Đơn vị năng lực này bao gồm các năng lực cần thiết để phát triển và điều hành hệ thống quản lý kho hiệu quả bao gồm việc mua hàng, nhận hàng, lưu kho/dự trữ và việc phân phối nội bộ cũng như quản lý kho hàng trong bối cảnh nơi làm việc là khách sạn.
Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam GAS4 TÊN ĐƠN VỊ NĂNG LỰC: THEO DÕI, KIỂM SOÁT VÀ ĐẶT HÀNG DỰ TRỮ MỚI MÔ TẢ CHUNG Đơn vị lực bao gồm lực cần thiết để phát triển điều hành hệ thống quản lý kho hiệu bao gồm việc mua hàng, nhận hàng, lưu kho/dự trữ việc phân phối nội quản lý kho hàng bối cảnh nơi làm việc khách sạn THÀNH PHẦN VÀ TIÊU CHÍ THỰC HIỆN E1 Phát triển điều hành hệ thống mua hàng và/ nguồn cung cấp P1 Xác định nhà cung cấp tiềm cho mặt hàng cần thiết P2 Lựa chọn nhà cung cấp dựa yêu cầu nội đề P3 Xác định rõ yêu cầu mua hàng nguồn cung cấp P4 Xác định điều khoản mua hàng áp dụng để mua mặt hàng dự trữ P5 Thực hệ thống đặt hàng với nhà cung cấp xác định E2 Xây dựng thực quy trình nhập hàng P6 Giám sát việc giao hàng giám sát hàng hóa giao P7 Kiểm tra hàng hóa giao P8 Trả lại mặt hàng không cần bị hư hỏng P9 Từ chối nhận hàng hóa khơng phù hợp P10 Hồn thành giấy tờ nhận giao hàng phù hợp E3 Xây dựng thực hệ thống lưu kho hàng hóa P11 Thiết lập điều kiện lưu kho thích hợp cho tất hàng hóa cần lưu kho P12 Bảo quản hàng hóa theo yêu cầu điều kiện lưu kho P13 Nhập liệu hàng hóa vào hệ thống lưu kho nội P14 Đảm bảo an ninh cho hàng hóa bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng, xuống cấp không cho phép người thẩm quyền, trách nhiệm vào kho E4 Xây dựng thực hệ thống xuất hàng hóa P15 Xác định sở để xuất hàng giao hàng theo nhu cầu nội P16 Xây dựng chứng từ hỗ trợ cho việc xuất hàng từ kho P17 Quản lý việc xuất kho nội doanh nghiệp du lịch hay khách sạn P18 Ghi chép lập hồ sơ theo thời điểm di chuyển hàng hóa nội doanh nghiệp du lịch hay khách sạn E5 Xây dựng thực hệ thống quản lý hàng hóa lưu kho P19 Xây dựng thực hệ thống kiểm kê hàng hóa lưu kho P20 Xây dựng thực hệ thống đánh giá hàng hóa lưu kho P21 Xây dựng thực hệ thống báo cáo hàng hóa lưu kho P22 Đưa kiến nghị để cải thiện cách vận hành hệ thống lưu kho YÊU CẦU KIẾN THỨC K1 Mô tả mặt hàng kiểm soát lưu hệ thống quản lý kiểm sốt kho K2 Mơ tả bước chu trình quản lý kho © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam K3 Mơ tả vai trò chứng từ q trình kiểm sốt quản lý kho K4 Giải thích yêu cầu lưu kho theo luật định theo khuyến nghị mặt hàng q trình xem xét để lưu kho K5 Giải thích nguyên tắc quản lý kho luân chuyển hàng hóa K6 Mơ tả sách quy trình liên quan tới xử lý quản lý kiểm soát kho ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ THAY ĐỔI Các yêu cầu nội liên quan tới: • An ninh kho • Các mức độ kiểm kê kho thực tế • Giá trị tiền hàng tồn kho • Các yêu cầu giao hàng thời gian • Tính liên tục việc cung ứng • Chi phí, chất lượng số lượng • Các lựa chọn, bao gồm lựa chọn mặt hàng chất lượng khác • Dịch vụ thay thế/ hỗ trợ • Các điều khoản tốn • Các nhân tố thời gian cung cấp hàng hóa Các mặt hàng lưu kho bao gồm: • Thực phẩm đồ uống • Đồ vải đồng phục nhân viên • Các đồ cung cấp cho khách phận buồng • Văn phòng phẩm • Hàng hóa • Đồ vật khuyến mại • Các mặt hàng khác Nhân liên quan tới nhiệm vụ quản lý kho bao gồm: • Nhân viên mua hàng • Nhân viên kho • Giám đốc/ Quản lý chủ sở hữu • Các trưởng phận Các chứng từ bao gồm: • Các chứng từ nội bao gồm phiếu yêu cầu mua hàng, thẻ kho, đơn yêu cầu nhập hàng, chứng từ lưu chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu kiểm kê hàng, sổ • Chứng từ bên tổ chức bao gồm chứng từ giao hàng, hóa đơn, báo cáo, phiếu ghi nợ Các yêu cầu mua hàng cung cấp hàng bao gồm: • Xây dựng thông số kỹ thuật mua hàng • Tiến hành kiểm tra sản phẩm khảo sát thị trường • Xây dựng quy trình mời thầu đấu thầu cần • Kiểm sốt giá lập biểu đồ giá © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Mơi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam • Chi tiết chu trình sản phẩm • Nhu cầu nội đơn vị • Xác định số lượng hàng cần đặt hợp lý/tiết kiệm • Xác định mức dự trữ hàng tối đa tối thiểu Thực hệ thống đặt hàng bao gồm: • Đặt hàng thường xuyên • Đặt hàng trực tuyến • Đặt hàng phiếu yêu cầu mua hàng • Đặt hàng qua điện thoại • Yêu cầu đặt hàng trực tiếp cửa hàng Các điều kiện lưu kho bao gồm: • Các điều kiện lưu kho đồ tươi, đồ lưu kho lạnh, đồ lưu kho đông lạnh đồ khơ • Các điều kiện lưu kho đồ uống có cồn khơng có cồn • Các điều kiện lưu kho cho mặt hàng khác, bao gồm đồ vải, đồng phục, hóa chất, văn phòng phẩm, trang thiết bị, hàng hóa tài liệu khuyến mại Các chứng từ hỗ trợ cho việc xuất hàng lưu kho bao gồm: • Phiếu u cầu • Phiếu luân chuyển nội Xuất hàng lưu kho phạm vi doanh nghiệp khách sạn bao gồm: • Cung cấp hàng hóa tới phận đơn vị • Xác minh hàng hóa theo yêu cầu xuất giao nội đơn vị • Đảm bảo an ninh cho mặt hàng cung cấp • Sử dụng hệ thống tạm ứng hàng 10 Hệ thống đánh giá hàng dự trữ bao gồm: • Xây dựng số hàng dự trữ để xác định kết thực • Tính tốn số liệu hàng hóa có • So sánh mức dự trữ hàng hóa theo lý thuyết thực tế • Điều tra sai khác bất thường vềlượng hàng lưu kho Các hành vi quan trọng người quản lý chịu trách nhiệm xử lý việc kiểm soát kho bao gồm: Nhận biết tình khó khăn tinh thần xây dựng tìm kiếm giải pháp thay tốt Trình bày thơng tin rõ ràng, ngắn gọn, xác, dễ hiểu Đưa phản hồi cho người khác để giúp họ trì cải thiện kết thực công việc họ Không ngừng cải thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ Tuân thủ đảm bảo người khác tuân thủ điều luật, quy định ngành, sách đơn vị quy tắc nghề nghiệp Kiểm soát chất lượng công việc tiến độ so với kế hoạch có hành động khắc phục phù hợp cần Xây dựng hệ thông thu thập, quản lý thông tin kiến thức cách hiệu có đạo đức © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Mơi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam Sử dụng loạt chiến lược chiến thuật hợp pháp để tạo ảnh hưởng tới người khác Sử dụng có hiệu nguồn lực sẵn có 10.Xác định nhu cầu sở thích bên liên quan quản lý hcó iệu nhu cầu, sở thích 11.Xây dựng tranh tổng qt đáng tin cậy từ nguồn liệu hạn chế 12.Cụ thể hóa giả định có rủi ro liên quan tới việc tìm hiểu tình 13.Xác định mặt hàng chu chuyển chậm có hành động thích hợp HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ Việc đánh giá đơn vị lực từ bậc 3-5 thường dựa hiệu công việc nơi làm việc Một số đơn vị lực từ bậc 3-5 đánh giá thơng qua quan sát lý bảo mật, hạn chế công việc/ môi trường làm việc Đơn vị lực đánh giá tồn diện thơng qua hồ sơ chứng hay báo cáo kiểm soát việc mua, nhập hàng dự trữ kiểm soát kho hàng môi trường khách sạn Các cá nhân cần chứng minh có khả áp dụng ngun lý, khái niệm liên quan vào tình họ gặp với cương vị giámsátviên/ người quản lý Họ cần biết đưa đề xuất, giải thích đánh giá quy trình, hành động thực để xử lý tình thách thức họ phải đối mặt với vai trò giám sátviên/ người quản lý đơn vị Cần lưu ý tất chứng thu thập không đề tên cá nhân để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân đơn vị Chứng cần bao gồm: Ít haiyêu cầu mua hàng theo quy trình mở bao gồm xác định mặt hàng, lựa chọn mặt hàng, xác định yêu cầu mua hàng cung cấp dẫn tới việc mua mặt hàng Ít haiví dụ ghi chép lại việc theo dõi/ giám sát, kiểm tra trả lại/ không chấp nhận mặt hàng không cần bị hư hỏng Một ví dụvề hệ thống kiểm soát kho hàng dự trữ bao gồm xuất hàng, phân phối hàng, theo dõi di chuyển hàng hóa Một ví dụvề khuyến nghị gửi cho quản lý cấp để cải thiện cách vận hành hệ thống lưu kho PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ Các phương pháp phù hợp bao gồm: Hồ sơ chứng nơi làm việc • Nhận xét cá nhân • Nhận xét người làm chứng • Thảo luận chun mơn Có thể sử dụng hình thức mô sở đào tạo nơi làm việc cho số tiêu chí nên sử dụng hạn chế Hồ sơ chứng báo cáo văn cần bổ sung câu hỏi vấn đáp để đảm bảo tất khía cạnh yêu cầu chứng đáp ứng đầy đủ CÁC CHỨC DANH NGHỀ LIÊN QUAN Nhân viên làm việc có liên quan tới mua hàng dự trữ hàng phận Lễ tân, Buồng, Nhà hàng, Chế biến ăn phận kinh doanh khác ngành Du lịch SỐ THAM CHIẾU VỚI TIÊU CHUẨN ASEAN D1.HRM.CL9.12 © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Mơi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch ... Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam • Chi tiết chu trình sản phẩm • Nhu cầu nội đơn vị • Xác định số lượng hàng cần đặt hợp lý/tiết... 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Mơi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam Sử dụng loạt chiến lược... định mức dự trữ hàng tối đa tối thiểu Thực hệ thống đặt hàng bao gồm: • Đặt hàng thường xun • Đặt hàng trực tuyến • Đặt hàng phiếu yêu cầu mua hàng • Đặt hàng qua điện thoại • Yêu cầu đặt hàng trực