luận văn quản trị kinh doanh giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho của công ty biovegi việt nam

TÓM LƯỢCTrong thời kỳ nền kinh tế khủng hoảng, lạm phát tăng cao, để doanh nghiệp cóthể tồn tại và phát triển được ngoài việc nắm bắt tốt các cơ hội từ môi trường bênngoài còn phải tổ ch

TÓM LƯỢC

Trong thời kỳ nền kinh tế khủng hoảng, lạm phát tăng cao, để doanh nghiệp cóthể tồn tại và phát triển được ngoài việc nắm bắt tốt các cơ hội từ môi trường bênngoài còn phải tổ chức tốt các hoạt động bên trong.Trong đó hoạt động quản trị là vôcùng quan trọng mà khoá luận tập trung nghiên cứu một bộ phận của quản trị- quản trị

dự trữ Tuy nhiên trên thực tế không ít doanh nghiệp chưa thực hiện tốt công tác tổchức dự trữ này hoặc thực hiện chưa có khoa học, không đem lại hiệu quả mà còn làmtăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Không nằm ngoài tình trạng chung trêncông tác tổ chức hàng hoá trong công ty cổ phần Biovegi Việt Nam còn nhiều bất cập.Trong quá trình thực tập tại công ty bên cạnh việc học hỏi, nâng cao kiến thức và kĩnăng thực tế, em còn nhận thấy hoạt động dự trữ hàng hoá có vai trò hết sức quantrọng, tuy nhiên công tác dự trữ chưa được chú trọng và quan tâm đúng mức nên vẫncòn nhiều tồn tại như: hệ thống kho bãi còn nhỏ, chưa đáp ứng được nhu cầu dự trữhàng hoá, số lượng cơ sở vật chất hạ tầng còn hạn chế, không đạt tiêu chuẩn, lực lượngnhân viên theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ còn hạn chế về số lượng, yếu kém vềchất lượng chính những điều này đã ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Nhận thấy tầm quan trọng của công tác dự trữ hàng hoá và xuất phát từ thựctrạng của công ty nên em đã đề xuất đề tài đề tài: " Giải pháp hoàn thiện công tác quảntrị hàng tồn kho của công ty Biovegi Việt Nam"

Về mặt lý luận, khoá luận tập trung trình bày một số khái niệm liên quan đếncông tác tổ chức dự trữ, các nội dung của công tác tổ chức dự trữ, các nhân tố ảnhhưởng tới công tác tổ chức dự trữ trong doanh nghiệp thương mại

Về mặt nội dung, khoá luận đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công

ty cổ phần Biovegi Việt Nam, đưa ra các kết luận về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá,

ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân của các kết luận đó, đưa ra quan điểm giải quyếtvấn đề công tác quản lí hàng tồn kho tại công ty cổ phần Biovegi Việt Nam Từ đó,đưa ra các giải pháp đề xuất, kiến nghị với công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty

Cổ phần Biovegi Việt Nam

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thiện khoá luận với đề tài :" Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàngtồn kho của công ty Biovegi Việt Nam " ngoài sự nỗ lực phấn đấu của bản thân quaquá trình học tập tại trường Đại Học Thương Mại và thực tập tại công ty cổ phầnBiovegi Việt Nam còn có sự giúp đỡ rất nhiều của nhà trường, các thầy cô, cùng banlãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty cổ phần Biovegi Việt Nam

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, các thầy côkhoa quản trị kinh doanh, các thầy cô trong bộ môn Quản trị tác nghiệp thương mạicùng toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại Học Thương Mại đã tận tình giảngdạy và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong suốt quá trình học tập tại trường

Em xin bày tỏ cảm ơn sâu sắc đến TS.Trần Văn Trang đã trực tiếp hướng dẫn,giúp đỡ em tận tình trong thời gian thực hiện khoá luận này

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thể cácnhân viên, phòng ban của công ty cổ phần Biovegi Việt Nam đã cung cấp đầy đủ thôngtin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty để em có thểnâng cao được kiến thức và kỹ năng thực tế hoàn thành tốt bài khoá luận này

Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Lê Đức Tiệp

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 :Mô hình tổ chức Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Việt Nam đang ngày một gia nhập sâu rộng hơn vào nền kinh tế thế giới, điểnhình cho đó là việc gia nhập rất nhiều tổ chức thương mại lớn trên thế giới như WTO,FTA, và mới đây nhất là TPP Nền kinh tế mở cửa bên cạnh việc tạo nhiều điều kiện

cơ hội cho các doanh nghiệp nhưng cũng tạo không ít khó khăn, thách thức đặc biệt làviệc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt và khốc liệt hơn Vì thế đểtồn tại và phát triển được các doanh nghiệp không những phải nắm bắt tốt các cơ hội

từ môi trường kinh doanh bên ngoài mà còn phải tổ chức tốt các hoạt động bên trongdoanh nghiệp của mình, trong đó công tác tổ chức dự trữ hàng hoá cần được chú trọnghơn nữa

Dự trữ là một trong những hoạt động tác nghiệp chính của doanh nghiệp, chi phí

dự trữ là một bộ phận chi phí không nhỏ trong chi phí hoạt động, nó ảnh hưởng lớn tớikết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, để hoạt động kinh doanh củadoang nghiệp được diễn ra một cách thường xuyên và liên tục, có hiệu quả thì cần phảihoàn thiện tốt công tác dự trữ hàng hoá Nếu dự trữ hàng hoá không đủ mức cần thiết

sẽ có nguy cơ làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại bị giánđoạn Ngược lại, nếu dự trữ hàng hoá vượt qua mức cần thiết sẽ dẫn đến tình trạng ứđọng hàng hoá, ứ đọng vốn lưu động và gây lãng phí, tăng chi phí kinh doanh chodoanh nghiệp

Không nằm ngoài tình trạng chung trên công tác dự trữ hàng hoá trong công ty

cổ phần Biovegi Việt Nam cũng còn nhiều bất cập Do đó, để công ty có thể tồn tại vàphát triển, mở rộng quy mô kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trườngthì thực sự cần có sự quan tâm, chú trọng nhiều hơn tới công tác quản lí hàng tồn kho Nhận thấy tầm quan trọng của công tác dự trữ hàng hoá và xuất phát từ thựctrạng của công ty em đã đề xuất đề tài “Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàngtồn kho của công ty Biovegi Việt Nam”

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Những công trình nghiên cứu của các sinh viên năm trước đều cho thấy rằng họ

đã hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tác dự trữ hàng hoá trong doanhnghiệp, từ đó đề ra phương hướng, nâng cao hiệu quả công tác dự trữ hàng hoá trongdoanh nghiệp, từ đó đề ra phương hướng, nâng cao hiệu quả công tác dự trữ tại các

doanh nghiệp, một số đề tài có liên quan như sau:

Nguyễn Thị Yến, lớp K46A4, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại, năm 2012 với đề tài:” Nâng cao năng lực quản trị hàng tồn kho sản phẩm thép ở công

ty cổ phần INDECO” Đề tài đưa ra những lý luận cơ bản về dự trữ hàng hoá, thể hiện

được vai trò, chức năng của quản trị hàng tồn kho đối với doanh nghiệp Trên cơ sở đó,phân tích thực trạng công tác quản trị hagnf tồn kho, nêu ra được thành công, tồn tại

mà công ty gặp phải trong quá trình thực hiện, đưa ra các giải pháp giúp công ty hoànthiện công tác quản trị hàng tồn kho trong thời gian tới, đặc biệt đề tài đã xây dựngđược sơ đồ sắp xếp hàng hoá trong kho và đề xuất công ty sử dụng phần mềm V.net hỗtrợ quản lý khách hàng, quản lý hàng hoá giúp công ty hoàn thiện hơn trong công tácquản trị hàng tồn kho

Trương Đức Khôi, lớp K47A6, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại, năm 2013 với đề tài:” Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá ở công ty siêu thị

Hà Nội” Luận văn đã đưa ra những lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng

hoá Đánh giá tổng quan tình hình dự trữ hàng hoá ở công ty siêu thị Hà Nội, các nhân tốmôi trường ảnh hưởng tới công tác dự trữ ở công ty, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiệncông tác quản trị dự trữ trong công ty Đặc biệt luận văn còn đề cập được dự báo triểnvọng và quan điểm hoàn thiện công tác quản trị dự trữ của công ty trong thời gian tới

Nguyễn Thị Thu Hồng, lớp K47A2, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại,năm 2013 với đề tài:”Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Black & White.” Luận văn cũng đã trình bày khá đầy đủ các khái niệm liên quan

đến công tác quản trị hàng tồn kho Đưa ra các kết luận về công tác quản trị hàng tồnkho, ưu nhược điểm, nguyên nhân của các kết luận đó tại công ty cổ phần Black &White, từ đó đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị với công tác quản trị hang tồnkho tại công ty

Công ty cổ phần Biovegi sau 10 năm hình thành và phát triển đã xây dựng một

hệ thống kênh phân phối rộng lớn khắp địa bàn thành phố Hà Nội và một số tỉnh thànhlân cận, vì vậy có thể đáp ứng được tốt cho hoạt động kinh doanh cần có công tác dựtrữ hàng hóa khoa học, hiệu quả, đảm bảo cho sự phát triển của công ty Tuy nhiêntrong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy công tác quản trị hàng tồn kho củacông ty còn chưa đạt hiệu quả, vẫn còn nhiều bất cập cần giải quyết Mặt khác, quaquá trình tìm hiểu em nhận thấy đã có một số công trình nghiên cứu của sinh viên

những năm trước làm về công ty cổ phần Biovegi nhưng chưa có đề tài nào đề cập tớicông tác quản lý dự trữ Vì vậy, em lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác quản trị hàngtồn kho tại công ty cổ phần Biovegi Việt Nam”

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nguyên cứu

 Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệpthương mại

 Đánh giá được toàn diện thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phầnBiovegi Việt Nam

 Từ đó đề xuất những giải pháp hữu hiệu góp phần hoàn thiện công tác quản trị hàngtồn kho trong công ty, giúp công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Về mặt không gian Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công

ty cổ phần Biovegi Việt Nam trên địa bàn thành phố Hà Nội

Về mặt thời gian Đề tài tiến hành khảo sát điều tra thu thập dữ liệu tình hình

hoạt động kinh doanh chung và công tác quản lí hàng tồn kho của công ty từ năm2014- 2016 trong đó tập trung lấy năm 2016 làm năm phân tích

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Phương pháp quan sát: Trong quá trình thực tập tiến hành quan sát để có cái

nhìn nhận định tổng quát về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty nói chung vàcông tác quản trị dự trữ tại công ty nói riêng

Phương pháp phỏng vấn: Thông qua tổng hợp phiếu điều tra, nhận thấy các vấn

đề cấp thiết trong công tác quản trị dự trữ mà công ty đang gặp phải, các đối tượng cóliên quan trực tiếp đến công tác dự trữ Từ đó, thông qua phỏng vấn trực tiếp các đốitượng có liên quan sẽ giúp cho việc thu thập thông tin được chính xác và đầy đủ hơn,giúp làm sáng tỏ hơn những vấn đề cần giải quyết cho công tác dự trữ

5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là kênh thông tin quan trọng, nó cung cấp một lượng thông tin tươngđối lớn phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, trong khóa luận em đã sử dụng các dữ liệu thứcấp sau

 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

 Phiếu nhập kho, xuất kho

 Báo cáo kiểm kê

 Tài liệu thu thập trên các website

 Tài liệu thu thập từ các tạp chí kinh tế thương mại

 Tài liệu tham khảo từ các sinh viên khóa trước

5.2 Phương pháp phân tích xử lý số liệu và tổng hợp

Đối với dữ liệu sơ cấp

Các dữ liệu thu thập thông qua phỏng vấn nhằm bổ xung cho những vấn đề màphiếu điều tra chưa làm rõ được Qua đó đánh giá thông tin một cách chính xác và đầy

đủ hơn về công tác dự trữ trong công ty

Đối với dữ liệu thứ cấp

Trên cơ sở lý thuyết đã trình bày, đề tài sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấnnhằm thu thập dữ liệu kết hợp với phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu và tổng hợp đểđưa ra các kết quả phân tích, thực trạng công tác dự trữ hàng hoá tại công ty từ đó đưa

ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác dự trữ cho công ty

6 Kết cấu đề tài

Ngoài tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình

vẽ, danh mục viết tắt, phần mở đầu, khoá luận gồm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho của

công ty cổ phần Biovegi Việt Nam.

Chương 3:Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho của công ty Biovegi Việt Nam.

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ

HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Một số khái niệm cơ bản liên quan tới quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

 Khái niệm hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 về hàng tồn kho được ban hành theoquyết định số 194/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của bộ trưởng bộ tài chính thìhàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặctương lai Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm

dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sảnxuất…

 Quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm đảm bảo cho hàng hóa có

đủ số lượng và cơ cấu không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng caochất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặtgiá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất

về tài sản cho doanh nghiệp Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hìnhthái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần giảm chiphí bảo quản hàng hóa

 Dự trữ cao nhất

Là mức dự trữ cao nhất mà doanh nghiệp có thể đạt được trong một khoảng thờigian nhất định Mức dự trữ cao nhất là sự cụ thể hoá chính sách mua hàng của doanhnghiệp Mức dự trữ cao nhất càng lớn thì doanh nghiệp quyết định mua hàng với sốlượng lớn để nắm bắt cơ hội thị trường do giá cả tăng lên hoặc ưu đãi mua số lượnglớn Ngược lại, mức dự trữ lớn nhất sẽ thấp khi doanh nghiệp áp dụng chính sách mua

hàng liên tục với số lượng nhỏ, thực hiện dự trữ bằng 0.

sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi

 Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật

Tổ chức quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật nhằm mục đích đảm bảo, giữgìn hàng hoá về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trongkho Mặt khác, tổ chức quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chấtxếp, xuất nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượngtừng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứnghàng hoá

 Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt giá trị

Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt giá trị là việc hạch toán giá trị củahàng hoá dự trữ, làm cơ sở cho việc đánh giá tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sửdụng vốn hàng hoá

1.2 Các nội dung của công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp thương mại

1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp thương mại

1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi

Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng

hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tổ chức hệ thống kho bãibao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảoquản sản phẩm.

Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầukho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bịkho bãi

Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi có thể bao gồm các loại chínhnhư sau:

Kho bãi phục vụ mua, tiếp nhận hàng hoá: Loại kho bãi này thường được đặt ở

nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hoá

Kho bãi trung chuyển: Loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hoá

của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hoá từ phương tiệnvận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác

Kho bãi dự trữ: Dùng để dự trữ hàng hoá đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của

doanh nghiệp Kho bãi dự trữ có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc các điểm bán hàng

Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ và định mức dự trữ hànghoá của mình Diện tích cần có thường bao gồm:

Diện tích nghiệp vụ chính của kho: Dùng để tiếp nhận và xuất hàng hoá, bảo

quản hàng hoá, xử lý hàng hoá (bao gói lại, đánh mã vạch và các xử lý khác nếu cần)

Diện tích khác: Bao gồm diện tích văn phòng kho (nếu cần), diện tích cho bộ

phận bảo vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặt và vận hành các trang thiết bị

Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiềuphương pháp khác nhau:

Phương pháp kinh nghiệm: Doanh nghiệp căn cứ trên định mức dự trữ của mình

bao gồm dự trữ định mức tối đa, định mức dự trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi

Để thuận tiện, doanh nghiệp sẽ xác định từng loại diện tích dự trữ cho từng nhóm hàng,nghành hàng, diện tích nghiệp vụ chính, diện tích hành chính… Trên cơ sở các loại nhucầu diện tích cụ thể, doanh nghiệp lên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ tổng thể

Phương pháp tính theo trọng tải: Diện tích tính theo trọng tải áp dụng trongtrường hợp kho bãi có sức chứa theo tải trọng Phương pháp này thường áp dụng chocác hàng hoá chất xếp trên giá, kệ, chất đống…

S=D/s

Trong đó:

S: là diện tích kho bãi cần có

D: là định mức dự trữ theo ngày

s: là trọng tải trên m

Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hoá

chứa đựng và bảo quản theo đơn vị m

S=D/s

Trong đó:

V: là thể tích cần có

D: là định mức theo ngày

v: là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm.

Tương tự S, V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân.

Mỗi loại hàng hoá nó có những đặc điểm riêng về hình dáng, kích thước, tínhchất cơ lý hoá, hình thức bao gói, điều kiện bảo quản, thời hạn dự trữ… Do vậy, doanhnghiệp cần cần phải lựa chọn các kho dự trữ phù hợp với những đặc tính của hàng hoá

1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ

Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi.Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tưhay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ.Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi.Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tưhay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ

Quyết định địa điểm đặt kho bãi: Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau:

• Đáp ứng được các yêu cầu về kho bãi của doanh nghiệp Doanh nghiệp có đủ diện tíchkho bãi theo đúng yêu cầu của mình

• Chi phí về kho bãi thấp: Chi phí kho bãi bao gồm: Chi phí thuê kho, chi phí vậnchuyển, chi phí đi lại của nhân viên

• Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra

• Đảm bảo an ninh, vệ sinh, môi trường

Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết

phải đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinhdoanh kho bãi Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phítổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triểnkhai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình

Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi: Hệ thống trang thiết bị

tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau:

- Các bục , kệ, giá, tủ…

- Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng

- Hệ thống chiếu sáng

- Hệ thống điều hoá, hút ẩm

- Trang thiết bị nâng hạ, bao gói

- Trang thiết bị vệ sinh kho bãi

- Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy

- Trang thiết bị phục vụ quản lý dự trữ

1.2.2 Theo dõi và quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật

Tổ chức quản lý dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hànghoá về giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong kho Mặt khác tổchức quản trị hàng hoá về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất-nhập hàngtrong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trongkho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá

Tổ chức quản trị dự trữ hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật bao gồm các hoạt độngđược chia thành bốn nhóm công việc chính:

1.2.2.1 Tổ chức nhận hàng hoá vào kho

Tổ chức nhận hàng hoá vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hoá theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hoáđơn hoặc vận đơn

Chuyển nhanh hàng hoá từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến

Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vậnchuyển, bảo quản và chế biến của kho

Mỗi loại hàng hoá có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giaonhận có những yêu cầu và quy định khác nhau Cụ thể:

- Tất cả hàng hoá nhập kho phải có chứng từ hợp lệ

- Tất cả hàng hoá nhập kho phải được kiểm nhận, kiểm nghiệm Có một số hàng hoá cầnphải được hoá nghiệm

- Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hoá có lỗi thì phải tiến hành làm thủ tụctheo đúng quy định

- Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chất lượng củachúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ

- Trước khi nhận hàng, cần tiến hành chuẩn bị nhận hàng như chuẩn bị kho chứa,phương tiện, nhân lực, chứng từ cần thiết có liên quan đến giao nhận hàng hoá

- Khi thực hiện nhận hàng, cân đo, đong, đo, đếm và đối chiếu với số lượng hàng hoá cótrong hoá đơn

Một số trường hợp phát sinh cần lưu ý khi nhận hàng:

- Trường hợp chứng từ không hợp lệ: Trong những trường hợp này phải lập biên bản cóđại diện, đôi bên hữu quan xác nhận và làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan, đồngthời đề ra các biện pháp xử lý kịp thời

- Trường hợp thiếu hoá đơn: Trong trường hợp này, cán bộ nghiệp vụ phải căn cứ vàohợp đồng kế hoạch nhập hàng, hoặc vận đơn để nhập phiếu nhập hàng Trên phiếunhập có ghi: “Hàng nhập kho chưa có hoá đơn”, đồng thời vào sổ theo dõi: “Hoá đơnchưa đến”

- Trường hợp nhận được hoá đơn mà hàng chưa đến: Nếu đã nhận trả tiền thì bộ phậnnghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng kinh tế rồi chuyển qua bộ phận kế toán, kiểm tra lạinội dung hoá đơn đề nghị vào sổ: “Hàng đang trên đường đi” Nếu chưa nhận trả tiềnthì bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hoá đơn đến khi hàng hoá đến sẽ giảiquyết như khi hàng hoá và hoá đơn đến cùng một lúc

1.2.2.2 Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá

Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạtđộng của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hoá Các hoạtđộng này bao gồm:

Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hoá: Đối với mỗi đơn vị hàng hoá,

chủng loại cụ thể, được sắp xếp và một vị trí cụ thể theo: Gian kho, ngăn, ô, hoặc thiết bịchứa đựng trong kho Người ta có thể dùng chữ cái, hoặc chữ số biểu hiện vị trí chi tiếtcho hàng hoá cụ thể

Kê lót hàng hoá trong kho: Là điều kiện để giữ gìn phẩm chất hàng hoá bảo đảm,

để chống lại tác hại của môi trường Thực tế cho thấy những biểu hiện biến chất, giảmsút chất lượng hàng hoá là nguyên nhân do các kho không thực hiện kê lót hàng hoá.Mặt khác, nếu chất xếp hàng hoá không có vật kê lót, hàng hoá sẽ bị đè nén và cọ xátlẫn nhau, không bảo đảm độ thông thoáng… Điều đó, khẳng định việc kê lót là mộtyêu cầu đặt ra trong bảo quản hàng hoá ở kho Yêu cầu đặt ra đối với các vật kê lót làphải không có phản ứng lý hoá gây tác động có hại về cơ học với hàng hoá, đảm bảo

vệ sinh kho, hàng hoá và không gây ô nhiễm môi trường

Chất xếp hàng hoá trong kho: Về thực chất là sắp xếp hàng hoá vào những nơi

quy định theo từng loại cụ thể để đảm bảo tính kỹ thuật và tính kinh tế của hoạt độngkho được phản ánh trên những đặc trưng sau:

+ Tính kỹ thuật, biểu hiện ở việc chất xếp đã được quy định cho từng loại hàng,

chi tiết sản phẩm được quy định số lượng hàng trong một vị trí Khoảng cách giữa cácthiết bị chồng hàng với nhau, giữa các chồng hàng với cấu trúc nhà kho…

+ Tính kinh tế, biểu hiện ở sự sắp xếp hợp lý, khoa học, gọn gàng hàng hoá theoquy định tiết kiệm được vật liệu lót và tận dụng tối đa diện tích, chiều cao nhà kho,dung lượng của thiết bị chứa đựng Tạo điều kiện tốt cho nghiệp vụ kiểm tra, kiểm kêchăm sóc hàng hoá và nắm vững được lực lượng hàng hoá trong kho

Điều hoà nhiệt độ và độ ẩm trong kho: Nhiệt độ và độ ẩm của kho ảnh hưởng rất

lớn đến chất lượng công tác bảo quản Nhiều loại hàng hoá không chịu được tác độngcủa nhiệt độ, độ ẩm dễ bị biến chất, không còn giá trị sử dụng Điều này cho thấy độ

ẩm và nhiệt độ của môi trường bảo quản ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá.Bởi vậy việc điều hoà nhiệt độ, độ ẩm của môi trường là một nội dung quan trọng củabảo quản hàng hoá

Kiểm tra, chăm sóc hàng hoá và vệ sinh kho hàng: Mục đích của công việc này

là nhằm kịp thời phát hiện thiếu sót và tìm nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hànghoá bảo quản Để từ đó có những biện pháp xử lý thích hợp hiệu quả Muốn vậy, cần phảiquy định thành những chế độ nội dung kiểm tra chăm sóc hàng hoá và thực hiện một cáchthường xuyên nghiêm túc đối với từng bộ phận nghiệp vụ, từng kho hàng

Chống côn trùng và vật gặm nhấm: Một số loại hàng hoá dễ bị hư hỏng biến chất

do các loại côn trùng, vật gặm nhấm phá hoại Để hạn chế những thiệt hại này cần chú

ý thực hiện tốt các vấn đề sau: Phải vệ sinh sạch sẽ kho, các thiết bị bảo quản và hànghoá trước khi đưa vào bảo quản; phải có những phương tiện dụng cụ hoá chất cần thiết

để ngăn ngừa côn trùng và vật gặm nhấm; phải cách ly những sản phẩm đã bị phá hoại

để tránh sự lây lan sang các sản phẩm khác; dùng nhiệt độ cao, hoá chất để tiêu diệtcôn trùng

1.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hoá

Giao hàng là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho, trực tiếp thực hiện nhiệm vụbán hàng hoặc điều động hàng hoá qua kho Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêucầu riêng của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng,giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau đây:

- Tất cả hàng hoá khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ xuất theo đúng sốlượng, phẩm chất, quy cách ghi trong phiếu xuất kho Người nhận hàng phải có đầy đủgiấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hoá

- Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị

- Chuẩn bị hàng hoá theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trên phiếu xuất kho.Nếu phiếu xuất kho không sát với tình hình hàng hoá trong kho, thì chủ kho phải đềnghị với người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác.

- Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểmtra số lượng, chất lượng hàng hoá giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinhphù hợp với các quy định chung Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận, thủ kho cùngvới người nhận hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hoá

- Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau

- Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ kí của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho Hàngxuất bán ra bên ngoài trên hoá đơn xuất kho phải có chữ kí của thủ trưởng đơn vị vàchữ kí của kế toán trưởng

- Khi giao nhận hàng hoá với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp không bìnhthường, không đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự bàn bạc giữa hai bên đểcùng nhau giải quyết

- Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định Nếu mộtbên không chấp hành đúng thời hạn thì bên đó phải chịu mọi phí tổn do việc khôngchấp hành gây ra

- Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ…thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bảnkiểm nghiệm tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý saunày

- Trường hợp giao hàng thiếu hoặc không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu kháchhàng phát hiện ra, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ

1.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hoá

Kiểm kê hàng hoá là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoá

và danh mục kiểm kê Kiểm kê hàng hoá cho phép đếm số lượng hàng dự trữ, so sánhvới số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cảitiến Kiểm kê hàng hoá giúp nhận thấy: chủng loại hàng hoá, nguyên vật liệu dự trữ, sốlượng ghi trên sổ sách, chứng từ tìm ra nguyên nhân để khắc phục hạn và cải tiến

Hiện nay có một số loại kiểm kê mà các doanh nghiệp thường áp dụng đó là: Kiểm kê thường xuyên, kiểm kê đột xuất và kiểm kê định kỳ Vấn đề đặt ra là cónên kiểm kê hàng hóa thường xuyên hay không, nên kiểm kê hàng hóa định kỳ theotuần, tháng hay năm Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiểm kê (trong giờ làm việc,vào buổi tối sau khi hết khách hay vào chủ nhật, ngày nghỉ) Việc quyết định tần suất kiểm

kê phụ thuộc vào chính sách của doanh nghiệp và hoạt động kiểm kê có thể gay gián đoạn

quá trình kinh doanh.

1.2.3 Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt giá trị

1.2.3.1 Phương pháp tính theo giá thực tế

Hàng hóa dự trữ sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế Phương pháp này chophép tính chính xác số vốn hàng hóa còn tồn đọng trong kho, nhưng rất khó thực hiện trênthực tế bởi vì không lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hóa nào được mua vớigiá nào

1.2.3.2 Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền

Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường áp dụng trong thực tế,bởi vì dựa vào sổ sách nhập kho người ta có thể dễ dàng tính được giá mua bình quângia quyền (vì vậy đại lượng giá trị này chỉ là số gần đúng) Giá bình quân gia quyềnđược tính bằng công thức sau:

Giá trị bình quân gia quyền =

1.2.3.3 Phương pháp tính theo lô

Theo lô, có hai phương pháp hạch toán hàng hóa dự trữ:

Phương pháp “Nhập trước xuất trước” – FIFO (First in Firs out)

Theo phương pháp này người ta định giá các lô hàng được bán (xuất) theo trình tự lôhàng nào nhập trước sẽ được bán (xuất) trước, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo Như vậy hànghóa dự trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và được tính theo giá mua vào của lô đó

Phương pháp “Nhập sau xuất trước” – LIFO (Last in First out)

Ngược lại với phương pháp FIFO, theophương pháp LIFO, hàng bán ra theotrình tự bán từ lô hàng nhập vào sau cùng dần cho đến lô hàng vào đầu tiên Như vậyhàng hóa dự trữ thuộc lô nhập đầu tiên và phải hạch toán theo giá lô đó

Như vậy các phương pháp hạch toán khác nhau sẽ cho giá trị hàng hóa dự trữkhông giống nhau và các giá trị mua vào của hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi sẽkhác nhau

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp thương mại

1.3.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp: Kế hoạch bán hàng và mua

hàng của doanh nghiệplà căn cứ quan trọng nhất để xác định nhu cầu dự trữ của doanh

nghiệp Nhu cầu dự trữ phải đảm bảo cho hoat động bán hàng.Tương thích với từng loại

kế hoạch bán hàng và mua hàng, doanh nghiệp sẽ xác định kế hoạch dự trữ tương ứng

Chính sách mua hàng của doanh nghiệp: Chính sách mua hàng của doanh nghiệp

quan hệ chặt chẽ với nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp áp đụngchính sách mua hàng dự trữ đúng thời điểm thì lượng hàng dự trữ ở mức thấp nhất.Ngược lại, nếu doanh nghiệp mua hàng theo lô lớn đầu cơ, tích trữ, khai thác các cơhội thị trường thì khi đó lượng hàng dự trữ có thể gia tang

Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp: Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp

ảnh hưởng đến quy mô, trình độ dự trữ và điều kiện cơ sở vật chất kho bãi Nếu doanhnghiệp lượng vốn lưu động lớn thì có thể tang mức dự trữ của mình nhằm bình ổn giá

cả đầu vào Ngoài ra, với nguồn lực tài chính lớn doanh nghiệp sẽ tang khả năng dựtrữ thong qua đầu tư cơ sở hạ tầng kho bãi

Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp: Trình độ quản lý cung ứng của

doanh nghiệp bao gồm trình độ của đội ngũ nhân sự tham gia vào quá trình quản lýcung ứng hàng hóa và mức độ tin học của hệ thống quản trị dự trữ doanh nghiệp Nếudoanh nghiệp có trình độ quản lý cung ứng tốt có thể giảm thiểu lượng hàng dự trữtrong doanh nghiệp

1.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Khả năng cung ứng của thị trường: Khả năng cung ứng của thị trường là khả

năng doanh nghiệp được đáp ứng nhu cầu hàng hóa và dịch vụ đảm bảo thực hiện kếhoạch bán ra của mình Trong nhiều trýờng hợp, hàng hóa trên thị trýờng khan hiếm,hoặc cung ứng trên thị trường không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp về thờigian, chất lượng, giá cả, dịch vụ đi kèm… thì doanh nghiệp phải có phương án giatăng dự trữ dự phòng nhằm tránh rủi ro và gián đoạn hoạt động kinh doanh

Tình hình biến động giá cả trên thị trường: Nếu giá cả hàng hóa ít biến động thì

doanh nghiệp không cần thiết phải gia tăng dự trữ Ngược lại, nếu giá cả có xu hướng giatăng, doanh nghiệp có lợi hơn khi gia tăng dự trữ nhằm bình ổn giá đầu vào của mình

Quan hệ với nhà cung cấp: Mối quan hệ ràng buộc với nhà cung cấp quyết định

mức dự trữ Doanh nghiệp có quan hệ tốt với nhà cung cấp thì có thể hạ thấp mức dựtrữ Ngược lại, một định mức dự trữ thấp đi kèm với mối quan hệ không tốt và chắcchắn với nhà cung cấp thì rủi ro gián đoạn dự trữ sẽ rất cao

Tính thời vụ trong kinh doanh: Với hàng hóa có tính thời vụ, doanh nghiệp cần

phải áp dụng định mức dự trữ thời vụ.

Công nghệ: Nếu công nghệ biến đổi nhanh, doanh nghiệp phải giảm thiểu dự trữ

tránh hành hóa lạc hậu.Ngược lại, nếu công nghệ ổn định, doanh nghiệp có thể nhậphàng hóa với khối lượng lớn để khai thác các ưu đãi về giá thành mua vào

Các nhân tố khác như pháp luật, thuế quan… :Các biến động về pháp luật như

cấm hoặc khuyến khích kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đếnmức dự trữ Các thay đổi về thuế và các rào cản kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến khảnăng cung ứng và giá thành mua hàng Do vậy sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu dự trữ củadoanh nghiệp

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVEGI VIỆT NAM.

2.1 Khái quát về công ty cổ phần Biovegi Việt Nam

2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Biovegi Việt Nam

- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Biovegi Việt Nam

- Tên giao dịch: Biovegi Việt Nam

- Tên viết tắt : Biovegi

- Trụ sở: Ngõ 140- Hạ Đình- Thanh Xuân- Hà Nội

- Điện thoại: (04) 37 855 444 – Fax: (04) 37 833 303

- Website: http://biovegi.com.vn

- E-mail: info.biovegi@gmail.com

Từ khi thành lập năm 2007, Biovegi đã không ngừng hoàn thiện và phát triển lớnmạnh cả về quy mô hoạt động cũng như hệ thống sản phẩm với các cột mốc quantrọng dưới đây:

• 20/12/2007: Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát ra đời với thương hiệu

Biovegi và ra mắt thị trường qua sản phẩm Rau mầm siêu sạch Biovegi công nghệNhật Bản

• 2008:Bắt đầu phân phối các sản phẩm nấm tươi Biovegi nguồn gốc Việt Nam,

Đài Loan ra thị trường

• 2009: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi và nấm quý

từ Hiệp hội nấm Hàn Quốc với sản phẩm phổ biến nhất là nấm Kim châm Hàn QuốcBiovegi

• 2013: Đưa vào thị trường các loại hoa quả nội địa tiêu biểu và hoa quả nhập

khẩu từ những thị trường lớn như Mỹ, Úc, New Zealand, Nam Phi, Canada, Chile,Peru…

• 2013: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi thương hiệu

HOKTO bao gồm nấm Bunapi, Bunashimeji và Maitake từ Hokuto – Nhà sản xuấtnấm tươi số 1 Nhật Bản

• 2014: Được lựa chọn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm Kiwi Zespri từ

New Zealand tại thị trường Việt Nam

Giám Đốc

PGĐ kinh doanh khối bán lẻ PGĐ kinh doanh khối bán buôn Trưởng phòng Marketing Trưởng BP xuất nhập khẩu Phòng tài chính- kế toán

Nhóm BH online Tổ đóng gói Kho trung yên

Ban kiểm soát

• 2014: Thành lập công ty con tại Thành phố Hồ Chí Minh với tên giao dịch là

Công ty Cổ phần Biovegi Miền nam với các sản phẩm thương hiệu Biovegi

• 11/2014: Chuyển đổi tên và loại hình công ty mẹ từ Công ty TNHH Công nghệ

xanh Hưng Phát thành Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam

Bunapi, Bunashimeji và Maitake từ Hokuto – Nhà sản xuất nấm tươi số 1 Nhật Bản

Bảng 2.1: Các sản phẩm tiêu biểu của công ty Biovegi

+Nấm linh chi núi Hàn Quốc

+ Nấm sò Việt Nam

+ Táo Envy

Mỹ loại to, nhỏ

+ Nho đỏ có hạt Nam Phi

+ Nấm đùi

gà Hàn

Quốc

+ Nấm Bunapi Nhật Bản

+ Đông trùng

hạ thảo dạng sợi

+ Nấm Yến Việt Nam

+ Táo Ambrosia Organic

+ Nho khô nguyên cành

+ Nấm Maitake + Nấm

Thượng Hoàng

+ Nấm hương Việt Nam

+ Táo Gala Independent

+ Blueberry (Việt quất)

+ Hỗn hợp nấm tươi

+ Táo Gala Royal NZ

+ Lê Hàn Quốc+ Cam Cara ruột đỏ+ Dâu tây Hàn Quốc

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Biovegi Việt Nam.