Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 3: Cơ sở dữ liệu trong Excel cung cấp cho học viên những kiến thức về các hàm về cơ sở dữ liệu, sắp xếp – menu data/sort, tìm kiếm (lọc dữ liệu) – menu data/filter, các thao tác tạo đồ thị,... Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung bài giảng!
Chương Cơ sở liệu Excel GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: lien.nguyenthithuy@phenikaa-uni.edu.vn Khái niệm ❖CSDL(Database) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo kiểu danh sách để có thể tìm kiếm, lọc, xóa những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó mợt cách nhanh chóng ▪ Field (trường): • Hàng đầu tiên của danh sách chứa tên trường • Tên của trường phải là dạng chuỗi và khác ▪ Record (bản ghi): • Các hàng còn lại chứa thơng tin về một đối tượng danh sách Tin học ứng dụng Các hàm về sở dữ liệu ❖ Cấu trúc tổng quát Dfunction(Database,Field, Criteria) ▪ Database: Là một CSDL dạng danh sách của Excel ▪ Field: là tên của trường ▪ Criteria: là vùng điều kiện cần thiết mà hàm phải thỏa mãn để tác động lên trường dữ liệu đã chỉ bởi Field ▪ Hàm CSDL sẽ trả lại kết quả tính toán phù hợp với những ràng buộc được chỉ ở vùng điều kiện Tin học ứng dụng Các hàm về sở dữ liệu ❖ Criteria: Dòng đầu tiên chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa các điều kiện Tin học ứng dụng Các hàm về sở dữ liệu ❖ Các hàm sở dữ liệu: Tính tổng các số một cột của sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DSUM(Database,Field, Criteria) Tính trung bình cộng các số một cột của sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DAVERAGE(Database,Field, Criteria) Đếm các ô chứa số một cột của sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DCOUNT(Database,Field, Criteria) Đếm các ô chứa dữ liệu một cột của sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DCOUNTA(Database,Field, Criteria) Hàm cho giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các ô một cột của sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện =DMAX(Database,Field, Criteria) =DMIN(Database,Field, Criteria) Tin học ứng dụng Các hàm về sở dữ liệu Tin học ứng dụng Sắp xếp – Menu Data/Sort ❖Khi xếp thứ tự danh sách (CSDL), phải chọn tất cả cột để tránh xác dữ liệu ❖DS khơng có tên trường thì tên cột thay thế ❖Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khóa ▪ Các bản ghi giá trị khóa thứ được xếp thứ tự theo khóa thứ ▪ Cùng giá trị khóa thứ được xếp thứ tự theo khóa thứ ❖Cách làm: Chọn miền Chọn Menu Data/Sort… Tin học ứng dụng Sắp xếp – Menu Data/Sort Tin học ứng dụng Tìm kiếm (Lọc dữ liệu) Menu Data/Filter ❖Mục đích: Lấy những bản ghi (thơng itn ) thỏa mãn điều kiện định ❖Có thể lọc theo cách: ▪ Filter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc ▪ Advanced: người sử dụng định điều kiện lọc Tin học ứng dụng 3.1 Lọc dữ liệu dùng Filter Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường Menu Data > nhóm Sort&Filter > Filter, => ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách Kích cḥt mũi tên, có danh sách thả x́ng cho phép lọc theo giá trị có sẵn them điều kiện lọc 10 Tin học ứng dụng 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter 20 20 Tin học ứng dụng 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter 21 21 Tin học ứng dụng 3.3 Tạo dòng tổng (Subtotal) ❖Subtotal dùng để tổng hợp dữ liệu theo nhóm danh sách Vùng dữ liệu ban đầu được xếp theo Phòng ban và Họ tên 22 Tin học ứng dụng 3.3 Tạo dòng tổng (Subtotal) ❖Vào menu Data > nhóm lệnh Outline > chọn lệnh Subtotal 23 Tin học ứng dụng 3.3 Tạo dòng tổng (Subtotal) Với mỗi thay đổi Phòng ban thì dùng hàm Sum để thêm subtotal cho Lương Thay thế subtotal nào có và ghi phần tổng kết (summary ) phía dữ liệu 24 Tin học ứng dụng 3.3 Tạo dòng tổng (Subtotal) Subtotal Lương xuất mỗi có thay đổi cột Phòng ban Chú ý xuất dấu móc bên trái bảng tính để phân định subtotal Có thể clik nút phân cấp này để thu gọn làm bung cấp subtotal => Nên copy dữ liệu qua vùng khác trước làm subtotal 25 Tin học ứng dụng 3.4 Biểu đồ ❖Chuyển dữ liệu bảng tính thành hình ảnh trực quan hóa dữ liệu trình bày quan điểm một cách nhanh chóng so sánh và cho thấy xu thế dữ liệu 26 Tin học ứng dụng 3.4 Biểu đồ ❖B1 Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị ▪ ý chọn cả tiêu đề hàng và tiêu đề cột đối với đồ thị kiểu Column, Line, Pie ❖B2 Vào menu Insert | nhóm Charts 27 Tin học ứng dụng 3.4 Biểu đồ ❖B3: Chọn kiểu biểu đồ ❖Chọn kiểu đồ thị có sẵn: ▪ Column: cột dọc ▪ Line: đường so sánh ▪ Pie: bánh tròn ▪ Bar: ▪ XY: đường tương quan 28 Tin học ứng dụng Các thao tác sau tạo đồ thị ❖ Có thể chuyển đồ thị tới vị trí phương thức Drag & Drop ❖ Thay đởi kích thước đồ thị cách kích cḥt vào vùng trớng của đồ thị để xuất chấm đen hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong ḿn nhả cḥt ❖ Thay đởi tḥc tính của đồ thị (tiêu đề, giải, ) cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options ❖ Thay đổi tḥc tính của thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ trục, màu sắc nền ) cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format 29 Tin học ứng dụng Chọn kiểu đồ thị ❖Mỗi đồ thị đều chứa đựng ý nghĩa riêng ❖Các đồ thị khác có thể truyền thông điệp khác của một đối tượng dữ liệu => tùy vào mục đích trùn thơng điệp cần phải lựa chọn kiểu đồ thị phù hợp cho hiệu quả 30 Tin học ứng dụng Đồ thị cột (Column) ❖Đồ thị cợt thích hợp để so sánh trực tiếp giá trị với 31 Tin học ứng dụng Pie chart ❖Đồ thị bánh để so sánh phần tử tổng thể để làm rõ mức độ đóng góp của phần tử Đây là tư tưởng để biểu diễn cấu, tỷ trọng của đối tượng 32 Tin học ứng dụng Line chart ❖Biểu đồ Line so sánh giá trị qua thời gian ❖Đồ thì đường (line) phù hợp biểu diễn xu hướng biến động theo giời gian sản lượng, doanh thu, và lợi nhuận ❖Sử dụng đồ thị Line trục hoành là thời gian 33 Tin học ứng dụng XY Scatter – mối quan hệ đại lượng ❖Đồ thị XY Scatter phù hợp để thể mối quan hệ giữa giá trị dữ liệu khoa học hay thống kê ❖Thể thang đo đồ thị qua trục X và Y 34 Tin học ứng dụng ... 13 Tin học ứng dụng 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter 14 Tin học ứng dụng 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter ❖B2: Thực lọc ▪ Menu Data > nhóm Sort&Filter > Advanced 15 Tin học ứng dụng. .. liệu dùng Advanced Filter 19 Tin học ứng dụng 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter 20 20 Tin học ứng dụng 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter 21 21 Tin học ứng dụng 3.3 Tạo dòng tổng (Subtotal)... 17 17 Tin học ứng dụng 3.2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter ▪ Ví dụ 3: Tìm kiếm và đưa những người có lương >3000000 hoặc sinh trước năm 1983 18 Tin học ứng dụng 3.2 Lọc dữ liệu