Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9108-1:2011 cho phép cho phép quản lý tốt hơn các hồ sơ trong các tổ chức; hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh của một tổ chức bằng cách cho phép hoạt động hiệu quả và năng suất hơn; cung cấp khả năng nâng cao để hỗ trợ hoạt động kiểm toán thông qua việc triển khai rộng rãi hơn nữa các chức năng của hồ sơ tự động;... Mời các bạn cùng tham khảo.
TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-1:2011 ISO 16175-1:2010 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 1: TỔNG QUAN VÀ TRÌNH BÀY CÁC NGUYÊN TẮC Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles Lời nói đầu TCVN 9108-1:2011 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-1:2010 TCVN 9108-1:2011 Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin Tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học Công nghệ công bố Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin tư liệu - Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ môi trường văn phòng điện tử gồm có tiêu chuẩn sau: - TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan trình bày nguyên tắc - TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn yêu cầu chức hồ sơ hệ thống kinh doanh Bộ ISO 16175 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments có tiêu chuẩn sau: - ISO/TR 16175-2: Guidelines and functional requirements for records management systems THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MƠI TRƯỜNG VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 1: TỔNG QUAN VÀ TRÌNH BÀY CÁC NGUYÊN TẮC Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles Tổng quan 1.1 Phạm vi mục đích Mục đích nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ dự án mơi trường văn phòng kỹ thuật số đưa yêu cầu chức ngun tắc hài hòa tồn cầu cho phần mềm sử dụng để tạo lập quản lý hồ sơ số mơi trường văn phòng Hiện tồn số yêu cầu chức mang tính pháp lý quy định kỹ thuật phần mềm Mục tiêu tiêu chuẩn để tổng hợp công việc thành yêu cầu hướng dẫn để đáp ứng nhu cầu cộng đồng quốc tế quản lý thông tin, hồ sơ tài liệu lưu trữ cho phép cộng đồng liên lạc với ngành cơng nghiệp phần mềm tồn cầu cách chặt chẽ Mục tiêu tiêu chuẩn là: ● cho phép quản lý tốt hồ sơ tổ chức; ● hỗ trợ nhu cầu kinh doanh tổ chức cách cho phép hoạt động hiệu suất hơn; ● cung cấp khả nâng cao để hỗ trợ hoạt động kiểm tốn thơng qua việc triển khai rộng rãi chức hồ sơ tự động; ● cải thiện khả thực nhiệm vụ theo luật định cụ thể hóa luật liên quan đến thơng tin (ví dụ, bảo vệ liệu riêng tư); ● đảm bảo quản trị tốt (ví dụ, trách nhiệm giải trình, tính minh bạch việc tăng cường cung cấp dịch vụ) thông qua quản lý tốt hồ sơ; ● nâng cao nhận thức chung khả quản lý hồ sơ tự động thông qua việc phổ biến nguyên tắc bản; ● tăng cường tối đa tính quán pháp lý gắn kết yêu cầu chức để quản lý hồ sơ phép cộng đồng quản lý thông tin, hồ sơ tài liệu lưu trữ tồn cầu có tiếng nói chung với cộng đồng cung cấp phần mềm Trọng tâm hướng dẫn yêu cầu tạo lập quản lý hồ sơ số Khi môđun hỗ trợ việc bảo quản lâu dài hồ sơ số, q trình để đạt mục đích lại nằm phạm vi tiêu chuẩn Dự kiến việc áp dụng u cầu mang tính tồn cầu Vì vậy, khơng thể đưa hướng dẫn thực chi tiết ứng dụng tiềm nằm phạm vi pháp lý rộng Hơn nữa, môi trường thử nghiệm cuối cho sở môdun chưa xác định nên việc đưa vào trường hợp kịch thử nghiệm phần mềm cụ thể cho nằm phạm vi mơđun 1.2 Đối tượng Có bốn đối tượng cho môđun này: ● Các nhà phát triển cung cấp phần mềm - bao gồm phần mềm quản lý khơng phải dạng hồ sơ, tài liệu coi chuẩn mực chung cho việc tuân thủ quản lý hồ sơ; ● Người làm tiêu chuẩn pháp lý - để môđun phục vụ làm sở cho nỗ lực phát triển tiêu chuẩn đời, sở để đánh giá tiêu chuẩn quản lý hồ sơ số có; ● Cơ quan phủ - để tất chức thương mại đánh giá, thuận tiện tích hợp khả quản lý tự động hồ sơ; ● Tổ chức khu vực tư nhân - để tích hợp việc quản lý hồ sơ số tự động vào hoạt động kinh doanh họ 1.3 Tiêu chuẩn liên quan Các yêu cầu tuân theo nguyên tắc quản lý hồ sơ TCVN 7420-1:2004 (ISO 154891:2001) Thông tin Tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung, Tiêu chuẩn đưa yêu cầu quản lý hồ sơ áp dụng hồ sơ thụ lý (tiếp nhận) quản lý hệ thống quản lý hồ sơ điện tử Các tiêu chuẩn siêu liệu tham khảo cho yêu cầu ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records, Part Principles (Thông tin Tư liệu - Quy trình quản lý ghi - Siêu liệu cho ghi, Phần Nguyên tắc) Tệp yếu tố siêu liệu mức độ cao tìm thấy ISO 23081-2: 2009, Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records, Part - Conceptual and Implementation Issues (Thông tin Tư liệu - Quy trình quản lý ghi Siêu liệu cho ghi, Phần - Các vấn đề khái niệm thể làm sở cho yêu cầu) Hướng dẫn thực cụ thể nêu TCVN 7420-2:2004 (ISO/TR 15489-2: 2001), Thông tin Tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 2: Hướng dẫn” ISO/TR 26122:2008 Information and Documentation - Work Process Analysis for Records (Phân tích quy trình làm việc cho hồ sơ) Các yêu cầu cốt lõi, yêu cầu mức cao yêu cầu chung cho hồ sơ Người đọc tìm kiếm hướng dẫn lĩnh vực khác chức phần mềm không đề cập tài liệu nên tham khảo yêu cầu kỹ thuật khác chi tiết DoD 5015.2 MoReq2 Mỹ Người đọc nên quan tâm đến tiêu chuẩn khác chuyên pháp lý, công bố yêu cầu quy định kỹ thuật liên quan 1.4 Cấu trúc sử dụng Bộ hướng dẫn yêu cầu chức tổ chức thành ba module: Mơđun 1: Tổng quan trình bày nguyên tắc: thông tin tảng, tổ chức, nguyên tắc ngữ cảnh bổ sung; Môđun 2: Hướng dẫn yêu cầu chức hồ sơ mơi trường văn phòng kỹ thuật số: trình bày chung mức cao yêu cầu tùy chọn, bao gồm hướng dẫn ứng dụng danh sách kiểm tra việc tuân thủ, Môđun 3: Hướng dẫn yêu cầu chức hồ sơ hệ thống kinh doanh: hướng dẫn yêu cầu chức cốt lõi tùy chọn cho hồ sơ hệ thống kinh doanh Môđun sử dụng cho tổ chức chuyên vận hành hệ thống quản lý hồ sơ điện tử Môđun dùng để đọc với môđun Mơđun sử dụng cho tổ chức có nhu cầu tích hợp chức hồ sơ vào hệ thống kinh doanh Môđun dùng để đọc với môđun Một số kịch riêng biệt không tương trợ trình bày để minh họa cách sử dụng môđun Khi xem xét chức hồ sơ phần mềm có - tổ chức sử dụng mơđun công cụ kiểm tra để xác lập chức quản lý hồ sơ yêu cầu mong muốn có phần mềm quản lý phi hồ sơ triển khai, Khi tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ điện tử vào hệ thống kinh doanh - tổ chức sử dụng Mơđun để tích hợp có lựa chọn chức quản lý hồ sơ cụ thể vào hệ thống kinh doanh có Khi sử dụng quy định kỹ thuật thiết kế để phát triển phần mềm tổ chức - nhân viên công nghệ thơng tin tổ chức sử dụng Mơđun việc tư liệu hóa nỗ lực phát triển phần mềm họ mặt thiết kế thử nghiệm Khi đánh giá phần mềm xem xét để mua - tổ chức sử dụng Mơđun sở để đánh giá so sánh khả phần mềm thương mại quản lý hồ sơ điện tử nhiều người mua Khi mua, triển khai cấu hình phần mềm quản lý hồ sơ điện tử - tổ phức sử dụng Mơđun để tạo sở trình bày u cầu chức đề nghị mua cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ điện tử Các yêu cầu trình bày mơđun thay đổi để phù hợp với yêu cầu riêng tổ chức, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh họ Khi thiết kế/tái thiết kế sản phẩm phần mềm chu kỳ nâng cấp phần mềm - nhà phát triển phần mềm sử dụng mơđun và/hoặc công cụ kiểm tra chức tiềm tàng đảm bảo xem xét và/hoặc đưa vào kế hoạch phát hành tới sản phẩm phần mềm tạo lập (không thiết phải giới hạn sản phẩm phần mềm quản lý hồ sơ số) Khi xây dựng tiêu chuẩn quy định kỹ thuật cụ thể mang tính pháp lý - tổ chức sử dụng môđun làm sở cho yêu cầu kỹ thuật quản lý hồ sơ số mang tính pháp nhân tổ chức nguồn so sánh xem xét chỉnh lý tiêu chuẩn quản lý hồ sơ số có Các yêu cầu cụ thể mang tính pháp lý bổ sung vào yêu cầu chung trình bày môđun Thực hành tốt: hồ sơ số vai trò phần mềm Khi tổ chức giới thiệu công nghệ phương pháp để thực cơng việc, phương pháp quy trình cũ để kiểm sốt hồ sơ trở nên hiệu Trong nhiều tổ chức, hồ sơ có giá trị lưu giữ sở liệu tập trung thư mục chia sẻ Mặt khác, không loại trừ việc sử dụng chung, hồ sơ phân phối rộng rãi lưu trữ ổ đĩa cứng phân tán máy tính cá nhân gọi 'đám mây' phương tiện dịch vụ dựa Web có kiểm sốt bên thứ ba Tình hình phức tạp hơn, trường hợp khơng phải tất thơng tin lưu trữ tạo thành hồ sơ Trong trường hợp, biện pháp cần thiết cho tính tồn vẹn tính xác thực bị bỏ qua hồ sơ số khơng hữu, khơng thể hiểu không sử dụng cho tổ chức quan lưu trữ có liên quan Các tổ chức dựa vào hồ sơ số để tiến hành tư liệu hóa cho cơng việc kinh doanh, quan tâm đến loại bỏ hồ sơ giấy từ hệ thống họ, tìm kiếm giải pháp cho vấn đề xác thực quản lý lưu giữ hồ sơ số Quyết định mà tổ chức đưa ngày khả hệ thống thông tin họ, tổ chức cấu trúc nguồn lực thơng tin họ, sách thực hành quản lý hồ sơ môi trường kỹ thuật số có tác động đáng kể đến loại chiến lược phương pháp mà tổ chức lưu trữ sử dụng để đảm bảo việc bảo quản lâu dài hồ sơ với giá trị lưu trữ Bởi vấn đề quản lý lưu trữ, đặc biệt môi trường số, gắn liền với việc thiết kế hệ thống thiết lập sách thông tin mới, nhà lưu trữ cố gắng xem xét loạt vấn đề quản lý hồ sơ để thực chức lưu trữ môi trường số Phần mềm cung cấp cho chủ doanh nghiệp, nhà quản lý lưu trữ hồ sơ với nhiều tiện ích tuân thủ thực hành quản lý tốt hồ sơ số Các nguyên tắc hướng dẫn Các tổ chức thành đạt cần hệ thống thông tin để tạo lập, lưu giữ sử dụng chứng xác thực (có nghĩa hồ sơ) hoạt động kinh doanh để đáp ứng nhu cầu kinh doanh nghĩa vụ pháp lý họ Trong môi trường kỹ thuật số, việc phát triển vận hành hệ thống phải nhu cầu kinh doanh tổ chức phải theo nguyên tắc sau đây: 3.1 Nguyên tắc liên quan đến hồ sơ Thông tin kinh doanh số phải chủ động quản lý bảo trì đáng tin cậy chứng xác thực hoạt động kinh doanh Với quy trình kinh doanh hồn tồn tự động, thơng tin số tạo hoạt động dùng làm chứng định giao dịch cụ thể Duy trì chứng hình thức hồ sơ cố định cần thiết cho khả hoạt động trách nhiệm tổ chức Điều đòi hỏi phải xác định tập hợp thông tin số dùng làm hồ sơ Thông tin kinh doanh phải liên kết với bối cảnh kinh doanh thông qua việc sử dụng siêu liệu Để thơng tin có khả thực chức ghi, cần phải làm tăng thông tin liệu bổ sung (siêu liệu) đặt bối cảnh hoạt động kinh doanh mơi trường máy tính mà tạo Trong trường hợp hệ thống kinh doanh liên tuyến thực giao dịch thống nhất, ngữ cảnh bắt nguồn từ hệ thống tài liệu Tuy nhiên, hệ thống khác, để diễn giải thông tin theo ngữ cảnh phải đưa vào ghi cần phải làm cho ghi sử dụng lâu dài làm tăng tối đa giá trị tiện ích siêu liệu chứng hoạt động kinh doanh Thông tin kinh doanh phải lưu giữ đảm bảo truy cập cho người dùng có thẩm quyền khoảng thời gian yêu cầu Thiết kế triển khai phần mềm thông tin kinh doanh phải đảm bảo ghi tìm kiếm, truy vấn hiển thị dạng thức khác phương tiện truyền thơng cần cho mục đích kinh doanh pháp lý Trong bối cảnh này, tổ chức nên tránh lạm dụng công nghệ quản lý quyền số hóa mã hóa, dẫn đến ghi bị phá hủy cần lưu giữ làm cho không đọc Thông tin kinh doanh phải xếp cách có hệ thống, quản lý kiểm chứng Sự thể việc quản lý hồ sơ thích hợp trì xếp hợp lý hồ sơ tạo trình kinh doanh theo quy tắc quy định Các hệ thống cần xử lý xếp hồ sơ cách có hệ thống, có kiểm sốt có trách nhiệm, phù hợp với yêu cầu hoạt động pháp lý 3.2 Nguyên tắc liên quan đến hệ thống Hệ thống phải hỗ trợ quản lý tốt thông tin kinh doanh phần hữu q trình kinh doanh Tuy điều khơng thiết phải đề cao việc thực hành quản lý tốt hồ sơ phần thiếu q trình kinh doanh Khi tự động hóa q trình kinh doanh nào, người ta ln phải đánh giá có nên tích hợp đồng thời phần mềm quản lý hồ sơ hay không Hệ thống thu thập quản lý thông tin kinh doanh phải dựa vào siêu liệu chuẩn hóa1 phần tích hợp chủ động động quy trình tạo lập quản lý hồ sơ Giải pháp tạo ghi tự động cung cấp khả mạnh mẽ để truy cập gắn kết thông tin chuẩn hóa theo ngữ cảnh, thơng qua chuẩn hóa từ vựng bảng phân loại, để ghi lại nội dung vào thời điểm khác ghi Hệ thống phải đảm bảo khả liên tác tảng (platform), lĩnh vực theo thời gian Bằng chứng số, hình thức hồ sơ, thường có yêu cầu hoạt động pháp lý để trì qua thời đoạn vượt q tuổi thọ phần cứng hay phần mềm tạo Như vậy, thơng tin hồ sơ phải trình bày cách dễ hiểu sửa đổi được, cần chuyển đổi sang cơng nghệ khác Hệ thống phải dựa tiêu chuẩn mà tính trung lập cơng nghệ nhiều tốt Nhiều sản phẩm phần mềm tạo lập quản lý hồ sơ phát triển có quyền Sự phụ thuộc vào phần cứng hay phần mềm có ảnh hưởng bất lợi việc truy cập bảo quản lâu dài tài liệu hồ sơ Sử dụng tiêu chuẩn mở cải thiện phụ thuộc vào công nghệ Hệ thống phải có khả xuất nhập liệu với khối lượng lớn cách sử dụng định dạng mở Các hồ sơ số kết trình kinh doanh quản lý hồ sơ chuẩn, liên quan đến sơ đồ siêu liệu tổ chức tán thành đến việc chấp nhận hay tùy biến tiêu chuẩn siêu liệu quốc tế, quốc gia hay có quyền lực pháp lý Phần mềm bị phụ thuộc vào phần cứng phần mềm khác lý tưởng Phần mềm quản lý hồ sơ phải kết hợp khả loại bỏ phụ thuộc thông qua việc hỗ trợ định dạng lại hàng loạt liệu xuất nhập, tối thiểu dùng mã hóa khơng độc quyền siêu liệu hồ sơ 10 Hệ thống phải trì thơng tin kinh doanh mơi trường an tồn Để bảo mật, hệ thống tự động hóa trình kinh doanh thường kết hợp biện pháp bảo vệ nhằm hạn chế thao tác cá nhân thơng tin số (ví dụ như, xem, in ấn, chỉnh sửa, chép truyền tải) Hệ thống phải không cho phép sửa đổi trái phép vào hồ sơ (bao gồm siêu liệu), sửa đổi hợp pháp phải tư liệu hóa đầy đủ 11 Hệ thống phải tạo nhiều siêu liệu tốt Người dùng thường không muốn gián đoạn công việc họ nhiều ba lần để làm nhiệm vụ phụ so với việc thực hoạt động Mong muốn người dùng cuối cấp nhiều siêu liệu khơng thực tế và/hoặc khơng cần thiết Hệ thống cần thiết kế vận hành theo cách cho phép tự động điền trường siêu liệu ghi 12 Người dùng dễ dàng tải/truy xuất hồ sơ hoạt động kinh doanh Cần thiết kế hệ thống/phần mềm quản lý tự động hồ sơ cách lý tưởng làm cho hoạt động Chuẩn hóa có liên quan đến lược đồ siêu liệu để thông qua/thích nghi với chuẩn siêu liệu quốc gia quốc tế “vơ hình” người dùng cuối Các vấn đề thực 4.1 Các yếu tố để quản lý thông tin kinh doanh số thành công Phần mềm tốt yếu tố quản lý thông tin kinh doanh số thành công tổ chức Các yếu tố khác bao gồm: Khung sách - ngồi việc triển khai phần mềm với chức quản lý ghi, cần tiến hành phân tích việc quản lý thơng tin có, luật sách an ninh để giải vấn đề cần sửa đổi sách có khoảng cách khả phần mềm Điều bao gồm sách liên quan đến trách nhiệm loại nhân viên, đến lưu trữ loại bỏ hồ sơ Có thể dùng cơng cụ khung phân loại sơ đồ siêu liệu kết hợp với khung sách hướng dẫn hỗ trợ cho phần mềm quản lý tốt thông tin kinh doanh Phân tích q trình kinh doanh - thực tế phân tích q trình cần thực trước việc triển khai công nghệ thông tin Điều bao gồm xác định, khớp nối phân công lại vai trò trách nhiệm Quản lý dự án - việc triển khai công nghệ thông tin đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận theo dõi qua loạt giai đoạn riêng rẽ Kỹ thuật quản lý dự án công cụ mạnh mẽ đảm bảo trách nhiệm tài thời gian cho nỗ lực Quản lý thay đổi - triển khai tự động hóa tổ chức không thay đổi cách thức mà trình kinh doanh thực hiện, mà thay đổi vai trò trách nhiệm người dùng cuối hệ thống Phải chuẩn bị đầy đủ yếu tố người cho việc triển khai công nghệ thông tin thay đổi Thất bại vận hành phần mềm quản lý ghi thường chủ yếu thiếu sót quản lý thay đổi thiếu sót cơng nghệ Quản lý rủi ro - Các hồ sơ chứa thơng tin kinh doanh quan trọng Vì vậy, định để tự động hóa quản lý ghi phải thơng báo phân tích rủi ro liên quan với phân tích giải pháp lựa chọn hình thành phần trường hợp kinh doanh Sau thực đánh giá rủi ro cần đưa vào khung quản lý rủi ro tổng thể quan Tính bền vững - phát triển bảo trì hệ thống tự động thường lệ thuộc vào ngân sách tổ chức Khi tự động hóa quản lý ghi, cần quan tâm đến nỗ lực tự động hóa phận phát triển kinh doanh, để đảm bảo khả tồn tại, vận hành bảo trì hệ thống cách lâu dài Phát triển lực - Tự động hóa phần mềm đòi hỏi tổ chức phải phát triển nâng cao lực kỹ thuật cho cán tham gia, người chưa quen với cơng nghệ tổ chức Phải quan tâm phát triển lực này, lực kỹ thuật tổ chức cần thiết để hỗ trợ trì việc tự động hóa Quản lý chất lượng - triển khai giải pháp tự động đòi hỏi phải phát triển lực tổ chức đánh giá chấp thuận hiệu suất phần mềm theo nhiều tiêu chí Ngồi ra, tiêu chí liên quan đến tác động việc triển khai phần mềm đến trình kinh doanh cần phải phát triển đánh giá Quản lý cấu hình - Rất cần thiết để đảm bảo phần mềm khơng có khả cần thiết để quản lý hồ sơ, mà khả cần cấu hình để hoạt động cách thích hợp sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin tổ chức Văn hóa doanh nghiệp - điều quan trọng văn hóa tổ chức củng cố giá trị tầm quan trọng quản lý tốt hồ sơ điều mong muốn chung tất nhân viên Những mong muốn cần phải thường xuyên kết nối giám đốc điều hành thông qua kênh quản lý theo tuyến 4.2 Rủi ro việc giảm thiểu rủi ro Rủi ro có nhiều loại khác nhau, thường liền với việc triển khai phần mềm quản lý hồ sơ Một số loại rủi ro bao gồm: - Rủi ro lựa chọn phần mềm - khơng đưa định thích hợp, để lựa chọn sản phẩm phần mềm tốt cho quan từ sản phẩm phần mềm thương mại ưa chuộng; - Rủi ro phát triển phần mềm - gặp khó khăn liên quan đến phụ thuộc vào nhà phát triển nhà cung cấp phần mềm, bao gồm chậm trễ phát hành phiên phần mềm bất lực nhà cung cấp để chẩn đốn khắc phục vấn đề phần mềm; - Rủi ro tương thích kỹ thuật - khơng tính tốn hết khó khăn tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ kỹ thuật số vào sở hạ tầng công nghệ thông tin quan; - Rủi ro truyền thơng - khơng có khả thơng báo cách hiệu diễn biến và/hoặc vấn đề liên quan đến việc triển khai cho người dùng cuối ban quản lý; - Rủi ro tư liệu hóa - khơng có khả thực việc quản lý hồ sơ theo chương trình cách đầy đủ xung quanh nỗ lực triển khai phần mềm; - Rủi ro quản lý dự án - khơng có khả theo dõi tiến độ hoặc, nguồn chi liên quan đe dọa ổn định tổng thể dự án; - Rủi ro đào tạo - đào tạo không hiệu giải pháp phần mềm gây khó khăn việc chấp nhận công nghệ người dùng cuối; - Rủi ro liên quan đến sụt giảm suất ban đầu - người dùng cuối quen với quy trình kinh doanh tự động mới, suất tổng thể ban đầu phải chịu sụt giảm việc đổi phần mềm; - Rủi ro thuyên chuyển cán - việc triển khai phần mềm có ảnh hưởng xấu đến dự án tổng thể thay đổi quản lý cấp cao, trách nhiệm cán chủ chốt; - Rủi ro khả mở rộng - mức độ mà phần mềm cần phải "mở rộng" để nhân rộng phần mềm toàn quan cần xem xét lên kế hoạch giai đoạn đầu dự án; ● Thay đổi tổ chức - môi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi đáng kể phát triển hay thời gian tồn hồ sơ hệ thống kinh doanh Những thay đổi bao gồm quy mơ, cấu trúc, quy trình cơng việc, chức năng, nhiệm vụ tổ chức Bất kỳ quan triển khai phần mềm phải chấp nhận số rủi ro - điều cần thiết áp dụng cơng nghệ thay đổi q trình kinh doanh Một biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc triển khai phần mềm thực triển khai thí điểm phận quan trước mở rộng việc sử dụng phần mềm toàn doanh nghiệp Để giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc chạy thử phần mềm, nhóm dự án phải: ● thiết lập tiêu chí đánh giá mục tiêu hiệu suất rõ ràng; ● yêu cầu khuyến khích liên tục người tham gia dự án thí điểm sử dụng hệ thống; ● thực phiên làm việc với nguyên mẫu phần mềm trước tùy chỉnh phần mềm; ● hoàn thiện thiết kế hệ thống; ● phát triển phương pháp luận kiểm nhận chất lượng; ● mở rộng thí điểm thơng qua việc bao gói thêm lĩnh vực khác quan kể loại định dạng hồ sơ khác và; ● đảm bảo yêu cầu thử nghiệm vừa phải người tham gia hiểu rõ ràng Liệt kê vấn đề mà nhóm dự án gặp phải, xác định cách tránh giải kịp thời tình huống, giảm thiểu gián đoạn thời gian thí điểm Để chuẩn bị tốt cho tình đó: ● xem xét lại dự án tương tự giúp xác định vấn đề tiềm gặp phải q trình thí điểm quản lý hồ sơ số; ● tiến hành đặt trước tập động não với nhóm dự án giúp dự báo thách thức phía trước Phát triển kế hoạch đối phó bất ngờ cho vấn đề tiềm ẩn Thực tiễn quản lý tốt làm tăng tin tưởng quan quản lý khả đội dự án thực thành cơng quản lý hồ sơ số tồn quan Các chiến lược thành cơng để đối phó với vấn đề thường xuyên gặp phải minh họa đây: ● Các tổ chức thường gặp phải phản kháng việc thay đổi quy trình công việc việc quản lý hồ sơ số đưa vào Nhiều tổ chức thấy việc giới thiệu cho nhân viên tuyển vào làm việc tầm quan trọng quản lý tốt hồ sơ chiến lược tốt để chinh phục phản kháng việc thay đổi quản lý hồ sơ kỹ thuật số ● Đảm bảo phiên phần mềm cập nhật chạy cho nhóm dự án thí điểm trước bao gói chuyển cho nhóm người tham gia thử nghiệm Lựa chọn cá nhân để đào tạo làm việc với phần mềm giai đoạn tiền thử nghiệm phát triển lực lượng nòng cốt người sử dụng tương đối tinh vi để liên hệ với người tham gia dự án thử nghiệm Khi chất lượng giai đoạn tiền thử nghiệm coi chấp nhận được, bạn thức chạy thử phần mềm quản lý hồ sơ số bạn ● Nắm kỳ vọng người sử dụng suốt trình thử nghiệm giảm thiểu nguy thất bại Điều đạt phần, thông qua đào tạo người dùng giao tiếp thường xuyên với người tham gia dự án thử nghiệm Thiết lập phương tiện truyền thông cho người lại quan bạn (ví dụ, để toàn quan xem trang web tin trực tuyến dự án thử nghiệm), thông báo cho cán tiến độ việc quản lý hồ sơ số, nhắc nhở người dự án tiếp tục Điều làm cho việc triển khai lĩnh vực họ dễ dàng giải pháp chấp nhận rộng khắp quan 4.3 Tính bền vững mặt tổ chức tài hệ thống số Mỗi môi trường tổ chức pháp lý phải thiết lập quy trình thiết kế để đảm bảo ổn định mặt tài tổ chức đầu tư vốn Dù mặt thiết kế bị đơn giản hóa tổng thể phép phân tích bao gồm hồ sơ kinh doanh coi biện pháp chung mà tổ chức sử dụng để đảm bảo ổn định trường hợp khoản đầu tư công nghệ thông tin, chẳng hạn phần mềm quản lý hồ sơ Trong hình thức đơn giản nhất, hồ sơ kinh doanh khớp nối loạt phân tích chứng minh việc đề nghị mua để chi vốn tổ chức phù hợp với chiến lược vốn quản lý kiểm kê cho khoản đầu tư Trong trường hợp mua phần mềm quản lý hồ sơ, hồ sơ kinh doanh bao gồm: ● tóm tắt lợi ích quản lý tốt ghi, phác thảo khả nó: hiệu kinh doanh, quản trị tốt, tuân thủ pháp luật; bảo vệ quyền quyền lợi quan, nhân viên khách hàng, khả lưu giữ truy cập vào nhớ quan; ● chiến lược mua - tóm tắt yêu cầu kinh phí cho giai đoạn dự án (bao gồm năm tài tiếp theo); ● quản lý chương trình - trình bày chi tiết trách nhiệm thành viên nhóm quản lý chương trình; ● kiến trúc doanh nghiệp - mô tả việc mua phần mềm cụ thể liên quan đến thành tố cơng nghệ thơng tin khác có lập kế hoạch quan; ● phân tích lựa chọn thay - mơ tả lựa chọn thay xem xét, chi phí thu hồi khoản đầu tư cho lựa chọn suốt vòng đời; ● quản lý rủi ro - mô tả rủi ro lớn lựa chọn thay thế, rõ xác suất xảy cố, ảnh hưởng chiến lược giảm thiểu; ● mục tiêu hiệu suất - kết nối mục tiêu chiến lược quan hỗ trợ triển khai theo đề xuất, bao gồm biện pháp có cải thiện hiệu suất theo cách đo hiệu suất đề nghị cụ thể; ● quản lý dự án - trình bày cấu trúc phân tích chi tiết cơng việc nêu rõ q trình thực chi phí để đạt mục tiêu dự án; ● quản lý thay đổi - quy trình kinh doanh nhân viên quản lý hồ sơ Các yêu cầu chức khác cần tham khảo đánh giá Mục đích tiêu chuẩn làm hài hòa quy định kỹ thuật phần mềm quản lý hồ sơ số theo pháp lý có để phù hợp với yêu cầu định TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) TCVN 7420-2:2004 (ISO/TR 15489-2:2001) Thông tin Tư liệu - Quản lý hồ sơ Các tiêu chuẩn quốc tế ISO 23081-1: 2006, Thông tin Tư liệu - Quy trình quản lý ghi - Siêu liệu cho ghi, Phần - Nguyên tắc; ISO 23081-2: 2009 Phần - Các vấn đề khái niệm thể Các yêu cầu chức cụ thể mang tính pháp lý cần xem xét chuẩn bị mơđun Bảng giải thích thuật ngữ Bảng giải thích thuật ngữ phần bảng thuật ngữ đầy đủ có Mơđun Môđun Thuật ngữ Tài liệu lưu trữ (Archives) Định nghĩa Tài liệu tạo nhận qua cá nhân, gia đình, tổ chức cơng cộng hay tư nhân, tiến hành công việc họ bảo quản có giá trị lâu dài chứng vai trò trách nhiệm người sáng tạo chúng, đặc biệt tài liệu trì có sử dụng nguyên tắc xuất xứ, trình tự nguyên kiểm sốt chung; hồ sơ cố định CHÚ THÍCH: định nghĩa khác với định nghĩa lĩnh vực cơng nghệ thơng tin nơi có nghĩa “bản nhiều tệp tin sở liệu lưu để tham khảo tương lai cho mục đích phục hồi trường hợp liệu gốc bị hỏng bị mất." Nguồn: từ điển tin học IBM, McGraw Hill, New York, 1994 p.30 Cơ quan có thẩm Cục lưu trữ, tổ chức lưu trữ, chương trình tổ chức đảm nhiệm chương quyền lưu trữ trình lưu trữ chịu trách nhiệm việc lựa chọn, thu thập bảo quản tài liệu (Archival lưu trữ, đưa tài liệu phục vụ chấp thuận hủy bỏ hồ sơ khác authority) Hồ sơ luận chứng Một đề xuất có kết cấu nhằm cải tiến kinh doanh có chức gói kinh doanh định cho người định quan Bao gồm (Business case) phân tích hiệu trình kinh doanh nhu cầu vấn đề có liên quan, giải pháp thay đề nghị, giả định, hạn chế phân tích chi phí lợi nhuận có tính đến rủi ro Hệ thống kinh Theo mục đích tài liệu này, hệ thống tự động tạo lập quản lý doanh (Business liệu hoạt động tổ chức Bao gồm ứng dụng có mục đích system) để tạo điều kiện giao dịch dễ dàng đơn vị tổ chức khách hàng - ví dụ, hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, sở liệu tùy biến có mục đích định, hệ thống nguồn nhân lực tài Phần mềm thương Phần mềm thương mại lập sẵn mại (COTS) Bản ghi số (Digital Một ghi lưu trữ phương tiện kỹ thuật số, sản xuất, truyền tải, record) bảo trì và/hoặc truy cập thiết bị kỹ thuật số Kế hoạch xử lý (Disposition) Một loạt trình liên quan đến việc thực định, giữ lại, xóa bỏ chuyển giao tư liệu hóa kế hoạch xử lý công cụ khác Nguồn: điều 3.9 TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) Người dùng cuối Trong công nghệ thông tin, thuật ngữ người dùng cuối sử dụng để (End-user) phân biệt người sử dụng sản phẩm phần cứng phần mềm thiết kế nhà phát triển, cài đặt cung cấp dịch vụ sản phẩm Phần mềm quản lý Phần mềm chuyên dụng sử dụng để tự động hóa việc quản lý hồ sơ hồ sơ điện tử (Electronic records management software) Cố định (Fixed) Bảo vệ chống lại xử lý sửa đổi trái phép Nhân tố người Nghiên cứu thể chất tâm lý người liên quan đến sản phẩm (Human factors) dịch vụ, môi trường cụ thể, Trong nghiên cứu khả sử dụng nhân tố người điển hình, nhóm đối tượng thuê tình nguyện để kiểm tra đại diện cho người dùng cuối tương lai giao nhiệm vụ làm việc với mẫu thử nghiệm phiên đầu sản phẩm Thông tin (Information) Kiến thức truyền đạt thu nhận Kết việc xử lý, thu thập, thao tác tổ chức liệu theo cách bổ sung kiến thức cho người nhận Công nghệ thông Một thuật ngữ bao gồm tất loại hình cơng nghệ sử dụng để tạo lập, tin (Information lưu trữ, trao đổi sử dụng thơng tin hình thức khác (dữ liệu technology) kinh doanh, đàm thoại trực tiếp, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động, thuyết trình đa phương tiện hình thức khác, kể hình thức chưa hình thành) Siêu liệu (Metadata) Thơng tin cấu trúc bán cấu trúc, cho phép tạo lập, quản lý sử dụng hồ sơ thông qua thời gian, lĩnh vực hay lĩnh vực khác Nguồn: ISO 23081-1: 2006, khoản Thông tin cấu trúc mơ tả và/hoặc cho phép người dùng tìm kiếm, quản lý, kiểm sốt, hiểu bảo tồn thông tin khác theo thời gian Nguồn: Theo A Cunningham, "Sáu cấp độ phân chia: sáng kiến siêu liệu Úc mối quan hệ chúng với tiêu chuẩn quốc tế', Khoa học lưu trữ, vol.1, Số.3, 2001, tr.274 Di trú (Migration) Hành động di chuyển ghi từ hệ thống sang hệ thống khác, mà trì tính xác thực, tính tồn vẹn, độ tin cậy khả sử dụng hồ sơ Di trú liên quan đến tập hợp nhiệm vụ có tổ chức thiết kế để định kỳ chuyển giao tài liệu số từ cấu hình phần cứng phần mềm sang cấu hình phần cứng phần mềm khác, từ hệ công nghệ sang hệ khác Nguồn: Theo TCVN 7420-1 (ISO 15489-1), điều 3.13 TCVN 7420-2 (ISO 15489-2) điều 4.3.9.2 Dự án thử nghiệm Một sáng kiến thử nghiệm kéo dài thời gian định, kết (Pilot project) dự án đánh giá cách có hệ thống Phần mềm có Phần mềm công ty sở hữu độc quyền, bảo mật công quyền (Proprietary nghệ hoạt động bên sản phẩm phần mềm software) Bản ghi (Record) Thông tin tạo hình thức nào, nhận trì chứng thông tin tổ chức hay cá nhân, thực nghĩa vụ pháp lý giao dịch kinh doanh Nguồn: Theo TCVN 7420-1 (ISO 15489-1), điều 3.15 Định dạng lại (Reformat) Tạo với định dạng cấu trúc khác gốc, đặc biệt để bảo quản truy cập Lợi tức đầu tư (Return on investment) Đối với việc sử dụng tiền doanh nghiệp, lợi tức đầu tư lợi nhuận thực tiết kiệm chi phí Tính tốn lợi tức đầu tư dùng với phương pháp tiếp cận khác để phát triển hồ sơ kinh doanh theo đề xuất đưa MỤC LỤC Tổng quan 1.1 Phạm vi mục đích 1.2 Đối tượng 1.3 Tiêu chuẩn liên quan 1.4 Cấu trúc sử dụng Thực hành tốt: hồ sơ số vai trò phần mềm Các nguyên tắc hướng dẫn 3.1 Nguyên tắc liên quan đến hồ sơ 3.2 Nguyên tắc liên quan đến hệ thống Các vấn đề thực 4.1 Các yếu tố để quản lý thông tin kinh doanh số thành công 4.2 Rủi ro việc giảm thiểu rủi ro 4.3 Tính bền vững mặt tổ chức tài hệ thống số Các yêu cầu chức khác cần tham khảo đánh giá Bảng giải thích thuật ngữ ... Thông tin Tư liệu - Quản lý hồ sơ Các tiêu chuẩn quốc tế ISO 2308 1-1 : 2006, Thơng tin Tư liệu - Quy trình quản lý ghi - Siêu liệu cho ghi, Phần - Nguyên tắc; ISO 2308 1-2 : 2009 Phần - Các vấn đề khái... Mục đích tiêu chuẩn làm hài hòa quy định kỹ thuật phần mềm quản lý hồ sơ số theo pháp lý có để phù hợp với yêu cầu định TCVN 742 0-1 :2004 (ISO 1548 9-1 :2001) TCVN 742 0-2 :2004 (ISO/ TR 1548 9-2 :2001)... doanh họ 1.3 Tiêu chuẩn liên quan Các yêu cầu tuân theo nguyên tắc quản lý hồ sơ TCVN 742 0-1 :2004 (ISO 154891:2001) Thông tin Tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung, Tiêu chuẩn đưa yêu