Nội dung chính của bài học Chức năng tổ chức là Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức, các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức, quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức,...
BÀI CHỨC NĂNG TỔ CHỨC PGS.TS.Phan Kim Chiến Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chức tổ chức có ảnh hưởng đến kết hoạt động tổ chức? • • • • v1.0 Đại học KT Hà Nội trường ĐH lớn đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế tốn, luật, hệ thống thơng tin, ngoại ngữ kinh tế, với hệ quy, chức, hai từ xa; 25 chương trình đào tạo ĐH cao học liên kết nước Là trung tâm nghiên cứu tư vấn lớn nước Trường chịu quản lý gắt gao Bộ GDĐT Trường ko tự định quy mơ tuyển sinh, nội dung ch/trình đào tạo, mức học phí lại phải tự chi trả cho hoạt động Đội ngũ giảng viên, nhân viên 2000 người, số lượng SV, học viên 30000, trường có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành 15 Phòng Ban, Trung tâm Mức độ tập trung quản lý Trường cao Phần lớn định liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực… đưa cấp trường Các khoa hoạt động phân xưởng sản xuất, thực giảng dạy theo kế hoạch tập trung nhà trường TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • • • v1.0 Sự hòa nhập khoa mơn trường thấp dẫn đến tình trạng cát Nhiều chuyên ngành môn học trở nên trùng lắp Mối quan hệ công việc phận trường không rõ ràng thiếu chế phối hợp… Hậu tình trạng chất lượng đào tạo giảm, Trường dần thị trường số hệ ngành đào tạo, thu nhập giáo viên, nhân viên không cao trường khối, động lực giáo viên giảm sút Trong bối cảnh đó, để đưa Trường sang giai đoạn phát triển cần có thay đổi tồn diện Nhà trường phải hưởng chế độ tự chủ từ Bộ GDĐT đào tạo tài Về phía mình, Trường phải lựa chọn sứ mệnh tầm nhìn: trở thành trường ĐH mang tính đại chúng hay trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu tư vấn TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • • Cơ cấu tổ chức phải đổi theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên đơn vị chiến lược trường nhỏ có quyền tự chủ cao theo đuổi định hướng chiến lược trường; sử dụng cấu ma trận để xây dựng chương trình đào tạo theo nhu cầu xã hội; phát triển nhóm nghiên cứu tư vấn xuyên chức năng; tăng cường hòa nhập đơn vị phận Trường; chuẩn hóa hoạt động toàn hệ thống Hơn muốn tăng chất lượng đào tạo điểm mấu chốt phải thu hút, sử dụng giữ người giỏi đào tạo, nghiên cứu, tư vấn quản lý Nhà trường Trường Đại học KT hình ảnh mơ nhiều trường đại học công lập Việt Nam với nhiều vấn đề cần giải quyết, có vấn đề thuộc chức tổ chức Trong tình trên, vấn đề thuộc chức tổ chức trường Đại học KT có phải nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết hoạt động Nhà trường hay khơng? Có vấn đề thuộc chức tổ chức cần phải giải tình trên? v1.0 MỤC TIÊU • • • • v1.0 Hiểu thuật ngữ tổ chức chức quản lý vai trò tổ chức triển khai kế hoạch định Nắm khái niệm cấu tổ chức Hiểu phân tích cấu tổ chức tổ chức định theo thuộc tính cấu tổ chức Hiểu quy trình hồn thiện cấu tổ chức thực hành tốt kỹ quy trình hồn thiện cấu tổ chức NỘI DUNG Một số khái niệm liên quan đến chức tổ chức Các thuộc tính cấu tổ chức Quy trình hồn thiện cấu tổ chức v1.0 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC • • • v1.0 Tổ chức trình triển khai kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng) Với tư cách chức quản lý, tổ chức trình xếp nguồn lực người gắn liền với người nguồn lực khác nhằm thực thành công kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp) Trong nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp CƠ CẤU TỔ CHỨC • • • • • v1.0 Cơ cấu tổ chức - khn khổ hoạt động tổ chức phân chia, nguồn lực xếp, người phận phối hợp nhằm thực mục tiêu kế hoạch Cơ cấu thức: tập hợp phận cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, chun mơn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp khác nhau, thực hoạt động tổ chức nhằm tiến tới mục tiêu kế hoạch Cơ cấu phi thức tạo nên mối quan hệ phi thức thành viên tổ chức Cơ cấu tổ chức bền vững: tồn thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược tổ chức Cơ cấu tổ chức tạm thời hình thành nhằm triển khai kế hoạch tác nghiệp tổ chức CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1 Chun mơn hóa cơng việc 2.2 Hình thành phận 2.3 Cấp quản lý tầm quản lý 2.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức 2.5 Tập trung phi tập trung quản lý 2.6 Phối hợp phận tổ chức v1.0 2.1 CHUYÊN MƠN HĨA CƠNG VIỆC • • • v1.0 Thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhâN Lợi thế: làm tăng suất lao động, chất lượng hiệu người lao động Hạn chế: dẫn đến nhàm chán, giảm khả sáng tạo người lao động; tình trạng xa lạ, đối địch người lao động 2.5 TẬP TRUNG VÀ PHI TẬP TRUNG TRONG QUẢN LÝ • • v1.0 Tập trung phương thức tổ chức phần lớn quyền định tập trung vào cấp quản lý cao tổ chức Phi tập trung phương thức tổ chức nhà quản lý cấp cao trao cho cấp quyền định, hành động tự chịu trách nhiệm phạm vi định HAI DẠNG PHI TẬP TRUNG TRONG QUẢN LÝ TỔ CHỨC • • v1.0 Uỷ quyền quản lý tổ chức hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực công việc định Trao quyền hành vi cấp cho phép cấp thực công việc định cách độc lập MỨC ĐỘ PHI TẬP TRUNG TRONG TỔ CHỨC Mức độ phi tập trung lớn khi: • Tỷ trọng định đề cấp quản lý thấp lớn • Các định đề cấp thấp quan trọng • Phạm vi tác động định cấp lớn • Một nhà quản lý độc lập trình định v1.0 ĐIỀU KIỆN ĐỂ ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN CÓ HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ • Thứ nhất, nhà quản lý phải thực tự giác trao cho cấp quyền tự để họ hồn thành nhiệm vụ • Thứ hai, cần xây dựng hệ thống truyền thông mở cấp cấp • Thứ ba, nhà quản lý phải có khả phân tích yếu tố v1.0 VỀ QUY TRÌNH ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN • • Quyết định nhiệm vụ uỷ quyền, trao quyền mục tiêu cần đạt Quyết định nhiệm vụ uỷ quyền, trao quyền mục tiêu cần đạt • Đảm bảo nguồn lực • Duy trì kênh thơng tin mở • Thiết lập hệ thống kiểm sốt có lực • v1.0 Khen thưởng việc uỷ quyền, trao quyền có hiệu lực, hiệu 2.6 PHỐI HỢP CÁC BỘ PHẬN CỦA TỔ CHỨC • • v1.0 Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có hiệu lực hiệu mục tiêu chung tổ chức Các công cụ phối hợp: Ø Các kế hoạch; Ø Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật; Ø Các công cụ cấu; Ø Giám sát trực tiếp; Ø Các công cụ hệ thống thông tin, truyền thông tham gia quản lý; Ø Văn hoá tổ chức QUY TRÌNH HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC v1.0 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Câu hỏi: Các vấn đề thuộc chức tổ chức trường ĐH KT có phải nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết hoạt động Nhà trường hay không? Có vấn đề thuộc chức tổ chức trường ĐH KT cần phải giải tình nêu nhằm thực sứ mệnh tầm nhìn: trở thành trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu tư vấn? Trả lời: Chức tổ chức có vai trò quan trọng q trình quản lý Trong ví dụ trên, vấn đề thuộc chức tổ chức làm ảnh hưởng đến kết hoạt động trường Đại học KT (chất lượng đào tạo giảm, thị trường số ngành đào tạo bị thu hẹp, động lực làm việc cán giảng viên yếu ) Vấn đề cần giải quyết: tăng cường phi tập trung, phát triển môn theo hướng chun mơn hóa hợp nhóm giáo viên có hướng giảng dạy nghiên cứu, sử dụng cấu ma trận để xây dựng chương trình đào tạo theo nhu cầu thị trường, tăng cường phối hợp phận, thu hút, sử dụng giữ người giỏi, v.v… v1.0 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Ủy quyền quản lý tổ chức: a Là giao quyền giao hoàn toàn trách nhiệm cho người ủy quyền b Gắn liền với chế độ trách nhiệm kép c Là người ủy quyền cần kiểm tra kết công việc ủy quyền d Là người ủy quyền cần kiểm tra tiến trình thực công việc cảu người ủy quyền Trả lời: - - v1.0 Đáp án đúng: phương án d Vì: ủy quyền hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực công việc định Nghĩa người ủy quyền trao cho cấp số quyền đủ để thực công việc định vốn thuộc thẩm quyền cấp hai phải chịu trách nhiệm trước tổ chức môi trường Người ủy quyền có trách nhiệm báo cáo lên người ủy quyền kết quả, tiến trình thực cơng việc nguồn lực sử dụng CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Đảm bảo người nguồn lực khác tổ chức hình thái cấu định nhằm đạt mục tiêu tổ chức nội dung chức năng: a Lập kế hoạch b Kiểm soát c Tổ chức d Lãnh đạo e Quản trị chiến lược Trả lời: - Đáp án đúng: phương án c - Với tư cách chức quản lý, tổ chức trình xếp nguồn lực người nguồn lực khác nhằm thực thành công kế hoạch v1.0 CÂU HỎI TỰ LUẬN/ CÂU HỎI MỞ Nêu tên tổ chức mà bạn quan tâm Hãy vẽ sơ đồ cấu tổ chức tổ chức đó? Xác định điểm mạnh điểm yếu cấu nêu theo thuộc tính cấu? Trả lời: Cần giới thiệu tên tổ chức, chức năng, lĩnh vực hoạt động, mục tiêu chiến lược tổ chức Các thuộc tính cần phân tích: chun mơn hóa; phân chia phận; quyền hạn – trách nhiệm; tầm – cấp quản lý; tập trung - phi tập trung; phối hợp v1.0 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • • • • v1.0 Với tư cách chức trình quản lý, tổ chức trình xếp nguồn lực người gắn liền với người nguồn lực khác nhằm thực thành công kế hoạch Cơ cấu tổ chức hệ thống hoạt động phân chia, nguồn lực xếp, người phận phối hợp nhằm thực mục tiêu kế hoạch Cơ cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức; cấu bền vững cấu tạm thời Cơ cấu tổ chức thường nghiên cứu theo sáu thuộc tính bản: (1) chun mơn hố cơng việc, (2) hình thành phận, (3) quyền hạn trách nhiệm, (4) cấp quản lý tầm quản lý, (5) tập trung phi tập trung quản lý, (6) phối hợp phận, phân hệ tổ chức Quá trình hồn thiện cấu tổ chức bao gồm: phân tích yếu tố ảnh hưởng lên cấu tổ chức; đánh giá cấu tổ chức tại; đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức; thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức; giám sát, đánh giá kết thực CÂU HỎI THƯỜNG GẶP Rất khó xác định xác tầm kiểm soát cấu tổ chức? Đúng hay sai? Trả lời: Đúng Vì tầm kiểm sốt chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố biến đổi như: tính chất công việc, nhiệm vụ; lực nhà quản lý; thái độ thạo việc cấp dưới; rõ ràng hệ thống sách, quy tắc, thủ tục; lực hệ thống thông tin Bản chất ủy quyền chế độ chịu trách nhiệm kép? Đúng hay sai? Trả lời: Đúng Vì: ủy quyền hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực công việc định Cả người ủy quyền người ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước tổ chức môi trường Trong tổ chức tồn mối quan hệ quyền hạn nào? Trả lời: Quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu quyền hạn chức Ưu điểm cấu ma trận gì? Trả lời: tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, sử dụng nguồn nhân lực hiệu linh hoạt Tầm quản lý cấp quản lý có mối quan hệ với nào? Trả lời: Trong điều kiện yếu tố khác khơng thay đổi quan hệ nghịch v1.0 Thuật ngữ • • • • • Cơ cấu thức: tập hợp phận cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, chun mơn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp khác nhau, thực hoạt động tổ chức nhằm tiến tới mục tiêu kế hoạch Cơ cấu phi thức: cấu tạo nên mối quan hệ phi thức thành viên tổ chức, ví dụ tập hợp người quan điểm, lợi ích, sở thích, quê quán v.v Cơ cấu tổ chức bền vững: cấu tổ chức tồn thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược tổ chức Cơ cấu tổ chức tạm thời: cấu hình thành nhằm triển khai kế hoạch tác nghiệp tổ chức Tổ chức theo sản phẩm / khách hàng / địa dư Là hình thức tạo nên phận cá nhân thực hoạt động tạo loại sản phẩm, phục vụ nhóm khách hàng mục tiêu, khu vực địa lý hợp nhóm đơn vị cấu v1.0 • Quyền hạn: Quyền tự chủ hành động, q trình định đòi hỏi tn thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định tổ chức • Quyền hạn trực tuyến: Quyền hạn cho phép nhà quản lý định giám sát trực tiếp cấp • Quyền hạn tham mưu: Quyền cung cấp lời khuyên dịch vụ cho nhà quản lý khác • Quyền hạn chức năng: Quyền trao cho cá nhân hay phận định kiểm soát hoạt động định phận khác • Uỷ quyền quản lý tổ chức: Hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực công việc định v1.0 ... v1.0 Tầm quản lý (hay tầm kiểm soát): Số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với nhà quản lý định Tầm quản lý rộng cần cấp quản lý, tầm quản lý hẹp cần nhiều cấp Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý: Ø... nhiệm nhà quản lý trùng lắp tạo xung đột; 3) Cơ cấu phức tạp khơng bền vững; 4) Có thể gây tốn MƠ HÌNH TỔ CHỨC HỖN HỢP TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI v1.0 2.3 CẤP QUẢN LÝ VÀ TẦM NHÌN QUẢN LÝ • • •... Chuyên mơn hóa cơng việc 2.2 Hình thành phận 2.3 Cấp quản lý tầm quản lý 2 .4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức 2.5 Tập trung phi tập trung quản lý 2.6 Phối hợp phận tổ chức v1.0 2.1 CHUYÊN MÔN HĨA