2 kiem toan cac khoan phai thu cua khach hang

KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG I- NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG VÀ NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG Nội dung khoản mục Do nghiệp vụ bán hàng nợ phải thu khách hàng có mối liên hệ chặt chẽ với chương kết hợp nghiên cứu kiểm toán cho hai nội dung Trên bảng cân đối kế toán, khoản mục nợ phải thu khách hàng trình bày phần A Tài sản lưu động đầu tư ngắn hạn, gồm khoản mục nợ phải thu khách hàng ghi theo số phải thu gộp khoản mục dự phòng phải thu khó đòi ghi số âm Nên hiệu số nợ phải thu khách hàng dự phòng phải thu khó đòi phản ánh số nợ phải thu Đặc điểm khoản mục - Nợ phải thu khách hàng khoản mục quan trọng bảng cân đối kế tốn, có liên quan mật thiết đến kết kinh doanh đơn vị, thường trình bày theo giá trị thực được, mà việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho khoản nợ phải thu khách hàng thường dựa vào ước tính Ban giám đốc nên khó kiểm tra - Người sử dụng báo cáo tài thường có khuynh hướng dựa vào mối liên hệ tài sản với công nợ để đánh giá khả tốn doanh nghiệp Do ln có khả đơn vị cố tình trình bày sai lệch báo cáo tài chính, cách ghi tăng khoản nợ phải thu khách hàng so với thực tế nhằm làm cho khả toán doanh nghiệp biểu khác - Hầu hết khoản tiền thu doanh nghiệp có liên quan đến khoản nợ phải thu khách hàng, gian lận dễ phát sinh từ khoản 3- Mục tiêu kiểm toán - Các khoản nợ phải thu khách hàng ghi chép có thực thời điểm lập báo cáo (Hiện hữu) - Tất khoản nợ phải thu ghi nhận đầy đủ (Đầy đủ) - Các khoản nợ phải thu khách hàng vào ngày lập báo cáo thuộc đơn vị (Quyền sở hữu) - Các khoản nợ phải thu khách hàng ghi chép số tiền gộp báo cáo tài phù hợp chi tiết khoản nợ phải thu khách hàng với sổ (Ghi chép xác) - Các khoản dự phòng tính toán hợp lý để giá trị khoản nợ phải thu gần với giá trị thực (Đánh giá) - Sự đắn trình bày cơng bố khoản nợ phải thu, bao gồm việc phân loại đắn khoản nợ phải thu, công bố đầy đủ vấn đề liên quan cầm cố, chấp (Trình bày cơng bố) II- KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu khoản nợ phải thu khách hàng nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt chức năng, phân nhiệm cho cá nhân, hay phận khác phụ trách Chẳng hạn chu kỳ phân chia sau : Lập lệnh bán hàng (phiếu xuất kho) Phê chuẩn việc bán chịu Xuất kho hàng hoá Gửi hàng Lập kiểm tra hóa đơn Theo dõi toán Chuẩn y khoản hàng bán bị trả lại, hay giảm giá Cho phép xóa sổ khoản nợ khơng thu hồi Khi mức độ phân chia trách nhiệm cao sai phạm dễ bị phát thông qua kiểm tra hỗ tương phần hành, hay đối chiếu tài liệu phận khác Do giảm thiểu khả xảy gian lận sai sót Ở Việt Nam, doanh nghiệp thường sử dụng hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nên khơng có tách biệt lệnh bán hàng (hoặc phiếu xuất kho) với hóa đơn bán hàng Trong nghiệp vụ bán hàng, sau nhận đơn đặt hàng khách hàng, thông thường doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng (theo mẫu quy định) Lúc này, hóa đơn bán hàng vừa thông báo cho khách hàng số tiền mà họ phải trả, đồng thời để xuất kho hàng hóa (phiếu xuất kho) III KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 1- Nghiên cứu đánh giá kiểm sốt nội 1.1- Tìm hiểu kiểm sốt nội Một thể thức tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội thường sử dụng bảng câu hỏi, mục đích tìm hiểu ghi nhận thủ tục kiểm soát thực Câu trả lời dạng mơ tả, chẳng hạn tên nhân viên phụ trách lĩnh vực chính, dạng trả lời có hay khơng Câu trả lời có cho thấy kiểm sốt nội hữu hiệu, câu trả lời không chứng tỏ kiểm sốt nội yếu Ngồi kỹ thuật trên, kiểm tốn viên thực kỹ thuật walk-through 1.2- Đánh giá sơ rủi ro kiểm soát : Tương tự chương trước 1.3- Thiết kế thực thử nghiệm kiểm soát Các thử nghiệm kiểm sốt tiêu biểu : a - Kiểm tra mẫu nghiệp vụ bán hàng : Kiểm tốn viên lấy mẫu để xem xét khía cạnh cần thiết, : Đối với doanh nghiệp sản xuất, kiểm toán viên thường bắt đầu chọn số hóa đơn để : - Đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, vận đơn - Đối chiếu chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký xét duyệt nghiệp vụ bán chịu cấp có thẩm quyền - Xem xét tổng cộng loại hàng, tổng cộng hóa đơn, so sánh giá hóa đơn với bảng giá thời điểm, với catologue, với tài liệu khác, thí dụ so sánh chi phí vận chuyển vận đơn - Đối chiếu ngày ghi hóa đơn với ngày gửi hàng, ngày ghi vào sổ kế toán Sau xem xét tính xác mẫu chọn nêu trên, kiểm toán viên lần theo từ hóa đơn đến sổ sách kế tốn Trong hình thức nhật ký chung, kiểm tốn viên từ hóa đơn đến nhật ký ; sau đó, tiếp tục đối chiếu số tổng cộng nhật ký với tài khoản sổ b - Chọn mẫu đối chiếu chứng từ chuyển hàng với hóa đơn liên quan Thử nghiệm (a) không giúp phát trường hợp hàng gửi lý mà khơng lập hóa đơn Để kiểm tra vấn đề này, cần chọn mẫu chứng từ chuyển hàng lập năm đối chiếu với hóa đơn Cần đặc biệt lưu ý đến số thứ tự liên tục chứng từ liên quan đơn đặt hàng, chứng từ chuyển hàng hóa đơn bán hàng c - Xem xét cho phép ghi chép hàng bán bị trả lại, hay bị hư hỏng Tất hàng hóa bị trả lại, hay bị hư hỏng phải chứng minh tài liệu đánh số thứ tự, xét duyệt ký cấp có thẩm quyền họ phải độc lập với việc chi quỹ, hay giữ sổ kế toán 1.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát thiết kế lại thử nghiệm : Sau thực thử nghiệm trên, kiểm toán viên đánh giá mức rủi ro kiểm soát cho sở dẫn liệu liên quan đến khoản nợ phải thu khách hàng nghiệp vụ bán hàng Khi đánh giá, kiểm toán viên nên nhận diện điểm yếu kiểm soát nội để mở rộng thử nghiệm điểm mạnh cho phép giảm thiểu thử nghiệm 2- Thử nghiệm Các thử nghiệm tiêu biểu để đáp ứng mục tiêu kiểm toán chung bao gồm: 2.1- Thủ tục phân tích tài khoản doanh thu nợ phải thu khách hàng : Bảng minh họa số thủ tục phân tích thường dùng doanh thu nợ phải thu khách hàng Đối với chu kỳ nợ phải thu khách hàng nghiệp vụ bán hàng, tài khoản quan trọng tài khoản nợ phải thu khách hàng dự phòng phải thu khó đòi Các thử nghiệm chi tiết số dư phụ thuộc vào mục tiêu kiểm toán xác định trên, : a - Thu thập hay tự lập bảng số dư chi tiết phân tích cơng nợ theo tuổi nợ để đối chiếu với sổ chi tiết sổ : Thử nghiệm chi tiết tài khoản nợ phải thu khách hàng dự phòng nợ khó đòi chủ yếu dựa vào bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ Bảng liệt kê số dư khách hàng xếp theo thời gian hạn trả nợ (tính từ ngày hết hạn trả đến ngày lập báo cáo) Kiểm toán viên thường bắt đầu kiểm tra lại việc cộng dồn hàng ngang hàng dọc Sau đó, xem xét đến tính hợp lý phân loại công nợ, thông qua việc chọn số khách hàng lần đến sổ chi tiết khách hàng đó, đối chiếu với kỳ hạn toán Số tổng cộng bảng dùng để đối chiếu với tài khoản tổng hợp sổ Ngoài ra, cần kiểm tra lại tổng cộng số dư sổ chi tiết, đối chiếu với tổng số dư sổ b - Gửi thư xin xác nhận đến khách hàng Để xác nhận tính có thực (Hiện hữu) tài khoản nợ phải thu khách hàng , thử nghiệm sử dụng phổ biến gửi thư xin xác nhận đến khách hàng Có hai phương pháp thu thập xác nhận từ khách hàng xác nhận toàn xác nhận khơng tồn bộ, hai phương pháp, đơn vị yêu cầu khách hàng xác nhận công nợ gởi trực tiếp cho kiểm toán viên Trong phương pháp xác nhận tồn bộ, kiểm tốn viên yêu cầu đơn vị ký để kiểm toán viên gửi thư xin xác nhận công nợ, trường hợp khách hàng yêu cầu trả lời trực tiếp cho kiểm tốn viên Nếu khơng nhận thư trả lời, sau khoảng thời gian đó, kiểm tốn viên cần gửi thư nhắc nhở Còn phương pháp xác nhận khơng tồn bộ, có khác biệt số liệu khách hàng gửi thư trả lời cho kiểm toán viên Sau số vấn đề cần quan tâm áp dụng thể thức : b.1 - Thiết kế mẫu : Do gửi thư xác nhận phạm vi mẫu chọn, nên cỡ mẫu cần phải lớn, phải đại diện cho tổng thể để thu thập chứng đáng tin cậy b.2 - Giải số chênh lệch thư xác nhận khách hàng với số liệu đơn vị Khi có khác biệt số liệu, kiểm tốn viên cần nghiên cứu để giải quyết, đề nghị đơn vị giải thích Trong nhiều trường hợp, chênh lệch phát sinh khác biệt thời điểm ghi nhận doanh thu khoản nợ phải thu khách hàng, phải trả có liên quan hai bên Một số thư trả lời khẳng định số dư nêu khơng xác khơng phản ánh số nợ hành Khi đó, kiểm tốn viên cần lập bảng chỉnh hợp số liệu sổ chi tiết có liên quan với bảng kê chi tiết khách hàng gửi để xác định số thực b.3 - Các thủ tục kiểm toán áp dụng khoản nợ phải thu khách hàng thư trả lời Tỷ lệ thư trả lời nhận thay đổi nhiều tùy theo loại khách hàng Nếu khơng nhận thư, kiểm tốn viên nên tiếp tục gửi thư lần thứ hai, thứ ba Sau cùng, khơng nhận được, kiểm tốn sử dụng kỹ thuật khác, gửi fax hay điện tín, gọi điện thoại Mặt khác, áp dụng thủ tục kiểm tốn khác, xem xét việc thu tiền niên độ kế tiếp, hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, vận đơn Các khoản nợ phải thu khách hàng không nhận thư trả lời sau áp dụng thủ tục khác xem sai sót đánh giá kết b.4 - Tóm tắt đánh giá kết : kiểm tốn viên cần lập bảng tóm tắt để liệt kê cácthư nhận được, tổng hợp kết chung Đây nội dung quan trọng hồ sơ kiểm toán b.5/ Cuối cùng, sau giải khoản chênh lệch thông qua thư xác nhận, kiểm toán viên đánh giá lại rủi ro kiểm soát khoản nợ phải thu khách hàng Nếu sai sót đáng kể khác xa so với mức dự kiến kiểm tốn viên, cần đánh giá lại thay đổi phạm vi thử nghiệm kiểm toán c - Kiểm tra việc lập dự phòng nợ khó đòi Bước q trình kiểm tốn khoản dự phòng xem xét kết thử nghiệm khác liên quan đến sách bán chịu doanh nghiệp Nếu sách bán chịu khơng thay đổi kết thử nghiệm có liên quan cho thấy sách bán chịu năm hành tương tự thời khóa trước, lúc thay đổi số dư tài khoản nợ phải thu khách hàng việc thay đổi hoạt động kinh doanh doanh số bán Ngược lại, sách bán chịu thay đổi đáng kể, kiểm toán viên cần phải thận trọng đánh giá kết thay đổi Để xác định đơn vị có lập đủ khoản lập dự phòng hay khơng, trước tiên cần lập bảng phân tích dự phòng phải thu khó đòi Sau đó, kiểm tốn viên cần lần theo khoản ghi Nợ vào tài khoản dự phòng phải thu khó đòi đến chứng từ có liên quan, tài khoản tổng hợp sổ Nên so sánh bút tốn ghi Có tài khoản với tài khoản chi phí dự phòng nợ khơng thu hồi Ngồi ra, việc tính tỷ lệ khoản nợ không thu hồi so với khoản bán chịu ròng, so với chi phí dự phòng nợ khơng thu hồi được, so với khoản dự phòng phải thu khó đòi, dẫn tốt cho kiểm toán viên để làm sáng tỏ khoản bất thươ ng Tại Việt Nam5, dự phòng phải thu khó đòi lập có đầy đủ chứng từ gốc hay xác nhận nợ số tiền chưa trả, hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hay cam kết nợ, đối chiếu công nợ Căn để ghi nh ận khoản nợ khó đòi : ? Nợ q hạn toán từ năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hay cam kết nợ, doanh nghiệp đòi nhiều lần chưa thu nợ ? Trường hợp đặc biệt thời gian hạn chưa năm nợ thời gian xem xét giải thể, phá sản hay bị quan pháp luật giam cầm ghi nhận nợ khó đòi Kiểm tốn viên phải dựa vào quy định để kiểm tra mức lập dự phòng d - Kiểm tra việc khóa sổ nghiệp vụ bán hàng : Một phương pháp làm tăng giả tạo doanh thu ghi vào nhật ký sổ nghiệp vụ bán hàng xảy sau kết thúc niên độ Nhằm mục tiêu kiểm tra việc ghi nhận thời khóa, thủ tục kiểm tốn áp dụng để khám phá gian lận kiểm toán viên lập bảng liệt kê nghiệp vụ bán hàng diễn số ngày trước sau ngày khóa sổ để so sánh với hóa đơn bán hàng với chứng từ có liên quan Ngồi ra, doanh thu bị tăng giả tạo cách ghi nhận trước khoản doanh thu cho niên độ ; qua niên độ sau số doanh thu khấu trừ Để phát sai phạm này, kiểm toán viên nên xem xét cẩn thận tất khoản hàng trả lại sau ngày kết thúc niên độ có liên quan đến số hàng bán niên độ trước, tài liệu xác nhận cơng nợ có liên quan Khi phát được, kiểm toán viên yêu cầu đơn vị điều chỉnh để phản ánh doanh thu niên độ Bên cạnh đó, kiểm tốn viên cần so sánh ngày ghi chứng từ chuyển hàng chọn mẫu với ngày hóa đơn bán hàng sổ kế tốn Nếu có chênh lệch, dẫn khả có sai sót số liệu niên độ e -Xem xét khoản nợ phải thu khách hàng bị cầm cố chấp : Trong số trường hợp, khách hàng không quyền sở hữu đầy đủ khoản nợ số đem cầm cố, chấp Bằng chứng cầm cố, chấp khoản phải thu khách hàng kiểm tốn viên thu thập thơng qua thư xác nhận Ngồi ra, việc phân tích tài khoản chi phí tài khoản mục chi phí tiền lãi - dẫn tốt khoản - Đánh giá chung trình bày cơng bố khoản nợ phải thu khách hàng báo cáo tài : Thông qua kiểm tra bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ, kiểm tốn viên xem xét khoản nợ phải thu khách hàng ghi bảng có phân loại hay khơng, tức có tách biệt với khoản nợ phải thu khác nợ phải thu chi nhánh, phải thu tạm ứng cho nhân viên hay khơng ? Ngồi ra, cần lưu ý tài khoản phải thu khách hàng có số dư Có trình bày Bảng cân đối kế toán cần phải xếp vào khoản nợ phải trả Kiểm tốn viên cần đánh giá xem việc trình bày cơng bố tài khoảnphải thu khách hàng báo cáo tài có tuân thủ chuẩn mực hay quy định hành hay khơng ? Kiểm tốn viên cần ý khoản bất thường phải cơng bố thuyết minh báo cáo tài  ... bao gồm: 2. 1- Thủ tục phân tích tài khoản doanh thu nợ phải thu khách hàng : Bảng minh họa số thủ tục phân tích thường dùng doanh thu nợ phải thu khách hàng Đối với chu kỳ nợ phải thu khách... khoản quan trọng tài khoản nợ phải thu khách hàng dự phòng phải thu khó đòi Các thử nghiệm chi tiết số dư phụ thu c vào mục tiêu kiểm tốn xác định trên, : a - Thu thập hay tự lập bảng số dư chi... dự phòng nợ khơng thu hồi Ngồi ra, việc tính tỷ lệ khoản nợ khơng thu hồi so với khoản bán chịu ròng, so với chi phí dự phòng nợ khơng thu hồi được, so với khoản dự phòng phải thu khó đòi, dẫn