luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại công ty cổ phần pizza 4 ps

Mục đích của đề tài là làm rõ và đưa ra những giải pháp về phân tích, thiết kế hệ thống quản lý khách hàngtại công ty nhằm tạo ra công cụ hỗ trợ cho công ty trong việc quản lý khách hàng

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iii

CÁC DANH TỪ VIẾT TẮT iv

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 2

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề 2

1.1 Tầm quan trọng của đề tài 2

1.2 Ý nghĩa của đề tài 2

1.3 Tổng quan về tình hình nghiên cứu 2

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

3.1 Đối tượng nghiên cứu 4

3.2 Phạm vi nghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 4

4.2: Phương pháp xử lý dữ liệu 4

5 Kết cấu khóa luận 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 6

1.1.Một số khái niệm cơ bản 6

1.2.1 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 7

1.2.2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 7

1.2.3 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp: 8

1.3 Khái niệm chung về phân tích và thiết kế hệ thống 8

1.3.1 Quy trình phân tích, thiết kế HTTT 8

1.3.2 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: 8

1.3.3 Phân tích hệ thống: 9

1.3.4 Thiết kế hệ thống: 9

1.3.5 : Cài đặt hệ thống 9

1.3.4 Mô hình phân tích, thiết kế HTTT 11

1.4: Phân tích HTTT 11

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIZZA 4P'S 16

2.1 Giới thiệu chung về công ty 16

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIZZA 4P'S 19

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH

HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIZZA 4P'S 19

CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIZZA 4P’S 20

3.1.Mô tả bài toán 20

3.2 Phân tích hệ thống 20

3.3 Yêu cầu của hệ thống 20

3.4 Sơ đồ chức năng kinh doanh 21

3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu 22

3.6 Thiết kế 26

3.6.2 Thiết kế dữ liệu 27

3.6.3.Thiết kế giao diện 33

3.6.4 Đề xuất và kiến nghị 36

KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 1.1 Mô hình hệ thống thông tin 6

Hình 1.2 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin 11

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 16

Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ phân cấp chức năng 21

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống 22

Sơ đồ 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 23

Sơ đồ 3.4 Sơ đồ quản lý thông tin khách hàng 24

Sơ đồ 3.5 Sơ đồ quản lý hợp đồng 24

Sơ đồ 3.6 Sơ đồ quản lý giao dịch 25

Sơ đồ 3.7 Sơ đồ Tổng hợp/ Báo cáo 26

Sơ đồ 3.8 Thiết kế kiến trúc phần mềm quản lý khách hàng 27

Sơ đồ 3.9 Sơ đồ quan hệ thực thể 29

Sơ đồ 3.10 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu 30

Hình 3.11 Giao diện đăng nhập hệ thống 33

Hình 3.12 Giao diện chính của chương trình 33

Hình 3.13: Giao diện danh mục khách hàng 34

Hình 3.14 Giao diện danh mục hợp đồng 35

Hình 3.15 Giao diện danh mục giao dịch 35

Hình 3.16 Giao diện danh mục sản phẩm 36

PHẦN MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triển mộtcách mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới Ở Việt Nam, tuy rằngcông nghệ thông tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiên những bước pháttriển đó đem lại cho Việt Nam trở thành nước có tiềm năng về lĩnh vực công nghệthông tin Trong đó, phát triển hệ thống thông tin đang là thế mạnh của đất nước Vớiviệc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thông tin giúp cho công việc quản lýđược dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng các phần mềm tin học ngày càngcao và dường như đã trở thành phần không thể thiếu trong các tổ chức Việc sử dụngnhững phần mềm đó giúp tăng hiệu quả trong việc xử lý thông tin phức tạp, đem đến

sự tiện ích và nhanh chóng hiệu quả trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinhdoanh, cũng như làm hẹp không gian lưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu củangười sử dụng

Trong quá trình thực tập trong khóa học, em đã tìm hiểu về vấn đề quản lý kháchhàng tại Công ty Cổ phần Pizza 4P'S Sau khi tìm hiểu kỹ, em cũng đã có được nhữngkinh nghiệm thực tế nhất định và nắm khá vững quy trình phân tích, thiết kế một hệ

thống thông tin quản lý Qua đó em đã thực hiện đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ

thống quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Pizza 4 P'S” Mục đích của đề tài là

làm rõ và đưa ra những giải pháp về phân tích, thiết kế hệ thống quản lý khách hàngtại công ty nhằm tạo ra công cụ hỗ trợ cho công ty trong việc quản lý khách hàng,giảm bớt công việc lập sổ sách; nắm bắt nhanh, chính xác tình trạng hợp đồng vớikhách hàng; theo dõi doanh thu theo từng khách hàng từ đó có thể đem đến cho kháchhàng sự phục vụ tốt nhất, tiện lợi và hiệu quả nhất

Em xin gửi lời cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy giảng viênNguyễn Hưng Long đã giúp em rất nhiều trong quá trình hoàn thành khóa luận Emcũng xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể các thầy, các cô trong khoa Hệ Thống Thông TinKinh Tế và Thương Mại Điện Tử đã dạy bảo và truyền đạt những kiến thức bổ íchgiúp em tự tin và sẽ là hành trang trong cuộc sống sau này

Em xin chân thành cảm ơn

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề.

1.1 Tầm quan trọng của đề tài

Tại các doanh nghiệp cho thấy hiện trạng công tác tổ chức thông tin liên quankhách hàng hiện thời cho thấy:

- Số khách hàng, đối tác, hợp đồng, giao dịch tăng nhanh Các thông tin nàykhông được kết nối một cách logic với nhau, việc tìm kiếm các thông tin liên quan tớinhau là rất khó và tốn rất nhiều thời gian

- Công tác tổ chức quản lý thông tin liên quan khách hàng, ở góc độ tin học hóa,

là chậm đổi mới với các loại hình công tác quản lý chuyên môn khác

Mặc dù đã được trang bị một hệ thống quản lý nhưng phương pháp làm việc chủyếu vẫn là làm thủ công với giấy và bút

Tình trạng thông tin, số liệu thiếu chính xác, không đầy đủ Một trong nhữngnguyên nhân của tình trạng trên việc không cập nhật thông tin cá nhân thường xuyên

và đặc biệt là tầm nhìn dường như họ cảm thấy không có ảnh hưởng gì đến công việchiện tại, bởi thế người ta không cảm thấy sự cần thiết của việc quản lý hồ sơ và bổsung thông tin

Với tình trạng như đã phản ánh ở trên, để có được những thông tin trên diện rộngthì việc lấy thông tin từ hồ sơ lưu trữ là chuyện bất khả thi Nghiên cứu cải tiến cơ cấu

tổ chức, hoạch định chính sách trên là việc rất khó khăn vất vả Trong tình hình nhưvậy, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức, quản lý thông tin kháchhàng là việc làm hết sức cấp thiết để thực hiện tốt các chiến lược kinh doanh củadoanh nghiệp

1.2 Ý nghĩa của đề tài

Việc xây dựng hệ thống quản trị khách hàng giúp đem lại rất nhiều lợi ích chocông ty:

Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp

- Hỗ trợ quy trình ký kết hợp đồng với khách hàng

+Hoạt động ký kết hợp đồng

+Hỗ trợ dịch vụ sau khi ký hợp đồng

- Nâng cao năng suất ,hiệu quả công việc

- Trợ giúp quá trình ra quyết định

1.3 Tổng quan về tình hình nghiên cứu

- Tình hình nghiên cứu trong nước

Việc nghiên cứu về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàngđược trình bày trong một số đề tài sau

Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Hoài Nam, lớp Tin 44B, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2007, với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Tư vấn & Phát triển Công nghệ Thăng Long” Đề tài đã đưa ra một số lý luận về hệ thống thông tin, phân tích hệ thống thông

tin Đã đánh giá được thực trạng và tầm quan trọng của hệ thống quản lý khách hàng,

… Từ đó tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tạiCông ty Cổ phần Thăng Long

Luận văn tốt nghiệp của Lê Thị Trang, lớp D55T, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Bách khoa Hà Nội, 2010, với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam” Đề tài đánh giá đúng thực trạng quản lý

khách hàng tại công ty, đưa ra các khái niệm và trình bày chức năng, các bộ phận cấuthành của hệ thống thông tin Qua đó tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống quản lýkhách hàng tại doanh nghiệp thực tập

- Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Trên thế giới tình hình nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý khách hàng rất pháttriển như:

Tác giả Anthony I Wasserman với nghiên cứu có tựa đề “ information system desing metholody “ Đề tài nghiên cứu phân tích tầm quan trọng , cần thiết của việc

phân tích thiết kế và phát triển một hệ thống thông tin , tác giả đưa ra những lý do thúcđẩy việc khảo sát tìm hiểu , tiếp cận một số công cụ kỹ thuật kết hợp với nhữngphương pháp quản lý , tổ chức, hỗ trợ trong công việc thiết kế phần mềm và cách thứcphát triển hệ thống thông tin quản lý một cách hiệu quả

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài được tiến hành nghiên cứu với các mục tiêu chính:

- Nghiên cứu tổng quan về Công ty cổ phần Pizza 4P'S cũng như tình hình ứngdụng CNTT tại công ty

- Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lýkhách hàng tại Công ty cổ phần Pizza 4P’S

- Phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin quản lý khách hàng tạiCông ty cổ phần Pizza 4P’S

- Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần Pizza4P’S

- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý khách hàng tại Công ty cổphần Pizza 4P’S

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Tổ chức hoạt động quản lý khách hàng tại công ty Nghiên cứu ứng dụng cácphương pháp và công cụ phân tích, thiết kế một HTTT hiện đại vào trong việc xâydựng HTTT quản lý khách hàng ở cơ sở thực tập

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu trong quy mô doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Cổ phần Pizza4P'S

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp thu thập dữ liêu thứ cấp: qua các báo cáo kinh doanh , tài liệuthống kê, các báo cáo khoa học đã thực hiện , qua mạng internet

-Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

+Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

+Phương pháp phỏng vấn

4.2: Phương pháp xử lý dữ liệu

+ Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp

Sau khi tiến hành phỏng vấn cần phân loại các thông tin thu được theo từng mụcnội dung sau

- Kiểm chứng độ tin cậy của thông tin

- Xem xét độ hợp lệ của thông tin đối với nghiên cứu

+ Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp

Sau khi thu thập các tài liệu thứ cấp cần tiến hành phân loại theo các dạng:

- Tài liệu cung cấp các cơ sở lý thuyết

- Tài liệu có tính chiến lược

- Tài liệu báo cáo kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn

- Tài liệu tham khảo dạng hội thảo, hội nghị và các bài đánh giá, phân tích vềcông ty

Việc phân loại sẽ giúp đưa ra những nội dung cơ bản của từng loại tài liệu để làmcăn cứ phân tích

Tiến hành tổng hợp và so sánh

Cách phân tích dữ liệu và trình bày kết quả

Đưa ra các đánh giá tổng quát, đánh giá chung với các thống kê, mô tả

Đưa ra các biểu đồ, đồ thị, hình vẽ minh họa dựa trên số liệu thu thập được

So sánh mối liên hệ giữa các đại lượng để đưa ra những đánh giá sâu hơn và rút

ra kết luận

5 Kết cấu khóa luận

Ngoài lời cảm ơn , phần mở đầu khóa luận gồm các chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và thực trạng hệ thống

thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Pizza 4P’s

Chương 2: GIới thiệu về Công ty cổ phần Pizza 4P'S và thực trạng việc quản lý

khách hàng tại Công ty Cổ phần Pizza 4P’s

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty

Cổ phần Pizza 4P’s

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN

1.1.Một số khái niệm cơ bản

- Thông tin: Được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhậnđược làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiệnmối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

- Hệ thống thông tin : Là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông

tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường (Giáo trình Quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp,Trường Đại học Thương mại).

Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thù riêng,tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định HTTT được thực hiện bởi conngười, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của HTTTtrong doanh nghiệp là xử lý các thông tin trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận nhưthông tin kinh doanh, thông tin quản lý, khách hàng,… Ta hiểu xử lý thông tin là tậphợp những thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp

sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc

có dạng đồ họa…

- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệthống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con

người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định

- Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định

Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và ra quyết định

Hình 1.1 Mô hình hệ thống thông tin

(Giáo trình hệ thống thông tin kinh tế )

Hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thuthập dữ liệu đưa vàoTrong hệ thống xử lý Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với

Kho dữ liệu

quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích(Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống

1.2.1 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng,con người

Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống

mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT Phần cứng trongHTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin

Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ

lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặcgiải quyết một bài toán nào đó

Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp

các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sựquản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiềungười sử dụng khác nhau Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chứcmột cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễdàng, thuận tiện và nhanh chóng

Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau

thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.Hệ thốngmạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống Hệ thống mạng truyền thông chophép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng cácphương tiện điện tử Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thốngnhất và tập trung

Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT Đây

là thành phần quan trọng nhất của một HTTT Trong một HTTT phần cứng và phầnmềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định Conngười là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý Côngtác quản trị quản lý HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất

1.2.2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức

Một HTTT bao gồm các chức năng

+ Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách có hệ thống , nhữngthông tin có ích được cấu trúc hóa để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiệntin học

+ Thay đổi sửa chữa , tiến hành thanh toán trên các nhóm chỉ tiêu Tạo ra cácthông tin mới

+ Phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của conngười.

1.2.3 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp:

- HTTT kế toán: Là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý nhằmthu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính

- HTTT Marketing: Một hệ thống bao gồm con người, thiết bị và các thủ tục đểthu thập, phân loại, phân tích, đánh giá và phân phối các thông tin cần thiết, chính xác

và kịp thời cho các nhà ra quyết định Marketing"

- HTTT kinh doanh và sản xuất: Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch,

tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng quản lý khác đối vớicác hệ thống SXKD

+ Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện sản xuất và biếnđổi nguyên vật liệu thành sản phẩm

+Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưunhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… →sản phẩm với chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất

- HTTT quản trị nguồn nhân lực

+Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý

+Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguôn nhânlực

+Cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực

Cung cấp thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ+Cung cấp thông tin về sự biến động của nguồn nhân lực

1.3 Khái niệm chung về phân tích và thiết kế hệ thống.

Lý thuyết về phân tích thiết kế HTTT trích từ giáo trình “phân tích và thiết kếHTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội:

1.3.1 Quy trình phân tích, thiết kế HTTT.

Quy trình gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích

hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống

1.3.2 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án:

Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin,tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũtrong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới

Công việc thực hiện:

 Khảo sát hệ thống đang làm gì

 Đưa ra đánh giá về hiện trạng

 Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

 Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.

 Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian vànhững ràng buộc khác

1.3.3 Phân tích hệ thống:

Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giaiđoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu)

Công việc thực hiện:

Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

Công việc thực hiện:

Thiết kế tổng thể

Thiết kế giao diện

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế phần mềm

1.3.5 : Cài đặt hệ thống

Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:

Bước 1 : Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi hệ thống cũ thành hệ thống mới là

một bài toán rất phức tạp, ta phải chuyển đổi 4 thành phần chính của hệ thống đó là:

 Con người trong hệ thống

 Máy móc, trang thiết bị

 Quy trình thông qua các quyết định quản lý

 Hệ thống biểu mẫu được sử dụng trong các quy trình quản lý

Chính vì vậy phải lập kế hoạch tỷ mỉ, phải bao quát tất cả

 Bao gồm các nội dung sau:

+Phần cứng

+Phần mềm

+Cơ sở dữ liệu

+Công nghệ quản lý

+Biểu mẫu trong hệ thống thông tin quản lý

+Các phương pháp truyền đạt thông tin trong hệ thống

+Các phương thức lưu trữ thông tin

+ Tác phong của lãnh đạo và các nhân viên quản lý

Bước 2: Biến đổi dữ liệu

Dữ liệu của 2 hệ thống cũ và mới thường không tương thích nhau về phươngthức lưu trữ, cũng như cách thu thập do đó dễ sai sót khi biến đổi dữ liệu Quy trìnhbiến đổi dữ liệu như sau:

- Xác định chất lượng của dữ liệu

- Làm ổn định dữ liệu và tổ chức những thay đổi sao cho phù hơn

- Tổ chức và đào tạo đội ngũ thực hiện công việc biến đổi dữ liệu

- Lập lịch, thời gian của quá trình biến đổi dữ liệu

- Tiến hành quá trình biến đổi dữ liệu dưới sự chỉ đạo thống nhất

- Kiểm tra việc kiểm tra dữ liệu được đưa vào tài liệu gốc

- Thực hiện những thay đổi lần cuối cùng trong các tệp dữ liệu Nếu trong hệthống cũ có các tệp dữ liệu thì tốt nhất tổ chức biến đổi các tệp dữ liệu này trước, sau

đó mới đến các tệp mới, chuyển từ phương thức thủ công sang

 Thực hiện kiểm chứng cuối cùng để đảm bảo các tệp dữ liệu đã biến đổi phùhợp với các yêu cầu của hệ thống mới

Bước 3

Huấn luyện

 Huấn luyện chu đáo tất cả các nhân viên tham gia hệ thống

Bước 4 : Các phương pháp cài đặt

+Phương pháp chuyển đổi trực tiếp

+Phương pháp hoạt động song song

+Phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm

+Phương pháp chuyển đổi bộ phận

Bước 5: Biên soạn tài liệu về hệ thống.

Tài liệu hướng dẫn gồm

+Trang đầu tiên- trang nhan đề: tên phần mềm, tác giả, địa chỉ liên lạc, nơi làmviệc của tác giả, ngày sản xuất

+Phần mục lục: nêu nội dung chính của các chương mục

+Tóm tắt hệ thống: trình bày ngắn gọn các vấn đề chủ yếu của phần mềm: quytrình thao tác của hệ thống, mô tả toàn bộ hệ thống, mô tả hoạt động của các bộ phậnliên quan, kiểm soát phần mềm, tài liệu đầu vào ở trong máy tính, thiết kế giao diệnmàn hình, mô tả cách sử dụng, cách sửa chữa do nhầm lẫn, giải thích thông báo lỗitrong chương trình

1.3.4 Mô hình phân tích, thiết kế HTTT

Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic

Áp dụng phương thức biến đổi:

- Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũsang mô tả logic của hệ thống cũ

- Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũsang mô tả logic của hệ thống mới

Bằng cách trả lời:

- Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào? làm gì?

- Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì? làm việc như thế nào?

( Giáo trình HTTT, 2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân).

Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệthống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khókhăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại

Phân tích HTTT gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu

Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào?

Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng:

Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhắm đến thực hiện một côngviệc nhất định

Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếptục phân rã bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sửdụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng

Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc

cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

+ Thành phần:

Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Kí hiệu:

Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu

bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con

Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng vớinhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài

+ Thành phần:Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ

hay tiến trình xử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từđầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới.Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng Tên chức năng làmột động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ)

Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức

Tên luồng dữ liệu

Kho dữ liệu: Các thông tin cần lưu giữ lại tại kho trong một khoảng thời gian, để

sau đó có thể truy nhập vào để trích xuất thông tin dữ liệu

Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho Tên kho là danh từhoặc là danh sách thuộc tính

Tên kho dữ liệu

Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực

nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thôngtin với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống,định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài Tên tác nhân ngoài

là một danh từ

Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô

tả ở trang khác của biểu đồ

Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong Têntác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ)

Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ ngữ cảnh: Biểu đồ ngữ cảnh biểu diễn hệ thống ở mức cao nhất Trongbiểu đồ này chỉ gồm ba loại thành phần

- Một tiến trình duy nhất mô tả toàn hệ thống, trong đó có tên hệ thống và có chỉ

số là 0

- Các tác nhân bên ngoài

- Các luồng dữ liệu giữa tác nhân và hệ thống mô tả sự tương tác giữa hệ thốngvới môi trường Biểu đồ ngữ cảnh cho ta một cái nhìn tổng quát về hệ thống trong môitrường của nó Các tác nhân của hệ thống cần phải xác định đầy đủ Sự thiểu các tácnhân sẽ là nguyên nhân là cho hệ thống được xây dựng không có khả năng hoạt độngtốt trên thực tế

Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ranội dung chính của hệ thống

Tên tác nhân ngoài

Tên tác nhân trong

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ

đồ Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức2…

Sơ đồ thực thể liên kết E –R:

Mô hình thực thể liên kết là mô hình hóa thế giới thực dưới dạng một tập hợp cáckiểu thực thể, mỗi kiểu này được định nghĩa bởi một tập hợp các kiểu thuộc tính Cáckiểu thực thể được kết nối với nhau bởi các kiểu liên kết

Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:

Thực thể: Các thực thể là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổnđịnh trong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin

Các thuộc tính là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một thựcthể Một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể được gọi là một khóa nếugiá trị của nó cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau

Kiểu thực thể là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứkhông phải là bản thân thông tin

Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồntại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy kháiniệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể.Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết cho biết

số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của mộtthực thể khác Có ba kiểu liên kết:

Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thựcthể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại

Ví dụ

Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thựcthể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứngvới một thực thể kiểu A

Nhân viên

Ví dụ: Thực thể

nn

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIZZA 4P'S

2.1 Giới thiệu chung về công ty

Tên giao dịch: Pizza 4P'S corp

 Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh

 Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh

 Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động

 Kinh doanh nông trại

 Chăn Nuôi

 Chế biến các chế phẩm từ sữa

Giới thiệu về cơ cấu tổ chức

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

Bộ máy hoạt động của công ty có trụ sở chính đặt tại 3 thành phố tại Việt Nam:

Hà Nội, Sài Gòn, Đà Nẵng ngoài ra trụ sở chính còn được đặt tại Nhật Bản, Thái Lan,Malaysia, Ấn Độ

+ Quá trình hình thành và phát triển

Thời gian ra đời vào năm 2011

Địa điểm Lê Thánh Tôn Quận 1 Thành Phố Hồ Chí Minh

Nhà hàng nhanh chóng trở thành một trong những nhà hàng được yêu thích nhấttrong tổng số 5,000 nhà hàng tại Việt Nam, theo chuyên trang ẩm thực Foody.vn.Những tạp chí danh tiếng như Forbes và New York Times cũng có bài viết về nhàhàng Word Magazine, tạp chí dành cho người nước ngoài lớn nhất tại Việt Nam, đánhgiá Pizza 4P’s là nhà hàng số 1 Việt Nam

Để nâng cao chất lượng món ăn, Pizza 4P’s bắt đầu tự sản xuất những loại phomát tươi ngon của chính mình tại Đà Lạt Đáp ứng sự yêu thích và ủng hộ ngày càngtăng của khách hàng, công ty đã và đang không ngừng mở rộng quy mô Hiện tại,Pizza 4P’s đang sở hữu 3 nhà hàng tại Việt Nam, trong đó 1 nhà hàng ở Hà Nội và 2nhà hàng ở TP Hồ Chí Minh

Trong năm 2015, 2016, 2017 Công ty mở thêm nhiều nhiều chi nhánh khác ởViệt Nam cũng như Đông Nam Á Không dừng lại ở một nhà hàng địa phương, Pizza4P’s sẽ mở rộng ở quy mô toàn cầu

+ Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong các năm gần đây

Từ lúc chỉ có 10 nhân viên, hiện công ty có khoảng 700 nhân viên người Việtlàm việc toàn thời gian và 13 nhân viên người Nhật, trong đó có 5 người Nhật nằmtrong các vị trí quản lý

70% khách hàng là người Việt và 30% là khách ngoại quốc

Ngoài việc tự chế biến ra pho mát, Pizza 4P's cũng thuê nhà nông người Việttrồng các loại rau sạch và hữu cơ như rau rocket và xà lách Công ty cũng bán một sốpho mát cho các khách sạn và nhà hàng khác

"Năm 2016 nhà hàng có doanh thu là 7.5 triệu đô la, năm 2017 nhà hàng códoanh thu là 15 triệu đô la và năm 2018 nhà hàng dự kiến có doanh thu 22 triệu đô la