Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9108-2:2013 - ISO 16175-2:2011

Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9108-2:2013 về Thông tin và tư liệu - nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số được giới hạn với các sản phẩm thường được gọi là “hệ thống quản lý hồ sơ số” hay “hệ thống quản lý nội dung cho doanh nghiệp”.

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-2:2013 ISO 16175-2:2011 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MƠI TRƯỜNG VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems Lời nói đầu TCVN 9108-2:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-2:2011 TCVN 9108-2:2013 Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học Công nghệ công bố Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin tư liệu - Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ môi trường văn phòng điện tử gồm có tiêu chuẩn sau: - TCVN 9108-1:2011(ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan trình bày nguyên tắc - TCVN 9108-2:2013(ISO 16175-2:2011) Phần 2: Nguyên tắc yêu cầu chức quản lý hồ sơ - TCVN 9108-3:2011(ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn yêu cầu chức hệ thống quản lý hồ sơ số Lời giới thiệu Quản lý hiệu hồ sơ thông tin sở để tổ chức hoạt động tốt hỗ trợ hoạt động kinh doanh tạo sở để cung cấp dịch vụ có hiệu Việc quản lý hiệu cung cấp chế mà theo tổ chức giải thích cho định hành động trì (giữ lại) nhớ công ty Hơn nữa, quản lý hồ sơ tốt đơn giản hành nghề kinh doanh tốt Hệ thống quản lý hồ sơ số tạo điều kiện thuận lợi: a) hiệu quả, việc cung cấp thơng tin có sẵn cho hoạt động tác nghiệp định cần; b) sử dụng đắn nguồn lực tài chính, cách cho phép loại bỏ kịp thời hồ sơ lạc hậu; c) trách nhiệm, cách cho phép tạo hồ sơ hồn chỉnh có ghi lại hoạt động; d) tuân thủ, cách chứng minh yêu cầu pháp lý đáp ứng; e) giảm thiểu rủi ro cách quản lý rủi ro liên quan đến mát tiêu hủy bất hợp pháp hồ sơ, từ việc tiếp cận hồ sơ không phù hợp trái phép Nguyên tắc chủ yếu tiêu chuẩn này, Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ mơi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn yêu cầu chức hệ thống quản lý hồ sơ số (sau thuật ngữ “Phần”'được sử dụng) khác biệt hệ thống kinh doanh (hoặc hệ thống thông tin kinh doanh) hệ thống quản lý hồ sơ số (hoặc điện tử) Hệ thống kinh doanh chứa liệu thường cập nhật liên tục, động, chuyển đổi (thao tác) chứa liệu sử dụng kinh doanh (không dự phòng) Ngược lại, hệ thống quản lý hồ sơ số chứa liệu không tự động liên kết với hoạt động kinh doanh (cố định), thay đổi (bất khả xâm phạm), khơng lưu hành (dự phòng) Vì hệ thống kinh doanh khơng thuộc phạm vi tiêu chuẩn này.(xem TCVN 9108-3:2011 (ISO16173: 2010), Thông tin tư liệu- Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ môi trường văn phòng điện tử – Phần 3: Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ hệ thống kinh doanh) Hồ sơ hệ thống quản lý hồ sơ số, vậy,năng động (dynamic) theo nghĩa chúng sử dụng (hoặc sử dụng lại) hoạt động/ngữ cảnh kinh doanh mới, siêu liệu bổ sung vào thông qua việc sử dụng liên tục nội dung hồ sơ Hệ thống quản lý hồ sơ số cung cấp thành phần công nghệ khuôn khổ để quản lý hồ sơ có cấu trúc hệ thống; chúng liên kết hồ sơ số phi số với hoạt động kinh doanh; lưu giữ hồ sơ hành động khứ, ấn định nội dung cấu trúc hồ sơ theo thời gian Đối tượng tiêu chuẩn cán chịu trách nhiệm thiết kế, xem xét và/hoặc vận hành hệ thống quản lý hồ sơ số tổ chức cho dù hệ thống ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ số có sẵn thương mại, ứng dụng đặt hàng riêng Tiêu chuẩn chủ yếu giải yêu cầu nhà quản lý thông tin/ hồ sơ tổ chức người phụ trách dự án thu mua hệ thống, liên quan đến người người đưa tiêu chuẩn phạm vi quyền hạn cộng đồng quản lý hồ sơ mở rộng Một đối tượng khác nhà cung cấp phát triển phần mềm người tiếp thị và/hoặc phát triển hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ số Tiêu chuẩn thiết kế để cung cấp thông tin cho việc định họ thiết kế chức quản lý hồ sơ sản phẩm quản lý hồ sơ số THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MƠI TRƯỜNG VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn giới hạn với sản phẩm thường gọi “hệ thống quản lý hồ sơ số” hay “hệ thống quản lý nội dung cho doanh nghiệp” Tiêu chuẩn dùng thuật ngữ hệ thống quản lý hồ sơ số cho ứng dụng phần mềm có chức quản lý hồ sơ Tiêu chuẩn khơng tìm cách thiết lập yêu cầu cho hồ sơ sử dụng lưu giữ hệ thống kinh doanh Các đối tượng số tạo ứng dụng thư điện tử, xử lý văn bản, bảng tính ứng dụng tạo hình ảnh (như tài liệu văn bản, hình ảnh động tỉnh), nơi chúng xác định có giá trị kinh doanh, cần quản lý hệ thống quản lý hồ sơ số đáp ứng yêu cầu chức đề tiêu chuẩn Các hồ sơ quản lý hệ thống quản lý hồ sơ số lưu trữ nhiều dạng phương tiện khác nhau, quản lý tập hợp hồ sơ kép bao gồm hai yếu tố số phi số Tiêu chuẩn không bao gồm yêu cầu không cụ thể, không cần thiết cho việc quản lý hồ sơ, ví dụ, yêu cầu thiết kế quản lý hệ thống chung Tiêu chuẩn không bao gồm yêu cầu chung cho tất ứng dụng phần mềm, chẳng hạn tính hiệu quả, khả mở rộng tính khả dụng Đưa mục tiêu tiêu chuẩn này, giả định trình độ hiểu biết phát triển kỹ thuật thiết kế, quy trình mua sắm đánh giá vấn đề không đề cập tiêu chuẩn Mặc dù không bao gồm yêu cầu tiêu chuẩn này, tầm quan trọng yêu cầu chức quản lý tài liệu hồ sơ hệ thống quản lý hồ sơ công nhận việc đưa chúng mơ hình mức cao điều 4.2: Tổng quan yêu cầu chức Thông số kỹ thuật để bảo quản lâu dài hồ sơ số không thuộc phần này; vấn đề cần giải cụ thể phạm vi chuyên môn công tác bảo quản số 'lưu trữ số' mức chiến lược Những nghiên cứu bảo quản số vượt sứ mệnh hệ thống hệ thống độc lập, chúng nên đánh giá kế hoạch chuyển đổi di trú cụ thể mức chiến thuật Tuy nhiên, việc thừa nhận cần thiết phải trì hồ sơ lâu dài theo yêu cầu đề cập, vấn đề lỗi thời định dạng tiềm tàng nên xem xét áp dụng yêu cầu chức Tiêu chuẩn đưa tập hợp yêu cầu chức hệ thống quản lý hồ sơ số Những yêu cầu áp dụng cho hồ sơ không phân biệt vật mang mà chúng tạo và/ lưu trữ Các yêu cầu dự định để: a) thiết lập quy trình yêu cầu để nhận dạng quản lý hồ sơ hệ thống quản lý hồ sơ số b) thiết lập chức quản lý hồ sơ để đưa vào đặc điểm kỹ thuật thiết kế, xây dựng, nâng cấp mua phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ số; c) thông báo yêu cầu chức quản lý hồ sơ phục vụ cho việc lựa chọn hệ thống quản lý hồ sơ số thương mại có; d) xem xét chức quản lý hồ sơ, đánh giá tính phù hợp hệ thống quản lý hồ sơ số Tài liệu viện dẫn Các tài liệu viện dẫn sau cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với tài liệu viện dẫn ghi năm cơng bố áp dụng phiên nêu Đối với tài liệu viện dẫn không ghi năm cơng bố áp dụng phiên nhất, bao gồm sửa đổi, bổ sung (nếu có) TCVN 9108-1:2011(ISO 16175-1:2010) Thơng tin tư liệu- Ngun tắc yêu cầu chức hồ sơ mơi trường văn phòng điện tử- Phần 1: Tổng quan trình bày nguyên tắc) TCVN 9108-3:2011(ISO 1617-3:2010) Thông tin tư liệu- Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ môi trường văn phòng điện tử -Phần 3: Hướng dẫn yêu cầu chức hồ sơ hệ thống kinh doanh TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) Thông tin tư liệu- Quản lý hồ sơ Phần 1: Yêu cầu chung ISO 2788:1986, Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri (Tư liệu - Hướng dẫn xây dựng phát triển từ điển từ chuẩn đơn ngữ) ISO 5964:1985, Documentation-Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri (Tư liệu - Hướng dẫn xây dựng phát triển từ điển từ chuẩn đa ngữ) ISO/TR 15801:2009, Document management - Information stored electronically - Part 2: Recommendations for trustworthiness and reliability (Quản lý tư liệu-thông tin lưu trữ dạng điện tử Phần 2: Đề xuất tin cậy độ tin cậy) ISO 23081-1:2006, Information and Docmentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles (Thơng tin tư liệu-Q trình quản lý hồ sơ-Siêu liệu cho hồ sơ-Phần 1: Nguyên tắc) ISO 23081-2:2009, Information and Docmentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues (Thông tin tư liệu: Quản lý siêu liệu cho hồ sơ -Phần 2: Các vấn đề khái niệm thực hiện) International Council on Archives, Principles and functional requirements forRecords in electronic office environment, Part 1- Overview and Statement of Principles, 2008 (Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ mơi trường văn phòng điện tử, Phần –Tổng quan nội dung nguyên tắc) International Council on Archives, Principles and functional requirements forRecords in electronic office environment, Part 3- Guidelines and Functional Requirements for Records in Business information systems, 2008 (Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ môi trường văn phòng điện tử, Phần – Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ hệ thống thông tin kinh doanh) Thuật ngữ định nghĩa Với mục đích tiêu chuẩn này, thuật ngữ định nghĩa tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001, ISO/TR 15801:2009, ISO 23081-1:2006, ISO 23081-2:2009 sau sử dụng Thuật ngữ Hoạt động (Hoạt động kinh doanh) Activity (business activity) Định nghĩa Mức thứ hai khung phân loại kinh doanh CHÚ THÍCH 1: Hoạt động nhiệm vụ chủ yếu thực tổ chức để thực chức Hoạt động xác định tên gán ghi phạm vi Phạm vi hoạt động bao gồm tất giao dịch diễn liên quan đến Tùy thuộc vào chất giao dịch tham gia, hoạt động thực liên quan đến chức năng, thực liên quan đến nhiều chức Tập hợp (Aggregation) Sự tích lũy thực thể hồ sơ mức cao đối tượng hồ sơ Khung phân loại kinh doanh (Business classification scheme (BCS) Khung phân loại kinh doanh Hoạt động kinh doanh (Business activity) Thuật ngữ chung tất chức năng, quy trình, hoạt động giao dịch tổ chức nhân viên tổ chức Bao gồm hành cơng kinh doanh thương mại Cách biểu diễn phân cấp, khái niệm chức hoạt động thực tổ chức CHÚ THÍCH 1: Khung phân loại kinh doanh thường phép phân loại bắt nguồn từ việc phân tích hoạt động kinh doanh Hệ thống thông tin Hệ thống tự động tạo lập quản lý liệu hoạt động tổ kinh doanh chức (Business CHÚ THÍCH 1: Hệ thống thơng tin kinh doanh (thường nhiều có liên information system)quan) ứng dụng mà mục đích để tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch đơn vị có tổ chức khách hàng nó, ví dụ, hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng, sở liệu chuyên dụng tùy chỉnh, hệ thống nguồn nhân lực tài CHÚ THÍCH 2: Hệ thống thơng tin kinh doanh thường có chứa liệu động, thường đối tượng cập nhật liên tục, thao tác chứa liệu CHÚ THÍCH 3: Mặc dù hệ thống quản lý hồ sơ số có thơng tin kinh doanh, chúng khác với hầu hết hệ thống khác chỗ chức quản lý hồ sơ để tạo điều kiện thuận lợi cho trình kinh doanh Phân loại (Classification) Việc xác định xếp có hệ thống hoạt động kinh doanh và/ hồ sơ vào loại theo quy ước có cấu trúc hợp lý, phương pháp quy tắc thủ tục nêu hệ thống phân loại CHÚ THÍCH 1: Phân loại bao gồm nhận dạng tài liệu quy ước đặt tên cho tệp tin, cấp phép cho người sử dụng ràng buộc bảo mật hồ sơ Thành phần Tập hợp phận cấu thành tạo nên hồ sơ số (Component) Hồ sơ hỗn hợp Hồ sơ chứa nhiều đối tượng số (Compound record) Hủy bỏ Q trình loại bỏ xóa hồ sơ mà khơng có khả khơi phục (Destruction) CHÚ THÍCH 1: Hủy bỏ hồ sơ số trình xử lý theo hồ sơ số siêu liệu hồ sơ bị loại bỏ, xóa xóa vĩnh viễn theo ủy quyền chấp thuận theo kế hoạch quan xử lý Tệp tin số Tập hợp hồ sơ liên quan lưu giữ mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ hệ thống kinh doanh quản lý đối tượng đơn lẻ (Digital file) CHÚ THÍCH 1: Một loại tập hợp hồ sơ số, gọi tệp chứa Đối tượng số (Digital object) Đối tượng biểu diễn máy tính, chẳng hạn tệp tin tạo hệ thống phần mềm ứng dụng cụ thể CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ số bao gồm nhiều đối tượng số Hệ thống quản lý hồ sơ số (Digital records mangement system) Xử lý (Disposition) Hệ thống tự động có chức quản lý việc tạo lập, sử dụng, bảo trì lý hồ sơ số tạo với mục đích cung cấp chứng hoạt động kinh doanh CHÚ THÍCH 1: Các hệ thống trì thơng tin (siêu liệu) theo ngữ cảnh thích hợp mối liên kết hồ sơ Một loạt quy trình liên quan đến việc thực định lưu giữ, hủy bỏ chuyển giao tư liệu hóa xếp, xử lý công cụ khác Chức Mức cao khung phân loại kinh doanh (Function) CHÚ THÍCH 1: Chức đại diện cho trách nhiệm lớn quản lý tổ chức để thực mục tiêu Tệp tin kép Tập hợp tệp tin số tệp tin vật lý liên quan quản lý thực thể riêng biệt (Hybrid file) Hồ sơ kép Hồ sơ bao gồm thành phần số phi số (Hybrid record) CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ số siêu liệu quản lý hồ sơ liên quan trì hệ thống quản lý hồ sơ số với siêu liệu quản lý hồ sơ liên quan đến hồ sơ phi số Bản đánh dấu Bản mô tả sơ lược siêu liệu hồ sơ mặt vật lý tổ chức bên hệ thống số (Marker) CHÚ THÍCH 1: Bản đánh dấu biểu thị hồ sơ vật lý (chẳng hạn thiết kế xây dựng tập lớn đóng bìa hồ sơ số lưu trữ phương tiện thơng tin di động (ví dụ đĩa CD-ROM video) CHÚ THÍCH 2: Bản đánh dấu hoạt động đường liên kết đại diện cho hồ sơ thích hợp hệ thống quản lý hồ sơ số để cảnh báo người sử dụng tồn hồ sơ có liên quan cần thiết truy cập hai địa điểm trở lên Siêu liệu (Metadata) Thơng tin có cấu trúc bán cấu trúc, cho phép tạo lập, quản lý sử dụng hồ sơ theo thời gian, qua miền Hồ sơ (Record) Thông tin định dạng tổ chức cá nhân tạo ra, tiếp nhận lưu giữ chứng thông tin, làm cho nghĩa vụ pháp lý giao dịch kinh doanh Loại hồ sơ Một tiểu phân mục khung phân loại hồ sơ, chia tiếp thành nhiều loại hồ sơ cấp (Record category) CHÚ THÍCH 1: Một loại hồ sơ tạo thành từ siêu liệu kế thừa từ hồ sơ mẹ đưa sang hồ sơ CHÚ THÍCH 2: Tập hợp đầy đủ loại hồ sơ, tất cấp, tạo thành khung phân loại hồ sơ Quản lý hồ sơ Lĩnh vực quản lý chịu trách nhiệm kiểm sốt có hệ thống hiệu việc (Records management) tạo lập, tiếp nhận ,bảo trì, sử dụng hủy bỏ hồ sơ, bao gồm trình lưu giữ trì chứng thơng tin hoạt động giao dịch kinh doanh dạng hồ sơ Siêu liệu quản lý Dữ liệu định danh, xác thực ngữ cảnh hóa hồ sơ người, hồ sơ quy trình hệ thống tạo lập, quản lý, trì sử dụng hồ sơ, sách điều chỉnh chúng (Records management metadata) Hệ thống quản lý hồ sơ (Records management system) Khn khổ để nắm bắt, trì cho phép truy cập tới chứng qua thời gian, theo yêu cầu khu vực có pháp quyền mà vận hành phù hợp với thực tiễn kinh doanh chung CHÚ THÍCH 1: Hệ thống quản lý hồ sơ bao gồm người làm hồ sơ người dùng hồ sơ; tập hợp sách cho phép, trách nhiệm giao, đồn có thẩm quyền, thủ tục thực hành, trình bày sách, hướng dẫn thủ tục, hướng dẫn người sử dụng tài liệu khác sử dụng để cấp phép ban hành sách, thủ tục thực tiễn; thân hồ sơ; thông tin chuyên ngành hệ thống hồ sơ sử dụng để kiểm soát hồ sơ này; phần cứng, phần mềm, thiết bị khác văn phòng phẩm Biên tập (Redaction) Q trình che dấu xóa thơng tin hồ sơ Người quản trị hệ thống (System adminstrator) Người dùng có trách nhiệm thiết kế, giám sát quản trị hệ thống kinh doanh sử dụng hệ thống Từ điển từ chuẩn Cơng cụ phân loại hồ sơ bao gồm cách trình bày theo trật tự chữ danh sách thuật ngữ có kiểm sốt liên kết với mối quan hệ ngữ nghĩa, thứ bậc, liên kết tương đương (Thesaurus) CHÚ THÍCH 1: Trong từ điển từ chuẩn, ý nghĩa thuật ngữ quy định cụ thể mối quan hệ với thuật ngữ khác Từ điển từ chuẩn cung cấp đủ điểm truy nhập thích hợp cho phép người dùng chuyển từ thuật ngữ không ưu tiên đến thuật ngữ ưu tiên thông qua tổ chức Phân loại tự nhiên Việc phân loại thực thể hệ thống xếp cho biết mối quan hệ tự nhiên (Taxonomy) Theo dõi (Tracking) Tạo lập, nắm bắt trì thơng tin di chuyển sử dụng hồ sơ Giao dịch (Transaction) Đơn vị nhỏ hoạt động kinh doanh Việc sử dụng hồ sơ giao dịch CHÚ THÍCH 1: Cấp độ thứ ba cấp thấp khung phân loại kinh doanh Chuyển giao (Transfer) Quá trình chuyển nhượng bao gồm xuất hồ sơ số siêu liệu có liên quan đến hệ thống khác, tổ chức ứng dụng đại lý CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ chuyển giao hành từ tổ chức sang tổ chức khác, từ tổ chức sang quan lưu trữ, từ tổ chức sang nhà cung cấp dịch vụ, từ phủ sang khu vực tư nhân từ phủ sang phủ khác Tập (Volume) Sự phân chia nhỏ tập hợp số phi số CHÚ THÍCH 1: gọi 'phần' CHÚ THÍCH 2: Tập thường phần tệp tin đóng hạn chế kích thước thời gian, ví dụ, ‘các đơn yêu cầu chi tiêu giai đoạn 2007-2008 Hướng dẫn 4.1 Tại thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số? 4.1.1 Thuộc tính hồ sơ gì? Hồ sơ khơng sưu tập liệu, mà kết sản phẩm kiện, hoạt động giao dịch kinh doanh, gắn bó chặt chẽ với hoạt động kinh doanh Đặc điểm khác biệt hồ sơ nội dung chúng tồn hình thức cố định, có nghĩa là, cách trình bày giao dịch kinh doanh cố định Hồ sơ bao gồm không nội dung thơng tin mà thơng tin ngữ cảnh cấu trúc hồ sơ TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) Thông tin tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung đưa thuộc tính hồ sơ nghiên cứu quy trình mức độ cao để quản lý hồ sơ hiệu quả, phải xem tài liệu tham khảo quan trọng cho việc thực điều Các thuộc tính thiết yếu hồ sơ tóm tắt sau: a) Tính xác thực - Hồ sơ chứng minh có nội dung gì, tạo gửi người tạo gửi nó, tạo gửi thời điểm có mục đích b) Độ tin cậy - Hồ sơ tin cậy đại diện đầy đủ xác giao dịch mà chứng thực, phụ thuộc vào trình giao dịch c) Tính tồn vẹn - Hồ sơ đầy đủ không thay đổi, cố định Đặc tính gọi 'bất khả xâm phạm' d) Tính khả dụng - Hồ sơ định vị, truy vấn, bảo quản đưa Để trì hồ sơ thuộc tính hồ sơ có hiệu đáng tin cậy theo thời gian, cần thiết thực hệ thống quản lý hồ sơ số 4.1.2 Thuộc tính Hệ thống quản lý hồ sơ số ? Việc sử dụng thuật ngữ 'hệ thống' tài liệu nhằm tập hợp phần cứng và/hoặc phần mềm máy tính bao gồm kết nối thành phần hệ thống công nghệ thông tin khác Điều trái ngược với quan niệm quản lý hồ sơ theo nghĩa thuật ngữ này, bao gồm khía cạnh rộng người, sách, thủ tục thực hành kết hợp để tạo thành phương pháp tiếp cận hệ thống tổng thể Trong trọng tâm phần ứng dụng phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ số, tổ chức cần phải ý đến khía cạnh rộng khn khổ quản lý hồ sơ, sách cơng cụ đảm bảo cho hồ sơ quản lý cách thích hợp Ví dụ, để hệ thống quản lý hồ sơ số hoạt động hiệu quả, công cụ quản lý hồ sơ bản, thẩm quyền xử lý phân loại an ninh thông tin phải đặt chỗ hoạt động theo văn hóa quản lý hồ sơ thiết lập tổ chức Thông thường, hệ thống quản lý hồ sơ số có thuộc tính sau mà u cầu để đảm bảo đặc điểm hồ sơ trì: a tạo nắm bắt hồ sơ ngữ cảnh b quản lý trì việc kiểm sốt hồ sơ c trì hồ sơ lâu dài theo yêu cầu d thực xử lý hồ sơ e quản lý siêu liệu quản lý hồ sơ 4.1.3 Rủi ro lợi ích việc thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số 4.1.3.1 Rủi ro việc không thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số Những rủi ro việc không thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số bao gồm: - Không đáp ứng yêu cầu quy phạm pháp luật; - Gây rắc rối cho giám đốc điều hành, thương hiệu, tổ chức viên chức nhà nước tư nhân, đặc biệt khơng có khả quản trị thành thạo thông tin làm bật phương tiện truyền thông tin tức; - Lập kế hoạch chiến lược định dựa thơng tin khơng xác; - Thơng tin quan trọng cho kinh doanh truy cập để quản lý kinh doanh, giải tranh chấp, thách thức pháp lý mục đích chứng cứ; - Mất uy tín, giảm niềm tin cơng chúng, tình bất lợi tài luật pháp khơng có khả đưa trình hồ sơ cung cấp chứng hoạt động kinh doanh u cầu phải kịp thời; - Khơng có khả cung cấp chứng hoạt động cam kết tổ chức với tổ chức bên ngoài, khách hàng nhà thầu; - Tiến hành kinh doanh không quán không hiệu quả; - Không có khả khai thác thơng tin kiến thức tổ chức với đầy đủ tiềm năng; - Sử dụng bất hợp pháp hồ sơ khơng có khả khai thác đầy đủ kiến thức liệu công ty; - Lặp lại công sức, quản lý tài sản nguồn lực kém; - Giảm khả thể hiệu suất tốt tăng hiệu cải thiện việc cung cấp dịch vụ; - Bối rối tổ chức tổn hại danh tiếng 4.1.3.2 Lợi ích việc thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số Lợi ích việc thực hệ thống quản lý hồ sơ số bao gồm: - Bảo vệ hỗ trợ kiện tụng, bao gồm quản lý rủi ro gắn liền với tồn thiếu chứng hoạt động tổ chức; - Bảo vệ lợi ích tổ chức quyền người lao động, khách hàng bên liên quan tương lai; - Cải thiện an ninh hồ sơ kinh doanh quản lý mạnh mẽ niềm tin kinh doanh, thông tin nhạy cảm bí mật cá nhân; - Khả cung cấp dịch vụ hiệu quán; - Khả hỗ trợ hoạt động nghiên cứu phát triển tương lai; - Cải thiện tính tồn diện độ tin cậy nhớ cơng ty; - Sẵn có hồ sơ hoạt động kinh doanh thích hợp để hỗ trợ cho việc định phát triển sách thơng tin đầy đủ cần thiết; - Giảm nguy liệu hủy hoại bất ngờ hồ sơ; - Đo hiệu suất đáng tin cậy kết đầu kinh doanh; - Tăng tin tưởng cơng chúng và/hoặc khách hàng vào trực hoạt động tổ chức; - Xác định hồ sơ quan trọng cho việc lập kế hoạch thảm họa, để tổ chức tiếp tục hoạt động trường hợp có gián đoạn nghiêm trọng 4.2 Tổng quan yêu cầu chức 4.2.1 Cấu trúc yêu cầu chức Điều xác định mô tả ngắn gọn u cầu chức cách sử dụng mơ hình mức cao nhóm yêu cầu lại để làm bật mối quan hệ qua lại chúng (Hình 1) Yêu cầu việc bảo quản lâu dài hồ sơ, yêu cầu chung cho tất ứng dụng phần mềm chức quản lý tài liệu hồ sơ không nêu chi tiết điều này, nêu mơ hình mức cao (tơ màu xám đậm) Các điểm tích hợp tiềm với kiến trúc công nghệ thôngtin(IT) ứng dụng phần mềm khác thể mô hình đầu vào hệ thống Yêu cầu cụ thể Điều 5: Yêu cầu chức phân nhóm theo cụm mơ hình mức cao: Tạo lập Duy trì Phổ biến Quản lý CHÚ THÍCH 1: Màu xám đậm cho biết chức không nêu chi tiết Phần 5: yêu cầu chức CHÚ THÍCH 2: Mơ hình mơ tả yêu cầu chức thành phần hệ thống quản lý hồ sơ số Nó khơng phản ánh xác trình tự quy trình cơng việc mà hệ thống quản lý hồ sơ số thực Hình - Mơ hình u cầu chức mức cao hệ thống quản lý hồ sơ số 4.3 Hướng dẫn thực yêu cầu chức mức cao 4.3.1 Tạo lập 4.3.1.1 Thu thập Hệ thống quản lý hồ sơ số thu thập, phân loại nhận dạng hồ sơ cách độc đảm bảo nội dung, cấu trúc ngữ cảnh tạo lập chúng ấn định theo không gian thời gian Chúng cung cấp chức để tạo lập hồ sơ cách sử dụng lại nội dung, cấu trúc ngữ cảnh hồ sơ thu thập Trong việc kiểm sốt tài liệu/phiên nằm ngồi phạm vi điều này, việc gán chức vào hệ thống quản lý hồ sơ số hữu ích 4.3.1.2 Siêu liệu quản lý hồ sơ Nguyên tắc yêu cầu chức hệ thống quản lý hồ sơ số thành phần quản lý hồ sơ, phục vụ nhiều chức mục đích Trong ngữ cảnh quản lý hồ sơ, siêu liệu định nghĩa liệu mô tả cấu trúc, nội dung ngữ cảnh hồ sơ việc quản lý chúng qua thời gian Như vậy, siêu liệu thơng tin có cấu trúc bán cấu trúc đảm bảo cho việc tạo lập, đăng ký, phân loại, truy cập, bảo quản sử dụng hồ sơ qua thời gian, lĩnh vực Nguyên tắc yêu cầu chức hệ thống quản lý hồ sơ số dùng để nhận dạng, phân biệt ngữ cảnh hóa hồ sơ người, q trình hệ thống tạo lập, quản lý, trì sử dụng hồ sơ sách quản lý chúng Ban đầu, siêu liệu xác định hồ sơ điểm lưu giữ, gắn hồ sơ vào ngữ cảnh kinh doanh thiết lập việc kiểm sốt quản lý hồ sơ Trong thời gian trì hồ sơ tập hồ sơ, lớp siêu liệu bổ sung hành động việc sử dụng nội dung ngữ cảnh kinh doanh mục đích sử dụng khác Điều có nghĩa siêu liệu tiếp tục tích luỹ thông tin liên quan đến ngữ cảnh quản lý hồ sơ quy trình kinh doanh mà hồ sơ sử dụng đến thay đổi cấu trúc hồ sơ xuất Siêu liệu có nguồn gốc từ, tái sử dụng nhiều hệ thống với nhiều mục đích Siêu liệu áp dụng cho hồ sơ vòng đời hoạt động chúng tiếp tục áp dụng ngừng yêu cầu mục đích kinh doanh giữ lại cho nghiên cứu tiến hành giá trị khác Mục đích siêu liệu quản lý hồ sơ đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính khả dụng tính tồn vẹn theo thời gian cho phép quản lý hiểu biết đối tượng thông tin, cho dù vật lý, kỹ thuật tương tương tự kỹ thuật số Tuy nhiên, siêu liệu cần phải quản lý hồ sơ thành phần hồ sơ Quản lý hồ sơ bao gồm quản lý siêu liệu Tuy nhiên, mơi trường số đòi hỏi cách trình bày khác với yêu cầu truyền thống chế khác để xác định, lưu giữ, gán sử dụng siêu liệu Trong môi trường số, hồ sơ có thẩm quyền hồ sơ kèm với siêu liệu xác định đặc tính quan trọng chúng Những đặc điểm tư liệu hóa cách rõ ràng, để ngầm hiểu phổ biến số quy trình giấy Tiêu chuẩn ISO 23081-2:2009, Thông tin tư liệu-Quản lý siêu liệu cho hồ sơ- Phần 2: Các vấn đề khái niệm thực hiện: Nêu nội dung yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ nên sử dụng tài liệu tham khảo thực yêu cầu chức Các tổ chức có tập hợp yếu tố đặc thù cho khu vực pháp quyền mà họ phải tuân thủ 4.3.1.3 Tập hợp hồ sơ số Tập hợp hồ sơ số tích lũy đơn vị hồ sơ số liên quan mà kết hợp, tồn mức cao đối tượng hồ sơ số, ví dụ, tập tin Các tập hợp biểu diễn mối quan hệ tồn hồ sơ số liên quan hệ thống mơi trường mà chúng tạo mối quan hệ ghi lại liên kết siêu liệu và/hoặc kết hợp khác Các tập hợp thường kiểm soát khung phân loại hệ thống quản lý hồ sơ Tập hợp hồ sơ số phản ánh mối quan hệ đặc điểm thuộc tính chia sẻ, hay tồn mối quan hệ liên tục hồ sơ số liên quan Bản chất mối quan hệ hồ sơ số tập hợp cụ thể khác tùy thuộc vào yếu tố mục đích cấu trúc chúng, nội dung định dạng hồ sơ Tập hợp hồ sơ nhiều mức, có nhiều mối quan hệ tập hợp riêng biệt Ví dụ, Tập hợp hồ sơ số tạo thành tường thuật kiện (có nghĩa là, loạt giao dịch kinh doanh liên tiếp), hồ sơ có mối quan hệ Bất mối quan hệ hồ sơ số xác định thông qua yếu tố siêu liệu liên kết với hồ sơ, nhan đề, ngày tháng, tác giả, tệp chứa (nếu có), thuộc tính khác tương tự Trường hợp có mối quan hệ hồ sơ nhập vào, trích xuất từ hệ thống kinh doanh bên ngoài, hệ thống hồ sơ quản lý số có khả xác định, nắm bắt, tư liệu hóa bảo quản chúng Những tập hợp mối quan hệ thức, có cấu trúc (ví dụ, tệp tin số chứa tài liệu số liên quan), tồn mối quan hệ siêu liệu thức cơng nhận thiết lập liên kết hồ sơ liên quan tập hợp Các tập hợp cố định trì qua thời gian Bất kỳ thay đổi tập hợp ghi lại với lời giải thích Tập hợp với mục đích quản lý hồ sơ khơng nên nhầm lẫn với, thay bằng, việc tạo thành nhiều tập hợp khác để đáp ứng yêu cầu tìm kiếm yêu cầu báo cáo Hình - Tập hợp hồ sơ 4.3.1.4 Hỗ trợ nhập, xuất khả liên tác Khả nhập xuất hồ sơ, khả liên tác với hệ thống khác phiên hệ thống quản lý hồ sơ số có, tập hợp cốt lõi chức yêu cầu Hồ sơ cần xuất sang tổ chức khác, hệ thống khác cho việc lưu trữ nội Nhiều hồ sơ cần phải giữ lại lâu tuổi thọ phần mềm hệ thống, nhu cầu đặt xuất hồ sơ chuyển sang hệ thống quản lý hồ sơ số Cũng cần nhập hồ sơ từ hệ thống kinh doanh, đặc biệt môi trường kinh doanh hợp tác Để dễ dàng nhập xuất, việc sử dụng định dạng mở tiêu chuẩn công nghiệp tăng mức độ khả liên tác, giảm chi phí khó khăn trình nhập /xuất Chức đề cập giai đoạn lập kế hoạch phần yêu cầu doanh nghiệp 4.3.1.5 Nhận dạng - Dấu định danh 157 Cho phép định nghĩa quy tắc xử lý áp dụng phương tiện cảnh báo cho tập hợp quy định trước bắt đầu trình xử lý 37) 158 Cung cấp tùy chọn cho phép hồ sơ tập hợp số di chuyển tập hợp người quản trị để có kiểm sốt xử lý tập hợp mới, thay kiểm sốt xử lý tập hợp có áp dụng cho hồ sơ 5.6.1.3 Thực hành động kiểm soát xử lý Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 159 Cho phép người quản trị xóa tập hợp,tập hồ sơ (xem điều 5.4.6: Các loại An ninh)38) 160 Khi thực kiểm soát xử lý, hệ thống quản lý hồ sơ số có thể: tạo báo cáo đặc biệt cho người quản trị; xóa tồn nội dung tập hợp tập bị xóa; nhắc nhở người quản trị nhập vào lý hành động này; đảm bảo khơng có đề mục bị xóa việc xóa chúng tạo thay hồ sơ khác (ví dụ, tài liệu tạo thành phần hai hồ sơ, xem 3.1.3: Tập hợp hồ sơ số- số xóa); thơng báo cho người quản trị liên kết từ tập hợp hồ sơ khác đến tập hợp tập bị xóa, yêu cầu xác nhận trước hồn tất việc xóa; cảnh báo cho người quản trị xung đột nào, ví dụ, tài liệu liên kết với từ hai hành động kiểm soát xử lý trở lên liên quan đến trỏ; trì tính tồn vẹn hồn chỉnh siêu liệu quản lý hồ sơ tất lần Nếu có từ hai hành động kiểm sốt xử lý trở lên liên kết với tập hợp, hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 161 Tự động theo dõi tất thời gian lưu giữ quy định hành động kiểm soát xử lý này, bắt đầu trình xử lý đến ngày cuối tất ngày lưu giữ 162 Cho phép người quản trị khóa đóng băng tự động thủ cơng q trình xử lý hồ sơ (ví dụ đóng băng với mục đích khám phá kiện tụng pháp lý, mục đích tự thơng tin, ) 5.6.1.4 Tư liệu hóa hoạt động xử lý Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 163 Ghi lại hoạt động xử lý xóa tồn diện siêu liệu trình 164 Tự động ghi lại báo cáo tất hoạt động xử lý cho người quản trị 5.6.1.5 Quá trình xem xét xử lý Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 165 Hỗ trợ trình xem xét cách đưa tập hợp số để xem xét, với siêu liệu quản lý hồ sơ chúng thông tin kiểm soát xử lý, theo cách thức cho phép người rà soát duyệt nội dung tập hợp và/hoặc siêu liệu quản lý hồ sơ cách có hiệu 166 Cho phép người rà sốt thực hành động sau tập hợp trình xem xét: đánh dấu tập hợp để hủy bỏ; đánh dấu tập hợp để chuyển giao; đánh dấu tập hợp để lưu giữ vơ hạn định, ví dụ, chờ giải kiện tụng; thay đổi hành động kiểm soát xử lý (hoặc định lịch trình khác) để tập hợp giữ lại xem xét lại vào ngày sau đó, xác định điều 167 Cho phép người rà soát nhập nhận xét vào siêu liệu quản lý hồ sơ tập hợp để ghi lại lý cho định xem xét 168 Cảnh báo cho người quản trị tập hợp đến hạn xử lý trước thực hành động xử lý, dựa vào phê chuẩn người quản trị có khả bắt đầu hành động xử lý, quy định điều 169 Lưu trữ siêu liệu tất định thực người xem xét trình xem xét 170 Tạo báo cáo kiểm soát xử lý cho người quản trị, xác định tất kiểm soát xử lý áp dụng khoảng thời gian quy định, cung cấp báo cáo định lượng số lượng loại hồ sơ bao quát 171 Có thể xác định tần suất báo cáo hành động kiểm soát xử lý, thông tin báo cáo trường hợp ngoại lệ bật hạn xử lý 172 Cảnh báo cho người quản trị tập hợp số phải hủy bỏ tham chiếu liên kết tới tập hợp khác tạm dừng trình hủy bỏ phép hành động khắc phục hậu sau thực hiện: xác nhận người quản trị để thực hủy bỏ trình; tạo báo cáo trình bày chi tiết tập hợp hồ sơ có liên quan tất tham chiếu liên kết đến 173 Hỗ trợ cơng cụ phân tích báo cáo để người quản trị quản lý công cụ kiểm soát xử lý lưu giữ, bao gồm khả năng: liệt kê tất hành động kiểm soát xử lý; liệt kê tất tập hợp số mà kiểm soát xử lý quy định gán cho nó; liệt kê danh sách kiểm soát xử lý áp dụng cho tất tập hợp điểm quy định hệ thống phân cấp khung phân loại; xác định, so sánh xem xét kiểm soát xử lý (bao gồm nội dung chúng) qua khung phân loại; xác định mâu thuẫn thức kiểm soát xử lý qua khung phân loại 174 Cung cấp hỗ trợ khả giao diện với, sở quy trình cơng việc để hỗ trợ q trình lập kế hoạch, xem xét trình xuất/chuyển giao cách theo dõi: tiến độ/tình trạng xem xét, chẳng hạn đợi xem xét, chi tiết người xem xét ngày tháng; hồ sơ chờ xử lý kết định xem xét; tiến độ trình chuyển giao Hệ thống quản lý hồ sơ số phải: 175 Có thể tích lũy số liệu thống kê định xem xét khoảng thời gian định cung cấp báo cáo bảng biểu đồ thị hoạt động 5.6.2 Di trú, xuất hủy bỏ Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 176 Cung cấp trình quản lý tốt để chuyển hồ sơ sang hệ thống khác cho tổ chức bên thứ ba hỗ trợ trình di trú 177 Đưa vào tất tập hợp, tập, hồ sơ siêu liệu liên quan tập hợp hệ thống quản lý hồ sơ số chuyển giao tập hợp tập 178 Có thể chuyển xuất tập hợp (ở mức) chuỗi hoạt động để: nội dung cấu trúc hồ sơ số khơng bị suy giảm; tất thành phần hồ sơ số (khi hồ sơ bao gồm từ hai thành phần trở lên) xuất đơn vị trọn vẹn bao gồm biện pháp bảo vệ kỹ thuật nào; tất liên kết hồ sơ siêu liệu quản lý hồ sơ giữ lại; tất liên kết hồ sơ số, tập tập hợp giữ lại 179 Có thể chứa toàn tập hợp siêu liệu liên quan đến hồ sơ tập hợp chuyển giao xuất từ hệ thống quản lý hồ sơ số 180 Tạo báo cáo trình bày chi tiết thất bại xảy trình xuất, chuyển giao tiêu hủy Báo cáo xác định hồ sơ dành để chuyển giao mà tạo lỗi xử lý tập hợp hồ sơ không chuyển giao, xuất tiêu hủythành công 181 Giữ lại tất tập hợp số hồ sơ chuyển giao chúng, thời gian chừng việc chuyển giao thành cơng xác nhận 39) 182 Có thể tiếp tục quản lý hồ sơ tập hợp xuất từ hệ thống quản lý hồ sơ sang hình thức phương tiện lưu trữ khác 183 Có khả giữ lại siêu liệu quản lý hồ sơ cho hồ sơ tập hợp bị hủy bỏ chuyển giao 184 Cho phép người quản trị xác định tập hợp tập hợp siêu liệu quản lý hồ sơ giữ lại cho tập hợp hủy bỏ, chuyển di chuyển đoạn tuyến 40) 185 Có thể tiêu hủy tồn số hồ sơ (cho dù xác định theo mức cá biệt) lưu trữ phương tiện ghi lại cách phá hủy hồn tồn để chúng khơng thể khơi phục lại nhờ phương tiện phục hồi liệu chuyên gia Hệ thống quản lý hồ sơ số phải: 186 Cung cấp cơng cụ chuyển đổi tiện ích hỗ trợ việc chuyển đổi hồ sơ đánh dấu để chuyển giao xuất sang định dạng tệp tin xuất chuyển giao theo quy định 187 Cung cấp khả thêm yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ người dùng xác định cần thiết cho mục đích quản lý lưu trữ tập hợp số lựa chọn để chuyển giao 188 Cung cấp khả xếp tập hợp số lựa chọn để chuyển giao vào danh sách xếp theo yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ người dùng lựa chọn Trường hợp tập hợp lai chuyển giao, xuất tiêu hủy, hệ thống quản lý hồ sơ cần: 189 Yêu cầu người quản trị xác nhận phần phi số tập hợp chuyển giao, xuất tiêu hủy trước chuyển giao, xuất tiêu hủy phần số 5.6.3 Lưu giữ xử lý hồ sơ số phi số Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 190 Hỗ trợ việc phân bổ tư liệu kiểm soát xử lý cho tập hợp phi số khung phân loại Các cơng cụ kiểm sốt thực chức quán tập hợp số phi số, cách thông báo cho người quản trị đến ngày xử lý, ý tới trình xử lý hồ sơ số phi số khác 191 Hỗ trợ việc áp dụng kiểm soát xử lý cho hai tập hợp số phi số mà tạo tập hợp kép 192 Có thể áp dụng định đánh giá thực tập hợp kép số cho tập hợp phi số mà liên kết 193 Cảnh báo cho người quản trị tồn vị trí tập hợp phi số lai liên kết với tập hợp số lai xuất chuyển giao 194 Có thể ghi lại siêu liệu tất thay đổi thực với siêu liệu quản lý hồ sơ tham chiếu đến tập hợp hồ sơ kép phi số 195 Có khả cung cấp phương tiện kiểm tra xuất-nhập tập hợp phi số được phân diện hệ thống, đặc biệt cho phép khả ghi lại người sử dụng cụ thể vị trí mà tập hợp phi số kiểm tra xuất, hiển thị thông tin tập hợp phi số yêu cầu người sử dụng khác 196 Có khả cung cấp phương tiện yêu cầu cho hồ sơ phi số mô tả hệ thống tập hợp kép, cho phép người dùng nhập vào ngày mà yếu tố phi số yêu cầu tạo thông báo kết chuyển cho chủ sở hữu tập hợp phi số người quản trị, tùy theo cấu hình 197 Có thể xuất chuyển giao siêu liệu quản lý hồ sơ hồ sơ tập hợp số Hệ thống quản lý hồ sơ số phải: 198 Hỗ trợ việc áp dụng định xem xét tiến hành nhóm tập hợp với tập hợp phi số nhóm đó, cách thông báo cho người quản trị hành động cần thiết thực tập hợp phi số 5.7 Phổ biến 5.7.1 Tìm kiếm, truy hồi đưa phục vụ Hệ thống quản lý hồ sơ số tái lập nội dung nhằm mục đích người đọc theo yêu cầu cách kịp thời khơng có vấn đề rắc rối phức tạp mặt kỹ thuật Điều cần thiết hệ thống quản lý hồ sơ số không trình bày thơng tin cho người sử dụng khơng có thẩm quyền truy cập Tất tính chức phần phải chịu kiểm sốt truy cập mơ tả điều 5.4.1: Truy cập bảo mật Để tránh phức tạp, điều công nhận không nhắc lại nhiều lần yêu cầu Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 199 Cung cấp nhiều chức linh hoạt thao tác siêu liệu liên quan đến mức tập hợp nội dung hồ sơ thông qua tham số người dùng xác định với mục đích tìm kiếm, truy cập định vị hồ sơ cá biệt nhóm hồ sơ và/hoặc siêu liệu 200 Cho phép tất siêu liệu quản lý hồ sơ hồ sơ,tập tập hợp tìm kiếm 201 Cho phép nội dung văn hồ sơ (nơi chúng tồn tại) tìm kiếm 202 Cho phép người sử dụng thiết lập yêu cầu tìm kiếm cá biệt với tập hợp siêu liệu quản lý hồ sơ và/hoặc nội dung hồ sơ 203 Cho phép người quản trị thiết lập cấu hình thay đổi trường tìm kiếm để: định yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ tập hợp, hồ sơ tập nội dung hồ sơ đầy đủ tùy chọn, trường tìm kiếm; thay đổi cấu hình trường tìm kiếm 204 Cung cấp cơng cụ tìm kiếm để: tìm kiếm văn tự kết hợp hồ sơ tập hợp yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ nội dung hồ sơ; tìm kiếm với tốn tử Boole yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ (cũng xem Yêu cầu 219) 205 Cho phép tìm kiếm ‘ký tự biểu diễn” yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ mà cho phép chuyển đi, chuyển lại, mở rộng chúng 41) 206 Cho phép tìm kiếm tập hợp nhiều tập hợp 207 Có thể tìm kiếm, truy hồi đưa tất hồ sơ siêu liệu quản lý hồ sơ liên quan đến tập hợp số, tập, đơn vị 208 Có thể tìm kiếm, truy hồi đưa tập hợp số theo tất nguyên tắc đặt tên thực hiện, bao gồm: tên; dấu nhận dạng (mã phân loại) 209 Hiển thị tổng số kết tìm kiếm hình người sử dụng cho phép người sử dụng sau hiển thị danh sách kết quả, lọc theo tiêu chí tìm kiếm đưa yêu cầu khác 210 Cho phép hồ sơ tập hợp đưa danh sách kết tìm để lựa chọn, sau mở (có kiểm sốt truy cập) nhấp chuột gõ phím 211 Cho phép người sử dụng tìm tập hợp hồ sơ trực tiếp cách sử dụng dấu định danh 212 Không cho phép chức tìm kiếm truy hồi để lộ cho người sử dụng thông tin (siêu liệu quản lý hồ sơ nội dung hồ sơ) mà việc thiết lập bảo mật truy cập dự tính để ẩn với người sử dụng 213 Có phương tiện tìm kiếm tích hợp cho tất mức khung phân loại 42) 214 Cho phép tìm siêu liệu quản lý hồ sơ tìm văn tự theo cách thức quán tích hợp 215 Đưa chức liền mạch tìm kiếm qua tập hợp kép, số phi số 216 Cho phép người sử dụng lưu sử dụng lại yêu cầu tìm 217 Cho phép người sử dụng xem làm việc với hồ sơ tập hợp, cho dù có kết tìm hay khơng, xem hồ sơ thứ tự phân cấp tập hợp phân loại dễ dàng mà khơng phải dời đóng hồ sơ 43) 218 Cho phép người sử dụng tinh chỉnh (có nghĩa thu hẹp) tìm 44) Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 219 Cho phép tìm từ lân cận, định từ phải xuất cách từ khác khoảng cách định hồ sơ để hạn định kết tìm (cũng xem Yêu cầu 202, 203 204) 220 Cho phép siêu liệu quản lý hồ sơ đối tượng (chẳng hạn hồ sơ, tập tập hợp) tìm kiếm, cho dù thân đối tượng dạng số không, đối tượng lưu trữ trực tuyến, cận tuyến ngoại tuyến 221 Cung cấp dạng thức hiển thị kết tìm cấu hình người sử dụng người quản trị, bao gồm tính chức như: chọn trật tự mà theo kết tìm trình bày; xác định số lượng kết tìm hiển thị hình; thiết lập số lượng kết tìm tối đa; lưu kết tìm; chọn trường siêu liệu quản lý hồ sơ hiển thị danh sách kết tìm 222 Cho phép xếp phù hợp kết tìm 223 Có thể liên kết ‘trích xuất’ hồ sơ số tới hồ sơ gốc, để việc truy xuất cho phép truy xuất kia, giữ lại siêu liệu quản lý hồ sơ riêng kiểm soát truy cập hai hồ sơ 224 Cho phép tìm kiếm khái niệm thơng qua việc sử dụng từ điển từ chuẩn tích hợp bảng tra trực tuyến 45) Trường hợp giao diện người dùng đồ họa sử dụng, hệ thống quản lý hồ sơ số phải: 225 Cung cấp chế duyệt lướt cho phép hiển thị đồ họa hiển thị kỹ thuật duyệt khác mức độ tập hợp nào46) 5.7.2 Đưa phục vụ: hiển thị hồ sơ Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 226 Đưa tải hồ sơ yêu cầu tìm 47) Hệ thống quản lý hồ sơ số phải: 227 Đưa hồ sơ yêu cầu tìm mà khơng cần tải phần mềm ứng dụng liên quan 48) 228 Có thể đưa tất loại hồ sơ số quy định tổ chức theo cách lưu giữ thông tin hồ sơ (ví dụ, tất tính trình bày trực quan cách trình bày tạo gói ứng dụng phát sinh), đưa tất thành phần hồ sơ mối quan hệ ban đầu chúng49) 5.7.3 Phục vụ: In ấn Điều áp dụng hồ sơ, siêu liệu quản lý hồ sơ chúng liệu khác hệ thống quản lý hồ sơ số in nghĩa Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 229 Cung cấp cho người sử dụng tùy chọn linh hoạt để in hồ sơ siêu liệu quản lý hồ sơ liên quan chúng, bao gồm khả in hồ sơ với siêu liệu quản lý hồ sơ theoquy định người dùng 230 Cho phép in siêu liệu quản lý hồ sơ đại diện cho tập hợp 231 Cho phép người sử dụng in danh sách tóm tắt hồ sơ lựa chọn (ví dụ, nội dung tập hợp), bao gồm tập hợp yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ người dùng quy định (Ví dụ, nhan đề, tác giả, ngày tạo lập) cho hồ sơ 232 Cho phép người sử dụng in danh sách kết từ tất tìm 233 Có thể in tất loại hồ sơ số theo quy định tổ chức Việc in ấn bảo tồn cách trình bày tạo gói phần mềm ứng dụng khởi tạo bao gồm tất thành phần (có thể in được) hồ sơ số50) 234 Cho phép người quản trị xác định tất in hồ sơ có yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ lựa chọn gán thêm vào chúng, Ví dụ, nhan đề, số đăng ký, ngày, tháng loại an ninh 235 Cho phép người quản trị in từ điển từ chuẩn, từ điển từ chuẩn tồn hệ thống 236 Cho phép người quản trị in tất thơng số hành 237 Cho phép người quản trị in tư liệu kiểm soát xử lý 238 Cho phép người quản trị in khung phân loại 239 Cho phép người quản trị in lược đồ yếu tố siêu liệu Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 240 Cho phép tất hồ sơ tập hợp in, theo thứ tự người dùng quy định, với thao tác Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số sử dụng khung phân loại từ điển từ chuẩn phải: 241 Cho phép người quản trị in danh sách tệp tin 5.7.4 Đưa phục vụ: Biên tập hồ sơ Hồ sơ biên tập hồ sơ số mà từ số tài liệu gỡ bỏ bị che giấu vĩnh viễn (đã biên tập) Trích xuất thực hồ sơ đầy đủ không đưa để truy cập, phần hồ sơ Hệ thống quản lý số hồ sơ cần: 242 Cho phép người quản trị lấy hồ sơ cho mục đích biên tập 51) 243 Ghi lại việc tạo lập trích xuất từ siêu liệu quản lý hồ sơ, bao gồm ngày, giờ, lý tạo lập người tạo lập 244 Lưu trữ siêu liệu thay đổi thực đáp ứng yêu cầu phần Hệ thống quản lý hồ sơ số phải: 245 Cung cấp chức để biên tập (xem Bảng thuật ngữ Phụ lục A) thông tin nhạy cảm từ trích xuất Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số khơng trực tiếp cung cấp phương tiện này, cho phép gói phần mềm khác làm việc đó52) 246 Nhắc nhở người tạo trích xuất gán vào tập hợp 247 Lưu trữ tham chiếu chéo đến trích xuất tập hợp tập hồ sơ gốc, tập đóng 5.7.5 Đưa phục vụ: vấn đề khác Điều áp dụng cho hồ sơ in nghĩa, chẳng hạn âm thanh, hình ảnh tệp tin sở liệu Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 248 Bao hàm tính để đưa hồ sơ mà in nghĩa với thiết bị đầu thích hợp53) 5.8 Quản trị 5.8.1 Quản trị Trong tình đặc biệt, nội dung hồ sơ thay đổi bị xóa người quản trị hệ thống Trong trường hợp hệ thống tạo hồ sơ biên tập Người quản trị hệ thống cần có khả quản lý tham số hệ thống, lưu khôi phục liệu, tạo báo cáo hệ thống Điều bao gồm yêu cầu để quản lý tham số hệ thống, lưu khôi phục, quản lý hệ thống quản trị người dùng Việc quản lý phân loại kiểm soát an ninh đề cập yêu cầu liên quan đến an ninh thích hợp điều 5.8.2 Các chức người quản trị Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 250 Cho phép người quản trị tìm được, hiển thị cấu hình lại tham số hệ thống phân bổ lại người dùng chức vai trò người dùng 251 Cung cấp phương tiện lưu để hồ sơ siêu liệu quản lý hồ sơ chúng tái tạo cách sử dụng tổ hợp chức lưu siêu liệu phục hồi 54) 252 Cung cấp phương tiện phục hồi hủy giao dịch trường hợp có lỗi hệ thống lỗi cập nhật, phải thông báo kết cho người quản trị 55) 253 Giám sát khơng gian lưu trữ dùng thơng báo cho người quản trị cần hành động khơng gian dùng mức thấp, cần có ý hành khác 254 Cho phép người quản trị thực thay đổi số lượng lớn khung phân loại nhờ đảm bảo cho tất siêu liệu quản lý hồ sơ liệu siêu liệu xử lý cách xác hồn chỉnh lúc, để tạo hình thức thay đổi tổ chức sau đây: phận đơn vị tổ chức phân làm hai; kết hợp hai đơn vị tổ chức thành một; di chuyển đặt tên lại đơn vị tổ chức 56); 255 Hỗ trợ di chuyển người dùng đơn vị tổ chức 256 Cho phép định nghĩa vai trò người sử dụng, cho phép số người sử dụng kết hợp với vai trò 257 Thơng báo lỗi gặp phải lưu liệu vào phương tiện lưu trữ 5.8.3 Quản trị siêu liệu Lược đồ siêu liệu quản trị, bao gồm việc tạo lập, bổ sung, xóa thay đổi yếu tố siêu liệu, quy tắc ngữ nghĩa cú pháp điều kiện bắt buộc áp dụng cho yếu tố 258 Cho phép người quản trị tạo lập, định nghĩa xóa yếu tố siêu liệu, bao gồm trường tùy chỉnh 259 Cho phép người quản trị áp dụng sửa đổi quy tắc lược đồ siêu liệu, bao gồm quy tắc ngữ nghĩa cú pháp, chế mã hóa điều kiện bắt buộc 260 Cho phép người quản trị cấu hình hệ thống để hạn chế việc xem sửa đổi yếu tố siêu liệu theo nhóm, vai trò chức năng, người dùng 261 Tư liệu hóa tất hoạt động quản trị siêu liệu 5.8.4 Báo cáo Điều nêu rõ yêu cầu báo cáo Điều khơng trình bày cụ thể u cầu cho hệ thống báo cáo toàn diện Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 262 Cung cấp phương tiện báo cáo linh hoạt cho người quản trị Chúng bao gồm, mức tối thiểu, khả báo cáo sau đây: số lượng tập hợp,bộ đĩa hồ sơ; số liệu thống kê giao dịch tập hợp,bộ đĩa hồ sơ; báo cáo hoạt động cho người dùng cá nhân 263 Cho phép người quản trị báo cáo siêu liệu dựa lựa chọn: tập hợp; 2.bộ đĩa; đối tượng hồ sơ ; người dùng; khoảng thời gian; định dạng tệp tin ví dụ định dạng 264 Có thể đưa báo cáo liệt kê tập hợp, cấu trúc để phản ánh khung phân loại, cho tất phần khung phân loại 265 Cho phép người quản trị yêu cầu báo cáo định kỳ thường xuyên báo cáo đột xuất Chú ý yếu tố áp dụng đặc biệt cho khung phân loại dựa sơ đồ tổ chức cần thiết phân loại đánh giá mặt chức 266 Cho phép người quản trị báo cáo siêu liệu dựa lựa chọn: danh mục bảo mật; nhóm người dùng; siêu liệu quản lý hồ sơ khác 267 Bao gồm tính để lựa chọn xếp thông tin báo cáo 268 Bao gồm tính để tóm tắt tổng hợp thông tin báo cáo 269 Cho phép người quản trị hạn chế người dùng truy cập vào báo cáo lựa chọn 5.8.5 Sao lưu khôi phục Hệ thống quản lý hồ sơ số cần kiểm soát toàn diện để tạo lưu thường xuyên hồ sơ siêu liệu quản lý hồ sơ mà chúng trì Việc lưu cần cho phép hệ thống quản lý hồ sơ số nhanh chóng khơi phục lại hồ sơ có hồ sơ bị lỗi hệ thống, rủi ro vi phạm an ninh Trong thực tế, chức lưu khơi phục phân chia người quản trị hệ thống quản lý hồ sơ số nhân viên công nghệ thông tin (IT) Quá trình máy chủ "phản chiếu"(Miror) cách khác để thu thập hồ sơ thời gian thực giảm thiểu rủi ro Hệ thống quản lý hồ sơ số cần: 270 Cung cấp thủ tục lưu khôi phục tự động 271 Cho phép người quản trị xếp công việc lưu cách: xác định tần suất lưu; bố trí phương tiện lưu trữ, hệ thống địa điểm lưu (Ví dụ, lưu trữ ngoại tuyến, hệ thống riêng biệt, trang web từ xa) 272 Cho phép người quản trị khôi phục lại từ lưu hệ thống quản lý hồ sơ số Tính tồn vẹn liệu trì sau khơi phục 273 Cho phép người quản trị cuộn chuyển tiếp hệ thống quản lý hồ sơ số từ lưu đến trạng thái nhất, trì tính toàn vẹn đầy đủ liệu 274 Cho phép người dùng hồ sơ chọn xem "hồ sơ quan trọng” 57) 275 Có thể thơng báo cho người dùng mà việc cập nhật họ khơng khơi phục đầy đủ, người sử dụng hệ thống lần kế tiếp, việc khôi phục không đầy đủ thực PHỤ LỤC A (tham khảo) Mẫu danh sách kiểm tra yêu cầu để xem xét hệ thống quản lý hồ sơ số có Phụ lục nêu hướng dẫn Công cụ cung cấp tập hợp yêu cầu để tổ chức đánh giá hệ thống quản lý hồ sơ số có Bảng A.1 - Mẫu danh sách kiểm tra yêu cầu CHÚ THÍCH 1: Cơng cụ giả định hệ thống quản lý hồ sơ số xem xét chứa hồ sơ công cụ quản lý hồ sơ cơng cụ kiểm sốt xử lý, khung phân loại kinh doanh, an ninh truy cập, khung phân loại đưa tổ chức Số Điểm kiểm tra Bằng chứng thành tích/Bình luận Mức thành tích (1–5): 5= Hài lòng 3= Tương đối hài lòng = Khơng hài lòng Phần chung Nhân huấn luyện thích hợp để thực trách nhiệm quản lý hồ sơ mình? TẠO LẬP HỒ SƠ ĐƯỢC KẾT NỐI VỚI NGỮ CẢNH CỦA CHÚNG Hồ sơ ‘tỉnh'/cố định' tạo hệ thống hay khơng? Hệ thống tạo hồ sơ liên kết đến ngữ cảnh kinh doanh chúng hay khơng? Hệ thống có lưu giữ yếu tố siêu liệu quản lý hồ sơ yêu cầu phù hợp với tiêu chuẩn thẩm quyền tài phán nhu cầu kinh doanh hay không? Siêu liệu quản lý hồ sơ có liên kết với hồ sơ, mối liên kết có trì theo thời gian hay khơng? Các sách thủ tục tư liệu hóa có đặt cho việc quản lý hồ sơ hay không? Các hồ sơ chứng minh chúng mang ý nghĩ gì; chúng tạo lập gửi người tạo lập gửi nó; tạo lập gửi thời điểm có u cầu hay khơng? Có kiểm sốt đủ để bảo vệ hồ sơ khỏi việc truy cập, sửa đổi, xóa sử dụng trái phép hay không? Các hồ sơ tìm kiếm, hiển thị truy cập cách có ý nghĩa hay khơng? Có sách thủ tục chỗ để tiến hành kiểm toán việc quản lý hồ sơ hệ thống cách thường xun hay khơng? Có kế hoạch lưu khôi phục thảm họa chỗ cho hệ thống hay không? Tập hợp đầy đủ hành tài liệu hệ thống có trì hay khơng (ví dụ, thơng số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, thiết kế, tích hợp, vv)? Nếu chữ ký số sử dụng, hồ sơ đọc yêu cầu cần thiết hay không? XUẤT NHẬP HỒ SƠ VÀ KHẢ NĂNG TƯƠNG TÁC Trường hợp hồ sơ lưu trữ với tổ chức, trách nhiệm quản lý kiểm soát lại thuộc tổ chức khác, trách nhiệm có hiểu, theo dõi tư liệu hóa rõ ràng hay khơng? Có quy trình chế thích hợp hỗ trợ truy cập liên tục đến hồ sơ, phù hợp với yêu cầu lưu giữ, sau thời gian tồn hệ thống hay khơng? Hồ sơ chuyển giao từ hệ thống sang quan lưu trữ để lưu trữ hay khơng? LƯU GIỮ VÀ XỬ LÝ Bạn thực hiệu lực xử lý phù hợp với công cụ kiểm sốt xử lý hay khơng? Hồ sơ giữ lại có phù hợp với cơng cụ kiểm sốt xử lý, khơng xóa ghi đè hay khơng? HỆ THỐNG KÉP Trường hợp hệ thống quản lý hồ sơ số vật lý, có hỗ trợ chức quản lý hồ sơ kép hay không? PHỤ LỤC B THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] ISO 15489-1:2001, Information and documentation - Recordsmanagement - Part 1: General [2] ISO/TR 15489-1:2001, Information and documentation - Recordsmanagement - Part 2: Guidelines [3] ISO/TR 15801:2009, Electronic management - Information stored electronically – Part 2: Recommendations for trustworthiness and reliability [4] ISO16175-1, Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1:Overview and statement of principles [5] ISO16175-3, Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 3:Guidelines and functional requirements for records in business systems [6] ISO 23081-1: 2006, Information and documentation - Recordsmanagement processes - Metadata for records - Part 1: Principles [7] ISO 23081-2:2009, Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues [8] ISO 2788:1986, Documentation - Guidelines for the establishment anddevelopment of monolingual thesauri [9] ISO 5964:1985, Documentation - Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri [10] International Council on Archives, Principles and Functional requirements for records in Electronic Office Environments, Part -Overview and Statement of Principles, 2008 [11] International Council on Archives, Principles and Functional requirements for records in Electronic Office Environments, Part -Guidelines and Functional Requirements for Records in Businessinformation systems, 2008 [12] Cornwell Management Consultants (for the European Commission Interchange of Documentation between Administrations Programme),Model Requirements for the Management of Digital Records, March 2001, http://www.cornwell.co.uk/moreq [13] International Council on Archives, Authenticity of Digital Records, ICA Study 13-1, November 2002 [14] International Council on Archives, Authenticity of Digital Records, ICAStudy 13-2, January 2004 1) Ví dụ, Hóa đơn thêm vào tệp tin nhà cung cấp người dùng vào tệp tin sản phẩm người dùng khác Điều đạt cách sử dụng hệ thống đánh dấu 2) Ví dụ, trì hồ sơ siêu liệu nhúng liên tục khung phân loại gốc 3) Không phải ln lưu giữ hồ sơ chun ngành (hoặc hồ sơ từ hệ thống chuyên ngành) với hệ thống quản lý hồ sơ số, nhiên, nguy nên giảm nhẹ phòng xa Chiến lược chuẩn hóa định dạng để lưu giữ trình lưu giữ tồn hệ thống nên xem xét Trong trường hợp không thể, việc xây dựng lực quản lý hồ sơ cho hệ thống thông tin kinh doanh nên xem xét 4) Điều trình ghi lại nhúng vào siêu liệu hồ sơ Người dùng cảnh báo tồn đề mục liên quan 5) Ví dụ, với 'Samuel Johnson< samjo@worldintnet.org> - Samuel Johnson phiên người đọc địa thư điện tử samjo@worldintnet.org 6) Dấu định danh số chữ cái, bao gồm dấu định danh kết nối tập tập hợp số lớp hồ sơ khung phân loại 7) Ví dụ, tập hợp sau nằm khung phân loại: • 900 - 23 - 01 Sản xuất: Xử lý đơn đặt hàng: Xác nhận đơn đặt mua; • 900 - 23 - 02 Sản xuất: Xử lý đơn đặt hàng: Làm hóa đơn; • 900 - 23 - 03 Sản xuất: Xử lý đơn đặt hàng: Xử lý tín phiếu tín dụng; người quản trị bổ sung tập hợp cho tập hợp " Xử lý đơn đặt hàng”, hệ thống quản lý hồ sơ số tự động gán cho tham chiếu 900 - 23 - 04.Tương tự vậy, Người quản trị bổ sung thêm lớp cho tập hợp “Sản xuất”, hệ thống quản lý hồ sơ số tự động gán tham chiếu 900 - 24 8) Ví dụ, tệp tin thuộc đường dẫn phân cấp: 'kế hoạch phát triển khu vực: tư vấn cơng: Đệ trình cơng cộng, người quản trị bổ sung thêm tệp tin có tên ‘Kháng nghị thức ‘ở mức với tệp tin đệ trình cơng cộng, sau tự động kế thừa tiền tố ‘kế hoạch phát triển khu vực: tư vấn công’ 9) Phương tiện dành cho trường hợp đặc biệt, chẳng hạn sát nhập tổ chức tổ chức lại để sửa lỗi văn thư Yêu cầu cần phải đọc với yêu cầu 71, 72 80 10) Phương tiện dành cho trường hợp đặc biệt, chẳng hạn đề hiệu chỉnh sửa lỗi văn thư Yêu cầu phải đọc với yêu cầu 71, 72 80 11) Ở mức tối thiểu, lưu trữ siêu liệu Nó mong muốn ghi lại nơi khác, Ví dụ, siêu liệu quản lý hồ sơ đối tượng di chuyển 12) Nghĩa là, khơng để tình phát sinh nơi có hành động người dùng kết thất bại phần mềm không thống hệ thống quản lý hồ sơ số sở liệu 13) Một tiêu chí khác mong muốn hồn cảnh cụ thể, ví dụ, kích thước tập đạt đến giới hạn khả phương tiện lưu trữ 14) Ghi nhớ hồ sơ tập truy cập tập mở đóng 15) Phương tiện sử dụng để khắc phục lỗi người dùng, ví dụ, đĩa bị đóng khơng chủ ý 16) Ví dụ, cố gắng truy cập người dùng không phép 17) Điều thường yêu cầu để làm giảm cấp độ bảo mật hồ sơ độ nhạy cảm chúng giảm dần theo thời gian 18) Ví dụ chế xác thực chấp nhận mật 19) Tính cho phép người quản trị quản lý trì tập hợp hạn chế quyền truy cập theo vai trò thay quản lý số lượng lớn người dùng cá nhân Ví dụ vai trò bao gồm người quản lý, cán xử lý khiếu nại, người phân tích bảo mật người quản trị sở liệu 20) Ví dụ nhóm tồn thể cán nhóm bán hàng 21) Chức người quản trị cấp cho người dùng dựa sách tổ chức 22) Điều thường cần thiết để giảm mức độ bảo vệ gán cho hồ sơ độ nhạy cảm chúng giảm dần theo thời gian 23) Các tùy chọn trình bày theo thứ tự mức độ bảo mật tăng dần Chú ý yêu cầu tùy chọn thứ ba (có nghĩa là, nghiêm ngặt nhất) hàm ý hệ thống quản lý hồ sơ số không đưa hồ sơ số kết tìm kiếm 24) Chú ý tùy chọn Yêu cầu 103 chọn, u cầu 104 xung đột với Sự xung đột hiển nhiên có chủ ý, yêu cầu không xuất hiện, người sử dụng tiên hành tìm kiếm văn để nghiên cứu nội dung tài liệu mà họ không phép truy cập 25) Thừa nhận tính kiểm sốt áp dụng loại bảo mật quy định người quản trị Mặc dù hệ thống nên nắm bắt vị trí /giao diện người dùng đăng nhập người sử dụng cố gắng để truy cập 26) Phân loại bảo mật mặt pháp lý tổ chức gán, bao gồm cấp độ phân loại như: · Khơng phân loại; · Tin cậy (chính sách riêng tư); · Nhạy cảm (chính sách riêng tư ); · Hạn chế (thông tin an ninh quốc gia); · Mật (thông tin an ninh quốc gia); · Tối mật (thông tin an ninh quốc gia); Hơn nữa, thơng báo trước gán cho gỡ bỏ an ninh 27) Điều cho phép người quản trị quản lý trì tập hợp hạn chế giấy phép/các loại truy cập dựa vai trò tổ chức thay quản lý số lượng lớn hồ sơ cấp phép-người sử dụng cá nhân cho truy cập phân loại 28) Chú ý mức độ xác việc gỡ bỏ an ninh khơng đủ để có truy cập Các tìm kiếm chặn truy cập cách khơng đưa kết tìm kiếm hồ sơ mức tước quyền truy cập người tìm kiếm, xem Các yêu cầu 103 104 29) Từ “Khơng thay đổi” có nghĩa liệu siêu liệu sửa đổi cách bị xóa người dùng Nó đối tượng để tổ chức lại chép sang phương tiện truyền thơng di động có u cầu, ví dụ, phần mềm sở liệu, miễn nội dung khơng thay đổi với mục đích cụ thể 30) Q trình khơng làm thay đổi liệu siêu liệu gốc 31) Chức sử dụng kiểm tốn viên bên ngồi, người muốn kiểm tra phân tích hoạt động hệ thống 32) Thừa nhận tính kiểm sốt để áp dụng cho loại an ninh quy định người quản trị 33) Chức nhằm cho phép người quản trị sửa lỗi người dùng, chẳng hạn lỗi liệu đầu, để trì việc truy cập người dùng nhóm người dùng 34) Việc đạt cách sử dụng phần mềm ứng dụng kiểm tra đa định dạng 35) Trong quy định gộp chung vào, số hồ sơ thuộc loại u cầu lưu giữ khơng liệt kê 36) Ví dụ, tập hợp ('mẹ') chứa tập hợp khác ('con'), gán cơng cụ kiểm sốt xử lý 'con' ghi đè lên cơng cụ kiểm sốt xử lý 'mẹ' 37) Ví dụ, người quản lý quản trị xem xét tập hợp nội dung, thông báo cho người quản trị tập hợp có mức độ bảo mật định 38) Chức dành cho trường hợp đặc biệt 39) Đây thủ tục bảo vệ để đảm bảo cho hồ sơ khơng bị xóa trước việc chuyển giao thành công xác nhận 40) Điều cần thiết để tổ chức biết hồ sơ họ giữ ngày tháng chúng bị hủy bỏ xử lý, mà không thiết phải gánh chịu chi phí bảo quản tất siêu liệu quản lý hồ sơ chi tiết hồ sơ 41) Ví dụ, tìm kiếm thuật ngữ ‘proj*’ tìm ‘project' 'hoặc'PROJA, thuật ngữ 'C * t' tìm ‘Consultant’ 42) Nói cách khác, người sử dụng thấy giao diện, tính tùy chọn cho dù tìm kiếm theo lớp, tập hợp hồ sơ 43) Ví dụ, đọc hồ sơ, người sử dụng thấy tập tập hợp mà hồ sơ liên kết Nếu xem siêu liệu quản lý hồ sơ tập hợp, người sử dụng tìm hiểu thơng tin tập hợp mà nằm 44) Ví dụ, người dùng khởi đầu với danh sách kết tìm từ tìm, sau bắt đầu tìm danh sách 45) Điều cho phép tìm tài liệu với thuật ngữ rộng hơn, hẹp hơn, có liên quan nội dung siêu liệu quản lý hồ sơ chúng Ví dụ, tìm kiếm dịch vụ nhãn khoa tìm theo‘dịch vụ y tế ',' thử mắt' hoặc' khoa mắt ' 46) Điều sử dụng với kỹ thuật tìm mơ tả để cung cấp nhìn tổng quát siêu liệu quản lý hồ sơ cho nhóm hồ sơ tập hợp đáp ứng tiêu chí tìm cụ thể 47) Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số lưu trữ hồ sơ định dạng ứng dụng độc quyền,có thể chấp nhận việc dựng hình thực ứng dụng bên hệ thống quản lý hồ sơ số 48) Điều thường cung cấp cách tích hợp gói phần mềm người xem vào hệ thống quản lý hồ sơ số Điều thường mong muốn để tăng tốc độ đưa phục vụ 49) Tổ chức quy định cụ thể gói ứng dụng định dạng cần thiết 50) Tổ chức quy định cụ thể gói ứng dụng định dạng cần thiết 51) Bản gọi "trích xuất" hồ sơ yêu cầu 52) Điều quan trọng tính soạn thảo sử dụng, khơng thơng tin che dấu loại bỏ nhìn thấy trích xuất này, dù hình, in phát lại, sử dụng tính xoay, phóng to , thu nhỏhoặc thao tác khác 53) Các ví dụ bao gồm âm thanh, video số website 54) Hủy giao dịch hoàn tác thay đổi hoàn thành phần giao dịch xác định không thành cơng 55) Đó là, hệ thống quản lý hồ sơ số cho phép người quản trị viên 'hoàn tác' loạt giao dịch tình trạng toàn vẹn sở liệu đảm bảo đạt Điều yêu cầu điều kiện lỗi phát sinh 56) Khi thay đổi thực hiện, tệp tin đóng trì đóng, giữ lại tham chiếu chúng đến khung phân loại trước thay đổi, tệp tin mở đóng lại, giữ lại tham chiếu chúng đến khung phân loại trước thay đổi tham khảo chéo đến tệp tin khung phân loại thay đổi, tham chiếu đến khung phân loại thay đổi, rõ ràng giữ lại tất tham chiếu trước đến khung phân loại trước thay đổi Những thay đổi đơn vị tổ chức mơ tả bao hàm thay đổi tương ứng với khung phân loại đơn vị người dùng họ Thuật ngữ 'thay đổi số lượng lớn, có nghĩa tất tập hợp hồ sơ bị ảnh hưởng xử lý với số giao dịch, khơng cần phải xử lý riêng 57) Hồ sơ quan trọng hồ sơ cần thiết tuyệt đối cho khả tổ chức việc tiếp tục kinh doanh khả để đối phó với điều kiện khẩn cấp/thảm họa để bảo vệ lợi ích tài pháp lý Việc xác định bảo vệ hồ sơ vậy, đó, có tầm quan trọng đặc biệt tổ chức ... doanh) Thuật ngữ định nghĩa Với mục đích tiêu chuẩn này, thuật ngữ định nghĩa tiêu chuẩn ISO 1548 9-1 :2001, ISO/ TR 15801:2009, ISO 2308 1-1 :2006, ISO 2308 1-2 :2009 sau sử dụng Thuật ngữ Hoạt động... điện tử -Phần 3: Hướng dẫn yêu cầu chức hồ sơ hệ thống kinh doanh TCVN 742 0-1 :2004 (ISO 1548 9-1 :2001) Thông tin tư liệu- Quản lý hồ sơ Phần 1: Yêu cầu chung ISO 2788:1986, Documentation - Guidelines... cậy) ISO 2308 1-1 :2006, Information and Docmentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles (Thông tin tư liệu-Quá trình quản lý hồ sơ-Siêu liệu cho hồ sơ-Phần