Bài giảng Đại cương xây dựng kế hoạch chương trình - TS. BS Dương Đình Công

Bài giảng Đại cương xây dựng kế hoạch chương trình - TS. BS Dương Đình Công với mục tiêu giúp sinh viên trình bày được các khái niệm và định nghĩa về kế hoạch hóa; phân biệt được chương trình và dự án; phân tích được các loại kế hoạch; trình bày được các bước cụ thể của một kế hoạch.

Đại cương xây dựng kế hoạch chương trình TS BS Dương Đình Công MỤC TIÊU: - Trên giới, việc quản lý theo chương trình (hay theo mục tiêu) Cty General Motors Mỹ nghiên cứu từ năm 1924 sau phát triển nhanh chiến thứ II Mỹ Canada đònh danh phương pháp “Hệ thống xây dựng kế hoạch, chương trình ngân sách” (PPBS – Planning Programming Budgeting System), ý việc gắn liền nhu cầu tài nguyên vào mục tiêu Sau này, ngày có kỹ thuật hỗ trợ cho trình sản xuất Vận trù học (Operational research), Kỹ thuật giám sát lượng giá chương trình (Program Evaluation Review Technique – PERT)… Quản lý theo chương trình quan điểm ngành y tế thành phố, năm 80 vấn đề bắt đầu áp dụng rộng rãi; từ ngữ chương trình, mục tiêu, quản lý theo chương trình, theo mục tiêu hay chương trình có mục tiêu ngày sử dụng rộng rãi đổi Trách nhiệm hay nhiệm vụ quan trọng người quản lý phải biết xây dựng kế hoạch, phối hợp, tổ chức thực lượng giá chương trình Xây dựng kế hoạch, nói chung, diễn tả chức chọn lựa mục tiêu, xây dựng sách chiến lược, xác đònh hành động, nguồn lực kế hoạch thời gian để đặt mục tiêu nêu Xây dựng kế hoạch cần ý đến khâng gian thời gian, hoàn cảnh cụ thể để xác đònh chuỗi hành động phù hợp với môi trường tương lai Nếu xét thấy có khó khăn trở ngại, người xây dụng kế hoạch phải thiết kế biện pháp thay thế, xây dựng kế hoạch đònh, đòi hỏi khả suy xét vấn đề phức tạp với nhiều yếu tố tương tác bên ĐẠI CƯƠNG: Page I Trình bày khái niệm đònh nghóa kế hoạch hóa Phân biệt chương trình dự án Phân tích loại kế hoạch Trình bày bước cụ thể kế hoạch Nhìn chung, chương trình triển khai mà có trình hoạch đònh không tốt thường đưa đến hậu sau đây: - Có tham gia nhiệt tình hỗn loạn - Làm thất vọng bò vỡ kế hoạch nguồn lực, thời gian, không đạt mục tiêu - Gây hỗn loạn, rối rắm cho toàn chương trình - Tìm cách quy trách nhiệm cho nhiều người - Phạt người vô tội hay khen thưởng người không tham gia - … MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ ĐỊNH NGHĨA: Quản lý hay Quản trò (Management, gestion): a Đònh nghóa: Là khoa học nhằm tổ chức cho công việc thực cách trôi chảy, để đạt mục tiêu đề ra, thời gian quy đònh Nói cách đơn giản, quản lý làm cho hoạt động thực Là phối hợp hiệu hoạt động, nổ lực cá nhân b Các chức quản lý:  Xây dựng kế hoạch  Tổ chức nguồn lục  Tiển khai thực  Chỉ đạo, quản trò  Giám sát, kiểm tra lượng giá c Các chức quản lý:  Phân tích tình hình  Xác đònh mục tiêu  Lựa chọn chiến lược, giải pháp  Xây dựng kế hoạch hành động  Tổ chức triển khai thực  Kiểm tra, giám sát Lập kế hoạch hay hoạch đònh (Planning, Planification): a Đònh nghóa: Là nhiệm vụ nhà quản lý, có mục đích cuối (hay sản phẩm) thực hồ sơ văn tổng thể, với xếp hợp lý, xác đònh phương thức hành động hay chiến lược, quy đònh, chương trình hành động cách phù hợp, hài hòa, nhằm đạt mục tiêu, thời gian tương đối dài Page II  Lập kế hoạch xác đònh kế hoạch hành động, phân bố nguồn lực, xác đònh tương lai mong đợi (công việc Ủy ban Kế hoạch) VD: Kế hoạch phát triển Y tế Quốc gia đến năm 2010  Hoạch đònh đề nhóm công việc lớn (có thể chương trình) thực tương lai, theo cách thức, trình tự, tiến độ đònh sẵn, nhằm đạt mục tiêu đònh (công việc Sở Y tế) VD: Kế hoạch hoạt động năm ngành y tế thành phố  Lập kế hoạch xây dựng chương trình tiến độ tối ưu cho việc thực mục tiêu dựa sở tính toán cách đầy đủ tối ưu nguồn lực có có tương lai (công việc Trung Tâm Y tế Quận/Huyện) VD: Kế hoạch thực chương trình y tế đòa bàn huyện b Tính chất:  Là thiết kế “ngày hôm nay” cho hoạt động “ngày mai”;  Kế hoạch mang tính tương lai nghóa phải gắn bó với đònh hướng, dự báo tương lai;  Là trình liên tục sống động để phù hợp với thay đổi thực tế Viết chương trình, thảo chương (Programming – Programmation): - Là bước xây dựng kế hoạch Một tiểu hệ thống hay hệ thống thứ cấp, chiến lược kế hoạch - Là trình soạn thảo trước mục tiêu, hành động dự kiến phải thực với giải thích hạn đònh thời gian thực hiện, thường từ đến 10 năm - VD: Chương trình Truyền thông Giáo dục phòng chống HIV/AIDS, Chương trình muối Iod, Chương trình Sức khỏe trẻ em… Page - Theo ngữ nguyên dự án, “đơn vò” chuyên biệt mới, độc lập nhằm thử nghiệm sáng kiến, hay chứng minh tính hiệu biện pháp can thiệp - Nhưng đề án phần nằm chương trình, có mục tiêu cụ thể, thường tương đương với mục tiêu trung gian hay chuyện biệt chương trình; đề án có thời hạn thực tương đối ngắn (vài tháng đến năm) - Một chương trình cần tổ chức thức, chương trình lương thực bổ sung (PAM), đề án thường có tính hợp đồng giai đoạn VD: Đề án bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán y tế sở Sở Y tế Lập dự án, đề án, đồ án (Projecting): - Đề án đònh nghóa tổng hợp số hành động hay nhiệm vụ (tasks) nhằm hoành thành mục tiêu đề ra, có xác đònh rõ ràng thời gian bắt đầu kết thúc, có kinh phí nguồn lực giới hạn - VD: Đề án phá triện mạng Internet Sở Y tế, Đề án lượng giá chương trình CSSKBĐ Thành phố Hồ Chí Minh, Đề án mở lớp Nghiên cứu khoa học cho cán Quận Huyện, Đề án xây dựng SSSKBĐ Bình Phước Bảng: Sự khác biệt chương trình dự án TÍNH CHẤT CHƯƠNG TRÌNH DỰ ÁN Tính chất hoạt động Gặp sai lầm, điều chỉnh Tiến trình huy động Ê-kíp làm việc Cam kết lao động Quy trình lao động Khó khăn, thử thách Vòng đời Được trì liên tục Có thời hạn đònh Không trả giá đắt Phải trả giá đắt T/t bình thường T/t nhanh Ổn đònh Mới, phải đào tạo Cam kết dài hạn Cam kết ngắn hạn Quen thuộc Mới lạ, chưa quen thuộc Chỉ có giai đoạn đầu Suốt trình dự án Tiếp tục vô hạn đònh Kết thúc sớm Vai trò (Role) (có thể hiểu vò trí, đòa vò): Là mô hình thái độ, hành vi, động mục tiêu, lòng tin, giá trò mà người phải thực hay chức phải thực VD: Vai trò Giám đốc, Thầy giáo, Tu só… Chức (Function): Là tập hợp hoạt động mong đợi hay đòi hỏi người vai trò hay đòa vò họ VD: Chức quản lý, chức khám chữa bệnh, chức giảng dạy Hoạt động (activity): Page Là kết hợp hành động hay nhiệm vụ phải thực nhằm hoàn thành chức hay để thực mục tiêu trung gian hay chuyên biệt VD: Chức quản lý, chức khám chữa bệnh, chức giảng dạy Như hoạt động bao gồm nhiều hành động hay nhiệm vụ Chú ý hoạt động công việc kéo dài suốt trình thực chương trình VD: - Hoạt động khám chữa bệnh, hoạt động truyền thông giáo dục sức khỏe - Hoạt động dự phòng, hoạt động kế hoạch hóa gia đình 8 Nhiệm vụ (task): Là phần việc cụ thể phải làm, phải kết thúc thời gian đònh Tập hợp nhiệm vụ thực nhằm hoàn thành hoạt động Nhiệm vụ có liên quan cụ thể đến công việc phải thực hiện, thường hợp đồng nhà quản lý bên thực Nhiệm vụ phát biểu hay diễn tả câu viết (rõ ràng, chi tiế, cụ thể) xác đònh sản phẩm cuối (output) VD: Nhiệm vụ: - Thông tin, tuyên truyền KHHGĐ (trong tháng 9/2002) - Lên dự trù, tiếp nhận trang thiết bò cho đề án X - Khám nội khoa đợt khám nghóa vụ quân năm 2000 - Làm báo cáo cho đề án Y… Hành động: Là trình làm, trình có lao động VD: gởi thư, nhận kinh phí, khám bệnh, phát thuốc… CÁC LOẠI KẾ HOẠCH: Tùy thuộc vào tiêu thức, kế hoạch phân thành nhiều loại khác nhau: Theo thời hạn: - Kế hoạch dài hạn: thường xây dựng cho 5-10 năm - Kế hoạch trung hạn: thường năm - Kế hoạch ngắn hạn: thường năm Theo phương pháp xây dựng: - Kế hoạch chiếu, tức lập kế hoạch cho năm đồng thời xác đònh kế hoạch cho thời kỳ dài VD: Kế hoạch 2001-2005, 2002-2006, 20032007… - Kế hoạch “kỳ đoạn”: xây dựng kế hoạch cho thời kỳ, sau lập kế hoạch cho thời kỳ VD: Kế hoạch 2000-2005, 2006-2010 Theo mức độ: - Kế hoạch chiến lược: cho thời kỳ dài, mang tính tập trung cao, cấp Lãnh đạo lập - Kế hoạch chiến thuật: kế hoạch triển khai Kế hoạch chiến lược - Kế hoạch tác nghiệp: kế hoạch nhà nước quản lý điều hành Page III IV QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH: Các bước xây dựng kế hoạch thường mô tả chu trình liên tục, bắt đầu phân tích tình hình vấn đề cần giải Tất phương án hành động liệt kê đánh giá tính khả thi khả đạt mục tiêu đề Cuối đònh giải pháp phù hợp, xây dựng chương trình thành hoạt động Sau chương trình triển khai bước cuối lượng giá Kết cấu nội dung: a Mục tiêu:  Trình bày mục tiêu tổng thể, trung gian, chuyên biệt b Xác đònh chiến lược, giải pháp: Hoạch đònh chiến lược trình lập kế hoạch dài hạn, thường để xác đònh việc thực mục tiêu:  Lựa chọn mục đích tổ chức  Đònh sách chương trình cần thiết để đạt mục tiêu  Đònh phương pháp thực hiện, phương thức tổ chức cần thiết để đảm bảo sách chương trình thực thành công c Xây dựng chương trình cho hành động: Là hoạt động cụ thể để tiến đến mục tiêu, phương tiện thực hóa chiến lược:  Vạch tiến độ thực mục tiêu dạng chương trình, dự án cụ thể  Thiết lập chế hoạt động nội bộ, sách, thủ tục, nguyên tắc, quy chế… d Phân bố nguồn lực, dự tính hiệu kế hoạch: Tính toán nguồn lực cần thiết cho việc thực chương trình dự án V QUY TRÌNH CỤ THỂ VỀ QUẢN LÝ Y TẾ: Sau quy trình việc bảo vệ nâng cao sức khỏe cộng đồng, quy trình bắt đầu việc phân tích tình hình để tiến tới xác đònh vấn đề sức khỏe ưu tiên cần giải quyết, có nghóa so với quy trình lý thuyết nêu mục tiêu tổng quát giải vấn đề sức khỏe ưu tiên cộng đồng đònh Page a Nhận thức vấn đề qua phân tích tình hình (Conceptualization):  Điều tra, khảo sát, phân tích tình hình  Xác đònh vấn đề sức khỏe  Xác đònh vấn đề sức khỏe ưu tiên Quy trình cụ thể: Phân tích tình hình Chúng ta đâu? Có VĐSK gì? 1' Phân tích tình hình lại Tình hình sao? Lượng giá Xác đònh Ưu tiên Đến dích chưa? Triển khai thực Phải giải vấn đề gì? Xây dựng chương trình Chúng ta muốn gì? làm cách nào? b Xây dựng chương trình:  Xác đònh hệ thống mục tiêu  Phân tích nguyên nhân  Chiến lược, giải pháp hành động (Kế hoạch hành động)  Xác lập nguồn lực: (Kế hoạch kinh phí…)  Lòch thực hiện: (Kế hoạch thời gian)  Giám sát lượng giá (Kế hoạch lượng giá) c Triển khai thực hiện: điều động nguồn lực:  Tổ chức thực  Chỉ đạo giám sát thực d Lượng giá:  Lượng giá toàn chương trình  Ra đònh ngưng, sửa đổi, tiếp tục chương trình Bước 1-2-3 Bước 4-5-6 Bước 1-2-3-4-5-6 Tất bước Page Chẩn đoán cộng đồng (Community Diagnosis) Soạn thảo chương trình (Progamming) Xây dựng kế hoạch (Planning) Quy trình quản lý kế hoạch, chương trình (Prog Management Tên gọi: Xác đònh vấn đề sức khỏe Dự kiến tiến độ lòch thực Tổ chức triển khai thực Quy trình quản lý kế hoạch, chương trình Xác đònh hành động, nguồn lực Soạn thảo chương trình Xác đònh hệ thống mục tiêu Xây dựng kế hoạch Chọn VĐSK ưu tiên Chẩn đoán cộng đồng Phân tích tình hình Lượng giá PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO CHƯƠNG TRÌNH HAY ĐỀ ÁN: Phần chẩn đoán cộng đồng đề cập riêng, tập trung vào việc soạn thảo chương trình hay đề án cộng việc thường xuyên cụ thể Công việc đòi hỏi thành lập nhóm 4-5 người với thời gian tháng chương trình; 2-3 người với thời gian tháng dự án Chương trình đề án phát xuất từ yêu cầu cấp Sở Y tế, trung tâm chuyên khoa, chương trình Bộ Y tế, đề nghò Ủy ban Nhân dân Quận/Huyện, hay Trung tâm Y tế đề theo yêu cầu bảo vệ, nâng cao sức khỏe đóa phương Khi bắt đầu xây dựng chương trình, đề án thông thường người quản lý phải thu thập nhiều tốt tài liệu, số liệu cần thiết liên quan đến mục đích, mục tiêu, dân số, tài nguyên… chương trình Thu thập tài liệu chương trình: Page VI Tài liệu pháp lý chương trình văn xác đònh nội dung yêu cầu công việc phải thực (SOW – Statement of Work) Hợp đồng (CSW), hay đơn giản hành động yêu cầu thực (WBS – Work Breakdown Structure) với thông tin ban đầu mục tiêu mong muốn, thời hạn (thời gian bắt đầu kết thúc) số mốc thời gian quan trọng, số chi tiết kỹ thuật, khả kinh phí có Tóm lại thông tin đặt hàng Đây giai đoạn quan trọng, người quản lý phải chắn từ ngữ hiểu rõ ràng, cấp đặt hàng mong muốn Xác đònh lại mục tiêu: Với mục tiêu tiếp nhận được, người quản lý phải soạn viết lại hệ thống mục tiêu cho thật rõ ràng, phù hợp với tình hình cụ thể, để thông báo cho tất người tham gia, để từ xác đònh hành động hay nhiệm vụ Xác đònh chiến lược, giải pháp hành động hay nhiệm vụ: Đây giai đoạn quan trọng, giúp cho: - Toàn chương trình diễn tả tổng hoạt động - Xây dựng kế hoạch thời gian - Xác đònh chi phí, ngân sách - Kế hoạch quản lý, theo dõi giám sát chương trình Xác đònh nguồn lực (Kế hoạch kinh phí ): Theo danh sách nhiệm vụ, thực bảng nhu cầu nhân sự, trang bò, vật chất kinh phí Cụ thể như: Nhu cầu tổ chức nhân sự; danh sách trang thiết bò… Lòch thực (Kế hoạch thời gian ): Để giúp cho việc quản lý hành động hay nhiệm vụ đưa vào sơ đồ mạng lưới hay kỹ thuật PERT, tính tổng thời gian, xác đònh đường tới hạn… Và sử dụng biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ thực nhóm hành động Giám sát lượng giá (Kế hoạch lượng giá): Xây dựng kế hoạch giám sát, xác đònh số lượng giá, tổ chức phân công triển khai thực từ đầu chương trình Harold Kerzner, Project Management, John Wiley and sons, New York, 1997: 1180 Boä Y tế, Tổ chức Y tế Thế giới, Quản lý Y tế, NXB Y học, Hà Nội 2001: 225 Remigio D Mercado, Tài liệu Quan lý hệ thống Y tế, NXB Y học, 1994: 340 Michael C Thomsett, Cẩm nang quản lý dự án, Trung tâm Thông tin KHKT hóa chất, Hà Nội 1997: 252 Page 1) 2) 3) 4) TÀI LIỆU THAM KHẢO: (hiện có khối môn SKCĐ) Page 10 5) Maurice Hamon, Quản lý theo dự án, Viện nghiên cứu quản lý Kinh tế trung ương, Hà Nội, 1996: 188 6) Vũ Công Tuấn, Quản trò dự án NXB Tp HCM 1999: 230 7) Andrew Green, An Introduction to Healthe Planning in Developing Countries, Oxford 1995: 303 8) Raynald Pineault – Carole Daveluy, La planification de la sante, editions Nouvelles 1995: 477 9) Rosemary McMahon, Cho cán đương nhiệm, NXB Y học, 1992: 478 10) Dương Huy Liệu, Trương Việt Dũng, Nâng cao lực điều hành, NXB Y học 2000:25 11) Nguyễn Ngọc Lâm, Kỹ quản lý dự án, Khoa phụ nữ học, Đại học mở bán công 1998: 154 12) Nguyễn Thò Liên Điệp, Quản trò học, Khoa Quản trò kinh doanh, Đại học Kinh tế 1993: 273  ... phương pháp xây dựng: - Kế hoạch chiếu, tức lập kế hoạch cho năm đồng thời xác đònh kế hoạch cho thời kỳ dài VD: Kế hoạch 200 1-2 005, 200 2-2 006, 20032007… - Kế hoạch “kỳ đoạn”: xây dựng kế hoạch cho... hoạch triển khai Kế hoạch chiến lược - Kế hoạch tác nghiệp: kế hoạch nhà nước quản lý điều hành Page III IV QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH: Các bước xây dựng kế hoạch thường mô tả chu trình liên tục,... CÁC LOẠI KẾ HOẠCH: Tùy thuộc vào tiêu thức, kế hoạch phân thành nhiều loại khác nhau: Theo thời hạn: - Kế hoạch dài hạn: thường xây dựng cho 5-1 0 năm - Kế hoạch trung hạn: thường năm - Kế hoạch