Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 7: Cơ sở dữ liệu trong Excel được biên soạn với các kiến thức đó là cơ sở dữ liệu; sử dụng form để nhập dữ liệu; quy định dữ liệu khi nhập; sử dụng autofilter, Advanced filter; sắp xếp cơ sở dữ liệu; chức năng subtotal...
CHƯƠNG 7.1 CƠ SỞ DỮ LIỆU Cơ sở liệu Excel gồm: • Trường (Field): thuộc tính đối tượng Ví dụ: Họ tên, Giới tính, Ngày sinh, HSL, …vv • Bản ghi (Record): giá trị trường tương ứng Ví dụ: Nguyễn Văn A, Nam, 23/04/1978, 3.67, …vv 7.2 SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU 7.2.1 Hiển thị chức FORM • Chọn File/Options/Chọn Customize Ribbon • Tại Choose commands from: chọn All commands, phần bạn chọn Form/Nhấn Add/Chọn Tab nhấn OK 7.2 SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU • 7.2.2 Chức form • Bước 1: Bơi đen vùng sở liệu • Bước 2: Thực Data/Form • Bước 3: Thực chức hộp thoại Nhập Xóa ghi Xóa ghi Tìm đến ghi trước Tìm theo điều kiện Tìm đến ghi Đóng hộp thoại form 7.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Bơi đen vùng liệu cần đặt điều kiện nhập • Chọn Data/Data Validation/Data Validation Xuất hộp thoại: Chọn mức độ quy định nhập liệu Đặt quy tắc nhập liệu Hiển thị lời nhắc di chuyển đến vùng nhập 7.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Settings: - Allow: + Any value: giá trị + Whole number: quy định cho liệu kiểu số + Decimal: quy định cho liệu kiểu thập phân + List: Dữ liệu nhập vào theo danh sách (nhập vào source bôi đen vùng danh sách) + Date: quy định cho liệu kiểu ngày + Time: quy định cho liệu kiểu thời gian + Text length: quy định theo chiều rộng liệu kiểu ký tự + Custom: quy tắc xác định theo công thức, bắt đầu dấu = 7.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Input Message - Show input message when cell is selected: Tích chọn di chuyển chuột vào hiển thị lời nhắc - Title: Tiêu đề hộp thoại thông báo - Input Message: Nội dung thông báo 7.3 QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Error Alert - Show error alert after invalid data is entered: Tích chọn để hiển thị thơng báo lỗi liệu nhập vào không quy định nhập - Style: Chọn mức độ quy định +STOP: mức độ cao nhất, không cho nhập liệu vi phạm quy tắc + WARNING: cho phép nhập liệu vi phạm quy tắc người dùng nhấn YES + INFORMATION: cho nhập liệu vi phạm quy tắc người dùng nhấn OK - Title: tiêu đề cửa sổ thông báo - Error Message: Nội dung thông báo nhập liệu vi phạm quy tắc 7.4 SẮP XẾP CSDL • Bước 1: Chọn vùng CSDL • Bước 2: Data\Sort Chọn Xuất hộp hội thoại: 7.5 SỬ DỤNG AUTOFILTER, ADVANCED FILTER 7.5.1 Chức AutoFilter Auto Filter tính cho phép người dùng lọc ghi thỏa mãn điều kiện Để thực lọc ta thực sau: • Bước 1: Bôi đen vùng CSDL (cả hàng tiêu đề) • Bước 2: Chọn Data/Filter Tại trường có điều kiện lọc, kích chọn: 7.8 NHĨM HÀM CSDL CÚ PHÁP CHUNG: DTên hàm(database, field, criteria) Trong đó: - D Tên hàm hàm: DAVERAGE, DSUM, DMAX, DMIN, DCOUNT, DCOUNTA - database: vùng sở liệu bao gồm tên trường ghi - field: thứ tự xuất tên trường sở liệu, địa ô chứa tên trường tên trường đặt cặp dấu “”, trường tham gia tính tốn - criteria: vùng điều kiện để thực tính tốn, vùng vùng trực tiếp gián tiếp 7.8 NHÓM HÀM CSDL DSUM (database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để tính tổng trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, tính tổng Thực lĩnh người có giới tính nữ thực lĩnh lớn triệu: 7.8 NHÓM HÀM CSDL DMAX(database, field, criteria) Ý nghĩa: Sử dụng để đưa giá trị lớn trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số DMIN(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để đưa giá trị nhỏ trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số DAVERAGE(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để đưa trung bình cộng trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số 7.8 NHÓM HÀM CSDL DCOUNT(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số ghi trường field theo điều kiện, field phải có liệu kiểu số * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ thực lĩnh lớn triệu: 7.8 NHÓM HÀM CSDL DCOUNTA(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số ghi trường field theo điều kiện, liệu trường đếm kiểu số, ký tự, …vv * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ thực lĩnh lớn triệu: 7.9 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE • Chức Consolidate cho phép tổng hợp liệu nhiều sheet sheet Book khác Với điều kiện CSDL có cấu trúc giống nhau, kết lưu sheet * Thao tác thực chức Consolidate - Bước 1: Đặt trỏ vị trí cần để bảng tổng hợp, thực lệnh Data/Tại Data Tools chọn Consolidate - Bước 2: Xuất hộp hội thoại: 7.9 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE * Function: - Sum: tính tổng - Average: tính trung bình cộng - Max: tính giá trị lớn - Min: tính giá trị nhỏ - Count: Đếm số ghi • Reference: vùng liệu tham gia tổng hợp • Browse: thêm vùng liệu liệu tệp khác • All reference: hiển thị vùng liệu tham gia tổng hợp 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Để thực việc tạo bảng tổng hợp Pivot Table, bạn thực bước sau: - Bước 1: Bôi đen bảng CSDL - Bước 2: Chọn Insert/Pivot Table/Pivot Table Xuất hộp thoại: Chọn vùng liệu Chọn vị trí lưu bảng Pivot 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Xuất bảng có dạng: 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT • Một số khái niệm: + Report Filter:Chọn trường lọc liệu bảng Pivot + Column Labels: Kéo trường hiển thị dạng cột bảng Pivot + Row Lables: Kéo trường hiển thị dạng hàng bảng Pivot + Values: Trường tham gia q trình tính tốn (sử dụng hàm Function) 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Ví dụ: Tính tổng thực lĩnh theo Chức vụ Phịng ban, lọc theo giới tính 7.10 TẠO CÁC BẢNG PIVOT Chú ý: Có thể thay đổi trường việc kéo thả, thay đổi hàm tính tốn cách tích chọn vào phần Sum of Thực lĩnh Values, chọn Value Field Settings Xuất hộp hội thoại: 7.11 TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART Pivot Chart chức cho phép tổng hợp liệu dạng biểu đồ Để thực chức này: • Bước 1: Bơi đen vùng liệu cần tạo biểu đồ • Thực Insert/Pivot Table/Pivot Chart Chọn vùng liệu Chọn vùng lưu biểu đồ Pivot 7.11 TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART + Report Filter: Những Field thêm vào vùng này, dùng để lọc toàn liệu nguồn Nói cách khác, PivotChart hiển thị liệu thỏa mãn điều kiện Report Filter + Axis Field: Chọn trường hiển thị biểu đồ theo trục hoành (nằm ngang) + Legend Field: trường hiển thị giải theo trục tung (nằm dọc) + Value: Tính tốn trường để hiển thị liệu biểu đồ mặc định hàm SUM Bạn chọn hàm khác việc tích vào trường vùng Value, chọn Value Field Settings (giống Pivot Table) 7.11 TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART Mặc định hàm SUM Chọn hàm khác việc tích vào trường vùng Value, chọn Value Field Settings (giống Pivot Table) Ví dụ: Biểu đồ tổng thực lĩnh theo chức vụ, hiển thị theo phòng ban ...7.1 CƠ SỞ DỮ LIỆU Cơ sở liệu Excel gồm: • Trường (Field): thuộc tính đối tượng Ví dụ: Họ tên, Giới tính, Ngày sinh,... commands, phần bạn chọn Form/Nhấn Add/Chọn Tab nhấn OK 7 .2 SỬ DỤNG FORM ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU • 7 .2. 2 Chức form • Bước 1: Bơi đen vùng sở liệu • Bước 2: Thực Data/Form • Bước 3: Thực chức hộp thoại Nhập... QUY ĐỊNH DỮ LIỆU KHI NHẬP (VALIDATION) • Thẻ Settings: - Allow: + Any value: giá trị + Whole number: quy định cho liệu kiểu số + Decimal: quy định cho liệu kiểu thập phân + List: Dữ liệu nhập