Bài giảng Tập huấn công tác soạn thảo văn bản

Bài giảng Tập huấn công tác soạn thảo văn bản giới thiệu về các hình thức văn bản; văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính (phạm vi và đối tượng áp dụng, phông chữ trình bày văn bản, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản).

TẬP HUẤN CƠNG TÁC  SOẠN THẢO VĂN BẢN NỘI DUNG TRÌNH BÀY MỘT SỐ NỘI DUNG TRỌNG TÂM CỦA: 1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của  HĐND,  UBND năm 2004; 2. Nghị định 91/2006/NĐ­CP ngày 06.9.2006 của Chính phủ; 3.  Nghị  định  09/2010/NĐ­CP  ngày  08.02.2010  của  Chính  phủ  sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ­CP; 4.  Nghị  định  110/2004/NĐ­CP  ngày  08.4.2004  của  Chính  phủ  về cơng tác văn thư;  5.  Thơng  tư  số  01/2011/TT­BNV  ngày    19  tháng  01  năm  2011  Hướng  dẫn  về  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình  bày  văn  bản  hành chính; 6.  Quyết  định  số  17/2007/QĐ­UBND  ngày  05.02.2007  của  UBND Thành phố HCM quy định về trình tự, thủ tục ban  hành VBQPPL của UBND các cấp tại TPHCM CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN 1.  Văn  bản  quy  phạm  pháp  luật 2. Văn bản hành chính 3. Văn bản chuyên ngành  4. Văn bản của tổ chức chính  trị, tổ chức chính trị ­ xã hội  VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT (Lưu  ý:  VB QPPL vẫn  áp  dụng  theo  Thơng  tư  liên  tịch  số  55/2005/TTLT­ BNV­VPCP ) Phòng Tư pháp Thơng tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV Văn bản hành chính (Theo Khoản 2, Điều 1 Nghị định  09/2010/NĐ­CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ) Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt),  chỉ  thị,  quy  chế,  quy  định,  thơng  cáo,  thơng  báo,  hướng  dẫn,  chương  trình,  kế  hoạch,  phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản,  tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, bản  ghi  nhớ  bản  cam  kết,  bản  thoả  thuận,  giấy  chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy  giới  thiệu,  giấy  nghỉ  phép,  giấy  đi  đường,  giấy  biên  nhận  hồ  sơ,  phiếu  gửi,  phiếu  Văn bản hành chính (Theo Thơng tư số 01/2011/TT­BNV ngày  19.01.2011)   1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 2. Phơng chữ trình bày văn bản 3. Khổ giấy 4. Kiểu trình bày 5. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy  A4)  6. Thể thức văn bản  7. Kỹ thuật trình bày văn bản  Phòng Tư pháp Thơng tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV 1. Phạm vi và đối tượng áp  dụng ­ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình  bày  văn  bản  hành  chính  và  bản  sao  văn  bản;  ­  Được  áp  dụng  đối  với:  các  cơ  quan  nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội ­  nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực  lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung  là cơ quan, tổ chức) Phòng Tư pháp Thơng tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV 2. Phơng chữ trình bày văn bản  Phơng chữ sử dụng trình bày văn bản trên  máy  vi  tính  là  phơng  chữ  tiếng  Việt  của  bộ  mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam  TCVN 6909:2001 Hiện  nay  thống  nhất  sử  dụng  phơng  chữ Times New Roman Phòng Tư pháp Thơng tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV 3. Khổ giấy ­  Văn  bản  hành  chính  được  trình  bày  trên  khổ  giấy  khổ A4 (210 mm x 297 mm).  ­  Các  văn  bản  như  giấy  giới thiệu, giấy biên nhận hồ  sơ,  phiếu  gửi,  phiếu  chuyển  được  trình  bày  trên  khổ  giấy  A5 (148 mm x 210 mm) hoặc  trên  giấy  mẫu  in  sẵn  (khổ  A5).  Phòng Tư pháp Thơng tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV 4. Kiểu trình bày Văn bản hành chính được trình bày theo  chiều  dài  của  trang  giấy  khổ  A4  (định  hướng bản in theo chiều dài) Trường  hợp  nội  dung  văn  bản  có  các  bảng,  biểu  nhưng  khơng  được  làm  thành  các phụ lục riêng thì văn bản có thể được  trình  bày  theo  chiều  rộng  của  trang  giấy  (định hướng bản in theo chiều rộng).  Phòng Tư pháp Thơng tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ­CP  ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP ngày  08.02.2010 của Chính phủ về cơng tác văn thư) 5.  “Bản  trích  sao”  là  bản  sao  một  phần  nội dung của văn bản và được trình bày theo  thể  thức  quy  định.  Bản  trích  sao  phải  được  thực hiện từ bản chính; CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ­CP  ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP ngày  08.02.2010 của Chính phủ về cơng tác văn thư) 6.  “Bản  sao  lục”  là  bản  sao  đầy  đủ,  chính  xác  nội  dung  của  văn  bản,  được  thực  hiện  từ  bản  sao  y  bản  chính  và  trình  bày theo thể thức quy  định; CÁC DẠNG VĂN BẢN: *    Bản  sao  y  bản  chính,  bản  trích  sao  và  bản  sao  lục  được  thực  hiện  theo  đúng  quy  định  tại  Nghị  định  này  có  giá  trị  pháp  lý  như  bản  chính.  CÁC DẠNG VĂN BẢN: Bản sao chụp cả  dấu  và  chữ  ký  của  văn  bản  không  được  thực  hiện  theo  đúng  thể  thức  quy  định  tại  khoản  2  của  Điều  này,  chỉ  có  giá  trị  thơng  tin,  tham khảo.  CHUYỂN PHÁT VÀ ĐÍNH CHÍNH VĂN BẢN (Theo Điều 18  Nghị định 110/2004/NĐ­CP và Nghị định 09/2010/NĐ­CP) 1.  Văn  bản  đi  phải  được  hoàn  thành  thủ  tục  văn  thư  và  chuyển  phát  ngay  trong  ngày  văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày  làm việc tiếp theo.  2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi  nhận  bằng  Fax  hoặc  chuyển  qua  mạng  để  thơng tin nhanh CHUYỂN PHÁT VÀ ĐÍNH CHÍNH VĂN BẢN (Theo Điều 18  Nghị định 110/2004/NĐ­CP và Nghị định 09/2010/NĐ­CP) 3.  Văn  bản  đã  phát  hành  nhưng  có  sai  sót  về  nội  dung  phải  được  sửa  đổi,  thay  thế  bằng  văn  bản  có  hình thức tương đương của  cơ  quan,  tổ  chức  ban  hành  văn bản.  CHUYỂN PHÁT VÀ ĐÍNH CHÍNH VĂN BẢN (Theo Điều 18  Nghị định 110/2004/NĐ­CP và Nghị định 09/2010/NĐ­CP) Văn  bản  đã  phát  hành  nhưng  có  sai  sót  về  thế  thức, kỹ thuật trình bày, thủ  tục  ban  hành  phải  được  đính  chính  bằng  văn  bản  hành  chính  của  cơ  quan,  tổ  chức ban hành văn bản  LƯU VĂN BẢN  (Theo Khoản 8, Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP) "1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản  gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản  chính lưu trong hồ sơ.  2.  Bản  gốc  lưu  tại  Văn  thư  cơ  quan,  tổ  chức  phải  được  đóng  dấu  và  sắp  xếp  theo  thứ tự đăng ký"  LẬP HỒ SƠ  (Theo Khoản 7, 8, Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ­CP) 7. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có  liên  quan  với  nhau  về  một  vấn  đề,  một  sự  việc,  một  đối  tượng  cụ  thể  hoặc  có  một  (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại  văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;  thời  gian  hoặc  những  đặc  điểm  khác,  hình  thành  trong  q  trình  theo  dõi,  giải  quyết  cơng  việc  thuộc  phạm  vi  chức  năng,  nhiệm  vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một  cá nhân; LẬP HỒ SƠ  (Theo Khoản 7, 8,  Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ­CP)  “Lập  hồ  sơ”  là  việc  tập  hợp  và  sắp  xếp  văn  bản,  tài  liệu  hình  thành  trong  q  trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ  sơ  theo  những  nguyên  tắc  và  phương  pháp  nhất định LẬP HỒ SƠ  (Theo Điều  21 Nghị định 110/2004/NĐ­CP) 1. Nội dung việc lập hồ  sơ hiện hành bao gồm: a) Mở hồ sơ; b) Thu thập, cập nhật văn  bản, tài liệu hình thành trong  q trình theo dõi, giải quyết  cơng việc vào hồ sơ; c)  Kết  thúc  và  biên  mục  hồ sơ LẬP HỒ SƠ  (Theo Điều  21 Nghị định 110/2004/NĐ­CP) 2.  Yêu  cầu  đối  với  mỗi  hồ  sơ  được  lập: a)  Hồ  sơ  được  lập  phải  phản  ánh  đúng  chức  năng,  nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự  liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn  biến của sự việc hay trình tự giải quyết cơng việc; c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá  trị bảo quản tương đối đồng đều Thể thức bản sao (Điều 16, Thơng tư số  01/2011/TT­BNV ngày 19/01/2011) gồm: 1.  Hình  thức  sao  (“SAO  Y  BẢN  CHÍNH”  hoặc  “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”) 2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản  3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng  ký  được  đánh  chung  cho  các  loại  bản  sao  do  cơ  quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản  sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản  sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi  bằng chữ số  Ả­rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu  năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Thể thức bản sao (Điều 16, Thông tư số  01/2011/TT­BNV ngày 19/01/2011) 4.  Các  thành  phần  thể  thức  khác  của  bản  sao  văn  bản  gồm  địa  danh  và  ngày,  tháng,  năm  sao;  quyền  hạn,  chức  vụ,  họ  tên  và  chữ  ký  của  người  có  thẩm  quyền;  dấu của cơ quan, tổ chức sao  văn  bản  và  nơi  nhận  được  thực  hiện  như  văn  bản  hành  Thực hành Cám ơn các đồng chí đã chú ý theo dõi.  Chúc các đồng chí sẽ thực hiện tốt  cơng tác soạn thảo văn bản Phòng Tư pháp Thơng tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV ... 08.02.2010 của Chính phủ về cơng tác văn thư) 1.  Bản thảo văn bản   là  bản được  viết  hoặc  đánh  máy,  hình  thành  trong  quá  trình  soạn thảo một  văn bản của  cơ quan, tổ chức; CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ­CP ... hành VBQPPL của UBND các cấp tại TPHCM CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN 1.  Văn bản quy  phạm  pháp  luật 2. Văn bản hành chính 3. Văn bản chun ngành  4. Văn bản của tổ chức chính  trị, tổ chức chính trị ­ xã hội  VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT... bằng  văn bản hành  chính  của  cơ  quan,  tổ  chức ban hành văn bản LƯU VĂN BẢN  (Theo Khoản 8, Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP) "1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản