Bài giảng học phần Tin học ứng dụng - Chương 2: Cơ sở dữ liệu trong excel. Nội dung cụ thể trong chương này gồm có: Khái niệm cơ sở dữ liệu, tạo lập cơ sở dữ liệu, sắp xếp dữ liệu, trích lọc dữ liệu, kiểm tra dữ liệu khi nhập, tạo lập báo cáo động với pivot table. Mời các bạn cùng tham khảo.
Trường Đại học Vinh Khoa Công nghệ Thông tin o0o Chương CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2.1 Khái niệm sở liệu 2.2 Tạo lập sở liệu 2.3 Sắp xếp liệu 2.4 Trích lọc liệu 2.5 Kiểm tra liệu nhập 2.6 Tạo lập báo cáo động với Pivot Table 01/10/2015 2/ 38 Cơ sở liệu (CSDL) tập hợp thông tin, liệu đựơc tổ chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác, truy cập nhanh chóng Dòng dùng để chứa tên vùng tin hay gọi trường (Field) CSDL Tên vùng tin phải kiểu chuỗi Những dòng dùng để chứa nội dung CSDL Mỗi dòng gọi mẩu tin hay ghi (Record) 01/10/2015 3/ 38 Các bước ◦ Nhập tên trường hàng bảng tính Các tên trường (ví dụ Họ Tên, Địa Chỉ, Điện Thoại, ) tiêu đề cột sở liệu Không để hàng trắng sau tên trường ◦ Chọn vùng tên trường định dạng ví dụ chọn chữ đậm, nghiêng hay chọn Font chữ to để làm bật trường với ghi ◦ Nhập ghi (như thông tin khách hàng) tên trường, ghi hàng Chú ý: Chúng ta dùng lệnh bảng tính bình thường để hiệu chỉnh định dạng sở liệu 01/10/2015 4/ 38 Bật công cụ Form: Vào File/ Options, xuất hộp thoại: 01/10/2015 5/ 38 Chọn mục Quick Access Toolbar / All commands Sau chọn mục Form Add sang phía bên Chọn Ok Lúc Quick Access xuất biểu tượng Form Trong file Exel ta có sẵn mẫu trường bảng sau: STT SBD Họ tên Khoa Bơi đen dòng tiêu đề bảng Click biểu tượng Form công cụ để nhập liệu 01/10/2015 6/ 38 Hộp thoại nhập liệu: + Find Prev: tìm liệu trước + Find Next: Tìm liệu + Criteria: Điều kiện 01/10/2015 7/ 38 Tính data form cung cấp cách thuận lợi để chèn, xố tìm ghi Bạn chèn, xố trực tiếp bảng tính Các bước: Chọn ô CSDL, sau gọi Form Nhấn nút New, sau nhập ghi vào hộp văn Lặp lại bước cho ghi bạn muốn thêm Nhấn Close kết thúc Các ghi thêm nối vào CSDL Bạn xếp lại ghi theo trật tự khác Chú ý: Để không ghi ghi vừa nhập, nhấn nút Restore 01/10/2015 8/ 38 Bạn xố trực tiếp bảng tính sử dụng data form để tìm đến xố ghi cụ thể Các bước Để xoá ghi sử dụng data form, chọn ô CSDL; sau gọi Data, Form Nhấn nút Find Next hay Find Prev tới ghi cần xoá, nhấn Delete Khi cửa sổ cảnh báo xuất hiện, nhấn OK để xoá ghi (Nhớ bạn Undo ghi bị xoá) Nhấn nút Close để quay lại bảng tính Chú ý: Để xố trực tiếp ghi từ bảng tính, nhấn chuột phải lên tiêu đề hàng có chứa ghi cần xố chọn Delete 01/10/2015 9/ 38 Khi cần tìm ghi cụ thể, bạn dùng data form để tìm Chỉ cần nhập tiêu chuẩn tìm kiếm Excel tìm ghi thoả mãn tiêu chuẩn Các bước Chọn CSDL; sau gọi Form Nhấn nút Criteria; sau nhập tiêu chuẩn cần tìm hay nhiều hộp văn Excel tìm ghi thoả mãn tiêu chuẩn Nhấn Find Next gặp ghi cần tìm, để khỏi Form nhấn nút Close 01/10/2015 10 /3 Yêu cầu nhập thông tin vào bảng dựa vào điều kiện bảng 2, sử dụng kiểm tra liệu nhập vào: 01/10/2015 22 /3 B1: Bơi đen F6 F7, sau đặt tên cho địa chỉ, ví dụ: ngành B2: Bôi đen ô từ G6 đến G8, đặt tên cho địa chỉ, ví dụ: TCNH B3: Bôi đen ô từ H6 đến H9, đặt tên cho địa chỉ, ví dụ: QTKD B4: Bôi đen vùng cần điền từ B6 đến B9 (cột Ngành), vào Data/ Data Validation, xuất hộp thoại: 01/10/2015 23 /3 Allow: Chọn List Source: gõ dấu =, sau bơi đen vùng từ F6 đến F7 (hoặc gõ vào chữ ngành) 01/10/2015 24 /3 B5: Bôi đen vùng cần điền từ C6 đến C9 (cột Chuyên ngành), vào Data/ Data Validation, xuất hộp thoại: Trong Allow, chọn List Gõ vào phần Source =if(b6=“TCNH”,indirect($f$6),indirect($f$7)) 01/10/2015 25 /3 Kiểm tra liệu nhập vào ô A3 thỏa mãn điều kiện số nguyên khoảng từ 30 đến 60 Kiểm tra liệu nhập vào ô B3 thỏa mãn điều kiện số nguyên khoảng khoảng từ 30 đến 60 01/10/2015 26 /3 Excel cho phép tạo báo cáo thống kê công cụ Pivot Table Ví dụ: Cho bảng liệu sau 01/10/2015 27 /3 Dữ liệu thể danh sách chi tiết bán hàng công ty bán sản phẩm hàng rau củ quả, thông tin chi tiết đơn hàng mô tả ngắn sau: dòng thể thơng tin bán sản phẩm, ví dụ Banana (chuối), sản phẩm banana thuộc loại hàng hóa định vegetables (đồ rau củ quả), có số tiền bán định (amount) cho đơn hàng bán vào ngày (date) đất nước (country) 01/10/2015 28 /3 Hãy bảo đảm liệu bạn có tiêu đề cột tiêu đề bảng khơng có hàng trống Hãy bấm vào phạm vi ô bảng Nhấn vào biểu tượng PivotTable menu Insert 01/10/2015 29 /3 Một cửa sổ lên, bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo pivot table theo chế độ mặc định excel 01/10/2015 30 /3 Bảng PivotTable Đầu tiên để tính tổng số tiền bán sản phẩm, bạn làm theo bước ◦ Kéo cột Product vào vùng Row Labels ◦ Kéo cột Amount vào vùng Values area ◦ Kéo cột Country vào vùng Report 01/10/2015 31 /3 01/10/2015 32 /3 Ngồi chức tính tổng dòng theo nhóm đó, kết tính tổng số tiền theo sản phẩm, bạn tùy chỉnh thành đếm số lượng hóa đơn có bán sản phẩm bên Đếm số lượng hóa đơn có chứa theo sản phẩm Nhấn chuột chọn vào giá trị tính tổng Sum of Amout chọn Value Field Setting 01/10/2015 33 /3 01/10/2015 34 /3 01/10/2015 35 /3 Sau nhấn OK, kết bên sản phẩm Apple (táo) có 16 hóa đơn tổng số 28 hóa đơn 01/10/2015 36 /3 ... niệm sở liệu 2.2 Tạo lập sở liệu 2.3 Sắp xếp liệu 2.4 Trích lọc liệu 2.5 Kiểm tra liệu nhập 2.6 Tạo lập báo cáo động với Pivot Table 01/10/2015 2/ 38 Cơ sở liệu (CSDL) tập hợp thông tin, liệu. .. Lọc liệu tự động (Filter): Dùng để lọc liệu theo tiêu chuẩn Chọn cột liệu cần lọc Chọn tab Home Sort & Filter Filter Chọn mũi tên cột liệu để lọc Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống: Dữ. .. xuống: Dữ liệu số 01/10/2015 15 /3 Dữ liệu ký tự Thứ tự ưu tiên lọc theo cột từ trái phải Hủy bỏ lọc thiết lập ◦ Chọn tab Home Sort & Filter Filter Clear 01/10/2015 16 /3 o Lọc liệu nâng