Tài liệu gồm có 3 chương: Chương 1: Tin học đại cương Chương 2: Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word 2007 Chương 3: Phần mềm tính toán Microsoft Excel 2007 Tài liệu cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về cấu trúc chung của máy tính, những khái niệm về phần cứng, phần mềm, cũng như hướng dẫn chi tiết cho người học cách sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word 2007 và phần mềm tính toán Microsoft Excel 2007. Ngoài ra, tài liệu cũng bổ sung
5 MỤC LỤC Tran MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Thông tin 1.1.2 Tin học 1.1.3 Lịch sử tin học 1.1.4 Thông tin biểu diễn thông tin 10 1.2 CẤU TRÚC MÁY VI TÍNH VÀ CÁC THIẾT BỊ NGOẠI VI 11 1.2.1 Cấu trúc máy vi tính 11 1.2.2 Thiết bị vào ra, ngoại vi 13 1.3 PHẦN MỀM MÁY VI TÍNH 16 1.3.1 Khái niệm phần mềm 16 1.3.2 Hệ điều hành 17 1.4 KHÁI NIỆM VỀ VIRUS MÁY TÍNH VÀ CÁCH PHỊNG CHỐNG .26 1.4.1 Khái niệm 26 1.4.2 Một số phần mềm phòng chống virus 29 1.4.3 Cách phòng chống virus 30 Chương PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 2007 .31 2.1 GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT WORD 2007 31 2.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THỐT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH .31 2.2.1 Khởi động chương trình 31 2.2.2 Thốt chương trình 31 2.3 CÁCH GÕ VĂN BẢN TIẾNG VIỆT 31 2.4 NHỮNG PHÍM THƯỜNG DÙNG .32 2.5 NHỮNG DẤU GẠCH CHÂN TRONG VĂN BẢN 32 2.6 GIỚI THIỆU CỬA SỔ LÀM VIỆC CỦA MICROSOFT WORD 33 2.6.1 Làm quen với Ribbon 33 2.6.2 Chỉnh sửa văn tài liệu 37 2.7 LẬP BẢNG BIỂU 44 2.7.1 Cách tạo bảng 44 2.7.2 Các thao tác bảng 46 2.8 CHÈN CƠNG THỨC, CHỮ NGHỆ THUẬT, HÌNH ẢNH, VIDEO VÀO VĂN BẢN 51 2.8.1 Chèn hình ảnh 51 2.8.2 Chèn video vào văn 52 2.8.3 Chèn công thức vào văn 53 2.8.4 Chữ nghệ thuật (WordArt) 53 2.9.TẠO BIỂU ĐỒ 54 2.10 HOÀN THIỆN VÀ IN ẤN VĂN BẢN 55 2.10.1 Chèn số trang 55 2.10.2 Tạo tiêu đề đầu chân trang 57 Chương PHẦN MỀM EXCEL 2007 61 3.1 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL 61 3.1.1 Giới thiệu Excel 61 3.1.2 Khởi động thoát chương trình ứng dụng MS Excel 62 3.1.3 Cập nhật liệu 64 3.2 CÁC THAO TÁC TRANG TÍNH VÀ ĐỊNH DẠNG 67 3.2.1 Quản lý trang Worksheet 67 3.2.2 Xử lý ô, hàng, cột 70 3.2.3 Định dạng liệu 72 3.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU VÀ KẾT XUẤT THÔNG TIN .77 3.3.1 Một số hàm thường dùng Excel 77 3.3.2 Giới thiệu số hàm CSDL thông dụng Excel 85 3.4 TẠO BIỂU ĐỒ, HỒN THIỆN VÀ IN ẤN BẢNG TÍNH .88 3.4.1.Tạo biểu đồ .88 3.4.2 In trang bảng tính 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 LỜI NÓI ĐẦU “Tin học đại cương” môn học cung cấp kiến thức khoa học máy tính cơng nghệ thơng tin, trọng tâm cách thức vận hành sử dụng máy tính, sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm tính tốn Đây mơn học nhà trường trung cấp, cao đẳng đại học nay, sở để học tập vận dụng công nghệ thời đại cách mạng 4.0 Tài liệu “Tin học đại cương” biên soạn dựa chương trình mơn học tin học dùng cho đối tượng đào tạo học viên trung cấp dài hạn, ngắn hạn Trường TC kỹ thuật TTG Tài liệu gồm có chương: Chương 1: Tin học đại cương Chương 2: Phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word 2007 Chương 3: Phần mềm tính tốn Microsoft Excel 2007 Tài liệu cung cấp kiến thức cấu trúc chung máy tính, khái niệm phần cứng, phần mềm, hướng dẫn chi tiết cho người học cách sử dụng phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word 2007 phần mềm tính tốn Microsoft Excel 2007 Ngồi ra, tài liệu bổ sung kiến thức ngành khoa học máy tính phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm tính tốn Tuy nhiên q trình biên soạn khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế, mong đồng nghiệp bạn đọc góp ý cho tác giả Tác giả Chương TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Thông tin Là vấn đề kiện tượng tự nhiên xã hội nhận thức người Khi biểu diễn thơng tin người ta dùng nhiều cách thức khác chữ viết, lời nói, ký ám - tín hiệu, đặc biệt muốn biểu diễn chúng máy tính phải mã hố dạng thích hợp 1.1.2 Tin học Thơng tin nằm liệu, xử lý thơng tin bao gồm nhiều q trình xử lý liệu để rút thông tin hữu ích phục vụ người Khi xã hội phát triển khối lượng thơng tin, liệu ngày nhiều người xử lý thông tin cách thủ công mà cần tới hỗ trợ máy móc để xử lý thơng tin cách tự động Trước yêu cầu người, ngành khoa học đời, Tin học Tin học chuyên ngành khoa học chuyên nghiên cứu khả lưu trữ, truyền tải xử lý thông tin xử lý thông tin Điều thể rõ qua trình hình thành phát triển ngành tin học Trước đây, thiết bị lưu trữ chưa đa dạng có dung lượng nhỏ với dung lượng tính theo Megabyte, Gigabyte thay dần thiết bị lưu trữ đa dạng, gọn nhẹ có dung lượng lưu trữ lớn nhiều, tính theo Terabyte; Đường truyền thơng tin có tốc độ thấp dần thay đường truyền tốc độ cao, không dây; Những vi xử lý có tốc độ thấp dần thay vi xử lý tốc độ cao, đa xử lý Con người chế tạo sản phẩm mà tin học phát minh để giúp người xử lý thông tin tự động máy vi tính hay máy tính (computer) Máy tính : - Lưu trữ: Thông tin lưu trữ thiết bị thông dụng đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa quang, - Truy xuất (Đọc, ghi, hỏi, đáp): Để xử lý liệu cách nhanh chóng, hiệu xác - Xử lý: Rất nhanh, xác, đa dạng lĩnh vực mà không phụ thuộc vào cảm tính người sử dụng - Ứng dụng: Máy hoạt động dựa vào phần mềm người tạo để ứng dụng vào lĩnh vực đời sống 1.1.3 Lịch sử tin học Máy tính điện tử (từ sau gọi tắt máy tính) đời năm 1946, có tên ENIAC (Electronic Numerical Intergator and Computer), sản phẩm dự án thuộc Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ phục vụ mục đích quân ENIAC thiết kế John Mauchly John Presper Eckert Đại học Pennsylvania Chiếc máy tính nặng 30 tấn, kích thước 140m2, thực 5.000 phép cộng/giây, xử lý theo số thập phân, nhớ lưu trữ liệu lập trình cách thiết lập vị trí chuyển mạch cáp nối Hình 1.1 Máy tính ENIAC Năm 1952, máy tính von Neumann đời Học viện Nghiên cứu tiên tiến Princeton Chiếc máy tính xây dựng theo ý tưởng “chương trình lưu trữ”, xử lý theo số nhị phân Những nguyên lý von Neumann (phần 2.2.3) trở thành mơ hình máy tính ngày Năm 1980, hãng IBM cho đời máy tính cá nhân đầu tiên, sử dụng vi xử lý bit 8085 Intel Với 70 năm phát triển, máy tính trải qua hệ: dùng đèn điện tử (1943-1956), dùng transistor (1957-1965), dùng vi mạch tích hợp (1966-1980) dùng siêu vi mạch tích hợp (1981- nay) Ngày nay, máy tính cá nhân, máy tính bảng, điện thoại thơng minh có kích thước nhỏ gọn, cấu hình mạnh mẽ Tất có cấu trúc chung sử dụng nguyên lý đề von Neumann 10 1.1.4 Thông tin biểu diễn thông tin a Biểu diễn thơng tin máy tính Dữ liệu thực tồn nhiều dạng khác nhau: dạng số (số nguyên, số thực) phi số (chữ viết, âm thanh, hình ảnh) Tuy nhiên, máy tính xử lý liệu dạng số nhị phân (hệ số 2) Do vậy, liệu thực dạng muốn đưa vào máy tính để lưu trữ, xử lý, hay truyền tải cần phải mã hóa (số hóa thành số nhị phân) Sau xử lý, liệu kết khôi phục lại dạng dễ hiểu, dễ cảm nhận người Sở dĩ máy tính dùng số nhị phân để biểu diễn thông tin linh kiện vật liệu điện tử dùng để chế tạo nhớ máy tính (flipflop, tụ điện) có hai trạng thái đối lập (ví dụ có điện khơng có điện), tương ứng biểu diễn * Hệ đếm: - Bất kỳ số tự nhiên b lớn chọn làm số cho hệ đếm Số lượng ký hiệu sử dụng số hệ đếm - Quy tắc: giá trị ký hiệu hàng có giá trị “số hệ đếm” đơn vị hàng kế cận bên phải + Hệ thập phân: hệ dùng số 0, 1,…,9 để biểu diễn Vd: 43,310=4x101+3x100 +3x10-1 * Các hệ đếm dùng tin học: + Hệ nhị phân: hệ dùng số để biểu diễn Vd: 1102=1x22+1x21 +0x20= 610 + Hệ số 16: hệ dùng ký hiệu 0, 1,…,9 A, B, C, D, E, F để biểu diễn trơng A=10, B=11, C=12, D=13, E=14, F=15 Vd: A0116= 10x162 + 0x161 + 1x160 = 256110 * Biểu diễn số nguyên: - Số nguyên có dấu: bit cao xác định số nguyên âm (1) hay dương (0) - Một byte biểu diễn số nguyên phạm vi -127 đến 127 - Số nguyên khơng âm: tồn bit dùng để biểu diễn giá trị số, phạm vi từ đến 256 * Các đơn vị thông tin Trong khoa học máy tính, chữ số nhị phân gọi bit (viết tắt từ tiếng Anh Binary digiTal) Mỗi nhớ máy tính lưu trữ bit Bản thân nhớ gọi bit Các bit đánh số thứ tự Một nhóm bit bit thứ 8i (i > 0, nguyên) gọi byte 11 Các byte đánh địa Byte gồm bit từ đến 7, byte gồm bit từ đến 15 Một đơn vị hay sử dụng word (từ nhớ) Một word gồm 2, 4, hay byte tùy thuộc vào vi xử lý (CPU) cụ thể xử lý lần byte Các đơn vị bội byte hay sử dụng cách quy đổi sau: Hình 1.2 Đơn vị đo lường máy tính 1.2 CẤU TRÚC MÁY VI TÍNH VÀ CÁC THIẾT BỊ NGOẠI VI 1.2.1 Cấu trúc máy vi tính a Trung tâm xử lý thông tin CPU (Central - Processing - Unit) Là não máy vi tính, dùng để phân tích lệnh điều khiển, tổ chức hoạt động máy vi tính như¬ đọc, giải mã lệnh, đồng trình máy, thực phép tính logic (And, or), số học (“+”, “-”, “*”, “/”, ), quan hệ (“>”, “ =”, ) Bộ nhớ gồm hai phần nhớ nhớ ngoài: Bộ nhớ trong: Ln có trao đổi thơng tin hai chiều, có dung lượng nhỏ, tốc độ truy cập thông tin nhanh nơi cho phép máy tính truy cập trực tiếp thơng tin Bộ nhớ gồm có ROM RAM + ROM (Read – Only – Memory) phận nhớ cố định đọc được, thông tin ghi ROM không bị mất điện, người dùng khơng thể xố, sửa chữa hay ghi thêm thông tin vào + RAM (Random – Access – Memory) phận nhớ linh hoạt cho truy nhập thông tin trực tiếp, dùng để ghi chương trình, liệu, thơng tin ghi bị mất điện 12 Có nhiều loại Ram (D Ram; S.D.Ram; R D RAM; DDR SD RAM) phân loại sau: - Card RAM MB máy tính VAX 8600 sản xuất năm 1986 Các chip RAM nằm vào vùng chữ nhật bên trái bên phải - SDRAM (Viết tắt từ Synchronous Dynamic RAM) gọi DRAM đồng SDRAM gồm phân loại: SDR, DDR, DDR2,DDR3 DDR4 - SDR SDRAM (Single Data Rate SDRAM), thường giới chuyên môn gọi tắt "SDR" Có 168 chân Được dùng máy vi tính cũ, bus speed chạy vận tốc với clock speed memory chip, lỗi thời - DDR SDRAM (Double Data Rate SDRAM), thường giới chun mơn gọi tắt "DDR" Có 184 chân DDR SDRAM cải tiến nhớ SDR với tốc độ truyền tải gấp đôi SDR nhờ vào việc truyền tải hai lần chu kỳ nhớ Đã thay DDR2 - DDR2 SDRAM (Double Data Rate SDRAM), Thường giới chuyên môn gọi tắt "DDR2" Là hệ thứ hai DDR với 240 chân, lợi lớn so với DDR có bus speed cao gấp đơi clock speed - DDR3 SDRAM (Double Data Rate III SDRAM): có tốc độ bus 800/1066/1333/1600 Mhz, số bit liệu 64, điện 1.5v, tổng số pin 240 - RDRAM (Viết tắt từ Rambus Dynamic RAM), thường giới chuyên môn gọi tắt "Rambus" Đây loại DRAM thiết kế kỹ thuật hoàn toàn so với kỹ thuật SDRAM RDRAM hoạt động đồng theo hệ thống lặp truyền liệu theo hướng Một kênh nhớ RDRAM hỗ trợ đến 32 chip DRAM Mỗi chip ghép nối module gọi RIMM (Rambus Inline Memory Module) việc truyền liệu thực mạch điều khiển chip riêng biệt không truyền chip với Bus nhớ RDRAM đường dẫn liên tục qua chip module bus, module có chân vào đầu đối diện Do đó, khe cắm không chứa RIMM phải gắn module liên tục để đảm bảo đường truyền nối liền Tốc độ Rambus đạt từ 400-800 MHz Rambus không nhanh SDRAM bao lại đắt nhiều nên có người dùng RDRAM phải cắm thành cặp khe trống phải cắm RAM giả (còn gọi C-RIMM) cho đủ - LPDDR (Low Power Double Data Rate SDRAM), loại DRAM có điện thấp Được đóng gói dạng BGA (chân bi), loại DRAM thường sử dụng loại điện thoại thơng minh, máy tính bảng, laptop siêu mỏng 13 Hình 1.3 Các loại RAM Bộ nhớ ngồi: Có dung lượng lớn vơ hạn, tốc độ truy cập thơng tin chậm nơi lưu trữ thông tin Các thông tin muốn xử lý máy phải đưa vào nhớ Bộ nhớ ngồi gồm có băng đĩa từ, đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa quang, USB, ổ mềm, ổ CD - Ổ đĩa cứng gồm nhiều đĩa kim loại có cấu trúc tổ chức giống xếp chồng lên nhau, đặt hộp bảo vệ kín chân khơng, đĩa có đầu đọc, ổ gắn chặt vào vỏ máy (Case) ốc vít, có tên từ C trở lên, có dung lượng lớn cỡ Gb, tốc độ đọc, ghi nhanh 1.2.2 Thiết bị vào ra, ngoại vi a.Thiết bị vào Để ghi nhận hay nhập thông tin cần thiết cho máy tính hoạt động Gồm có: - Bàn phím (Key board): Có 101 đến 106 phím dùng để đưa trực tiếp thơng tin vào máy tính Các phím phân chia sau: + Phím chức năng: Từ F1 đến F12 thường để sử dung lệnh ngắn gọn + Phím chữ A đến Z + Phím số: Từ đến + Phím điều khiển: Tab + Phím dịch chuyển trỏ: Home, End, + Phím mũi tên 14 + Phím xố ký tự liền phải trỏ: Delete + Phím xố ký tự liền trái trỏ: Backspace,(Có dạng mũi tên quay lại) + Phím Spacebar: Biểu diễn ký tự tắng (Phím cách chữ) + Phím Inser: Đổi chế độ viết chèn thành đè ngược lại + Phím Num Lock: Khi đèn sáng ta sử dụng phím số bên phải bàn phím + Phím Shift: Để thay đổi kiểu viết chữ in hoa hay chữ thường, chọn ký tự phía phím có hai ký tự + Phím Capslock: Để bật (Đèn sáng) tắt (Đèn tắt) chế độ viết chữ in hoa khơng có dấu chữ thường + Phím Enter: Kết thúc liệu, chuyển dòng (Xuống dòng), hay lựa chọn chức Hình 1.4 Bàn phím chức phím Con chuột: Là thiết bị định điểm làm việc hình phổ biến nhất, hoạt động theo nguyên lý phát chuyển động theo hai hướng so với bề mặt bên Chuyển động chuột bề mặt phiên dịch thành chuyển động trỏ hình giao Thông thường, nút bên trái dùng cho thao tác lựa chọn, đặt vị trí trỏ hình, nút bên phải để menu ngữ cảnh gồm lệnh thực với đối tượng vị trí trỏ 80 LEFT(text,[num_chars]) RIGHT(text, [num_chars]) MID(text,start_num, num_chars) UPPER(text) LOWER(text) PROPER(text) LEN(text) - Trả chuỗi chuỗi text trích từ trái sang phải num_chars kí tự - Ví dụ: = LEFT(“ Tin học đại cương ”, 7) - Trả chuỗi chuỗi text trích từ phải sang trái num_chars kí tự - Ví dụ: = RIGHT(“Pham Quoc Trung”, 3) - Trả chuỗi chuỗi text trích từ vị trí start_num dài num_chars kí tự - Ví dụ: = MID(“ Tin học đại cương ”,8,3) - Trả chuỗi text đổi sang dạng chữ in - Ví dụ: =UPPER(“tin học”) - Trả chuỗi đổi sang dạng chữ thường - Ví dụ: =LOWER(“TIN HỌC”) - Trả chuỗi kí tự đầu từ đổi sang chữ hoa - Ví dụ: =PROPER(“tin học”) - Trả độ dài (số kí tự, bao gồm kí tự khoảng cách) chuỗi kí tự - Ví dụ: =LEN(“Hà Nội”) Tin học Tin học Đại cương TIN HỌC tin học Tin Học g Nhóm hàm ngày, Tên Hàm - Cú pháp DATE(year,month,day) Cơng dụng - Ví dụ - Trả giá trị số ứng với ngày, tháng, năm Trị 81 Tên Hàm - Cú pháp NOW() TODAY() DAY(Serial_number) MONTH(serial_number) YEAR(serial_number) Công dụng - Ví dụ - Ví dụ: =DATE(99,09,09) - Trả kết thời gian hành - Ví dụ: =NOW() Ngày hành 15 tháng 08 năm 2014, lúc 14:45 - Trả kết ngày hành - Ví dụ: =TODAY() - Trả ngày tháng biểu thức ngày - Ví dụ: =DAY(32501) =DAY(“26-Oct-95”) - Trả tháng, kết số từ đến 12 - Ví dụ: = MONTH(DATE(2006,4,26)) - Trả năm ngày tháng năm (Date), kết số từ 1900 đến 9999 - Ví dụ: =YEAR(DATE(2006,4,26)) =YEAR(TODAY()) Trong đó: TODAY() 15/08/2014 Trị 09/09/99 15/08/14 14:45 8/15/2014 24 26 2006 2014 h Nhóm hàm tìm kiếm tham chiếu Tên Hàm - Cú pháp VLOOKUP(Lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) Cơng dụng Tìm giá trị Lookup_value bảng tham chiếutable_array (tại cột bảng tham chiếu 82 HLOOKUP(Lookup_value, table_array, row_index_num, [[range_lookup]]) table_array), tìm dòng trả trị dòng cột thứ col_index_num Tìm giá trị Lookup_val bảng tham chiếu table_array, (tại dòng bảng tham chiếu table_array), tìm cột trả trị cột dòng thứrow_index_num Chú ý: - VLOOKUP hàm dò tìm liệu theo cột trả giá trị theo dòng - HLOOKUP hàm dò tìm liệu theo dòng trả giá trị theo cột - Tham số [range_lookup] nhận hai giá trị: + Nếu [range_lookup]=1(True) giá trị cột hay dòng bảng tham chiếu xếp tăng dần + Ngược lại, [range_lookup]=0 (False) bảng tham chiếu khơng u cầu xếp i Nhóm hàm logic hàm điều kiện Tên Hàm - Cú pháp Cơng dụng - Ví dụ AND(logical1, logical2, ) - Trả giá trị VÀ biểu thức logic - Ví dụ: =AND(3>1,42,53,5>6) - Trả giá trị logic phủ định giá trị logical - Ví dụ: =NOT(32) =NOT(FALSE) =NOT(TRUE) Trị TRUE FALSE TRUE FALSE TRUE FALSE TRUE FALSE 83 IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) - Trả về: + Giá trị value_if_true logical_test TRUE + Giá trị value_if_false logical_test FALSE - Ví dụ: =IF(A2>2, “A”, “B”) Nếu A2>2 kết A Nếu A2, >=, 32000 - Tạo vùng điều kiện tiêu chuẩn kết hợp (and): + Điều kiện tiêu chuẩn “và” ln nằm dòng cột khác + Ví dụ: Tên hàng Giá(USD) Tên hàng Computer Computer >3200 Giá(USD) > 3200 - Tạo vùng điều kiệntiêu chuẩn kết hợp (or): + Điều kiện tiêu chuẩn nằm cột dòng khác + Ví dụ: Tên hàng Điều có nghĩa: Tên hàng Chè Cà Chè phê Cà phê - Tạo vùng điều kiệntiêu chuẩn hỗn hợp: + Được kết hợp từ hai loại tiêu chuẩn “and” “or”, với tiêu chuẩn ô trống coi điều kiện + Ví dụ: Tên hàng Giá Điều có nghĩa: Tên hàng Speaker 22 85 Computer 320 Tên hàng Spacy Fi Giá Speaker giá 22 Tên hàng Computer giá 320 + Ví dụ: >5200 Điều có nghĩa: Tên hàng Spacy Giá > 5200 3.3.2 Giới thiệu số hàm CSDL thông dụng Excel a Hàm tính tổng thoả mãn nhiều điều kiện + Cú pháp: = DSUM(database, field, criteria) Tham số: * database: Là địa vùng sở liệu bao gồm dòng tiêu đề * field: Là địa vùng tiêu chuẩn * criteria: Có thể địa ô chứa tên trường cần tính tổng Hoặc số thứ tự trường cần tính tổng database Hoặc tên trường cần tính tổng (phải đặt cặp nháy kép) + Chức năng: Hàm cho kết tổng giá trị ô cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (criteria) - Ví dụ: Cho bảng lương tháng (xem Hình 4.18) + Tính thưởng, phụ cấp, tạm ứng + Tính tổng tồn thực lĩnh nhân viên phòng KT Cách làm sau: + Lập vùng tiêu chuẩn (Hình bên) L + Đặt trỏ vào ô (không thuộc vùngCSDL) P_ sau gõ cơng thức sau: ban =DSUM(A1:I7, I2, L1:L2) Hoặc =DSUM(A1:I7, “Thực lĩnh”, L1:L2) + Gõ Enter để xem kết 86 Hình 3.19 Ví dụ bảng lương tháng b Hàm tính trung bình cộng thoả mãn nhiều điều kiện + Cú pháp: = DAVERAGE(database, field, criteria) Tham số: * database: Là địa vùng sở liệu bao gồm dòng tiêu đề * field:Là địa vùng tiêu chuẩn * criteria: Có thể địa chứa tên trường cần tính trung bình Hoặc số thứ tự trường cần tính trung bình database Hoặc tên trường cần tính trung bình (phải đặt cặp nháy kép) + Chức năng: Hàm cho kết giá trị trung bình cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (criteria) - Ví dụ: Tính bình qn thu nhập nhân viên phòng KT + Lập vùng tiêu chuẩn + Đặt trỏ vào ô (không thuộc vùng CSDL) sau gõ cơng thức: =DAVERAGE(A1:I7, I2, L1:L2) Hoặc =DAVERAGE(A1:I7, “Thực lĩnh”, L1:L2) + Nhấn Enter để xem kết c Hàm tìm giá trị lớn thoả mãn nhiều điều kiện + Cú pháp: = DMAX(database, field, criteria) Tham số: 87 * database: địa vùng sở liệu bao gồm dòng tiêu đề * field: địa vùng tiêu chuẩn * criteria:Có thể địa chứa tên trường cần tìm lớn Hoặc số thứ tự trường cần tìm lớn database Hoặc tên trường cần tìm MAX(phải đặt cặp nháy kép) + Chức năng: Hàm cho kết giá trị lớn ô cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (criteria) - Ví dụ: Tìm phụ cấp lớn người phòng KT Làm hai ví dụ trên, gõ cơng thức sau vào ô muốn hiển thị kết quả: = DMAX(A1:I7, F2, L1:L2) Các trường hợp lại thực hai ví dụ d Hàm tìm giá trị nhỏ thoả mãn nhiều điều kiện + Cú pháp: = DMIN(database, field, criteria) + Tham số: tương tự hàm DMAX +Chức năng: Hàm cho kết giá trị nhỏ ô cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (criteria) - Ví dụ: Tìm phụ cấp nhỏ người phòng KT Tương tự trường hợp tìm phụ cấp lớn Nhập cơng thức sau: = DMIN(A1:I7, F2, L1:L2) e Hàm đếm giá trị số thoả mãn nhiều điều kiện + Cú pháp: = DCOUNT(database, field, criteria) Tham số: * database: Là địa vùng sở liệu bao gồm dòng tiêu đề * field: Là địa vùng tiêu chuẩn * criteria:Là địa ô chứa tên trường chứa liệu kiểu số database + Hoặc STT trường chứa liệu kiểu số database + Hoặc tên trường kiểu số database(đặt dấu nháy kép) + Chức năng: Hàm cho kết số ô chứa liệu kiểu số cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (criteria) - Ví dụ: Thống kê xem phòng KT có nhân viên? Cách làm sau: + Lập vùng tiêu chuẩn + Đặt trỏ vào ô (không thuộc vùng CSDL) sau gõ cơng thức vào: 88 = DCOUNT(A1:I7, D2, L1:L2) Hoặc = DCOUNT(A1:I7, “Hệ SL”, L1:L2) + Gõ Enter để xem kết - Chú ý: Trong ví dụ ta lấy n giá trị ba trường khác chứa liệu kiểu số f Hàm đếm toàn liệu thoả mãn nhiều điều kiện + Cú pháp: = DCOUNTA(database, field, criteria) Tham số: * database:Là địa vùng sở liệu bao gồm dòng tiêu đề * field: Là địa vùng tiêu chuẩn * criteria: Là địa ô chứa tên trường database + Chức năng: Hàm cho kết số ô cột (field) CSDL (database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (criteria) 3.4 TẠO BIỂU ĐỒ, HOÀN THIỆN VÀ IN ẤN BẢNG TÍNH 3.4.1.Tạo biểu đồ a Cách tạo biểu đồ - Chọn liệu muốn tạo biểu đồ - Chọn thẻ Insert \ Charts \Chọn loại biểu đồ cần vẽ Hình 3.20 Tạo biểu đồ b Các dạng biều đồ Excel Các loại biểu đồ Excel công dụng loại: Loại biểu đồ Chức Columns So sánh loại liệu với theo chiều dọc 89 Loại biểu đồ Line Pie Bar Area Scatter Stock Surface Doughnut Buble Rada Cylinder Cone Pyramid Chức Cho xem thay đổi liệu giai đoạn So sánh tỷ lệ thành phần tổng thể So sánh loại liệu với theo chiều ngang Nhấn mạnh tầm quan trọng tương đối giá trị qua giai đoạn Mô tả liệu hai loại liệu liên quan Kết hợp biểu đồ kiểu Line v Column Được thiết kế đặc biệt để tạo vết giá cổ phiếu Tạo vết thay đổi hai biến số với biến số thứ ba thay đổi, đồ họa chiều So sánh phần với tổng thể nhiều phạm trù liệu (Biểu đồ Pie có lỗ giữa) Nhấn mạnh đỉnh liệu Chỉ thay đổi liệu tần số liệu tương tâm điểm Sử dụng Hình trụ để trình bày liệu biểu đồ kiểu Bar hay biểu đồ kiểu Column Tương tự biểu đồ Cone Hiện sáng chùm giá trị, tương tự biểu đồ Scatter c Liên kết tiêu đề biểu đồ Chọn tiêu đề biểu đồ Trên bảng tính Excel, nhập dấu (=) vào công thức, nhấp vào ô chứa văn cần thiết nhấn Enter VD: Chúng ta liên kết tiêu đề biểu đồ hình tròn với A1 Bạn chọn hai nhiều ơ, ví dụ vài tiêu đề cột, nội dung tất ô chọn xuất tiêu đề biểu đồ 90 Hình 3.21 Liên kết tiêu đề biểu đồ d Thay đổi phông chữ định dạng tiêu đề biểu đồ Để thay đổi phông chữ tiêu đề Excel, nhấp chuột phải vào tiêu đề chọn Font trình đơn ngữ cảnh Các Font cửa sổ hộp thoại bật lên, chọn tùy chọn định dạng khác Hình 3.22 Thay đổi Font chữ định dạng biểu đồ Để có thêm tùy chọn định dạng , chọn tiêu đề biểu đồ, tới tab Format ribbon dùng tính khác Ví dụ: thay đổi tiêu đề biểu đồ Excel cách sử dụng ribbon: 91 Hình 3.23 Format tiêu đề biểu đồ 3.4.2 In trang bảng tính a Các chế độ hiển thị trang Excel Để truy cập chế độ hiển thị trang, thực lệnh View\Chọn kiểu xem Có kiểu sau - Normal View: Đây chế độ người dùng sử dụng thường xuyên q trình nhập liệu, tính tốn,… bảng tính chế độ mặc định Excel - Page Layout View: Là chế độ xem trước in, chế độ người dùng tính tốn nhập liệu - Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với phân trang, người dùng chia lại trang cách kéo thả đường chia cách trang Hình 3.24 Các chế độ hiển thị trang Excel b Định dạng trang - Chọn thẻ Page Layout \ Page setup Hộp thoại Page setup xuất 92 Hình 3.25 Cửa sổ thiết lập định dạng trang + Trang Page: Định dạng hướng giấy khổ giấy + Trang Margins:Căn chỉnh lề giấy + Trang Header / Footer:Thêm thông tin vào đầu trangvà chân trang + Trang Sheet: In tiêu đề cột dòng lặp lại trang - Sau hồn thành kích vào OK để chấp nhận định dạng c In trang bảng tính Chọn nút \ Print(hoặc nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + P), xuất hộp thoại Print - Phần Printrange: + All: In tồn tệp bảng tính mở + Pages From… to… : In từ trang thứ… đến trang thứ… - Trong phần Print What: + Selection: Chỉ in vùng chọn + Active sheet(s): In sheet hoạt động + Entire Word book: In toàn workbook - Để thiết lập trang in trang A4 chọn mục Paper size khổ giấy A4 93 Hình 3.26 Thiết lập khổ giấy in - Phần Copies: + Number of copies: Chọn số in + Collate: Đánh dấu vào Collate để chọn chế độ in từ trang đầu đến hết sau tiếp tục in từ trang đầu đến trang cuối cho thứ hai,… (gọi chế độ in không xếp quyển) Nếu không đánh dấu vào Collate: Máy in đồng thời in (gọi chế độ in xếp quyển) - Nhấn“OK” để in ấn Chú ý: Sau hoàn thiện bước vào mục Print Preview để xem lại nội dung trang in thiết lập hồn chỉnh chưa Hình 3.27 In ấn trang bảng tính 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS TS Bùi Thế Tâm, Tin học sở, Nxb Giao thông vận tải, Hà Nội – 2005 TS Nguyễn Sơn Hải, Tin học bản, Nxb Giáo dục, Hà Nội – 2010 TS Phạm Quang Dũng, Tin học đại cượng, Nxb Học viện nông nghiệp Việt Nam, Hà Nội – 2015 ... trang bảng tính 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 LỜI NÓI ĐẦU Tin học đại cương” môn học cung cấp kiến thức khoa học máy tính công nghệ thông tin, trọng tâm cách thức vận hành sử dụng máy. .. máy tính, sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm tính tốn Đây môn học nhà trường trung cấp, cao đẳng đại học nay, sở để học tập vận dụng công nghệ thời đại cách mạng 4.0 Tài liệu Tin học đại cương”. .. tin, liệu ngày nhiều người xử lý thông tin cách thủ công mà cần tới hỗ trợ máy móc để xử lý thông tin cách tự động Trước yêu cầu người, ngành khoa học đời, Tin học Tin học chuyên ngành khoa học