quy che hoat dong cong ty DU LỊCH

Quy chế hoạt động Quy chế hoạt động Quy chế hoạt động CƠNG TY CỔ PHẦN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHIA VIỆT NAM DU LỊCH – DỊCH VỤ HỘI AN Độc lập – Tự – Hạnh phúc ***** QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 02/ /QĐ-HĐQT, ngày 05 tháng 01 năm 2016 Chủ tịch HĐQT Công ty cổ phần Du lịch- Dịch vụ Hội An) Quy chế hoạt động (sau gọi “Quy chế”) Công ty Cổ phần Du lịch-Dịch vụ Hội An ban hành với mục đích cuối thiết lập chế tồn diện, linh hoạt, có tính ứng dụng thực tiễn để đảm bảo rằng: - Hoạt động Công ty Cổ phần Du lịch - Dịch vụ Hội An (sau gọi “Công ty”) vào lề lối, nề nếp, có tổ chức, kỷ luật, đáp ứng yêu cầu kinh doanh quản lý; - Phát huy tính sáng tạo, chủ động cơng việc, nâng cao vai trò trách nhiệm tự chịu trách nhiệm, tinh thần tập thể, đoàn kết, phối hợp, văn minh doanh nghiệp cá nhân phận, phịng ban tồn Cơng ty Chi nhánh trình thực nhiệm vụ giao Đồng thời, nội dung Quy chế nguyên tắc để thực quản lý, điều hành Công ty Công ty xây dựng ban hành Quy chế gồm nội dung sau: Chương 1: Các nguyên tắc chung Chương 2: Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đơn vị trực thuộc Chương 3: Nhiệm vụ quyền hạn cấp lãnh đạo, quản lý số vị trí khác Chương 4: Mối quan hệ làm việc Chương 5: Hiệu lực thi hành Quy chế hoạt động CHƢƠNG I CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG Điều 1: Công ty Cổ phần Du lịch - Dịch Hội An hoạt động quản lý kinh doanh theo quy định Nhà nước Điều lệ Công ty Điều 2: Đại hội đồng cổ động (ĐHĐCĐ) quan có thẩm quyền cao Cơng ty Điều 3: Hội đồng Quản trị (HĐQT) quan quản lý Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi Cơng ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ thực quyền hạn, nhiệm vụ theo quy định Điều 25 Điều lệ Công ty Điều 4: Tổng Giám đốc người đại diện pháp luật Công ty, người điều hành hoạt động ngày Công ty chịu trách nhiệm trước HĐQT thực quyền nhiệm vụ giao theo quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ Công ty Phó Tổng Giám đốc người giúp việc cho Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc phần việc phân công, chủ động giải công việc Tổng Giám đốc ủy quyền phân công quy định Pháp luật Điều lệ Công ty Điều 5: Cơ cấu tổ chức điều hành hoạt động hàng ngày Công ty Công ty áp dụng cấu trực tiếp - chức giao việc kinh doanh để điều hành hoạt động ngày Công ty Nguyên tắc cấu trực tiếp - chức năng: Theo cấu này, đơn vị chức thuộc Văn phòng Cơng ty khơng có quyền lệnh trực tiếp cho đơn vị khác (kinh doanh, trực tiếp sản xuất,…) Các đơn vị chức tham mưu tư vấn, giúp Tổng Giám đốc chuẩn bị định, tìm giải pháp tối ưu cho vấn đề phức tạp Quyền định vấn đề thuộc Tổng Giám đốc định đưa xuống đơn vị khác thông qua người lãnh đạo cao đơn vị Quy chế hoạt động Nguyên tắc giao việc kinh doanh: Là nguyên tắc, theo đó, số đơn vị trực thuộc giao quyền chủ động kinh doanh hoạt động ngày, có trách nhiệm báo cáo Tổng Giám đốc định kỳ tháng, quý, năm kết thực báo cáo theo yêu cầu đột xuất Tổng Giám đốc Điều 6: Các đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc bao gồm: Các đơn vị quản lý chức Phòng nghiệp vụ trực thuộc Công ty Các đơn vị thực chức tham mưu, tư vấn, giúp Tổng Giám đốc tổ chức thực hoạt động tồn Cơng ty sản xuất kinh doanh; quản lý nghiệp vụ: lao động, tài sản, kế tốn, tài chính, hành chính, đầu tư mua sắm,… theo chế độ, sách Nhà nước, quy định ngành Công ty Các Chi nhánh đơn vị kinh tế phụ thuộc hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Chi nhánh, có trụ sở làm việc, sử dụng dấu riêng mở tài khoản ngân hàng theo pháp luật Các chi nhánh trực tiếp tổ chức thực mục tiêu, tiêu kinh doanh, doanh thu chi phí hợp lý Tổng Giám đốc phê duyệt giao kế hoạch năm yêu cầu khác Cơng ty Các Chi nhánh hoạt động theo Quy chế riêng Chi nhánh để đảm bảo chủ động tổ chức sản xuất hoạt động kinh doanh sở tuân thủ theo quy định pháp luật Công ty Các Văn phịng đại diện đơn vị hành trực thuộc Văn phịng Cơng ty, hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện Các Ban quản lý dự án Hội đồng Quản trị Tổng Giám đốc dịnh thành lập có mục tiêu, có thời gian hoạt động, có phạm vi công việc cụ thể để giúp Hội đồng Quản trị Tổng Giám đốc đưa định liên quan đến việc triển khai đầu tư thực dự án Các Ban quản lý dự án thực theo chế độ thủ trưởng (Thủ trưởng Người điều hành cao Ban quản lý để thực nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Tổng Giám đốc) Mục tiêu, thời gian hoạt động, phạm vi công việc Ban quản lý quy định cụ thể có định thành lập Quy chế hoạt động Điều 7: Cơ cấu hoạt động nguyên tắc phân cấp trách nhiệm, quyền hạn phối hợp Sơ đồ phân cấp Công ty Đại hội đồng cổ đông Hội đồng Quản trị Ban Kiểm soát Tổng Giám đốc Các Phó Tổng Giám đốc Trưởng phịng nghiệp vụ Cơng ty Giám đốc điều hành Chi nhánh Giám đốc phận Chi nhánh (nếu có) Trưởng phịng nghiệp vụ Chi nhánh Trưởng phận thuộc khối trực tiếp Nhân viên phịng nghiệp vụ Cơng ty Nhân viên thuộc khối trực tiếp Nhân viên thuộc khối gián tiếp Mối quan hệ đạo (cấp – cấp dưới) Mối quan hệ hỗ trợ Quy chế hoạt động Phối hợp chiều dọc (mối quan hệ đạo) Các chức danh, nhân viên có thứ bậc thấp chức danh khác có trách nhiệm tn thủ phân cơng chức danh có thứ bậc cao liền kề, trừ trường hợp có quy định khác Phối hợp chiều ngang (mối quan hệ hỗ trợ) Giữa chức danh, nhân viên khơng có phân cấp theo chiều dọc phải: - Tạo điều kiện thuận lợ cho chức danh, nhân viên khác hoàn thành trách nhiệm theo quy định Cơng ty; - Cùng xây dựng môi trường làm việc thân thiện, lịch đoàn kết; - Kiểm tra việc thực quy định Công ty lẫn thông báo cho chức danh có thứ bậc cao chức danh, nhân viên khách không tuân thủ Việc không thông báo dù cố ý vô ý biết bị kỷ luật định Tổng Giám đốc Giám đốc điều hành Chi nhánh, tùy vào việc chức danh, nhân viên thuộc Văn phịng Cơng ty hay Chi nhánh Quy chế hoạt động CHƢƠNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY Điều 8: Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Phịng nghiệp vụ Cơng ty Phịng Kế tốn a- Chức năng: Là đơn vị quản lý chức nghiệp vụ chuyên ngành, chủ yếu giúp việc cho Tổng Giám đốc quản lý, điều hành cơng tác kế tốn, tài để đảm bảo hoạt động Công ty đạt hiệu cao phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty, phù hợp với quy định pháp luật b- Nhiệm vụ chủ yếu: - Xây dựng tổ chức thực máy kế tốn Cơng ty sau Tổng Giám đốc phê duyệt; - Đề xuất Tổng Giám đốc việc lập kế hoạch sử dụng, quản lý tài sản vốn Công ty; - Thừa ủy quyền Tổng Giám đốc thực công tác công bố thông tin quan hệ cổ đông; - Thực kế hoạch sử dụng tài cấp tài theo nhu cầu sản xuất kinh doanh Công ty; - Thực cơng tác kế tốn, tài Cơng ty theo quy định pháp luật quy chế, quy định Công ty; - Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định kiểm tra xác báo cáo đơn vị trực thuộc khác lập; - Hướng dẫn, đạo đơn vị trực thuộc thực công tác kế tốn chế độ quy định sách Công ty; - Tham mưu cho Hội đồng Quản trị Tổng Giám đốc việc xử lý vấn đề sai sót đơn vị trực thuộc liên quan đến cơng tác kế tốn, tài Đồng thời phải liên đới trách nhiệm không thực đầy đủ chức hướng dẫn, đạo, giám sát kiểm tra đơn vị trực thuộc; - Hỗ trợ Tổng Giám đốc công tác tổng hợp kế hoạch kinh doanh nặm đơn vị trực thuộc để xây dựng kế hoạch kinh doanh năm tồn Cơng ty trình Tổng Giám đốc, Hội đồng Quản trị phê duyệt; - Hỗ trợ Tổng Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh doanh, hoạch định kinh doanh, theo dõi phân tích tình hình thực kế hoạch kinh doanh hàng tháng đơn vị trực thuộc; Quy chế hoạt động - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu quản lý tập trung thống số liệu kế tốn thống kê cung cấp số liệu cho đơn vị liên quan Công ty đơn vị bên theo quy định pháp luật, quy định, quy chế Công ty; - Tham gia xây dựng, góp ý cho quy định, định mức kinh tế, tài chính, kế tốn, kỹ thuật Công ty; - Và thực nhiệm vụ khác theo yêu cầu Tổng Giám đốc c- Quyền hạn chủ yếu: - Đề xuất Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc vêc công việc hay quy định Cơng ty có liên quan đến chức năng, nhiệm Phòng; - Đề xuất với Tổng Giám đốc biện pháp cụ thể quản lý vốn, tài sản để đảm bảo sản xuất kinh doanh Công ty, bảo toàn phát triển nguồn vốn; kiểm tra tình hình thực chế độ kế tốn, thống kê quản lý tài đơn vị trực thuộc; - Kiểm tra, giám sát đơn vị trực thuộc công việc liên quan theo chức năng, nhiệm vụ Phòng báo cáo với Tổng Giám đốc; - Đề xuất khen thưởng xử lý kỷ luật cá nhân, đơn vị trực thuộc công tác kế tốn - tài chính; - Đề nghị đơn vị trực thuộc Công ty cung cấp số liệu, hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ kế tốn, tài để tổng hợp; - Từ chối khoản chi tiêu không quy định pháp luật, quy chế, quy định Công ty; khoản mua sắm vật tư, tài sản không đáp ứng yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, khơng có kế hoạch đột xuất trừ trường hợp có chấp thuận cấp có thẩm quyền; - Khơng tốn trường hợp có chứng từ sai sót, khơng hợp lệ, không thủ tục, chứng từ bị tẩy xóa vật tư, tài sản, hàng hóa khơng quy cách, chất lượng theo hợp đồng; - Tổ chức họp (nội bộ, khách hàng, tập huấn nghiệp vụ)theo nhiệm vụ Phòng; - Thay mặt Tổng Giám đốc tiếp làm việc với khách hàng đối tượng khác theo chức năng, nhiệm vụ Phòng; - Và thực quyền khác theo yêu cầu ủy quyền Tổng Giám đốc Phòng Hành - Nhân a- Chức năng: Là đơn vị nghiệp vụ tổng hợp, chủ yếu vừa tham mưu cho Tổng Giám đốc thực trách nhiệm tỏ chức, quản trị nhân sự, chế độ, sách liên quan đến người lao động, quản trị hành tồn Cơng ty, vừa trực tiếp thực quản trị vấn đề nhân sự, hành Văn phịng Cơng ty Quy chế hoạt động b- Nhiệm vụ chủ yếu: - Tham mưu cho Tổng Giám phương án kiện toàn tổ chức, máy quản lý theo hướng tinh gọn hoạt động có hiệu quả; - Thực công tác quản trị nhân (lao động, tiền lương, sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật,…) đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Công ty; - Thừa lệnh Tổng Giám đốc hướng dẫn, đạo đơn vị trực thuộc thực quy định Nhà nước, Công ty quản trị nhân quản trị hành chính; - Tham mưu cho Ban Điều hành việc xử lý vấn đề sai sót đơn vị trực thuộc liên quan đến cơng tác hành chính, nhân Đồng thời phải liên đới chịu trách nhiệm không thực đầy đủ chức hướng dẫn, đạo, giám sát, kiểm tra đơn vị trực thuộc; - Thực công tác văn thư, lưu trữ Công ty; - Thực công tác bảo vệ nội bộ, an tồn, vệ sinh lao động Cơng ty; - Và thực nhiệm vụ khác theo yêu cầu Tổng Giám đốc Công ty c- Quyền hạn chủ yếu - Góp ý Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc công việc hay quy định Cơng ty có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Phòng; - Chứng nhận xác nhận lý lịch người lao động Công ty; - Thừa lệnh Tổng Giám đốc triệu tập họp thuộc lĩnh vực, phạm vi, nhiệm vụ Phòng để phổ biến, hướng dẫn thực hiện, giải đáp thắc mắc; - Kiểm tra, giám sát đơn vị trực thuộc công việc liên quan theo chức năng, nhiệm vụ Phòng báo cáo với Tổng Giám đốc; - Là thành viên Hội đồng Khen thưởng-Kỷ luật tuyển dụng…; - Đôn đốc, kiểm tra việc thực Nội quy lao động người lao động; - Kiểm tra hình thức văn Công ty gửi trước đóng dấu; - Thay mặt Tổng Giám đốc tiếp làm việc với khách hàng, đối tượng khác vấn đề liên quan đến nhiệm vụ Phòng; -Và thực quyền khác theo yêu cầu ủy quyền Tổng Giám đốc 10 Quy chế hoạt động - Tổ chức thực hoạt động kinh doanh để đảm bảo việc kinh doanh Chi nhánh đạt hiệu cao theo tiêu Công ty giao hàng năm; - Thực kinh doanh theo pháp luật Việt Nam, quy định địa phương nơi đặt trụ sở quy chế, quy định Công ty; - Quản lý tốt có hiệu tài sản giao (vốn,nhà cửa, đất, phương tiên giao thông tài sản khác); - Xây dựng tổ chức thực quy chế, quy định nội quy, quản lý tài sản Chi nhánh sau Tổng Giám đốc phê duyệt; - Thực nghiệp vụ kế toán, thống kê theo quy chế quản lý tài Cơng ty hướng dẫn Phịng Kế tốn Cơng ty; - Thực chế độ báo cáo, tổng kết, đánh giá hoạt động Chi nhánh công tác hành chính, nhân theo quy chế, quy định Cơng ty hướng dẫn Phịng Hành - Nhân Cơng ty; - Thực cơng tác tìm kiếm khách hàng, quảng cáo, tiếp thị để khai thác thêm khách hàng tăng doanh thu, từ gia tăng hiệu hoạt động Chi nhánh; - Phối hợp đơn vị trực thuộc khác Công ty để ngày nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Công ty; - Và thực nhiệm vụ khác Tổng Giám đốc giao Quyền hạn chủ yếu - Góp ý cho Hội động Quản trị, Tổng Giám đốc công việc, quy chế, quy định Cơng ty có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi nhánh; - Xây dựng tổ chức thực quy chế, quy định Chi nhánh sau Tổng Giám đốc phê duyệt như: + Nội quy lao động Chi nhánh; + Quy trình thực nghiệp vụ cung cấp dịch vụ cho khách hàng; + Quy trình mua hàng đánh giá nhà cung cấp; + Quy chế tinh lương, thưởng phí phục vụ Chi nhánh; - Tham gia xây dựng sách sách khuyến cho năm hoạt động kinh doanh Chi nhánh; - Được tự chủ quản lý định sử dụng tài sản nguồn lực sở tuân thủ quy định Công ty nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh Chi nhánh tối thiểu đạt lợi nhuận hoạt động theo kế hoạch Công ty giao hàng năm; 14 Quy chế hoạt động - Đôn đốc, thúc đẩy, yêu cầu chức danh Ban Điều hành Cơng ty, phịng nghiệp vụ Cơng ty có thẩm quyền xúc tiến phê duyệt phê duyệt đề xuất vấn đề khác liên quan đến hiệu công việc Chi nhánh Trong trường hợp chức danh có thẩm quyền phịng nghiệp vụ Cơng ty khơng có giải thích hợp lý vịng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu thông báo yêu cầu qua phương tiện thông tin liên lạc, Chi nhánh có quyền đệ trình lên Tổng Giám đốc để xem xét; - Đề xuất Tổng Giám đốc tổ chức máy, điều hành, sử dụng lao động chế độ sách liên quan đến người lao động nhằm phát huy cao tình tự chủ hiệu kinh tế; - Chủ động đàm phán với khách hàng hoạt động kinh doanh để tạo thêm nhiều hội phát triển doanh thu cho Chi nhánh; - Tổ chức họp (nội bộ, hội nghị,…) liên quan đến nhiệm vụ Chi nhánh; - Thay mặt Tổng Giám đốc làm việc với khách hàng đối tượng khác vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vu Chi nhánh; - Và thực quyền khác theo yêu cầu ủy quyền Tổng Giám đốc Công ty 15 Quy chế hoạt động CHƢƠNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CẤP LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CHỦ CHỐT VÀ MỘT SỐ VỊ TRÍ KHÁC Điều 10: Nhiệm vụ quyền hạn chức danh lãnh đạo Công ty Các chức danh lãnh đạo Công ty bao gồm: thành viên HĐQT thành viên Ban Điều hành Công ty Các thành viên Hội đồng Quản trị: - Các thành viên Hội đồng Quản trị Đại hội đồng cổ động bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm, bổ sung, trả lương chế độ theo quy định Điều lệ Công ty; - Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị Hội đồng Quản trị bầu, miễn nhiệm, bổ nhiệm; - Chủ tịch thành viên Hội đồng Quản trị khác thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Điều 25 Điều 26 Điều lệ Công ty theo quy định Luật Doanh nghiệp thành viên Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần Tổng Giám đốc Do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Tổng Giám đốc thực nhiệm vụ quyền hạn theo quy định Điều 30 Điều lệ Công ty Công ty trả lương theo quy chế Công ty Phó Tổng Giám đốc - Do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị Tổng Giám đốc, Công ty trả lương theo quy chế Công ty; Tổng Giám đốc ủy quyền thực khối lượng công việc cụ thể chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc phần cơng việc ủy nhiệm - Phó Tổng Giám đốc có quyền điều hành phần trách nhiệm giao đề nghị Tổng Giám đốc cân nhắc, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công nhân viên quyền Thời hạn bầu thành viên Hội đồng Quản trị bổ nhiệm thành viên Ban Điều hành Công ty theo quy định Điều lệ Công ty, tái bầu bổ nhiệm lại Điều 11: Nhiệm vụ quyền hạn cán quản lý nghiệp vụ Cán quản lý nghiệp vụ Công ty bao gồm: Cấp trƣởng khối Công ty, gồm: Kế tốn trưởng, Trưởng phịng nghiệp vụ trực thuộc Công ty, Giám đốc Chi nhánh Tổng Giám đốc ký hợp đồng lao động, tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Công ty trả lương theo quy chế Công ty Riêng Kế tốn trưởng Cơng ty Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng phê 16 Quy chế hoạt động duyệt mức thu nhập Nghị Hội đồng Quản trị đề nghị Tổng Giám đốc theo quy định Điều 29 Điều lệ Công ty Cấp trưởng người giúp việc cho Tổng Giám đốc theo lĩnh vực, chức Cấp trưởng có nhiệm vụ sau: a- Nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm tổ chức thực nhiệm vụ quyền hạn giao đơn vị chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc hoạt động đơn vị mình; - Chịu trách nhiệm quản lý toàn tài sản, nhân lực huy cách chủ động, sáng tạo hoạt động đơn vị nhằm hoàn thành nhiệm vụ giao; - Xây dựng đoàn kết nội bộ, lãnh đạo đơn vị đảm bảo nguyên tắc dân chủ, chấp hành tốt sách pháp luật Nhà nước, quy định Công ty; - Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra, hướng dẫn thực tốt định mức kinh tế, kỹ thuật, quy trình, quy phạm an tồn lao động, phịng chống cháy nổ trật tự an toàn quan, đơn vị - xã hội đơn vị phụ trách; - Tổng hợp, đánh giá tình hình thực kế hoạch, kết thực nhiệm vụ đơn vị mình, nắm bắt kịp thời thông tin liên quan đến nhiệm vụ đơn vị để đề phương hướng biện pháp thực hiện; - Quan tâm chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên, thực dân chủ, công đơn vị - Tổ chức họp nội bộ, đơn vị thường kỳ đột xuất theo quy định Công ty để thông báo tình hình chung Cơng ty, Cơng ty; chủ trương, quy định Công ty b- Quyền hạn: - Quyết định tất vấn đề liên quan đến điều động lao động, nghiệp vụ chuyên môn, kinh doanh đơn vị để điều hành hoạt động ngày đơn vị theo phân cấp quản lý Công ty; - Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương hàng năm, mức lương chế độ khác người lao động đơn vị Tham gia ý kiến việc tiếp nhận, thuyên chuyển công tác nhân viên thuộc quyền; - Đề xuất định biên đơn vị giao nhiệm vụ cho nhân viên thuộc phạm vi phụ trách đánh giá thực nhiệm vụ cho họ; - Thay mặt Tổng Giám đốc làm việc với khách hàng tham gia thỏa thuận xây dựng Hợp đồng kinh tế, dân vấn đề có liên quan đến chức nhiệm vụ đơn vị; 17 Quy chế hoạt động - Tham dự họp Cơng ty có liên quan đến chun mơn, nghiệp vụ đơn vị cử cán đơn vị tham dự (Khi người chủ trì họp cho phép); - Được thừa lệnh Tổng Giám đốc ký văn hướng dẫn nghiệp vụ cho đơn vị trực thuộc Công ty, ký văn giao dịch ngang cấp với đơn vị bên nghiệp vụ văn khác theo ủy quyền Tổng Giám đốc quy định Công ty; - Yêu cầu đơn vị khác Công ty phối hợp với đơn vị chủ động phối hợp với quan cấp trên, quan chức có liên quan để thực nhiệm vụ theo đạo Ban Điều hành Công ty; - u cầu đơn vị Cơng ty có liên quan cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu cần thiết để thực nhiệm vụ quản lý sản xuất đơn vị theo đạo Tổng Giám đốc; - Đề nghị chi phí tiếp khách, phí mơi giới, hoa hồng (nếu có); - Được quyền phản biện bảo lưu ý kiến họp Công ty tổ chức lấy ý kiến cá nhân; - Và thực quyền khác theo yêu cầu Tổng Giám đốc Cấp trƣởng Khối Chi nhánh Cấp trưởng khối Chi nhánh, gồm: Giám đốc phận, Kế toán trưởng Chi nhánh, Trưởng phận nghiệp vụ trực thuộc Chi nhánh Giám đốc Chi nhánh ký hợp đồng lao động, tuyển dụng bổ nhiệm, miễn nhiệm, trả lương, khen thưởng, kỷ luật theo ủy quyền Tổng Giám đốc sở Nội quy lao động quy định Pháp luật Riêng Giám đốc phận, Kế toán trưởng trước ký định bổ nhiệm, miễn nhiệm, Giám đốc Chi nhánh cần có ý kiến đạo Tổng Giám đốc Cấp trưởng khối Chi nhánh có nhiệm vụ quyền hạn sau: a- Nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm tổ chức thực nhiệm vụ quyền hạn giao đơn vị chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh hoạt động đơn vị mình; - Chịu trách nhiệm quản lý tồn tài sản, nhân lực huy chủ động, sáng tạo hoạt động đơn vị nhằm hoàn thành nhiệm vụ giao; - Xây dựng đoàn kết nội bộ, lãnh đạo đơn vị đảm bảo nguyên tắc dân chủ, chấp hành tốt sách pháp luật Nhà nước, quy định Công ty Chi nhánh; - Quan tâm chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên, thực hiện, công đơn vị; 18 Quy chế hoạt động b- Quyền hạn: - Quyết định tất vấn đề liên quan đến điều động lao động, nghiệp vụ chuyên môn, kinh doanh đơn vị để điều hành hoạt động ngày đơn vị theo phân cấp quản lý Công ty; - Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương hàng năm, mức lương chế độ khác người lao động đơn vị Tham gia ý kiến việc tiếp nhận, thuyên chuyển công tác nhân viên thuộc quyền; - Đề xuất định biên đơn vị giao nhiệm vụ cho nhân viên thuộc phạm vi phụ trách đánh giá thực nhiệm vụ cho họ; - Yêu cầu đơn vị khác Chi nhánh phối hợp với đơn vị chủ động phối hợp với quan cấp trên, quan chức có liên quan để thực nhiệm vụ theo đạo Giám đốc Chi nhánh; - Đề nghị chi phí tiếp khách, phí mơi giới, hoa hồng (nếu có); - Từ chối thực định Ban Điều hành Công ty Giám đốc Chi nhánh thấy trái pháp luật, Điều lệ Công ty, quy định hành Công ty Chi nhánh; - Được quyền phản biện bảo lưu ý kiến họp Cơng ty Chi nhánh tổ chức lấy ý kiến cá nhân; - Và thực quyền khác theo yêu cầu Tổng Giám đốc Giám đốc Chi nhánh Điều 12: Trách nhiệm nghĩa vụ chuyên viên, kỹ sƣ, công nhân viên, lao động Các chuyên viên, kỹ sư, nhân viên, công nhân viên, lao động người thuộc định biên lao động đơn vị trực thuộc Công ty; người trực tiếp giải công việc ngày giao nghiệp vụ, chuyên môn Tổng Giám đốc người ủy quyền ký Hợp đồng lao động tuyển dụng chấm dứt hợp đồng lao động theo pháp luật lao động, chịu đạo trực tiếp cán quản lý nghiệp vụ đơn vị cơng tác Trong q trình giải cơng việc phải trung thực, mẫn cán, chủ động, sáng tạo, có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp phải thực tốt trách nhiệm, nghĩa vụ theo nội dung Hợp đồng lao động ký quy định khác Công ty, Chi nhánh để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ với kết cao Đồng thời có quyền bảo lưu ý kiến từ chối thực định cán trực tiếp quản lý thấy trái với pháp luật quy định Công ty 19 Quy chế hoạt động CHƢƠNG MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC Điều 13: Mối quan hệ công tác Mối quan hệ công tác Chủ tịch - Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc thực theo Điều 10 Quy chế Mối quan hệ công tác Ban Điều hành đơn vị thực theo mơ hình trực tiếp Các đơn vị nhận lệnh từ Tổng Giám đốc đạo từ Phó Tổng Giám đốc Giám đốc Chi nhánh Các đơn vị phải chấp hành quy định tham mưu, báo cáo phản hồi thông tin Mối quan hệ công tác đơn vị cấp Công ty Chi nhánh mối quan hệ hợp tác, hỗ trợ, hướng dẫn, kiểm tra để hoàn thành nhiệm vụ Công ty Chi nhánh Các đơn vị có trách nhiệm cung cấp thơng tin, hồ sơ, tài liệu cần thiết cho theo đạo Tổng Giám đốc (đối với Công ty) Giám đốc Chi nhánh (đối với Chi nhánh) nhằm hoàn thành tốt công tác hoạch định, tổ chức thực quản lý hoạt động theo quy định Công ty đạt hiệu cao Mối quan hệ công tác đơn vị có liên quan với Chi nhánh mối quan hệ chức Các đơn vị liên quan Tổng Giám đốc ủy quyền quản lý theo chức có trách nhiệm hướng dẫn quản lý hoạt động theo quy định Công ty Chi nhánh Các chi nhánh phải chấp hành báo cáo theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ đơn vị liên quan Các Chi nhánh Tổng Giám đốc giao việc kinh doanh (khốn) thực theo đạo Tổng Giám đốc việc khốn kinh doanh Điều 14: Lề lối làm việc Các văn báo cáo tình hình hoạt động Công ty gửi quan quản lý cấp trên, quan chức năng; văn bản, định, quy định liên quan đến hoạt động chung Công ty; hợp đồng kinh tế, hồ sơ liên quan đến cơng tác tài cơng tác tổ chức nhân Tổng Giám đốc ký Phó Tổng Giám đốc thừa lệnh ủy quyền ký thay Tổng Giám đốc văn giải công việc thuộc lĩnh vực phân công phụ trách văn khác Tổng Giám đốc ủy quyền báo cáo lại Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc thực phân công công việc cụ thể để máy quản lý điều hành Cơng ty hoạt động có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm chịu trách nhiệm cá nhân trước Hội đồng Quản trị 20 Quy chế hoạt động Giám đốc Chi nhánh Tổng Giám đốc ủy quyền ký văn báo cáo tình hình hoạt động Chi nhánh; văn bản, định, quy định liên quan đến hoạt động Chi nhánh; hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động; hồ sơ liên quan đến cơng tác tài chính, công tác tổ chức nhân Chi nhánh Khi Tổng Giám đốc vắng (công tác, nghỉ phép, ốm đau,…) ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc đạo hoạt động Công ty Trường hợp Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc vắng Tổng Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phịng Hành chính-Nhân cấp trưởng đơn vị tạm thời đạo hoạt động Công ty Điều 15: Biên chế - Định biên đơn vị Công ty Tổng Giám đốc định sở Nghị Hội đồng Quản trị thông qua hàng năm mơ hình, cấu tổ chức tổng số lao động chung Công ty Biên chế đơn vị phù hợp với nhiệm vụ đơn vị sở tinh gọn, đảm bảo chất lượng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ quản lý sản xuất kinh doanh đạt hiệu Điều 16: Lập chƣơng trình, kế hoạch cơng tác Chương trình cơng tác Công ty kế hoạch công tác thực năm, bao gồm loại: năm, tháng, quý, tháng, tuần Nội dung loại chương trình công tác: - Đại hội: Thường kỳ đột xuất Đại hội đồng cổ động, Hội nghị Người lao động, Đại hội Đảng bộ, Đại hội tổ chức quần chúng - Họp: Định kỳ đột xuất Hội đồng Quản trị; tổng kết, phổ biến cho người lao động chủ trương, sách Đảng, Nhà nước Công ty; giao ban sản xuất, chuyên đề; họp theo yêu cầu quan quản lý cấp - Hội nghị: Dự hội nghị tổ chức nước theo nhu cầu Công ty, theo yêu cầu quan quản lý Nhà nước Lập kế hoạch thông qua: a- Đối với kế hoạch công tác năm - Chậm vào ngày 25/12 hàng năm, Thư ký Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc cấp trưởng đơn vị gửi chương trình cơng tác năm cho Phịng Hành - Nhân để tập hợp trình Tổng Giám đốc phê duyệt chậm vào ngày 31/12 hàng năm; 21 Quy chế hoạt động - Đối với tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội (Cơng đồn, Đồn Thanh niên…) tổ chức quần chúng khác lập chương trình cơng tác tổ chức gửi Tổng Giám đốc để thông qua; - Trên sở chương trình cơng tác năm phê duyệt, Phịng Hành - Nhân tổ chức thực chương trình Hội đồng Quản trị, Ban Điều hành, trưởng đơn vị tổ chức thực chương trình đơn vị b- Đối với kế hoạch công tác tháng, quý, tháng: - Các phận đơn vị lập chương trình cụ thể thực công tác tháng, quý, tháng theo tinh thần kế hoạch công tác năm phê duyệt; - Trường hợp chương trình cơng tác phát sinh đột xuất báo cáo Tổng Giám đốc để có ý kiến đạo tổ chức thực c- Đối với kế hoạch công tác tuần: - Ở Văn phịng cơng ty: Ban Điều hành Phịng nghiệp vụ gửi nội dung kế hoạch tuần, chậm vào ngày thứ hàng tuần cho Phịng Hành chính-Nhân để tổng hợp, lên lịch công tác tuần gửi đơn vị chậm vào ngày thứ hai tuần kế tiếp; - Ở Chi nhánh: Chi nhánh lập lịch công tác gửi fax cho Phịng Hành - Nhân ngày thứ Bảy hàng tuần Điều 17: Chế độ họp hành Chế độ họp hành Công ty phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Các loại họp:Họp tuần, tháng, tháng, năm, họp đột xuất - Thành phần tham dự người Chủ trì họp định Người dự họp phải đảm bảo thành phần, ủy quyền cho người khác dự họp phải chấp thuận người Chủ trì họp Người mời họp vắng mặt lý đáng (đi công tác, ốm đau), việc ủy quyền lý vắng mặt phải báo cáo với người Chủ trì họp trước 02 ngày Riêng họp Đại hội đồng cổ động Công ty, tiến hành theo quy định Điều lệ Công ty; - Nội dung họp người Chỉ trì họp đạo đơn vị, cá nhân liên quan chuẩn bị trình bày Tùy theo tính chất họp mà nội dung họp trình bày văn thuyết trình Nội dung họp tài liệu liên quan phải gửi trước tối thiểu 02 ngày cho người dự họp; 22 Quy chế hoạt động - Địa điểm thời gian họp: Các thông báo họp phải ghi rõ địa điểm, thời gian bắt đầu họp thời gian dự kiến kết thúc - Hình thức thơng báo mời họp: Ghi lịch công tác tuần giấy mời qua điện thoại phải đảm bảo người mời họp nhận thông báo mời họp Các họp định kỳ: a- Họp tuần: - Thành phần tham dự, nội dung, địa điểm thời gian thực theo lịch cơng tác tuần; - Mục đích họp để giải công việc phát sinh theo nhu cầu hoạt động kinh doanh, tổ chức nhân sự,… Công ty theo yêu cầu đơn vị trực thuộc b- Họp tháng: Họp giao ban định kỳ vào ngày 10 hàng tháng để tổng kết công việc làm tháng trước bàn công việc phải làm, biện pháp phân công trách nhiệm,… tháng quý Trường hợp ngày 10 ngày nghỉ họp tổ chức vào ngày làm việc sau Thành phần dự họp: Ban Điều hành, Trưởng phịng nghiệp vụ thuộc Cơng ty, Giám đốc Chi nhánh, thành viên khác theo yêu cầu c- Họp tháng: - Họp đánh giá kết tháng đầu năm bàn biện pháp thực công việc tháng cuối năm Thời gian họp vào tuần thứ hai tháng hàng năm; - Họp đánh giá kết tháng cuối năm, tổng kết sơ kết năm dự kiến hoạch năm Thời gian họp tuần thứ hai tháng 01 hàng năm; - Thành phần dự họp: Ban Điều hành, Trưởng phịng nghiệp vụ thuộc Cơng ty, Giám đốc Chi nhánh, thành viên khác theo yêu cầu d- Họp năm: - Thông qua kết hoạt động kinh doanh năm trước kế hoạch sản xuất kinh doanh năm Công ty đơn vị - Thời gian họp tuần thứ ba tháng 01 hàng năm; - Thành phần dự họp: Ban Điều hành, Trưởng phòng nghiệp vụ thuộc Công ty, Giám đốc Chi nhánh, thành viên khác theo yêu cầu Các họp khác: 23 Quy chế hoạt động - Các họp Hội đồng Quản trị Hội đồng Quản trị định địa điểm, thời gian, thành phần tham dự, nội dung họp Phịng Hành chínhNhân Cơng ty có trách nhiệm đảm bảo tổ chức họp theo yêu cầu Hội đồng Quản trị; - Các họp tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn Thanh niên (Họp Đảng ủy, Đảng bộ, Chi bộ, BCH Cơng đồn, Đồn Thanh niên) tổ chức thực theo quy định tổ chức Nếu họp tổ chức làm việc phải có ý kiến chấp thuận Tổng Giám đốc; - Họp đột xuất: Để giải công việc đột xuất theo yêu cầu cấp theo nhu cầu hoạt động kinh doanh Công ty Thành phần tham dự họp phụ thuộc vào tính chất cơng việc đột xuất; - Họp nội đơn vị: Họp định kỳ đột xuất để phổ biến tình hình chung Cơng ty tình hình đơn vị Cấp trưởng quy định thời gian, địa điểm họp Điều 18: Chế độ giải công việc Tổng Giám đốc: Giải cơng việc mang tính ngun tắc Công ty; định chủ trương, biện pháp , thời gian, tổ chức điều hành hoạt động Công ty theo kế hoạch đột xuất; kiểm tra việc thực đơn vị; làm việc với quan cấp theo yêu cầu; làm việc đàm phán với đơn vị nước theo nhu cầu hoạt động kinh doanh Phó Tổng Giám đốc: Giải cơng việc ngồi Cơng ty theo ủy quyền Tổng Giám đốc Giám đốc chi nhánh: Tổ chức điều hành hoạt động Chi nhánh sở tuân thủ ủy quyền Tổng Giám đốc quy định, quy chế Công ty Các Trƣởng phịng nghiệp vụ cấp Cơng ty Chi nhánh: Giải cơng việc mang tính tác nghiệp cụ thể chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, thời gian thực phạm vi, quy mô đơn vị Những vấn đề cấp bách, đơn vị trực thuộc phải báo cáo ngày với Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc cơng việc phân công, bao gồm: - Các trường hợp bất khả kháng: Hỏa hoạn, bão lụt, tai nạn lao động,… - Các trường hợp vượt thẩm quyền giải theo quy định Cơng ty, ngồi kế hoạch Tổng Giám đốc phê duyệt Điều 19: Tiếp khách công tác: 24 Quy chế hoạt động Tiếp khách: - Các loại khách đến Công ty (Khách nước ngồi nước): Khách đến quan hệ cơng tác, thăm xã giao, đến yêu cầu, chất vấn việc riêng - Tiếp khách: Theo nguyên tắc chức năng, nhiệm vụ (Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Cấp trưởng nhân viên đơn vị) người giải - Trình tự tiếp khách đến Công ty: + Nếu khách đến Công ty theo kế hoạch hẹn trước người có trách nhiệm chấp thuận khách ai, người phải thơng báo trước cho phận bảo vệ, lễ tân có trách nhiệm đưa đón khách gặp người có trách nhiệm đó; + Nếu khách đến khơng hẹn trước, bảo vệ lễ tân phải liên hệ điện thoại với người có trách nhiệm liên quan để đồng ý tiếp hay không đồng ý tiếp Đi công tác: - Tất cán bộ, công nhân viên cơng tác phải có giấy cơng tác (có nội dung công việc, địa điểm, thời gian, phương tiện, chi phí cơng tác…) người có thẩm quyền phê duyệt Đồng thời, kết thúc chuyến công tác phải có trách nhiệm báo cáo lại kết cho người có trách nhiệm; - Chế độ áp dụng Công ty Công ty ban hành Quy chế tài Điều 20: Chế độ thơng tin, báo cáo Trách nhiệm báo cáo: Tổng Giám đốc báo cáo với Hội đồng Quản trị; Phó Tổng Giám đốc báo cáo với Tổng Giám đốc; Cấp trưởng thuộc Công ty báo cáo với Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc theo lĩnh vực ủy quyền; Cấp trưởng thuộc Chi nhánh báo cáo với Giám đốc Chi nhánh, nhân viên báo cáo với Cấp trưởng đơn vị Nội dung báo cáo: - Báo cáo riêng: Là báo cáo liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị cá nhân tình hình thực hoạt dộng kinh doanh, nghiệp vụ chuyên môn, trách nhiệm quyền hạn; - Báo cáo chung: Là báo cáo Công ty Chi nhánh kết hoạt động kinh doanh, tình hình lãi, lỗ; bảng cân đối kế toán, kế hoạch hoạt động kinh doanh, tình hình tổ chức nhân sự, thực dự án,… Hình thức thời gian báo cáo: 25 Quy chế hoạt động - Báo cáo ngày: Chỉ báo cáo cơng việc ngồi thẩm quyền giải đột xuất cho người có trách nhiệm hình thức gặp trực tiếp văn (gửi trực tiếp, fax, email) Thời gian báo cáo ngày; - Báo cáo tuần: Chỉ báo cáo công việc chưa hoàn thành theo kế hoạch mà làm ảnh hưởng chung nhiệm vụ Công ty đơn vị cho người có trách nhiệm Hình thức báo cáo gặp trực tiếp văn (gửi trực tiếp, fax, email) Thời gian báo cáo vào thứ sáu hàng tuần; - Báo cáo tháng: Báo cáo văn gửi trực tiếp qua fax, email cho người có trách nhiệm Thời gian báo cáo vào ngày tháng tiếp theo; - Báo cáo quý: Báo cáo văn gửi trực tiếp qua fax, email cho người có trách nhiệm Thời gian báo cáo riêng vào ngày tháng quý tiếp theo; thời gian gửi báo cáo chung vào ngày 10 tháng quý tiếp theo; - Báo cáo tháng: + Các đơn vị gửi báo cáo riêng văn chậm ngày 10/7 hàng năm (Báo cáo tháng đầu năm) chậm ngày 10/01 hăng năm (báo cáo tháng cuối năm); + Báo cáo chung Công ty gửi văn chậm vào ngày 30/7 hàng năm (báo cáo tháng đầu năm) chậm vào ngày 30/01 hàng năm (báo cáo tháng cuối năm) - Báo cáo năm: + Các đơn vị gửi báo cáo với thời gian báo cáo tháng cuối năm; + Báo cáo chung Công ty gửi văn chậm ngày 15/02 hàng năm - Báo cáo đột xuất: Là báo cáo cơng việc ngồi kế hoạch, vượt thẩm quyền, cố kỹ thuật, tai nạn lao động, trường hợp bất khả kháng thiên tai, hỏa hoạn Hình thức báo cáo văn bản, điện thoại, fax, email Thời gian gửi báo cáo sau có cố xảy cho người có thẩm quyền Điều 21: Ban hành văn quy chế, quy định, định mức để thực công tác quản lý Công ty Hội đồng Quản trị xây dựng thông qua, tổ chức thực Quy chế tài Quy chế hoạt động Công ty Tổng Giám đốc đạo xây dựng, ký ban hành, tổ chức thực văn sau: - Nội quy lao động; - Thỏa ước lao động tập thể; 26 Quy chế hoạt động - Quy định tuyển dụng lưu trữ hồ sơ nhân viên; - Quy chế đào tạo; - Quy chế trả lương, thưởng khoản phụ cấp; - Quy định, định mức kinh tế, kỹ thuật: sử dụng ô tô con, điện thoại, điện, nước, sửa chữa, bảo quản trụ sở làm việc, cấp phát văn phòng phẩm, mua sắm trang thiết bị văn phịng, cơng tác văn thư lưu trữ, mua sắm vật tư, nhiên liệu, sửa chữa đội tàu biển, chi phí tiếp khách, hoa hồng cho khách hàng, chế độ cơng tác phí,… quy định, định mức khác phát sinh trình sản xuất kinh doanh Giám đốc Chi nhánh: Đề xuất Tổng Giám đốc ký ban hành ủy quyền ký tổ chức thực phạm vi Chi nhánh, văn sau: - Nội quy lao động Chi nhánh; - Quy chế trả lương, thưởng khoản phụ cấp; - Quy trình mua hàng đánh giá nhà cung cấp; - Quy trình nghiệp vụ thuộc phạm vi hoạt động kinh doanh Chi nhánh; - Các quy định khác (theo đề xuất) Các văn ban hành thuộc Hội đồng Quản trị Tổng Giám đốc không trái với quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty 27 Quy chế hoạt động CHƢƠNG ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 22: Tổng Giám đốc có trách nhiệm triển khai, hướng dẫn thực quy chế Công ty đảm bảo nội dung quy chế phổ biến đến người lao động Công ty Điều 23: Tổng Giám đốc vào nội dung quy định Điều Quy chế nảy để tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động Công ty theo thẩm quyền Điều 24: Trong q trình thực có nội dung chưa phù hợp khơng mang tính khả thi, Tổng Giám đốc tổng hợp trình Hội đồng Quản trị điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung Điều 25: Quy chế gồm có 05 chương, 25 điều có hiệu lực kể từ ngày ký 28 ... Công ty, có tồn quy? ??n nhân danh Cơng ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quy? ??n lợi Công ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quy? ??n ĐHĐCĐ thực quy? ??n hạn, nhiệm vụ theo quy định Điều 25 Điều lệ Công ty. .. họp nội bộ, đơn vị thường kỳ đột xuất theo quy định Công ty để thông báo tình hình chung Cơng ty, Cơng ty; chủ trương, quy định Công ty b- Quy? ??n hạn: - Quy? ??t định tất vấn đề liên quan đến điều... đảm bảo nội dung quy chế phổ biến đến người lao động Công ty Điều 23: Tổng Giám đốc vào nội dung quy định Điều Quy chế nảy để tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động Công ty theo thẩm quy? ??n Điều