Đơn vị năng lực GES7: Duy trì hồ sơ tài liệu và các hệ thống khôi phục thông tin. Đơn vị năng lực này bao gồm các năng lực cần thiết trong việc sử dụng các hệ thống thông tin khác nhau để lưu trữ và khôi phục thông tin.
Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam GES7 TÊN ĐƠN VỊ NĂNG LỰC: DUY TRÌ HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀ CÁC HỆ THỐNG KHÔI PHỤC THÔNG TIN MÔ TẢ CHUNG Đơn vị lực bao gồm lực cần thiết việc sử dụng hệ thống thông tin khác để lưu trữ khôi phục thông tin THÀNH PHẦN VÀ TIÊU CHÍ THỰC HIỆN E1 Xử lý thông tin P1 Thu thập thông tin theo yêu cầu P2 Thực quy trình đơn vị để trì bảo mật an tồn thơng tin P3 Lưu trữ thông tin nơi cho phép theo chuẩn đặt P4 Cập nhật thông tin theo yêu cầu E2 Khôi phục thông tin P5 Xác nhận thông tin cần khôi phục P6 Tuân theo quy trình tiếp cận hệ thống thơng tin đơn vị P7 Xác định nơi khôi phục thông tin theo yêu cầu P8 Báo cáo vấn đề gặp phải với đồng nghiệp phù hợp E3 Duy trì hệ thống ghi chép lưu trữ sẵn có P9 Duy trì hệ thống ghi chép lưu giữ thông tin P10 Sắp xếp tài liệu vào vị trí thư mục quy định P11 Lưu trữ, loại bỏ cập nhật tài liệu cũ để có chỗ cho tài liệu thời P12 Ghi chép lại lần di chuyển tài liệu P13 Đảm bảo tài liệu lưu trữ điều kiện tốt vị trí P14 Tách biệt tài liệu mật với tài liệu thông thường với khả tiếp cận loại tài liệu người định P15 Đảm bảo tập tin tài liệu phát tìm thấy lúc YÊU CẦU KIẾN THỨC K1 Giải thích mục đích lưu giữ khôi phục thông tin yêu cầu K2 Liệt kê hệ thống thông tin khác tính chúng K3 Mơ tả u cầu bảo mật an ninh thông tin đơn vị K4 Liệt kê phương pháp sử dụng để thu thập thông tin yêu cầu K5 Mô tả quy trình phải tuân theo tiếp cận hệ thống thơng tin K6 Giải thích vấn đề gặp phải với hệ thống thông tin người cần báo cáo ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ THAY ĐỔI Thơng tin bao gồm: Thông tin liên lạc qua lại, fax, ghi nhớ, thư báo, thư điện tử hay tài liệu khác Các liệu máy tính hồ sơ khách hàng Hồ sơ bán hàng, bao gồm dự báo hàng tháng, mục tiêu đạt © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Mơi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam Các biểu mẫu, phiếu yêu cầu mua hàng hàng ngày Hóa đơn chứng từ Hồ sơ nhân Thông tin nhu cầu đào tạo Báo cáo marketing/ kế hoạch/ ngân quỹ Số liệu tài Các thơng tin khác Yêu cầu đơn vị bao gồm: Các yêu cầu an ninh bảo mật u cầu hướng dẫn có tính pháp lý Quy tắc ứng xử/ quy tắc đạo đức Các quy trình cập nhật thơng tin Các tập tin chết khơng hoạt động bao gồm: Các dự án/ kiện kết thúc Các khách hàng cũ Các tài khoản tốn Nhân viên cũ Các thơng tin khác Hệ thống tham khảo dẫn bao gồm: Theo thứ tự bảng chữ Theo số thứ tự Kết hợp số chữ Theo chủ đề Theo đề tài Theo Ngày Các loại khác Ghi lại việc di dời tài liệu bao gồm: Cập nhật tập tin đăng ký Cập nhật hệ thống quản lý hồ sơ Di chuyển tạm thời hay vĩnh viễn báo cáo ghi chép Các loại khác Quy trình an tồn bảo mật bao gồm: Quyền truy cập Các tập tin tủ khóa Tính bảo mật Các hìn thức khác Việc lưu trữ bao gồm: Xử lý tài liệu hoàn thành/ tài liệu đóng theo sách quy trình đơn vị © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Mơi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam Lưu giữ tệp hồ sơ mật vị trí bên trong/ bên ngồi hệ thống Có thể truy xuất lại tệp tài liệu lưu trữ nơi lưu trữ cần thiết Hệ thống thủ công Các loại khác Các tài liệu mật bao gồm: Các hồ sơ thông tin nhân viên Các thông tin thương mại mật HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ Đơn vị lực cần đánh giá thông qua hồ sơ chứng thực ghi chép lại qua kiểm tra vấn đáp kiểm tra viết Các chứng bao gồm: Ba ví dụ tài liệu chuẩn bị, xử lý, cập nhật lưu hồ sơ cách phù hợp Ba ví dụ tài liệu khơi phục theo quy trình sách đơn vị Hai ví dụ việc trì hệ thống thơng tin lưu trữ lưu tập tin theo quy định đơn vị PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ Các phương pháp sau áp dụng cho việc đánh giá cho đơn vịnăng lực này: Ví dụ hồ sơ tài liệu hệ thống Kiểm tra vấn đáp kiểm tra viết Hồ sơ chứng Các báo cáo bên thứ ba giám sát viên thực Các công việc dự án giao Bài tập mô CÁC CHỨC DANH NGHỀ LIÊN QUAN Tất Nhân viên làm việc với hệ thống lưu trữ thông tin ngành Du lịch SỐ THAM CHIẾU VỚI TIÊU CHUẨN ASEAN D1.HGA.CL6.03 © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch ... trình đơn vị © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Mơi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam Lưu... dụ tài liệu chuẩn bị, xử lý, cập nhật lưu hồ sơ cách phù hợp Ba ví dụ tài liệu khơi phục theo quy trình sách đơn vị Hai ví dụ việc trì hệ thống thơng tin lưu trữ lưu tập tin theo quy định đơn vị. .. tệp hồ sơ mật vị trí bên trong/ bên ngồi hệ thống Có thể truy xuất lại tệp tài liệu lưu trữ nơi lưu trữ cần thiết Hệ thống thủ công Các loại khác Các tài liệu mật bao gồm: Các hồ sơ thông