Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh 2: Chương 4 Lê Thị Minh Nguyện

8/5/2014 TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH Chương BÁO CÁO - REPORT Giảng Viên: Lê Thị Minh Nguyện Email: nguyenltm@hotmail.com NỘI DUNG CHI TIẾT Giới thiệu Mô tả các thành phần và thuộc tính Thiết kế báo cáo đơn Thiết kế báo cáo có phân nhóm Các hàm thống kê và tính toán 19/08/2012 Các control báo cáo - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 8/5/2014 GIỚI THIỆU  Report công cụ để tạo báo cáo, kết xuất liệu hình máy in để cung cấp hard copy liệu  Dữ liệu nguồn report Table query Report cung cấp cách linh hoạt để xem in thông tin tổng hợp  Cho phép xem in thông tin theo nhiều định dạng khác  Có loại Report  Tabular reports  Columnar reports  Mailing-label reports 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form GIỚI THIỆU Tabular reports Dữ liệu Báo biểu trình bày nhiều dịng, dòng mẩu tin bảng 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 8/5/2014 GIỚI THIỆU Columnar reports Dữ liệu Báo biểu trình bày cột (một cột hiển thị nhãn cột hiển thị liệu) 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form GIỚI THIỆU  Mailing-label reports Dùng để tạo nhãn thư tín 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 8/5/2014 MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH Report Header Page Header Detail Page Footer Report Footer 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH  Các thành phần cửa sổ Report Design Page Header Report Header Detail Report Footer Page Footer 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 8/5/2014 MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH Dữ liệu Sự kiện Định dạng Chọn liệu Tiêu đề 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 10 8/5/2014 MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 11 CÁC CONTROL TRONG BÁO CÁO 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 12 8/5/2014 CÁC CONTROL TRONG BÁO CÁO 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 13 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo lệnh Report  Chức Report công cụ tạo Report nhanh dễ dàng, thường dùng để tạo Report đơn giản có liệu nguồn từ table query  Cách tạo • Chọn liệu nguồn cho Report (Table/Query) • Trên Ribbon chọn tab Create Trong nhóm lệnh Reports Click nút Report 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 14 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo lệnh Report  Cách tạo • Xuất Report dạng Tabular chế độ Layout 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 15 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo Report Wizard  Cách tạo • Chọn Tab Create Ribbon, nhóm lệnh Reports, Click nút Report Wizard • Chọn Table/Query làm liệu nguồn cho Report 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 16 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo Report Wizard  Cách tạo • Chọn field hiển thị Report khung Available Field Click nút để chọn một field Click nút để chọn nhiều field Click Next 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 17 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo Report Wizard  Cách tạo • Chọn field kết nhóm liệu (nếu có) Click Next 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 18 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo Report Wizard  Cách tạo • Chọn field ḿn xếp liệu cho Report Có thể xếp kết Report cách kết hợp tối đa field 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 19 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo Report Wizard  Cách tạo • Chọn dạng Report (Layout) hướng giấy in (Orientation) Click Next 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 20 10 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo Report Wizard  Cách tạo • Nhập tiêu đề cho Report • Chọn chế độ xem Report sau tạo xong 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 21 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo Report Design  Cách tạo • Chọn Table/Query làm liệu nguồn cho Report • Chọn Tab Create Ribbon, nhóm lệnh Reports, Click nút Report Design 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 22 11 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo Report Design  Cách tạo • Xuất cửa sổ thiết kế Report 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 23 THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN Tạo Report Design  Cách tạo Lần lượt drag chuột kéo field Field List Control nhóm lệnh Controls Ribbon thả vào Report 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 24 12 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sắp xếp khối lượng lớn liệu thành nhóm nhỏ  Thực phép tính tốn thống kê nhóm riêng biệt  Có cách sử dụng nhóm để phân tích liệu Report  Report Grouping  Subreports 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 25 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Tổ chức khối lượng lớn thơng tin vào nhóm  Report thể liệu chi tiết nhóm thêm nhiều cấp đợ nhóm theo tiêu chí khác  Cách tạo  Trên Ribbon, chọn Tab Create, nhóm lệnh Reports, click nút Report Design Xuất cửa sổ thiết kế Report, Ribbon chuyển sang Tab Design 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 26 13 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 1: Trong Properties Sheet, chọn Tab Data, thuộc tính Record Source, chọn Table/Query làm liệu nguồn cho Report 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 27 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo  Bước 2: Click nút Group & Sort nhóm lệnh Grouping & Totals 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 28 14 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 3: + Trong cửa sổ thiết kế xuất khung Group, Sort and Total bên cửa sổ thiết kế 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 29 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 4: + Click khung Add a Sort để chọn field xếp + Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm Field List, cửa sổ thiết kế xuất Group Header 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 30 15 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 5: + Khung Group, Sort and Total có dạng hình: + Mở Group Footer thực phép thống kê cách Click nút More, cửa sổ Group, Sort and Total có dạng: 19/08/2012 - MaMH: 701006 - 31 Chương Biểu mẫu – Form THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Grouping  Cách tạo Bước 6: + Click nút with no Total để mở menu Totals: - Total On: chọn field chứa liệu thống kê - Type: Chọn phép thống kê - Chọn ví trí đặt thớng kê cách check vào ô tùy chọn Check chọn vị trí đặt ô thống kê 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 32 16 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng SubReport  SubReport có tác dụng tương tự Report Grouping Sự khác biệt tạo Report hai phần riêng biệt: Main Report SubReport Main Report SubReport 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 33 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng SubReport  Cách tạo  Tạo Main Report, liệu nguồn thường bảng cha  Tạo Sub Report, liệu nguồn phải chứa field liên kết với Main Report  Đưa Sub Report vào Main Report dùng cơng cụ SubForm/SubReport nhóm lệnh Controls  Thiết lập tḥc tính Link Child Fields Link Master Fields 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 34 17 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard  Dữ liệu nguồn cho Report có phân nhóm thường lấy từ nhiều bảng có quan hệ 1n, field kết nhóm thường field khóa bảng  Cách tạo  Tạo liệu nguồn cho Report (Query)  Trên Ribbon, chọn Tab Create, Click nút Report Wizard 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 35 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Chọn liệu nguồn cho Report Query tạo trước hộp thoại Tables/Queries - Chọn field hiển thị Report Click Next 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 36 18 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Nếu liệu có quan hệ 1-n Access tự phân nhóm Click Next - Chọn thêm field liên kết thứ hai (nếu cần) Click Next 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 37 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Nếu Report có chứa field có liệu kiểu sớ cửa sổ bước xuất nút Summary Options… - Click nút Summary Options… để chọn phép thống kê - Chọn field xếp liệu (tối đa field) 19/08/2012 MaMH: 701006 Chương Biểu mẫu – Form 38 19 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Chọn phép thống kê cho field tương ứng - Chọn cách hiển thị mục Show Click OK, Next 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 39 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Chọn cách hiển thị liệu (Layout) hướng giấy in (Orientation) cho Report Click Next 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 40 20 8/5/2014 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Nhập tiêu đề cho Report Click Finish 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 41 Review Report  Sau thiết kế xong, bạn phải xem Report trước in, hình thức Report xem chế độ Preview hình thức in giấy  Để xem Report trước in bạn chọn cách sau:  Chọn Tab File -> Chọn Frint -> Print Rreview  Chọn Tab Home -> View -> Print Preview 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 42 21 8/5/2014 CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ TÍNH TOÁN  DSUM(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DCOUNT(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DMAX(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DMIN(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DAVG(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])  DLOOKUP(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”]) 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 43 CÁC HÀM THỚNG KÊ VÀ TÍNH TOÁN  Tạo cợt sớ thứ tự • Mở Report chế độ Design • Tạo mợt Textbox vị trí thích hợp Report • Đặt giá trị cho tḥc tính sau: + Control Source: =1 + Running Sum: Over Group Over All No: Không đánh số thứ tự Over Group: Đánh số thứ tự theo nhóm Over All: Đánh sớ thứ tự tồn bợ danh sách 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 44 22 8/5/2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 23 ... thứ tự tồn bợ danh sách 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 44 22 8/5/20 14 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 23 ... 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 10 8/5/20 14 MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương Biểu mẫu – Form 11 CÁC CONTROL TRONG BÁO CÁO 19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương. .. MaMH: 701006 Chương Biểu mẫu – Form 38 19 8/5/20 14 THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM  Sử dụng Report Wizard  Cách tạo - Chọn phép thống kê cho field tương ứng - Chọn cách hiển thị mục Show