hoạt động như một đường liên kết đại diện cho một hồ sơ thích hợp trong hệ thống quản lý hồ sơ số để cảnh báo người sử dụng về sự tồn tại của hồ sơ có liên quan cần thiết được truy cập tại hai địa điểm trở lên
Siêu dữ liệu
(Metadata)
Thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc, cho phép tạo lập, quản lý và sử dụng hồ sơ theo thời gian, trong và qua các miền
nhận và lưu giữ như là bằng chứng và thông tin, làm căn cứ cho các nghĩa
vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh doanh
Loại hồ sơ
(Record category)
Một tiểu phân mục của khung phân loại hồ sơ, có thể được chia tiếp thành một hoặc nhiều loại hồ sơ cấp dưới
CHÚ THÍCH 1: Một loại hồ sơ được tạo thành từ siêu dữ liệu có thể được
kế thừa từ hồ sơ mẹ và đưa sang hồ sơ con
CHÚ THÍCH 2: Tập hợp đầy đủ các loại hồ sơ, ở tất cả các cấp, cùng tạo thành khung phân loại hồ sơ
Trang 6(Records
management) tạo lập, tiếp nhận ,bảo trì, sử dụng và hủy bỏ hồ sơ, bao gồm cả các quá trình lưu giữ và duy trì các chứng cứ và thông tin về các hoạt động và giao
dịch kinh doanh dưới dạng hồ sơ
Siêu dữ liệu quản lý
CHÚ THÍCH 1: Hệ thống quản lý hồ sơ bao gồm cả người làm hồ sơ và người dùng hồ sơ; tập hợp các chính sách được cho phép, các trách nhiệm được giao, các đoàn có thẩm quyền, thủ tục và thực hành, bản trình bày chính sách, hướng dẫn thủ tục, hướng dẫn người sử dụng và tài liệu khác được sử dụng để cấp phép và ban hành các chính sách, thủ tục và thực tiễn; bản thân các hồ sơ; thông tin chuyên ngành và hệ thống hồ sơ được
sử dụng để kiểm soát các hồ sơ này; phần cứng, phần mềm, các thiết bị khác và văn phòng phẩm
hệ ngữ nghĩa, thứ bậc, liên kết hoặc tương đương
CHÚ THÍCH 1: Trong từ điển từ chuẩn, ý nghĩa của thuật ngữ được quy định cụ thể và các mối quan hệ với các thuật ngữ khác được chỉ ra Từ điển
từ chuẩn cung cấp đủ điểm truy nhập thích hợp cho phép người dùng chuyển từ các thuật ngữ không ưu tiên đến các thuật ngữ ưu tiên được thông qua bởi tổ chức
Phân loại tự nhiên
Trang 7cấu trúc của hồ sơ TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung đưa ra các thuộc tính cơ bản của hồ sơ và những nghiên cứu và quy trình mức độ cao
để quản lý hồ sơ hiệu quả, và phải được xem là một tài liệu tham khảo quan trọng cho việc thực hiện điều này Các thuộc tính thiết yếu của hồ sơ có thể được tóm tắt như sau:
a) Tính xác thực - Hồ sơ có thể được chứng minh là có nội dung là gì, đã được tạo ra hoặc được gửi bởi người đã tạo ra hoặc gửi nó, và đã được tạo ra hoặc được gửi tại thời điểm có mục đích
b) Độ tin cậy - Hồ sơ có thể được tin cậy như là một đại diện đầy đủ và chính xác của các giao dịch mà
nó chứng thực, và có thể phụ thuộc vào quá trình giao dịch tiếp theo
c) Tính toàn vẹn - Hồ sơ đầy đủ và không thay đổi, và cố định Đặc tính này cũng được gọi là 'bất khả xâm phạm'
d) Tính khả dụng - Hồ sơ có thể được định vị, truy vấn, bảo quản và đưa ra
Để duy trì những hồ sơ thuộc tính này của hồ sơ có hiệu quả và đáng tin cậy theo thời gian, cần thiết thực hiện hệ thống quản lý hồ sơ số
4.1.2 Thuộc tính của Hệ thống quản lý hồ sơ số là gì ?
Việc sử dụng thuật ngữ 'hệ thống' trong tài liệu này nhằm chỉ một tập hợp phần cứng và/hoặc phần mềm máy tính và bao gồm các kết nối hoặc các thành phần của hệ thống công nghệ thông tin khác Điều này
là trái ngược với quan niệm về quản lý hồ sơ theo nghĩa của thuật ngữ này, trong đó bao gồm các khía cạnh rộng hơn về con người, chính sách, thủ tục và thực hành được kết hợp để tạo thành một phương pháp tiếp cận hệ thống tổng thể Trong khi trọng tâm chính của phần này là các ứng dụng phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ số, thì các tổ chức sẽ cần phải chú ý đến các khía cạnh rộng hơn của khuôn khổ quản lý hồ sơ, chính sách và công cụ đảm bảo cho hồ sơ có thể được quản lý một cách thích hợp Ví dụ,
để hệ thống quản lý hồ sơ số hoạt động hiệu quả, các công cụ quản lý hồ sơ cơ bản, như thẩm quyền xử
lý và phân loại an ninh thông tin phải được đặt đúng chỗ và hoạt động theo văn hóa quản lý hồ sơ đã được thiết lập trong tổ chức
Thông thường, hệ thống quản lý hồ sơ số có các thuộc tính sau mà yêu cầu để đảm bảo rằng các đặc điểm chính của hồ sơ được duy trì:
a tạo ra và nắm bắt hồ sơ trong ngữ cảnh
b quản lý và duy trì việc kiểm soát hồ sơ
c duy trì hồ sơ lâu dài theo yêu cầu
d thực hiện xử lý hồ sơ
e quản lý siêu dữ liệu quản lý hồ sơ
4.1.3 Rủi ro và lợi ích của việc thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số
4.1.3.1 Rủi ro của việc không thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số
Trang 8Những rủi ro của việc không thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số bao gồm:
- Không đáp ứng các yêu cầu quy phạm pháp luật;
- Gây rắc rối cho giám đốc điều hành, thương hiệu, tổ chức hoặc các viên chức nhà nước và tư nhân, đặc biệt là nếu không có khả năng quản trị thành thạo thông tin được làm nổi bật trong các phương tiện truyền thông tin tức;
- Lập kế hoạch chiến lược và các quyết định kém dựa trên những thông tin không chính xác;
- Thông tin quan trọng cho kinh doanh không thể truy cập để quản lý kinh doanh, giải quyết tranh chấp, thách thức pháp lý hoặc mục đích chứng cứ;
- Mất uy tín, giảm niềm tin của công chúng, hoặc các tình thế bất lợi về tài chính hoặc luật pháp do không
có khả năng đưa trình các hồ sơ hoặc cung cấp bằng chứng về hoạt động kinh doanh khi yêu cầu phải kịp thời;
- Không có khả năng cung cấp bằng chứng về hoạt động hoặc cam kết của tổ chức với các tổ chức bên ngoài, khách hàng hoặc các nhà thầu;
- Tiến hành kinh doanh không nhất quán và không hiệu quả;
- Không có khả năng khai thác thông tin và kiến thức của tổ chức với đầy đủ tiềm năng;
- Sử dụng bất hợp pháp hồ sơ và không có khả năng khai thác đầy đủ kiến thức và dữ liệu của công ty;
- Lặp lại công sức, quản lý tài sản và nguồn lực kém;
- Giảm khả năng thể hiện hiệu suất tốt và tăng hiệu quả hoặc cải thiện việc cung cấp dịch vụ;
- Bối rối về tổ chức và tổn hại danh tiếng
4.1.3.2 Lợi ích của việc thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số
Lợi ích của việc thực hiện hệ thống quản lý hồ sơ số bao gồm:
- Bảo vệ và hỗ trợ khi kiện tụng, bao gồm cả quản lý rủi ro gắn liền với sự tồn tại hoặc thiếu bằng chứng
- Khả năng cung cấp các dịch vụ hiệu quả và nhất quán;
- Khả năng hỗ trợ các hoạt động nghiên cứu và phát triển hiện tại và tương lai;
- Cải thiện tính toàn diện và độ tin cậy của bộ nhớ của công ty;
- Sẵn có các hồ sơ hoạt động kinh doanh thích hợp để hỗ trợ cho việc ra quyết định và phát triển chính sách được thông tin đầy đủ khi cần thiết;
- Giảm nguy cơ mất dữ liệu hoặc hủy hoại bất ngờ của hồ sơ;
- Đo hiệu suất đáng tin cậy của kết quả đầu ra của kinh doanh;
- Tăng sự tin tưởng của công chúng và/hoặc khách hàng vào sự chính trực của các hoạt động của tổ chức;
- Xác định các hồ sơ quan trọng cho việc lập kế hoạch thảm họa, để các tổ chức có thể tiếp tục hoạt động trong trường hợp có sự gián đoạn nghiêm trọng
4.2 Tổng quan về các yêu cầu chức năng
4.2.1 Cấu trúc của các yêu cầu chức năng
Trang 9Điều này xác định và mô tả ngắn gọn các yêu cầu chức năng bằng cách sử dụng mô hình mức cao nhóm các yêu cầu này lại để làm nổi bật mối quan hệ qua lại giữa chúng (Hình 1).
Yêu cầu đối với việc bảo quản lâu dài các hồ sơ, yêu cầu chung cho tất cả các ứng dụng phần mềm và chức năng quản lý tài liệu không phải hồ sơ không được nêu chi tiết trong điều này, nhưng được nêu ra trong mô hình mức cao (tô màu xám đậm) Các điểm tích hợp tiềm năng với kiến trúc công nghệ
thôngtin(IT) và các ứng dụng phần mềm khác được thể hiện trong mô hình này như là đầu vào hệ thống.Yêu cầu cụ thể trong Điều 5: Yêu cầu chức năng được phân nhóm theo cụm trong mô hình mức cao:
CHÚ THÍCH 2: Mô hình này mô tả yêu cầu chức năng là các thành phần của hệ thống quản lý hồ sơ số
Nó không phản ánh chính xác trình tự của quy trình công việc mà hệ thống quản lý hồ sơ số thực hiện
Hình 1 - Mô hình yêu cầu chức năng mức cao đối với hệ thống quản lý hồ sơ số
4.3 Hướng dẫn thực hiện các yêu cầu chức năng mức cao
4.3.1 Tạo lập
4.3.1.1 Thu thập
Hệ thống quản lý hồ sơ số thu thập, phân loại và nhận dạng hồ sơ một cách độc đáo để đảm bảo rằng nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh tạo lập ra chúng được ấn định theo không gian và thời gian Chúng cũng cung cấp chức năng để tạo lập hồ sơ mới bằng cách sử dụng lại nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh của các
hồ sơ một khi đã được thu thập Trong khi việc kiểm soát tài liệu/phiên bản nằm ngoài phạm vi của điều này, thì việc gán chức năng này vào hệ thống quản lý hồ sơ số có thể vẫn hữu ích
4.3.1.2 Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ
Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số là một thành phần chính của quản lý
hồ sơ, phục vụ nhiều chức năng và mục đích Trong ngữ cảnh của quản lý hồ sơ, siêu dữ liệu được định nghĩa là dữ liệu mô tả cấu trúc, nội dung và ngữ cảnh của hồ sơ và việc quản lý chúng qua thời gian Như vậy, siêu dữ liệu là thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc đảm bảo cho việc tạo lập, đăng ký, phân loại, truy cập, bảo quản và sử dụng hồ sơ qua thời gian, trong và giữa các lĩnh vực
Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số có thể được dùng để nhận dạng, phân biệt và ngữ cảnh hóa hồ sơ và con người, các quá trình và hệ thống tạo lập, quản lý, duy trì và sử dụng hồ sơ và các chính sách quản lý chúng Ban đầu, siêu dữ liệu xác định hồ sơ tại điểm lưu giữ, gắn
hồ sơ này vào ngữ cảnh kinh doanh của nó và thiết lập việc kiểm soát quản lý hồ sơ Trong thời gian duy trì một hồ sơ hoặc tập hồ sơ, các lớp siêu dữ liệu mới sẽ được bổ sung do các hành động mới hoặc việc
sử dụng nội dung này trong ngữ cảnh kinh doanh hoặc mục đích sử dụng khác Điều này có nghĩa là siêu dữ liệu tiếp tục tích luỹ thông tin liên quan đến ngữ cảnh quản lý hồ sơ và quy trình kinh doanh mà trong đó hồ sơ được sử dụng và đến thay đổi cấu trúc hồ sơ hoặc sự xuất hiện của nó
Siêu dữ liệu có thể có nguồn gốc từ, hoặc tái sử dụng bởi nhiều hệ thống và với nhiều mục đích Siêu dữ liệu áp dụng cho hồ sơ trong vòng đời hoạt động của chúng cũng có thể tiếp tục áp dụng khi ngừng yêu cầu đối với mục đích kinh doanh hiện tại nhưng được giữ lại cho nghiên cứu đang tiến hành hoặc các giá trị khác Mục đích của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ là đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính khả dụng và tính toàn vẹn theo thời gian và cho phép quản lý và hiểu biết các đối tượng thông tin, cho dù đây là vật lý,
kỹ thuật tương tương tự hoặc kỹ thuật số Tuy nhiên, siêu dữ liệu cũng cần phải được quản lý như một
hồ sơ hoặc là thành phần của hồ sơ
Trang 10Quản lý hồ sơ luôn bao gồm quản lý siêu dữ liệu Tuy nhiên, môi trường số đòi hỏi cách trình bày khác với yêu cầu truyền thống và cơ chế khác để xác định, lưu giữ, gán và sử dụng siêu dữ liệu Trong môi trường số, hồ sơ có thẩm quyền là những hồ sơ đi kèm với siêu dữ liệu xác định các đặc tính quan trọng của chúng Những đặc điểm này sẽ được tư liệu hóa một cách rõ ràng, hơn là để ngầm hiểu như phổ biến ở một số quy trình trên giấy.
Tiêu chuẩn ISO 23081-2:2009, Thông tin và tư liệu-Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ- Phần 2: Các vấn đề khái niệm và thực hiện: Nêu nội dung của các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và nên được sử dụng
như một tài liệu tham khảo chính khi thực hiện các yêu cầu chức năng Các tổ chức cũng có thể có các tập hợp các yếu tố đặc thù cho khu vực pháp quyền mà họ phải tuân thủ
Tập hợp hồ sơ số có thể phản ánh các mối quan hệ như đặc điểm hoặc thuộc tính được chia sẻ, hay sự tồn tại của các mối quan hệ liên tục giữa các hồ sơ số liên quan Bản chất mối quan hệ giữa các hồ sơ
số của một tập hợp cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như mục đích và cấu trúc của chúng, nội dung và định dạng của chính hồ sơ Tập hợp hồ sơ có thể nhiều hơn một mức, và có thể có nhiều mối quan hệ trong các tập hợp riêng biệt
Ví dụ, Tập hợp hồ sơ số có thể cũng tạo thành một bản tường thuật các sự kiện (có nghĩa là, một loạt các giao dịch kinh doanh liên tiếp), trong đó các hồ sơ có thể có mối quan hệ tuần tự Bất cứ mối quan hệ tuần tự nào như vậy giữa các hồ sơ số có thể được xác định thông qua các yếu tố siêu dữ liệu liên kết với hồ sơ, như nhan đề, ngày tháng, tác giả, tệp chứa (nếu có), và thuộc tính khác tương tự Trường hợp
có các mối quan hệ này giữa các hồ sơ được nhập vào, hoặc trích xuất từ các hệ thống kinh doanh bên ngoài, hệ thống hồ sơ quản lý số sẽ có khả năng xác định, nắm bắt, tư liệu hóa và bảo quản chúng.Những tập hợp này có thể là mối quan hệ chính thức, có cấu trúc (ví dụ, các tệp tin số chứa các tài liệu
số liên quan), hoặc có thể tồn tại như mối quan hệ siêu dữ liệu ít chính thức hơn được công nhận là thiết lập liên kết giữa các hồ sơ liên quan trong một tập hợp
Các tập hợp này sẽ được cố định và duy trì qua thời gian Bất kỳ thay đổi nào đối với tập hợp sẽ được ghi lại cùng với một lời giải thích Tập hợp với các mục đích quản lý hồ sơ không nên nhầm lẫn với, hoặc thay thế bằng, việc tạo thành nhiều tập hợp khác nhau để đáp ứng các yêu cầu tìm kiếm hoặc yêu cầu báo cáo
Hình 2 - Tập hợp hồ sơ 4.3.1.4 Hỗ trợ nhập, xuất và khả năng liên tác
Khả năng nhập và xuất hồ sơ, và khả năng liên tác với các hệ thống khác hoặc phiên bản mới hơn của
hệ thống quản lý hồ sơ số hiện có, là tập hợp cốt lõi các chức năng yêu cầu Hồ sơ có thể cần được xuất sang các tổ chức khác, các hệ thống khác hoặc cho việc lưu trữ nội bộ
Nhiều hồ sơ có thể cần phải được giữ lại lâu hơn tuổi thọ của chính phần mềm hoặc hệ thống, và do đó nhu cầu đặt ra là có thể xuất hồ sơ khi chuyển sang hệ thống quản lý hồ sơ số mới Cũng có thể cần nhập hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh hợp tác
Để dễ dàng nhập và xuất, việc sử dụng định dạng mở và các tiêu chuẩn công nghiệp sẽ tăng mức độ khả năng liên tác, giảm chi phí và khó khăn của bất kỳ quá trình nhập /xuất nào
Chức năng này sẽ được đề cập ở giai đoạn lập kế hoạch như là một phần yêu cầu của doanh nghiệp
4.3.1.5 Nhận dạng - Dấu định danh duy nhất
Trang 11Để xác minh sự tồn tại của chúng trong hệ thống, mỗi hồ sơ và tập hợp liên kết sẽ phải có một dấu định danh duy nhất liên tục liên kết với nó Điều này cho phép người dùng định vị hồ sơ và giúp họ phân biệt giữa các phiên bản.
4.3.1.6 Phân loại
Trong việc triển khai thực hiện hệ thống quản lý hồ sơ số, tập hợp thường được sử dụng để cho phép kế thừa các đặc tính của hồ sơ được tạo ra hoặc có liên quan ở mức tập hợp thấp hơn Điển hình trong hệ thống quản lý hồ sơ số, thông tin được quản lý như bộ sưu tập của các đối tượng hồ sơ, và gộp chung các đối tượng này vào một tập hợp các bộ hoặc thư mục hoặc tập tin Các tổ chức cần tính đến các nhu cầu kinh doanh riêng của mình khi xác định tập hợp hồ sơ phù hợp (ví dụ, theo chức năng, hoạt động hoặc giao dịch) trong tổ chức của mình Trong bảng phân loại kinh doanh, các đặc điểm của hồ sơ theo ngữ cảnh được gán thuộc tính thông qua việc cấu trúc chúng theo quy trình kinh doanh có thể nhận dạng được
Khung phân loại chủ đề sẽ cho phép các hồ sơ liên kết đến các lĩnh vực chủ đề rộng hơn được nhóm lại với nhau, có nghĩa là, các giao dịch và hoạt động tiến hành theo một chủ đề duy nhất, chẳng hạn như một tài sản hoặc khách hàng riêng biệt Tuy nhiên, theo phân loại chủ đề, việc tập trung nhằm vào khoản
dữ liệu hoặc đối tượng hơn là vào mục đích hoặc hoạt động mà hồ sơ này được tạo ra để làm tư liệu Vì vậy, ngữ cảnh của hoạt động kinh doanh có thể được tách ra, làm cho hành động sắp xếp các tệp tin theo chủ đề khó khăn hơn vì chúng sẽ chứa các hồ sơ với thời gian lưu giữ khác nhau
Khung phân loại chức năng dựa vào sự phân tích các chức năng kinh doanh và các hoạt động độc đáo của tổ chức và độc lập với cơ cấu hành chính của tổ chức này Điều này làm cho việc phân loại theo chức năng linh hoạt và ổn định hơn là vì đơn vị kinh doanh và cơ cấu có khả năng thay đổi theo thời gian Hệ thống này phá vỡ silô (những rào cản truyền thông) thông tin tổ chức truyền thống và cho phép duy trì và thanh lý dễ dàng hơn
4.3.1.7 Khung phân loại kinh doanh
Khung phân loại kinh doanh là công cụ phân loại khái niệm thứ bậc tạo điều kiện cho việc nắm bắt, đặt tên, tìm kiếm, duy trì và xử lý hồ sơ Nó xác định cách thức mà trong đó hồ sơ được nhóm lại với nhau (tổng hợp) và được liên kết với ngữ cảnh kinh doanh mà trong đó chúng được tạo ra hoặc được truyền tải Ví dụ, các hồ sơ riêng lẻ trong hệ thống quản lý hồ sơ số trong phạm vi tổ chức có thể được tập hợp thành bộ với các phần hồ sơ cấu thành và siêu dữ liệu theo ngữ cảnh của chúng, hoặc sau đó có thể được tập hợp vào các tệp tin hoặc thư mục Hồ sơ được tập hợp thường xuyên theo một khung phân loại chức năng ba mức như sau:
Mức cao nhất ( bộ), bao gồm tập hợp các tệp tin, có thể được gọi là 'Lớp' hoặc 'Loại'
Tệp tin, bao gồm tập hợp các hồ sơ riêng lẻ, có thể được gọi là"Thư mục" hoặc "tệp chứa" Có thể được chia nhỏ thành nhiều tập
Khoản dữ liệu - trong tiêu chuẩn này được gọi là 'hồ sơ' Có thể bao gồm nhiều thành phần
Hình 3 - Khung phân loại theo chức năng ba lớp
CHÚ THÍCH 1: Đây là mô hình cơ bản Tập hợp từ bốn mức trở lên có thể cần thiết tùy thuộc vào các quá trình kinh doanh được mô tả, hoặc để định nghĩa rõ hơn các chủ đề phức tạp
CHÚ THÍCH 2: Hồ sơ (đối tượng) được đặt ở dưới cùng của hệ phân cấp tập hợp nhằm mục đích phân loại, mặc dù các đối tượng hồ sơ có thể bao gồm nhiều thành phần liên quan Một số giá trị siêu dữ liệu
có thể được thừa kể từ mức cao hơn của tập hợp bởi tất cả những tệp tin hoặc các đối tượng này nằm bên dưới
CHÚ THÍCH 3: Bất kể có bao nhiêu mức tập hợp dưới mức bộ hoặc mức tệp tin được thực hiện, mỗi mức cần phải nhất quán với yêu cầu siêu dữ liệu đối với mức tập hợp cao hơn
Trang 124.3.2 Duy trì
4.3.2.1 Quản lý hồ sơ xác thực và đáng tin cậy
Hồ sơ được đưa vào hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ được duy trì chủ động để đảm bảo khả năng tiếp cận liên tục của chúng Việc thiết lập kiểm soát an ninh thích hợp, xây dựng các kết quả báo cáo xử lý và việc đảm bảo quản lý hồ sơ kép tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ hợp lý, chống giả mạo, sử dụng được, xác thực và toàn diện
4.3.2.2 Kiểm soát và bảo mật
Hồ sơ được thu thập vào hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ được bảo vệ chống lại sự vô tình hay cố ý làm thay đổi bối cảnh, cấu trúc và nội dung của chúng trong suốt vòng đời để duy trì tính xác thực của hồ sơ
Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ thực hiện kiểm soát việc truy cập hoặc sửa đổi siêu dữ liệu Việc theo dõi vị trí, kiểm soát truy cập và kiểm soát bất kỳ thay đổi nào với hồ sơ đảm bảo tính xác thực của hồ sơ trong một hệ thống quản lý hồ sơ số Hệ thống quản lý hồ sơ số cần phải tự động cảnh báo người quản trị khi
có thay đổi xảy ra và có đủ khả năng dự phòng bằng các bản sao lưu mà có thể được khôi phục được một phiên bản chính xác
4.3.2.3 Xác thực, mã hóa và các biện pháp bảo vệ công nghệ
Việc áp dụng các vấn đề quản lý quyền số, mã hóa và xác thực có thể có tác động đáng kể đến độ tin cậy của hồ sơ Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ cho phép hồ sơ được quản lý hiệu quả khi chúng là đối tượng của các biện pháp bảo vệ công nghệ, chữ ký số và các hình mờ số hoặc các giao thức quản lý quyền số khác Những người quản trị hệ thống nên xem xét cụ thể việc duy trì tiếp tục các hồ sơ được
mã hóa và /hoặc các quá trình quản lý quyền số khác
Trong khi mã hóa và chữ ký số có một vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính xác thực và tính toàn vẹn của hồ sơ trong truyền tải, thì chúng cũng có mặt rủi ro đối với khả năng sử dụng liên tục của các hồ
sơ này, vì các khóa giải mã và các khóa chung cho chữ ký số có thể hết hạn trong khi hồ sơ này vẫn còn được yêu cầu Vì lý do này, việc lưu trữ hồ sơ ở dạng mã hóa không được khuyến cáo Siêu dữ liệu có thể được áp dụng để ghi lại quá trình mã hóa và giải mã, và chứng thực việc giải mã hồ sơ thành công.Nếu chữ ký số được sử dụng như một phương tiện bảo vệ tính xác thực và tính toàn vẹn của hồ sơ, thì việc quản lý khóa cần được xem xét Thông tin về chữ ký số và việc xác nhận nó nên được ghi lại trong siêu dữ liệu
4.3.2.4 Quản lý hồ sơ kép
Các tổ chức thường quản lý hồ sơ trên nhiều vật mang tin số và phi số Hệ thống quản lý hồ số có thể chấp nhận và duy trì hồ sơ số cũng như hồ sơ phi số và bất kỳ siêu dữ liệu quản lý liên quan nào Về cơ bản, các hồ sơ liên quan về mặt ngữ cảnh bất kể chúng có định dạng số hoặc phi số sẽ được quản lý và theo cùng một quy trình quản lý hồ sơ trong tập hợp của chúng
Để tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng quản lý hồ sơ kép, hệ thống quản lý hồ sơ số phải có khả năng lưu giữ và duy trì siêu dữ liệu liên quan đến hồ sơ vật lý Điều này đòi hỏi việc tạo ra các bản đánh dấu thuộc diện siêu dữ liệu của các hồ sơ được tổ chức về mặt vật lý bên ngoài hệ thống kinh doanh Các bản đánh dấu chứa siêu dữ liệu được hệ thống kinh doanh yêu cầu để định vị và quản lý hồ sơ vật lý và phân bổ việc kiểm soát quản lý hệ thống với chúng Một dấu hiệu có thể biểu thị một hồ sơ vật lý, chẳng hạn một bản đồ hoặc một hồ sơ giấy, hoặc một hồ sơ số hoặc tập hợp hồ sơ số được lưu trữ trên các vật mang tin di động, chẳng hạn như một ổ đĩa cứng vĩnh cửu, CD-ROM, băng từ hay vi dạng
4.3.2.5 Lưu giữ và xử lý
Thẩm quyền xử lý là chính sách ủy quyền xử lý hồ sơ, bất kể bằng cách tiêu hủy, chuyển giao kiểm soát,
áp dụng một thời gian điểm lại hoặc các hành động xử lý khác Thẩm quyền xử lý bao gồm hành động xử
lý và thời hạn lưu giữ đối với tập hợp hồ sơ mà có thể có căn cứ tổ chức hoặc pháp lý
Các tổ chức phải xem xét các hành động xử lý khi thời gian lưu giữ tương ứng đã hết hạn thay vì tự động tiêu hủy hồ sơ
Hồ sơ thường được chuyển giao giữa các hệ thống quản lý hồ sơ số bởi rất nhiều lý do khác ngoài xử lý,
ví dụ, di trú đến một hệ quản lý hồ sơ số mới như là kết quả của sự đổi mới công nghệ hoặc tái cơ cấu tổ
Trang 13chức Trong mọi trường hợp, khi có sự chuyển giao hồ sơ (dù điều này có liên quan đến việc đổi hệ quản
lý hồ sơ số khác hay không) và /hoặc sự tiêu hủy hồ sơ tiếp theo từ các hệ thống quản lý hồ sơ số ban đầu, bất kỳ siêu dữ liệu quản lý hồ sơ nào còn tồn tại và điểm nắm bắt siêu dữ liệu sẽ được xem xét cùng lúc với các hồ sơ mà chúng liên quan
hồ sơ bằng cách sử dụng nhiều kỹ thuật tìm kiếm để phục vụ cho cả những người dùng mới và những người dùng đã thành thạo Truy hồi là quá trình chuẩn bị các hồ sơ có vị trí xác định để lấy ra và xem xét
4.3.3.2 Đưa ra phục vụ
Đưa ra phục vụ là đưa ra một hình thức trình bày hoặc phiên bản một hồ sơ mà con người có thể đọc được, thường là màn hình hiển thị hoặc dạng in trên giấy Hệ thống quản lý hồ sơ số thường chứa các
hồ sơ dưới nhiều định dạng tập tin Người dùng sẽ có thể truy cập đọc máy vào hồ sơ được lưu trữ ở tất
cả các định dạng thông qua một giao diện phục vụ thích ứng Khi cần in bản giấy của hồ sơ, các hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ cung cấp chức năng cho phép tất cả người sử dụng có được bản in của hồ sơ
và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của chúng khi cần
4.3.4 Quản trị
Vì với hầu hết các ứng dụng phần mềm, cần có một người quản trị hệ thống để thực hiện bảo trì hệ thống và các chức năng hỗ trợ khác, như duy trì nhóm truy cập và cập nhật hệ thống phân loại kinh doanh Phần này chỉ đề cập đến việc quản trị hệ thống theo nghĩa của chức năng quản lý hồ sơ số và việc áp dụng thường xuyên các thủ tục quản lý hồ sơ Bảng sau đây đưa ra ví dụ về các vai trò của người quản trị/ người sử dụng
Bảng 1- Các mức truy cập hệ thống
bất cứ ai tạo lập, tiếp nhận, xem xét và/ hoặc sử dụng hồ sơ lưu trữ trong hệ thống Đây là mức truy cập chuẩn mà hầu hết nhân viên trong tổ chức sẽ có
số nhiệm vụ giống như người quản trị hệ thống, như khả năng đóng và mở lại
hồ sơ, tạo trích xuất hồ sơ và biên tập siêu dữ liệu của hồ sơ Quyền hạn được giao cho người dùng được phép sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của tổ chức và mức độ trách nhiệm được phân bổ cho người dùng được phép này
Người quản trị hệ
thống công nghệ
thông tin (IT)
Người có trách nhiệm cấp phép hoặc tước bỏ phép cho người sử dụng hoặc người sử dụng được phép
5 Yêu cầu chức năng
Điều này đưa ra tập hợp các yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số Chúng được chia làm bốn điều theo khái niệm và quy trình quản lý hồ sơ cơ bản như đã đề ra ở điều 4: Hướng dẫn:
Trang 14Trong khi các yêu cầu chức năng không bao quát các yêu cầu tổng hợp chung cho quản lý hệ thống và thiết kế tất cả các hệ thống và ứng dụng, như khả năng liên tác, khả năng mở rộng và hiệu quả, nên thừa nhận rằng các quá trình này cũng hỗ trợ chức năng quản lý hồ sơ của hệ thống quản lý hồ sơ số Các yêu cầu chức năng này giả sử rằng khuôn khổ quản lý hồ sơ cơ bản đã sẵn có, chẳng hạn như chính sách, thủ tục, phân loại và duy trì kinh doanh.
Yêu cầu chức năng tập trung vào các kết quả cần thiết để đảm bảo cho hồ sơ được quản lý một cách thích hợp, bất kể loại hình hệ thống quản lý hồ sơ số nào được áp dụng.Vì yêu cầu chức năng cung cấp khả năng mô tả chức năng quản lý hồ sơ cấp cao chứ không phải là thông số kỹ thuật chi tiết, nên thừa nhận rằng các kỹ thuật và chiến lược đạt kết quả sẽ tùy thuộc vào loại hình hệ thống được sử dụng Với mục đích để mỗi tổ chức có thể điều chỉnh các yêu cầu chức năng này nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh riêng của mình
Rủi ro là một yếu tố quan trọng cần được xem xét trong việc quản lý hồ sơ và áp dụng những mức độ và yêu cầu bắt buộc này Rủi ro có thể bao gồm quảng cáo phản tác dụng, hoạt động kinh doanh không hiệu quả, khả năng cung cấp các dịch vụ suy giảm và giảm khả năng của tổ chức với việc truy tố hoặc bảo vệ các cáo buộc
Có rất nhiều yêu cầu cần chỉ ra bằng chứng của các quá trình kinh doanh Nếu có bất kỳ yêu cầu nào mà một tổ chức đang xem xét không đáp ứng, thì một phân tích tính khả thi và nguy cơ có thể giúp xác định một quá trình hành động thích hợp và đảm bảo trách nhiệm trong việc ra quyết định
Các tổ chức có thể có các khuôn khổ quản lý rủi ro đặc thù cho khu vực pháp quyền ở chỗ xác định các mức độ rủi ro khác nhau, mà có thể được sử dụng để ưu tiên các yêu cầu về bằng chứng xác định Một phân tích tính khả thi có thể giúp các tổ chức xem xét một cách có cấu trúc về năng lực hoạt động, pháp luật, kỹ thuật và tài chính của tổ chức
5.1 Tạo lập
5.1.1 Lưu giữ
Hồ sơ được tạo lập dưới rất nhiều định dạng, có thể bao gồm nhiều đối tượng đơn lẻ (hồ sơ hỗn hợp),
và được truyền tải qua đủ loại kênh truyền thông (quy trình công việc, thư điện tử, thư bưu điện) Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ lưu giữ nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh của hồ sơ để đảm bảo rằng chúng là đại diện đáng tin cậy và đích thực của các hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch mà trong đó chúng được tạo ra hoặc được truyền đi Điều này được gọi là siêu dữ liệu điểm lưu giữ, và bản thân nó có thể được lưu giữ như là một hồ sơ; không có khả năng thay đổi bất kỳ đặc điểm siêu dữ liệu nào mà không có theo dõi và có thể kiểm tra
5.1.2 Quá trình nắm bắt
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
1 Tạo khả năng tích hợp các ứng dụng kinh doanh để các hồ sơ giao dịch được tạo ra bởi
những ứng dụng này có thể được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số (bao gồm thư điện
tử, xem các Yêu cầu 21-25)
2 Cho biết khi nào một hồ sơ đơn lẻ được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số
3 Ngăn chặn sự thay đổi nội dung của bất kỳ hồ sơ nào bởi bất kỳ người dùng hoặc người quản
Trang 15trị nào trong quá trình lưu giữ hồ sơ (xem thêm các Yêu cầu 88 và 89).
4 Ngăn chặn sự hủy bỏ hoặc xóa bất kỳ hồ sơ nào bởi bất kỳ người dùng nào, bao gồm cả
người quản trị, trừ các trường hợp ngoại lệ:
1 Hủy bỏ theo quy định với cơ quan có thẩm quyền xử lý (xem điều 5.6: Lưu giữ và xử lý);
2 Xóa được phép của người quản trị (xem điều 5.8: Quản trị)
5 Hỗ trợ đặt tên thủ công cho các hồ sơ số, và cho phép tên này khác với tên tệp tin hiện có
(bao gồm cả dòng tiêu đề thư điện tử được sử dụng để xây dựng các tên hồ sơ) Nếu tên tệp tin hiện tại được lấy theo mặc định, hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ cho phép tên này được sửa đổi, bổ sung tại thời điểm lưu giữ
6 Cho phép người quản trị thay đổi siêu dữ liệu của hồ sơ trong hệ thống nếu cần, để cho phép hoàn tất/chỉnh sửa diện hồ sơ này Những hành động như vậy sẽ được lưu giữ trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ
7 Bất kỳ sửa đổi hoặc thay đổi nào đối với siêu dữ liệu quản lý/lưu giữ hồ sơ cũng được lưu giữ như là siêu dữ liệu quản lý hồ sơ bổ sung
8 Cảnh báo cho người sử dụng bất kỳ sự thất bại nào để lưu giữ hồ sơ thành công
9 Có khả năng, nếu có thể và thích hợp, đưa ra cảnh báo khi có một nỗ lực được thực hiện để lưu giữ một hồ sơ không đầy đủ hoặc không nhất quán bằng cách thỏa hiệp về tính xác thực
rõ ràng trong tương lai của nó
5.1.3 Điểm thu thập siêu dữ liệu
Để có ý nghĩa như là bằng chứng của quá trình kinh doanh, các hồ sơ phải được liên kết với ngữ cảnh của việc tạo lập và sử dụng chúng Để làm điều này, hồ sơ đó phải được kết hợp với siêu dữ liệu về ngữ cảnh kinh doanh, trong đó nó được tạo ra, và với điểm lưu giữ vào hệ thống của nó
Nhiều thông tin này có thể được tạo ra tự động bởi hệ thống và siêu dữ liệu được gán thuộc tính về người sử dụng cần được giảm thiểu để dễ dàng tạo lập và để tránh lỗi do con người Dự kiến rằng mỗi tổ chức sẽ thu thập siêu dữ liệu quản lý hồ sơ phù hợp với tiêu chuẩn về siêu dữ liệu hệ thống quản lý hồ
sơ số (phù hợp với bộ tiêu chuẩn ISO 23081), và bất kỳ các yêu cầu tổ chức và/hoặc pháp lý
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
10 Hỗ trợ việc sử dụng siêu dữ liệu ổn định cho các hồ sơ
11 Có được các yếu tố siêu dữ liệu cho mỗi hồ sơ và liên tục liên kết chúng đến hồ sơ theo
thời gian
12 Đảm bảo rằng các giá trị cho các yếu tố siêu dữ liệu phù hợp với lược đồ mã hóa quy định
13 Cho phép người quản trị xác định trước (và xác định lại) các yếu tố siêu dữ liệu liên kết với
mỗi hồ sơ, bao gồm cả các yếu tố bắt buộc hay tùy chọn
14 Cho phép người dùng xem xét tất cả các siêu dữ liệu cho mỗi hồ sơ, tùy theo quyền truy
cập cho từng cá nhân hoặc nhóm người dùng
15 Tự động lưu giữ ngày tháng và thời gian thu thập hồ sơ như các yếu tố siêu dữ liệu liên kết với mỗi hồ sơ
16 Hỗ trợ trích xuất tự động hoặc di trú siêu dữ liệu từ:
1 ứng dụng phần mềm tạo ra hồ sơ này;
2 hệ điều hành hoặc dây chuyền của hệ thống kinh doanh;
3 hệ thống quản lý hồ sơ số;
4 phần đầu tập tin, bao gồm cả siêu dữ liệu định dạng tập tin, của mỗi hồ sơ và các thành
Trang 1617 Ngăn chặn thay đổi siêu dữ liệu được lưu giữ trong Yêu cầu 16, trừ khi được phép của
người quản trị hệ thống
18 Cho phép người dùng nhập siêu dữ liệu bổ sung trong quá trình thu thập hồ sơ và/hoặc giai đoạn sau khi xử lý bởi người dùng này
19 Đảm bảo rằng chỉ có những người dùng được phép và những người quản trị mới có thể
thay đổi nội dung của các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ
20 Phân bổ tự động một định danh duy nhất trong hệ thống, cho mỗi hồ sơ tại điểm thu thập
5.1.4 Tập hợp hồ sơ số
Trường hợp các yếu tố siêu dữ liệu có liên quan với việc xác định và duy trì các mối quan hệ của tập hợp, chẳng hạn như nhan đề, ngày tháng, tác giả, tệp chứa (nếu có), và các thuộc tính khác tồn tại, hệ thống phải có khả năng xác định, thu thập, tư liệu hóa và duy trì hoặc xử lý chúng một cách hệ thống
1 sau một điểm đánh dấu, tùy theo tập hợp mà hồ sơ có đánh dấu nằm trong đó, sẽ luôn
đưa ra một kết quả tìm chính xác hồ sơ này;
2 bất kỳ sự thay đổi nào về vị trí của hồ sơ cũng sẽ đổi hướng bất kỳ dấu hiệu tham chiếu
nào đến hồ sơ
23 Không áp đặt bất kỳ giới hạn thực tế nào về số lượng hồ sơ có thể được thu thập vào
một tập hợp, hoặc về số lượng hồ sơ có thể được được lưu trữ trong hệ thống quản lý hồ
sơ số Tuy nhiên, hệ thống có thể cho phép người quản trị thiết lập giới hạn về số lượng các mục tin trong tập hợp nếu cần thiết cho mục đích kinh doanh
24 Cho phép người dùng lựa chọn ít nhất một trong những lựa chọn sau đây, nơi một đối
tượng số có từ hai cách biểu thị trở lên:
1 đăng ký tất cả cách biểu thị của đối tượng này là một hồ sơ;
2 đăng ký một cách biểu thị của đối tượng này là một hồ sơ;
3 đăng ký mỗi cách biểu diễn diễn của đối tượng này là một hồ sơ riêng biệt
Hệ thống quản lý hồ sơ số phải:
25 Hỗ trợ khả năng gán các hồ sơ cho nhiều tập hợp mà không nhân bản chúng1)
5.1.5 Nhập số lượng lớn
Hồ sơ và siêu dữ liệu của chúng có thể được lưu giữ vào hệ thống quản lý một hồ sơ số với số lượng lớn theo nhiều cách, ví dụ, từ một hệ thống quản lý hồ sơ số khác hoặc bằng cách chuyển số lượng lớn từ một hệ thống quản lý tài liệu số hay ứng dụng quy trình làm việc Hệ thống quản lý hồ sơ số có thể chấp nhận việc này, và sẽ có các tính năng để quản lý quá trình thu thập số lượng lớn
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
26 Có thể lưu giữ hồ sơ với số lượng lớn được xuất từ các hệ thống khác, bao gồm lưu giữ:
1 hồ sơ số ở định dạng hiện tại của chúng mà không phá hủy nội dung hoặc cấu trúc, bằng cách giữ lại bất kỳ mối quan hệ theo ngữ cảnh nào giữa các thành phần của bất kỳ hồ sơ cá biệt nào;
Trang 172 hồ sơ số và tất cả các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan, bằng cách duy trì mối quan hệ đúng theo ngữ cảnh giữa các hồ sơ cá biệt và các thuộc tính siêu dữ liệu của chúng;
3 cấu trúc của các tập hợp mà các hồ sơ này được gán với chúng, và tất cả các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan, bằng cách duy trì mối quan hệ chính xác giữa các hồ sơ và các tập hợp2)
27 Có thể nhập bất kỳ siêu dữ liệu sự kiện lịch sử liên quan trực tiếp với hồ sơ và/ hoặc tập hợp, bằng cách duy trì điều này một cách an toàn trong cấu trúc được nhập
5.1.6 Các định dạng tài liệu số
Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ phải làm việc với rất nhiều các định dạng, cả các ứng dụng chung và là các định dạng thường đặc thù cho kinh doanh Hệ thống quản lý hồ sơ số có các chức năng để đối phó với các định dạng mà tổ chức thường sử dụng hoặc được phổ biến cho môi trường kinh doanh có liên quan Điều này sẽ thay đổi tùy theo hệ thống và tổ chức
Để dễ dàng di trú và xuất, việc sử dụng các định dạng mở và các tiêu chuẩn công nghiệp sẽ tăng mức độ khả năng liên tác, giảm chi phí và khó khăn của việc duy trì hồ sơ một cách có hiệu quả
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
28 Hỗ trợ lưu giữ các hồ sơ được tạo ra trong các định dạng tệp tin bản địa từ các phần mềm ứng dụng dùng chung như:
1 ứng dụng văn phòng tiêu chuẩn (xử lý văn bản, bảng biểu, trình bày, cơ sở dữ liệu đơn giản);
2 các ứng dụng máy khách gửi thư điện tử;
3 các ứng dụng tạo ảnh;
4 công cụ tác nghiệp trên web
29 Có thể mở rộng phạm vi các định dạng tệp tin được hỗ trợ như là các định dạng tệp tin mới được giới thiệu cho các mục đích kinh doanh hoặc để bảo quản lưu trữ (ví dụ PDF/A).3)
5.1.7 Hồ sơ phức
Hồ sơ số sẽ bao gồm ít nhất một thành phần Hồ sơ số chẳng hạn một tài liệu văn bản thường sẽ là một
hồ sơ riêng biệt và bao gồm một đối tượng hồ sơ duy nhất
Hồ sơ số bao gồm từ hai thành phần trở lên hoặc nhiều đối tượng hồ sơ, ví dụ, báo cáo kỹ thuật lớn với các liên kết động tới biểu đồ và bảng điện tử có thể được gọi là một hồ sơ phức
Bản chất của các thành phần tạo nên một hồ sơ số xác định sẽ khác nhau giữa các hệ thống Một thành phần có thể là một đối tượng số, chẳng hạn như một tài liệu số, hoặc phần tử dữ liệu, chẳng hạn như ô hoặc hàng, trong một cơ sở dữ liệu Ví dụ, trong hệ thống quản lý tài liệu, một hồ sơ có thể bao gồm một hộp văn bản xử lý từ duy nhất, bảng hoặc hình ảnh trong tài liệu, trong khi các thành phần tạo nên một
hồ sơ số trong bảng quản lý nhân sự có thể bao gồm một số các mục dữ liệu có liên quan chặt chẽ trong một cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như tất cả các dữ liệu nhập vào để kết nối với hồ sơ cá nhân của một nhân viên)
Hệ thống quản lý kỹ thuật số hồ sơ cần:
30 Lưu giữ các hồ sơ số hỗn hợp (hồ sơ bao gồm từ hai thành phần trở lên) để:
1 mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của mỗi hồ sơ hỗn hợp được duy trì;
2 sự toàn vẹn về cấu trúc của mỗi hồ sơ hỗn hợp được duy trì;
3 mỗi hồ sơ hỗn hợp được đưa ra, hiển thị và quản lý như một đơn vị duy nhất
31 Có thể lưu giữ hồ sơ hỗn hợp một cách dễ dàng, tốt hơn với một hành động, ví dụ, một nhấp chuột duy nhất
Trang 185.1.8 Thư điện tử
Thư điện tử được sử dụng cho việc gửi cả tin nhắn đơn giản và các văn bản (là tệp đính kèm), trong và giữa các tổ chức Các đặc điểm của thư điện tử có thể làm cho nó khó theo dõi và đăng ký Tổ chức có trách nhiệm cung cấp cho người dùng khả năng lưu giữ lựa chọn thư điện tử và tệp đính kèm
34 Cho phép người dùng chọn để lưu giữ thư điện tử và tệp đính kèm như:
1 Chỉ nội dung thư điện tử;
2 Nội dung thư điện tử với tệp đính kèm4); hoặc
37 Đảm bảo rằng một phiên bản con người có thể đọc được của một địa chỉ thư điện tử cũng được ghi lại nơi nó tồn tại5)
5.2 Nhận dạng
Để xác minh sự tồn tại của hồ sơ trong hệ thống, mọi hồ sơ và tập hợp liên kết sẽ có một định danh duy nhất liên tục liên kết với nó Điều này cho phép người dùng định vị hồ sơ và giúp họ phân biệt giữa các phiên bản
Trang 1944 Cho phép người quản trị xác định tại thời điểm cấu hình số đầu tiên (ví dụ, 1, 10, 100) và số gia (ví dụ, 1, 10) được sử dụng trong mọi trường hợp.
Trường hợp dấu định danh duy nhất được tạo ra tự động, hệ thống quản lý hồ sơ kỹ thuật số phải:
CHÚ THÍCH 1: Khung phân loại cũng có thể được thể hiện như khuôn khổ siêu dữ liệu cũng như là cấu trúc được thiết kế hoặc áp dụng bên ngoài
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
45 Hỗ trợ và tương thích với khung phân loại của tổ chức
46 Có thể hỗ trợ khung phân loại mà có thể biểu diễn các tập hợp hồ sơ (ở mức chức năng, hoạt động, giao dịch) như được tổ chức trong hệ thống phân cấp với tối thiểu ba mức
47 Cho phép kế thừa các giá trị từ một khung phân loại
48 Cho phép xác định các quy ước đặt tên hoặc từ điển từ chuẩn tại thời điểm hệ thống quản lý
hồ sơ số được cấu hình
49 Hỗ trợ xây dựng ban đầu và liên tục cập nhật khung phân loại
50 Cho phép người quản trị tạo ra các tập hợp mới ở bất kỳ cấp nào trong bất kỳ tập hợp hiện tại nào
51 Không hạn chế số lượng cấp trong thứ bậc của khung phân loại trừ khi đã được cài đặt bởi người quản trị
52 Hỗ trợ việc định nghĩa các loại hồ sơ khác nhau kết nối với một tập hợp siêu dữ liệu quy định được áp dụng khi lưu giữ
53 Hỗ trợ việc phân bổ dấu định danh duy nhất cho hồ sơ trong cấu trúc phân loại
Trường hợp dấu định danh duy nhất dựa trên số thứ tự, các hệ thống quản lý hồ sơ số phải:
54 Có khả năng tự động tạo ra các số thứ tự tiếp theo trong khung phân loại cho mỗi tập hợp số mới7)
Hệ thống quản lý hồ sơ số nên:
55 Hỗ trợ một khung phân loại phân phối được duy trì qua một mạng lưới các kho lưu trữ hồ sơ sốTrường hợp hệ thống quản lý hồ sơ số sử dụng giao diện người dùng đồ họa phải:
56 Hỗ trợ duyệt và điều hướng đồ họa các tập hợp và cấu trúc khung phân loại, và việc lựa chọn, tìm kiếm và hiển thị tập hợp số và nội dung của chúng thông qua cơ chế này
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
57 Hỗ trợ xác định và sử dụng đồng thời nhiều khung phân loại Điều này có thể được yêu cầu, ví
dụ, sau khi sáp nhập hai tổ chức, di trú các hệ thống di sản Nó không dành cho việc sử dụng thường ngày
5.3.2 Các mức phân loại
Trang 20Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
58 Hỗ trợ siêu dữ liệu cho các mức trong phạm vi khung phân loại
59 Cung cấp ít nhất hai cơ chế đặt tên cho hồ sơ trong khung phân loại:
1 Cơ chế phân bổ theo mã tham chiếu cấu trúc alpha, số hoặc chữ cái (có nghĩa là, một dấu định danh duy nhất trong khung phân loại) cho mỗi lớp phân loại;
2 Cơ chế phân bổ một nhan đề văn bản cho mỗi tập hợp số
3 Có thể áp dụng các dấu định danh riêng biệt hoặc cùng nhau
60 Cho phép chỉ những người dùng có thẩm quyền được tạo ra các chỉ số phân loại mới mức cao nhất trong khung phân loại (ví dụ, mức chức năng kinh doanh)
61 Ghi lại ngày mở một tập hợp mới trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên kết của nó
62 Tự động đưa vào siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của mỗi tập hợp mới những thuộc tính được lấy
từ vị trí của nó trong khung phân loại (ví dụ tên ký hiệu phân loại)8)
63 Cho phép tạo ra tự động và duy trì danh sách các mức phân loại
64 Hỗ trợ cơ chế đặt tên dựa trên các thuật ngữ từ vựng có kiểm soát và các mối quan hệ rút ra (nếu phù hợp) từ từ điển từ chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn ISO 2788 hoặc ISO 5964 và hỗ trợ việc kết nối từ điển từ chuẩn tới khung phân loại
65 Hỗ trợ cơ chế đặt tên tập hợp tùy chọn bao gồm tên (ví dụ, tên người) và/hoặc ngày tháng (ví dụ, ngày sinh) là tên tệp tin, bao gồm cả việc xác nhận các tên trong danh sách đã có
66 Hỗ trợ phân bổ thuật ngữ từ vựng có kiểm soát phù hợp với tiêu chuẩn ISO 2788 hoặc ISO
5964 như là siêu dữ liệu quản lý hồ sơ, ngoài các các yêu cầu khác trong phần này
5.3.3 Khung phân loại
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
67 Cho phép tập hợp số (bao gồm các tập) được di chuyển đến vị trí khác trong khung phân loại,
và đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ số đã được gán vẫn còn được gán cho các tập hợp (bao gồm các tập) đang được di chuyển 9)
68 Cho phép một hồ sơ số được phân loại lại theo tập khác của tập hợp số10)
69 Hạn chế để người dùng thẩm quyền có khả năng di chuyển tập hợp (bao gồm các tập) và các
1 tiêu hủy theo quy định của cơ quan có thẩm quyền xử lý;
2 xóa bởi người quản trị như là một phần của thủ tục kiểm toán
72 Cho phép tập hợp số được đóng theo thủ tục của người quản trị cụ thể, và hạn chế chức năng này đối với người quản trị
73 Ghi lại các ngày đóng một tập trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của các tập
74 Duy trì tính toàn vẹn nội bộ (tính toàn vẹn của quan hệ hoặc đặc điểm khác) tại mọi thời điểm, bất kể:
1 Các hoạt động được duy trì;
Trang 21cả tập) hoặc hồ sơ được tạo ra, bị đóng hoặc bị xóa trong một khoảng thời gian nhất định,
theo từng nhóm người dùng hoặc vai trò chức năng
78 Cho phép người dùng có thẩm quyền nhập vào lý do của việc phân loại lại các tập hợp (kể cả
bộ đĩa) và hồ sơ cá nhân
79 Có thể tự động đóng một tập của một tập hợp số khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể được xác
định ở cấu hình, bao gồm ít nhất là:
1 tập được mô tả theo ngày giới hạn hàng năm (ví dụ, kết thúc năm dương lịch, tài chính
năm hoặc chu kỳ được xác định hàng năm khác);
2 thời gian trôi qua kể từ một sự kiện quy định (ví dụ, bổ sung mới nhất của một hồ sơ số vào tập đó)13);
3 số của hồ sơ số trong tập
80 Có thể mở tự động bộ đĩa mới của một tập hợp khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể được xác định
ở cấu hình
81 Cho phép người quản trị khóa hoặc đóng băng các tập hợp để ngăn chặn di chuyển, xóa,
đóng hoặc sửa đổi khi hoàn cảnh đòi hỏi, ví dụ, khi đang chờ giải quyết pháp lý
5.3.4 Các tập của hồ sơ
Điều này bao gồm các yêu cầu liên quan đến việc sử dụng các tập, thường được dùng để chia nhỏ các tập hợp lớn và không có khả năng quản lý Các yêu cầu về tập chỉ áp dụng đối với những tập hợp ở mức hoạt động Chúng được dự tính chủ yếu hữu ích cho các tệp tin vật lý trong hệ thống lai
Trường hợp hệ thống quản lý hồ sơ số sử dụng tập sẽ cần:
82 Cho phép người quản trị thêm (mở) các tập số cho bất kỳ tập hợp số nào không bị đóng
83 Ghi lại ngày mở tập mới trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập
84 Tự động đưa vào trong siêu dữ liệu của các tập mới những thuộc tính của siêu dữ liệu quản
lý hồ sơ của tập hợp cha mẹ mà gán theo ngữ cảnh (ví dụ: tên, ký hiệu phân loại)
85 Hỗ trợ các khái niệm tập mở và đóng cho các tập hợp số, như sau:
1 chỉ có tập được tạo ra gần đây nhất trong tập hợp có thể được mở;
2 tất cả các tập khác trong tập hợp đó được đóng lại (tùy theo các trường hợp ngoại lệ tạm thời được yêu cầu ở Yêu cầu 68)14)
86 Ngăn chặn người dùng bổ sung hồ sơ số vào tập đã đóng (tùy theo các trường hợp ngoại
lệ tạm thời được yêu cầu ở Yêu cầu 68)
87 Cho phép người quản trị bổ sung hồ sơ vào tệp tin đã đóng15)
5.4 Bảo trì