Bài giảng Lý thuyết tổ chức: Chương 3 - Nguyễn Duy Phương

Bài giảng lý thuyết tổ chức: Chương 3 - Thiết kế cấy trúc cơ bản của tổ chức trình bày Cơ cấu tổ chức; Các yếu tố cơ bản hình thành cấu trúc; Thiết kế hệ thống thông tin; Quy trình thiết kế tổ chức mới; Các mô hình cấu trúc tổ chức; Đánh giá cấu trúc tổ chức,... Mời các bạn cùng tham khảo.

Trang 1

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ CẤU TRÚC CƠ

BẢN CỦA TỔ CHỨC

Organization Theory and Design

Eleventh Edition Richard L Daft

nguyenduyphuong@outlook.com

Trang 2

Ví dụ: Mô hình tổ chức

GĐ Điều hành

Phó chủ

tịch tài

chính

Phó chủ tịch sản xuất

Giám đốc phụ trách nhân sự

Trưởng

phòng kế

toán

Chuyên gia phân tích Ngân sách

Quản lý phân xưởng sản xuất

Quản lý bảo hành sản phẩm

Chuyên gia đào tạo- tập huấn

Cán bộ Quản ly phúc lợi

Trang 3

3.1 Cơ cấu tổ chức

Khái niệm cơ cấu tổ chức gồm ba thành phần :

1 Các mối liên hệ chính thức qua báo cáo

- Số lượng phân cấp, ủy quyền

- Khoảng thời gian kiểm soát

2 Phân chia nhóm nhân viên

Trang 4

THIẾT KẾ TỔ CHỨC

•Khái niệm: Thiết kế tổ chức đó là việc phân chia và

nhóm gộp các công việc trong tổ chức, phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, xác lập quan hệ giữa chúng nhằm tạo môi trường thuận lợi cho việc đạt mục tiêu của tổ chức

• Nội dung cơ bản:

-Chuyên môn hóa, nhóm gộp công việc

-Tiêu chuẩn hóa

-Sự phối hợp hoạt động

-Quyền hành trong tổ chức

• Kết quả của thiết kế tổ chức là cấu trúc tổ chức

Trang 5

NỘI DUNG THIẾT KẾ TỔ CHỨC

•Chuyên môn hóa: Xác định những nhiệm vụ cụ thể cần

thực hiện, phân chia cho các cá nhân hay nhóm người đã được đào tạo để thực hiện

• Tiêu chuẩn hóa: Các chuẩn mực có tính ổn định, đồng

nhất, được thừa nhận mà các cá nhân phải tuân theo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình

•Sự phối hợp hoạt động: Những thủ tục chính thức hoặc

không chính thức nhằm hợp nhất hoạt đọng của các cá

nhân, các bộ phận khác nhau trong tổ chức

• Quyền hành: Quyền đưa ra quyết định và hành động để

hoàn thành nhiệm vụ được giao

Trang 6

Phối hợp với ai, như thế nào?

Phạm vi giám sát và trách nhiệm ở đâu?

Trang 7

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN HÌNH THÀNH CẤU TRÚC

•Mối quan hệ báo cáo chính thức: Số cấp trong

hệ thống cấp bậc, phạm vi điều hành và giám sát của nhà quản trị

• Gộp các nhóm, các hoạt động: Cách thức gộp

các cá nhận thành các phòng ban

• Sự trao đổi thông tin trong tổ chức: Thiết kế

hệ thống thông tin đảm bảo phối hợp giữa các bộ phận

Trang 8

Bộ phận trực tuyến và tham mưu

Con đường thăng tiến nghề nghiệp của nhân viên

Trang 9

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

• Mục tiêu chiến lược

Trang 10

NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Trang 11

3.2 Thiết lập hệ thống thông tin

Dòng thông tin theo chiều dọc và ngang

1 Tổ chức theo kiểu truyền thống:

Tập quyền : tập trung các quyết định vào người có vị trí cao nhất

nhấn mạnh truyền thông và hợp tác học tập lẫn nhau)

Phân quyền: tập trung vào chia sẻ nhiệm

vụ và thẩm quyền ra quyết định

11

Trang 12

So sánh tổ chức theo năng lực và học hỏi

12

Tổ chức theo chiều dọc:

thiết kế theo năng lực

(Mô hình cơ giới)

Tổ chức theo chiều ngang:

thiết kế theo mô hình học hỏi

- Nhiều nhóm làm việc hoặc chuyên trách

- Thông tin theo chiều ngang, trực tiếp

- Hệ thống linh hoạt, rất ít quy định

-Phân quyền; Chia sẻ nhiệm vụ

Trang 13

3.2.1 Thông tin chiều dọc

• Liên kết dọc là phối hợp hoạt động giữa

vị trí cao nhất với thấp nhất của tổ chức

• Mối quan hệ hệ thống này là các đường

thẳng đứng mà xác định chuỗi các lệnh từ cấp trên xuống

• Các quy định và kế hoạch tạo ra các liên

kết dọc

• Hệ thống thông tin theo chiều dọc bao

gồm: các báo cáo, hệ thống xử lý trung

tâm và các thông tin bằng văn bản

13

Trang 14

Giám sát bản tin

Giám sát đóng sách

Thợ sắp chữ,

người đọc và

chữa

Người biên tập, người hướng dẫn

Người làm bản in, trợ lí bản in

Thợ đóng sách, thợ cắt giấy, thợ máy

Sơ đồ tổ chức của phòng sản xuất tại xưởng in

Trang 15

Tóm tắt mức độ tăng cường theo chiều dọc

Hệ thống thông tin dọc

Phân bổ thêm chức vụ vào trong hệ thống cấp bậc Các nội quy, kế hoạch

Trang 16

3.2.2 Thông tin theo chiều ngang

Liên kết ngang là việc phối hợp hoạt động giữa

các phòng ban trong tổ chức (thường không được

vẽ trên sơ đồ tổ chức trong sơ đồ tổ chức)

 Hệ Thông Thông Tin

 Tiếp xúc trực tiếp

 Người phối hợp, liên lạc

 Lồng ghép toàn bộ các nhóm/ đội làm việc

16

Trang 17

VD 1: Nhóm làm việc tổ chức theo chiều ngang

(Kinh doanh dịch vụ phần mềm)

Chủ tịch

Phó CT marketing

Phó CT chương trình

Phó CT nghiên cứu phát triển

Giám đốc kinh Doanh bảo mật

GĐ các SP bảo mật quốc tế Giám đốc quảng

cáo

Trang 18

VD 2 : Liên kết theo chiều ngang: điều phối

Người phác thảo

Người thiết

kế điện tử

Phòng cung ứng

Người mua

Phòng Marketing

Người nghiên cứu thị trường

Chuyên gia quảng cáo

Nh viên KH thị trường

Giám đốc Sản phẩm

A

B

C

Trang 19

VD 3: thiết kế tổ chức theo cấu trúc ngang

Chương trình phát triển sản phẩm mới

Chương trình hậu cần phục vụ phát triển sản phẩm mới

Trang 20

Đặc trưng: điều phối theo chiều ngang

1 Cấu trúc TC xoay quanh chức năng của từng bộ phận, SP

2 Nhóm định hướng (ảo, không phải cá nhân) đóng vai trò

chính

3 GĐ dự án/ chương trình chịu trách nhiệm toàn bộ

4 Những người trong nhóm có quyền hạn ra quyết định

5 Khách hàng tham gia vào TC bằng sự hài lòng của khách

hàng, sự hài lòng của nhân viên và đóng góp vật chất

6 Văn hóa TC mở, tin tưởng và hợp tác; Tập trung vào việc cải

tiến liên tục Nhân viên có mối liên hệ giữa các mục tiêu

chung, chia sẻ kiến thức và tôn trọng lẫn nhau

7 Có thể dễ dàng làm tăng tính linh hoạt của tổ chức Các

quyết định thường xuyên, kịp thời, giải quyết thông tin

8 Mức độ liên kết ngang tăng theo chi phí thời gian và nhân sự

20

Trang 21

Trang 22

CH 8 Lấy ví dụ thực tế và

vẽ mô hình nhóm làm việc được tổ chức tăng cường liên kết theo chiều ngang đối bằng nhóm phối hợp với một công ty sản xuất

hàng hóa

Trang 23

Lưu ý khi thiết kế tổ chức theo

cấu trúc ngang

 Tổ chức mô hình xoay quanh một quy

trình lõi ( Quy trình đề cập đến nhiệm vụ và hoạt động)

 Xu hướng hiện nay là chuyển dịch theo

hướng cơ cấu ngang trong tái cấu trúc

 Loại bỏ các hệ thống phân cấp theo chiều dọc và ranh giới giữa các phòng ban

23

Trang 24

3.3 Quy trình thiết kế tổ chức mới

(Các yếu tố cơ bản)

1 Yêu cầu công việc

2 Các mối quan hệ trực thuộc (báo cáo)

3 Phân nhóm các phòng ban

24

Trang 25

1 Xác định các công việc

• Liên quan tới việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan

đến các chiến lược quan trọng cho công ty

• Liên quan tới thực hiện chức năng

2 Xác lập mối quan hệ báo cáo

• Là hệ thống điều hành, được biểu diễn bằng các

dòng kẻ dọc trong sơ đồ tổ chức

• Hệ thống điều hành theo tuyến quyền hành mang

tính liên tục, liên kết tất cả mọi người trong tổ chức

và cho thấy ai báo cáo cho ai (Không nhất thiết phải

có quyền hành mới tạo ra quyền lực)

• Định nghĩa về các phòng ban và bản vẽ mối quan

hệ báo cáo

3 Phân nhóm các phòng ban chức năng

(thực hành phân nhóm: 5 loại)

Trang 26

NGUYÊN TẮC PHÂN QUYỀN

1 Thiết lập mục tiêu, tiêu chuẩn rõ ràng của công việc

2 Xác lập quyền hành & trách nhiệm tương ứng

3 Quan tâm, động viên cấp dưới

4 Yêu cầu công việc chọn vẹn

5 Đào tạo, tập huấn

6 Thiết lập hệ thống kiểm soát tương ứng

Trang 27

CH10.1 Thực hành chọn một

công ty/ tổ chức phân nhóm

các phòng ban bao gồm:

1 Theo chức năng,

2 Theo phân loại sản phẩm,

3 phân nhóm theo sự đa

tập trung,

4 Theo chiều ngang

5 Theo mạng riêng ảo

Trang 28

Ma trận

Liên kết ngang

Mạng, ảo, hỗn hợp

+ Theo khách hàng

Trang 29

3.4.1 Cấu trúc chức năng

Khái niệm cơ bản:

 Chia phòng ban theo chức năng

 Phát huy tất cả các kỹ năng và kiến thức của từng thành viên

 Thúc đẩy quy mô lĩnh vực hoạt động

 Chậm phản ứng với những thay đổi về môi trường

 Ít công ty áp dụng (Hiện nay chỉ áp dụng khi không có liên kết ngang)

29

Trang 30

CH10 Nêu quan điểm

cá nhân về ưu

nhược điểm của mô hình tổ chức theo

chức năng?

Trang 31

Ví dụ 1: Phân theo nhóm chức năng

Trang 32

CEO

Kế hoạch Nhân sự Kỹ thuật Marketing

Bộ phận sản xuất trực tiếp

Ví dụ 2 : Phân theo nhóm chức năng

Trang 33

Tóm tắt đặc điểm cấu trúc chức năng (SWAT)

vào hiệu quả bên trong,

chất lương chuyên môn

2 Cho phép phát triển

kỹ năng chuyên sâu của mỗi phòng ban

3 Cho phép tổ chức đạt được mục tiêu theo từng chức năng

4 Hiệu quả trong tổ chức có quy mô nhỏ hoặc vừa

5 Hiệu quả khi doanh nghiệp chỉ sản xuất một hoặc ít sản phẩm

1 Phản ứng chậm với những thay đổi của môi trường

2 Các quyết định đều tập trung ở cấp trên, quá tải hệ thống cấp bậc

3 Kém có sự liên kết hợp tác giữa các phòng ban

4 Tổ chức ít có sự sáng tạo

5 Có tầm nhìn hạn chế với mục tiêu chung của tổ chức

Trang 34

Tóm tắt (tiếp)

•Thúc đẩy chuyên môn hóa

các kỹ năng

• Giảm thiểu nguồn lực

• Gia tăng hợp tác trong cùng

lĩnh vực chuyên môn

• Thúc đẩy phát triển nghề

nghiệp của nhân viên

• Cho phép nhà quản trị & cấp

dưới chia sẻ kinh nghiệm

nghề nghiệp của nhau

• Ra quyết định tập trung, có

Trang 35

3.4.2 Cấu trúc bộ phận

 Cơ cấu sản phẩm hoặc bộ phận kinh doanh

chiến lược

 Bộ phận được tổ chức theo sản phẩm, dịch vụ, nhóm sản phẩm

 Phối hợp tốt giữa các phòng ban chức năng

 Thích hợp cho sự thay đổi môi trường KD nhanh

 Mất cân bằng quy mô ngành nghề

 Thiếu sự bổ sung về chuyên môn, kỹ thuật

35

Trang 36

CH11 Nêu quan điểm cá nhân về ưu nhược điểm của mô hình tổ chức theo

bộ phận?

Trang 37

3.4.3 Mô hình Chức năng- Bộ phận: So

sánh và chuyển đổi mô hình

37

Mô hình cấu

trúc chức năng

Chủ tịch Cty CNTT

Phòng nghiên

cứu phát triển

Phòng sản xuất

Phòng tài chính

Phòng marketing

Mô hình cấu

trúc bộ phận

Chủ tịch Cty CNTT

Ấn bản

điện tử

Văn phòng thông minh

Thực tế

ảo

Trang 39

3.4.4 Cấu trúc ma trận

 Nhiều mục tiêu và có các mối liên kết ngang

mạnh mẽ trong tổ chức

 Điều kiện áp dụng mô hình ma trận (Matrix):

1 Chia sẻ tài nguyên trong tổ chức

2 Ít nhất có hai kết quả đầu ra quan trọng, yêu cầu

phải có: sản phẩm và bí quyết kỹ thuật

3 Môi trường là phức tạp và không chắc chắn

 Cho phép tổ chức để đáp ứng nhu cầu kép

 Điểm yếu lớn nhất là 1 nhân viên có 2 quản lý

và nhu cầu mâu thuẫn nhau

39

Trang 40

CEO

Sản phẩm 1

Marketing Sản xuất

Sản phẩm 2

Trang 41

Tưởng phòng thiết kế

T.phòng sản

phòng sau bán hàng

Tưởng phòng hành chính

Tưởng phòng sản xuất

Tưởng phòng marketing

Giám đốc sản phẩm

A Giám đốc sản phẩm

B Giám đốc sản phẩm

C Giám đốc sản phẩm

D

Ví dụ 2: Mô hình cấu trúc ma trận

Trang 42

CH12 Nêu quan điểm cá nhân về ưu nhược điểm của mô hình tổ chức theo

ma trận?

Trang 43

3.4.5 Mô hình tổ chức theo chiều ngang

R & D Phân tích TT

Quá trình phát triển sản phẩm mới

Phân phối NVL

Thu mua

PT thị trường

Quy trình hậu cần và thủ tục

Trang 44

CH11.2 Nêu quan điểm cá nhân về ưu nhược điểm của mô hình tổ chức theo chiều ngang?

Trang 45

3.4.6 Cấu trúc ảo

 Mở rộng phối hợp ngang trong TC để vượt ra

ngoài ranh giới của tổ chức đó

 Hầu hết các chiến lược phổ biến là làm gia công

 Hợp đồng thể hiện các nhiệm vụ / chức năng nhất

định

 Hầu hết cấu trúc ảo hoặc mô-đun được áp dụng cho giao thầu phụ với các chức năng chính của nó

là phục vụ cho các công ty riêng lẻ

 Các tổ chức có mạng lưới ảo hoạt động như là

một trung tâm với các chuyên gia ký hợp đồng

hợp tác

45

Trang 46

Ví dụ cấu trúc mạng lưới ảo

46

Mục tiêu trọng tâm là phát triển sản phẩm và marketing

Công ty gia

công sản

phẩm

Trung tâm nghiên cứu và thử nghiệm

SP

Trang 47

CH13 Nêu quan điểm cá nhân về ưu nhược điểm của mô hình tổ chức ma

trận?

Trang 48

3.4.7 Cấu trúc lai (hỗn hợp)

 Là sự kết hợp của nhiều phương pháp tiếp cận cấu trúc khác nhau

 Phù hợp với nhu cầu nhất định

 Thường được sử dụng trong các môi trường thay đổi nhanh chóng

 Linh hoạt

48

Trang 49

Giám đốc công nghệ

Giám đốc tài chính

GĐ chiến lược

Điều hành chung

GĐ Nguyên liệu

G.đốc hóa học

G.đốc Hậu cần

Nhà máy hóa dầu Marketing Marketing Marketing

Cung ứng phân phối

Sản xuất Sản xuất Sản xuất Sản xuất

Trang 50

Giám đốc nhân sự

Phó giám đốc tài chính

Tổng giám đốc

Phó GĐ sản phẩm hóa dầu

Giám đốc và lõi quy trình

Tổng Giám đốc và Phó giám đốc

Tài chính

Chiến lược và truyền thông

Nhân lực

Giám đốc và lõi quy trình

VD 1: Công ty lọc hóa dầu mặt trời

Bộ phận cung cấp và nhóm hậu cần

Trang 51

CH14 Nêu quan điểm cá nhân về ưu nhược điểm của mô hình tổ chức hỗn

hợp?

Trang 52

3.5 Đánh giá cấu trúc tổ chức

Giải thiết: Mỗi cấu trúc tổ chức đáp ứng yêu cầu

khác nhau và là một công cụ có thể giúp các nhà quản lý quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn:

• Sự cân bằng của cấu trúc tổ chức là cần thiết

• Kết cấu tổ chức gắn với mục tiêu tổ chức

• Không có cấu trúc tổ chức đúng với mọi tổ chức

Dấu hiệu cho thấy một tổ chức có kết cấu kém:

1 Việc ra quyết định bị chậm trễ hoặc thiếu chất lượng

2 Tổ chức không thể đáp ứng các yêu cầu thay đổi

3 Hiệu suất làm việc của người lao động giảm, nhu

cầu không được đáp ứng

4 Xung đột quá nhiều trong tổ chức

52

Trang 53

Yêu cầu căn bản thiết kế tổ chức

1 Cấu trúc của tổ chức phải theo một khuôn khổ, có sự

liên kết trong toàn bộ tổ chức

2 Phải có liên kết dọc và ngang

3 Nhiều lựa chọn thay thế trong việc phân nhóm làm việc

4 Cấu trúc mạng ảo mở rộng theo hướng phối hợp ngang

5 Cố gắng để cấu trúc ma trận đạt được sự cân bằng

6 Nhà quản lý phải đảm bảo sự cân bằng về quyền lực

7 Mục đích của mô hình tổ chức là để khuyến khích và chỉ

đạo hoạt động

53

Định dạng
Số trang	56
Dung lượng	5,26 MB