quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của công ty TNHH 1 thành viên TM-DV dầu khí biển.doc

quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của công ty TNHH 1 thành viên TM-DV dầu khí biển

LỜI NÓI ĐẦU

Trên thương trường, bất kể hoạt động kinh doanh nào của bạn với đối tác bên ngoài cũng đều được thể hiện thông qua hợp đồng Đây chính là ràng buộc pháp lý về nghĩa vụ của các bên trong kinh doanh.Khá nhiều các tranh chấp kinh doanh ngày nay đều xuất phát từ những bất cập của hợp đồng.Nhiều công ty, tập đoàn lớn trên toàn thế giớiđã tổ chức bộ phận pháp lý riêng để xem xét, đánh giá và tư vấn cho mình trước khi kýkết các hợp đồng Nhiều chuyên gia kinh tế từng đặt câu hỏi: Đâu là yếu tố quan trọng nhất của một thương vụ làm ăn? Phần lớn câu trả lời nhận được là: tính chặt chẽ và hình thức của hợp đồng Do vậy, quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng luôn được thực hiện rất chặt chẽ, có nhiều chữ ký của các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo hợp đồng” Mỗi hợp đồng sẽ là cơ sở tạo thành các yếu tố liên quan, từ đó thiết lập các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác như nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm… Xây dựng được mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp công ty tập trung quản lý vào các vấn đề thiết yếu Muốn vậy, trước tiên, các công ty phải xác địnhrõ mối quan hệ làm ăn, sau đó là xác định những điều khoản và nội dung thiết yếu của mối quan hệ kinh doanh đó, chẳng hạn như quyền và trách nhiệm của các bên, bồi thường như thế nào khi có thiệt hại xảy ra…Những bản dự thảo hợp đồng tạm trong quá trình lên kế hoạch kinh doanh sẽ đảm bảo cho công ty sớm nhận diện và xử lý kịp thời các vấn đề thiết yếu có thể bị bỏ qua Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai chủ

thể có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau được coi là hợp đồng mua bán

hàng hóa quốc tế Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có rủi ro rất lớn Để ngăn ngừa hạn chế rủi ro Doanh nghiệp cần xây dựng một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hợp pháp, đầy đủ và chi tiết.

Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của công ty TNHH 1 thành viên TM-DV dầu khí biển.

Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần chính:

Phần I: Khái quát về công ty TNHH 1 thành viên TM-DV dầu khí biển.

Phần II: Ký kết và thực hiện hợp đồng trong quy trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị

của công ty.

Phần III: Kết luận.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Duy Quang cùng các anh chị trong Công ty TNHH 1 thành viên dầu khí biển đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này Do thời gian thực tập có hạn cũng như kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên chuyên đề của em khó tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo, của các anh chị trong công ty cùng các bạn để bài báo cáo của em được hoàn thiện.

MỤC LỤC

Lời mở đầu -1

Mục lục -2

Phần I: Khái quát về công ty TNHH 1 thành viên TM-DV Dầu khí biển -3

A.Giới thiệu chung về công ty -3

B.Tổ chức phòng thương mại của công ty -9

Phần II: ký kết và thực hiện hợp đồng trong quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng của công ty -11

A.Khái quát về soạn thảo hợp đồng thương mại quốc tế -11

B.Kí kết và thực hiện hợp đồng trong qui trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị của công ty -16

PHẦN 1:

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN TM-DV DẦU KHÍ BIỂN

A.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

Tên Công ty viết bằng tiếng Việt : CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DẦU KHÍ BIỂN

Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài : PETROLEUM OFFSHORE TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITED

Tên Công ty viết tắt: POTS Co., Ltd.

Địa điểm trụ sở chính: Tòa nhà PetroVietnam Tower, Số 1-5 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM

Điện thoại: 84.8.3910 6666 Fax: 84.8.3910 6868 Email:petrosetco.ots@petrosetco.com.vn

1.Quá trình thành lập:

- Ngày 21 tháng 07 năm 1997, Chi nhánh Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khítại Tp HCM được thành lập với chức năng chủ yếu: cung cấp các loại hình dịch vụ chuyên ngành Dầu khí (cung cấp vật tư thiết bị, dịch vụ hậu cần, giao nhận hàng hóa, xuất nhập cảnh, dịch vụ văn phòng…); thay mặt Công ty tại địabàn TP.HCM.

- Tháng 04 năm 2007, sau khi Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí chuyển đổisang mô hình Tổng Công ty cổ phần, Chi nhánh tại Tp HCM được thành lập mới trở thành Công ty TNHH Một thành viên Thương mại và Dịch vụ Dầu khí Biển và tiếp tục thực hiện chức năng kinh doanh, đồng thời phát triển thêm loạihình dịch vụ mới – Quản lý và cho thuê cao ốc văn phòng.

- Tháng 09/2009, Công ty TNHH Một thành viên Thương mại và Dịch vụ Dầu khí Biển được chuyển nhượng từ Tổng Công ty Cổ phần dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí (PTSC) sang Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Tổng hợp Dầu khí (PETROSETCO) – tiếp tục duy trì và phát triển toàn bộ các nhiệm vụ kinh doanh sẵn có.

2.Mục tiêu của Công ty : giữ vững vị trí là một trong những đơn vị đứng đầu

trong lĩnh vực cung ứng các dịch vụ chuyên ngành Dầu khí tại Việt Nam.

- Cung cấp dịch vụ hậu cần (khai thuê hải quan, giao nhận, vận tải hàng hóa,

giấy tờ xuất nhập cảnh, đổi ca) cho các Công ty nước ngoài hoạt động tại Việt nam; cung cấp lao động chuyên ngành Dầu khí.

- Dịch vụ quản lý và cho thuê cao ốc văn phòng.

Sơ đồ tổ chức Công ty

4.Đội ngũ Lãnh đạo/nhân sự : tổng số 121 CB CNV.Lãnh đạo Công ty:

- Ông Lê Thuận Khương – Ủy viên HĐQT Tổng công ty kiêm Chủ tịch Công ty

- Ông Vũ Tiến Dương – Phó Tổng Giám Đốc Tổng Công ty Petrosetco kiêmGiám Đốc Công

- Ông Huỳnh Quang Tân – Phó Giám Đốc Công ty -Ông Nguyễn Quang Trung– Phó Giám Đốc Công ty - Bà Đào Thúy Vinh– Phó Giám Đốc Công ty

Cơ sở vật chất:

-Trụ sở chính của Công ty đặt tại Tòa nhà PetroVietnam Tower, số 1-5 Lê

+ Máy phát điện, vật tư, thiết bị điện và tự động hóa, thiết bị PCCC, …+ Vật tư thiết bị hàng hải, thiết bị cứu sinh, máy và phụ tùng tàu các loại, …+ Hóa phẩm khoan , khai thác và phục vụ chế biến sản phẩm Dầu khí  Dịch vụ hậu cần: khai thuê hải quan, giao nhận, vận chuyển hàng hóa,

giấy tờ xuất nhập cảnh, đổi ca …

 Dịch vụ quản lý, kinh doanh cao ốc văn phòng: Tòa nhà PetroVietnam Tower và các cao ốc văn phòng thuộc các đơn vị trong và ngoài ngành Dầu khí.

 Những thành tích đã đạt được trong các năm vừa qua, thành tích trong năm 2009

6.Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận:

- Huân chương lao động hạng III năm 2005

- Bằng khen của Thủ Tướng Chính phủ năm 2000, 2008

- Bằng khen của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam và Tập đoàn Dầu khí Việt Nam cácnăm 1998, 1999,2001 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2009.

- Bằng khen của Công đoàn ngành Dầu khí năm 1997, 1998, 1999, 2000, 2004, 2006, 2008, 2009.

- Bằng khen của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam năm 2001, 2002, 2003, 2005.

7.Định hướng/Mục tiêu phát triển trong năm 2010:

- Đa dạng hóa các loạihình dịch vụ với hướng tăng tỷ trọng dịch vụ để mang lại tỷ suất lợi nhuận cao; phát triển theo hướng tăng hàm lượng dịch vụvà kỹ thuật trong việc cung cấp vật tư thiết bị cho các Công ty Dầu và các nhà thầuDầu khí.

- Giữ vững và mở rộng thị phần các mặt hàng truyền thống như sắt thép, cần khoan, ống chống, vật tư thiết bị tự động hóa, vật tư thiết bị hàng hải,…; đồng thời phát triển các mặt hàng mớibên cạnh các mặt hàng truyền thống - Mở rộng thị trường tới các khách hàng trong và ngoài ngành Dầu khí - Đảm bảo vị trí hàng đầu của công ty trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụchuyên ngành bằng khả năng cung cấp các sản phẩm chất lượngcao, đa dạng,toàn diện, đáp ứng các yêu cầu ngày càng mở rộng của khách hàng.

- Duy trì 100% công suất cho thuê của Tòa nhà PetroVietnam, nâng cao chất lượng dịch vụ và thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng Tham gia

các dự án cao ốc khác thuộc trong ngành hiện đang triển khai: Dự án Tổ hợp căn hộ - trung tâm thương mại - văn phòng tại Thanh đa; dự án cao ốc

Thương mại Dragon Tower tại Nhà Bè, …

- Chuẩn hóa các quy trình dịch vụ logistics, không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa dịch vụ tới khách hàng, nhất là dịch vụ trọn gói “door to door”.

Số liệu các chỉ tiêu chính từ năm 2005 đến năm 2009

Đơn vị tính: triệu đồng

Stt Các chỉ tiêu chínhNăm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009

Lợi nhuậntrước thuế

Nộp Ngânsách nhà

Số laođộng(người)Thu nhậpbình quân

lao động(người/thá

103%

Một số hình ảnh hoạt động của Công ty :

SƠ ĐỒ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CÔNG TY TNHH MỘTTHÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DẦU KHÍ BIỂN

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNGDỊCH VỤ

PHÒNG THƯƠNG

BAN QUẢNLÝ DỰ ÁNPetroVietnam

PHÒNGHÀNHCHÍNHNHÂN SỰ

B TỔ CHỨC PHÒNG THƯƠNG MẠI CỦA CÔNG TY:Chức năng Phòng thương mại:

 Thực hiện các hoạt động marketing, thương mại và dịch vụ liên quan tới nhiệm vụ cung ứng vật tư thiết bị chuyên ngành;

 Thực hiện các hoạt động marketing thương mại và dịch vụ liên quan tới nhiệm vụ đại lý cho các nhà cung cấp và sản xuất trang thiết bị chuyên ngảnh;

 Đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng liên quan tới các dịch vụ kể trên trong phạm vi qui định.

SƠ ĐỐ TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG THƯƠNG MẠITRƯỞNG PHÒNG

TỔ VTTBKHOAN VÀKHAI THÁC

TỔTRƯỞNGNHÂN VIÊN

TỔ VTTBHÀNG HẢI

TỔ HỢP ĐỒNG

TỔTRƯỞNGNHÂN VIÊN

TỔ VTTBĐIỆN VÀ TỰ

ĐỘNG HÓATỔ TRƯỞNGNHÂN VIÊN

TỔ VTTBTỔNG HỢP

TỔTRƯỞNGNHÂN VIÊN

THƯƠNGMẠIPHÓ PHÒNG

PHẦN II:

KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TRONG QUY TRÌNH DỊCH VỤCUNG ỨNG VẬT TƯ THIẾT BỊ CỦA CÔNG TY

A.Khái quát về soạn thảo hợp đồng thương mại quốc tế :

Xác định chủ thể giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

1 Khi giao kết, tham gia bất kỳ một hợp đồng nào, điều đầu tiên mà các bên phải kiểmtra đó chính là đối tác giao kết, tham gia và thực hiện hợp đồng.

1.1 Bên bán và bên mua

Trong thực tế giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, nhiều khi xảy ra hiệntượng:

a) Công ty mẹ là bên bán/mua đích thực (bên có và thực hiện quyền và nghĩa vụ tronghợp đồng với tư cách là bên bán/bên mua) nhưng bên ký hợp đồng lại là công ty con.b) Bên bán/bên mua là pháp nhân nhưng bên đứng ra ký kết hợp đồng chỉ là đơn vịtrực thuộc của pháp nhân như chi nhánh, văn phòng đại diện, phòng kinh doanh, c) Bên ký kết hợp đồng là một công ty nhưng bên thực hiện một phần hoặc toàn bộhợp đồng lại là một công ty liên kết của công ty ký kết hợp đồng

Hiện tượng này thường gây ra hậu quả:

a) Các bên không thiện chí có thể rũ bỏ, đùn đẩy trách nhiệm;b) Hợp đồng rất có thể bị tuyên bố vô hiệu;

c) Việc xác định tư cách đương sự khi có tranh chấp xảy ra là rất khó khăn

Vi phạm về thẩm quyền ký kết hợp đồng cũng là một hiện tượng rất phổ biến Pháp luật các nước đều đưa ra nguyên tắc chung rằng người đại diện theo pháp luật của phápnhân có thầm quyền ký kết hợp đồng Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng giám đốc là người đại diện theo pháp luật Cách hiểu này không đúng cho mọi trường hợp Ví dụ các công ty Singapore thường có một ban giám đốc gồm rất nhiều giám đốc Vậy ai có quyền ký hợp đồng?Một hiện tượng khác, mặc dù rất dễ phát hiện nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chủ quan bỏ qua Đó là trường hợp phó giám đốc, trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, thậm chí nhân viên kinh doanh ký hợp đồng nhưng không có văn bản ủy quyền hợp lệ.

"Đối tác ma"cũng là vấn đề nhiều doanh nghiệp mắc phải, ký kết hợp đồng xong xuôi, chuyển hàng/chuyển tiền rồi thì mới ngã ngửa ra là đối tác không có thật.

Vì vậy, để tránh những rủi ro đáng tiếc về tư cách chủ thể, các doanh nghiệp nên: Kiểm tra kỹ tư cách chủ thể của đối tác giao kết hợp đồng Trong nhiều trường hợp

cần yêu cầu đối tác chuyển bộ hồ sơ pháp lý của đối tác để thẩm tra Cẩn trọng hơncó thể đề nghị bên thứ ba tham gia thẩm tra.

 Trong trường hợp bên bán/bên mua đích thực không trực tiếp ký hợp đồng thì cầnphải làm rõ lý do họ không trực tiếp ký, việc không ký trực tiếp có phù hợp với luậtáp dụng không, nếu chấp nhận việc ký kết qua ủy quyền thì cần yêu cầu văn bản ủyquyền hợp lệ, đồng thời làm rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của bên ủy quyền vàbên nhận ủy quyền.

 Về người có thẩm quyền ký kết hợp đồng: Cần kiểm tra xem ai có quyền ký kếthợp đồng.

Trong nhiều trường hợp , hợp đồng đang được thực hiện thì một phần hoặc toàn bộquyền và nghĩa vụ của một bên trong hợp đồng được chuyển cho bên thứ ba Ví dụ:Công ty A (Singapore) ký hợp đồng mua 100 tấn cá basa của công ty B (Việt Nam),điều kiện CIF – cảng Singapore, A là bên trực tiếp nhận hàng, hàng đang trên đườngvận chuyển đến Singapore thì A chuyển thư lệnh đến B yêu cầu giao hàng cho Công tyC, điều kiện CIF – cảng Singapore.

Việc chuyển nhượng/chuyển giao này nhiều khi gây khó khăn và thiệt hại cho bên cònlại Để ngăn ngừa các tình huống này các bên nên có những qui định về hạn chếchuyển giao quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc xây dựng điều kiện, qui trìnhchuyển giao quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng chặt chẽ.

Mẫu qui định dưới đây là một gợi ý:

"Không bên nào có quyền chuyển nhượng/chuyển giao bất kỳ quyền và/hoặc nghĩa vụnào có trong và/hoặc liên quan đến hợp đồng này nếu không có được sự đồng ý trướcbằng văn bản của bên còn lại."

1.2 Đại lý/đại diện thương mại/bên nhận ủy thác:

Thực tế thương mại quốc tế muôn hình muôn vẻ, không phải lúc nào bên bán/bên muađích thực trực tiếp ký và/hoặc thực hiện hợp đồng mà họ ủy nhiệm, ủy quyền hoặc ủythác cho bên thứ ba thường là đại lý, đại diện thương mại hoặc bên nhận ủy thác ký kếthợp đồng và/hoặc thực hiện hợp đồng Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phảikiểm tra các vấn đề sau:

1) Xác định rõ quan hệ đại lý/ủy quyền/ủy thác, cơ sở pháp lý, tính hợp pháp của quanhệ này? Văn bản xác lập quan hệ này có hợp lệ không? Quyền và nghĩa vụ của các bêntrong quan hệ đại lý/ủy quyền/ủy thác…

2) Tư cách pháp lý và tình trạng tài chính của các bên như thế nào? Trách nhiệm của các bên này đối với hợp đồng mua bán hàng quốc tế ra sao…

Nếu không thẩm định toàn diện các vấn đề trên, rất có thể doanh nghiệp sẽ không biếtkiện ai khi tranh chấp xẩy ra hoặc nếu có kiện thành công thì quyết định, bản án của cơquan tài phán chưa chăc đã thi hành được.

2 Hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

2.1 Hình thức tối ưu của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

Thực tế hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể tồn tại dưới dạng văn bản, lời nóihoặc hành động cụ thể Nhưng, để bảo đảm an toàn, hình thức tối ưu của hợp đồng

mua bán hàng hóa quốc tế vẫn là hình thức văn bản Ngoài văn bản viết, thực tiễnthương mại quốc tế thừa nhận các dạng tồn tại sau đây của dữ liệu như là văn bản:1) Bản fax;

2) Điện tín, điện toán;

3) Tài liệu mềm (tồn tại ở dạng file điện tử như email, )

2.2 Các phương thức giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

1) Giao kết trực tiếp: Theo phương thức này hai bên sẽ chuẩn bị một bản hợp đồng cóđầy đủ nội dung và hai bên cùng ký trực tiếp vào hợp đồng Phương thức này có tínhan toàn cao nhất nhưng lại không tiện dụng vì hai đối tác ở hai quốc gia khác nhaukhông phải lúc nào cũng gặp được nhau để ký kết.

2) Chào hàng và chấp nhận chào hàng: Đây là phương thức phổ biến nhất trong thươngmại quốc tế Bên bán có thể gửi cho bên mua một thư chào hàng (offer), bên mua cóthể gửi cho bên bán một lệnh đặt hàng (order) Trong một thời hạn hợp lý, bên nhậnchào hàng sẽ gửi thư xác nhận về việc chấp nhận chào hàng/lệnh đặt hàng hoặc không.Khi bên chào hàng/đặt hàng nhận được chấp nhận chào hàng/lệnh đặt hàng thì coi nhưhợp đồng được giao kết Các thư giao dịch này có thể được gửi qua fax, email hoặcphương tiện liên lạc khác Các doanh nghiệp cần lưu ý, dù giao kết theo hình thức chàohàng và chấp nhận chào hàng, các nội dung tối thiểu của một hợp đồng mua bán hànghóa phải đầy đủ: Tên, địa chỉ của các bên; hàng hóa, số lượng, chất lượng, qui cách,giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao giao hàng Trong thư chào hàng/lệnh đặthàng nên ghi thời hạn trả lời chào hàng/lệnh đặt hàng.

Các đối tác làm ăn lâu dài nên sử dụng phương thức giao kết trực tiếp để ký một hợpđồng mua bán hàng hóa chung qui định đầy đủ các vấn đề để áp dụng chung cho tất cảcác giao dịch Mỗi giao dịch đơn lẻ sẽ áp dụng phương thức chào hàng – chấp nhậnchào hàng.

3 Chọn luật trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

Trong quan hệ mua bán hàng hóa quốc tế, luật pháp và thực tiễn đều ghi nhận các bêncó quyền lựa chọn luật áp dụng Luật áp dụng mà các bên lựa chọn có thể là luật quốcgia, điều ước quốc tế và tập quán thương mại quốc tế Luật áp dụng bổ khuyết nhữngvấn đề mà các bên chưa thỏa thuận hoặc thỏa thuận không rõ ràng trong hợp đồng.Hơn nữa, luật áp dụng là chuẩn mực để xác định hiệu lực và tính hợp pháp của quanhệ.

3.1 Lựa chọn luật quốc gia điều chỉnh hợp đồng:

Luật pháp quốc gia sẽ được áp dụng trong trường hợp được các bên lựa chọn Tuynhiên, các bên nên chủ động lựa chọn luật quốc gia mà mình quen thuộc Việc chọnluật phải được ghi nhận cụ thể trong một điều khoản hợp đồng, gọi là “Điều khoảnchọn luật” hoặc “Luật điều chỉnh”.

3.2 Áp dụng điều ước quốc tế:

Điều ước quốc tế điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là Công ướcLiên Hiệp Quốc năm 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế, được ký kết tại Viên năm1980 (Sau đây gọi tắt là "Công ước Viên 1980").

Pháp luật của Việt Nam cũng cho phép các bên được sử dụng Công ước Viên 1980 đểđiều chỉnh các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế Tuy nhiên, Công ước Viên 1980sẽ không đương nhiên có hiệu lực nếu các bên không lựa chọn và ghi rõ trong hợpđồng.

Khi các bên đã dẫn chiếu đến Công ước Viên 1980 thì toàn bộ các điều khoản và nộidung của Công ước Viên 1980 sẽ được áp dụng để điều chỉnh quyền và nghĩa vụ củacác bên trong hợp đồng.

Trong Công ước Viên năm 1980, có qui phạm bắt buộc, qui phạm tùy nghi, qui phạmhướng dẫn v.v Đối với qui phạm bắt buộc, các bên phải tuân thủ mà không được làmtrái.

Điều 66 của Công ước Viên 1980: "Việc mất mát hàng hóa sau khi rủi ro đã đượcchuyển cho bên mua không loại trừ cho bên mua khỏi nghĩa vụ phải thanh toán tiềnmua hàng " là một qui phạm bắt buộc Các bên có thể thỏa thuận khác với qui phạmtùy nghi.

Điều 9.2 của Công ước Viên 1980 là một qui phạm tùy nghi với nội dung: "Các bên được coi là, trừ khi có thỏa thuận khác, đã thiết lập một tập quán áp dụng cho hợp đồng của mình hay chấp nhận một tập quán mà các bên đã biết hoặc phải biết và tập quán đó đã được áp dụng rộng rãi đối với các bên trong thương mại quốc tế và thường được các bên tham gia các hợp đồng cùng loại trong lĩnh vực thương mại cụ thể có liênquan" Nếu các bên không có thỏa thuận khác trong hợp đồng thì qui phạm tùy nghi sẽ được áp dụng Còn đối với qui phạm hướng dẫn, các bên có quyền làm theo hoặc không làm theo.

Điều 49 của Công ước Viên 1980 là một ví dụ điển hình của qui phạm hướng dẫn:"Bên mua có thể tuyên bố hợp đồng bị hủy bỏ:

(a) Nếu việc bên bán không thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào của mình theo hợp đồnghoặc theo Công ước này tạo ra một vi phạm nghiêm trọng trong hợp đồng; hoặc (b).Trong trường hợp nếu bên bán không giao hàng trong thời hạn bổ sung do bên mua ấnđịnh theo khoản 1 Điều 47 hoặc tuyên bố rằng bên bán sẽ không giao hàng trong thờihạn ấn định đó".

Do đó, các bên cần nghiên cứu kỹ Công ước Viên 1980 trước khi thống nhất lựa chọnCông ước này làm luật điều chỉnh, để bảo đảm các thỏa thuận trong hợp đồng của cácbên không trái với luật áp dụng, nếu không sẽ bị vô hiệu một phần hoặc toàn bộ.

3.3 Giá trị hiệu lực của tập quán thương mại quốc tế và một số sai lầm cần tránhTập quán thương mại quốc tế áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủyếu là:

1) Incoterms 2000.

2) Tập quán khu vực như: Điều kiện thương mại theo UCC (áp dụng đối với khu vực

Bắc Mỹ).3) UCP 600.

4) Một số tập quán Thương mại Quốc tế khác.

Đối với các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà một bên là doanh nghiệp Việt Nam thì tập quán quốc tế sẽ chỉ có hiệu lực áp dụng nếu được các bên lựa chọn và ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng.

Trong thực tiễn áp dụng tập quán thương mại quốc tế, các bên thường mắc những sai sót sau:

1) Không ghi rõ tập quán áp dụng.

Ví dụ: "Các bên thừa nhận rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh hợp đồng này" Hoặc "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm Urê theo điều kiện FOB San Francisco".

Như vậy, nếu vận dụng điều khoản này sẽ không biết tập quán nào được áp dụng Dovậy cần ghi rõ "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm ure theođiều kiện FOB San Francisco – Incoterms 2000".

2) Sử dụng sai nội dung của điều kiện thương mại.

Ví dụ: bên bán (Công ty của Việt Nam), bên mua (Công ty của Hoa Kỳ) thỏa thuận:"Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi - lê đông lạnh theo điềukiện FOB San Francisco – Incoterms 2000" Thực ra San Francisco là cảng đến, nhưngtheo Incoterms 2000 thì FOB là điều kiện thương mại giao hàng dọc mạn tàu (tại cảngbốc hàng quy định).

Như vậy việc các bên quy định như trên sẽ gây khó khăn trong thực hiện hợp đồnghoặc giải quyết tranh chấp Vì vậy, các bên nên sử dụng đúng điều kiện thương mại vànội dung của nó Cũng ví dụ trên, nếu cảng bốc xếp là cảng Hải Phòng thì nên ghi"Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi - lê đông lạnh theo điềukiện FOB Hải Phòng – Incoterms 2000".

3) Cho rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh toàn bộ hợp đồng:

Thực ra không phải vậy, mỗi tập quán chỉ điều chỉnh một phần, một vấn đề của hợp đồng Do vậy cần tránh kiểu chọn luật như sau: "Hợp đồng này sẽ được điều chỉnh bởi Incoterms 2000".

4) Sử dụng điều kiện thương mại không đúng theo phương thức chuyên chở:

Các bên cần nghiên cứu kỹ các điều kiện thương mại để áp dụng cho đúng theophương thức chuyên chở hàng hóa mà các bên áp dụng.

Trong trường hợp các bên không lựa chọn luật thì khi xảy ra tranh chấp, cơ quan tàiphán sẽ quyết định chọn luật Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi của mình, các bên cầnthiết phải chọn luật áp dụng Khi lựa chọn luật điều chỉnh, cần phải bảo đảm nguyêntắc sau:

- Nên lựa chọn nguồn luật áp dụng sao cho thuận tiện nhất cho việc thiết lập, thực hiệnhợp đồng và giải quyết tranh chấp phát sinh.

- Nên lựa chọn nguồn luật mà mình quen thuộc nhất.

- Cần phải nghiên cứu kỹ nguồn luật áp dụng để bảo đảm việc chọn luật đạt đượcnhững mục đích có lợi cho mình hoặc ít nhất không làm mất đi lợi thế hoặc gây tổn hạicho mình.

B.Kí kết và thực hiện hợp đồng trong qui trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bịcủa công ty:

- Thư gọi chào hàng: là toàn bộ các công va3wn và hồ sơ được gửi tới các nhà sản xuất và cung cấp để yêu cầu chào hàng.

- Chào hàng: là toàn bộ các công vănvà hồ sơ kỹ thuật/ thương mại gửi từ các nhà sản xuất và cung cấp để chào hàng.

- Hồ sơ đấu thầu; là toàn bộ các công văn, hồ sơ kỹ thuật và thương mại được gửi đi từ phòng thương mại tới khách hàng để tham gia đấu thầu.

- Hợp đồng đầu ra: là toàn bộ các hợp đồng mua bán giữa Công ty và khách hàng dựatrên cơ sở các hồ sơ đấu thầu.

- Hợp đồng đầu vào: là toàn bộ các hợp đồng kinh tế giữa Công ty và bên cung cấp dựa trên cơ sở các chào hàng.

Nội dung trình tự thực hiện

Lãnh đạo Công ty,Lãnh đạo phòng TM,

Tổ chuyên trách Đánh giá nhà cung ứng

Lãnh đạo phòng TM Không không Tổ chuyên trách

thuộc phòng TM

Có khôngGọi chào hàng

Tổ chuyên tráchthuộc phòng TM

DANH MỤC CÁC KHÁCH HÀNG CÔNG TY TNHH TM&DV DẦU KHÍBIỂN ĐÃ VÀ ĐANG CUNG CẤP DỊCH VỤ MUA SẮM

2.NHẬN ĐƠN HÀNG:

- Tất cả đơn hàng nhận được sẽ tập trung tại điểm khởi đầu là lãnh đạo Phòng.- Sau khi phân tích đơn hàng, lãnh đạo Phòng giao cho các tổ chức năng, cụ thể là

các tổ trưởng để thực hiện.Đồng thời, lãnh đạo Phòng hoặc nhân viên được ủy

quyền sẽ ghi nhận lại vào phiếu theo dõi đơn hàng MB-QT-TM-01-02 các dữ

liệu sau:

 Nhập số đơn hàng của khách hàng  Nội dung đơn hàng (mô tả)

11 CONOCO (UK) VIETNAM LTD

13 CONSON J.O.C14 TRUONG SON J.O.C15 LAMSON J.O.C

27 TRÍ VIỆT

- Các tổ trưởng sau khi nhận đơn hàng, phân công việc cho các nhân sự thuộc tổ mình phụ trách đồng thời tiếp tục cập nhật các thông tin liên quan vào Phiếu theo

- Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng chịu trách nhiệm trực tiếp liên lạc và nhận chào hàng từ các nhà cung cấp

- Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng phải cập nhật tiếp tục các thông tin liên quan tới việc gọi chào hàng và chào hàng nhận được từ các nhà cung cấp vào Phiếu theo dõi đơn hàng MB-QT-TM-01-02.

4.CHUẨN BỊ VÀ NỘP HỒ SƠ ĐẤU THẦU:

- Sau khi nhận được chào hàng từ các nhà cung cấp, nhân viên P.TM phụ trách đơn

hàng tiến hành đánh giá lựa chọn cung cấp theo “bảng lựa chọn nhà cung cấp- MB-QT-TM-01-03 “để lựa chọn nhà cung cấp đạt yêu cầu.Việc đánh giá nhà cung

cấp này được tiến hành theo từng đơn hàng.

- Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng chuẩn bị các tài liệu liên quan và chịu trách nhiệm trực tiếp về phần chào thầu kỹ thuật.

5.KẾT QUẢ THẦU:

- Kết quả trúng thầu do khách hàng thông báo trực tiếp hay từ VPĐD phải được xác định sớm và chính xác để ký kết hợp đồng đầu vào được tiến hành trong thời gian nhanh nhất tạo lợi thế về thời hạn giao hàng.

- Các tổ chuyên môn có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Phòng về kết quả đấu thầu.

6.KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG:

Sau khi thông tin về việc trúng thầu được xác định chính xác, các Tổ chuyên môn báo cáo Lãnh đạo Phòng xem xét đồng thời chuyển toàn bộ các hồ sơ cần thiết tới tổ hợp đồng để tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng Nhân viên Tổ hợp đồng tiếp nhận hồ sơ và tiến hành các hoạt động sau:

 Ngày mở bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có) Trách nhiệm mua Bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có)

6.2.Đàm phán ký kết hợp đồng đầu vào với Nhà cung cấp:

- Đàm phán, ký kết hợp đồng với Nhà cung cấp trên cơ sở các điều khoản dựa lưng “back to back” với hợp đồng đầu ra.

- Báo cáo lãnh đạo Phòng và phối hợp thường xuyên với các tổ chuyên môn trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng để giải quyết các vướng mắc (nếu có)Sau khi ký kết hợp đồng với Nhà cung cấp, nhân viên Tổ hợp đồng tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp như mở L/C, T/T… (nếu có);mua bảo hiểm hàng hóa(nếu có),

và cập nhật các số liệu sau vào “bảng theo dõi thực hiện Hợp 08 để làm cơ sở cho việc theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng:

đồng”-MB-QT-TM-01- Số hợp đồng, giá trị Ngày ký kết

 Ngày giao hàng Điều kiện giao hàng Điều kiện thanh toán

 Trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có) Hợp đồng vận chuyển hàng hóa (nếu có)

6.3.Báo cáo và đề xuất ký kết hợp đồng:

Trên cơ sở kết quả đàm phán hợp đồng đầu vào, đầu ra nhân viên Tổ hợp đồng sẽ tổng

kết hiệu quả kinh tế của đơn hàng và làm công văn báo cáo đề xuất lên Lãnh đạo

6.4.1.1 Hàng hóa nhập khẩu:

- Sau khi nhận được thông báo về việc NCC giao hàng và chứng từ, Tổ hợp đồng sẽ hoàn chỉnh các hồ sơ cần thiết để chuyển cho P Dịch vụ thực hiện nhập khẩu hàng

hóa theo phiếu yêu cầu hỗ trợ dịch vụ MB-QT-TM-01-04 Đồng thời thông báo

cho nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng để cùng phối hợp thực hiện.

- P.DV tiến hành các thủ tục nhập khẩu hàng hóa và thông báo kịp thời tới P.TM về các khó khăn phát sinh trong quá trình nhận/nhập khẩu hàng để phối hợp giải quyết.

- Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa, P.DV gửi cho P.TM Phiếu giao nhậnhàng hóa (consignment note) –MB-QT-DV-01-04 trong đó ghi nhận rõ tình trạng

giao nhận hàng hóa Tổ hợp đồng ký nhận việc tiếp nhận thông báo.6.4.1.2 Hàng hóa trong nước:

- Sau khi nhận được thông báo về giao hàng và chứng từ từ NCC, Tổ hợp đồng sẽ thông báo cho nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng để cùng phối hợp thực hiện việcnhận hàng Trong trường hợp hàng được giao tại kho của NCC, Tổ hợp đồng sẽ

yêu cầu P.DV hỗ trợ việc lấy hàng tại kho NCC thông qua “Phiếu yêu cầu Công tác”- MB-QT-TM-01-06.

6.4.2 Kiểm tra hàng hóa và chứng từ trước khi giao hàng:

Sau khi nhận được đầy đủ hàng hóa và chứng từ đi kèm từ NCC, Tổ hợp đồng và nhânviên phụ trách đơn hàng sẽ phối hợp để kiểm tra sự phù hợp của chứng từ so với yêu cầu của hợp đồng Người phụ trách đơn hàng sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo các tiêu chí:

- Từ thông báo tình trạng hàng hóa MB-QT-TM-01-07 kể trên, hoặc trong quá trình theo dõi diễn biến của hợp đồng mà phát hiện những sai sót của hàng hóa so với yêu cầu của khách hàng, nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng hoặc tổ hợp đồng lập

phiếu “Xử lý sản phẩm không phù hợp” MB-QT-TM-01-05 trong đó mô tả rõ

tình trạng không đáp ứng yêu cầu của VTTB, sau đó chuyển cho lãnh đạo Phòng Lãnh đạo Phòng điều tra nguyên nhân và chỉ đạo hướng giải quyết trong thời gian sớm nhất để tránh bị khách hàng khiếu nại Trường hợp cần tiến hành các hành động khắc phục để tránh lập lại các sai sót này, lãnh đạo phòng lập phiếu yêu cầu

khắc phục MB-QT-HT-04-01.

- Sau khi tiến hành giao hàng, VPĐD hoặc nhân viên P.TM se lập biên bản giao nhận hàng (theo mẫu của khách hàng hoặc theo mẫu công ty) có chữ ký xác nhận của hai bên được gửi về tổ hợp đồng để tiến hành các thủ tục yêu cầu P.KT phát hóa đơn yêu cầu khách hàng thanh toán cũng như để lưu hồ sơ.

6.5.Thanh toán:

6.5.1 Thanh toán cho nhà cung cấp:

- Tổ hợp đồng sẽ tập hợp đầy đủ chứng từ theo quy định của hợp đồng đầu vào để trình Ban lãnh đạo Công ty và chuyển P.Kế toán tiến hành thanh toán cho NCC.6.5.2 Đề nghị khách hàng thanh toán:

Căn cứ quy định trong hợp đồng đầu ra, Tổ hợp đồng cũng sẽ tập hợp đầy đủ chứng từ để chuyển P.KT yêu cầu phát hóa đơn cho khách hàng.

Các giao dịch nội bộ giữa P.Thương mại- P.Dịch vụ-P.Kế toán được thực hiện thông

qua “phiếu yêu cầu công tác”-MB-QT-TM-01-06

- P.Kế toán phát hành hóa đơn cho khách hàng và theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán để thông báo kịp thời cho Tổ hợp đồng về các vướng mắc phát sinh trong thời gian nhanh nhất.

Toàn bộ tiến trình giao nhận và thanh toán kể trên phải được Tổ hợp đồng lưu lại hồ sơ để hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ của một đơn hàng.

Các mẫu biểu sử dụng trong quá trình ký kết hợp đồng

Contract valueSalesterm

Purchase contractPurchas

Contract value

Payment term ReminderContract deliverydate

Actualissuingdate

 Thời gian hoàn thành thủ tục hải quan: … ngày kể từ ngày nhận đầy đủ chứng từ hợp lệ.

 Hàng sau khi hoàn thành thủ tục hải quan chuyển về:  Thời gian dự kiến giao hàng cho khách hàng:

 Lưu ý:

Người yêu cầuxác nhận của người được yêu cầu

Ngày ban hành:01/04/2010